미지급금(AP) 프로세스는 청구서를 제때 지불하고 파트너십을 견고하게 유지하는 재정 운영의 영웅입니다. 그러나 올바른 도구와 전략이 없다면, AP는 오류와 시간 낭비의 악몽이 될 수 있습니다. 몇 가지 스마트한 개선을 통해 골치 아픈 일에서 효율적이고 값을 중시하는 프로세스로 바꿀 수 있습니다. 이 블로그에서는 이를 실현하기 위한 팁과 아이디어를 살펴볼 것입니다!
## ⏰ 60초 요약 *미지급금 처리 프로세스 개선이란? 이 프로세스는 조직이 송장 처리를 처리하는 방식을 최적화합니다.- 매입 계정 프로세스 개선의 중요성: 디지털 도구는 수동 데이터 입력을 없애고, 공급업체와의 관계를 강화하며, 조직의 성장을 준비합니다. *매입 계정 프로세스에서의 어려움: 회사의 예산을 초과할 수 있는 고비용의 인보이스 발행 옵션과 공급업체 관계에 부담을 주는 수동 오류 * 매입 계정 프로세스 개선을 위한 전략 자동화는 즉시 인보이스 승인을 통해 워크플로우를 변화시켜 처리 시간을 단축합니다
송장 및 구매 주문 형식을 표준화하면 일관성을 보장하고 3자 간 매칭 프로세스를 단순화할 수 있습니다. ClickUp과 같은 도구를 사용하여 이러한 프로세스를 엔드투엔드 방식으로 통합하고 추적합니다. 피해야 할 최고의 실행 방식과 일반적인 실수- 배송 타임라인과 분쟁 해결률을 모니터링합니다. 공급업체가 제출 오류를 줄여 원활한 워크플로우를 진행할 수 있도록 지원합니다. 분석 도구를 사용하여 결제 금액이 유동성 요구 사항에 부합하는지 확인합니다
https://clickup.com/signup ClickUp을 무료로 사용해 보세요 /%ctaBtn/ ## 미지급금 처리 개선이란 무엇입니까? 미지급금(AP) 처리 개선은 비즈니스에서 송장 처리 및 결제 워크플로우를 처리하는 방법을 개선하고 최적화하는 데 중점을 둡니다. 목표는 간단합니다. 수작업으로 인한 오류를 줄이고, 결제 처리 시간을 단축하며,
/href/ https://clickup.com/blog/ask-for-payments// 결제 수령 /%href/ 적시에. 🚀 AP 부서에서 들어오는 모든 인보이스를 수동으로 처리한다고 가정해 보세요. 각 인보이스는 인쇄, 검토, 서명, 그리고 정리됩니다. 이 과정은 시간이 많이 걸리고, 누락된 인보이스나 중복 결제 같은 오류가 자주 발생합니다.
이를 인보이스가 디지털화되고, 구매 주문서와 자동으로 일치하며, 불일치에 대한 표시가 있는 시스템과 비교해 보십시오. 결제는 전자 방식으로 예약되며, 팀은 실시간으로 상태를 모니터링합니다. 첫 번째 시나리오에서는 팀이 반복적인 수동 작업에 얽매여 있습니다. 두 번째 시나리오에서는 보고서를 검토하고 더 강력한 공급업체 관계를 구축하는 것과 같은 상위 수준의 작업에 집중합니다. 이것이 바로 노즈비의 힘입니다
/href/ https://clickup.com/blog/business-process-improvement// 비즈니스 프로세스 개선. /%href/ 비즈니스가 비용을 절감하고, 벤더와의 관계를 강화하며, 현금 흐름을 관리하는 데 도움이 됩니다. ## 계정 지불 프로세스를 개선하는 것이 중요한 이유
미지급금(AP) 처리 과정을 개선하는 것은 더 스마트하게 일하고, 오류를 줄이며, 비즈니스의 재정적 민첩성을 유지하는 시스템을 만드는 것을 포함합니다. 이것이 중요한 이유를 키로 나누어 보겠습니다: *비용 절감: 수동 처리는 비용이 많이 듭니다. 미지급금(AP) 처리 과정을 자동화하면 비용을 절감하고, 전략적 이니셔티브를 위한 자원을 확보할 수 있습니다
