범위 외: 정의, 예시 및 방지 방법

프로젝트는 명확하게 정의된 플랜으로 시작될 수 있지만, 프레임워크를 통제하지 않으면 사소한 변경 사항이 금방 마감 기한을 놓치고, 예산을 초과하며, 계정에 반영되지 않은 추가 작업으로 이어질 수 있습니다. 팀은 범위 외의 요청을 처리하며, 결과물을 제때에 전달하기 위해 고군분투하게 됩니다.

이를 방지하기 위한 키는 모든 변경 사항을 거부하는 것이 아니라, 모든 요청이 프로젝트를 방해하기 전에 추적, 평가 및 적절하게 관리되도록 하는 것입니다.

프로젝트 관리에서 "범위 외"란 무엇일까요?

범위 외란 프로젝트의 원래 프레임워크에 포함되지 않은 작업, 요구 사항 또는 결과물을 의미합니다. 이는 매개변수 문서에 포함되지 않고 초기 계약에 계정 처리되지 않은 추가 요청입니다.

적절한 관리가 이루어지지 않으면 다음과 같은 문제를 초래할 수 있습니다:

클라이언트의 프로젝트를 위해 모바일 앱을 개발하고 있다고 상상해 보세요. 원래 계약에는 로그인 시스템과 사용자 대시보드가 포함되어 있습니다. 프로젝트 도중 클라이언트가 실시간 메시지 기능을 요청합니다.

"범위 외"를 정의하는 것이 왜 중요한가요?

범위 외의 작업을 조기에 정의하지 못하면 지연, 예산 문제 및 기대치 불일치가 발생할 수 있습니다. 모든 프로젝트 관리 도구는 프로젝트를 정상적으로 진행하고 팀이 적절한 승인 없이 추가 작업을 처리하지 않도록 하기 위해 프로젝트 경계를 명확하게 정의하는 것을 강조합니다.

명확한 경계가 필수적인 이유는 다음과 같습니다.

신중한 플랜을 세웠다고 해도, 클라이언트의 예상치 못한 요청은 발생할 수 있습니다. 키는 프로젝트 범위를 방해하지 않고 이러한 요청을 적절하게 처리하는 것입니다.

프로젝트 범위의 이해

모든 성공적인 프로젝트는 명확하게 정의된 범위에서 시작됩니다. 범위가 명확하지 않으면 팀은 기대치 불일치, 범위 확대, 리소스 낭비 등의 문제에 직면하게 됩니다.

청사진이라고 생각하면 됩니다. 포함된 사항을 강조할 뿐 아니라 포함되지 않은 사항도 명확하게 표시합니다. 이를 통해 진행을 방해할 수 있는 막판에 범위를 벗어난 요청이 발생하지 않습니다.

범위를 정의하는 핵심 요소

강력한 경계 문서를 작성하려면 모든 프로젝트에 명확한 매개변수가 필요합니다.

프로젝트의 경계를 정의하는 요소는 다음과 같습니다.

이러한 요소가 없으면 프로젝트가 빠르게 범위를 벗어나 지연, 추가 비용, 타임라인 연장이 발생할 수 있습니다.

범위 내 vs. 범위 외

잘 정의된 프레임워크 문서는 팀이 범위 내 작업과 범위 외 작업을 구분하는 데 도움이 됩니다. 다음은 명확한 분석 결과입니다.

초기 문서에 계획되지 않은 사항은 추가하기 전에 공식적으로 평가해야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트의 일관성을 유지하고 계획에 없는 작업으로 인해 진행이 중단되는 것을 방지할 수 있습니다.

초기에 프레임워크를 명확하게 정의하면 팀이 동일한 페이지에서 일하고 효율적으로 작업하며 예상치 못한 프로젝트 지연을 방지할 수 있습니다.

범위에서 벗어난 항목의 예시

계획에 없던 일이 처음부터 모두 눈에 띄는 것은 아닙니다. 일부 요청은 사소한 것으로 보이지만, 제대로 평가하지 않으면 프로젝트 타임라인을 망칠 수 있습니다. 명확하게 정의된 범위 문서는 예상치 못한 추가 작업을 방지하는 데 도움이 되지만, 경계가 명확하지 않으면 프로젝트가 순식간에 통제 불능으로 확대될 수 있습니다.

