De ultieme gids voor werkstroomdocumentatie voor bedrijven

Amerikaanse kenniswerkers verspillen 5.3 uur per week wachten op informatie of het opnieuw creëren van bestaande institutionele kennis. Dit is niet alleen een verspilling van de productiviteit van elke werknemer, maar het leidt ook tot vertragingen in projecten, ondermaatse leveringen en, het allerbelangrijkste, een gebrek aan betrokkenheid onder werknemers.

In afgelegen omgevingen kan dit gebrek aan toegang tot informatie/institutionele kennis behoorlijk funest zijn en vaak leiden tot stille uittreding.

Je kunt dit voorkomen met een eenvoudig, herhaalbaar, consistent systeem om werknemers te laten zien hoe ze hun Taken moeten uitvoeren en de juiste beslissingen op de werkplek moeten nemen. Met andere woorden, met werkstromen.

Een werkstroom is meestal een reeks stappen die een project of taak van begin tot eind doorloopt. Dit kan zo complex zijn als het inzetten van aangepaste microservices in de cloud of zo eenvoudig als het goedkeuren van een zakelijke uitgave.

Er zijn ook niet-opeenvolgende workflows, zoals state machine workflows, die heen en weer kunnen gaan, of regelgestuurde workflows.

Welk type het ook is, een goede werkstroom fungeert als een routekaart om iemands Taak te voltooien, door de juiste aanwijzingen te geven en de juiste vangrails te plaatsen.

Een werkstroom is echter zo goed als de documentatie heeft. Zonder duidelijke, beknopte en voltooide documentatie worden je werkstromen waarschijnlijk vergeten, zo niet genegeerd, en ben je weer terug bij af.

In dit artikel vertellen we je waarom je effectieve werkstroomdocumentatie nodig hebt, hoe je die maakt en welke tools je kunt gebruiken om het werk gemakkelijker te maken.

Wat is werkstroom documentatie?

Werkstroom documentatie is het proces van het opschrijven van organisatorische kennis en het gemakkelijk toegankelijk maken voor iedereen die het nodig heeft. Het is meestal een verzameling documenten, beschikbaar via een beveiligde interface, waarin wordt beschreven hoe je elk aspect van je bedrijf uitvoert.

De sleutel functies van goede werkstroom documentatie zijn:

Granulair: Een goed workflowdocument beschrijft elke stap in het proces zonder aannames. Als je een workflowdocument maakt voor de goedkeuring van onkosten, moet je het format voor het verzoek om terugbetaling, het platform om het in te dienen, namen/aanwijzingen van goedkeurders, SLA voor respons, escalatiematrix, contactpunt, enz. beschrijven.

Toegankelijk: Werkstroom documentatie die niet gevonden kan worden is waardeloos. Een goed workflowdocument moet dus gemakkelijk toegankelijk zijn, idealiter via zoeken, op een gecentraliseerd platform, zoals een gedeelde schijf, lokaal intranet of een beveiligde link.

Duidelijk en beknopt: Niemand leest graag eindeloze pagina's documentatie om de eenvoudigste Taken uit te voeren. Maak de documentatie dus kort, met duidelijke instructies. Gebruik visuele hulpmiddelen zoals grafieken, werkbare secties/checklists, benadruk do's of don'ts met emoji's, enz.

Update: In snelgroeiende organisaties veranderen dingen snel. Zorg ervoor dat je je werkstromen regelmatig herziet. Stel een cadans in zoals eens per kwartaal of een cadans die werkt voor jouw organisatie. Als het een project in ontwikkeling is, werk de documenten dan in realtime bij.

Als dat aanvoelt als veel papierwerk voor wat je Teams dagelijks moeiteloos doen, laat ons dan zien hoe je met werkstroomdocumentatie bijna zes uur per persoon kunt besparen en miljoenen dollars op de lange termijn.

Voordelen van effectieve werkstroomdocumentatie

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Whiteboards-for-adding-Docs-and-visual-cues-for-team-collaboration.gif

/%img/

Als we het over werkstromen hebben, streven we vaak naar procesefficiëntie, verbeterde productiviteit, tijdsbesparing, enz.

