예산 관리는 좋지 않은 평판을 가지고 있습니다: 사람들은 예산 관리를 지루한 스프레드시트와 긴 비용 보고서 . 하지만 프로젝트 예산 관리는 사실 하나의 예술 양식이며, 에이전시에서 일하는 사람들에게는 회사의 비즈니스 모델에 필수적인 요소입니다.
좋은 프로젝트 예산은 단순히 달러와 센트를 의미하는 것이 아니라 맥락을 의미합니다. 예산은 팀이 무엇을 하고 있고 얼마나 잘하고 있는지에 대한 스토리를 전달하는 데 도움이 되는 도구입니다.
프로젝트 예산 관리에 대한 이러한 접근 방식은 무엇이 효과가 있고 무엇이 효과가 없는지 실시간으로 파악하는 데 도움이 됩니다. 또한 프로세스를 평가하고 시간이 지남에 따라 예산 책정 능력을 향상시킬 수 있는 명확한 숫자를 제공합니다. 다음은 담당하고 있는 모든 프로젝트 예산을 설정하고 추적하기 위해 취해야 할 단계입니다.
프로젝트 예산이란 무엇인가요?
프로젝트 예산은 특정 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 활동의 예상 비용을 개략적으로 설명하는 재무 플랜입니다. 여기에는 재료, 장비, 인건비 및 기타 비용 등 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 리소스가 포함됩니다.
프로젝트 예산은 "$20,000"가 아닙니다 2만 달러를 어떻게 지출할 것인지, 왜 그렇게 지출할 것인지에 대한 명확한 분석입니다.
이론적으로는 신입 사원이 회사에 들어와서 추가 지침 없이도 여러분이 만든 예산안을 실행할 수 있어야 합니다. 하지만 올바른 접근 방식과 도구 없이는 쉽지 않습니다.
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프로젝트 예산에는 무엇이 포함되어야 하나요?
ClickUp의 대시보드로 예산 보고서 만들기
우선 예산에는 다음 세 가지가 포함되어야 합니다:
- 총 프로젝트 비용: 인건비, 재료비, 장비
- 방법리소스 할당: 프로젝트 예산 할당은 일반적으로 결과물별로 분할됩니다
- 프로젝트 타임라인 : 프로젝트 타임라인 : 이것은 각각과 관련된 비용을 지출 할 것으로 예상되는 시점으로 나뉩니다프로젝트 결과물 이러한 각 구성 요소를 예산에 맞게 구축하는 방법에 대해서는 곧 자세히 설명하겠습니다.
프로젝트 예산 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
예산에는 프로젝트에 대한 컨텍스트가 포함되어 있으므로 팀을 안내하고 추적하는 데 사용할 수 있습니다. 예산을 잘 관리하면 다음과 같은 도움을 받을 수 있습니다:
- 프로젝트 범위 통제: 모든 에이전시 프로젝트 관리자는 기대치를 계속 변경하는 한 명의 클라이언트를 상대해 본 경험이 있을 것입니다. 능동적인 예산 관리를 통해 이러한 수정 사항이 원래 예산 범위 내에 맞는지 확인할 수 있습니다프로젝트 범위 에 맞는지 또는 기대치를 재설정하기 위해 논의가 필요한지 여부를 확인할 수 있습니다.
- 프로젝트 비용 관리 /%% :지출 추적하기 를 통해 지출을 추적하면 프로젝트를 완료하기에 충분한 자금이 없는 시점에 도달하기 전에 초과 지출을 조기에 발견할 수 있습니다. 비용 변경은 종종 본인(또는 팀)이 통제할 수 없는 경우가 많지만, 제때 파악한다면 어떻게 처리할지는 본인이 통제할 수 있습니다.
- 진행 상황 추적: 프로젝트 예산 항목이 결과물에 연결되어 있으면 각 작업의 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있습니다. 예를 들어 웹페이지에 필요한 폰트에 대한 비용을 지출하지 않았다면 디자인 단계가 완료되지 않았다는 것을 알 수 있습니다.
