AI를 활용해 프로세스를 자동화하고 더 빠르고 스마트한 워크플로우를 구축하는 방법

10년 전만 해도 소프트웨어가 사람의 개입 없이 손글씨로 작성된 청구서를 읽고, 공급업체 정보를 추출하며, 구매 주문서와 대조하고, 결제 승인을 할 수 있을 것이라고 누가 상상이나 했겠습니까?

그런데도 우리는 지금 이 지점에 와 있습니다.

재무 팀들은 과거에는 부서 전체의 인력을 동원해야 했던 워크플로우를 자동화함으로써 수천 시간의 시간을 절약하고 있습니다. CFO 매거진의 설문조사에 따르면, 미국 비즈니스의 약 36%가 자동화를 통해 주당 약 10시간, 즉 연간 500시간 이상을 절약했다고 보고했습니다.

무엇이 달라졌을까요? 바로 AI에 대한 접근성이 높아지고, AI가 기존의 규칙 기반 자동화 시스템과 통합되었다는 점입니다. 이러한 통합을 통해 모든 비즈니스 기능에 걸쳐 새로운 가능성이 잠금 해제되었습니다.

질문은 “비즈니스 프로세스를 자동화해야 할까?”에서 “운영의 탁월성을 달성하기 위해 AI를 활용해 프로세스를 어떻게 자동화할 것인가?”로 바뀌었습니다.

AI를 활용해 비즈니스 프로세스를 자동화하고자 하신다면, 여러분을 위해 이 가이드를 마련했습니다.

왜 AI를 활용해 프로세스를 자동화해야 할까요?

최신 데이터에 따르면, 기업의 66% 이상이 적어도 하나의 비즈니스 프로세스를 자동화한 것으로 나타났습니다.

예를 들어, 작업 자동화를 위해 RPA를 도입한 기업들은 도입 첫 해에 30%에서 200%의 ROI 개선 범위를 거두었습니다.

AI 기반 자동화를 통해 얻을 수 있는 주요 이점으로는 다음과 같은 것들이 있습니다:

AI를 통해 어떤 프로세스를 자동화할 수 있을까요?

AI 자동화는 데이터 입력이나 이메일 응답과 같은 단순하고 반복적인 작업부터 공급망 최적화 및 예측 분석과 같은 복잡하고 다층적인 프로세스의 지능형 자동화에 이르기까지 광범위하게 적용됩니다.

다음은 인공지능을 활용하여 부서 전반에 걸쳐 자동화할 수 있는 가장 일반적인 비즈니스 프로세스를 정리한 것입니다:

고객 서비스 및 지원 운영

고객 서비스 팀은 예측 가능한 패턴을 따르는 방대한 양의 반복적인 고객 문의를 처리합니다. AI를 활용한 업무 자동화는 사람의 개입 없이 가장 흔한 문제를 해결하는 동시에, 복잡한 문제는 담당자에게 에스컬레이션할 수 있습니다.

주요 자동화 기회:

ClickUp의 ‘AI 할당’ 및 ‘AI 우선순위 지정’과 같은 기능은 다음과 같은 사용 사례에 도움이 될 수 있습니다:

재무 및 운영

재무 프로세스에는 방대한 양의 구조화된 데이터와 규칙 기반의 의사결정이 수반됩니다. AI 자동화는 청구서 검증, 경비 정산, 결제 처리와 같은 트랜잭션 처리를 가속화하면서 오류를 줄여주어, 결산 기간을 단축하고 규정 준수 수준을 높여줍니다.

주요 자동화 기회:

영업 및 마케팅 작업

영업 팀 및 마케팅 팀은 종종 데이터 수집, 리드 자격 평가, 캠페인 관리에 매달려 업무에 지장을 겪곤 합니다. 리드 스코어링이든 후속 조치든, 자동화는 이러한 번거로운 업무를 줄여주어 워크플로우를 가속화하고, 더 개인화되고 전환율이 높은 캠페인을 구현합니다.

