우리는 의사소통의 상당 부분이 디지털 채널, 특히 이메일을 통해 이루어지는 시대에 살고 있습니다. 이메일의 대안이 많이 등장하고 있지만, 이메일은 여전히 전문적인 의사소통의 초석입니다. 이메일은 우리의 의도를 전달하는 것 이상의 힘을 가지고 있습니다. 이메일은 우리의 전문성과 세심한 주의력을 보여줍니다.
입사 지원서를 보내거나, 프로젝트를 조정하거나, 단순히 동료에게 연락을 하는 등, 이메일을 작성하는 방법은 받는 사람의 응답에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 이메일 에티켓을 다시 한 번 확인하면 이메일이 정중하고 전문적이며 좋은 인상을 줄 수 있습니다.
이 가이드에서는 전문적인 이메일을 빠르게 작성하기 위한 20가지 필수 지침을 설명합니다.
이메일 에티켓 이해하기
이메일 에티켓은 이메일을 작성하거나 답장할 때 지켜야 할 사회적 지침입니다. 이 에티켓을 따르면 명확하고 간결하며 정중하게 의사소통을 할 수 있습니다.
이메일은 결국 의사소통의 도구일 뿐인데 왜 이것이 중요한지 궁금하신가요? 그 이유 중 하나는 글로 쓰인 말에는 비언어적 단서가 동반되지 않기 때문입니다. 표정과 목소리 톤이 없기 때문에 사람들은 메시지의 톤을 매우 쉽게 오해할 수 있습니다. 따라서 이 지침을 따르시면 의사소통이 정중하고 명확하게 될 것입니다.
이메일 에티켓이 중요한 다른 이유들은 다음과 같습니다.
- 첫인상은 중요합니다: 이메일을 작성하는 방식은 다른 사람들이 당신의 전문성과 세심한 부분까지 신경 쓰는 모습을 판단하는 첫인상이 되는 경우가 많습니다
- 명확성과 효율성: 적절한 이메일 에티켓을 지키면 메시지가 명확해지므로 오해의 가능성과 후속 이메일의 필요성이 줄어듭니다
- 전문성: 이메일 에티켓을 준수하는 것은 당신의 전문성을 반영합니다. 이는 수신자의 시간을 존중하고 전문적인 의사소통의 규범을 이해하고 있음을 나타냅니다
- 효과적인 커뮤니케이션: 잘 구조화되고, 정중하며, 오류가 없는 이메일은 커뮤니케이션의 효과를 높입니다. 오해로 인해 혼란과 비효율성이 발생할 수 있는 전문적인 환경에서는 특히 중요합니다
이메일 에티켓을 따름으로써, 지속적인 관계를 구축하고, 의도를 명확하게 전달하며, 모든 사람이 같은 페이지에 있을 수 있도록 할 수 있습니다.
이메일 에티켓 20가지 팁과 최고의 실행 방식
이메일 에티켓의 중요성을 이해하셨다면, 이제 이메일을 작성할 때 유의해야 할 20가지 팁과 최고의 실행 방식을 살펴보겠습니다.
1. 전문가처럼 인사하기
이메일을 정중한 인사로 시작하면 전문적인 분위기를 조성하고 수신자에 대한 존중을 나타낼 수 있습니다. 사용하는 인사말의 유형은 수신자와의 관계의 형식적 수준과 의사소통의 맥락에 적합해야 합니다.
따라서 클라이언트나 상사에게 'hey there'를 사용하는 것은 부적절할 것입니다. 마찬가지로, 친구에게 이메일을 보낼 때 'Dear
비공식적인 이메일에서 사용할 수 있는 캐주얼한 인사말은 다음과 같습니다.
