AI로 프로세스를 자동화하여 더 빠르고 스마트한 워크플로우 구축하기

10년 전만 해도 소프트웨어가 사람의 개입 없이 손으로 쓴 청구서를 읽고, 공급업체 정보를 추출하며, 구매 주문서를 교차 참조하고, 결제를 승인할 수 있을 거라고 누가 상상이나 했겠습니까?

그런데도 우리는 여기 있습니다.

재무 팀들은 한때 전체 부서를 소모하던 워크플로우를 자동화하여 수천 시간을 절약하고 있습니다. CFO 매거진의 설문조사에 따르면, 미국 기업의 약 36%가 자동화로 인해 주당 거의 10시간, 연간 500시간 이상의 시간을 절약했다고 보고했습니다.

무엇이 달라졌는가? AI의 손쉬운 접근성과 기존 규칙 기반 자동화 시스템과의 통합입니다. 이 통합은 모든 비즈니스 기능에 걸쳐 확장되는 가능성을 열어주었습니다.

질문은 "비즈니스 프로세스를 자동화해야 할까?"에서 "운영적 탁월성을 달성하기 위해 AI를 활용해 프로세스를 어떻게 자동화할 것인가?"로 전환되었습니다.

비즈니스 프로세스를 AI로 자동화하려는 분들을 위해 이 가이드를 마련했습니다.

왜 AI로 프로세스를 자동화해야 할까요?

최근 데이터에 따르면 66% 이상의 기업이 최소 한 가지 이상의 비즈니스 프로세스를 자동화한 것으로 나타났습니다.

예를 들어, 작업 자동화를 위해 RPA를 도입한 기업들은 도입 첫해에 30%에서 200%의 범위 내에서 투자 수익률(ROI) 개선 효과를 경험했습니다.

AI 기반 자동화를 통해 확인되는 주요 이점은 다음과 같습니다:

AI로 어떤 프로세스를 자동화할 수 있을까요?

AI 자동화는 데이터 입력이나 이메일 응답과 같은 단순 반복 작업부터 공급망 최적화 및 예측 분석과 같은 복잡한 다단계 프로세스의 지능형 자동화에 이르기까지 폭넓게 적용됩니다.

인공지능을 활용해 부서 간에 자동화할 수 있는 가장 일반적인 비즈니스 프로세스를 다음과 같이 분류해 보겠습니다:

고객 서비스 및 지원 운영

고객 서비스 팀은 예측 가능한 패턴을 따르는 반복적인 고객 문의가 대량으로 발생합니다. AI 기반 작업 자동화는 가장 흔한 문제들을 사람의 개입 없이 해결할 수 있으며, 복잡한 문제는 관련 담당자에게 에스컬레이션합니다.

주요 자동화 기회:

ClickUp의 AI 할당 및 AI 우선순위 지정과 같은 기능은 다음과 같은 사용 사례에 도움이 될 수 있습니다:

재무 및 운영

재무 프로세스는 대량의 구조화된 데이터와 규칙 기반 의사결정을 포함합니다. AI 자동화는 오류 발생을 줄이면서 청구서 검증, 경비 정산, 결제 처리 등의 트랜잭션 처리를 가속화하여 마감 기간 단축과 규정 준수 강화를 보장합니다.

주요 자동화 기회:

영업 팀 및 마케팅 작업

영업 및 마케팅 팀은 종종 데이터 수집, 리드 검증, 캠페인 관리에 매몰됩니다. 리드 스코어링이나 후속 조치 등 자동화는 이러한 번거로운 작업을 줄여주어 워크플로우를 가속화하고, 더 개인화되고 전환율이 높은 캠페인을 제공합니다.

주요 자동화 기회:

인사 및 행정

인사팀은 채용, 온보딩, 교육 및 직원 관리와 관련된 반복적인 워크플로우를 관리합니다.

주요 자동화 기회:

AI로 프로세스를 자동화하는 방법

AI로 워크플로우를 자동화하는 방법은 다음과 같습니다.

세계 최초의 통합형 AI 작업 공간인 ClickUp이 프로세스의 모든 단계에서 어떻게 도움을 주는지 보여드립니다.

1. 자동화에 적합한 프로세스 식별하기

모든 작업에 AI가 필요한 것은 아닙니다. 자동화에 가장 적합한 작업은 반복적이고 규칙 기반이며 시간이 많이 소요되는 작업입니다.

시작하기 전에 물어보세요:

자동화를 위한 몇 가지 워크플로우 예시는 다음과 같습니다:

또 다른 일반적인 범주는 반복적인 접수 작업입니다. 클라이언트 요청 및 피드백 수집, 서비스 문제, 지원 티켓 등이 이에 해당합니다.

