SOP를 구성하는 방법: 최고의 실행 방식 및 도구

대부분의 팀은 표준 운용 절차(SOP)를 만드는 데 어려움을 겪지 않습니다. 오히려 SOP를 사용하기 쉽게 만드는 데 어려움을 겪습니다. ⚠️

몇 달 동안 아무도 열지 않은 'SOP–최종'이라는 라벨이 붙은 먼지 쌓인 폴더가 종종 있습니다. 'SOP 만들기 – 작업 진행 중 (WIP)'라고 표시된 Notion 페이지는 지난 조직 개편 이후로 한 번도 열리지 않았습니다. 그리고 어쩐지 Slack의 몇몇 스레드나 즉흥적인 댓글이 SOP에 문서화된 실제 절차보다 더 중요하게 여겨지고 있습니다.

결과는? 신입 사원은 입사 후 모든 것을 추측으로 해나가고, 베테랑 사원은 바로 가기를 발명하고, 리더는 세세한 부분까지 관리해야 합니다. SOP가 업무를 제대로 운영할 수 있다고 믿을 수 없기 때문입니다.

이는 단순한 문서 문제만이 아니라, 시간이 지남에 따라 운영에 지장을 초래하는 문제입니다.

SOP를 구성하기 위한 이 가이드에서는 명명 규칙 및 폴더 구조와 같은 기본 사항을 넘어, 팀의 업무 방식에 맞게 SOP를 관리하는 방법을 배울 수 있습니다. SOP를 쉽게 찾고, 업데이트하고, 가장 중요한 것은 따르기 쉽게 관리하는 방법을 배울 수 있습니다. ✅

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ClickUp SOP 템플릿을 사용하면 모든 표준 운영 절차를 한 곳에서 생성, 관리 및 구성할 수 있습니다. 운영 관리자 및 팀 리더가 HR 온보딩, 지원 에스컬레이션 또는 규정 준수 워크플로우와 같은 반복 작업의 일관성을 보장하는 데 이상적입니다.

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SOP란 무엇이며 왜 정리해야 할까요?

표준 운용 절차(SOP)는 반복 작업을 일관되고, 규정 준수하며, 효율적으로 완료하기 위한 단계별 가이드 또는 일련의 작업 지침입니다.

SOP는 기본적으로 프로세스 문서입니다. SOP를 만들면 팀이 모든 작업에 대해 매번 처음부터 시작할 필요가 없도록, 팀의 지식을 반복 가능한 워크플로우로 전환할 수 있습니다.

그러나 문서를 작성하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 적절한 SOP 관리가 이루어지지 않으면 문서는 오래되어 찾기가 어려워지고 팀의 워크플로우에서 분리될 수 있습니다. 문서를 최신 상태로 유지하려면 워크플로우가 발전함에 따라 문서를 다시 검토하고 변경 사항을 반영하세요.

SOP를 구성하는 이점

SOP 문서 라이브러리를 의도적으로 구조화하는 데 투자하면 그 이점이 조직 전체에 파급됩니다.

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SOP가 체계적이지 않을 경우의 결과

반대로, SOP 관리가 소홀한 경우의 단점은 다음과 같습니다.

📌 예시: 관리자는 클라이언트 환불에 5개의 승인이 필요하다는 사실을 일주일이나 지연된 후에야 알게 될 수 있습니다.

그리고 아마도 가장 중요한 것은 팀이 SOP를 신뢰하지 않게 된다는 것입니다. 관련성이 없거나 구식이라고 판단되면, 아무리 잘 작성된 SOP도 지속적인 개선을 위해 따르지 않게 됩니다.

이를 방지하려면 SOP 사용 및 효과를 추적하세요. 보기, 완료율 및 피드백을 모니터링하여 어떤 SOP가 효과적이고 어떤 SOP가 개선이 필요한지 파악하세요.

좋은 표준 운용 절차 (SOP) 문서와 좋지 않은 문서의 차이점을 살펴보세요.

SOP를 구성하는 방법: 단계별 가이드

SOP가 무엇이며, SOP를 구성하는 것이 왜 중요한지 살펴보았으니, 이제 그 방법을 단계별로 자세히 살펴보겠습니다.

1. 기존 SOP 감사

무엇을 재구성하기 전에, 먼저 현재 어떤 작업을 하고 있는지 파악해야 합니다. 현재 SOP 문서 라이브러리를 검토하고 다음을 질문해 보세요.

여기서 목표는 정리 정돈입니다. 현재 사용 중인 문서는 보관하고, 오래된 문서는 보관하고, 문서가 없지만 있어야 할 부분이 분명한 부분은 표시해 두세요.

SOP 수명주기 관리를 기억하세요: 오래된 SOP를 보관하거나 폐기할 명확한 기준을 설정하여 라이브러리를 깔끔하고 관련성 있게 유지하세요.