- 중요한 일에 시간을 할애: 수동으로 송장을 처리하는 데는 시간이 걸립니다. 자동화를 통해 이 타임라인을 몇 시간으로 단축할 수 있으므로, 팀은 반복적인 작업 대신 값진 작업에 집중할 수 있습니다. *공급업체 관계 강화: 결제 지연과 송장 오류는 공급업체 관계에 해가 됩니다. 간소화된 AP 워크플로우는 정확한 송장과 적시 결제를 보장하여 공급업체의 만족도를 높이고 파트너십을 강화합니다
- 현금 흐름에 대한 통제력 확보: 비효율적인 AP 프로세스는 현금 흐름의 사각지대를 만들어 냅니다. 잘 최적화된 시스템은 실시간 가시성을 제공하여 결제 내역을 추적하고 재무 안정성을 유지할 수 있도록 합니다. *성장 준비: 상당수의 기업들이 AP 자동화를 계획하고 있는 상황에서, 증가하는 송장 처리량을 관리하고 경쟁력을 유지하기 위해서는 확장 가능하고 효율적인 시스템이 필수적입니다. ## 미지급금 처리 프로세스 개선을 위한 일반적인 전략과 팁
AP 프로세스를 개선하는 데 많은 시간이 걸릴 필요는 없습니다. 몇 가지 스마트한 변화만으로도 시간이 많이 걸리는 작업에서 능률적인 작업으로 바뀔 수 있습니다. 어떻게 하면 그렇게 할 수 있는지 알아봅시다: ### 1. 디지털 도구로 레벨 업
전통적인 계정 지불(AP) 워크플로우는 수동 데이터 입력, 긴 승인 주기, 송장 분실 등의 문제를 수반하는 경우가 많습니다. 디지털 도구는 일상적인 작업을 자동화하고 가시성을 개선하며 정확성을 향상시킴으로써 이러한 병목 현상을 제거합니다. #### 디지털 도구가 AP 프로세스를 개선하는 방법 ✅ 송장 처리 자동화: AI 기반 도구는 송장 세부 정보를 추출하고, 구매 주문서와 일치시키고, 불일치를 자동으로 표시합니다
✅ 실시간 추적: 클라우드 기반 대시보드를 통해 인보이스 상태, 승인 대기 상태, 결제 일정을 한눈에 모니터링할 수 있습니다. ✅ 빠른 승인: 디지털 워크플로우를 통해 인보이스를 적절한 승인자에게 즉시 전달할 수 있으므로 처리 시간이 몇 주에서 며칠로 단축됩니다. ✅ 오류 감소: 스마트 검증 도구를 통해 결제 처리 전에 중복 인보이스, 잘못된 금액, 누락된 정보를 감지할 수 있습니다
ClickUp으로 반복 작업을 자동화하고 미지급금 처리 과정을 손쉽게 추적하세요_ 여기가 바로 undefined가 도움을 드릴 수 있습니다. 종합 플랫폼인 ClickUp을 사용하면 예산 관리, 결제 기한에 대한 반복 작업 설정, 맞춤형 대시보드를 사용한 재무 메트릭 추적이 가능합니다. ClickUp의 강력한 계산 필드를 사용하면 재무 데이터를 요약하여 현금 흐름과 결제 일정을 최적화할 수 있습니다. 💡 전문가 팁: undefined AP 관리를 위한 워크플로우 표준화, 병목 현상 파악, 작업 간소화 템플릿을 활용하면 승인 속도가 빨라지고 오류가 감소하며 전반적인 효율성이 향상됩니다! ### 2. 종이 더미는 버리고, 완전히 디지털화하세요 🧠 알고 계셨나요? 에 따르면
/href/ https://www.iofm.com/ap/process-improvement/automation/special-report-true-costs-paper-based-invoice-processing-disbursements IOFM 연구 /%href/ , 종이 인보이스 처리 비용은 인보이스당 평균 $12에서 $30 사이입니다. 한편, 인보이스 자동화 처리로 비용을 $12 이하로 낮출 수 있습니다. undefined.