ClickUp 양식을 사용하면 이러한 작업과 정보를 수집할 수 있습니다. ClickUp의 사용자 지정 필드 또는 AI 필드와 함께 사용하면 들어오는 데이터를 자동으로 태그 지정, 분류하고 적절한 담당자나 목록으로 라우팅할 수 있습니다.

예를 들어:

2. 현재 워크플로우를 지도하세요

이 단계에서는 AI로 자동화할 비즈니스 프로세스의 상세한 시각적 표현을 작성하는 것이 좋습니다. 플로우차트, 워크플로우 다이어그램과 같은 프로세스 매핑 도구나 심지어 간단한 포스트잇 같은 것까지 활용할 수 있습니다.

다만 구조화 및 협업 기능을 위해서는 프로세스 모델링 소프트웨어 사용을 권장합니다.

현재 워크플로우의 모든 단계(시작부터 끝까지)를 문서화하세요. 포함 항목:

프로세스를 매핑할 때는 실제 프로세스를 운영할 팀원들의 참여가 필수적입니다. 그들의 통찰력은 종종 표준 운용 절차 (SOP)에서 놓치는 부분—수동으로 우회하는 작업, 생략된 단계, 문서화되지 않았지만 자동화 성공에 중요한 의존성 등을 드러냅니다.

그 외 누락된 인사이트가 있다면 ClickUp Brain이 해결해 드립니다. 회의록, 고객 채팅, 작업 댓글 또는 ClickUp 문서에서 인사이트를 손쉽게 추출하여 비정형 데이터를 단계별 워크플로우로 변환합니다. 한 걸음 더 나아가 워크플로 다이어그램용 이미지를 생성하도록 Brain에 요청할 수도 있습니다.

🛠️ 도구 키트: 트리거부터 실행까지 각 단계를 구성하려면 ClickUp의 프로세스 매핑 템플릿 사용을 고려해 보세요. 작업 인계, 의존성, 의사결정 과정을 명확히 하는 데 도움이 됩니다. AI가 적용되는 부분과 여전히 인간의 개입이 필요한 부분을 시각화할 수 있습니다.

무료 템플릿 받기

이 템플릿을 사용하면 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

• 워크플로우 구조를 시각적으로 정의하세요: 부서 간 역할, 책임 및 작업 흐름을 표현하기 위해 사용할 프로세스 지도 유형 (예: 스윔레인 다이어그램)을 목록으로 나열하세요.
• 목표 명확화: 프로세스 아젠다 필드(예: 생산 프로세스)를 통해 최적화나 자동화를 시작하기 전에 워크플로우가 달성하려는 목표를 모든 구성원이 공유하도록 합니다.
• 자동화 기회 발굴을 위한 기반 마련: 예를 들어, 특정 단계는 사람의 검토가 필요하지 않습니다. AI가 이를 수행할 수 있습니다.
• 상세 하위 작업 설정으로 팀을 이끌어 가세요: 타임라인 수립 책임 범위 정의 * 관련 팀원 배정

3. 적합한 AI 자동화 도구 선택하기

도구를 선택하기 전에, 서로 다른 프로세스에는 각기 다른 접근 방식이 필요하다는 점을 이해하는 것이 중요합니다.

사용하는 AI의 유형은 해결하려는 문제와 관련된 데이터에 따라 달라져야 합니다.

로봇 프로세스 자동화(RPA)를 통해 전체 워크플로우를 자동화하는 데 활용할 수 있는 가장 일반적인 AI 기법은 다음과 같습니다:

이제 프로세스 요구사항(예: 워크플로우 개선, 영업 팀 간소화, 마케팅 효율화)에 따라 다음 핵심 선택 기준을 바탕으로 tool을 선택하세요:

하지만 AI 도입이 실패하는 주요 원인 중 하나는 tools가 서로 소통하지 못하기 때문입니다.

프로젝트 관리에 ClickUp을 사용 중이라면, ClickUp 통합 기능이 그 간극을 메워줍니다. ClickUp의 AI는 각 도구의 맥락을 이해합니다. Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub, Zoom을 포함한 1,000개 이상의 도구를 연결할 수 있습니다.

4. 자동화된 워크플로우를 설계하고 매핑하세요

이제 기존 프로세스 맵을 AI 기반 자동화 워크플로우로 전환하세요. 이 단계는 현재 수행 중인 업무를 이해하는 것과 AI 시스템이 처리할 업무를 설계하는 사이의 간극을 메워줍니다.