- 향후 프로젝트 계획: 프로젝트 예산 진행 상황을 확인하면 다음 프로젝트에 대한 더 확실한 견적을 내리는 데 도움이 됩니다. 예측이 현실과 일치하지 않는 부분을 확인하고 예측 능력을 향상시킬 수 있습니다.
7단계로 프로젝트 예산을 관리하는 방법
이제 프로젝트 예산 관리가 얼마나 복잡한지 알았으니 조금 겁이 날 수도 있습니다. 걱정하지 마세요! 약간의 플랜만 세우면 누구나 프로젝트 예산을 수립하고 관리할 수 있습니다. 예산을 만들고 관리하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
1. 단계별 예산 만들기 프로젝트 개요 먼저
전체 프로젝트 플랜 프로젝트 팀 및 모든 이해관계자와 협력하여 만든 계획입니다. 지금은 작업할 번호가 없을 수도 있지만 괜찮습니다! 좋은 프로젝트 예산을 세우려면 전체 프로젝트 범위와 팀이 책임져야 할 모든 결과물을 파악해야 합니다.
이것을 확인하세요 비용 보고서 템플릿 !
ClickUp의 타임라인 보기
'개요'라는 이름이 붙었다고 해서 골격만 있는 것은 아닙니다. 모든 결과물을 단계별 진행 상황으로 분류하여 필요한 모든 리소스를 볼 수 있도록 해야 합니다.
프로젝트가 소셜 미디어 광고 패키지라고 가정해 보겠습니다. 팀원이 필요할 것입니다:
- 캠페인 컨셉 정하기
- 카피 작성 및 편집
- 스톡 이미지 큐레이션 및 구매
- 캠페인 실행
- 성과 추적 및 보고하기
팀원들에게 각 결과물의 하위 작업을 확인하도록 하세요. 팀원들은 이러한 결과물을 일상적으로 제작하는 사람들이므로 최종 결과물을 만드는 데 필요한 모든 것을 알고 있습니다.
보너스: 부기 템플릿 !
2. 모든 필수 리소스 목록 작성하기
시간은 곧 돈이며 프리랜서, 교육, 연구와 같은 리소스도 마찬가지입니다. 팀이 진행하는 모든 단계에는 이러한 것 중 하나 이상이 필요합니다.
각 하위 작업 아래에 필요한 모든 리소스의 목록을 작성하세요. 다음은 몇 가지 일반적인 프로젝트 리소스입니다:
- 팀원: 프로젝트에 몇 명의 내부 직원이 얼마나 많은 시간 동안 일할 예정인가요? 프리랜서도 고용해야 하나요?
- 장비 및 라이선스: 물리적 장비나 온라인 도구에 대한 액세스가 필요합니까? 이러한 장비를 직접 구매할 것인가, 아니면 라이선스 비용을 지불할 것인가, 후자라면 얼마나 오래 사용할 것인가?
- 교육: 직원들이 아직 갖추지 못한 어떤 기술을 배워야 하나요? 이러한 기술을 배우기 위해 어떤 리소스를 사용하며, 시간은 얼마나 걸리나요?
- 조사: 목표 고객의 반응을 알아보기 위해 업계 조사 또는 파일럿 연구를 구매해야 합니까?
- 여행 및 접대: 프로젝트 관련 업무를 처리하기 위해 클라이언트의 위치로 비행기를 타거나, 비즈니스 오찬을 주최하거나, 차량 공유 서비스를 이용할 계획이 있는가?
- 전문 서비스: 고객사로부터컨설턴트 또는 기타 전문가 프로젝트를 안내해 주시겠습니까?
ClickUp의 위험 로그를 사용하여 어떤 작업 또는 하위 작업이 늦게 실행되거나 완료되지 않을 위험이 있는지 확인합니다
다른 비용이 발생할 수 있습니다, 조달과 같은 및 IT와 같이 프로젝트 예산에 따라 다르지만, 위의 목록은 여러분과 같은 팀에 필요한 가장 일반적인 리소스를 다룹니다.
관련: 가격 목록 템플릿 !