종이 송장에 의존하면 AP 프로세스가 느려지고, 문서가 잘못 배치될 위험이 높아지며, 저장소 비용이 증가합니다. 종이 문서는 분실되기 쉬워 결제 지연의 원인이 됩니다. 또한, 송장에 직접 서명하고 전달하는 과정도 불필요한 지연을 초래합니다. 디지털로 전환하면 정리를 쉽게 하고 신속한 검색, 안전한 백업, 재무 기록에 대한 실시간 액세스를 보장할 수 있습니다. #### 종이 없는 AP 시스템으로 전환
✔️ 모든 수신 송장 디지털화: OCR(광학 문자 인식) 기능이 있는 스캐닝 도구를 사용하여 종이 송장에서 데이터를 추출하고 검색 가능한 디지털 파일로 변환 ✔️송장을 클라우드 기반 시스템에 저장: 쉽게 액세스, 정리, 검색할 수 있는 AP 문서 관리 도구 도입 ✔️송장 매칭 자동화: 송장, 구매 주문서, 영수증을 전자적으로 비교하는 3중 매칭 시스템을 구현하여 오류 감소
✔️디지털 인보이스를 회계 소프트웨어와 통합: 인보이스 관리 시스템을 QuickBooks, Xero 또는 ERP 플랫폼과 연결하여 재무 데이터를 자동으로 동기화하세요 /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss2-2.gif 미지급금 처리 개선: ClickUp 문서 /%img/
ClickUp Docs를 사용하여 모든 AP 관련 파일을 하나의 보안 스페이스에 정리, 저장, 편집하세요 /href/ https://clickup.com/features/docs ClickUp의 문서 /%href/ 기능을 사용하면 송장, 구매 주문서, 원장, 계약서와 같은 AP 관련 파일을 즉시 사용 가능한 템플릿을 사용하여 한 곳에서 작성, 편집, 저장할 수 있습니다. 서류 캐비넷을 뒤지느라 허비하는 시간을 줄이고 몇 번의 클릭만으로 송장을 편집하고 보낼 수 있다고 상상해 보세요 디지털 업그레이드 준비가 되셨나요? /href/ https://clickup.com/templates/accounts-payable-t-205421775 ClickUp의 계정 지불 템플릿 /%href/을 확인하고 시작하세요.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-218.png ClickUp의 계정 결제 템플릿으로 결제 기록을 디지털화하여 시간을 절약하고 오류를 줄이세요 https://app.clickup.com/signup?template=t-205421775 이 템플릿 다운로드 /%cta/
✨ 빠른 팁: 스캔-저장-동기화 방법을 사용하세요. 모든 종이 송장을 스캔하고, 중앙 집중식 클라우드 시스템에 저장한 다음, 회계 소프트웨어와 동기화하여 원활한 종이 없는 워크플로우를 만드세요. 이렇게 하면 쉽게 액세스하고 백업을 안전하게 할 수 있습니다.
### 3. 자동화로 힘든 일을 해결하세요 수동으로 미지급금을 관리하는 것은 느리고, 오류가 발생하기 쉬우며, 비용이 많이 듭니다. AP 팀은 송장 매칭, 승인 경로 지정, 결제 일정에 많은 시간을 할애하게 되고, 이로 인해 지연, 할인 혜택 누락, 공급업체와의 관계 악화 등의 문제가 발생합니다. 자동화는 이러한 병목 현상을 제거하여 더 빠른 처리, 오류 감소, 효율성 향상을 보장합니다. #### AP 자동화 작동 방식✅ 송장 매칭: AI 기반 자동화 기능으로 송장과 구매 주문서, 배송 영수증을 비교하여 불일치를 즉시 표시합니다. ✅ 승인 워크플로우: 미리 설정된 규칙에 따라 송장을 값, 공급업체 또는 부서에 따라 올바른 승인자에게 전달하여 수동 후속 조치를 제거합니다. ✅ 결제 일정: 마감일을 기준으로 결제를 자동으로 예약하여 정시 결제를 보장하고 조기 결제 할인을 극대화합니다
✅ 오류 감지: AI가 중복 송장, 누락된 정보, 잘못된 금액을 식별하여 비용이 많이 드는 실수를 줄입니다. /href/ https://clickup.com/features/automations ClickUp 자동화 /%href/는 작업을 자동으로 할당하고, 상태를 변경하고, 결제 알림을 보내는 워크플로우를 설정할 수 있도록 함으로써 이 과정을 단순화합니다.  "계정 지불 프로세스 개선: ClickUp 자동화 /%img/")
반복적인 작업을 제거하고 ClickUp 자동화를 통해 계정 지불 프로세스를 자동화하세요 인스턴스, 송장이 들어오면 즉시 승인 작업을 트리거하여, 지속적인 수동 개입 없이도 작업을 진행할 수 있습니다.