AI가 인간의 판단을 대체할 수 있는 결정 지점, 즉 복잡하지 않은 작업을 식별하는 것부터 시작할 수 있습니다.

예를 들어, 현재 500달러 미만 경비 보고서는 수동으로 검토하는 절차를 거칩니다. AI가 해당 금액을 자동 승인하고 더 높은 금액은 사람 검토를 위해 표시하도록 규칙을 설정할 수 있습니다.

이 시점에서 ClickUp 자동화, AI 에이전트, ClickUp Brain이 함께 작동하여 수동 워크플로우를 작업 공간 내에서 논리 기반 시퀀스로 전환할 수 있도록 지원합니다.

ClickUp AI 에이전트는 지능형 자동화 파트너 역할을 수행하여 다단계 워크플로우 구축에 필요한 복잡성을 제거합니다. 수동으로 트리거, 조건, 액션을 쌓아 올리는 대신 에이전트를 켜기만 하면 원하는 결과를 정의하고 ClickUp Brain이 배경에서 논리를 처리하도록 할 수 있습니다. 에이전트는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

간단히 말해, AI 에이전트는 복잡한 자동화 시스템을 직접 구축하는 번거로움 없이 고급 자동화의 힘을 제공합니다. 이를 통해 작업 공간을 더 스마트하고, 더 빠르며, 유지 관리가 용이하게 만듭니다.

5. AI 시스템을 훈련하거나 구성하세요

대부분의 현대적 자동화 도구는 처음부터 훈련시킬 필요 없이 구성 가능한 사전 훈련된 AI 모델을 제공합니다. 이러한 경우 기존 시스템(예: CRM)을 AI 도구와 연결하고 비즈니스 로직을 설정한 후 자동화 테스트를 시작하면 됩니다.

그러나 훈련이 필요한 맞춤형 AI 모델의 경우 특정 데이터로 모델을 훈련시켜야 합니다. 이 과정에는 다음이 포함됩니다:

ClickUp에서 ClickUp 작업은 AI 자동화의 실행 계층 역할을 합니다. ClickUp Brain + ClickUp 작업 조합:

6. 워크플로우 배포, 모니터링 및 최적화

AI 자동화를 점진적으로 도입하여 혼란을 최소화하고 실시간 조정이 가능하도록 하십시오.

이상적으로는 소규모 사용자 그룹이나 제한된 프로세스 범위를 대상으로 파일럿 배포를 시작하세요. 성능을 면밀히 모니터링하며 AI 자동화가 제대로 작동하는지 확인하십시오. 문제가 발생할 경우(분명히 장애가 발생할 것입니다), 관찰한 내용을 바탕으로 신속하게 조정하세요.

AI 시스템이 더 많은 데이터를 처리함에 따라, 업데이트된 행동 패턴이나 비즈니스 변화를 반영하도록 규칙을 재훈련하거나 세밀하게 조정하세요. 시간이 지남에 따라 이러한 미세 조정은 정확도를 높이고 수동 개입에 대한 의존도를 줄이는 데 도움이 됩니다.

스프레드시트에 파묻히거나 여러 도구 사이를 토글하며 이 모든 것을 모니터링하는 대신, ClickUp 대시보드를 사용하세요.

ClickUp 대시보드는 다음에 대한 실시간 통합 보기를 제공합니다:

워크플로우가 안정화되면 동일한 대시보드를 활용해 자동화의 투자 수익률(ROI)을 추적하고 프로세스를 개선하세요.

프로세스 자동화를 위한 AI 도구 개요

이제 무엇을 자동화해야 하는지, 그리고 어떻게 해야 하는지 알게 되었습니다.

다음 단계는 작업에 적합한 AI 도구를 선택하는 것입니다. 일상적인 업무 자동화, 복잡한 데이터 흐름 처리, 시스템 전반에 걸친 AI 어시스턴트 배포 등 어떤 작업을 수행하든 만능 솔루션은 존재하지 않습니다.

아래에는 프로세스 자동화 요구사항에 가장 적합한 도구를 찾도록 돕기 위해 선별된 AI 도구 목록을 카테고리별로 분류하여 정리했습니다.

