프로젝트 예산은 팀원들에게 어떤 일이 승인되었는지, 결과물 제공에 예상되는 비용은 얼마인지, 그리고 현재 플랜이 그대로 진행될 경우 최종 완료 비용은 얼마가 될지를 알려주어야 합니다. 단순히 총액만으로는 이러한 질문들에 대한 답을 줄 수 없습니다.
고정 수수료나 리테이너 방식으로 일을 진행할 경우, 클라이언트에게 청구하는 금액과 일을 수행하는 데 드는 비용을 구분해 두세요. 그런 다음 팀이 더 자세히 알아보기 시작함에 따라 예측치를 업데이트하세요. 그래야 해결 방안이 남아 있는 시점에 문제를 조기에 발견할 수 있습니다.
핵심 요점
핵심 요점
- 정의된 일, 예상 소요 시간, 프로젝트 비용 및 명시된 가정을 바탕으로 예산을 수립하십시오.
- 이미 지급된 청구서뿐만 아니라 실제 비용과 미완료 일에 대한 예측 비용도 추적하십시오.
- 매주 예측을 승인된 비용 예산과 비교하십시오.
- 범위 요청을 일, 비용, 일정에 대한 결정으로 간주하고, 변경된 일이 시작되기 전에 승인을 받으십시오.
이 페이지의 내용: 7단계로 프로젝트 예산 수립하기 · 예산 초과 패턴 파악하기 · 예산 변경 논의하기 · 프로젝트 예산 관련 자주 묻는 질문(FAQ)
프로젝트 예산이란 무엇일까요?
프로젝트 예산이란 정의된 일련의 업무를 수행하는 데 소요될 비용에 대한 승인된 견적을 말합니다. 여기에는 포함된 업무, 해당 업무에 배정된 자원, 예상 비용, 일정, 그리고 견적의 근거가 되는 가정 사항들이 기록됩니다.
고객 수수료와 납품 예산을 별도의 항목으로 관리하십시오. 고정 수수료 프로젝트의 경우, 예측 예산을 통해 납품 비용이 계획보다 더 많은 수수료를 차지하고 있는지 확인해야 합니다. 리테이너 계약의 경우, 각 청구 기간 동안 합의된 일에 소요된 비용을 추적하십시오.
클라이언트에게 청구하는 비용에 대한 실용적인 가이드를 원하신다면, 프로젝트 관리 수수료 계산 방법을 확인해 보세요. 이 글에서는 프로젝트 수행 예산과 이를 관리하는 방법에 중점을 둡니다.
프로젝트 예산에는 무엇이 포함되어야 할까요?
견적서를 작성하지 않은 사람도 예산에 무엇이 포함되는지, 그리고 팀이 이를 어떻게 추적할지 이해할 수 있도록 충분한 세부 정보를 포함하십시오:
- 범위 및 제외 사항: 납품물, 검토 단계, 의존성, 그리고 계약 범위를 벗어난 일.
- 인건비: 역할별 또는 업무 패키지별 계획된 시간에 귀사가 적용하는 내부 단가를 곱한 금액입니다.
- 프로젝트 비용: 승인된 프리랜서 비용, 자재비, 라이선스 비용, 출장비 또는 해당 프로젝트에 특화된 기타 비용.
- 일정: 일이 수행되고 관련 비용이 발생할 것으로 예상되는 시기입니다.
- 가정과 위험 요소: 아직 알지 못하는 사항과, 예상치를 바꿀 수 있는 요소들입니다.
- 예비비: 프로젝트에 불확실성이 존재하는 경우, 이를 대비해 문서화된 예산입니다. 임의의 비율을 보편적인 규칙으로 삼아서는 안 됩니다.
- 소유권 및 통제: 실제 비용을 누가 업데이트하는지, 변경 사항을 누가 승인하는지, 그리고 예측치를 얼마나 자주 검토하는지.
