효율성 향상을 위한 워크플로우 오케스트레이션 간소화 방법

새로운 도구를 추가하는 것이 젱가 블록을 쌓는 듯한 느낌이 되어서는 안 됩니다. 한 번의 실수로 워크플로우가 무너져서는 안 되지만, 비즈니스가 성장함에 따라 종종 그런 느낌이 들게 됩니다. 원활한 워크플로우 관리 프로세스로 시작했지만, 연결되지 않은 앱, 수동 프로세스, 산재된 커뮤니케이션으로 구성된 불안정한 구조로 빠르게 변모했습니다.

Slack, Google Workspace 또는 ERP와 같은 도구는 효율성을 높이는 대신 흐름보다 마찰을 더 많이 일으키기 시작합니다.

워크플로우 오케스트레이션 시스템이 혼란을 정리하고 질서를 가져다줄 수 있습니다.

사람, 자동화 및 시스템을 연결하여 분산된 작업을 간소화되고 확장 가능한 워크플로우로 변환하여 골칫거리를 줄입니다. 더 스마트한 업무.

이 기사에서는 워크플로우 조정이 운영을 간소화하고, 효율성을 높이며, 실제 비즈니스 가치를 추가하는 방법과 ClickUp과 같은 최신 도구를 사용하여 이를 효과적으로 구현하는 방법을 자세히 설명합니다. 🚀

워크플로우 오케스트레이션이란 무엇일까요?

워크플로우 오케스트레이션은 다양한 작업, 시스템 및 데이터를 자동으로 조정 및 관리하여 원활한 종단간 프로세스를 만드는 것입니다.

이를 통해 각 작업이 올바른 데이터로 적시에 진행될 수 있습니다. 문제가 발생하면 시스템이 전체 프로세스를 중단하기 전에 문제를 감지하고 수정합니다.

예시를 통해 살펴보겠습니다. 새로운 고객이 서비스에 가입하면 다음을 수행해야 합니다.

워크플로우 오케스트레이션은 이 전체 순서를 관리합니다. 시작부터 끝까지 작업을 완료하는 원활한 일련의 작업을 시작하여 복잡한 워크플로우를 훨씬 쉽게 관리할 수 있게 해줍니다.

워크플로우 관리 소프트웨어를 통해 기업은 여러 워크플로우를 효과적으로 조정하고 효율성을 개선할 수 있습니다.

워크플로우 조정과 워크플로우 자동화의 차이점

워크플로우 조정과 워크플로우 자동화는 종종 같은 의미로 사용되지만, 프로세스 관리의 서로 다른 수준을 나타냅니다.

워크플로우 자동화는 프로세스 내의 개별 작업을 자동화하는 것을 의미합니다. 이러한 작업은 사람의 개입 없이 실행될 수 있습니다.

📌 예시: 양식이 제출되면 확인 이메일을 자동으로 보내기. 마감일이 지나면 작업 상태를 변경하는 자동화를 ClickUp에서 설정하기.

워크플로우 오케스트레이션은 여러 시스템에 걸쳐 여러 자동화 작업과 잠재적인 인적 단계를 조정 및 관리하여 더 크고 포괄적인 비즈니스 프로세스를 달성하는 데 중점을 둡니다. 이는 "큰 그림"의 흐름에 관한 것입니다.

📌 예시: 앞서 설명한 전체 직원 온보딩 프로세스를 조정하여, 자동화된 계정 프로비저닝 작업이 완료된 후에만 자동화된 이메일 작업이 트리거되도록 합니다. 이 작업이 서로 다른 시스템에서 수행되더라도 마찬가지입니다.

프로세스 자동화는 파일을 백업하기 위해 스크립트를 설정하는 것과 비슷합니다. 효율적이지만 한 가지 작업만 수행합니다. 오케스트레이션은 더 광범위합니다. 여러 시스템을 일관되게 관리 및 조정하여 파일을 백업, 정렬 및 보관합니다.

간단한 테이블로 살펴보겠습니다.

워크플로우 오케스트레이션의 주요 이점

오케스트레이션을 구현하면 워크플로우 효율성을 크게 향상시킬 수 있는 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

효율성 및 생산성 향상

작업 자동화 및 워크플로우 최적화를 통해 수동 노력을 줄일 수 있습니다. 여러 프로세스의 속도를 동시에 높이고 운영 문제를 제거할 수 있습니다.

