誰もが AI を利用しています。これは当社ではなく、マッキンゼー社の調査結果です。最近のアンケートでは、従業員の 94%、経営幹部の 99% が生成型 AI ツールに精通していることが明らかになりました。職場では、経営幹部が想像する 3 倍もの従業員が生成型 AI をすでに利用しています。
しかし、AI ツールの導入において従業員が直面する最大の課題は、トレーニングです。従業員のほぼ半数が、AI の使用に関して「中程度のサポートしか受けていない」と認めています。
その状況を変えるお手伝いをいたします。このブログ記事では、ChatGPT に記事を要約させる方法について、包括的なレッスンをご紹介します。そのメリット、ベストプラクティス、そして避けるべき潜在的な落とし穴についても探ります。
では、始めましょう。
⏰ 60 秒の要約
より会話調で読みやすい文章にしてほしいと依頼したところ、ClickUp Brainは次のような文章を作成しました。
ChatGPTの理解
- それは何ですか？ OpenAI が開発した AI チャットボットで、人間のような言語でチャットを行います。
- その仕組みは？膨大なテキストでトレーニングされた大規模な言語モデルを使用して、応答を生成します。
- 何ができるのか？要約だけでなく、検索、コンテンツの作成、コードの記述、ブレインストーミングなど、さまざまなことができます。
ChatGPTを使用するメリット
- スピード：数回のクリックで長い記事を要約
- スケール： 複数の記事を処理しても疲れません
- コスト効果が高い： 時間とリソースを節約します
- 一貫性：要約の一貫性と信頼性を維持します。
実際の応用例
- エグゼクティブサマリー：多忙なリーダーのための概要
- リサーチ：論文を要約して、関連性があるかどうかを確認します。
- 個人向け読書： 複雑なテーマを簡潔にまとめ、理解しやすくします
要約すると、ChatGPT は、記事を迅速かつ効率的に要約するための堅実なツールです。しかし、仕事のコンテキストを完全に把握した AI サマライザーをお探しなら、ClickUp Brain が最適です。
ChatGPTの理解
2022年11月の登場以来、ChatGPTは世界中で大旋風を巻き起こしています。DeepSeek（最近記録を更新した別の生成型AIツール）が登場するまでは、ChatGPTはApple App Storeで最もダウンロードされたアプリでした。
専門家は、多少の誇張のリスクはあるものの、ChatGPTがまさにこの世紀の蒸気機関車になる可能性があると指摘しています。では、なぜそんなに大騒ぎなのでしょうか？詳しく見ていきましょう。
ChatGPTとは何ですか？
ChatGPT は、OpenAI が開発した AI 搭載のチャットボットで、人間のような会話ができます。あらゆる種類の質問を投げかけることができ、チャットボットはアクセスできるデータベースに基づいて適切な回答を返します。
ChatGPT はどのように機能するのでしょうか？
ChatGPT は、インターネットやその他の場所から収集した膨大な量のテキストデータを用いてトレーニングされた大規模言語モデル（LLM）によって動作しています。このトレーニングに基づいて、ChatGPT は入力（プロンプトと呼ばれる）を処理し、適切な応答を生成する能力を開発しています。
ChatGPT でできることは？
現在、ChatGPT は、次のような特定のタスクを数多く巧みにこなせるようになっています。
- 検索：会話形式と現在の会話の短期記憶を利用した、Google 検索の代替手段として使用できます。
- コンテンツの作成：ブログ記事、ソーシャルメディアの投稿、電子メールキャンペーンなどの概要を作成し、下書きを執筆します。
- コードを書く：任意のプログラミング言語でコードを生成または完了する
- ブレインストーミング： クリエイターがアイデアを出し合い、解決策を考案するのを支援するために、アイデアを提供し、可能性を探索します。
- 要約：忙しいビジネスパーソンが素早く理解して記憶できるように、長い文書を要約して要点をまとめます。
これまで、ChatGPT をさまざまな目的に活用する方法について詳しくご紹介してきました。この記事では、その最後のポイントである「要約」に焦点を当てます。
ChatGPT はどのように要約を生成するのでしょうか？
ChatGPT は、文書を分析して要点を抽出し、ユーザーのリクエストに応じて要約したテキストを作成します。その背後で起こっているプロセスは、次のとおりです。
コンテキスト：ChatGPT は、テキスト全体の意味、構造、リレーションシップを処理します。
優先順位付け： 特定の単語の出現頻度、文の構造、および意味的な関連性に基づいて、重要な情報を特定します。