영국 인프라 및 프로젝트청(UK Infrastructure and Projects Authority)의 ‘비용 산정 지침(Cost Estimating Guidance)’에 따르면, 비용 추정은 프로젝트가 진행됨에 따라 변화하며, 범위 및 일정과 연결되어 있어야 하고, 위험과 불확실성을 반영한 범위 형태로 제시되어야 합니다. 이 지침은 영국의 주요 인프라 프로젝트를 대상으로 하므로, 본 기사에서는 세부적인 공공 부문 통제 방식이 아닌 비용 산정 원칙만을 차용합니다. 2021년 3월 17일 발간된 ‘비용 산정 지침(Cost Estimating Guidance)’을 참조하십시오.
7단계로 프로젝트 예산을 수립하는 방법
1. 승인된 범위 정의하기
먼저 서명된 제안서, 업무 명세서(SOW) 또는 기타 승인된 업무 범위를 확인하세요. 각 deliverable, 승인 기준, 검토 단계, 마감일 및 클라이언트의 책임을 목록으로 작성하세요. 제외 사항도 기록해 두세요. “웹사이트 콘텐츠”는 어떤 페이지인지, 누가 원본 자료를 제공하는지, 몇 차례의 검토 단계가 포함되는지 알기 전까지는 예산에 반영할 수 있는 deliverable이 아닙니다.
비용에 영향을 미치는 가정 사항을 기록해 두세요. 예시로는 클라이언트가 피드백을 제공할 시기, 프리랜서를 확보할 수 있는지 여부, 팀이 기존 연구 결과를 재사용할 수 있는지 여부 등이 있습니다. 누군가가 해당 가정을 확인하기 전까지는 ‘가정’으로 라벨링해 두세요.
2. 일을 결과물과 세부 작업으로 세분화하세요
작업 내용을 추정할 수 있을 만큼 작은 단위로 나누세요. 각 결과물에 대해 이를 완료하는 데 필요한 단계와 역할을 목록으로 작성하세요. 작업을 수행하는 사람들에게 이 세부 내역을 검토해 달라고 요청하세요. 지금 간단히 검토하는 것이, 팀이 예산을 모두 소진한 후에 QA 단계가 누락된 사실을 발견하는 것보다 비용이 적게 듭니다.
작업 분해 구조(WBS)는 프로젝트 작업을 더 작은 구성 요소로 체계화하는 방법 중 하나입니다. 미국 정부감사원(GAO) 의 『 비용 추정 및 평가 가이드 』는 정부 프로그램 비용 추정을 위해 WBS(제7장, 56~69쪽)와 기본 원칙 및 가정(제8장, 71~79쪽)에 대해 별도의 장을 할애하고 있습니다. 이 글은 해당 가이드의 연방 규제 사항이나 획득 가치 관리(EVM) 방식이 아닌, 이러한 체계화 개념을 차용하고 있습니다.
3. 인건비 및 프로젝트 비용 산정
역할이나 업무 패키지별로 소요 시간을 추정한 다음, 계획 수립에 사용되는 내부 단가를 곱하십시오. 클라이언트에 청구하는 단가가 아닌, 소속 기관에서 승인한 단가를 사용하십시오. 나중에 확인하기 쉽도록 프로젝트별 공급업체 비용과 경비 비용은 별도로 추가하십시오.
인건비 = 계획된 시간 × 내부 단가
범위가 아직 불확실한 경우, 범위를 제시하거나 최소한 가정을 가시적으로 밝혀야 합니다. 제안서에 하나의 번호가 필요하다고 해서 낮은 추정치를 확실한 것처럼 보이게 해서는 안 됩니다. GAO 가이드의 서문에서는 비용 추정을 확립된 방법과 유효한 데이터를 바탕으로 산출된 개별 비용 요소의 합계로 정의하며, 업데이트 시 실제 데이터와 프로그램 변경 사항을 반영해야 한다고 밝히고 있습니다. 이는 연방 프로그램 추정을 위한 지침입니다. 본문에서는 이 글이 GAO의 방법을 완전히 따르고 있다고 주장하지 않으면서도 ‘추적 가능한 추정’ 원칙을 적용하십시오. GAO-20-195G, 2020년 3월, 서문, 2쪽을 참조하십시오.
