（燃え尽きずに）個人のタスクを管理する方法

ClickUpの先延ばしに関するアンケートによると、知識労働者の半数が、タスクの最初のステップが明確でないときに最も先延ばしにしてしまうと答えています。多くの人は、さらなるモチベーションを必要としているわけではありません。必要なのは、曖昧な仕事を明確な次の行動に変えてくれるリストなのです。

タスク管理のセットアップは、記録、整理、優先順位付け、実行、振り返りという5つの習慣を通じて実現されます。このサイクルを正しく回せれば、使うツールはそれほど重要ではなくなります。

このガイドでは、仕事の成果物、サイドプロジェクト、家事の管理、個人的な目標など、あらゆるタスクにおいて、たとえ調子の悪い週であってもこのサイクルを回す方法をご紹介します。なぜ多くのリストが2週間もたずに崩れてしまうのか、その日の仕事はどう選べばいいのか、そして現在使っているツールでこのシステムを構築する方法について解説します。タスク、メモ、カレンダーの計画、AIレビューを1つのワークスペースで管理したい方のために、ClickUpを使った手順もご紹介します。

なぜ多くの個人リストは失敗してしまうのでしょうか？

多くの個人リストが失敗に終わる理由は、やるべきことをただ集めるだけで、それを具体的な決断へと結びつけていないからです。それは、予定が少ない日ならうまくいくかもしれません。しかし、現実の生活で仕事量が増え、状況が曖昧になり、締め切りが重なり始めると、そのシステムは機能しなくなります。

忙しい一週間とは、単にタスクが増えただけではありません。それは、返信が遅れているメール、変動する締め切り、用事、事務作業、そして「明日やろう」と先延ばしにし続けている大きなプロジェクトの積み重ねです。単なるリストでは、「サムに返信する」「確定申告を終わらせる」「転職について考える」といった項目が、まるで同じ程度の注意を必要とするかのように並んでしまいます。

そうではありません。

多くのリストが失敗するのはまさにこの点です。作業負荷は集めるものの、それをプランとして形にすることは決してないのです。

通常、タスク管理がうまくいかなくなる原因は、以下の4つのギャップにあります：

記録する習慣がない

タスクはSlackのスレッドや電子メール、会話、記憶のあちこちに散らばってしまいます。信頼できる場所がないため、脳は何か忘れていないかを探し続けなければなりません。

「記録」とは、タスクが頭に浮かんだらすぐに、それを頭の中から取り出して、信頼できる一箇所に書き留めることを意味します。E. J. マシカンポとロイ・バウマイスターの研究によると、未達成の目標は執拗な思考のトリガーになりますが、具体的なプランを立てることでその「心の雑音」を減らすことができることが分かっています。信頼できるタスクの受信トレイも同様の役割を果たします。各タスクに「戻る場所」を与えることで、脳がそれを何度も繰り返し考え続ける必要がなくなるのです。

タスクとプロジェクトの区別はありません

「第2四半期のキャンペーンプランを立てる」というタスクが「搭乗券を印刷する」というタスクの隣に並んでいると、どちらも同じくらい重く感じられてしまいます。プロジェクトは1つのアクションだけでは完了しません。プロジェクトを単なるタスクのように扱ってしまうと、リストの上で動かないまま残ってしまいます。

例えば：

タスクは、どこから手をつければよいかを教えてくれるものです。プロジェクトは、最終的に何を成し遂げたいかだけを教えてくれるものです。

何が優先すべきか決められない

すべてが同等に思える時、緊急性が勝ります。「単なる緊急性効果」に関する研究によると、たとえより重要なタスクの方が成果が大きい場合でも、人々はしばしば時間的制約のあるタスクを優先してしまうことがわかっています。アイゼンハワー・マトリックスが有効なのは、1日が始まる前に「緊急性」と「重要度」を区別してくれるからです。

