Zoom 전체 직원 체크인을 ClickUp SyncUp으로 대체하는 방법

회의 효율성 설문조사에 따르면, 응답자의 12%는 회의가 과밀하다고 느끼고, 17%는 회의가 지나치게 길다고 답했으며, 10%는 대부분 불필요하다고 생각합니다.

회의의 거의 50%가 한 시간 이상 지속된다는 점을 고려하면, 그들을 탓할 수 있겠는가?

하지만 회의가 꼭 그렇게 길어야 할까요? 길고 종종 생산적이지 않은 이 회의들을 빠르고 집중적인 '싱크업'으로 대체할 수는 없을까요?

간단한 답변: 네, 가능합니다.

자세한 설명이나 방법론이 궁금하신가요? 바로 이 블로그 포스트가 그 해답을 제공합니다!

아래에서는 Zoom 전체 직원 체크인을 ClickUp SyncUp으로 대체하는 방법을 보여드립니다.

전통적인 전사 회의의 문제점

전체 직원 회의 대체에 대해 논의하기 전에, Zoom 회의가 더 이상 팀의 일관된 협업을 이끌어내지 못하는 이유를 먼저 살펴봅시다.

일정 잡기의 번거로움과 시간대 충돌

Microsoft 워크 트렌드 설문조사에 따르면, 글로벌 시간대에 걸쳐 근무하는 직원들 사이에서 오후 8시 이후로 예정된 회의가 전년 대비 16% 증가했습니다.

업무 협업은 그 어느 때보다 쉬워졌지만, 시간대를 넘나드는 Zoom 회의 관리는 기하급수적으로 어려워졌습니다. 팀원 중 누군가는 항상 업무 시간을 희생하며 전사 회의에 참석하고 있습니다.

수동적 참여

가상 회의 중 직원의 약 67%가 집중을 잃습니다. 이들은 휴대폰 이메일 확인, 텍스트 보내기, 딴생각, 인터넷 서핑, 또는 집안일을 하는 등 다른 행동을 하고 있습니다.

대부분의 전사 회의는 상호작용과는 거리가 멀며, 결국 가장 큰 목소리를 가진 이들이 주도하게 됩니다. 소수만이 발언하고, 몇몇이 반응하며, 나머지는 계속해서 침묵합니다.

회의 후 제한된 가시성

가장 생산성이 낮은 회의들의 공통점은 무엇인가요?

Calendly에 따르면, 내부 및 외부 회의 모두에서 일관성을 유지합니다.

다시 말해, Zoom 회의 후 누군가는 수동으로 실행 항목을 입력하고, 책임을 할당하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트 관리 도구에 맥락을 추가해야 합니다.

이러한 복사-붙여넣기와 작업 전환의 결과는 우리가 '업무 산재( Work Sprawl)'라 부르는 현상입니다. 아이디어, 할 일, 후속 조치가 여러 도구에 흩어져 관리되는 이 상태는 결국 팀원 한 명당 주당 4시간 이상의 시간을 낭비하게 만듭니다!

협업 기회 놓침

모든 사람이 실시간으로 참석할 수는 없습니다. 참석하더라도 누구나 발언하기 편한 것은 아닙니다.

중요 업데이트는 한 번만, 정해진 시간에 공유됩니다. 회의를 놓친 사람은 간접 요약이나 불완전한 녹음에 의존해야 합니다. 질문들은 나중에 개인 채팅, 별도 스레드, 후속 통화에서 따로 제기됩니다.

일방적 업데이트

대부분의 전사 원격 회의는 일방적인 방송 형태로 진행됩니다. 경영진은 분기별 결과, 제품 발표, 정책 변경 사항을 공유하는 동안 나머지 구성원들은 듣기만 합니다.

이 형식은 사람들이 집중 작업을 중단하고 비동기적으로 검토할 수 있는 정보를 소비하도록 강요합니다. 슬라이드 자료, 녹화된 업데이트, 또는 간단한 서면 브리핑으로도 동일한 메시지를 전달할 수 있습니다—하루 일과를 방해하지 않으면서도 말이죠.

이 낭비된 시간에는 작업 전환에 드는 비용이 포함되지 않습니다. 연구에 따르면 집중 작업 상태에서 벗어나면 업무에 다시 집중하는 데 최대 23분이 소요될 수 있습니다.

그렇다면 Zoom 피로감에 대한 해결책은 무엇일까요?

아래에서는 전원 참여형 체크인을 비동기식으로 진행하는 방법을 안내합니다.

ClickUp 싱크업이란 무엇이며, 전체 회의에 효과적인 이유는 무엇인가요?