주요 자동화 기회:

인사 및 행정

인사 팀은 채용, 신입 사원 온보딩, 교육 및 직원 관리와 관련된 반복적인 워크플로우를 관리합니다.

주요 자동화 기회:

AI를 활용한 프로세스 자동화 방법

AI를 활용해 워크플로우를 자동화하는 방법은 다음과 같습니다.

세계 최초의 통합 AI 작업 공간인 ClickUp이 프로세스의 모든 단계에서 어떻게 도움을 주는지 알려드립니다.

1. 자동화에 적합한 프로세스를 파악하세요

모든 작업에 AI가 필요한 것은 아니라는 점을 기억하세요. 자동화에 가장 적합한 작업은 반복적이고, 규칙에 기반하며, 시간이 많이 소요되는 작업입니다.

먼저 다음과 같이 질문해 보세요:

자동화에 활용할 수 있는 워크플로우의 예시는 다음과 같습니다:

또 다른 일반적인 범주는 반복적인 접수 작업입니다. 여기에는 클라이언트 요청 및 피드백, 서비스 문제, 지원 티켓 수집 등이 포함될 수 있습니다.

ClickUp Forms를 사용하면 이러한 작업과 정보를 수집할 수 있습니다. ClickUp의 사용자 지정 필드 또는 AI 필드와 연동하여 들어오는 데이터에 자동으로 태그를 지정하고, 정렬하며, 적절한 담당자나 목록으로 전달할 수 있습니다.

예를 들어:

2. 현재 워크플로우를 지도하세요

이 단계에서는 AI를 통해 자동화할 비즈니스 프로세스를 상세하게 시각화해 보는 것이 좋습니다. 이를 위해 플로우차트, 워크플로우 다이어그램과 같은 프로세스 매핑 도구를 사용하거나, 심지어 포스트잇처럼 간단한 도구도 활용할 수 있습니다.

다만, 구조 및 협업 기능의 경우 프로세스 모델링 소프트웨어를 사용하는 것을 권장합니다.

현재 워크플로우의 모든 단계(시작부터 끝까지)를 다음과 같이 문서화하세요:

프로세스를 매핑할 때는 실제로 해당 프로세스를 수행할 팀원들을 참여시키는 것이 필수적입니다. 이들의 통찰력을 통해 SOP(표준 운용 절차)에서 간과된 부분—수동으로 처리하는 우회 방법, 생략된 단계, 문서화되지는 않았지만 자동화 성공에 필수적인 의존성 등—을 파악할 수 있는 경우가 많습니다.

그 밖의 놓친 인사이트가 있다면 ClickUp Brain이 도움을 드릴 수 있습니다. Brain은 회의록, 고객 채팅, 작업 댓글 또는 ClickUp 문서에서 손쉽게 인사이트를 추출하여 비정형 정보를 단계별 워크플로우로 변환해 줍니다. 나아가 Brain에 워크플로 다이어그램용 이미지를 생성해 달라고 요청할 수도 있습니다.

🛠️ 툴킷: ClickUp의 프로세스 매핑 템플릿을 활용하여 트리거부터 실행에 이르는 각 단계를 체계적으로 정리해 보세요. 이를 통해 업무 인계, 의존성, 의사결정 과정을 명확히 파악할 수 있습니다. 또한 AI가 적용될 부분과 여전히 사람의 개입이 필요한 부분을 시각적으로 파악할 수 있게 됩니다.