오류 감소 및 규정 준수 개선

인간은 여러 가지에 능숙하지만, 반복적인 작업은 종종 실수로 이어집니다. 조정은 정확성과 일관성을 개선하고 재작업의 필요성을 줄여줍니다.

프로세스를 업계 규정, 보안 표준 및 회사 정책에 부합하도록 조정하여 규정 준수를 보장하고, 인적 오류나 위반의 위험을 줄입니다.

더 나은 확장성과 유연성

워크플로우 오케스트레이션은 적응력이 뛰어납니다. 시스템을 전면적으로 개편하지 않고도 새로운 요구 사항에 맞게 프로세스를 신속하게 확장할 수 있으므로, 빠르게 성장하는 비즈니스에 특히 유용합니다.

비용 절감 및 자원 최적화

일상적인 수동 작업은 수동으로 처리할 경우 귀중한 시간과 비용을 소모합니다. 이러한 작업을 자동화하면 팀은 더 중요한 업무에 집중하면서 인건비를 절감할 수 있습니다.

직원 및 고객 만족도 향상

원활한 내부 프로세스는 직원의 불만을 줄여줍니다. 더 빠르고 안정적인 서비스 제공(예: 더 빠른 온보딩 또는 주문 처리)은 고객 만족도를 높입니다.

가시성 및 제어력 향상

워크플로우를 조정하면 비즈니스 운영을 명확하고 중앙 집중식으로 볼 수 있습니다. 실시간 진행 상황을 추적하고, 정보에 기반한 의사 결정을 내리고, 일상적인 운영 관리를 개선할 수 있습니다.

워크플로우 오케스트레이션을 구현하는 방법

워크플로우 오케스트레이션을 구현하는 것은, 특히 수동 프로세스에 익숙하거나 다양한 프로세스에 다양한 자동화 도구를 사용하는 경우, 매우 어려워 보일 수 있습니다. 그러나 체계적으로 접근하면 프로세스를 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다.

1. 프로세스 식별 및 지도 작성

여러 팀이나 시스템에 걸쳐 있는 복잡하고, 가치가 높거나, 오류가 발생하기 쉬운 프로세스를 파악하는 것부터 시작하세요. 팀이 여러 스프레드시트에 수동으로 데이터를 입력하고 있다면, 그 작업이 항상 그렇게 진행되어 왔기 때문일 수 있습니다.

지금이 바로 한 단계 더 나아가 변화를 시작할 때입니다!

조정해야 할 워크플로우를 파악하세요. 예시로는 마케팅과 영업 팀 간의 업무 인계, 주문 처리, 신입 사원 교육 등이 있습니다.

처리해야 할 프로세스를 파악한 후에는 이를 지도에 표시하세요. 이상적이지 않더라도 단계들을 있는 그대로 목록으로 작성하세요. 다음 질문을 해보세요.

워크플로우에 직접 참여하는 팀 회원들로부터 의견을 수집하세요. 문제가 발생한 부분과 해결 방법에 대한 그들의 기본적인 통찰력은 매우 귀중합니다.

2. 적합한 도구 선택

이제 워크플로우 조정을 성공적으로 수행할 도구를 선택해야 합니다. 프로젝트 관리 도구는 종종 워크플로우 자동화 소프트웨어의 역할도 합니다. 이러한 플랫폼을 사용하면 대시보드 및 분석과 같은 보고 기능을 통해 워크플로우를 분석할 수 있습니다. 또한 한 곳에서 여러 프로젝트를 관리할 수도 있습니다.

ClickUp은 이러한 모든 기능을 포함하는 업무용 앱으로, 업무에 필요한 모든 것을 제공합니다.

팀과 시스템이 커짐에 따라 워크플로우가 점점 더 복잡해짐에 따라, 단순히 관리하는 것이 아니라 워크플로우를 조정하여 운영을 원활하게 유지할 수 있습니다.

예를 들어, 소프트웨어 팀용 ClickUp을 사용하면 맞춤형 워크플로우 단계로 프로젝트 상태를 추적할 수 있습니다. "현재 진행 상황은 어떻습니까?"라고 묻지 않아도 한눈에 확인할 수 있습니다.

✅ 이를 통해 프로젝트 단계에 대한 혼란을 없애고 실시간 팀의 협업을 개선할 수 있습니다.