ClickUp 싱크업은 AI 기반 회의 및 협업 도구로, ClickUp 작업 공간 내에서 팀과 즉시 음성 및 영상 통화를 시작할 수 있게 해줍니다.

팀원들과의 1:1 및 그룹 통화를 시작하여 쿼리와 장애 요소를 신속히 해결하세요.

SyncUp은 ClickUp 채팅의 일부로, Free Plan을 포함한 모든 플랜에서 이용 가능합니다. ClickUp 채팅의 DM이나 채널 어디서나 SyncUp을 시작할 수 있습니다. 또한 대화를 녹음하고 ClickUp AI 노트테이커로 텍스트로 변환할 수 있습니다.

모든 녹화 내용은 관련 채팅, ClickUp 작업 또는 프로젝트에 연결됩니다. 논의 내용을 추적 가능한 결과물로 전환하여 분실되거나 잊혀지지 않도록 하세요.

전체 직원 회의에서 보다 명확한 커뮤니케이션을 지원하는 방법은 다음과 같습니다:

통합된 컨텍스트

SyncUp의 가장 큰 장점은 실제 일과의 연동입니다. 특정 채팅 채널이나 다이렉트 메시지 내에서 SyncUp을 시작하여 대화를 한 곳에 집중시킬 수 있습니다.

SyncUp 통화 중에는 파일과 참조 문서를 공유하고, 논의 내용과 관련된 특정 작업을 첨부 파일로 첨부할 수도 있습니다.

통화 후 SyncUp 녹화 링크는 IT 보안 작업에 추가되며, 공식 배포 가이드 역할을 하는 ClickUp 문서 내에 직접 삽입됩니다. 해당 문서에는 단계별 지침, 스크린샷, FAQ가 모두 한 곳에 정리되어 있습니다.

업데이트가 들어올 때마다 새 대화를 시작하지 않고 문서가 수정됩니다. 직원들은 최신 지침을 확인하기 위해 정확히 어디로 가야 하는지 알게 됩니다. IT 팀은 반복되는 질문이나 후속 회의를 피할 수 있습니다. 그 결과, 출시 작업과 지속적으로 연결된 단일한 셀프 서비스 진실의 원천이 구축됩니다.

회의에 참석하지 못한 팀 회원들도 녹화 영상을 시청하고 리더십이 언급한 정확한 문서를 바로 확인할 수 있습니다.

AI 기반 요약 및 회의록

SyncUp의 가장 큰 장점은 모두가 동시에 온라인 상태일 필요 없이 동일한 SyncUp을 확인할 수 있다는 점입니다.

참가자들은 녹화본, 대본 또는 요약본을 통해 맥락을 파악할 수 있습니다.

업데이트, 진행 상황, 장애 요소를 포함한 모든 정보는 ClickUp 작업, 문서, 채팅 내에서 바로 확인할 수 있습니다.

⭐ 보너스: ClickUp Enterprise AI 검색을 사용하면 자연어 프롬프트로 ClickUp 작업 공간 내 노트에서 정보를 단 몇 초 만에 검색할 수 있습니다.

예를 들어, 일주일 동안 부재 중이었다면 AI 어시스턴트에게 지난주 SyncUp의 회의 내용과 실행 항목을 확인해 달라고 요청하기만 하면 됩니다.

작업 항목과 연결된 기본 액션 항목

Zoom 앱에서 통화가 끝나면 책임감은 사라집니다. 하지만 ClickUp SyncUp을 사용하면 모든 내용이 동일한 작업 공간에 저장되므로, 논의 내용을 추적 가능한 작업으로 즉시 연결할 수 있습니다.

예를 들어, 회의 요약에 실행 항목이 포함된 경우 ClickUp의 내장 AI 어시스턴트인 ClickUp Brain에게 요청하여 작업 공간 컨텍스트를 활용해 관련 작업을 생성할 수 있습니다.

ClickUp SyncUp으로 비동기 비디오 업데이트 생성하기

모든 업데이트가 회사 전체 직원의 회의 참석을 필요로 하지는 않습니다.

어떻게 진행되나요:

팀의 대응 방식:

디자인 팀에 효과적인 이유:

조직 내 누구든지 녹화 파일을 열어 대본을 보기 또는 요약본을 생성할 수 있습니다. 채팅 스레드에 직접 질문을 남길 수도 있습니다.

항상 연결된 참여

녹화된 SyncUp을 시청하는 중 문제가 발생하면 직원들은 어떻게 해야 하나요?