要約：抽出要約（重要な文章をそのまま引用）または抽象化要約（言い換えや言い換え）を行います。
重複の削除： 繰り返し登場するアイデア、単語、引用文などを削除します。
スタイル：ユーザー入力に基づいて記事の要約を整理します。たとえば、ChatGPT に、記事の要約を 5 つのポイントにまとめて、1 ページにまとめたエグゼクティブサマリーを作成するよう依頼することができます。
仕組みがわかったところで、その有用性を見てみましょう。
要約に ChatGPT を使用するメリット
ChatGPT のようなインテリジェントなツールを要約に使用すると、次のようなメリットがあります。
スピード：ChatGPT は、数千語からなる記事を数秒で要約することができます。短いバージョンを書く時間を節約できるだけでなく、長いテキストページを読んだり、理解したり、注釈を付けたり、記事の要約を作成したりする時間も短縮でき、ドキュメント管理のワークフローが効率化されます。
スケール：ChatGPT は、人間では事実上不可能な数十件の記事を処理することができます。また、チャットボットは疲れることもありません。
費用対効果：ChatGPT を使用すると、研究論文や学術論文を要約する作業も費用対効果に優れています。大規模なアシスタントチームを必要とせずに、重要なポイントに素早く到達できるからです。
一貫性：ChatGPT へのプロンプトの内容に応じて、出力を制御できるため、すべての要約の一貫性と信頼性を確保できます。
ChatGPT の要約機能の実用例
「ChatGPT はテキストを要約できるの？」という質問に次いでよく聞かれるのは、その要約機能を実際にどのように活用できるかということです。いくつかの例を見てみましょう。
エグゼクティブサマリー
すべてのビジネス文書には、文書全体を読む時間のない経営陣向けのエグゼクティブサマリーが添付されています。ChatGPT は、この要約を瞬時に作成することができます。さらに、要約の対象となる経営陣の好みを把握していれば、そのニーズに合わせて要約をパーソナライズすることも可能です。
可視化
アンケートや調査報告書は、多くの場合、番号が多く、理解が難しいものです。ChatGPT は、重要なポイントやデータを識別し、それを視覚化して理解しやすくします。
研究
研究者や学者は、文献レビューの一環として、数十件、場合によっては数百件の記事を読むことがあります。その論文全体を読み終えるまで、それが自分にとって関連性があるかどうかを判断できません。
ChatGPT の要約機能を使えば、このような事態は避けられます。AI ツールに研究論文やニュース記事を要約してもらい、必要な場合のみ詳細を読むようにしましょう。
個人向け読書
あるトピックに非常に興味があるものの、ウィキペディアが複雑すぎて理解できないという方、ChatGPT が助けになります。ChatGPT は、ほとんどのニュース記事、長文のエッセイ、Wiki ページを要約することができます。そのページの情報に基づいて、チャットボットに質問することもできます。
情報管理
読書をブックマークしたり、コモンプレイスブックを管理したりする場合でも、ChatGPT の要約は、興味のある情報をアーカイブするのに最適な方法です。長い記事やノンフィクションの本を楽しんだ後は、ChatGPT に要約を依頼して、将来参照するために保存することができます。
可能性の話はこれくらいにして、さっそく行動に移しましょう。
ChatGPT を使用して記事を要約する方法
ChatGPT で記事を要約するのは、テキストをコピーして貼り付け、要約するようプロンプトを出すだけの簡単な作業です。実際に試してみて、作業を進めながらプロセスを最適化してください。ただし、以下のヒントを参考にすると、より早く要約できるかもしれません。
1. ChatGPT用に文書を準備する
ChatGPT は、アップロードした外部ファイルやドキュメントを処理して、簡潔な要約を作成することができます。要約を効果的にするには、ドキュメントを適切なフォーマットで作成してください。
- 不要な要素（広告や関連のない画像など）を削除します。
- テキストのフローを改善するために、文書をセクションに分割する
- 段落で構成し、必要な見出しを付けます。
- 機密情報を削除してください。
ドキュメントの準備ができたら、いよいよ仕事に取り掛かりましょう。ちなみに、ChatGPT では、トランスクリプトからビデオを要約することもできます。
2. 記事を入力して要約を生成する
要約を生成するには、フォーマットされた文書があることが望ましいですが、必ずしも必要ではありません。テキストを ChatGPT のチャットウィンドウにコピーして貼り付けたり、URL を入力して要約を取得したりすることもできます。その際には、以下の点に留意してください。