🧩 작업을 쉽게 시각화하고 조정하세요

ClickUp은 또한 모든 팀 회원이 작업, 타임라인 및 우선순위를 볼 수 있는 15개 이상의 사용자 지정 가능한 보기를 제공하여 워크플로우 관리를 보다 투명하고 일관성 있게 만듭니다. 따라서 끝없는 이메일을 통해 업데이트를 확인하는 대신, 작업이 진행되는 곳에서 직접 협업할 수 있습니다. 간트 차트, 달력 보기 또는 보드 보기를 사용하든, 각 보기는 워크플로우를 다른 각도에서 보여줍니다.

🧵 명확한 작업 계층 구조로 워크플로우를 구성하세요

ClickUp 작업 기능을 사용하면 복잡한 프로세스를 관리 가능한 여러 부분으로 나눌 수도 있습니다. 작업에 상태, 우선순위, 마감일 및 색상 코드 태그를 할당하고 사용자 정의 필드를 사용하여 진행 상태 및 리소스 할당과 같은 세부 정보를 추적할 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 모든 작업을 한눈에 볼 수 있으며 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

각 단계에는 자체 작업 세트가 있으며, 프로세스를 안내하기 위해 의존성이 할당되고 관련 팀 회원에게 작업이 위임됩니다. 사용자 정의 필드는 작업 우선순위 및 예상 완료 시간과 같은 주요 세부 정보를 추적합니다.

📌 예시: 소프트웨어 개발 주기를 실행하고 계십니까? 워크플로우를 계획 → 설계 → 코딩 → 테스트 → 배포와 같은 단계로 구성하세요. 의존성을 할당하고 사용자 정의 필드를 사용하여 예상 완료 시간을 추적하세요.

✍️ ClickUp 화이트보드를 사용하여 시각적으로 협업하세요

워크플로우를 자동화하기 전에 워크플로우를 지도에 표시해야 합니다. 시각적으로 표현하면 비효율적인 부분을 더 명확하게 파악할 수 있으며, ClickUp 화이트보드와 같은 도구를 사용하면 실시간 협업이 가능합니다. 원격으로 일하거나 같은 방에서 함께 일하는 경우에도 화이트보드를 사용하면 실시간으로 진정한 협업을 진행할 수 있습니다.

3. 다양한 시스템 및 애플리케이션과 통합하세요

워크플로우는 독립적으로 존재하는 것이 아니라 CRM, 마케팅 도구, Slack, 이메일 등 다양한 도구에 걸쳐 있습니다. 워크플로우를 조정하기 전에 도구와 데이터 저장소를 평가하세요. 양식 리드를 CRM으로 보내거나 프로젝트 관리 도구에서 작업을 트리거하는 등 주요 통합 지점을 파악하세요.

최신 플랫폼은 웹훅과 API를 사용하여 원활한 시스템 통신을 지원하며, 이는 CRM, 마케팅 및 데이터 엔지니어링 시스템 전반에 걸쳐 작업을 동기화하는 데 매우 중요합니다. 간단히 말해서, 이러한 플랫폼은 여러 도구가 서로 "통신"할 수 있도록 도와줍니다. ClickUp이 통합을 처리하므로 기술적인 세부 사항에 대해 걱정할 필요 없이 워크플로우의 효율성에 집중할 수 있습니다.

ClickUp의 1,000개 이상의 통합을 통해 CRM, 이메일 마케팅 플랫폼 및 기타 애플리케이션을 워크플로우에 쉽게 연결할 수 있습니다. 서로 다른 시스템에서 데이터를 동기화하거나, 작업 생성을 자동화하거나, 모든 것을 한 곳에 보관해야 하는 경우, ClickUp이 어려운 작업을 대신 해드립니다.

4. 워크플로우 모니터링, 추적 및 최적화

오케스트레이션은 워크플로우를 설정하는 것뿐만 아니라 지속적으로 최적화하는 것입니다. 워크플로우의 각 부분이 얼마나 걸리는지 모니터링하고, 반복되는 문제를 발견하고, API 한도나 타사 도구 중단과 같은 중단을 감시하세요.

좋은 워크플로우 조정 도구는 작업을 재전송하거나 문제에 대해 알려주는 등 다양한 도움을 제공합니다.