📚 추가 정보: 워크플로우 자동화는 인보이스 승인, 데이터 입력, 공급업체 커뮤니케이션과 같은 프로세스를 관리하는 방식을 변화시킵니다. ### 4. 오류 없는 결제를 위한 3자 매칭 구현 적절한 검증 없이 인보이스를 처리하면 과다 결제, 중복 결제, 사기 위험이 발생합니다. 3자 매칭은 결제 전에 모든 인보이스가 합법적인지 확인하는 핵심적인 AP 관리 방법입니다. #### 3자 매칭이란 무엇입니까? 3자 매칭은 세 가지 핵심 문서를 비교합니다. 일관된 형식과 필수 필드를 보장하여 3자 매칭 속도를 높이고 수동 오류를 크게 줄입니다! ### 5. 워크플로우 마법으로 지루한 데이터 입력에 작별을 고하세요
데이터 입력은 AP 처리에서 가장 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬운 부분 중 하나입니다. 직원들이 인보이스 세부 사항을 수동으로 입력하기 때문에 중복 기록, 오타, 마감일 미준수 등의 문제가 발생합니다. 계정 지불 자동화 소프트웨어는 데이터를 원활하게 캡처하고 정리함으로써 이러한 부담을 덜어줍니다. AP에서 데이터 입력을 자동화하는 방법은 다음과 같습니다. *사전 설정된 워크플로우 사용: 공급업체, 금액 또는 긴급성에 따라 승인용 인보이스 라우팅
- 자동 검증 규칙 설정: 중복 송장 및 잘못된 금액을 즉시 표시 *회계 소프트웨어와 동기화: AP 자동화와 재무 기록 간의 원활한 통합 보장 🔍 알고 계셨나요? 완전 자동화된 AP 팀이 지난 2년 동안 두 배로 증가했습니다. undefined 내년에 자동화를 계획하는 비즈니스의 비율. ### 6. 자동 조종 장치의 정확성: 머신 러닝 구현 머신 러닝(ML)은 패턴을 식별하고, 오류를 예측하고, 송장 분류를 자동화함으로써 AP 프로세스에 혁명을 일으킵니다. ML을 사용하면 중복을 감지하고, 변칙을 표시하고, 송장과 구매 주문을 정확하게 일치시키는 시스템을 만들 수 있습니다.
예를 들어, ML 알고리즘은 대량의 송장을 분류하여 수작업 개입을 크게 줄이면서 정확성을 향상시킵니다. 시간이 지남에 따라 이 스마트 시스템은 더욱 효율적이 되어, 일하는 시간을 절약하고 비용이 많이 드는 오류를 줄여줍니다. #### 기계 학습이 AP에 주는 이점 *중복 송장 감지: ML은 송장 번호, 날짜, 공급업체 이름의 패턴을 식별하여 이중 결제를 방지합니다. * 과다 청구 및 오류 표시: AI는 역사적 데이터를 검토하여 가격 불일치 및 잘못된 세금 계산을 감지합니다
- 승인 속도 향상: 시스템이 승인 경향을 예측하고 올바른 의사 결정자에게 송장을 자동으로 전달합니다. *사기 위험 감소: 머신 러닝이 비정상적인 지출 패턴을 감지하여 사기성 결제가 발생하기 전에 방지합니다. ### 7. KPI를 설정하고 모니터링하여 진행 상황을 추적합니다.