무료 템플릿 받기

이 템플릿을 사용하면 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

• 워크플로우 구조를 시각적으로 정의하세요: 부서 간 역할, 책임, 작업 흐름을 나타내기 위해 사용할 프로세스 맵 유형 (예: 스윔레인 다이어그램)을 목록으로 나열하세요.
• 목표 명확히 하기: ‘프로세스 아젠다’ 필드(예: 생산 프로세스)를 활용하면, 최적화나 자동화를 시작하기 전에 워크플로우가 달성하고자 하는 목표에 대해 모든 구성원의 인식을 일치시킬 수 있습니다.
• 자동화 기회를 파악할 수 있는 기반을 마련하세요: 예를 들어, 특정 단계는 사람의 검토가 필요하지 않습니다. AI가 이를 수행할 수 있습니다.
• 세부적인 하위 작업을 설정하여 팀을 이끌어 보세요: 타임라인을 수립하고, 담당 업무를 정의하며, 관련 팀원들에게 업무를 배정할 수 있습니다.

3. 적합한 AI 자동화 도구 선택하기

도구를 선택하기 전에, 프로세스마다 서로 다른 접근 방식이 필요하다는 점을 이해하는 것이 중요합니다.

사용할 AI의 유형은 해결하려는 문제와 관련된 데이터에 따라 결정되어야 합니다.

다음은 로봇 프로세스 자동화(RPA)를 통해 전체 워크플로우를 자동화할 때 주로 활용되는 AI 기법들입니다:

이제 귀사의 프로세스 요구 사항(예: 워크플로우 개선, 영업 간소화, 마케팅 효율화)에 따라 다음과 같은 주요 선택 기준을 바탕으로 tool을 선택하십시오:

하지만 AI 도입이 실패하는 주요 원인 중 하나는 tools 간에 상호 연동이 되지 않기 때문입니다.

프로젝트 관리를 위해 ClickUp을 사용하고 계신다면, ClickUp 통합 기능이 그 간극을 메워 드리며, ClickUp의 AI는 각 도구의 맥락을 파악하고 있습니다. Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub, Zoom을 포함하여 1,000개 이상의 도구를 연결할 수 있습니다.

4. 자동화된 워크플로우를 지도하고 설계하기

이제 현재의 프로세스 맵을 AI 기반의 자동화된 워크플로우로 전환해 보세요. 이 단계는 현재 수행 중인 업무를 이해하는 것과 AI 시스템이 처리할 업무를 설계하는 것 사이의 간극을 메워줍니다.

먼저 AI가 인간의 판단을 대체할 수 있는 의사결정 지점, 즉 복잡하지 않은 작업을 파악하는 것부터 시작할 수 있습니다.

예를 들어, 현재 저희 프로세스에서는 500달러 미만의 경비 보고서를 수동으로 검토하고 있습니다. AI가 이러한 경비 보고서는 자동으로 승인하고, 그 이상의 금액에 대해서는 사람이 검토하도록 표시하도록 규칙을 설정할 수 있습니다.

이 단계에서 ClickUp 자동화, AI 에이전트, ClickUp Brain이 함께 작동하여 수동 워크플로우를 작업 공간 내에서 논리 기반의 일련의 단계로 전환할 수 있도록 도와줍니다.

ClickUp AI 에이전트는 지능형 자동화 파트너로서, 다단계 워크플로우를 구축하는 데 일반적으로 수반되는 복잡성을 해소해 줍니다. 트리거, 조건, 액션을 수동으로 연결하는 대신, 에이전트를 토글하고 원하는 결과를 정의하기만 하면, ClickUp Brain이 백그라운드에서 논리를 처리해 줍니다. 에이전트는 다음과 같은 기능을 수행할 수 있습니다:

간단히 말해, AI 에이전트는 복잡한 자동화 시스템을 직접 구축해야 하는 번거로움 없이 고급 자동화의 힘을 제공하여, 작업 공간을 더 스마트하고 빠르며 유지 관리하기 쉽게 만들어 줍니다.

5. AI 시스템 훈련 또는 구성

대부분의 최신 자동화 도구에는 처음부터 직접 훈련시킬 필요 없이 구성만 하면 되는 사전 훈련된 AI 모델이 포함되어 있습니다. 이러한 경우, 기존 시스템(예: CRM)을 AI 도구와 연결하고, 비즈니스 로직을 설정한 뒤 자동화 테스트를 시작하면 됩니다.