2. 팀, 프로세스 또는 기능별로 분류

SOP를 효율적으로 구성한다는 것은 역할이나 근속 기간에 관계없이 누구나 필요한 정보를 필요한 때에 정확하게 찾을 수 있는 시스템을 구축하는 것을 의미합니다.

조직의 운영 방식에 따라 SOP를 그룹화하여 시작하세요. 다음 항목으로 분류할 수 있습니다.

과거에 파일이 생성된 방식에 따라 정리하지 마세요. 대신, 사람들이 현재 일하는 방식에 따라 구조를 정리하세요. 좋은 SOP 소프트웨어는 폴더, 태그 또는 필터를 추가하여 시스템을 직관적이고 확장 가능하게 유지할 수 있어야 합니다.

이는 또한 지속적인 개선의 기반을 마련하며, ClickUp 계층 구조는 이를 위해 특별히 설계되었습니다. 이 기능을 사용하면 SOP를 여러 수준(작업 공간 > 폴더 > 목록 > 작업)으로 구성할 수 있으므로 문서 시스템 내에서 실제 조직 구조를 반영할 수 있습니다. 핵심은 5년 전에 폴더가 어떻게 설정되었는지 아는 것이 아니라 팀이 어떻게 일하는지를 아는 것입니다.

예를 들어, 운영 작업 공간, 신입 사원 교육 폴더, 첫 주 작업 목록을 만들고, 각 작업을 '이메일 설정 방법'과 같은 특정 SOP로 지정하여 특정 작업을 실제 워크플로우에 직접 매핑할 수 있습니다.

팀이 글로벌한 경우 SOP를 지역 또는 언어로 분류하고, 시스템이 현지화를 지원하여 접근성을 극대화할 수 있도록 하세요.

3. 일관된 이름 지정 규칙을 사용하세요

일관된 명명 규칙을 사용하면 SOP 문서를 즉시 스캔하고 검색할 수 있으며, 설명이 필요 없이 이해하기 쉽습니다. 모든 사람이 동일한 구조를 따를 경우, 신입 사원 교육부터 감사에 이르기까지 보드 전체에서 마찰이 줄어듭니다.

탄탄한 이름 지정 규칙에는 다음과 같은 요소가 포함됩니다:

다음은 간단한 전후 비교입니다:

ClickUp Brain은 다음과 같은 질문을 할 수 있도록 하여 중복되거나 잘못 명명된 표준 운용 절차 (SOP)를 줄이는 데 도움이 됩니다. '온보딩 체크리스트가 이미 있나요?' 기존 문서를 즉시 표시하므로 팀은 제목이 일관되지 않은 중복 문서를 만드는 대신 기존 문서를 재사용할 수 있습니다.

또한 고급 검색 및 태그 기능으로 대규모 라이브러리에서도 SOP를 쉽게 찾을 수 있습니다. ClickUp의 검색 기능인 Connected Search를 사용하면 SOP 콘텐츠 내에서 태그, 소유자 또는 키워드로 필터링할 수 있습니다.

📌 예를 들어, 지난 분기에 업데이트된 모든 온보딩 SOP를 찾고 있다고 가정해 보겠습니다. 태그와 소유자를 기준으로 즉시 필터링할 수 있습니다.

4. 각 SOP의 구조를 표준화하세요

SOP의 이름이 모두 올바르게 지정되어 있더라도 형식이 일관되지 않으면 사용성이 떨어질 수 있습니다. 일부는 세 줄로 되어 있고, 다른 일부는 텍스트로 가득 차 있습니다. 일부에는 도구가 포함되어 있고, 다른 일부에는 포함되어 있지 않습니다. 이러한 불일치로 인해 사람들은 작업을 시작하기 전에 형식을 파악해야 합니다.

구조를 표준화하면 문제가 해결됩니다.

모든 SOP가 따르는 간단하고 반복 가능한 레이아웃을 만드세요. 좋은 구조는 명확성과 유연성의 균형을 유지합니다.

📌 예시: "월급 지급" — 재무 책임자가 소유하고 매월 검토합니다. 28일에 Gusto를 통해 급여를 승인하는 데 사용됩니다. 단계로는 근무 시간 검토, 결제 승인, 확인 이메일 발송 등이 있습니다. 28일이 주말인 경우에는 금요일까지 제출합니다.

수동 설정을 피하려면 ClickUp 표준 SOP 템플릿을 사용하세요. 이 템플릿은 미리 라벨이 지정된 섹션, 시각적 단서, 양식, 이미지 및 업데이트에 대한 내장 지원이 포함된 깔끔한 플러그 앤 플레이 구조를 제공합니다.

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각 섹션은 SOP 프로세스를 간소화하기 위해 구성되었습니다.