「要約」または「tl；dr」と入力すると、ChatGPT が最適と判断した要約が表示されます。ChatGPT に、テイラー・スウィフトのウィキペディアの記事を要約するよう依頼して、その結果を見てみましょう。
ご要望を明記してください
さて、ChatGPT は最善を尽くしました。しかし、例えば彼女のキャリアの進展についてもっと詳しく知りたい場合は、その旨を明記しておくとよいでしょう。
ターゲット層を特定する
ChatGPT にその対象者を伝えます。CEO 向けのエグゼクティブサマリーか、5 年生向けの授業のプレゼンテーションかによって、要約は対象者に合わせてカスタマイズすることができます。
目標を説明してください
要約を何に使うかを ChatGPT に伝えます。たとえば、複雑な技術レポートを要約する場合は、ChatGPT にそれを簡略化するように依頼します。その記事が特定の分野に関するものである場合は、ChatGPT にその分野について素人にもわかるように説明するように依頼します。ChatGPT の出力に基づいて重要な決定を行う場合は、より包括的な要約を作成するようにプロンプトで指示します。
3. 要約された出力を確認、編集する
ChatGPT のテキストの要約に満足していますか？満足できない場合でも、心配はいりません。このチャットボットは会話形式に設計されており、ユーザーの入力に応じて応答を修正、最適化します。
ChatGPT に、元の記事に戻って要約するよう依頼するか、その要約を特定のニーズに合わせて調整するよう依頼することができます。また、ChatGPT がすでに作成した長いバージョンの要約を簡潔に要約するよう依頼することもできます。
簡単ですね。確かに、簡単です。しかし、他の新しいツールと同様、ChatGPT も完璧ではありません。注意すべきいくつかの制限があります。
要約に ChatGPT を使用する場合の潜在的な欠点
ChatGPT はインテリジェントですが、あくまでボットです。そのため、独自の欠点や制限があります。
専門知識の欠如：ChatGPT は（ボットであるため）何についても専門家ではありません。そのため、複雑な内容を完全に理解できない場合があります。その結果、テキストを不正確に要約し、逆効果になる可能性があります。
ニュアンスの欠如： ChatGPTはしばしば暗黙の意図や感情を捉えられないことがあります。ただし、この点については改善が進んでいます。
例えば、文脈から、お金を預ける銀行と川沿いの銀行を区別することができます。
ただし、皮肉や皮肉、または明白ではないものの重要な詳細は、ChatGPT では完全に見落とされる可能性があります。
過度の単純化：ChatGPT に 1 文で本を要約するよう依頼すると、その通り要約します。しかし、過度に単純化され、データが誤って表現されるリスクがあります。
バイアス：このモデルは、意図せずに特定の視点に偏った結果になる場合があります。モデルやトレーニングデータに内在するバイアスを把握していない場合、要約にバイアスがあるかどうかを判断することはほぼ不可能です。
不正確さ：一部の大型言語モデルは、幻覚を起こしやすい傾向があります。まれに、要約に、原文には実際には存在しない詳細が含まれる場合があります。
技術的な制限：無料サブスクリプションでも有料サブスクリプションでも、ChatGPT には使用できるトークンにリミットがあります。ほとんどの場合、このリミットで十分ですが、要約を繰り返し修正すると、リミットに達する場合があります。
上記の課題を克服するためのいくつかの方法をご紹介します。
要約能力の向上による ChatGPT の活用
ChatGPT を要約に効果的に活用するための最初のステップは、その欠点を知り、それに備えることです。上記は、ChatGPT や類似のツールに最もよく見られる制限事項です。それらを克服する方法を見てみましょう。
要約の要件を明確に述べる
要約を依頼する場合は、ChatGPT に希望を正確に伝えてください。最初のプロンプトには、以下の内容を含めてください。
- フォーマット：要約を段落、箇条書き、セクションのどれで表示するか
- 対象者： 誰が対象で、何のために必要なのか（例： CEOが5分以内に読むため）
- 洞察：ChatGPT に、ドキュメントの重要なポイントや特定の側面を強調して欲しい場合（例:1990 年代のキャリアの進展に焦点を当てて）
- 長さ：ご希望の単語数または文字数、あるいは詳細な要約が必要かどうかをお知らせください。
ChatGPT を使って仕事をする
ChatGPT は、最初の試みで必ずしも正しい要約を作成できるとは限りません。あきらめないでください。改善点を提案してください。「簡潔にしてください」や「箇条書きにしてください」、「重要な情報を追加してください」など、ChatGPT がすでに生成した要約を編集する方法を理解できるように指示してください。