Maar effectieve werkstroomdocumentatie is ook goed voor de werknemers. Het dient als zelfhulpgids voor elke werknemer bij het navigeren door hun baan. Dit is hoe.

Deel organisatorische kennis: Een duidelijk gedocumenteerde werkstroom zorgt ervoor dat iedereen in je team weet wat ze moeten weten om hun werk goed te doen.

Nieuwe medewerkers hebben toegang tot stilzwijgende kennis en best practices, waardoor ze niet dezelfde fouten maken. Dit versnelt het inwerken van medewerkers, of het nu gaat om de organisatie of om nieuwe projecten.

Betere samenwerking: Werkstromen schetsen elke stap in het proces en informeren elk teamlid over wat er gebeurt voor en na het voltooien van hun Taak.

Dit helpt hen om alle nodige informatie te verzamelen, hun taak efficiënt te voltooien en door te geven aan de volgende persoon.

Snelheid van levering: Als iedereen weet wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen, kunnen ze hun taken voltooien zonder afgeleid te worden.

Een goede werkstroomdocumentatie beschrijft ook de problemen die men kan tegenkomen en mogelijke oplossingen daarvoor, zodat haperingen tijdens het proces worden opgelost.

Afstemming op het team: Als het hele team een standaardworkflow volgt, maken ze minder fouten en leveren ze elke keer een consistente output.

Dit zorgt op zijn beurt ook voor een consistente klantervaring, versterkt de merkperceptie en leidt tot meer verkoop, hogere winst en snellere groei.

Accountability: Een goede werkstroom draait niet alleen om de stappen in het proces, maar ook om de betrokken belanghebbenden.

Het schetst de verantwoordelijkheden van elk lid van het team, waardoor ze verantwoordelijk worden voor het leveren van werk dat voldoet aan de normen van uw organisatie.

Veiligheid: Volgens het World Economic Forum zijn 95% van de problemen op het gebied van cyberbeveiliging te wijten aan menselijke fouten. Dit kan bijvoorbeeld een phishingfout zijn of het per ongeluk inchecken van geheimen in code.

Een goed gedocumenteerde werkstroom schetst wat u niet moet doen en herinnert medewerkers aan de veiligheidsmaatregelen die ze moeten volgen.

Voortdurende verbetering: Het documenteren van workflows geeft doordachte zichtbaarheid in hoe elke taak wordt uitgevoerd.

Dit helpt organisaties om hun processen te herzien en continu te verbeteren. Dit stelt organisaties in staat om zich bewust te zijn van hun werkwijzen en deze regelmatig bij te stellen.

In essentie zijn werkstromen het 'hoe' van zaken doen. Het zijn uw recepten - de unieke manieren waarop u uw projecten oplevert.

Ze zijn je intellectuele eigendom. Een goede documentatie van je werkstromen helpt je hele organisatie om gebruik te maken van je intellectuele eigendom. Dit is hoe je dat kunt bereiken.

**Document Workflow vs. Werkstroom Documentatie - Zijn ze hetzelfde?

Document Workflow en Workflow Documentatie verwijzen naar verschillende aspecten van procesbeheer, ook al klinken ze vergelijkbaar. Hier volgt een uitsplitsing van elke term:

1. Document Werkstroom

• Definitie: Verwijst naar de reeks processen of stappen die een document doorloopt tijdens zijn levenscyclus, van aanmaken tot voltooien of archiveren.
• Doel: Stroomlijnt het verplaatsen, goedkeuren en beheren van documenten binnen een organisatie om efficiëntie en naleving te garanderen.
• Voorbeelden:
  • Het automatiseren van goedkeuringen van facturen, waarbij een document van de accountafdeling naar het management gaat voor ondertekening.

Sleutelelementen

• Documenten naar de juiste personen of afdelingen sturen.
• Instellen van hiërarchieën voor goedkeuring.
• Status van documenten bijhouden (bijv. in behandeling, goedgekeurd, afgekeurd).
• Zorgen voor naleving van regelgeving en audit trails.