受信トレイが多すぎる

タスクは、メモアプリやプロジェクト管理ツール、電子メール、付箋、そして頭の中といった場所に散らばってしまいます。

その代償は毎日支払われています： 自分の作業負荷全体を把握できないため、自分のリストを信頼できなくなってしまうのです。情報があまりにも多くのツールに分散していると、職場でも同じ現象が起こります。

マイクロソフトの「Work Trend Index」によると、労働者の62%が情報検索に時間をかけすぎていることが判明しました。タスクリストを活用すれば、毎日確認すべき場所を減らすことができます。

リストをきれいにしただけでは解決しません。タスクを記録し、整理し、重要なものを選び、仕事をし、変化を確認するための、繰り返し使えるプロセスが必要です。

長続きする個人タスクセットアップを構築するには？

信頼できるツールを1つ選び、そこにすべてのタスクを記録し、タスクをいくつかの大まかなカテゴリーに分類し、毎日と毎週リストを見直すことで、自分だけのタスク管理システムを構築しましょう。目標は、完璧な生産性ダッシュボードを作ることではなく、意思決定の疲労を減らすことです。

これら5つの習慣をサポートするタスクリストの設定方法は以下の通りです。

1. ツールを1つ選び、それをコミットする

どのアプリを使うかよりも、毎日同じ場所を確認することが重要です。期日、リマインダー、定期的なタスク、複数のビューが必要になった場合、ClickUp、Todoist、Things 3、Microsoft To Doなどの専用のタスク管理アプリは、単なるメモよりも効果的です。

セットアップにタスクをこなす時間よりも多くの時間がかかってしまうなら、そのシステム自体がタスクになってしまっています。まずはシンプルに始め、リストが機能しなくなってきた時にのみ、構造を追加していきましょう。

2. 無限に増えるタグではなく、大まかなカテゴリーを作成する

タスクを「仕事」「プライベート」「健康」「サイドプロジェクト」「家事」の3～5つの責任領域に分類しましょう。

以下に、いくつかの簡単なセットアップ例をご紹介します：

5つの「バケット」で整理整頓が維持できます。20個のタグは、それ自体が整理のプロジェクトとなります。カテゴリー分けにより、他の部分を疎かにすることなく、特定の分野に集中することができます。

ClickUpの「To Doリストテンプレート」のようなシンプルなリストがあれば、始めるには十分です。個人利用の場合は、デフォルトのカテゴリ名を自分の実際の業務分野に合わせて変更し、使用しないチームフィールドを削除し、「優先度」機能をオンにして、緊急のタスクと「あれば良い」程度のタスクが同じ重み付けで混在しないようにしてください。

最初の1週間は、セットアップを最小限に抑えましょう。セットアップ作業そのものが進捗のように感じられるかもしれませんが、リストが役に立ち始めるのは、実際に使い始めてからなのです。

3. すぐに記録し、整理は後回しにする

タスクが頭に浮かんだ瞬間、それを選んだツールの「受信トレイ」に入れます。その場で分類はしないでください。

これが、デビッド・アレンの『Getting Things Done』の核心となる考え方です。未完了のタスク、約束、アイデア、フォローアップ事項は、それが何を意味するかを決める前に、すべて記録しましょう。次の行動は後で定義すればよいのです。

「仕事を覚えること」と「仕事をすること」は別々の仕事です。タスク管理システムは、「覚える」という部分を担うべきです。

4. 各アイテムを「次のアクション」として明確にする

1日1回、漠然としたやることを具体的な次の行動に変えましょう。先延ばしにする人の50％は、その理由として「何からやればいいのか分からない」と答えています。

簡単なチェック：もしそのタスクについて「どこから手をつければいいの？」とまだ自問してしまうなら、それはまだ明確になっていないということです。

タスクを明確にすることは、次に何をやることかが正確にわかるため、最も手っ取り早い解決策です。

5. 期日は、本当に必要な場合のみ設定する

人工的な締め切りは、脳にすべての締め切りを無視するように仕向けてしまいます。真に外部からの約束があるタスクについては、日付を確保しましょう。それ以外のものについては、優先度レベル、あるいは「今週／来週／いつか」という分類を活用してください。