ChatGPTを再確認してください
ChatGPT は、素晴らしい出発点となります。これは、下書き作成ツールです。ただし、まだ監督なしでは単独で使用できるほど成熟してはいません。要約には、もっともらしいが不正確な情報やエラーが含まれている場合があります。
したがって、正確な要約を得るためには、ChatGPT が提供した事実を、出典記事と照らし合わせて再確認してください。また、文章の明確さと有効性を確認するために、AI 文法チェッカーでチェックすることも有用かもしれません。
手作業で編集する
ボットである ChatGPT は、感情が乏しく、味気ない印象を与えることもあります。それを克服するには、AI コンテンツを自分で編集する方法を学びましょう。自分の声、センス、個性を加えることで、要約をより実用的なものにすることができます。
また、編集や修正の履歴を確実に記録しておくために、ドキュメントのバージョン管理ソフトウェアの使用も検討してみてください。
他のツールと組み合わせて活用しましょう。
ChatGPT で要約を作成したら、他のAI コンテンツ作成ツールを使用して、その要約をさらに改良しましょう。たとえば、Quillbot を使用して、機械的な表現を識別し、より人間らしい表現に編集することができます。Grammarly をブログツールの一部として使用して、言語関連の編集を行うこともできます。
📖 ボーナス記事：コンテンツカレンダーのテンプレート
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要約のための ClickUp と AI
ClickUp Brain は、ClickUp内外を問わず、組織内のあらゆる知識を接続するオールインワンの AI アシスタントです。ClickUp Brain は、優れたAI 文書要約機能も備えています。その理由をご紹介します。
ClickUp Docs + ClickUp Brain：強力な 2 つのツール
ClickUp Docs は、コンテンツの作成に役立つ美しいナレッジマネジメントツールです。ClickUp のドキュメント編集ソフトウェアでは、ネストしたページの作成、フォーマット、ブックマークの埋め込み、テーブルの追加、タスクの接続、人物のタグ付け、コメントの投稿などを行うことができます。
さらに、ドキュメントの準備ができたら、ClickUp Brain に要約して上部に追加するよう依頼することができます。開いている ClickUp ドキュメントで、タイトルにカーソルを置きます。「AI に質問」をクリックし、「要約」を選択すると、必要な情報が得られます。
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📖 ボーナス記事：コンテンツマーケティングで AI 活用する方法
記事以上の要約
ClickUp を使用すると、ほぼあらゆるものの要約を生成することができます。最も一般的な使用例は次のとおりです。
- ミーティング：ビデオミーティングを統合し、トランスクリプトを作成し、アクションのために要約します。
- プロジェクトの最新情報：ClickUp に、これまでのプロジェクトの概要を報告するよう依頼してください。
- ステータス更新：毎日のスタンドアップや、完了したすべての仕事の定期的なレポートの要約を作成します。
ClickUp で要約の生成を自動化
ClickUp のようなプロジェクト管理ツールを使う最大のメリットは、すべてを覚えておく必要がないことです。しかし、長期にわたるプロジェクトに関わっていると、毎回、最初からすべての更新情報を読み返さなければならないことになります。自動化された AI 要約機能を使えば、そのような手間を省くことができます。
ClickUp のカスタムフィールドを使用して、AI による要約や AI によるプロジェクトの最新情報をタスクに追加し、必要なときにいつでも自動的に要約を取得しましょう。
ClickUp のブログ管理テンプレートなどのフレームワークを使用してコンテンツを運営する場合、AI を使用してトピックのギャップを特定したり、概要を提案したり、アイデアを推奨したりすることもできます。また、コンテンツデータベースの構築方法を構造化するためにも使用できます。
AI が生成した要約を翻訳する
ClickUp は英語以外の言語にも対応しています。分散したチームの場合、ClickUp Docsを使用すると、要約を言語間で翻訳することができます。
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