4. 특정 불확실성에 대비한 예비비를 책정하세요
추가 검토 주기, 알려지지 않은 통합 요구 사항, 확인되지 않은 공급업체 견적 등 비용을 증가시킬 수 있는 위험 요소를 기록해 두세요. 이러한 위험 요소와 기관의 정책을 바탕으로 견적에 예비비를 반영해야 하는지, 그리고 그 금액을 결정하세요. 예비비는 별도의 항목으로 가시성을 유지해야 합니다. 인건비 항목 안에 숨기거나 모든 프로젝트에 동일한 비율을 적용한다고 주장해서는 안 됩니다.
실전 예시: 일 비용을 산정한 후, 예측치를 확인하세요
아래의 수치는 예시일 뿐입니다. 실제 대행사 요금, 시장 기준치 또는 고객사의 결과가 아닙니다. 해당 수치를 귀사의 비용 단가, 공급업체 견적 및 계약 조건으로 대체하여 사용하십시오.
클라이언트 수수료가 24,000달러인 고정 수수료 프로젝트를 가정해 봅시다. 계획된 인건비는 다음과 같습니다:
| 프로젝트 관리 | 20 | 시간당 60달러 | $1,200 |
| 전략 | 28 | 시간당 80달러 | $2,240 |
| 디자인 | 36 | 시간당 70달러 | $2,520 |
| 복사 | 32 | 시간당 65달러 | $2,080 |
| 만들기 | 64 | 시간당 85달러 | 5,440달러 |
| QA | 20 | 시간당 60달러 | $1,200 |
| 총 플랜된 인력 | $14,680 |
프로젝트별 공급업체 비용 및 기타 비용으로 2,200달러를 추가합니다. 기본 견적액은 16,880달러입니다. 팀은 구체적인 불확실성 요인을 파악하고 별도로 2,000달러의 예비비를 설정하여, 승인된 비용 예산은 18,880달러가 됩니다. 24,000달러의 고정 수수료와 비교했을 때, 일반 간접비 및 세금을 제외하기 전 계획된 차액은 5,120달러입니다. 이 차액은 순이익이 아닙니다.
2,000달러의 예비비는 이 예시를 위한 설명용 플랜 입력값일 뿐, 권장 비율은 아닙니다.
5. 예산을 일정에 반영하고 승인을 받으세요
각 비용을 산출물과 해당 작업이 수행될 예정인 기간에 할당하십시오. 각 견적의 담당자와 실제 실적치를 업데이트할 담당자를 기록하십시오. 범위, 일정, 가정 및 총 비용 플랜이 클라이언트 계약서와 귀사의 승인 절차와 일치하는지 확인하십시오.
플랜이 승인되면 해당 버전을 기준선으로 유지하십시오. 플랜이 변경될 경우, 원래의 예상치를 조용히 대체하는 대신 요청 사항과 그 영향을 기록해 두십시오. 원래의 기준선을 통해 무엇이, 왜 변경되었는지 파악하는 데 도움이 됩니다.
6. 매주 실제 비용과 예측 비용을 검토하세요
각 작업 패키지별로 현재까지의 실제 인건비와 프로젝트 비용을 기록하십시오. 그런 다음 남은 작업에 소요될 비용을 추정하십시오. 공급업체에 커밋된 비용은 청구서 항목으로 한 번만 포함하고, 향후 작업 비용으로 중복하여 포함하지 마십시오.
'번(Burn)'은 현재까지 발생한 실제 비용을 의미합니다. 실제 비용을 일정상 해당 시점에 계획된 금액과 비교해 보세요. 번을 총 예산 대비 비율로 추적하는 경우, 현재까지의 실제 비용을 승인된 예산으로 나눈 값을 사용하십시오. 이 비율 자체만으로는 완료도를 나타내는 지표가 아닙니다.
완료 시 예상 비용 = 현재까지의 실제 비용 + 완료까지 예상되는 비용
예측 편차 = 완료 시 예상 비용 – 승인된 비용 예산
양수 편차는 현재 예측치가 승인된 예산을 초과함을 의미합니다. 음수 편차는 예측치가 승인된 예산보다 낮음을 의미합니다. 이 수치만으로는 원인을 파악할 수 없으므로, 결과물 상태 및 일정과 함께 검토해야 합니다.