3. 각 리소스에 비용 할당
프로젝트를 필요한 모든 리소스로 분류했다면 이제 이 모든 리소스의 비용을 파악할 차례입니다.
프로젝트 예산을 추정하는 방법에는 네 가지가 있습니다. 아래의 방법 설명을 읽고 에이전시 구조와 사용 가능한 도구에 따라 하나를 선택하세요.
프로세스 1: 하향식 접근 방식
프로젝트에 할당된 금액이 이미 정해져 있다면 현재 가지고 있는 돈으로 무엇을 달성할 수 있는지 결정해야 합니다. 각 단계의 리소스 사용량에 따라 각 결과물에 일정 금액을 할당하세요. 그런 다음 프로젝트 관리자는 모든 하위 작업을 할당해야 합니다.
하향식 접근 방식으로 예산을 책정할 경우, 프로젝트 관리자는 프로젝트의 범위 를 살펴보고 보다 비용 효율적으로 회의 목표를 달성할 수 있는 방법을 생각해 보세요.
프로세스 2: 상향식 접근 방식
마지막 단계에서 목록에 올린 각 리소스에 금액을 할당하고 모든 것을 합산하여 최종 프로젝트 예산을 구하세요. 정확한 숫자를 얻으려면 작업 시간, 프리랜서 요금, 도구 비용을 추정해야 합니다. 특정 항목에 대해 어느 것이 합리적인지 잘 모르겠다면 팀(또는 프로젝트 매니저)에게 도움을 요청하세요.
ClickUp의 작업량 보기를 사용하여 누가 앞서고 있는지 뒤처지고 있는지 확인하고 작업을 쉽게 드래그 앤 드롭하여 리소스를 재할당할 수 있습니다
프로세스 3: 유사
현재 예산을 책정 중인 프로젝트와 유사한 이전 프로젝트를 찾아 해당 프로젝트의 실제 비용을 이 프로젝트에 필요한 비용의 추정치로 사용하세요. 이 방법은 1) 과거 프로젝트 비용에 예상 비용과 실제 비용을 비교하고 예상치 못한 비용에 대한 메모가 포함되어 있고 2) 두 프로젝트의 범위가 거의 동일한 경우에만 효과가 있습니다.
프로세스 4: 3점 접근 방식
이 방법은 세 가지 다른 예산을 만든 다음 평균을 구하는 방법입니다. 계산이 필요합니다:
- 최상의 시나리오 예산: 모든 단계가 가능한 한 최단 시간 내에 완료되고 필요한 모든 리소스를 가장 낮은 공정 요금으로 찾을 수 있습니다.
- 최악의 시나리오 예산: 작업이 늦어져 초과 근무 수당이나 급행료를 지불해야 하고, 더 비싼 장비를 구입해야 하는 등의 상황이 발생합니다.
- 가장 가능성이 높은 시나리오 예산: 계획보다 몇 단계가 조금 더 오래 걸리지만 대부분 일정대로 진행되며, 최저가를 받지는 못하지만 과도한 비용을 지불하지는 않습니다.
이 세 가지 숫자를 평균하여 총 예산을 계산하세요. 가장 가능성이 높다고 생각되는 시나리오에 따라 다른 시나리오보다 더 높은 가중치를 부여하는 것도 고려해 보세요.
프로젝트 예산 추정 방법 사이에서 고민하고 있다면 걱정하지 마세요! 언제든지 결합할 수 있습니다. 예를 들어, 상향식 추정법을 사용하여 3점 방식에 대한 프로젝트 예산을 구축할 수 있습니다.
보너스: 예산 제안서 템플릿 !
4. 컨틴전시 추가
비상 자금은 최악의 시나리오 예산에 실제로 도달했을 때를 대비한 "오, 안 돼" 자금입니다. 비상 자금은 비용 위험 관리 플랜 .
일반적으로 비상 자금은 전체 프로젝트 예산의 5~10%입니다. 비상 자금을 자주 사용하지 않아도 되므로 매우 좋습니다!