Voorbeelden van gebruikssituaties:

• Juridische contractbeoordeling.
• Pijplijnen voor het publiceren van content.
• HR-documentbeheer (bijv. personeelsdossiers, formulieren voor indiensttreding).

2. Werkstroom Documentatie

• Definitie: Het documenteren van een proces of werkstroom, waarin wordt beschreven hoe een bepaalde taak, project of reeks taken wordt voltooid.
• Doel: Helpt bij het formaliseren en standaardiseren van processen om consistentie, duidelijkheid en training voor medewerkers te garanderen.
• Voorbeelden:
  • Het maken van een stap-voor-stap handleiding voor het inwerken van een nieuwe medewerker.Het opschrijven van de procedures voor het afhandelen van klachten van klanten in een ondersteuningsteam.

Sleutelelementen

• Duidelijke stap-voor-stap instructies.
• Identificeren van rollen en verantwoordelijkheden bij elke stap.
• Definiëren van gebruikte hulpmiddelen, systemen of documenten.
• Beslissingspunten en onvoorziene omstandigheden beschrijven.
• Gebruiksgevallen:

Use Case voorbeelden:

• Handleidingen voor personeelsopleidingen.
• Standaard operationele procedures (SOP's).
• Documentatie van softwareontwikkelingsprocessen.

Belangrijkste verschillen:

In essentie gaat Document Workflow over het verplaatsen en beheren van documenten, terwijl Workflow Documentatie gaat over het beschrijven van hoe een workflow werkt.

Hoe maak je een werkstroomdocumentatieproces?

Je denkt misschien: we hebben nog geen werkstromen; wat moet ik documenteren?

Iedereen heeft een soort werkstroom die hij bewust of onbewust volgt. Het documenteren van werkstromen is iets heel anders. Laten we eens kijken hoe we dat goed kunnen doen.

1. Verzamel al gedocumenteerde werkstromen

Een goed werkstroomdocumentatieproces verzamelt de best verspreide ideeën in de organisatie in een robuust systeem waar iedereen iets aan heeft.

Zoek naar bestaande documentatie of proceskaarten . Onthoud dat deze niet in de software voor werkstroombeheer of als document.

Ze kunnen ook in e-mails staan die managers naar hun teamleden sturen, in stroomschema's die op whiteboards worden getekend of in presentaties die worden gemaakt voor onboarding/training.

Houd open voor de formulieren waarin de huidige documentatie van de werkstroom bestaat. Consolideer al deze informatie. Organiseer ze stap voor stap.

2. Spreek met de teams

In elke organisatie is er stilzwijgende kennis onder de leden van teams - kennis waarvan ze niet weten dat ze die hebben. Met hen praten over hun bedrijfsprocessen werpt licht op dingen die misschien niet duidelijk zijn in procesdocumentatie.

3. Individuele teamleden interviewen

Hoewel het helpt om groepsvergaderingen te houden om de dynamiek te begrijpen, bieden individuele interviews een schat aan informatie. Hier zijn een paar vragen om deze gesprekken te begeleiden.

• Wat zijn de stappen die jullie volgen als onderdeel van jullie hele werkstroom?
• In welke volgorde doen deze stappen hun werkstroom?
• Wie zijn de belanghebbenden voor elke stap?
• Met welke uitdagingen bent u bij elke stap geconfronteerd en hoe hebt u deze overwonnen?
• Waar zitten de gaten in je workflow? Hoe vul je die op dit moment in?
• Wat zijn je deliverables?
• Wat zijn de resultaten en de maatstaven voor succes?

4. Documenteer de werkstroom

Bewaak projectupdates, beheer workflows en werk samen met het team, allemaal vanuit uw ClickUp-werkruimte

Maak een uitgebreid verslag van alle informatie die u tot nu toe hebt verzameld. Structureer het als een werkstroom, van begin tot eind, stap voor stap.