성공적인 AP 프로세스의 비결은 중요한 것을 측정하는 데 있습니다. 송장 처리 시간, 송장당 비용, 조기 결제 할인과 같은 핵심 성과 지표(KPI)는 효율성에 대한 통찰력을 제공합니다. #### 모니터링해야 할 필수 AP KPI *송장 처리 시간: 송장을 수령한 후 결제하는 데 얼마나 걸립니까?
- 청구서당 비용: 인건비와 기술 비용을 포함하여 각 청구서를 처리하는 데 드는 비용은 얼마입니까? *정시 결제율: 마감일 또는 그 이전에 결제되는 청구서의 비율은 얼마입니까? * 조기 결제 할인 적용: 청구서를 조기 결제함으로써 절약되는 금액은 얼마입니까? * 오류율: 불일치 또는 실수로 인해 재처리가 필요한 청구서의 비율은 얼마입니까?
완전히 사용자 정의가 가능한 ClickUp 대시보드로 모든 AP 세부 사항을 한눈에 추적 With undefined 를 사용하면 이러한 KPI를 쉽게 추적할 수 있습니다. 그래프나 차트와 같은 실시간 시각화 기능을 갖춘 사용자 정의 대시보드를 만들어 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 예를 들어, 이 기능을 사용하여 송장 승인 평균 시간을 추적하거나 세부 보고서를 통해 병목 현상을 파악할 수 있습니다. 📑 퀴즈: QubicaAMF와 같은 비즈니스는 undefined ClickUp 대시보드를 사용하여 보고서와 차트를 작성합니다. 이것을 AP 시스템에서 더 빠른 통찰력으로 전환한다고 상상해 보세요! ### 8. 송장 형식을 표준화하고 추측을 배제합니다
미지급금 계정의 가장 큰 장애물 중 하나는 일관성 없는 송장 형식입니다. 공급업체들은 서로 다른 구조로 송장을 제출하고, 구매 주문서(PO) 번호, 결제 조건, 항목별 내역과 같은 키 세부 정보를 누락합니다. 이로 인해 혼란이 야기되고, 승인 지연이 발생하며, 결제 오류 위험이 증가합니다. 송장 제출 요건을 표준화하면 모든 송장이 명확하고 통일된 구조를 따르도록 보장할 수 있어, 수동 개입을 줄이고 처리 속도를 높일 수 있습니다. 
ClickUp의 템플릿 센터에서 적절한 템플릿을 선택하고 모든 AP 요구 사항에 맞는 워크플로우를 시작하세요_ 다양한 undefined 시간을 절약하고 세부 사항 하나도 놓치지 않도록 하십시오. 💡 전문가 팁: 인보이스 관리의 골칫거리를 피하십시오. undefined 마감일, 결제, 클라이언트 세부 정보를 한 곳에서 추적하여 송장 발행을 간소화함으로써 시간을 절약하고 재무 투명성을 개선합니다. /cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss7-13.png ClickUp의 인보이스 템플릿 https://app.clickup.com/signup?template=t-180546809 이 템플릿 다운로드 /%cta/
많은 비즈니스가 흩어진 이메일 스레드, 전화 통화, 스프레드시트에 의존하고 있기 때문에 송장 쿼리와 후속 조치를 추적하기가 어렵습니다. 중앙 집중식 커뮤니케이션 시스템은 모든 공급업체와의 상호 작용을 한 곳에 유지하여 오류를 줄이고 결제 승인을 간소화합니다. #### AP에서 공급업체 커뮤니케이션을 개선하는 방법 *공유 공급업체 포털 사용: 셀프 서비스 공급업체 포털을 통해 공급업체는 AP의 개입 없이 결제 상태를 추적하고, 송장을 제출하고, 쿼리를 제기할 수 있습니다
- 모든 커뮤니케이션을 중앙 집중화: 송장 관련 토론, 분쟁, 승인 등이 모두 기록되는 메시지 플랫폼 또는 AP 소프트웨어 사용 *전담 벤더 관리자 지정: AP 팀원을 벤더 쿼리의 연락 담당자로 지정하여 오해의 소지를 방지 * 상태 업데이트 자동화: 송장 승인, 거부, 결제 처리 등에 대한 자동 이메일 또는 알림 전송 undefined는 커뮤니케이션을 워크플로우에 직접 통합함으로써 이 과정을 원활하게 만듭니다. 공급업체와 송장 문제를 논의하는 동안 메시지를 작업으로 변환하고, 팀원에게 할당하고, 관련 문서에 연결할 수 있습니다.