6. 習慣化には定期的なタスクを活用する

周期的に行うこと（週次レビュー、クライアントへの請求、植物への水やりなど）は、自動的にリストに再表示されるべきです。タスクをただ集めるだけのリストと、実際に実行に移すのを助けるシステムとの違いは次の通りです：

考えすぎずに、どうやって個人のタスクに優先順位をつければいいのでしょうか？

「緊急な仕事」と「重要な仕事」を区別してタスクの優先順位をつけ、1日のタスクを「大きなタスク1つ、中くらいのタスク3つ、小さなタスク5つ」に限定しましょう。こうすることで、リストが「第二の仕事」になってしまうのを防げます。

人生全体をランク付けする必要はありません。今日を決めるための短いリストがあれば十分です。2つの方法を用いれば、それ自体が仕事になることなく、仕事の大部分をカバーできます。

80/20の法則は、その影響が測定可能な場合に有効です。個人のタスクは、その価値が必ずしも明らかではないため、より複雑です。「私の人生の進捗の80%は、洗濯の20%から生まれたのか？」という問いは、あまり意味がありません。

アイゼンハワー法や「1-3-5ルール」はより率直な方法ですが、だからこそ効果を発揮するのです。これらは、すべての個人的なタスクの価値を完璧に計算できるかのように装うことはありません。それらは、妥当な判断を下し、行動を起こす手助けをしてくれるのです。

アイゼンハワー・マトリックス：緊急 vs. 重要

このマトリックスは、「緊急」と「重要」という2つの軸で構成されています。これは、今すぐ対応が必要な「緊急」なタスクと、長期的な成果に影響を与える「重要」なタスクを区別した、ドワイト・アイゼンハワーの考え方に基づいています。

「やること（緊急かつ重要）」。現実の締め切りや危機的な状況。これらを最優先で処理しましょう。

スケジュール（重要だが緊急ではない）。 集中作業、プラン立案、スキルアップ。こここそが最も有意義な進捗が生まれる場所ですが、差し迫った問題がないため、多くの人が十分な時間を割いていない領域です。

委任（緊急かつ重要でないもの）。 日常的な依頼や割り込み。委任できない個人的なタスクについては、それらをまとめて1つの時間ブロックに集約しましょう。

削除（どちらもなし）。2週間も手つかずのまま放置されているタスクは、何かを伝えています。それらを削除するか、先送りするか、あるいはより明確な次のアクションに書き直しましょう。

このマトリックスを、週ごとのタスク整理のツールとして活用しましょう。すべてのタスクに対して儀式のように行う必要はありません。週次レビューの際、各タスクをマトリックスの四つの領域のいずれかに分類し、それに基づいてどのタスクに時間を割くかを決めましょう。

ClickUpの「アイゼンハワー・マトリックス」テンプレートでは、「やること」「予定」「委任」「削除」の4つの列からなるボードビューが表示されます。日曜日のレビュー時に、その週に記録したタスクを適切な列にドラッグし、その後、「やること」アイテムと「予定」列の上位アイテムのみを、毎日の「1-3-5リスト」に移してください。

「削除」の列は、多くの人が見落としがちな部分です。しかし、この列こそが最も重要な仕事を果たしています。それは、もはや注目に値しないタスクを取り除くことです。

1-3-5ルール：1日のリミット

毎日、大きなタスクを1つ、中くらいのタスクを3つ、小さなタスクを5つ完了させることをコミットしましょう。最大で9アイテムです。

現実的な「1-3-5」の日程は、次のようなものになるでしょう：

この方法が機能するのは、自分のキャパシティには限界があるという事実を受け入れざるを得なくなるからです。項目が詰め込まれた毎日のリストは単なる「やりたいことリスト」に過ぎません。9項目のリストこそが、真の「プラン」なのです。