Voeg zoveel mogelijk details toe aan elke fase. Enkele factoren die je in gedachten moet houden bij het documenteren van werkstromen zijn:

• Doelen bijhouden : Wat dit proces wil bereiken en hoe dat wordt gemeten
• Belanghebbenden: Wie is verantwoordelijk voor elke stap, wat is de escalatie matrix, en met wie moet je contact opnemen in geval van zorgen/vragen
• Afhankelijkheid: Of het resultaat van elke stap afhangt van de acties of goedkeuringen van wie dan ook
• Toegang: Welke toestemmingen voor tools, omgevingen, middelen en bronnen moeten worden gegeven om de werkstroom te voltooien
• Deliverables: Verwachte output aan het einde van elke stap, inclusief de metrics voor elke stap
• Mijlpaal: Specifieke fases in de werkstroom die Voltooid moeten worden
• Tijdschema: SLA's enredelijke tijdlijnen voor elke stap in de werkstroom
• Beoordelingen: Cadans voor beoordelingen/vergaderingen om de voortgang bij te houden
• Glossary: Betekenis en gebruiksrichtlijnen voor termen die specifiek zijn voor deprojectomvang ### 5. Ontwerp het workflow-document

Hoewel stap 3 de details van de werkstroom uitlegt, is het misschien niet het meest bruikbare document als het alleen maar uit muren van tekst bestaat.

Daarom is het essentieel om de workflowdocumentatie zo te ontwerpen dat ze gemakkelijk te gebruiken is en later gemakkelijk kan worden geraadpleegd. Enkele eenvoudige manieren waarop je je werkstroom kunt ontwerpen zijn:

• Grafieken om het proces te visualiseren
• Checklists om taken en subtaken vast te leggen
• Gantt grafieken om tijdlijnen en overlappende taken weer te geven
• Koppen en subkoppen om cruciale stappen te benadrukken
• Alert boxes om kritieke factoren te benadrukken

6. Werkstroom documentatiesoftware gebruiken

Een robuuste software voor werkstroomdocumentatie zal je voornamelijk helpen met drie dingen:

• Stroomlijnen: De werkstroom een structuur geven, waardoor deze makkelijker te lezen en te volgen is
• Verbindingen: Verbind verschillende gerelateerde workflows met elkaar om het grote geheel beter in kaart te brengen
• Interactiviteit: Maak het eenvoudiger om actiegerichte stappen te maken, zoals het maken van taken of het versturen van notificaties

Je kunt dit doen met algemeen beschikbare hulpmiddelen zoals spreadsheets, presentaties of een software voor het in kaart brengen van processen . Speciaal ontworpen software voor werkstroomdocumentatie zal echter veel effectiever blijken te zijn. ClickUp mindmaps biedt een eenvoudige en visuele manier om workflows te ontwerpen. U kunt bestaande sjablonen gebruiken om onmiddellijk een werkstroomdiagram te ontwerpen of eenvoudig verbindingen tussen stappen slepen om afhankelijkheid te suggereren. U kunt knooppunten gebruiken om referentiepunten te maken die hulpbronnen bieden voor elke stap. ClickUp Documenten biedt een allesomvattende oplossing voor het vastleggen, delen en samen te werken aan werkstroomdocumenten . Met geneste pagina's, bladwijzers en gekoppelde documenten kunt u ClickUp Docs gebruiken om documentatie te maken voor complexe processen.

U kunt op een veilige manier documenten delen, in realtime samenwerken, dynamisch bewerken en ze verbinden met workflows om statussen van projecten . Het helpt ook dat ClickUp Docs verschillende opmaakopties heeft om de werkstroomdocumentatie bruikbaarder te maken. ClickUp Taken hiermee kunt u de werkstromen van uw mindmaps of documenten omzetten in bruikbare items in uw documenten software voor projectmanagement .

Als u ClickUp-taak al gebruikt, kunt u deze verbinden met Mindmaps om ze in kaart te brengen. Als u net begint met ClickUp, kunt u ook Taken maken vanuit de knooppunt-gebaseerde Mindmaps tool.