사용자는 비디오에 타임스탬프가 포함된 댓글을 남기고 해당 쿼리를 구체적으로 해결할 수 있는 담당자에게 할당할 수 있습니다. 이러한 댓글은 모든 사용자가 참조할 수 있도록 Clip 활동에 계속 가시성을 유지합니다.

다만, 녹화된 모든 SyncUp은 ClickUp 클립으로 클립 허브에 보관됩니다.

Clip이 비동기 커뮤니케이션을 발전시키는 방법은 다음과 같습니다:

ClickUp SyncUp을 활용한 비동기 전사원 회의 진행 방법

전사 회의에 모든 직원의 참석을 강제하지 않고도 ClickUp SyncUp을 활용해 전사적 업데이트를 공유하는 방법은 다음과 같습니다.

1단계: 전사적 커뮤니케이션에 대한 명확한 가이드라인 설정

비동기 커뮤니케이션을 성공적으로 운영하려면 명확한 커뮤니케이션 가이드라인을 설정하세요.

명확한 커뮤니케이션 가이드라인을 설정하는 체계적인 ClickUp 문서 설정을 생성하세요. 명확히 하세요:

이 내용이 문서화되면, 어떤 커뮤니케이션 전략 (Clip, 싱크업, 채팅 메시지)이 다양한 시나리오에 적합한지 매핑하세요. 다음은 프레임워크입니다:

2단계: 회의 전에 아젠다를 공유하세요

팀원들에게 명확한 회의 아젠다 를 이메일과 채팅 채널을 통해 최소 48~72시간 전에 공유하세요.

아젠다에는 다음을 포함해야 합니다:

⭐ 보너스: 훌륭한 아이디어를 포스트잇이나 음성 녹음에 묻히게 하지 마세요. ClickUp Talk to Text로 회의 아젠다를 음성 입력하면, ClickUp 문서에서 즉시 텍스트로 변환 및 형식이 적용됩니다.

3단계: SyncUp 시작 및 기록

다음에서 바로 SyncUp을 시작하세요:

세션을 녹화하려면 녹화 아이콘을 누르세요.

SyncUp 링크 공유 또는 초대 기능을 통해 참가자를 추가할 수 있습니다.

4단계: ClickUp Brain으로 결과 요약하기

SyncUp 녹화 후 클립 허브에서 열고 '요약'을 클릭하면 ClickUp Brain 또는 BrainGPT가 논의 내용을 간결하게 요약해 줍니다.

ClickUp Brain을 사용하여:

팀을 위한 더 많은 회의 에이전트를 확인해 보세요:

전체 직원 회의를 ClickUp SyncUp으로 전환할 때의 이점

ClickUp 싱크업이 최고의 Zoom 대안인 이유는 다음과 같습니다:

비동기 전사 회의의 실제 활용 사례

비동기식 커뮤니케이션은 실용적이며, 전 세계 선도 기업들은 회사 전체 업데이트를 전달하기 위해 비동기 방식을 도입했습니다:

GitLab

GitLab은 핸드북 중심, 기본적으로 비동기식 커뮤니케이션 모델로 유명하며, 전사적 정보 공유 및 활용 방식에 대한 명확한 지침을 제공합니다. 주요 원칙은 다음과 같습니다:

Zapier

Zapier는 완전 원격 근무를 기반으로 한 분산형 기업으로, 시간대를 초월한 팀 협업을 지원하기 위해 비동기식 커뮤니케이션 문화를 오랫동안 유지해 왔습니다. 그들의 커뮤니케이션 방식은 다음과 같습니다:

비동기식 전사적 체크인을 위한 최고의 실행 방식

비동기식 커뮤니케이션으로 팀원들이 항상 온라인 상태일 필요가 없어집니다.

이를 위해 최고의 실행 방식을 체크리스트로 정리했습니다. 전사적 업데이트를 비동기식으로 공유할 때 참고하세요:

ClickUp 싱크업으로 전사 회의를 진정한 포용의 장으로 만드세요

기존 전사 회의는 구조적으로 참여를 배제합니다. 해당 시간에 참석하지 못하는 사람은 소외될 수밖에 없습니다.

원격 근무와 지리적으로 분산된 팀 환경에서 비동기적 커뮤니케이션은 동등하게 중요해졌습니다.

기업은 상황에 맞게 동기식 대화와 비동기식 워크플로우를 균형 있게 조율할 때 번창합니다.

ClickUp SyncUp으로 두 마리 토끼를 잡으세요. 전사 Zoom 회의를 SyncUp으로 대체할 준비가 되셨나요? 지금 ClickUp에 무료로 가입하여 시작하세요.