다음은 문제를 자주 일으키는, 간과되기 쉬운 범위 외 항목의 몇 가지 예시입니다.

1. 승인 없이 핵심 기능 확장

사전에 정의된 기능을 갖춘 워크플로우 자동화 도구를 구축하기 위해 개발 팀이 고용되었습니다.

프로젝트 진행 중반에 클라이언트가 요청한 사항:

이는 작업 범위에 포함되지 않았지만, 클라이언트는 예산이나 타임라인을 변경하지 않고 추가할 수 있다고 가정합니다. 공식적인 변경 요청이 없으면 팀은 보상을 받지 않고 추가 작업을 수행할 위험이 있습니다.

2. 계획에 없는 성능 최적화

소프트웨어 제품은 표준 시스템에서 원활하게 실행되도록 개발됩니다.

완료가 가까워지자 클라이언트가 요청한 사항:

이러한 변경에는 초기 범위에 포함되지 않았던 추가 리소스와 테스트가 필요합니다. 명확한 범위 관리가 없으면 팀은 이러한 요청을 수용해야 한다는 압박을 느끼게 되어 작업이 지연되고 업무량이 증가할 수 있습니다.

3. 예산에 포함되지 않은 규정 준수 및 보안 조치

한 의료 회사는 내부 도구를 구축하기 위해 개발 팀을 고용했습니다. 처음에는 데이터 암호화 및 사용자 인증이 포함되었습니다.

나중에 규정 준수 요구 사항이 증가하면 클라이언트는 다음을 요청합니다.

보안에 매우 중요하지만, 이러한 기능은 추가 리소스와 전문가의 의견이 필요합니다. 원래 계약에 포함되지 않은 경우, 범위 외 작업으로 분류되어 승인 전에 적절한 평가가 필요합니다.

4. 합의된 범위 beyond의 추가 디자인 수정

UI/UX 팀은 3차에 걸친 수정 작업을 통해 웹사이트를 디자인하기 위해 고용되었습니다.

세 번째 버전을 전달한 후 클라이언트가 요청한 사항:

범위 관리가 없으면 팀은 합의된 결과물 이상으로 성과를 내야 할 의무가 있다고 느끼게 되어 범위 확대와 기대치 불일치가 발생할 수 있습니다.

범위 외 상황 관리 방법

통제되지 않은 범위 외 작업은 프로젝트를 방해하고, 예산을 초과하며, 팀을 소진시킬 수 있습니다. 구조화된 접근 방식을 통해 요청이 타임라인과 리소스에 영향을 미치기 전에 평가, 문서화 및 승인될 수 있습니다.

프로젝트를 정상적으로 진행하면서 범위 외 요청을 처리하려면 다음 단계를 따르세요.

1단계: 요청이 범위에서 벗어난 것인지 확인하기

모든 요청이 즉시 범위를 벗어나는 것은 아닙니다. 요청을 간단한 설명, 프로젝트 결과물 및 원래 계약과 비교해보세요. 프로젝트 플랜에 포함되지 않은 요청은 추가 평가가 필요합니다.

클라이언트는 원래 기본 데이터 내보내기만 포함된 소프트웨어 프로젝트에 추가 보고 대시보드를 요청할 수 있습니다. 이 사항이 프로젝트 개요나 프레임워크에 명시되어 있지 않으면 범위 외 요청으로 간주되어 공식적인 평가가 필요합니다.

2단계: 리소스 및 타임라인에 미치는 영향 평가

요청이 범위를 벗어난 것으로 확인되면 프로젝트 리소스에 미치는 영향을 평가하세요. 추가 자금이 필요한지, 마감일이 늦어질지, 현재 팀이 추가 작업을 처리할 수 있는지 확인하세요.

프로젝트 진행 중에 새로운 기능을 추가하면 개발 시간, 테스트 및 설계 작업이 추가로 필요할 수 있습니다. 추가적인 시간이나 리소스가 없으면 기존에 약속한 결과물이 차질될 수 있습니다.