ClickUp 대시보드를 사용하여 작업 완료율, 팀 작업량, 장애 요소 등 워크플로우 KPI를 실시간으로 업데이트하세요. 타사 도구가 실패하거나 API 한도에 도달하면 ClickUp이 즉시 알려주므로 신속하게 조정하여 작업을 계속 진행할 수 있습니다. 중단 없이 작업을 재전송하거나, 작업량을 재분배하거나, 일정을 업데이트할 수 있습니다.

📌 제품 출시의 테스트 단계가 계속 지연되고 있다고 가정해 보겠습니다. 대시보드 + 사용자 지정 필드를 사용하면 지연을 쉽게 추적하고 리소스를 재할당하여 일정을 준수할 수 있습니다.

⚙️ ClickUp 자동화로 반복적인 단계를 자동화하세요

오케스트레이션은 자동화를 통해 발전하며, ClickUp은 이를 실현합니다. 100개 이상의 즉시 사용 가능한 ClickUp 자동화 기능을 통해, 사용자가 정의한 트리거 및 조건에 반응하는 동적인 작업 체인을 만들 수 있습니다.

예시:

ClickUp에 필요한 자동화 기능이 부족한 경우, 소프트웨어에 맞춤화된 트리거 및 조건을 사용하여 코드가 필요 없는 플랫폼으로 맞춤형 워크플로우를 구축하세요.

ClickUp AI 및 AI 에이전트로 오케스트레이션을 강화하세요

현대적인 워크플로우 조정은 단순히 작업을 자동화하는 것이 아니라 프로세스를 더 스마트하고 적응력 있게 만드는 것입니다. ClickUp Brain은 지능형 제안, 콘텐츠 생성 및 즉각적인 요약을 작업 공간에 직접 제공하여 팀이 더 빠르게 움직이고 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

그러나 그게 전부가 아닙니다. ClickUp AI 에이전트는 복잡한 다단계 워크플로우를 자동화하고, 프로젝트의 병목 현상을 모니터링하며, 실시간 데이터를 기반으로 작업을 트리거할 수도 있습니다. 이 에이전트는 팀과 함께 반복적이거나 시간이 많이 걸리는 작업을 처리하여, 전략과 창의적인 문제 해결에 집중할 수 있도록 해줍니다.

보고서 생성, 응답 자동화, 여러 도구 간의 작업 조정 등 어떤 작업이든 ClickUp AI 및 AI 에이전트가 대규모의 업무를 조정하여 팀이 적은 노력으로 더 많은 성과를 달성할 수 있도록 지원합니다.

프로젝트 관리자는 종종 동일한 보고서와 대시보드를 사용하지만, 이를 처음부터 만드는 것은 매우 힘든 작업입니다. 모든 사용 사례에 사용할 수 있는 ClickUp의 즉시 사용 가능한 템플릿을 사용하면 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

📌 자동화를 사용하여 지속적인 감독 없이 워크플로우를 진행할 수 있습니다. ClickUp에 필요한 기능이 기본으로 제공되지 않는 경우, 코드가 필요 없는 빌더를 사용하여 맞춤형 워크플로우를 만들 수 있습니다.

🧰 워크플로우 조정을 시작하기 위한 템플릿

ClickUp 운영 플랜 템플릿은 목표를 요약, 추적 및 달성하는 데 도움이 됩니다. 실행 가능한 플랜을 만들고, KPI를 모니터링하고, 실시간으로 협업하세요. 보드 보기를 사용하여 계획, 구현, 모니터링과 같은 단계를 구성하세요. 간트, 타임라인 및 작업량 보기는 의존성, 일정 및 작업량 배포를 시각화합니다.

무료 템플릿 받기

프로세스 흐름 차트는 워크플로우를 문서화하고 진행 상황을 추적하는 데 도움이 되지만, 수동으로 작성하려면 시간이 많이 걸립니다.

ClickUp 프로세스 흐름 차트 템플릿을 사용하면 프로세스를 설계, 관리 및 시각화할 수 있어 이러한 작업을 간소화할 수 있습니다. 다이어그램을 만들고 팀과 공유한 다음 각 단계에서 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

무료 템플릿 받기

ClickUp을 사용하면 워크플로우 조정을 구현하고 워크플로우를 개선하여 잠재적인 문제를 미리 방지할 수 있습니다.

일반적인 워크플로우 조정 사용 사례

워크플로우 조정은 IT에만 국한되지 않으며, 거의 모든 부서의 운영 방식을 변화시킬 수 있습니다. 연결되지 않은 시스템과 수동으로 진행되는 업무 인계로 인한 마찰을 제거하여, 반복적이고 여러 부서에 걸친 프로세스를 보다 쉽게 실행할 수 있게 해줍니다.