ClickUp 채팅으로 커뮤니케이션을 중앙 집중화하고 채팅을 즉시 실행 가능한 작업으로 전환하세요_ 사례 연구 스포트라이트: 글로벌 3D 스튜디오인 Walk the Room은 여러 개의 분리된 도구를 사용하여 프로젝트 타임라인, 팀 조정, 자원 할당을 관리하는 데 어려움을 겪었습니다. 워크플로우를 ClickUp으로 통합함으로써, 그들은 제작 과정을 간소화하고, 템플릿을 사용하여 프로젝트 설정 시간을 절반으로 줄였으며, 팀의 활성 사용자 수를 28명에서 70명 이상으로 늘렸습니다. 결과는 어땠을까요? 단일 플랫폼에서 효율성 향상, 자원 관리 개선, 프로젝트 추적 강화 등 다양한 이점을 누릴 수 있었습니다.와 통합되어 계정 지불 데이터가 시스템 간에 원활하게 흐르도록 합니다.
ClickUp의 멀티 앱 통합을 통해 모든 도구를 연결하고 하나의 강력한 플랫폼에서 미지급금 처리 프로세스를 간소화하세요_
우리는 Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell 등과 통합했습니다. 이를 통해 우리가 사용하는 모든 도구에서 정보를 가져와 ClickUp에 컴파일할 수 있으므로, 모든 부서가 참여하거나 일정을 조정할 필요 없이 사용하기 쉽도록 하나의 스페이스에서 재무, 유지, 보고, 고객 세부 정보를 추적할 수 있습니다. undefined, 고객 지원 관리자, 중소기업 ### 11. 조기 결제 할인을 극대화하기 위해 결제 일정을 최적화 조기 결제 할인을 활용하거나 유리한 결제 조건을 협상하면 비즈니스 비용을 절감하는 동시에 공급업체와의 관계를 강화할 수 있습니다. 이 과정을 간소화하기 위해 /href/ https://clickup.com/blog/bookkeeping-templates// 부기 템플릿 /%href/를 사용하여 결제 일정을 표준화하고 체계화하는 것을 고려해 보십시오. 이 템플릿은 마감일, 조기 결제 할인, 공급업체 조건을 체계적인 형식으로 추적할 수 있도록 도와주므로, 절약 기회를 활용할 수 있습니다. 📕 보너스 읽기: 사용
/href/ https://clickup.com/blog/general-ledger-examples// 이러한 총계정 원장 예시 /%href/를 참고하여, 미지급금 입력의 정확한 추적을 보장합니다. 이렇게 하면 트랜잭션 기록의 일관성을 유지하고, 감사 및 재무 보고를 원활하게 수행하는 동시에 불일치를 최소화할 수 있습니다. ### 12. 승인 워크플로우를 감사하고 최적화하여 속도와 명확성을 향상
승인 과정의 병목 현상으로 인해 미지급금 처리 속도가 느려지고, 조기 결제 할인 기회를 놓치고, 공급업체에 대한 결제 지연, 공급업체와의 관계 악화 등의 문제가 발생합니다. 많은 AP 팀이 너무 많은 승인 단계, 불명확한 책임, 느린 수동 승인 과정을 처리하고 있습니다. 승인 과정을 간소화하면 송장 검토와 승인이 빠르고 정확하게 이루어집니다. #### 일반적인 승인 워크플로우 문제 🚫 승인 단계가 너무 많음: 불필요한 승인 단계로 인해 송장 처리 속도가 느려짐
🚫 명확한 역할의 부재: 팀원들이 결재에 대한 책임을 알지 못해서 혼란이 발생합니다. 🚫 결재 기한을 놓침: 수동 알림이 자주 누락되어 결제가 지연됩니다. 🚫 일률적인 접근: 모든 인보이스를 동일하게 취급하면 값이 작은 결재에 시간이 낭비됩니다. #### 결재 워크플로우를 최적화하는 방법
- 기존 프로세스 감사: 송장 연체 보고서를 분석하여 승인 지연 확인 *승인 임계값 정의: 위험도가 낮은 송장 승인은 자동화하고, 고가 또는 플래그가 지정된 송장은 수동 검토를 위해 라우팅 * 역할 기반 승인 사용: 공급업체, 금액 또는 부서를 기준으로 송장 승인을 할당하여 병목 현상 방지 * 알림 및 에스컬레이션 자동화: 기한이 지난 승인에 대한 알림을 설정하고, 지연된 송장을 자동으로 에스컬레이션
- KPI를 통한 승인 실적 추적: 평균 승인 시간을 측정하고 지연이 발생하는 위치를 파악합니다. ⚡ 빠른 팁: 승인 임계값을 정의합니다. 값이 낮은 송장에 대한 승인은 자동화하고, 값이 높거나 플래그가 지정된 송장에 대한 승인만 에스컬레이션합니다. 이렇게 하면 지연은 줄이면서 우선순위가 높은 작업에 집중할 수 있습니다. ### 13. 보안 조치를 강화하여 사기 및 중복 결제 같은 오류를 방지합니다.
