구매 프로세스에서의 생성형 AI: 사례 연구 및 예시

귀하는 조달 업무에 종사하고 있습니다. 그런데 왜 여전히 승인을 기다리고, 스프레드시트를 업데이트하고, 받은 편지함에서 공급업체 정보를 찾느라 바쁘게 움직이고 있습니까?

귀사가 세부 사항에 매달려 있는 동안, 경쟁사는 더 명확한 데이터와 더 정확한 인사이트를 바탕으로 더 빠른 소싱 결정을 내리고 있습니다.

수작업으로 낭비되는 시간은 전략적 비용 절감과 공급업체 혁신에 사용할 수 있는 시간입니다.

조달에 적용된 생성 AI는 판도를 바꿉니다. 사일로화된 데이터를 통합하고, 위험과 기회를 드러내며, 몇 초 만에 다음 단계를 제안합니다.

이 가이드에서는 AI가 조달 프로세스에 어떻게 적용될 수 있는지 보여드립니다. 공급업체 발굴 및 계약 검토부터 지출 분석 및 전략적 소싱에 이르기까지, 실제 사용 사례, 도구 및 주의해야 할 주요 과제를 다룹니다.

⭐️ 기능 템플릿

ClickUp의 조달 템플릿을 사용하면 공급망 프로세스를 종단 간으로 추적하고 관리할 수 있습니다. 태그, 중첩된 하위 작업, 맞춤형 상태 및 우선순위 라벨과 같은 작업 관리 도구를 통해 조달 운영을 효과적으로 개선하고 확장하려는 팀에 이상적입니다.

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조달에서 생성형 AI란 무엇일까요?

조달에서 생성 AI는 대규모 언어 모델(LLM)과 같은 고급 인공 지능 모델을 사용하여 복잡한 조달 프로세스를 간소화, 개선 및 자동화하는 것을 의미합니다. 기존의 규칙 기반 시스템과 달리, 조달 생성 AI는 컨텍스트를 이해하고 콘텐츠를 생성하며 시스템 전반에 걸쳐 데이터를 통합하여 운영 속도를 높일 수 있습니다.

조달 조직에서 Gen AI는 공급망 관리에서 반복적인 작업에 소요되는 시간을 제거합니다. 예를 들어, RFP(제안 요청서) 초안 작성, 계약 조항 재작성, 공급업체 이메일 작성 등의 작업이 모두 자동화될 수 있습니다.

이 외에도, 조달 워크플로우 및 공급망 시스템에 AI를 통합하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

조달에서 생성형 AI의 주요 적용 분야

생성 AI는 조달 팀의 업무 방식을 변화시키고 있습니다. 그 영향이 가장 두드러지는 주요 영역을 소개합니다.

자동화된 문서 생성

조달 문서를 작성하는 일은 반복적인 작업입니다. RFP(제안 요청서), RFQ(견적 요청서) 또는 공급업체 등록 양식 등 모든 문서는 정확하고 정책에 부합하며 상황에 맞게 작성되어야 합니다.

오래된 템플릿을 복사하고, 조항을 찾고, 규정 준수를 다시 확인하는 데 몇 시간이나 소비하게 될 것입니다.

🎯 생성 AI의 가치: 언어 모델을 사용하여 구조, 어조, 규정 준수 언어 등 기존 콘텐츠의 패턴을 인식하고 이를 새로운 문서에 적용합니다. 생성 AI는 사용자가 작성하는 문서의 종류를 이해하고 그에 따라 적응합니다.

ClickUp Brain은 다음과 같은 유형의 작업에 적합합니다.

지능형 공급업체 리스크 관리

공급업체 리스크를 수동으로 추적하는 것은 시간이 많이 걸리고 사후 대응적입니다. 오래된 보고서, 흩어진 스프레드시트, 또는 여러 내부 이해 관계자로부터 받은 단편적인 피드백에 의존해야 합니다. 조달 관리자가 문제를 발견할 때쯤이면 이미 타임라인, 품질 또는 비용에 영향을 미치고 있습니다.