大きなタスクに取り掛かるよりも、小さなタスクを片付けたくなる気持ちは誰にでもあるものです。「1-3-5ルール」は、他の何にも手をつける前に「1」を絶対にこなすことを義務付けることで、この心理に対応しています。

現実の1日が、必ずしも9つのタスクにきれいに収まるわけではありません。それで構いません。「1-3-5のルール」は、その日が始まる前、つまり緊急性があなたに代わって決断を下してしまう前に、決断を下すことを強いるものです。

これらの方法を組み合わせて活用しましょう。毎日取り組むべき「1つの大きなタスク」は、通常、アイゼンハワー・レビューの「スケジュール」クアドラントから選ぶのが良いでしょう。

やる気が出ない時、どうやって始めればいいのでしょうか？

まずは、最初のステップが「避けて通れないほど」小さく感じられるまで、タスクを細分化することから始めましょう。行き詰まっているタスクの多くは、曖昧すぎたり、大きすぎたり、あるいは感情的な負担が大きすぎたりするものです。

このルーティンはたいていの場合うまくいきます。しかし、火曜日になると、何にも手がつかなくなる日もあります。

そうなった場合、次のアクションの確率は、規模が大きすぎたり、曖昧すぎたり、あるいは感情的な負担が大きすぎたりすることです。

ClickUpのアンケートによると、42％の人が定期的にプレッシャーを感じ、その結果先延ばしにしてしまうことがわかりました。また、39％の人は「緊急性がある時だけ行動できる」と答えており、これ自体がバーンアウトのリスク要因となっています。

まずは以下の5つの手法から始めてみましょう。

タスクを「着手できる」状態になるまで縮小する

先延ばしにしてしまうのは、たいていタスクが曖昧すぎたり、大きすぎたりするからです。「レポート作成」というタスクは、「空白のドキュメントを開いて、最初の3つの箇条書きを書く」というタスクに変えてみましょう。動きを生み出すために、まずは小さなことから始めましょう。一度タスクに取り掛かれば、次のステップはたいてい楽になります。

この仕事が効果的なのは、圧倒される感覚は往々にして、定義されていないステップが多すぎることに起因しているからです。

カレンダーにタイムブロックを設定しましょう

タスクを特定の時間帯に割り当てましょう。時間帯が決まっていないタスクは、他のすべてのタスクと競合し、たいていは「最も簡単そう」「最も目立つ」「最も新しい」ものに負けてしまいます。

タスクがいつまでも宙ぶらりんになっているなら、カレンダーに書き出しましょう。最も重要なタスクを具体的な時間ブロックにドラッグし、そのブロックを予定のように守りましょう。

似たようなタスクをまとめて処理する

電子メールの返信はまとめて一度に処理しましょう。用事はまとめて一度に済ませましょう。事務作業は午後一斉に片付けましょう。無関係なタスク間の切り替えは、タスクそのものよりも精神的な消耗が大きいです。中断がいかに大きなコストとなるかを示したグロリア・マーク氏（カリフォルニア大学アーバイン校）の研究は、今も広く引用されています。ある研究では、中断後に作業に戻るまでに、労働者は約23分を要したことが明らかになっています。

チャット通知や電子メール、アプリの切り替えが絶えない現代の業務環境において、類似したタスクをまとめて処理することは、注意力の切り替え回数を減らす一つの方法です。

毎日の「完了」の締め切りを設定する

いつ仕事を終わらせるかをあらかじめ決めておきましょう。終わりのない仕事の日程では、やり残したタスクひとつひとつが個人的な失敗のように感じられてしまいます。明確な区切りを設けることで、明日があることを理解した上で、その日のリストを締めくくることができます。