다음은 여러 팀이 워크플로우 모델을 사용하여 목표를 달성할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

마케팅

마케팅 팀은 콘텐츠 달력, 광고 캠페인, 리드 스코어링, 성과 추적 등을 여러 플랫폼에서 동시에 처리해야 합니다. 이러한 프로세스를 조정하지 않으면 프로세스가 분산되고 사후 대응적으로 진행될 수 있습니다.

워크플로우 오케스트레이션을 통해 마케팅은 수동 실행에서 전략적 조정으로 전환할 수 있습니다.

마케팅 팀이 워크플로우 조정을 통해 얻을 수 있는 이점은 다음과 같습니다.

프로젝트 관리 플랫폼은 마케팅 팀에 필수적이며, 다른 부서와 연결을 유지하는 데 도움이 된다는 점이 정말 마음에 듭니다. 저희는 말 그대로 모든 일에 매일 ClickUp을 사용하고 있습니다. 크리에이티브 팀에 큰 도움이 되고 있으며, 워크플로우를 더 효율적이고 원활하게 만들어주고 있습니다.

영업 팀

영업 팀은 타이트한 타임라인과 더 타이트한 목표를 가지고 일합니다. 하지만 후속 조치, CRM 업데이트, 견적 생성을 수동으로 처리하고 계십니까? 이는 기회를 놓치는 지름길입니다.

워크플로우를 조정하면 영업 담당자가 물류에 소요되는 시간을 줄이고 관계 구축에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다:

IT 운영

IT 부서는 주의와 유지 관리가 필요한 중요한 시스템과 인프라를 관리합니다. IT 프로세스를 자동화하면 수동 작업을 줄이고 유지 관리 또는 예기치 않은 문제가 발생한 경우에도 시스템을 원활하게 운영할 수 있습니다.

예시:

효과적인 워크플로우 조정을 위한 최고의 실행 방식

워크플로우 조정 노력을 극대화하려면 다음의 최고의 실행 방식을 따르세요.

워크플로우 오케스트레이션의 미래

워크플로우 오케스트레이션의 미래는 비즈니스 시스템 전반에 걸친 통합에 초점을 맞출 것입니다. CRM, 마케팅 플랫폼 및 재무 도구가 데이터를 자동으로 공유하여 수동 업데이트를 줄일 수 있습니다.

자동화는 머신 러닝 인사이트를 사용하여 과거 워크플로우를 분석하여 지연을 예측하는 데 도움이 됩니다. 리소스 부족으로 인해 작업이 자주 지연되는 경우, 시스템이 사전에 재할당을 제안합니다. 데이터 기반 인사이트는 실시간 권장 사항을 제공하여 비즈니스가 캠페인 타임라인이나 IT 리소스를 효과적으로 조정할 수 있도록 지원합니다.

경직된 워크플로우에 적응하는 대신, 기업은 여러 부서에 맞는 맞춤형 승인 시스템 등 자신의 요구에 맞는 프로세스를 만들 수 있습니다.

디지털 전환이 진행됨에 따라 내장된 보안 기능이 규정 준수 및 데이터 보호를 보장합니다. 워크플로우 조정은 운영을 개선하고 더 나은 의사 결정 및 유연성을 지원합니다.

워크플로우를 혁신하기 위해 오케스트레이션을 시작하세요 지금

워크플로우 조정을 마스터한다는 것은 시스템, 팀, 목표가 동기화되어 작동하는 세계로 들어가는 것을 의미합니다. 오류를 최소화하고, 결과를 가속화하며, 스트레스 없이 성장을 확장할 수 있습니다.

ClickUp과 같은 도구를 사용하면 워크플로우를 처음부터 끝까지 매우 쉽게 감독할 수 있습니다. 복잡한 프로세스를 지도에 표시하고, 진행 상황을 실시간으로 모니터링하고, 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 귀중한 시간을 절약하여 팀이 성장과 혁신에 집중할 수 있습니다.

교향악처럼 조화로운 크로스 시스템 실행을 위해 워크플로우에 조화를 가져올 준비가 되셨나요? 지금 바로 워크플로우 조정을 사용해 보세요. ClickUp에 무료로 등록하세요! ✅