지출 분석 및 최적화

구매 팀은 지출 데이터의 금광에 앉아 있습니다. 하지만 올바른 도구가 없다면 이러한 인사이트는 묻혀버릴 것입니다. 연결되지 않은 시스템을 사용하면 보고가 오래된 문제가 발생합니다. 즉, 구매 운영 전반에 걸친 지출을 명확하게 파악할 수 없습니다.

데이터 강화 및 정제

대부분의 조달 시스템에서 공급업체 데이터는 불완전하거나 오래된 정보입니다. 예를 들어, 여러 이름으로 등록된 동일한 공급업체가 있거나, 세금 정보가 누락되어 있거나, 시스템마다 연락처 정보가 서로 다른 경우가 있습니다.

이러한 부정확성의 결과는 보고 오류, 규정 준수 위험, 소싱 또는 감사 전에 데이터를 수동으로 수정하는 데 낭비되는 시간으로 이어집니다.

예측 및 수요 계획

영업 팀은 각자 자신의 예측을 가지고 있습니다. 재고 데이터는 레거시 시스템에 분산되어 있습니다. 시장 동향은 보고 주기를 따라잡을 수 없을 정도로 빠르게 변화합니다. 이 모든 것이 정보의 분산으로 이어집니다.

지금은 예측 및 수요 계획의 의사 결정이 오래된 스프레드시트를 참고하여 이루어지고 있습니다. 그리고 결국에는 추측에 의존하는 일이 많습니다.

🎯 생성 AI의 가치: 미래를 더 명확하게 예측할 수 있습니다. 예측 분석 기능을 통해 팀이 찾지 못했던 패턴을 발견하고 보고서에 나타나기 전에 수요의 변화를 파악할 수 있습니다. 결국, 더 신중한 플랜을 수립할 수 있게 됩니다.

ClickUp AI와 같은 강력한 생성형 AI 도구가 어떻게 도움이 될 수 있는지 알아보세요.

이메일 및 커뮤니케이션 자동화

공급업체와 소통하고 후속 조치를 취하며, 타임라인을 확인하고, 조건을 명확히 하고, 내부 쿼리에 응답하는 데 많은 시간을 소비하고 계십니까? 이러한 업무는 중요하지만, 반복적이고 약간만 변경된 동일한 업데이트의 버전입니다.

그러나 받은 편지함이 넘쳐나고 처리해야 할 공급업체가 수백 개에 달하면 어떻게 될까요? 중요한 메시지가 지연되거나 아예 누락될 가능성이 높습니다.

지식 공유

누가 어떤 조건을 협상했고, 어떤 공급업체가 어려웠으며, 과거의 문제를 해결하기 위해 어떤 해결 방법이 사용되었습니까? 이 모든 정보는 시스템이 아닌 사람들의 머릿속에 있습니다. 팀 회원이 퇴사하거나 역할을 변경하면 그 지식이 함께 사라지는 경우가 많습니다.

다음과 같은 상황은 익숙합니다. 신입 관리자가 과거의 실수를 반복하고, 이미 해결된 문제를 다시 발견하며 시간을 낭비합니다.

조달에서 생성형 AI의 실제 예시

조달 분야에서 Gen AI가 아직 시험 단계에 있던 시기는 지났습니다. 선도적인 기업들이 조달 운영 전반에 걸쳐 Gen AI를 활용하는 방법을 소개합니다.

1. 더 스마트한 계약 관리 및 규정 준수 보고

과제: eBay의 조달 및 재무 팀은 복잡한 계약에서 주요 용어를 수동으로 추출하고, 재무 데이터를 조정하고, 변화하는 세금 및 지속 가능성 규정을 준수하는 데 비효율성이 있었습니다.

수십 년에 걸쳐 축적된 데이터로 인해 복잡성이 증가하여 정확성과 속도를 유지하기가 어려워졌습니다.

구현된 솔루션: 생성 AI를 활용하여 계약 분석을 자동화하고, 결제 조정을 간소화하며, 간접세에 대한 규제 분류를 지원할 수 있게 되었습니다.

조달 팀은 또한 RFP 프로세스와 공급업체 문서 처리를 개선하기 위해 AI를 사용하기 시작했습니다.