다만, 훈련이 필요한 맞춤형 AI 모델의 경우 특정 데이터를 사용하여 모델을 훈련시켜야 합니다. 이 과정은 다음과 같습니다:

ClickUp에서 ClickUp 작업은 AI 자동화의 실행 계층 역할을 합니다. ClickUp Brain과 ClickUp 작업의 조합:

6. 워크플로우 배포, 모니터링 및 최적화

중단을 최소화하고 실시간으로 조정할 수 있도록 AI 자동화를 단계적으로 도입하십시오.

가급적이면 소수의 사용자나 제한된 프로세스 범위를 대상으로 한 시범 운영을 먼저 시작하는 것이 좋습니다. 성능을 면밀히 모니터링하여 AI 자동화가 제대로 작동하는지 확인하십시오. 문제가 발생할 경우(분명히 차질이 생길 것입니다), 관찰한 내용을 바탕으로 신속하게 조정하십시오.

AI 시스템이 더 많은 데이터를 처리함에 따라, 업데이트된 행동 패턴이나 비즈니스 변화를 반영하도록 규칙을 재훈련하거나 미세 조정하십시오. 시간이 지남에 따라 이러한 미세 조정은 정확도를 높이고 수동 개입에 대한 의존도를 줄이는 데 도움이 됩니다.

스프레드시트에 파묻히거나 여러 도구를 토글하며 번거로움을 겪지 않고 이 모든 것을 모니터링하려면 ClickUp 대시보드를 활용하세요.

ClickUp 대시보드를 통해 다음 항목에 대한 실시간 통합 보기를 확인할 수 있습니다:

워크플로우가 안정화되면 동일한 대시보드를 사용하여 자동화의 투자 수익률(ROI)을 추적하고 프로세스를 개선하세요.

프로세스 자동화를 위한 AI 도구 개요

이제 무엇을 자동화해야 하고, 어떻게 자동화해야 하는지 알게 되었습니다.

다음 단계는 업무에 적합한 AI 도구를 선택하는 것입니다. 일상적인 작업을 자동화하든, 복잡한 데이터 흐름을 처리하든, 시스템 전반에 AI 어시스턴트를 도입하든, 모든 상황에 적용할 수 있는 만능 솔루션은 없습니다.

아래에서는 여러분의 프로세스 자동화 요구 사항에 가장 적합한 도구를 찾으실 수 있도록, 카테고리별로 분류한 엄선된 AI 도구 목록을 정리해 두었습니다.

AI 기반 자동화를 위한 최고의 실행 방식

AI 자동화의 성공 여부는 주로 기업의 구현 전략에 달려 있습니다. 성공적인 자동화 프로젝트와 실패한 시도를 구분 짓는 몇 가지 필수적인 실천 방법은 다음과 같습니다:

피해야 할 흔한 실수

맥킨지에 따르면, 디지털 전환 프로젝트의 약 70%가 기대했던 성과를 내지 못하고 있습니다. 그 이유는 무엇일까요? 비즈니스가 흔히 저지르는 다음과 같은 실수 중 하나 때문입니다:

다음은 각 함정에 대해 생생하고 실용적인 예시를 추가한 명확한 테이블입니다:

AI 기반 프로세스 자동화의 미래

자동화 환경은 단순한 작업 완료에서 벗어나, 지속적으로 적응하고 학습하는 지능형 프로세스 관리로 변화했습니다. 전 세계 AI 에이전트 시장은 54억 달러에서 약 503억 1천만 달러로 급증할 것으로 예상되며, 이는 연평균 44.8%라는 놀라운 성장률을 기록할 전망입니다.

앞으로 10년 동안 프로세스 자동화 필드에서는 다음과 같은 변화들이 예상됩니다:

ClickUp으로 복잡한 비즈니스 프로세스를 자동화하세요

프로세스 자동화는 경쟁력과 관련성을 유지하기 위한 필수 조건입니다.

