緊急と重要：その違いは？

6歳から8歳ごろ、私たちは「時間」という概念に気づき始めます。

私たちは、秒、分、時間、そして時間の経過に対する認識を理解し始める。

その後間もなく、私たちは習慣を身につけ、時間をどのように使うかについて決断を下し始める。

開発フェーズでは、通常、他の人が私たちの時間の使い方を決定します。しかし、プロフェッショナルとして成長するにつれて、自分の時間をより自主的に使えるようになります。

私たちは、自分の時間を過ごすための独自のシステムを開発します。それは、時には成功し、時には失敗します。

そして、私たち一人一人が決断しなければならないのは、自分の時間を最も効果的に使うためにはどうすればよいか？

この意思決定プロセスでは、重要ではないタスクを重要だと誤解してしまうことがあります。あるいは、タスクリストの中で最も重要なアイテムは、多くの場合最も難しいものであるため、その実行を先延ばしにしてしまうこともあります。

そして、私たちは緊急なものと重要なものを混同してしまう。

これは、優先度ややることリストを変える可能性のある重要な違いです。

次に進む前に、これらの用語を次のように定義します：

早急な対応が必要なアイテム。

長期的な目標や戦略に影響を与えるアイテム

やることとやりたいことを考える一つの方法は、タスクを時間管理マトリックス（アイゼンハワーマトリックス）に配置することです。

この方法は、元アメリカ合衆国大統領の名前から名付けられ、スティーブン・コヴィーの著書 『7つの習慣』で広く知られるようになりました 。

仕事に関連する例をいくつか挙げて、この四分円図を以下に示します。

緊急

緊急ではありません

重要

重要ではありません

第1象限：緊急かつ重要

これらは、すぐに実行しなければ、すぐに悪影響が生じるものです。期限までに実行しなければならない即時の見直しや変更であり、その他の時間的制約のある影響も伴う場合があります。

これらの価値の高い活動は、貴社に利益をもたらすものであり、また、すぐに実行しなければならないものです。

第 1 四象限「緊急かつ重要」の例：

あなたが外傷外科医や英雄的な職業に就いている場合を除き、ほとんどの仕事をここで行うべきではありません。

第2象限：緊急ではないが重要なタスク

仕事を優先順位付けする上で、最適なポイントをご紹介します。

ここで、最も生産的な仕事ができるでしょう。これが、あなたが目指しているものです。これらのプロジェクト、タスク、その他のアクションアイテムは、長期的な取り組みを達成するための基礎となる要素です。

これらはすぐには緊急ではありませんが、目標の成功に向けて役立つものです。

こうしたタスクには、本来は自分の責任ではない、あるいはそもそも発生すべきではなかった問題への対応が含まれる場合もあります。

第 2 象限「重要かつ緊急ではない」の例：

これが、あなたの毎日の仕事のほとんどは「こうあるべき」姿です。

もし、緊急事態に対応する第1象限と第3象限に過度に時間を費やしているなら、再考し、優先順位を見直し、または支援を得るための追加のリソースを探す必要があります。

第3象限：緊急だが重要でない

これが最も危険な領域です。

ここが、多くの人が望まずに生きている場所です。

他の人は、自分が何をしているのかよく理解せずに、私たちの時間を要求することがよくあります。

彼らの問題は、必ずしもあなたの緊急事態とは限りません。彼らが、ビジネスを前進させることとは無関係な問題について、迅速な解決策や対応策を探している場合は、明確なコミュニケーションが非常に重要になります。

ClickUpのような生産性プラットフォームは、この問題を解決します。

ユーザーは、タスクにさまざまな優先度を設定し、担当者が範囲を確実に把握できるように 見積もり時間を提供し、リマインダー通知を送信し、重要な情報をチーム全体に伝達します。これにより、仕事と期待が一致し、より 効果的なチームワークが可能になります。

ただし、注意も必要です。携帯電話やコミュニケーションツールは、私たちの注意を常にそらすように作られています。 通知の過多は現実の問題です。

ソーシャルメディアアプリのプッシュ通知は、何か緊急の用事があるかのように思わせますが、実際にはそうではありません。特に、友人が休暇で楽しい時間を過ごしている様子を投稿しているだけの場合などはなおさらです。

興味がありますか？

もしかしたら。急ぎですか？ 絶対に無理です。

第4象限：重要でない、緊急でない

また、先延ばし四象限とも呼ばれます。

これは、重要でも緊急でもないにもかかわらず、自分がやってしまう仕事です。基本的に、仕事をするべきときにやってしまう仕事です。

これは、あなたが決して休憩や娯楽、リラックスをすべきではないと言っているわけではありません。しかし、時には良いものが究極のものへと昇華されることがあります。そして、あなたがそれらを自分にとっての究極のものにしてしまわないようにしたいものです。

これには次のようなものが含まれる可能性があります：

集中力を維持するのに役立つ優れた 生産性アプリが、現在市場に数多く出回っています。その中でお気に入りのひとつが 「Forest」です。生産的に過ごしてスマートフォンに触れない時間ごとに、木が成長します。