2. 더 탄력적인 공급망 구축

과제: 전 세계적으로 방대하고 복잡한 공급망을 관리하는 과정에서 유니레버는 공급업체 협업, 계약 관리, 변화하는 규제 준수 확보 등에서 어려움을 겪었습니다.

이러한 수동 프로세스는 시간이 많이 소요되고 오류가 발생하기 쉬워 민첩성과 대응력을 저해했습니다.

솔루션: Unilever는 Accenture와 협력하여 기업 전체에 생성형 AI 애플리케이션을 확장했습니다.

Accenture의 GenWizard 플랫폼을 사용하여 Unilever는 계약 분석을 자동화하고, 공급업체 협업을 강화하며, 조달 프로세스를 간소화하는 AI 기반 도구를 개발했습니다. 이 도구는 효율적인 공급업체 매칭, 성과 추적 및 피드백 수집을 촉진하여 공급망의 혁신과 회복력을 강화했습니다.

조달 전문가를 위한 최고의 생성형 AI 도구

다음은 귀하와 같은 조달 전문가를 위한 최고의 생성형 AI 도구 중 일부입니다.

ClickUp

ClickUp은 작업, 문서, 커뮤니케이션, AI 및 자동화를 하나의 강력한 플랫폼으로 통합한 모든 것을 위한 앱입니다.

AI 기반 조달 프로젝트 관리에 ClickUp을 활용하는 방법을 알아보세요.

내장된 AI 어시스턴트인 ClickUp Brain을 사용하면 요약본을 생성하고 상황에 맞는 질문을 할 수 있습니다. Brain은 또한 업데이트를 자동화하고, 계약 노트를 빠르게 요약하며, "지연된 RFP는 무엇입니까?"와 같은 질문에 즉시 답변할 수 있도록 도와줍니다

다음으로, ClickUp 자동화를 사용하여 워크플로우에서 이러한 반복적인 작업에 대한 규칙 기반의 맞춤형 워크플로우를 구축하세요. 다음과 같은 트리거를 만들 수 있습니다.

ClickUp 문서는 공유되고 안전한 작업 공간에서 귀하와 공급업체 간의 협업을 간소화합니다. 온보딩 체크리스트, RFP 지침 또는 감사 템플릿을 실시간으로 공동 편집할 수 있습니다.

게스트 액세스를 통해 공급업체는 내부 데이터를 노출하지 않고 필요한 정보만 볼 수 있습니다. 댓글 및 멘션 기능을 사용하면 내부 이해 관계자를 태그하여 실시간으로 검토하고 댓글을 달 수 있습니다.

편집 기록을 사용하여 문서에서 누가 언제 변경을 했는지 확인할 수 있으므로 중복을 방지할 수 있습니다.

ClickUp Docs를 사용하면 문서 관리도 간소화할 수 있습니다. 공급업체별 폴더를 만들고 저장할 수 있습니다. 한 단계 더 나아가 문서를 작업에 연결할 수도 있습니다(예: 작업 자체에 연결된 공급업체 평가 양식).

ClickUp의 유연한 보기 및 대시보드를 사용하면 조달 추적이 훨씬 쉬워집니다. 보드 보기를 사용하여 각 소싱 프로젝트의 진행 상황을 시각화할 수 있습니다. 또는 간트 또는 타임라인 보기를 사용하여 배송 일정을 추적할 수 있습니다.

ClickUp 대시보드는 프로젝트 예산을 관리하고 공급업체 응답 시간, 계약 갱신 날짜, 직접 및 간접 지출을 포함한 모든 중요한 KPI를 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

또한 ClickUp 통합을 사용하면 도구 전환을 줄일 수 있습니다. 소싱 워크플로우, 공급업체 온보딩 또는 조달 분석을 관리하는 경우, ClickUp은 팀이 이미 사용 중인 도구에서 데이터를 가져와 항상 최신 상태로 유지되는 단일 정보 소스를 제공합니다.

조달 팀을 위한 다른 주요 생성형 AI 도구는 다음과 같습니다.