7. Regelmatig herzien en bijwerken

Uw werkstroomdocumentatie moet een levend document zijn, met regelmatige updates en verbeteringen naarmate het proces zich ontwikkelt. Betrek het team bij elke herziening om meer inzicht te krijgen in hun workflows en pas ze dienovereenkomstig aan.

Voorbeelden en sjablonen van werkstroomdocumentatie

Werkstroom bij het inwerken van werknemers

Voorbeeld van onboardingproces voor werknemers in ClickUp

Van alle HR-workflows is het inwerken van werknemers het meest complex en uitgebreid. Als je een workflow wilt opstellen voor het inwerken van werknemers, zijn de volgende stappen misschien handig.

We hebben dit voorbeeld beknopt gehouden met voldoende mogelijkheden om het naar wens aan te passen/uit te breiden.

Houd ze betrokken totdat ze in dienst treden: Meestal zitten er een paar weken tussen het moment dat iemand een aanbod accepteert en in dienst treedt.

• Houd in deze periode eenmaal per week contact via e-mail

account: HR-manager | Tijdlijn: Van aanvaarding aanbod tot indiensttreding Afhankelijkheid: Geen_

Op de eerste dag: Voltooi de volgende administratieve taken.

• De arbeidsovereenkomst bespreken en laten ondertekenen
• Welkomstpakket geven
• Bedrijfsmiddelen ter beschikking stellen: werkplek, e-mail, Slack, HRMS, visitekaartjes, parkeergelegenheid, enz.
• Gegevens salarisadministratie verzamelen
• Verbinding maken met een buddy/mentor
• Deel het oriëntatieschema
• Neem ze mee uit lunchen of virtueel koffie drinken

verantwoording: HR executive | Tijdlijn: Een dag | Afhankelijkheid: Juridisch, HR, salarisadministratie, IT, buddy_

Oriëntatie: Stel ze op voor succes in de rol met het volgende.

• Zorg ervoor dat ze zich inschrijven voor alle relevante oriëntatie-/trainingssessies voor hun rol
• Als ze moeten reizen voor een persoonlijke sessie, zorg dan voor de juiste afspraken
• Maak verbinding met het oriëntatieteam voor vragen.
• Stel ze voor aan andere nieuwe medewerkers die misschien met hen meegaan naar de oriëntatie

account: HR-manager Tijdlijn: Drie dagen Afhankelijkheid: HR, trainers_

Pland relevante vergaderingen

• Vergadering rapportage manager om het volgende te bespreken
  • Rollen en verantwoordelijkheden
  • 30/60/90 dagen doelen
  • Carrière gesprek
  • Maten van succes
  • Feedback mechanisme
  • Onmiddellijke opdrachten
• Plan vergaderingen met de teams waar de nieuwe medewerker mee gaat werken, met specifieke doelen voor elk gesprek

accountant: Rapporterende manager | Tijdlijn: Twee weken | Afhankelijkheid: Beschikbaarheid van relevante belanghebbenden_

Sjabloon voor projectdocumentatie van ClickUp

Projectdocumentatie opslaan in een enkel ClickUp document

Elk project heeft een wiki-documentatie nodig die alle institutionele kennis over het project schetst, samen met mijlpalen, taken, afhankelijkheid en verantwoordelijkheden. Deze sjabloon voor projectdocumentatie werkstroom van ClickUp heeft alles om u op succes voor te bereiden. Het gebruikt:

• Documenten voor projectoverzicht
• Doelen voor doelstellingen en mijlpalen
• Taken voor elke stap
• Deadlines voor elke Taak
• Weergave van Gantt Grafiek om voortgang te visualiseren

Sjabloon voor ClickUp processen en procedures

Pas uw werkstroomdocumentatieproces aan met ClickUp proces- en proceduresjabloon

Of het nu gaat om het inwerken van werknemers, het goedkeuren van onkosten, het publiceren van content, verkooponderhandelingen of het implementeren van software, documentatie van bedrijfsprocessen kan teams helpen om hun werk met vertrouwen te doen.