- 안녕하세요
- 안녕하세요
- 안녕하세요,
- 안녕하세요
공식적인 커뮤니케이션이나 처음 연락을 취할 때 사용할 수 있는 인사말은 다음과 같습니다:
- 존경하는
- 안녕하세요/안녕하세요/안녕하세요
- 존경하는
'Hey!'와 같은 지나치게 캐주얼한 인사말이나 'to whom it may concern'과 같은 비인격적인 인사말은 피하십시오. 또한, 인사말을 생략하지 마십시오. 바로 콘텐츠로 넘어가면 갑작스럽거나 무례하게 보일 수 있습니다. 수신자를 적절하게 부르는 데 시간을 조금만 투자하면 이메일이 전달되는 방식에 큰 차이가 생길 수 있습니다.
2. 스타일리시하게 마무리하기
이메일을 적절한 인사말로 시작하는 것만큼이나 적절한 인사말로 끝내는 것도 중요합니다. 적절한 인사말은 이메일에 명확한 결론을 부여하고 전문적인 인상을 남깁니다.
공식 이메일에서 사용할 수 있는 끝말:
- 안녕히 계십시오
- 안녕히 계십시오
- 좋은 하루 보내세요
- 감사합니다
더 비공식적인 이메일의 끝말에는 다음과 같은 표현이 있습니다.
- 최상의
- 안녕히 계세요
- 감사합니다
- 행복한
- 곧 다시 연락드리겠습니다
- 따뜻한 인사
서명 후에는 반드시 이름을 포함시켜 주세요.
Xoxo(너무 친밀감 넘치는), respectfully(너무 오래된 표현), 또는 단순히 이름만 쓰는 것(너무 갑작스러운)과 같은 인사말은 피하세요.
전문적인 커뮤니케이션을 위해서는 독자에게 모든 연락처 정보를 제공하고 이메일을 더욱 세련되게 보이게 하는 이메일 서명을 추가하는 것도 좋습니다.
3. 제목 줄을 잘 작성하세요
두 개의 이메일을 받았다고 상상해보세요. 첫 번째 이메일의 제목은 '회의'이고, 두 번째 이메일의 제목은 '프로젝트 X: 7월 15일 오전 10시에 팀 회의'입니다
어떤 것을 먼저 확인하시겠습니까?
첫 번째 제목은 짧고 모호하며 이메일의 콘텐츠에 대해 아무것도 말하지 않습니다. 반면 두 번째 제목은 간결하고 설명적이며 이메일의 내용을 간결하게 알 수 있습니다.
명확하고 관련성 있는 제목은 수신자가 이메일을 우선 순위로 처리하는 데 도움이 되며 메시지가 필요한 관심을 받을 수 있도록 합니다.
제목을 작성할 때는 간결하고, 설명적이며, 실행 가능한 문장으로 작성하세요. 제목은 이메일의 헤드라인과 같으므로, 관심을 끌고 문맥을 알릴 수 있어야 합니다. 대문자만 사용하거나, 과도한 문장 부호를 사용하거나, 이메일의 구체적인 내용을 전달하지 못하는 지나치게 일반적인 용어는 사용하지 마세요.
4. 명확하지만 포괄적으로 작성하세요
이상적인 이메일은 간결함과 포괄성 사이의 균형을 유지합니다. 간결함은 요점을 바로 전달하고 불필요한 부분을 피하는 것을 의미합니다. 반면 포괄성은 모든 필수 세부 사항을 포함하는 것을 의미합니다.
예시:
- 이 문장은 너무 길다: 보고서를 완료했으며 검토할 준비가 되었습니다. 질문이 있거나 추가 정보가 필요한 경우 언제든지 저에게 연락 주시기 바랍니다
- 간결함: 보고서가 완료되어 검토할 준비가 되었습니다. 추가 정보가 필요하시면 알려 주시기 바랍니다
이메일을 작성할 때는 짧은 문단으로 중요한 정보를 나누어 읽기 쉽게 작성하세요. 길고 장황한 문장은 피하고, 요점을 명확하게 표현하세요. 하지만, 불필요한 오해가 생기지 않도록 필요한 모든 세부 사항과 배경 정보를 제공하세요.

5. 구두점을 적절히 사용하세요
적절한 구두점은 이메일의 가독성을 높이고 이해를 돕습니다. 메시지를 명확하게 전달하고 오해를 방지합니다
구두점을 과도하게 사용하거나 너무 적게 사용하지 말고 적당히 사용하세요. 예를 들어, 일부 사람들은 느낌표를 많이 사용하는 경향이 있는데, 이는 공식적인 의사소통에서 지나치게 감정적인 인상을 줄 수 있습니다.