ClickUp 작업은 의존성을 매핑하고 범위 변경을 커밋하기 전에 잠재적인 프로젝트 지연을 강조 표시하여 추가 작업의 영향을 추적하는 데 도움이 됩니다.

3단계: 이해 관계자 및 팀과 소통하기

클라이언트, 프로젝트 팀 및 주요 이해 관계자와 요청에 대해 논의하세요. 요청이 프로젝트 범위에 포함되지 않는 이유를 명확하게 설명하고 가능한 해결책을 간략하게 설명하세요. 요청이 필요한 경우, 기존 작업의 우선 순위를 재조정할지 또는 새로운 리소스를 할당할지 결정하세요.

소프트웨어 프로젝트가 거의 완료될 무렵 클라이언트가 새로운 기능을 요청하는 경우, 팀은 프로젝트 타임라인을 연장할지, 우선순위를 조정할지 결정해야 합니다. 명확한 의사소통이 이루어지지 않으면 팀은 그 영향을 충분히 이해하지 못한 채 추가 작업을 맡게 될 수 있습니다.

ClickUp 채팅을 사용하면 팀이 범위 변경 사항을 실시간으로 논의할 수 있으므로, 긴 이메일 스레드나 세부 사항 누락 없이 의사 결정을 일관되게 유지할 수 있습니다.

4단계: 승인된 범위 변경 사항 문서화

팀이 요청을 승인한 경우, 향후 혼동을 방지하기 위해 변경 사항을 공식적으로 문서화해야 합니다. 원래 계획된 내용, 추가된 내용, 그리고 예산, 타임라인 및 리소스 할당에 미치는 영향을 요약해야 합니다.

클라이언트가 합의된 범위를 넘어 추가 수정을 요청하는 경우, 팀은 해당 변경 사항을 처리한 방법을 명확하게 보여주는 승인 추적 기록과 함께 변경 사항을 기록해야 합니다.

ClickUp 문서는 범위 계약을 추적하는 중앙 집중식 장소로 사용되며, 범위 관리 플랜 템플릿은 범위 조정 및 승인을 문서화하는 체계적인 방법을 제공합니다.

5단계: 범위 변경을 추적하고 범위 확대 방지

범위 변경을 승인한 후에는 팀이 그 영향을 적극적으로 모니터링해야 합니다. 예상치 못한 지연과 통제되지 않은 변경을 방지하기 위해 프로젝트 마감일에 따라 새로운 작업을 추적해야 합니다.

ClickUp 간트 차트 보기는 팀이 승인된 프레임워크 변경이 프로젝트 타임라인에 미치는 영향을 시각화할 수 있도록 도와줍니다. 의존성과 마일스톤을 주시하면 한 가지 변경 사항이 마감일의 여러 변경 사항으로 눈덩이처럼 불어나는 것을 방지할 수 있습니다.

구조화된 프레임워크 관리 프로세스는 프로젝트가 원래 목표에 부합하도록 유지하면서 필요한 조정을 위한 유연성을 확보합니다.

ClickUp 범위 관리 플랜 템플릿을 사용하면 팀이 범위 변경을 공식화하고, 승인을 추적하며, 예상치 못한 중단을 방지 할 수 있습니다 .

이 템플릿 다운로드

이 템플릿은 다음에 도움이 됩니다.

명확한 추적 및 문서화가 없다면, 사소한 요청이 큰 혼란으로 이어져 타임라인이 연장되고 추가 비용이 발생할 수 있습니다.

범위 관리의 최고의 실행 방식

가장 잘 계획된 프로젝트도 범위 관련 문제에 직면할 수 있습니다. 클라이언트는 포함되지 않은 기능이 포함되어 있다고 생각할 수 있습니다. 이해 관계자는 그 영향을 인식하지 못하고 막판에 변경 사항을 요구할 수도 있습니다. 팀은 종종 불명확한 기대치로 인해 압박을 받으며 일하기 때문에 승인되지 않은 작업이 누락될 수 있습니다.