예를 들어, 3주차에 팀은 9,100달러를 지출했으며, 완료까지 추가로 10,400달러가 소요될 것으로 예측합니다. 예측 비용은 19,500달러입니다. 예시로 제시된 18,880달러의 비용 예산과 비교했을 때, 예측 비용은 620달러 초과합니다. 이 예측치를 통해 팀은 예산 초과가 확정되기 전에 남은 일을 점검하고, 견적을 확인하며, 대안을 논의할 기회를 얻게 됩니다.
주간 검토는 이 워크플로우를 시작하는 데 유용한 출발점일 뿐, 보편적인 기준은 아닙니다. 비용이 급격히 변동하거나 주요 공급업체와의 계약 이행 기한이 다가올 때는 더 자주 검토하십시오. 실제 비용을 일정상 해당 시점에 예상된 지출액과 비교하십시오. 프로젝트 플랜에서 그러한 비교를 지원하지 않는 한, 지출과 작업 진행 상황이 동일한 속도로 진행된다고 가정하지 마십시오.
7. 범위 변경 전에 편차를 조치하십시오
예측 비용이 승인된 예산을 초과하는 경우, 잔여 작업량 추정을 확인하고 원인을 파악하십시오. 아래 체크리스트를 활용하여 기존 범위 내에서 수정 가능한 사항을 결정하십시오. 클라이언트가 다른 작업을 요청하는 경우, 해당 작업이 비용과 일정에 미치는 영향을 문서화하고 플랜을 변경하기 전에 필요한 승인을 받으십시오.
조기에 파악해야 할 세 가지 예산 초과 유형
- 결정이 내려지지 않으면 추가 작업이 슬그머니 끼어들게 됩니다. 작업 목록에 새로운 결과물이나 검토 단계가 추가되더라도, 승인된 범위와 예상 비용은 그대로 유지됩니다. 새로운 요청 사항을 승인된 범위와 비교하고, 작업에 착수하기 전에 비용 및 일정에 미치는 영향을 기록해 두십시오.
- 결과물이 완료되기도 전에 시간이 다 지나버립니다. 중요한 작업이 남아 있는 데도 특정 작업에 계획보다 더 많은 시간이 소요됩니다. 소유자에게 완료까지 소요될 것으로 예상되는 시간을 다시 확인해 달라고 요청하고, 재작업이 필요한 부분이나 누락된 단계가 있는지 점검한 후, 남은 작업이 별다른 노력 없이 진행될 것이라고 가정하지 말고 예측 시간을 업데이트하십시오.
- 지연은 후속 단계에서 추가 비용을 발생시킵니다. 승인 지연이나 의존성의 차질은 일을 급한 기간으로 몰아넣고, 인력이 대기하게 만들거나 공급업체 예약 일정을 변경하게 합니다. 일정과 확정된 비용을 함께 검토하십시오. 팀이 아직 일이나 기간을 조정할 수 있는 시점에 결정을 상급자에게 보고하십시오.
예측은 팀의 향후 행동에 변화를 줄 수 있을 때만 유용합니다. 번호와 함께 원인, 소유자, 다음 검토 일정을 기록해 두세요.
클라이언트와 예산 변경 사항을 논의하는 방법
비공식적인 요청을 승인되지 않은 업무로 전환하지 마십시오. 먼저, 요청된 변경 사항을 재확인하고 합의된 범위와 대조해 보십시오. 그런 다음 비용, 일정 및 기타 결과물에 미치는 영향을 추정하십시오. 기존 항목을 교체하거나, 비용과 시간을 추가하거나, 요청을 연기하는 등 클라이언트에게 명확한 선택지를 제시하십시오.