AI 기반 자동화를 위한 최고의 실행 방식

AI 자동화의 성공 여부는 기업의 실행 전략에 크게 좌우됩니다. 성공적인 자동화 프로젝트와 실패한 시도를 구분하는 핵심 실천 방법에는 다음과 같은 것들이 포함됩니다:

피해야 할 흔한 실수들

맥킨지에 따르면, 디지털 전환 프로젝트의 약 70%가 원하는 결과를 달성하지 못합니다. 그 이유는 무엇일까요? 비즈니스가 흔히 저지르는 실수 중 하나는 다음과 같습니다:

각 함정에 대해 생생하고 실용적인 예시를 추가한 명확한 테이블을 확인하세요:

AI 기반 프로세스 자동화의 미래

자동화 환경은 단순 작업 완료에서 지속적으로 적응하고 학습하는 지능형 프로세스 관리로 전환되었습니다. 글로벌 AI 에이전트 시장은 54억 달러에서 약 503억 1천만 달러로 급증할 것으로 예상되며, 이는 연간 44.8%라는 놀라운 성장률을 나타냅니다.

앞으로 10년 동안 프로세스 자동화 필드에서 다음과 같은 변화가 예상됩니다:

ClickUp으로 복잡한 비즈니스 프로세스 자동화하기

프로세스 자동화는 경쟁력과 관련성을 유지하기 위한 기본 요건입니다.

고객 기대치가 높아지고 시장 수요가 가속화되면서 수동 프로세스는 성장을 저해하고 비용을 증가시키는 운영상의 부담으로 변모하고 있습니다.

통합 AI 작업 공간을 갖춘 ClickUp은 프로세스 자동화에 필요한 모든 것을 제공합니다. Brain의 지능형 데이터 처리부터 포괄적인 작업 관리 및 규칙 기반 자동화에 이르기까지, ClickUp은 더 빠르고 효율적으로 작업하기 위해 필요한 단 하나의 도구입니다.

지금 무료로 가입하고 비즈니스와 함께 성장하는 AI 기반 자동화를 경험하세요.

자주 묻는 질문

네, 다양한 비즈니스 기능 전반에 걸쳐 여러 작업을 자동화하는 데 AI를 활용할 수 있습니다. ClickUp과 같은 AI 기반 플랫폼을 사용하면 데이터 입력, 작업 할당, 콘텐츠 생성, 보고와 같은 반복적인 프로세스에 대한 자동화를 설정할 수 있습니다. 자동화 템플릿과 AI 어시스턴트를 활용하여 작업을 자동으로 실행하는 규칙을 생성함으로써 수동 노력을 줄이고 더 전략적인 업무에 시간을 할애할 수 있습니다.

AI는 머신러닝, 자연어 처리, 컴퓨터 비전 같은 기술을 활용해 프로세스를 자동화합니다. 이러한 기술은 AI 시스템이 대규모 데이터셋을 분석하고, 인간 언어를 이해 및 생성하며, 시각적 정보를 해석할 수 있게 합니다. 예를 들어 AI는 지원 티켓을 자동으로 라우팅하거나, 요약문을 생성하거나, 데이터 내 트렌드를 분석할 수 있습니다. ClickUp 같은 플랫폼에서는 AI가 자동화와 함께 작동하여 워크플로우를 간소화하고, 상황에 기반해 작업을 할당하며, 실시간 인사이트를 제공함으로써 비즈니스 운영을 더 효율적이고 정확하게 만듭니다.

AI를 활용한 워크플로우 자동화를 위해 먼저 프로세스 내 반복적이거나 시간이 많이 소요되는 작업을 식별하세요. 자동화 범위와 AI 기능을 제공하는 ClickUp과 같은 AI 기반 플랫폼을 선택하세요. 특정 조건 충족 시 작업 할당이나 다가오는 마감일 알림 생성 등 워크플로우 요구사항에 맞는 자동화 규칙을 설정하세요. 콘텐츠 생성, 요약, 즉각적인 답변을 돕는 ClickUp Brain과 같은 AI 어시스턴트도 통합할 수 있습니다. 자동화 기능을 정기적으로 모니터링하고 개선하여 변화하는 비즈니스 요구사항을 지속적으로 충족하도록 하십시오.

자동화에 AI를 도입하려면 몇 가지 핵심 단계를 거쳐야 합니다. 먼저 반복적이고 오류가 발생하기 쉬운 프로세스를 중심으로 자동화에 가장 적합한 프로세스를 평가하고 우선순위를 정하세요. 목표에 부합하는 AI 도구를 선택하세요—예를 들어 ClickUp은 통합이 쉬운 내장형 AI 및 자동화 기능을 제공합니다. 필요한 경우 고품질 데이터로 AI 모델을 훈련시키고 기존 워크플로우와의 원활한 연동을 보장하세요. AI 기반 자동화 성능을 모니터링하고 필요 시 조정하십시오. 최고의 실행 방식으로는 시범 프로젝트로 시작하고, 이해관계자를 참여시키며, 원활한 도입과 AI 기반 자동화의 이점 극대화를 위한 교육을 제공하는 것이 포함됩니다.