다음은 유의해야 할 몇 가지 규칙입니다:
- 모든 문장은 종결 부호로 끝내야 합니다
- 이메일에 물음표(또는 느낌표)를 너무 많이 넣지 마세요. 질문이 많다면, 그 중 일부를 다른 방식으로 표현해 보세요
- 항목 목록을 구분하고 두 개의 독립적인 절을 연결하는 접속사 앞에는 항상 쉼표를 사용하세요
- 인사말에 쉼표를 추가하세요
6. 문법은 키
Slack이나 WhatsApp에서 캐주얼하게 소통할 때는 문법이 그다지 중요하지 않습니다. 그러나 이메일은 다릅니다. 주어와 동사의 일치, 올바른 대명사, 정확한 동사 시제, 대소문자 등 기본적인 문법 규칙을 따르는 것이 매우 중요합니다.
채팅을 할 때, "its/it's", "loose/lose", "I/me", "they're/their"와 같은 단어의 차이에 대해 생각하지 않을 수도 있습니다.
예를 들어, "그들은 보고서를 검토할 것입니다"라고 쓰지 않고 "그들은 그 보고서를 검토할 것입니다"라고 쓰면 혼동이 생길 수 있습니다. 또한 좋은 인상을 남기는데도 도움이 되지 않습니다.
물론, 모든 규칙이 있더라도 실수를 하는 것은 당연합니다. 이 경우, 이메일이나 이메일 작성 도구에 AI를 사용하여 오류 없는 메시지를 작성하는 것을 고려해보세요.
7. 이메일을 교정하세요
위의 요점의 확장: 이메일을 보내기 전에 항상 교정하세요. 이렇게 하면 놓친 철자, 문법, 구두점 등의 오류를 찾을 수 있습니다. 문법 검사 앱을 사용하여 교정할 수도 있습니다.
그러나 교정은 오타를 찾는 것 이상입니다. 이메일의 전체적인 흐름과 명확성을 확인하는 작업도 포함됩니다. 문장이 잘 구성되고 요점이 논리적으로 정리되어 있는지 확인하세요. 이메일을 소리내어 읽어보면서 문장이 너무 길지 않은지도 확인해보세요.

8. 전문성을 유지하세요
직장에서는 전문적이고 정중 한 이메일이 필수입니다. 어조, 언어 및 전반적인 접근 방식은 수신자에 대한 예의와 배려를 반영해야합니다. 예를 들어
❌"이 보고서 빨리 필요해요. 고마워요." 이 말은 전문적이지도, 예의 바르지도 않습니다.
✅"안녕하세요, 존, 오늘까지 완료된 보고서를 보내 주세요. 감사합니다." 이 문장은 전문적이고 명확하며 정중합니다.
속어나 지나치게 캐주얼한 표현은 피하고, 수신자가 의사소통을 혼동하지 않도록 주의하세요. 적절한 제목, 인사말, 인사말을 포함하세요. 콘텐츠를 여러 문단으로 나누어 가독성을 높입니다.
9. 이모티콘은 적절히 사용하세요
이모티콘은 이메일에 개인적인 느낌을 더하고 더 친근하게 만들 수 있습니다. 그러나 이모티콘은 항상 적당히, 그리고 적절한 상황에서만 사용해야 합니다.
전문적인 설정에서는 수신자를 잘 알고, 이모티콘이 긍정적으로 받아들여질 것이라고 확신하는 경우에만 이모티콘을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 확실하지 않은 경우에는 이모티콘을 사용하지 않는 것이 더 안전합니다.
이모티콘을 사용할 계획이라면 사용의 균형을 유지하세요. 또한 이모티콘을 선택할 때 문화적 실수를 하지 않도록 주의하세요. 예를 들어, 우리가 정상이라고 생각하는 제스처가 다른 문화권에서는 매우 무례한 행동으로 받아들여질 수 있습니다.