Hier is een ClickUp processen sjabloon kunt u aanpassen. Dit sjabloon maakt gebruik van aangepaste statussen, aangepaste velden, bord/tabel weergave en projectmanagement functies voor elk proces dat je nodig hebt.

Whiteboard sjabloon voor processtroom ClickUp

Stroomlijn projectvisualisatie met een duidelijk en beknopt overzicht van uw end-to-end workflow

De sjabloon voor werkstroom whiteboard biedt een eenvoudige, visuele manier om complexe workflows aan uw teams te presenteren. Het neemt de druk van een leeg scherm weg door je een grafiek te geven waarmee je het ontwerp van je werkstroom kunt beginnen.

Je kunt de verschillende stappen in je werkstroom moeiteloos omzetten in taken, deadlines toevoegen en leden van je team hiervoor aanwijzen.

Verbeteren van werkstroom documentatie met ClickUp

Goede werkstroomdocumentatie is de basis van organisatorische efficiëntie. Projectmanagement en documentatie zijn binnen ClickUp nauw met elkaar verbonden.

Schrijf betere werkstroomdocumentatie

Splits de informatie op en voeg visuele aanwijzingen toe met opmaakopties, zodat uw documentatie wordt geconsumeerd en niet wordt genegeerd.

Begin met het documenteren van workflows met ClickUp Docs. Formateer ze om de belangrijke dingen te benadrukken en voeg knoppen, banners of zelfs blokken code toe om belangrijke punten te benadrukken.

Werkstromen uitvoerbaar maken

Visualiseer uw werkstromen met ClickUp Mindmaps. Maak taken rechtstreeks vanuit de werkstromen en zet ze om in projecten. Gebruik geneste subtaken en checklists om elk detailniveau te bereiken dat u nodig hebt.

Tag de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor elke Taak, zodat ze een duidelijke weergave krijgen. Repliceer de werkstroom eenvoudig elke keer dat je hem nodig hebt.

Werkstromen controleren en oplossen

Gebruik een van de 15+ krachtige weergaven om inzicht te krijgen in de status van elk van je workflows.

• Boardweergave om de status van uw workflows te bekijken
• Kaderweergave voor een perspectief op hoog niveau
• Kalenderweergave voor achterstallige, huidige en toekomstige taken
• Activiteitsweergave voor het bijhouden van updates/gesprekken
• De werklastweergave om de prestaties van teamleden te zien

Gebruik de weergave waar u zich het prettigst bij voelt om wegversperringen te identificeren en waar nodig in te grijpen.

Samenwerken met het team

Als er een team bij de werkstroom betrokken is, moet de documentatie dat ook zijn. Deel werkstroomdocumenten met uw team, nodig hen uit om feedback te geven en geef hen de mogelijkheid om opmerkingen te bewerken/opmerkingen achter te laten.

Laat AI het werk voor u doen

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Thread_Samenvatting_GIF.gif

/%img/

Gebruik ClickUp AI om lang gedocumenteerde werkstromen samen te vatten, actie-items te genereren, tekst te bewerken/formatteren, taken/subtaken te automatiseren en nog veel meer.

Werkstroomdocumentatie is de basis van een goed proces. Langeafstandspiloten tot IC-verpleegkundigen gebruiken werkstroomdocumentatie om hun werk goed te doen.

Met een degelijke checklist en wat administratieve ondersteuning kan Peter Pronovost, een specialist in kritieke zorg in het Johns Hopkins Hospital, bijvoorbeeld, helpen voorkomen 43 infecties en bespaarde acht levens en twee miljoen dollar.

Volwassen ondernemingen besparen miljoenen dollars en verbeteren hun efficiëntie veelvoudig met duidelijke en toegankelijke werkstroomdocumentatie.

U kunt dit ook doen met ClickUp. Toegang tot documenten, Taken, Mindmaps, Whiteboard, tientallen sjablonen voor werkstroomdocumentatie, AI en nog veel meer gratis, voor altijd op ClickUp! 🦄ˀ