다음과 같이 말할 수 있습니다. “현재 범위에는 승인된 랜딩 페이지와 두 차례의 검토가 포함되어 있습니다. 두 번째 페이지를 추가하면 일 내용이 변경됩니다. 다른 결과물을 대체하거나, 추가 페이지에 대한 비용을 산정하고 일정을 조정하거나, 아니면 다음 단계로 미룰 수도 있습니다. 어떤 옵션을 문서에 명시해야 할까요?”
팀이 플랜을 업데이트하고 추가 작업을 시작하기 전에, 클라이언트는 합의된 변경 사항을 서면으로 승인해야 합니다. 정확한 절차에 대해서는 계약서와 귀사의 승인 규정을 확인하십시오. 『Government Project Delivery』의 ‘Teal Book’에 따르면, 변경 요청은 승인, 거부 또는 보류 결정을 내리기 전에 기준선(baseline)에 미치는 영향을 평가해야 합니다. 이는 공공 부문의 통제 원칙으로, 본 문서에서는 법적 조언이나 계약서를 대체하는 것이 아닌, 간소화된 클라이언트 변경 로그로 적용되었습니다. 2024년 7월 29일에 게시되고 2026년 7월 1일에 마지막으로 수정된 제22장: 변경 관리를 참조하십시오.
기존 프로젝트 예산 템플릿
템플릿은 그 구조가 프로젝트 범위에 부합할 때만 사용하십시오. 아래 연결된 옵션들은 별도의 출발점일 뿐, 일을 추정하는 과정을 대체할 수는 없습니다.
더 다양한 형식을 확인하려면 프로젝트 예산 템플릿 모음집을 참고하세요.
프로젝트 예산 관련 자주 묻는 질문
프로젝트 예산에는 무엇이 포함되어야 할까요?
승인된 범위, 작업 패키지, 계획된 시간, 내부 인건비 단가, 프로젝트별 비용, 일정, 가정, 위험 요소, 예비비, 실제 비용 및 예측 비용 소유자를 포함하십시오. 제외 항목과 승인 규칙의 가시성도 확보해 두십시오.
프로젝트 예산은 어떻게 산정하나요?
각 작업 패키지를 산정하고, 계획된 시간에 내부 단가를 곱한 뒤, 프로젝트별 공급업체 비용 및 경비를 더한 다음, 명시된 불확실성에 대비한 예비비를 문서화하십시오. 각 항목을 합산하여 승인된 비용 예산을 산출하십시오. 클라이언트 수수료는 별도로 관리하십시오.
프로젝트 예산은 얼마나 자주 검토해야 할까요?
대행사와의 협업의 경우, 주간 점검이 실용적인 출발점입니다. 일이나 비용이 급격히 변동할 때나 대규모 계약 체결 전에는 더 일찍 검토해야 합니다. 적절한 점검 주기는 일정, 지출 패턴 및 의사결정 필요성에 따라 달라집니다.
프로젝트 예산에는 어느 정도의 예비비를 포함해야 할까요?
모든 프로젝트에 동일한 비율을 적용할 수 있다고 가정하지 마십시오. 불확실한 요소를 파악하고, 어떤 요소에 예비비를 할당해야 할지 결정한 다음, 그 금액이 어떻게 설정되었는지 문서화하십시오. 예비비에 대한 근거를 설명할 수 없다면, 그것은 단순한 추측에 불과합니다.
예측 비용이 예산을 초과할 때는 어떻게 해야 할까요?
잔여 작업량 추정을 확인하고 원인을 파악하십시오. 승인된 예비비는 이미 승인된 비용 예산에 포함되어 있으므로, 해당 총액을 초과하는 예측 비용을 두 번째로 충당할 수는 없다는 점을 기억하십시오. 범위나 비용을 변경해야 할 경우, 추가 작업을 수행하기 전에 클라이언트와 대안을 논의하고 필요한 승인을 받으십시오.
예산 구조부터 시작하세요
'WBS가 포함된 프로젝트 예산' 템플릿을 활용하여 일과 비용 견적을 연계하는 작업을 시작하세요. 클라이언트와 함께 사용하기 전에, 해당 템플릿의 구조를 귀사의 프로젝트 범위, 비용 정책 및 변경 승인 절차에 맞게 조정하십시오.