AP 사기는 점점 더 큰 문제가 되고 있습니다. 중복 송장, 무단 결제, 피싱 사기로 인해 기업들이 매년 수십억 달러의 손실을 입는 상황입니다. 보안 조치를 강화하면 합법적인 송장만 지급되고 무단 트랜잭션이 발생하기 전에 차단됩니다. #### AP 보안을 강화하는 방법 *이중 인증 (2FA) 활성화: 승인을 위해 다단계 인증을 요구합니다. * 시스템 액세스 제한: AP 소프트웨어의 액세스를 승인된 사용자로만 제한합니다
AI 기반 사기 탐지 사용: AI 도구는 트랜잭션 패턴을 분석하고 의심스러운 활동을 표시합니다. *정기적으로 공급업체 세부 정보 감사: 트랜잭션을 처리하기 전에 공급업체 결제 세부 정보의 변경 사항을 확인합니다. * 직원들이 위험 신호를 인식하도록 교육: AP 팀이 사기성 송장 및 피싱 이메일을 식별할 수 있도록 교육합니다. ### 14. 명확한 분쟁 해결 프로세스 개발 undefined, 송장 관련 분쟁, 배송 불일치 또는 결제 조건은 AP 프로세스를 방해하고 공급업체와의 관계를 악화시킵니다. 체계적인 해결 프로세스가 없다면 AP 팀은 공급업체와 이리저리 연락하느라 시간을 낭비하게 되고, 송장 승인 및 결제 처리가 지연됩니다. #### 강력한 분쟁 해결 프로세스를 만드는 방법
공급업체 쿼리 포털 설정: 공급업체가 송장 상태를 추적하고 디지털 방식으로 분쟁을 제기할 수 있도록 허용 *전담 분쟁 해결 팀 구성: AP 전문가를 지정하여 공급업체 결제 문제를 처리하도록 함 * 분쟁 추적 자동화: 소프트웨어를 사용하여 분쟁 이유, 해결책, 응답 시간을 문서화 * 분쟁 처리 워크플로우 표준화: 다양한 유형의 분쟁을 해결하기 위한 사전 정의된 단계를 생성
15. 장기적인 성공을 위한 강력한 공급업체 관계 구축 공급업체는 단순한 서비스 제공자가 아니라 전략적 파트너입니다. 강력한 공급업체 관계는 우선순위 서비스, 더 나은 결제 조건, 신뢰할 수 있는 공급망을 보장합니다. 공급업체가 귀하의 비즈니스를 신뢰한다면, 할인 제공, 크레딧 연장, 유리한 결제 조건 협상 등의 혜택을 제공할 가능성이 더 큽니다. #### 공급업체 관계를 강화하는 방법 *청구서를 제때 지불: 적시에 결제하면 신뢰가 쌓이고 공급업체와의 협력이 향상됩니다
- 명확한 의사소통: 공급업체에 청구서 상태, 분쟁, 예상 결제 날짜를 알려 줍니다 *가능한 경우 조기 결제: 조기 결제 할인을 받고 재정적 안정성을 보여 줍니다 * 위기 상황에서 공급업체와 일하기: 공급업체가 재정적 어려움을 겪고 있다면 장기적인 파트너십을 유지하기 위해 유연한 결제 방식을 제안합니다 📖 보너스 읽기: 미지급금 처리 과정을 간소화하는 방법에 대해 더 자세히 알고 싶으십니까? 방법을 알아보세요 undefined는 오류 없는 결제 및 정확한 재고 추적을 보장하는 데 매우 중요합니다. ## 최고의 실행 방식과 피해야 할 일반적인 실수