1. Icertis: Icertis는 조달, 법무 및 재무 팀에서 사용되는 AI 기반 계약 라이프사이클 관리(CLM) 플랫폼입니다. Contract Intelligence(ICI) 도구는 대규모 언어 모델을 활용하여 계약을 자동 생성하고, 위험한 조항을 표시하고, 주요 의무 사항을 추출합니다.

Icertis는 협상 중에 상황에 맞는 권장 사항을 표시하여 팀이 승인을 신속하게 진행하고 법률 정책을 준수할 수 있도록 지원합니다.

2. SAP Ariba: SAP Ariba는 비즈니스 AI를 사용하여 공급업체 검색에서 위험 평가에 이르기까지 조달 운영을 개선합니다. 대규모 공급업체 네트워크를 관리하는 조달 및 공급망 팀에 유용합니다.

AI는 실시간 위험 프로필과 역사적 데이터를 기반으로 계약 제안, 소싱 추천 및 공급업체 평가에 도움을 제공합니다.

3. Zycus: 엔드투엔드 조달 자동화 플랫폼인 Zycus는 Merlin AI 제품군을 통해 Gen AI 기능을 제공합니다. 조달 팀은 RFP를 자동 생성하고, 컨텍스트에 따른 점수로 공급업체의 응답을 평가하고, 협상 요약을 작성할 수 있습니다.

시스템은 역사적 데이터를 학습하여 최적의 소싱 전략을 제안합니다.

4. Ivalua: Ivalua는 단일하고 적응력이 뛰어난 생태계 내에서 조달, 공급업체 관리 및 지출 분석을 통합하도록 설계된 코드가 필요 없는 S2P(Source-to-Pay) 플랫폼입니다.

Ivalua의 IVA(지능형 가상 비서)를 사용하면 공급업체 조사, 계약 요약, 커뮤니케이션 초안 작성 등의 작업을 자동화할 수 있습니다.

5. Cherrywork: AI 기반 워크플로우를 갖춘 Cherrywork의 Intelligent Procurement Suite는 소싱에서 지불에 이르는 라이프사이클을 간소화합니다. 규정 준수 및 일관성을 보장하면서 사이클 시간을 단축할 수 있습니다.

클라우드 기반 애플리케이션은 기본 통합 기능으로 SAP를 사용하는 조직에 유용합니다.

6. Klevaar: 대량 또는 다변수 RFQ를 관리하는 팀을 위해 소싱 최적화와 지능형 자동화를 결합하여 팀에 부담을 주지 않고 대규모의 복잡한 이벤트를 처리할 수 있습니다.

AI 기반의 eSourcing 플랫폼은 구매자가 설정한 규칙과 선호 사항을 적용하여 수백(또는 수천) 개의 공급업체 응답을 동시에 처리할 수 있습니다

7. LevaData: LevaData는 AI를 사용하여 비용 절감 기회를 감지하고, 소싱 위험을 평가하며, 대체 공급업체 또는 부품을 추천합니다.

이 AI 조달 도구는 직접 자재 및 전략적 소싱에 이상적입니다. 외부 시장 신호를 소싱 주기에 걸쳐 사전 예방적인 의사 결정 지원으로 전환하기 때문입니다.

8. Sievo: Sievo의 조달 분석 소프트웨어를 사용하여 복잡한 조달 데이터를 구조화된 지출 정보로 변환하십시오. 이 소프트웨어는 기업 조직을 위해 포괄적인 지출 가시성, AI 기반 인사이트, 고급 데이터 관리 및 ESG 추적 기능을 제공합니다.

지출 분석 대시보드에서 과거의 성과를 비교하고 비즈니스 단위에 따라 데이터를 필터링할 수 있습니다.

9. GEP Smart: GEP SMART는 AI가 내장된 엔드투엔드 조달 플랫폼입니다. 통합 조달 플랫폼을 통해 기회를 파악하고, 비용을 절감하며, 직접 및 간접 지출 관리를 간소화할 수 있습니다.

10. Fairmarkit: 자율적인 지출 관리 플랫폼 Fairmarkit은 테일 지출 소싱을 위해 특별히 설계되었습니다. 수요 수집, 소싱 이벤트 생성, 공급업체 응답 분석, 진행 상황 보고 및 스프레드시트 작업이 많은 워크플로우와 같은 수동 작업을 자동화할 수 있습니다.