하지만 만일을 대비해 모든 프로젝트 예산에는 비상 자금이 있어야 합니다.
보너스: 비즈니스 모델 캔버스 템플릿
5. 예산 문서화
모든 결과물과 그에 첨부된 번호가 정해졌다면 이제 공식 예산 문서를 작성할 차례입니다. 저희는 프로젝트 예산 책정에 ClickUp을 즐겨 사용합니다(아래에서 유용한 템플릿을 공유해 드렸습니다!).
사용하지 않는 경우 ClickUp (아직), 다음을 사용하는 것이 좋습니다 무료 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하는 것이 좋습니다. 좋은 앱을 사용하면 포함해야 할 모든 정보를 쉽게 정리하고 업데이트할 수 있습니다.
그리고 프로젝트 예산 문서에는 다음이 포함되어야 합니다:
- 각 결과물(및 각 결과물에 대한 모든 하위 작업)과 최종 마감일 및 내부 마감일.
- 각 하위 작업 아래에 필요한 모든 리소스와 예상 비용을 항목별로 기재하세요.
- 프로젝트 일정에 따라 각 리소스에 대해 예상되는 비용 지출 시기를 표시합니다.
- 실제 비용과 지출 날짜를 나열하는 스페이스로, 프로젝트가 진행됨에 따라 예산을 업데이트할 수 있습니다.
- 각 항목에 대한 책임이 있는 사람: 출장 영수증은 누가 수집하나요? 프리랜서 인보이스는 누가 감독하나요?
모든 정보를 파악한 후에는 각 결과물 또는 마일스톤에 대한 총 비용을 합산하여 예상 프로젝트 예산을 계산하세요.
마일스톤, 작업, 시간, 활동 등을 기준으로 진행 상황을 즉시 확인할 수 있습니다.
마지막 단계로 프로젝트에 참여하는 팀원들에게 예산을 다시 한 번 검토하도록 요청하여 놓친 부분이 없는지 확인하세요. 프로젝트 예산 책정 과정의 중간에 실수를 발견하는 것보다 이 단계에서 발견하는 것이 훨씬 낫습니다.
6. 프로젝트 예산 승인 받기
클라이언트에게 예산을 제시하거나 상사나 다른 이해관계자에게 제출할 수 있습니다. 청중에 맞게 요청을 조정하세요.
하지만 예산이 어떻게 원하는 프로젝트 결과를 가져올 수 있는지, 그리고 예산이 감소하면 어떻게 범위를 변경해야 하는지를 보여주는 세부 사항을 포함해야 합니다. 이전 단계에서 완료됨 작업을 통해 프로젝트 예산 요청을 정당화하기가 쉬워집니다.
코멘트를 ClickUp 작업으로 변환하거나 할당하여 생각을 즉시 실행 항목으로 전환하세요
7. 예산 모니터링(및 조정)
예산은 최신 상태로 유지해야만 진행 상황을 추적하고 비용과 범위를 관리하는 데 도움이 됩니다. 매번 구매 직후에 예산을 업데이트할 필요는 없지만, 비용을 추가하고 예상 비용에서 너무 많이 벗어나고 있는지 측정하기 위해 시간을 따로 설정해야 합니다.
최적의 업데이트 빈도는 각 단계의 길이 및/또는 각 결과물 사이의 시간에 따라 달라집니다. 소셜 미디어 광고 지출이 많이 포함된 예산의 경우 며칠마다 업데이트해야 할 수 있으며, 200페이지 웹사이트에 대한 프로젝트 예산은 매주 또는 격주로 확인해도 괜찮을 수 있습니다.
예산과 실제 지출 사이에 심각한 불일치가 발견되면 완화 모드로 전환하세요. 먼저 무엇이 잘못되었는지 파악하세요. 프리랜서가 완료하는 데 하루 종일 걸리는 하위 작업을 놓쳤나요? 클라이언트가 예산을 초과하여 작업했나요? 그들의 프로젝트 계획 를 중간에 변경해서 다시 되돌아가야 했나요?