森の建設を始め、その進捗を友達と共有することもできます。スマホから目を離せないゲームです。

緊急と重要な違いを認識する

電子メールの受信トレイにまた新しいメッセージが届きました。

電話が次から次へと鳴り止まない。

そして、それが何を意味するか、わかりますか？ 決断の時が来ました。

はい、1通の電子メールが、次の数分、1時間、1日、あるいは1週間を左右する可能性があります。

電子メールを開くことに決めた場合（指定の時間を待つことをお勧めします）、決断を下す必要があります。

この要求/依頼は、アイゼンハワーマトリックスではどこに当てはまりますか？そのタスクの緊急度と重要度はどうですか？

ソーシャルメディアとニュースのサイクルにより、私たちは、すべての最新ニュースが緊急であり、即座に対応しなければならないとつい考えてしまいます。

ノイズを排除して真の信号を見つける必要があります。

緊急のタスクは反応を引き起こします。

私たちはすぐに仕事に取り掛かり、答えを考えたいのです。確かに、他のポジションよりも緊急の意思決定が必要なポジションもあります（緊急通報のオペレーターなど）。しかし、適切なプロセスが整備されていなければ、私たちは不安になり、自分の能力を最大限に発揮して仕事を進めることができません。

答えを急ぐあまり、将来的に生産性に悪影響を及ぼすような誤った判断を下し、作業負荷にさらなる問題を加える結果になるかもしれません。

重要なタスクは、戦略立案のための時間を与えてくれます。これらのプロジェクトやタスクは、私たちが達成したいこと、貢献したいことです。これらは、新製品の仕様、新しいビジネスプランの提案、または営業チームの次の四半期の財務目標について考えるためのタスクです。

重要なタスクとは、注意が必要な意図的なアクションアイテムのことです。その注意を払うことで、ミスをリミットできると期待されます。

重要な決定をすぐに下さなければならない場合、タスクは緊急かつ重要になることがあります。しかし、緊急のタスクがすべて重要なタスクであるとは限りません。

販売業者からの最新の電子メールは、あなたの注意を必死に求めています。彼らはそれを緊急のことのように見せかけていますが、あなたにとっては重要ではありません。これは、委任すべきタスクです。

他のタスクが緊急になる。同僚が、すぐに助けが必要だと文句を言うなど。おそらく彼らは自分で解決できるでしょう。おそらく彼らの緊急/重要なタスクは、あなたにとって緊急ではないでしょう。

すべてのタスクが緊急かつ重要であると想定すると、物事を戦略的に考えるための十分な時間が確保できなくなるという問題があります。

販売戦略を立てることが重要です。その背後には、多少緊急性があるかもしれません。しかし、数日または数週間かけて慎重にプランを練れば、後々のミスは少なくなります。重要なタスクは、その重要度が高いため、すぐに完了することは不可能です。

しかし、緊急性は私たちに重要感を与えます。多忙さは戦略的な配慮の欠如を隠蔽する可能性があります。多忙さのため、組織の重大な問題が見逃される可能性があります。

重要な戦略的転換について考える時間がなかったため、未活用の潜在的な機会を逃している可能性があります。

ブロックバスターやボーダーズのような企業を想像してみてください。

彼らは巨大な企業でした——映画をレンタルし、本を販売していました。彼らは時代の変化を見逃しました。

これは、彼らが重要なタスクを見逃したからだとしか考えられないのでしょうか？

もちろんそうではありません。しかし、戦略的な仕事に費やす時間は、必ずしも「緊急」ではない理由がお分かりいただけると思います。

各象限にはどのタスクを割り当てるか？

どこに何を置くかをどのように決めていますか？

これは非常にシンプルで、四象限と組み合わせて使用すると効果的です。これらは役立ちます：

アイゼンハワー/時間管理マトリックスで時間の優先順位をどのように決定しますか？

すべてのタスクの重要度は同じではありません。また、あなたにとって緊急かつ重要と思われるタスクも、他の人にとっては重要だが緊急ではないと思われるかもしれません。

しかし、これらの異なるタイプのタスクには、それぞれ具体的に時間を割くプランを立てる必要があります。プランを立ててスケジュールを立てれば、それぞれのタスクに適切なエネルギーとマインドセットで取り組むことができます。

やることリストの次の項目だけをこなすのではなく、毎日または毎週、緊急かつ重要なこと、そして重要だが緊急ではないことに時間を割くようにしましょう。

これには規律が必要です。たとえば、午前中は、最優先の、緊急かつ重要なタスクでいっぱいかもしれません。その後、数分かけて、その他の緊急/重要でないタスクをデリゲートします。

午後や夜、すべてが落ち着いたら、より戦略的な仕事、つまり重要だが緊急ではない仕事に深く取り組むことができます。

これにより、緊急性・重要性の低いタスクが残ります。この範囲は、ソーシャルメディアのチェックから来年の休暇のプランを考えたりまで、多岐にわたります。最終的には、緊急性・重要性の高いタスクに組み込まれることもあるでしょう。

もう 1 つの重要な考慮事項：これは 2 分以内でできるか？

このルールは、デビッド・アレンの「Get Things Done」という方法論に由来しています。

彼は、2 分以内でタスクを処理できるなら、自分でやればいい、と述べています。そうでない場合は、他の人にデリゲートするか、後で確認しましょう。

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ClickUp が仕事の優先順位付けにどのように役立つか

ClickUp は、仕事のやり方を根本から変える生産性プラットフォームです。

フォルダとリストを使用してプロジェクトを整理し、チームに割り当てて作業させたり、自分自身に割り当てたりすることができます。これらの機能により、自分だけでなくチーム全体にとって、緊急と重要の違いを判断しやすくなります。

結論：緊急性と重要性の違いがあなたの時間に影響を与える

「緊急」と「重要」の違いを考えることは、時間を使って達成できることに広範な影響を与える可能性があります。これらの一般的な 時間管理戦略は、より集中力を高めるのに役立ちます。

これらのヒントを念頭に置いておけば、緊急かつ重要な問題にも対処できるでしょう。ClickUp には、仕事の優先順位付けに役立つその他のリソースもご用意しています。