AI 기반 조달의 주요 과제 및 윤리적 고려 사항

AI 기반 조달의 이점은 문서 생성 자동화부터 지능형 공급업체 리스크 관리, 지출 분석 및 최적화에 이르기까지 다양하지만, 그 자체로 몇 가지 과제도 있습니다. 이러한 과제는 다음과 같습니다.

1. 알고리즘 편향과 공정성

역사적 조달 데이터로 훈련된 AI 시스템은 기존의 편견을 영속화할 수 있습니다. 예를 들어, 과거 데이터가 지리적 위치나 규모를 기준으로 특정 공급업체를 선호한 경우, AI 모델도 이러한 경향을 이어가 불공정한 공급업체 선택과 잠재적인 차별을 초래할 수 있습니다.

주요 고려 사항:

2. 데이터 프라이버시 및 보안

조달 AI 시스템은 공급업체의 재무 정보, 계약 및 법률 문서와 같은 민감한 공급업체 및 조직 데이터를 처리하는 경우가 많습니다. 하지만 강력한 보안 장치가 마련되어 있지 않으면 어떻게 될까요? AI 시스템이 데이터에 액세스, 처리 및 공유하는 방법에 대한 명확한 거버넌스가 부족하면 어떻게 될까요?

데이터 오용, 프라이버시 법규 위반, 공급업체 신뢰 저하와 같은 중대한 위험에 직면하게 될 것입니다.

✅ 체크리스트: 조달 AI의 윤리적 안전 장치

3. 자동화에 대한 과도한 의존

AI의 기능이 점점 더 향상됨에 따라 팀이 자동화된 의사 결정에 너무 많이 의존하게 될 위험이 커지고 있습니다.

계약서 작성의 예를 들어 보겠습니다. AI 시스템은 계약서 작성 과정에서 중복으로 보이는 조항을 삭제하여 문서를 간소화할 수 있습니다. 하지만 그 조항은 과거의 분쟁을 근거로 법률 팀이 고위험 공급업체에 대해 고집한 대체 보호 조항일 수도 있습니다.

AI가 중복으로 인식하는 것은 실제로는 조직을 보호하기 위해 힘들게 쌓아온 안전 장치일 수도 있습니다.

✅ 체크리스트: 자동화와 인간의 판단의 균형을 맞추는 방법

4. 지적 재산권 및 공급업체 권리

공급업체는 공정하고 안전한 파트너십을 기대하며 귀하에게 독점 데이터를 신뢰합니다. AI 도구가 의도적으로 또는 의도하지 않게 해당 정보를 재사용하거나 노출하는 경우 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 또한 법적 조치로 이어질 수도 있습니다. AI는 경계를 그을 수 없습니다. 귀하가 경계를 그어야 합니다.

AI 워크플로우에서 공급업체 데이터를 보호하기 위한 주요 고려 사항

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조달이 변화하고 있다는 사실은 이미 알고 계실 것입니다. 그러나 임시방편으로 만든 도구와 연결되지 않은 데이터로는 앞으로의 변화를 따라갈 수 없습니다.

전략적 비용 절감을 실현하고, 사이클 시간을 단축하며, 선견지명으로 리드를 확보하기 위해서는 생성형 AI가 단순한 실험을 넘어서는 것이 필요합니다. 소싱 및 공급업체 위험 추적부터 계약 자동화 및 지출 가시성에 이르기까지 워크플로우의 모든 단계에 생성형 AI가 통합되어야 합니다.

이것이 바로 ClickUp이 필요한 이유입니다.

단순히 조달 작업을 관리하는 것이 아닙니다. AI 기반의 단일 작업 공간에서 직원, 시스템 및 데이터를 연결하는 것입니다.

또한 ClickUp Brain을 사용하면 흩어진 공급업체 대화를 요약으로, 긴 계약을 실행 항목으로, 복잡한 조달 질문을 즉각적인 답변으로 바꿀 수 있습니다. 하나의 도구로 조달 분석가, 운영 책임자, 메모 작성자를 모두 보유한 것과 같습니다.

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