프로젝트 예산을 추적하기 위해 작업에 금전적 값을 추가하는 것은 간단합니다
오류를 발견할 때마다 다른 단계와 결과물에서 오류가 재현되었는지 확인하세요. 마지막으로, 예상치 못한 초과분을 비상 대책으로 충당할 수 있는지 확인하세요. 그렇지 않다면 리소스 재할당 또는 팀이 아직 시작하지 않은 다른 하위 작업에 더 적은 리소스를 사용하는 방법을 찾고 계신가요?
아니면 다른 옵션에 대해 논의해야 하나요?
이러한 논의에는 상사나 클라이언트가 관여할 수 있으며, 재미있지 않을 수도 있습니다. 하지만 빨리 논의할수록 이상적이지는 않더라도 최소한 모두가 만족할 수 있는 해결책을 찾을 가능성이 높아집니다.
프로젝트 예산에 변경 사항을 노트와 함께 기록해 두면 무엇이 잘못되었는지 기억하고 향후 정확한 지출을 계획할 수 있습니다.
이것들을 확인하세요_ 일반 원장 템플릿 !
프로젝트 예산 관리를 위한 5가지 템플릿
이쯤 되면 예산이 복잡하다는 것을 알고 계실 텐데요, 템플릿을 사용해 더 쉽게 관리해 보세요 템플릿은 다음과 같습니다 시간 절약 모든 설정과 함께 액세스 할 수 있습니다 ClickUp의 우수한 대시보드 를 사용하면 프로젝트 예산과 진행 상황을 시각화할 수 있습니다.
예산 관리 전문가로 단숨에 거듭날 수 있도록 도와주는 5가지 즐겨찾기 무료 ClickUp 템플릿을 소개합니다:
1. ClickUp 프로젝트 개요 템플릿
이 ClickUp 문서 템플릿을 사용하면 처음부터 끝까지 프로젝트 개요를 쉽게 작성할 수 있습니다
예산 프로세스는 전체 프로젝트 개요로 시작하므로, 다음과 같이 프로세스를 시작해보세요 ClickUp의 프로젝트 개요 템플릿 ? 여기에는 사전 예산 계획에 필요한 모든 것을 추가할 수 있는 스페이스가 있습니다:
- 프로젝트 배경
- 프로젝트 소개
- 오브젝트
- 제약 조건 및 가정
- 타임라인
- 주요 결과물
- 예산 및 투자
이 템플릿이 프로젝트 예산 수립에 필요한 유일한 템플릿은 아니지만, 예산 책정 과정에서 가장 먼저 사용해야 하는 템플릿은 될 것입니다. 이 템플릿 다운로드하기
2. ClickUp 프로젝트 리소스 매트릭스 템플릿
ClickUp의 이 심층적인 프로젝트 리소스 매트릭스 템플릿으로 예산을 관리하세요
비용 추정에는 수학이 필요합니다... 많은 수학이 필요합니다. ClickUp의 프로젝트 리소스 매트릭스 템플릿 는 숫자를 넣을 위치를 알려주고 최종 금액을 계산하여 이러한 계산 과정을 안내합니다 수식 필드 .
모든 유형의 리소스(인건비, 장비, 간접비, SaaS 도구 및 원자재)에 대한 비용을 추정하는 데 사용하므로 가능성이 거의 없는 프로젝트에도 사용하는 것을 두려워하지 마세요. 이 템플릿의 보기는 다음과 같습니다:
- 시작 가이드
- 칸반 보드
- 리소스 입력 양식
- 리소스 목록
- 비용 테이블
- 타임라인
이 기능을 사용하면 비용 견적을 쉽게 입력하고 프로젝트를 플랜할 수 있습니다 리소스 관리 를 방문하여 예산 타임라인에서 어느 시점에 예산을 확보해야 하는지 확인하세요. 이 템플릿 다운로드하기
3. ClickUp 프로젝트 결과물 템플릿
모든 결과물, 할당된 소유자, 타임라인, 예산을 한눈에 보기로 추적할 수 있습니다
이쯤 되면 프로젝트 예산을 결과물별로(그리고 하위 작업별로) 세분화하는 것이 얼마나 중요한지 잘 알고 계실 것입니다. ClickUp의 프로젝트 결과물 템플릿 에는 예산, 남은 예산, 지금까지의 지출에 대한 사용자 정의 필드가 포함되어 있습니다.