고객의 기대치가 높아지고 시장 수요가 가속화됨에 따라, 수작업 프로세스는 성장을 저해하고 비용을 증가시키는 운영상의 걸림돌이 되고 있습니다.

통합 AI 작업 공간을 갖춘 ClickUp은 프로세스 자동화에 필요한 모든 기능을 제공합니다. Brain의 지능형 데이터 처리부터 포괄적인 작업 관리 및 규칙 기반 자동화에 이르기까지, ClickUp은 더 효율적이고 빠르게 업무를 수행하는 데 필요한 유일한 도구입니다.

지금 무료로 가입하고, 비즈니스의 성장에 발맞춰 발전하는 AI 기반 자동화 기능을 경험해 보세요.

자주 묻는 질문

네, AI를 활용하여 다양한 비즈니스 영역에 걸쳐 여러 작업을 자동화할 수 있습니다. ClickUp과 같은 AI 기반 플랫폼을 사용하면 데이터 입력, 업무 배정, 콘텐츠 생성, 보고 등 반복적인 프로세스에 대한 자동화 설정을 할 수 있습니다. 자동화 템플릿과 AI 어시스턴트를 활용하면 작업을 자동으로 실행하는 규칙을 만들 수 있으며, 이를 통해 수작업 노력을 줄이고 더 전략적인 업무에 시간을 할애할 수 있습니다.

AI는 머신러닝, 자연어 처리, 컴퓨터 비전과 같은 기술을 활용하여 프로세스를 자동화합니다. 이러한 기술을 통해 AI 시스템은 방대한 데이터 세트를 분석하고, 인간의 언어를 이해 및 생성하며, 시각적 정보를 해석할 수 있습니다. 예를 들어, AI는 지원 티켓을 자동으로 배정하거나, 요약문을 생성하거나, 데이터의 추세를 분석할 수 있습니다. ClickUp과 같은 플랫폼에서 AI는 자동화 기능과 연동되어 워크플로우를 간소화하고, 상황에 따라 작업을 할당하며, 실시간 인사이트를 제공함으로써 비즈니스 운영의 효율성과 정확성을 높여줍니다.

AI를 활용해 워크플로우를 자동화하려면, 먼저 프로세스 내에서 반복적이거나 시간이 많이 소요되는 작업을 파악하세요. 다양한 자동화 템플릿과 AI 기능을 제공하는 ClickUp과 같은 AI 기반 플랫폼을 선택하세요. 특정 조건이 충족될 때 작업을 할당하거나 다가오는 마감일에 대한 알림을 생성하는 등, 워크플로 요구 사항에 맞는 자동화 규칙을 설정하세요. 또한 ClickUp Brain과 같은 AI 어시스턴트를 통합하여 콘텐츠 생성, 요약, 즉각적인 답변을 지원받을 수도 있습니다. 변화하는 비즈니스 요구 사항을 지속적으로 충족할 수 있도록 자동화 기능을 정기적으로 모니터링하고 개선하십시오.

자동화에 AI를 도입하려면 몇 가지 핵심 단계를 거쳐야 합니다. 먼저, 반복적이고 오류가 발생하기 쉬운 프로세스에 중점을 두고, 자동화에 가장 적합한 프로세스를 평가하고 우선순위를 정하는 것부터 시작하세요. 목표에 부합하는 AI 도구를 선택하세요. 예를 들어, ClickUp은 통합이 쉬운 내장형 AI 및 자동화 기능을 제공합니다. 필요한 경우 고품질 데이터로 AI 모델을 학습시키고, 기존 워크플로우와 원활하게 통합되도록 하세요. AI 기반 자동화의 성능을 모니터링하고 필요에 따라 조정하세요. 최고의 실행 방식으로는 시범 프로젝트를 시작하고, 이해관계자를 참여시키며, 교육을 제공하여 원활한 도입을 보장하고 AI 기반 자동화의 이점을 극대화하는 것이 포함됩니다.