5. 책임 소재를 명확히 하기 위해 소유자를 지정하세요

각 SOP에 소유자를 지정하면 시간이 지남에 따라 SOP가 발전할 수 있습니다. 소유자는 반드시 SOP를 만든 사람이 아니어도 됩니다. 소유자는 프로세스 변경 사항을 추적하고 문서를 최신 상태로 유지하여 SOP가 변경되지 않도록 합니다.

소유권은 다음과 같이 설정되어야 합니다.

소유권이 명확하면 SOP는 여러 부서에 걸쳐 운영 효율성을 지원하기 시작합니다. 또한 SOP가 잊혀지지 않고 계속 유지될 수 있습니다.

ClickUp을 사용하면 SOP 시스템에 책임감을 쉽게 부여할 수 있습니다. 각 SOP에서 직접 문서 소유자를 지정할 수 있습니다. 더 중요한 것은 ClickUp이 역할 기반 액세스 제어를 지원하므로 각 SOP를 볼 수 있는 사람, 댓글을 달 수 있는 사람, 편집할 수 있는 사람을 결정할 수 있다는 것입니다.

즉, 다음과 같습니다:

6. 중앙 집중식 SOP 리포지토리 설정

중앙 집중식 SOP 리포지토리를 통해 문서에 주문, 가시성 및 신뢰성을 확보할 수 있습니다. 올바르게 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

중앙 집중식 SOP 리포지토리를 설정하는 경우, ClickUp Docs는 팀의 워크플로우에 직접 연결된 완벽한 문서 시스템을 제공하므로, 분산된 클라우드 스토리지와 연결되지 않은 파일에서 벗어나려는 팀에 이상적입니다.

중첩된 폴더와 목록을 사용하여 팀, 기능 또는 프로세스별로 문서를 구성할 수 있습니다. 모든 문서는 작업, 프로젝트 및 목표가 존재하는 동일한 작업 공간에 보관할 수 있습니다.

ClickUp Docs를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

7. SOP에 쉽게 접근하고 검색할 수 있도록 하세요

환불 프로세스가 문서에 있지만 고객 티켓이 다른 시스템에 있는 경우.

이를 해결하려면 중앙 집중식 액세스에서 중첩된 폴더, 목록 및 컨텍스트 액세스로 전환하세요. 방법은 다음과 같습니다. 👇

ClickUp Connected Search를 사용하면 내장 AI 어시스턴트인 ClickUp Brain에 필요한 정보를 정확하게 찾아달라고 요청할 수 있습니다 (다른 도구에서도 가능).

기업 리드 처리에 대한 최신 SOP를 찾고 있다고 가정해 보겠습니다. 폴더를 뒤지지 않고 '기업 리드를 평가하는 현재 프로세스는 무엇입니까?'라고 질문할 수 있습니다

그런 다음 Google 드라이브, GitHub, 스프레드시트(그리고 물론 전체 ClickUp 작업 공간)와 같은 연결된 앱에서 정보를 가져옵니다.

이 작업을 원활하게 진행하려면 SOP를 팀의 공동 지식의 일부로 취급하는 시스템에 저장해야 합니다. 모든 SOP를 버전 기록, 고급 권한 및 실시간 협업 기능을 갖춘 살아있는 wiki로 변환하는 동적인 지식 기반인 ClickUp Knowledge Management를 사용해보세요.

이 강력한 지식 관리 소프트웨어에서 미리 만들어진 템플릿을 사용하여 새로운 SOP를 만들고, 작업이나 프로젝트 문서에 연결하고, 문서 내 댓글과 ClickUp Brain의 AI 기반 답변으로 업데이트할 수 있습니다.

8. 정기적으로 검토하고 업데이트하세요

다음과 같은 상황을 생각해보세요. 팀이 새로운 CRM을 도입했지만 영업 자격 SOP는 여전히 이전 버전을 참조하고 있습니다. 신입 영업 담당자가 오래된 단계를 따르고 잘못된 위치에 데이터를 기록하면 마케팅 팀은 불완전한 리드 정보를 보게 됩니다.

이는 SOP가 생성된 후 '완료됨'으로 처리될 때 발생합니다.

이를 방지하려면 팀의 업무 방식에 검토 시스템을 구축하세요.

ClickUp Brain은 유지 관리를 더 쉽게 만듭니다. 작업 공간을 자동으로 스캔하여 몇 달 동안 업데이트되지 않은 SOP 또는 오래된 도구나 소유자와 같은 오래된 참조가 포함된 SOP를 식별할 수 있습니다. '1분기 이후 검토되지 않은 SOP는 무엇입니까? ' 또는 워크플로우와 관련된 모든 질문을 할 수 있습니다.