간트 보기와 프로젝트 예산 목록을 포함한 6가지 보기를 제공하며, 팀 리더나 프로젝트 매니저가 사용자 정의 필드를 변경하면 댓글을 게시하는 자동화 기능도 제공합니다.
즉, 이 템플릿은 대행사에서 바로 사용할 수 있는 실시간 예산 추적기입니다. 이 템플릿을 사용하면 예산 관리가 한결 쉬워집니다. 이 템플릿 다운로드하기
4. ClickUp 프로젝트 요청 및 승인 템플릿
ClickUp의 이 템플릿은 승인 프로세스를 전용 단계로 세분화하는 데 도움이 됩니다
프로젝트 결과물 템플릿보다 더 고급적이고 심층적인 트래커를 원하신다면 다음을 참조하세요 ClickUp의 프로젝트 요청 및 승인 템플릿 .
- 미리 작성된 목록, 칸반, 간트 보기가 제공되므로 할 일 목록을 정리하고 타임라인을 한눈에 볼 수 있습니다.
- 미리 저장된 리스트는 세부 사항만 추가하면 되므로 프로젝트를 처음부터 새로 만들지 않아도 됩니다.
- 6개의ClickUp의 사용자 지정 필드에는 예산, 지출, 남은 예산을 포함한 사용자 지정 필드가 있습니다.
마감일과 우선순위를 설정하여 필요한 경우 예산 조정을 안내하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 템플릿 다운로드하기
5. ClickUp 프로젝트 비용 관리 템플릿
이 ClickUp 템플릿으로 전체 예산을 한눈에 보고 관리하세요
관리해야 할 프로젝트 예산이 많은 경우, 다음 템플릿을 사용하세요 ClickUp의 프로젝트 비용 관리 템플릿 를 사용하면 모든 것을 개요 보기로 볼 수 있습니다. 이 템플릿은 6가지 상태(신규 프로젝트부터 예산 변동, 완료된 프로젝트까지 모든 것을 포괄)와 6가지 보기로 구성되어 있습니다:
- 프로젝트 목록
- 프로젝트 비용 테이블
- 승인 프로세스 보드
- 시작 가이드
- 달력
- 프로젝트 비용 요청 양식
프로젝트 예산 관리 템플릿 하나로 모든 것을 관리할 수 있으며, 엄청나게 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이 템플릿 다운로드하기
프로젝트 예산 관리: 성공을 위한 최고의 실행 방식
모든 것이 납품되고 모든 청구서가 지불되었다면 이제 예산을 다시 검토하고 프로젝트 중에 변경한 사항에 대해 메모할 차례입니다. 여기서 얻은 교훈을 향후 유사한 프로젝트에 적용할 수 있습니다.
각 예산이 팀의 일에 대한 이야기를 어떻게 전달하는지에 대해 이야기했습니다. 명확하고 상세하게 작성하면 바로 검토하지 않더라도 프로젝트의 세부 사항을 기억하는 데 도움이 됩니다.
사후에 추가한 항목, 예상보다 많은 리소스가 소요된 프로젝트 작업, 모두가 예산을 준수하기 위해 중간에 조정한 사항을 확인하세요. 문서를 만들거나( ClickUp의 프로젝트 포스트 모템 템플릿 )를 사용하여 인사이트를 추적하세요.
각 예산을 시작하기 전에 이 정보를 검토하여 같은 실수를 두 번 반복하지 않도록 하세요. 예산 관리의 성공은 프로젝트의 성공을 의미하므로 시간을 들여 철저하고 사려 깊은 프로젝트 예산 책정 프로세스를 구축하세요.
프로젝트 성공으로 이어지는 예산 수립을 위한 유용한 도구와 지식을 결합하세요 시작하기 오늘 ClickUp으로 시작하세요!