先延ばし癖のトリガーを特定する

自分がいつも先延ばしにしてしまうタスクに注目しましょう。もしそれらが、曖昧な仕事、フィードバック待ちの仕事、クリエイティブな仕事など、すべて同じタイプのものであれば、それらのタスクの進め方を変えてみましょう。

ここで重要な境界線があります。タスク管理システムは、時折の過負荷には役立ちますが、自分の時間やエネルギー、サポートの範囲を超えた過大な作業負荷を解決することはできません。

タスクリストが古くならないようにするにはどうすればいいですか？

毎日の短い振り返りと、週ごとの徹底的なリセットを行うことで、タスクリストを常に有効なものに保ちましょう。毎日の振り返りでその日のタスクを整理し、週ごとの振り返りで、雑多な仕事になる前に古いタスクを片付けていきます。

レビューを行わなければ、どんなリストも、元あった混乱した状態に戻ってしまいます。レビューこそが、それを再び実用的なプランへと変えるのです。

毎日の確認（5分）。 1日の始めか終わりに、リストを一通り確認します。完了した項目には印をつけます。予定が変更になったものは移動させます。明日の「1-3-5」を「今日」のビューに取り込みます。

これは、あなたのリストと現実を素早く同期するものです。これなしでは、昨日のプランはいつの間にか今日の雑多なタスクへと変わってしまいます。「1 Big（大きな目標）」「3 Medium（中くらいの目標）」「5 Small（小さな目標）」という3つのセクションに分かれたシンプルな日次目標テンプレートを使えば、日々の「1-3-5」アプローチを明確にすることができます。

週次レビュー（15～30分）。 週に一度、15～30分かけてより詳細なレビューを行います。デビッド・アレンは金曜日の午後か日曜日の夜を推奨しています。受信トレイをゼロに処理します。各カテゴリーを見直します。古くなったものがないか確認します。2週間以上先延ばしにしていたものはすべて削除します。今後7日間の確定した期限を確認します。

週次レビューでは、以下の5つの質問に沿って進めることができます：

実際には、タスクリストがめちゃくちゃになる前に、多くの人が最も先延ばしにしてしまうのが「週次レビュー」です。この記事の他の内容が頭に入らなくても、これだけは実践してください。

月次または四半期ごとの見直し。 視野を広げてみましょう。月に一度、あるいは四半期に一度、現在のカテゴリーが自分の生活に合っているか確認してください。新しい役割やサイドプロジェクト、責任が生じた場合は、カテゴリーを追加しましょう。もしツール自体に信頼が持てなくなったら、諦める前にセットアップを見直してみてください。

個人のタスク管理に最適なアプリとは？

最高の個人タスク管理アプリとは、実際に毎日チェックできる最もシンプルなツールです。簡単なリマインダーにはApple RemindersやMicrosoft To Doを、日々のプランにはTodoistやThings 3を、タスクにメモやプロジェクト、カレンダー、レビュー機能が必要な場合はClickUpやNotionを活用しましょう。

正解は、マーケティングページで最も機能が多いツールではなく、実際にあなたがやることすべてをカバーしつつ、最もシンプルなツールです。

具体的な手順は以下の通りです：

良いルール：実際の作業負荷に対応できる、最もシンプルなツールを選びましょう。リマインダーや定期的なタスク管理だけで済むなら、Apple RemindersやMicrosoft To Doを使いましょう。素早いタスクの記録とすっきりとした日々の計画立てをしたいなら、TodoistやThings 3を使いましょう。タスクがメモやカレンダーの予定、プロジェクト文書にまで及ぶ場合は、ClickUpやNotionを使いましょう。

ClickUpで個人のタスクワークフローを設定する方法

このセクションでは、ClickUpで同じ方法を設定する方法を紹介します。リマインダーや雑用、基本的な定期的なタスクのみが必要な場合は、ClickUpの使用はスキップしてください。タスク、メモ、カレンダーの予定、定期的なレビューを1つのワークスペースにまとめて管理したい場合に活用してください。