ClickUp이 SOP를 구성하는 데 도움이 되는 방법

일하는 데 필요한 모든 것을 제공하는 앱인 ClickUp을 사용하면 문서화부터 실행에 이르기까지 SOP의 모든 부분을 정리할 수 있습니다.

ClickUp 문서를 사용하여 구조화되고 검색 가능한 SOP를 만들어 효율적인 운영의 기반을 마련할 수 있습니다. 그 다음, ClickUp 작업을 사용하여 모든 단계를 할당된 작업으로 전환하면 프로세스 지침이 원활하게 실행될 수 있습니다.

ClickUp Brain을 사용하여 기존 SOP를 표시하고, 역할별 질문에 답하며, 팀이 적절한 단계를 따르도록 하여 대규모 오류 발생을 최소화하세요.

또한 ClickUp 자동화를 사용하면 검토 작업을 할당하고, 이해 관계자에게 알리거나, 프로세스 변경 후 업데이트를 위해 SOP에 플래그를 지정할 수 있으므로, 팀 전체에서 일관성을 유지하면서 최신 상태를 쉽게 유지할 수 있습니다.

그 외에도, 여러 ClickUp 템플릿을 사용하여 작업을 단순화할 수 있습니다. 이 템플릿의 주요 특징 중 하나는 ClickUp 표준 운영 절차입니다.

무료 템플릿 받기

이 템플릿은 신입 사원 교육 및 훈련부터 업무 인계 및 승인에 이르기까지 여러 기능에 걸친 워크플로우를 문서화하는 데 도움이 됩니다. 각 섹션에서는 SOP ID, 책임자, 요약 등 주요 세부 정보가 프롬프트로 표시되므로 반복 작업을 표준화할 때 중요한 사항을 놓치지 않을 수 있습니다.

문서를 사용하여 SOP를 중앙 집중화하고, 작업에 연결하고, ClickUp 알림으로 검토 알림을 설정하고, ClickUp 사용자 지정 필드 및 자동화로 업데이트를 추적하세요.

SOP 관리 확장을 위한 팁

팀이 성장함에 따라 SOP 관리를 추가적인 부담으로 만들지 않고 확장하기 위한 다음 세 가지 실용적인 방법을 기억해야 합니다.

🔁 버전 관리를 사용하여 시간의 경과에 따른 변경 사항을 추적하세요

여러 사람이 문서 프로세스에 기여하면 버전 혼란이 빠르게 발생할 수 있습니다. ClickUp Docs에는 편집 내용을 추적하고, 이전 버전을 복원하고, 변경 사항을 주석으로 달아 업데이트를 명확하고 추적 가능하게 유지하는 강력한 버전 관리 기능이 포함되어 있습니다. 과거의 변경 사항을 보고, 이전 버전을 복원하고, 업데이트 내용과 그 이유를 설명하는 노트를 추가할 수 있습니다.

🤝 SOP 생성을 직원 온보딩에 통합

신입 사원은 입사 시 자신의 역할에 맞는 SOP를 생성하거나 공동 소유해야 합니다. 이는 모두에게 유익한 방법입니다. 신입 사원은 배운 내용을 기록하면서 더 빨리 배울 수 있고, 회사는 신입 사원의 관점에서 작성된 최신 문서를 얻을 수 있습니다. ClickUp 직원 입사 템플릿을 사용하여 입사 후 첫 30일 동안 SOP 생성을 진행할 수 있습니다.

💬 현장 수준에서 피드백 루프를 활성화하세요

SOP에 누락되거나 불명확하거나 오래된 내용이 있는 경우, 팀이 가장 신뢰할 수 있는 정보원입니다. 직원들이 프로세스를 사용하면서 쉽게 의견을 남기거나, 편집을 제안하거나, 잘못된 단계를 표시할 수 있도록 하세요. 간단한 양식, 의견 섹션 또는 작업 멘션으로 가벼운 피드백 루프를 만들 수 있습니다!

ClickUp으로 모든 SOP를 생성, 실행 및 발전시키세요

성장하는 모든 팀은 구조가 없는 속도가 재작업으로 이어지는 지점에 도달합니다. '누군가에게 물어보기만 하면 되는' 일이 병목 현상이 되는 지점입니다. SOP는 확장에 큰 도움이 되지만, 그보다 더 중요한 역할은 팀을 단단하게 결속하고 모든 팀원이 같은 페이지를 보도록 하는 것입니다.

ClickUp은 문서, 작업 및 AI를 사용자와 함께 확장되는 단일 시스템으로 연결합니다. 따라서 SOP는 단순히 작성되는 것이 아니라 실시간으로 준수, 추적 및 개선됩니다.

성공하는 팀은 문서가 가장 많은 팀이 아니라 장애물이 가장 적은 팀입니다.

지금 ClickUp에 가입하세요 — SOP가 감사할 것입니다. ✨