범위 관리는 프로젝트를 구조화하면서 필요한 유연성을 유지합니다.

지속적인 의사소통 없이 프로젝트를 체계적으로 진행하는 방법은 다음과 같습니다.

범위를 명확히 정의하여 추측의 여지를 남기지 마세요

대부분의 범위 문제는 모호한 표현에서 비롯됩니다.

"앱에 보고 기능이 포함될 예정입니다"라고 말하기보다 다음과 같이 명확하게 정의하세요.

구체적으로 명시하세요. 포함되는 내용, 제외되는 내용, 그리고 범위 변경이 필요한 추가 사항을 명확히 정리하세요.

'범위 고정' 기간을 사용하여 프로젝트의 초점을 고정하세요

범위는 움직이는 목표가 아니며, 프로젝트 중간에 작업의 범위를 논의하면 실행이 느려집니다. 범위 고정 기간을 도입하면 팀이 우선순위의 변화로 끝없는 반복에 갇히지 않도록 할 수 있습니다.

이 단계에서:

"범위 도전" 체크포인트를 설정하세요

팀은 계획에 없던 일도 압박을 느끼기 때문에 종종 추가 작업을 맡게 됩니다.

기본값을 '예'로 설정하는 대신, 다음을 포함하는 범위 도전 단계(Scope Challenge)를 도입하세요.

이를 통해 팀 회원이 불명확한 기대치로 인해 추가 업무를 맡지 않아도 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

더 쉽게 작업할 수 있도록 ClickUp AI Notetaker를 사용해 보세요. 모든 토론에서 필요한 모든 사항을 문서화하여 프로젝트 계획을 좀 더 쉽게 세울 수 있습니다.

Notetaker의 핵심을 이해하는 데 도움이 되는 자세한 비디오를 확인해보세요 👇

프로젝트 타임라인에 '범위 위험' 버퍼를 만드세요

예기치 않은 변화는 불가피하지만, 타임라인을 망칠 필요는 없습니다. 고성능 팀은 사소한 조정을 처리하기 위해 특별히 할당된 시간 블록인 범위 위험 버퍼를 추가합니다.

팀은 주요 결과물의 납기를 늦추는 대신 이 버퍼를 다음과 같은 용도로 사용합니다.

이를 통해 범위 변경으로 인해 전체 프로젝트 일정이 틀어지는 것을 방지할 수 있습니다.

모든 주요 프로젝트 마일스톤에 "범위 요약"을 포함시키세요

팀은 프로젝트의 경계를 정의하는 것뿐만 아니라 이를 강화해야 합니다. 팀이 범위 세부 사항을 기억하고 있다고 가정하지 말고, 모든 마일스톤 체크인에서 이를 검토해야 합니다.

빠른 범위 요약은 다음과을 보장합니다:

정기적인 프로젝트 업데이트에 범위 알림을 포함함으로써 팀은 불일치를 최소화하고 불필요한 일을 방지할 수 있습니다.

프로젝트를 가장 잘 관리하는 팀은 엄격한 범위 정책에 의존하지 않습니다. 이러한 팀은 변화를 스마트하게 처리하여 성공을 거두는 것입니다. 범위를 명확하게 유지하고, 잘 구조화하고, 적극적으로 관리하면 효율적으로 업무를 수행하고 예상치 못한 일을 방지할 수 있습니다.

제어력을 유지하고 프로젝트를 정상적으로 진행하세요

명확한 범위 관리 프로세스가 없으면 팀은 프로젝트 범위를 통제할 수 없게 되어 범위 확대, 타임라인 연장, 추가 비용, 기대치 불일치 등의 문제가 발생합니다. 단일 클라이언트의 요청은 사소한 것으로 보일 수 있지만, 적절한 추적이 이루어지지 않으면 계획에 없던 작업으로 빠르게 확대되어 결과물을 방해할 수 있습니다.

키 포인트는 모든 변경을 거부하는 것이 아닙니다. 팀은 구조와 효율성을 유지하기 위해 모든 범위 조정을 적극적으로 평가, 문서화하고 프로젝트 목표에 맞춰 조정해야 합니다.

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