1. カテゴリーごとに1つのリストを作成し、自分だけのスペースを作る

「Personal」というスペースを作成します。その中に、担当分野ごとに1つのリストを作成します：仕事、健康、サイドプロジェクト、家事、財務。アクティブなリストは5つ以内に抑えてください。プロジェクトは、独自のリストとしてではなく、関連するリスト内のClickUpタスクのグループとして管理します。リストを増やしすぎることは、アプリを増やしすぎるのと同じ過ちです。

2. 「優先度」を有効にし、「工数」カスタムフィールドを追加する

アプリセンターから「Priorities ClickApp」を有効にし、優先度を「緊急」「高」「通常」「低」の4段階に分類するシステムを導入しましょう。次に、「Effort（努力）」というカスタムフィールドを作成し、「小」「中」「大」の3つの選択肢を設定します。この「Effort」フィールドは「1-3-5のルール」を直接サポートします。日次ビューをフィルタリングして、大が1件、中が3件、小が5件であることを確認しましょう。

3. 繰り返す習慣ごとに定期的なタスクを設定する

タスクを開き、日付フィールドをクリックして、繰り返しパターンを設定します。これを、週次レビュー、健康チェック、定期的な用事、請求書のリマインダー、予算の見直しなどに活用しましょう。

4. 日付ベースのタスクプランにはカレンダービューを活用する

ClickUpカレンダーはGoogleやOutlookと同期するため、ミーティングとタスクの予定を並べて確認できます。プランナーのサイドバーからタスクをカレンダーにドラッグして集中作業ブロックを作成したり、ClickUp AIに見積もり時間や優先度に基づいてブロックを提案させたりすることも可能です。

5. 毎日のレビューには「My Tasks」を、週次レビューには「ClickUp Brain」を活用する

「My Tasks」では、自分に割り当てられたタスクをすべて一元的に確認できます。週次レビューの際は、ClickUp Brainに過去7日間のタスクの要約、優先度順の未完了タスクのリスト、または今後10日以内に期限を迎えるタスクの抽出を依頼しましょう。

6. タスクの説明として長くなりすぎる内容は、ドキュメントを活用しましょう

旅行の計画、就職活動のメモ、リフォームの仕様書、フリーランスのプロジェクトの範囲定義などは、単なるタスクの説明文だけでは十分なスペースが確保できません。ClickUpドキュメントを作成し、「リレーションシップ」機能を使って関連するタスクとリンクさせましょう。

正直なリミット

ClickUpには習得に時間がかかる面があります。もし個人のタスク管理に、単純なリスト作成、定期的なリマインダー、期日設定だけで十分であれば、よりシンプルなアプリの方が適しているかもしれません。

タスク、プロジェクトのメモ、カレンダーのブロック、AIによるレビューをすべて一箇所にまとめる必要があるなら、ClickUpが最適です。それらが重要でない場合は、よりシンプルなツールを選びましょう。優れたタスク管理は、実際に使い続けられる、手間のかからないセットアップから始まります。

ClickUpで個人のタスク管理を始めましょう →

今週のやること

個人のタスクセットアップは、1週間しっかり運用してみなければ効果を判断できません。毎朝セットアップを作り直さないでください。1つのツールを選び、手元にあるすべてのタスクをそこに移し、1回レビューを行ってから、そのセットアップが機能するかどうかを判断しましょう。

方法はシンプルです。難しいのは、毎朝プランを立て直すのをやめるほど、この方法を十分に信頼し続けることです。

見直しのないリストがあると、毎朝何をすべきか迷ってしまいます。カテゴリー分け、優先度のルール、そして週次リセットを行うことで、次に何に注力すべきかが明確になります。目標は「最大限の成果」ではなく、「完了できること」です。