이메일의 끝에 이모티콘을 사용하는 것이 적절한 이메일은 다음과 같습니다. "안녕하세요, 존. 보고서 확인 중입니다. 좋은 하루 보내세요! 🙂"
이모티콘의 과도한 사용은 전문적이지 않습니다: "내일 아침 일찍 만나요! 🙂🙂✨✨"
10. 첨부 파일 표시
이메일에 첨부 파일을 포함할 때는 본문에 언급하고 적절한 이름을 지정하세요. 이렇게 하면 수신자가 첨부 파일의 관련성을 쉽게 파악할 수 있습니다. "보고서가 첨부되어 있습니다. "라는 간단한 문구를 추가하는 것도 좋습니다
관련이 있는 경우, 더 자세한 설명을 추가할 수도 있습니다. 예를 들어, "2분기 영업 보고서를 첨부합니다. 여기에는 최신 영업 실적과 성과 분석이 포함되어 있습니다. 추가 정보가 필요하시면 언제든지 알려 주시기 바랍니다."
11. 24시간 후에 후속 조치를 취하세요
이메일 커뮤니케이션에서는 인내심이 중요합니다. 따라서, 후속 이메일을 보내기 전에 수신자가 응답할 수 있도록 최소 24시간의 시간을 주세요. 물론, 적절한 후속 조치 시간은 상황의 긴급성과 관계에 따라 달라집니다.
또한, 후속 조치를 할 때는 예의 바르고 배려심 있는 태도를 유지하세요. 상대방이 바쁠 수 있음을 인정하고, 긴급한 사안이라면 정중하게 그 긴급성을 언급할 수 있습니다.
예를 들어, "안녕하세요, 사라 씨, 회의에 대해 이전에 보낸 이메일에 대해 확인하고 싶습니다. 일정이 가능한지 확인해 주실 수 있나요? 내일까지 일정을 확정해야 합니다. 감사합니다!"
💡 프로 팁: 후속 조치를 언제, 누구에게 해야 할지 기억하기 어려우신가요? <5>ClickUp에서 알림을5> 설정하면 중요한 메시지를 다시는 놓치지 않을 수 있습니다.
12. 시간 내에 답변하기
우리 대부분은 매우 바쁜 일정을 가지고 있어 이메일에 빠르게 응답하기가 어렵습니다. 그러나 동료의 이메일에는 24시간 이내에 응답하기 위해 노력하세요.
이메일이 모르는 사람이나 외부 연락처에서 온 것이며 시간적 여유가 있다면, 며칠 정도 시간을 두고 답장해도 괜찮습니다. 긴급한 것으로 표시되어 있다면, 가능한 한 빨리 답장하세요.
적시에 응답하는 것은 발신자에 대한 전문성과 존중을 나타냅니다. 자세한 답변을 작성하는 데 시간이 더 필요한 경우, 간단한 확인 이메일을 보내면 발신자에게 이메일이 수신되었으며 처리 중임을 알릴 수 있습니다.
이메일 관리 솔루션을 사용하여 이메일을 예약하여 적시에 응답할 수 있습니다. 또한 이메일 템플릿을 만들어 응답 프로세스의 속도를 높일 수도 있습니다.
보너스: 포괄적인 가이드를 통해 Gmail에서 이메일 템플릿을 만드는 방법을 알아보세요!
13. CC와 BCC를 적절히 사용하세요
CC(탄소 사본)와 BCC(비공개 탄소 사본)를 적절히 사용하고 적절한 상황에서 활용하세요.
이메일 콘텐츠를 알아야 하지만 주요 수신자가 아닌 사람들을 포함하려면 CC를 사용해야 합니다. 이렇게 하면 다른 사람들이 조치를 취할 필요 없이 모든 사람에게 정보를 전달할 수 있습니다.
반면, 조직의 공지 사항이나 프라이버시가 중요한 경우와 같이, 정보를 알려야 하지만 서로의 이메일 주소를 볼 필요가 없는 많은 사람들에게 이메일을 보낼 때는 BCC를 사용하세요.