매입 프로세스를 개선하려면 신중한 플랜, 일관된 실행, 비효율성을 초래하는 함정을 피하는 것이 필요합니다. 매입 프로세스를 원활하게 운영하기 위해 따라야 할 최고의 실행 방식은 다음과 같습니다. ✅ 공급업체 성과 대시보드 만들기: 납품 타임라인, 송장 정확도, 분쟁 해결률과 같은 공급업체 성과 메트릭을 추적합니다. 이러한 통찰력을 활용하여 더 나은 조건으로 협상하고 공급업체와의 협업을 개선합니다
✅ 공급업체를 위한 AP 프로세스 교육 도입: 선호하는 인보이스 제출 프로세스와 결제 타임라인에 대해 공급업체를 교육합니다. 이렇게 하면 제출 오류를 줄이고 원활한 워크플로우를 보장할 수 있습니다. ✅ 승인 워크플로우 구현: 인보이스 유형이나 값에 따라 승인 워크플로우를 맞춤화합니다. 예를 들어, 반복 인보이스는 자동 승인을 위해 직접 전달하고, 일회성 또는 고가 인보이스는 수동 검토를 위해 플래그를 지정합니다
✅ 결제 계획 수립을 위해 예측 분석을 활용하십시오: 분석 도구를 사용하여 역사적 데이터와 현금 흐름 추세를 기반으로 결제 주기를 예측하십시오. 이렇게 하면 결제 주기가 항상 유동성 요구 사항에 맞춰 조정됩니다. 또한, 다음과 같은 일반적인 실수를 피하고 보다 효율적이고 효과적인 계정 지불 프로세스를 구축하십시오. ❗️공급업체 피드백을 간과하는 경우: AP 프로세스에서 발생하는 문제점에 대해 공급업체의 의견을 구하지 않으면 반복적인 오류가 발생하고 관계가 악화될 수 있습니다
❗️모든 송장을 동일하게 취급: 긴급성이나 값에 따라 송장을 분류하지 않으면 우선순위가 비효율적으로 정해지고 결제 지연이 발생합니다. ❗️지속적인 개선을 소홀히 함: 정기적인 평가와 업데이트 없이 AP 프로세스가 충분히 좋다고 가정하면 워크플로우가 구식이 될 수 있습니다
❗️일률적인 시스템 사용: 특정 비즈니스 요구에 맞게 AP 도구와 프로세스를 맞춤화하지 않으면 비효율성과 사용자 불만족의 결과가 초래될 수 있습니다 ## 효율성 그 이상을 생각하십시오: AP 프로세스를 성장의 동력으로 만드십시오 계정 지불 프로세스를 최적화하는 것은 단순히 비용을 절감하거나 오류를 방지하는 것이 아니라, 비즈니스가 더 스마트하게 확장할 수 있도록 지원하는 것입니다. 도구 또는 시스템을 평가할 때는 자동화 및 디지털화를 넘어서는 측면을 살펴보십시오.
소프트웨어가 기존 도구와 어떻게 통합되고, 확장성을 지원하는지, 팀과 공급업체 간의 협업을 촉진하는지 고려하십시오. ClickUp이 빛을 발하는 부분입니다. ClickUp은 자동화, 실시간 추적, 협업 기능을 결합하여 사용자의 필요에 맞는 원활한 워크플로우를 만들어 주는 올인원 플랫폼입니다. 송장 승인 자동화부터 사용자 정의 가능한 대시보드에서 KPI 추적까지, ClickUp은 AP 프로세스를 효과적으로 관리하고 이를 전략적 이점으로 전환할 수 있도록 지원합니다.
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