今週は次の3つのことをやりましょう：

そして、しばらくの間、生産性に関する記事を読むのをやめましょう。セットアップは、その運用方法について読むのではなく、実際に運用することで改善されるものです。

効果的なタスクセットアップがあれば、実際にタスクを完了させることができます。さらに重要なのは、タスクを記憶したり、心配したり、毎朝プランを立て直したりすることに費やしていた精神的なエネルギーを解放できることです。

個人タスクの管理に関するよくある質問

個人のやることリストはどう整理すればいいですか？

すべてのタスクを「仕事」「プライベート」「健康」「サイドプロジェクト」「家事」という3～5つの大分類にまとめます。各分類内で、タスクを即座に記録し、1日1回、各エントリーを具体的な次の行動に落とし込みます。期日は、実際に外部から課された締め切りがある場合のみ設定します。毎週日曜日に週次レビューを行い、古くなったエントリーを削除し、翌週の優先度を前倒しで取り上げます。

タスクとプロジェクトの違いは何ですか？

タスクとは単一の行動のことです。「歯医者の予約を入れる」といったものです。一方、プロジェクトとは複数のステップを経て達成される成果のことです。「健康保険を切り替える」といったものです。プロジェクトをタスクのように扱ってしまうことは、個人リストが機能しなくなる最も一般的な原因の一つです。次の具体的なステップが分からず、プロジェクトを後回しにしてしまうからです。リストに追加する前に、すべてのプロジェクトを構成するタスクに分解しましょう。

タスクリストはどのくらいの頻度で見直すべきですか？

毎日5分間（完了したタスクにチェックを入れ、予定が変更されたタスクを移動させ、明日の「1-3-5」タスクを抽出する）。毎週15～30分間（受信トレイをゼロにし、古いタスクを削除し、今後7日間の実際の締め切りを確認する）。四半期ごとに、カテゴリやツールが自分の生活にまだ合っているか、構造的な見直しを行う。週次レビューを行うことで、古いタスクが山積みになる前に処理できます。

なぜ私のやることリストはいつも失敗してしまうのでしょうか？

失敗のほとんどは、次の4つの原因に起因しています。一貫したタスクの記録習慣がないこと、タスクとプロジェクトの区別がついていないこと、何が優先すべきかを選ぶ方法がないこと、そして受信トレイが多すぎることです。1つでも改善すれば、リストはより役立つものになります。4つすべてを改善すれば、リストははるかに信頼できるものになります。

タスクリストが山積みで圧倒されそうな時、どうすれば燃え尽きを防ぐことができますか？

毎日のリストに上限を設け、最も重要な仕事のために時間を確保し、1日の終了時間を決めておきましょう。

常に圧倒されるような状態が続いているなら、どんなタスク管理システムだけでは対応しきれないでしょう。引き受ける仕事を減らす、サポートを増やす、あるいは作業量について真剣に会話する必要があります。

仕事で個人のタスクを追跡する最良の方法は何でしょうか？

職場で個人のタスクを追跡する最善の方法は、チームのプロジェクトボードには含まれない業務用の「信頼できる受信トレイ」を1つ用意することです。フォローアップ事項、事務作業、リマインダー、小さな約束事をまずそこに記録し、1日1回整理しましょう。

これは重要なことです。なぜなら、個人の仕事は電子メール、Slack、カレンダーのリマインダー、プロジェクト管理ツール、そして記憶など、あちこちに分散しがちだからです。信頼できる「受信トレイ」を1つにまとめることで、次に何をすべきかを決める前に確認しなければならない場所を減らすことができます。

個人のタスク管理には、カレンダーとToDoリストのどちらを使うべきでしょうか？

ToDoリストを使ってタスクを記録し、カレンダーを使って重要なタスクのための時間を確保しましょう。タスク管理ツールには「やること」を、カレンダーには「実際にいつ行うか」を書き出します。

リストは、仕事の記録、カテゴリ分け、優先度、定期的な仕事に活用しましょう。カレンダーは、集中作業、締め切り、予定、用事、集中時間を確保するためのブロックに活用しましょう。