14. '모두에게 답장' 기능을 신중하게 사용하세요
수신함 가득한 이메일 중 자신과 관련 없는 이메일을 보고 기뻐하는 사람이 있을까요? 아무도 없을 것입니다!
우리 중 많은 사람들에게 받은 편지함을 비우고 깔끔하게 유지하기 위해서는 불필요하게 복사된 이메일을 삭제해야 합니다.
그렇기 때문에 '전체 회신' 기능을 신중하게 사용하고 혼란을 피해야 합니다. '전체 회신'을 누르기 전에 모든 수신자가 귀하의 답장을 볼 필요가 있는지 고려하십시오. 귀하의 답장이 한두 명에게만 관련이 있는 경우, 그들에게 직접 답장하십시오.
15. 부재 중 메시지 설정

최고의 이메일 관리 전략 중 하나는 부재 중 메시지를 설정하는 것입니다. 부재 중으로 이메일에 응답할 수 없는 경우, 자동 이메일 응답을 설정하여 발신자에게 부재 사실을 알리고 필요한 경우 대체 연락처를 알려주십시오.
다음과 같은 세부 사항을 포함하는 것을 고려해 보세요:
- 부재 날짜 또는 기간
- 긴급한 업무에 대해 연락할 수 있는 대체 담당자
부재 중 메시지에 이 사실을 목록에 기재한 사람에게 알려주는 것을 잊지 마세요.
16. 중립적이거나 긍정적인 어조를 유지하세요
이메일에서 적절한 어조를 사용하는 것은 어려울 수 있습니다. 그러나 이는 메시지가 전달되는 방식에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 이메일의 목적과 발신자와의 관계에 적합한 어조를 사용하세요.
다음은 유의해야 할 점입니다:
- 실수, 실패, 문제 등 부정적인 단어는 피하십시오.
- 정말, 매우, 깊이 등 과도한 형용사를 사용하지 마세요.
- 너무 갑작스럽거나 지나치게 캐주얼한 문장을 보내지 마세요
의심스러운 경우에는 수신자의 행태를 따르세요. 수신자가 캐주얼하게 글을 쓰고 가벼운 대화를 나누면, 당신도 똑같이 행동하세요. 수신자가 직설적인 경우, 메시지도 짧게 작성하세요.
AI를 사용하여 이메일을 작성하기로 결정한 경우, 이메일을 작성하기 전에 어조를 설정할 수 있는 AI를 사용하세요.

17. 수신자를 다시 한 번 확인하세요
이메일을 보내기 전에 수신자 주소를 다시 한 번 확인하세요. 잘못된 사람에게 이메일을 보내면, 특히 이메일에 민감한 정보가 포함되어 있는 경우, 오해나 기밀 유출로 이어질 수 있습니다.
또한, 이메일에 답장하는 경우, 전체 그룹이 아닌 수신자의 받은 편지함으로 이메일이 전달되는지 확인하십시오.
18. 유머는 적절히 사용하세요
어조와 마찬가지로 유머도 이메일에서 사용하기 어려운 요소 중 하나입니다. 비언어적 신호를 사용할 수 없는 상황에서 수신자가 당신의 농담을 이해할지 장담할 수 없습니다.
또한 유머는 매우 주관적입니다. 따라서 당신에게는 재미있게 보일 수 있는 것이 다른 사람에게는 오해되거나 심지어 모욕적으로 느껴질 수 있습니다.
따라서, 수신자를 잘 알고 있으며 그들의 유머 감각을 이해하고 있다는 확신이 없다면, 전문적인 커뮤니케이션에서는 이를 사용하지 않는 것이 좋습니다.
19. 표준 폰트와 형식을 사용하세요
화려한 폰트, 색상, 추가 형식을 사용하는 것은 이메일을 다른 사람들과 차별화하는 좋은 방법처럼 보일 수 있지만, 재앙적인 결과를 초래할 수 있습니다.
Comic Sans 글꼴로 작성되고 파란색으로 강조 표시된 이메일을 받았다고 상상해보세요. 보낸 사람이 전문적인 사람이라고 생각하시겠습니까? 아마 그렇지 않을 것입니다.
그렇기 때문에 표준 폰트와 형식을 따르는 것이 항상 좋습니다. 이메일을 돋보이게 하기 위해 굵게, 기울임꼴로 쓰거나 다른 색상을 사용하지 마세요. 읽기 쉽도록 깔끔하고 일관된 스타일을 유지하세요.
20. 수신자를 이해하라
마지막으로, 독자를 고려하여 작성하세요. 동료에게 이메일을 보내는 경우, 그들의 친밀도, 역할, 상황에 따라 언어 수준을 조정하세요.
예를 들어, 기술 관련 독자에게 이메일을 보낼 때 다음과 같이 말할 수 있습니다.
"2분기 성능 메트릭에 따르면 최근 인프라 업그레이드 덕분에 서버 가동 시간이 15% 증가했습니다."
그러나 기술에 익숙하지 않은 사람들에게 같은 내용을 전달해야 하는 경우, 다음과 같이 말하면 더 효과적일 것입니다.
"최근 인프라를 업그레이드하여 서버 안정성이 향상되어 다운타임이 감소했습니다."
수신자를 이해하면 그들에게 관련성 있고 이해하기 쉬운 메시지를 작성하는 데 도움이 됩니다.
Clickup과 이메일을 통한 팀 커뮤니케이션 강화
여러 클라이언트에 걸쳐 여러 프로젝트를 진행하고 계십니까? 서로 다른 프로젝트 업데이트를 처리하고, 여러 팀 회원에게 답장을 보내고, 쿼리를 해결하는 등, 받은 편지함은 쉽게 혼란에 빠질 수 있으며, 이메일 에티켓도 무너질 수 있습니다.
이 때 받은 편지함 관리 도구와 이메일 프로젝트 관리가 도움이 될 수 있습니다. 이 도구는 받은 편지함을 여러 프로젝트를 쉽게 관리할 수 있는 협업 작업 공간으로 바꿔줍니다.
ClickUp은 수신함 관리 기술을 완벽하게 다듬을 수 있도록 도와주는 커뮤니케이션 및 이메일 생산성 도구입니다. ClickUp의 이메일 프로젝트 관리 기능을 사용하면 무제한으로 프로젝트를 만들고, 팀의 생산성을 추적하고, 이메일 에티켓을 따를 수 있습니다.

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컴퓨터 및 정보 시스템 관리자 Max Segal은 ClickUp에 대해 다음과 같이 말했습니다.
폴더 이메일 주소에서 자동으로 작업 생성하고 회사 Slack과 통합하여 워크플로우 효율성이 크게 향상되었습니다!
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직장에서 동일한 결과를 얻기 위해 ClickUp을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
Gmail 및 Outlook과 통합

ClickUp과 Gmail의 통합을 통해 두 플랫폼 간에 자동 동기화가 가능합니다. Gmail의 이메일을 ClickUp에서 새로운 작업으로 자동 변환할 수 있습니다. 또한 이메일을 작업에 첨부하거나, 이메일 첨부 파일을 업로드하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.
ClickUp과 Outlook의 통합을 통해 이메일에서 작업을 자동으로 생성하는 등 유사한 기능을 사용할 수 있습니다.
ClickUp에서 이메일 보내기
ClickUp을 사용하면 플랫폼 내에서 직접 이메일을 보내고 메시지에 답장할 수 있습니다. 첨부 파일을 추가하고, 이메일을 작업에 연결하고, 팀에 태그를 지정하여 모든 사람이 최신 정보를 확인할 수 있도록 하고, 알림에 답장할 수도 있습니다.
ClickUp 작업을 사용하면 수신된 이메일을 작업 항목에 연결하고 드립 캠페인 또는 뉴스레터에 대한 이메일 자동화를 설정할 수도 있습니다.
Chrome 확장 프로그램을 사용하면 이메일에서 작업을 만들고 작업에 이메일을 첨부할 수도 있습니다.
댓글 추가
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템플릿
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