ChatGPT のような AI ツールは、長い電子メールの草稿やコンテンツ作成のマラソンを、迅速なスプリントに変えるなど、業界に大きな変化をもたらしています。
これは単なる見掛けだけの話ではありません。AI を電子メールのパーソナライズに活用しているマーケティング担当者たちは、41% の収益増加を報告しています。タイプミスを減らし、完璧な件名を作成し、人間らしい電子メールを作成するなど、ChatGPT は時間の節約に役立ちます。
コンテンツ作成者、著者、ウェブアプリ起業家など、ChatGPT をマスターすることは、受信トレイの混乱を克服することにつながります。
このガイドに従って、精神的な負担をかけずに、鋭いビジネス電子メールを書く方法を学びましょう。
さらに、コミュニケーションワークフローに最適な ChatGPT の代替ツール、ClickUp Brain もぜひお試しください。
⏰ 60 秒の要約
ChatGPT を電子メールの作成に活用する方法は、次のとおりです。
- パーソナライズ、ターゲットの絞り込み、共感できるコンテンツに重点を置いて、エンゲージメントを高める電子メールを最適化しましょう 📩
- ChatGPT を簡単な下書きに使用しますが、ビジネス特有のニーズには その制限 を考慮してください。
- 最適な下書きを作成するために、文脈（トーン、構造、詳細）をご提供ください。
- 明確さとパーソナライズのために、下書きを再生成または編集
- 正確性とトーンの一致を確認してください。
- ClickUp に切り替えてください。ClickUp Brain で AI を電子メールに活用し、メモの作成、データ分析、電子メールの起草、コミュニケーションを効率化しましょう。
- ClickUp の電子メールプロジェクト管理機能を使用して、すべての電子メールと仕事を 1 か所で管理しましょう。
ChatGPT を電子メール作成に活用する方法
ChatGPT に十分なコンテキストを与えると、E メールの作成に最適なコンテンツを瞬時に作成することができます。明確な指示を共有するだけで、AI を使用して自分のトーンやメッセージに合ったE メールを作成し、貴重な時間を節約することができます。
準備はできましたか？ChatGPT を電子メール作成に効果的に活用する方法をご紹介します。
ステップ 1：文脈と目的を設定する
ChatGPT の詳細を理解する前に、まず、電子メールの内容を明確にしましょう。
結局のところ、シェイクスピアが言ったように、「簡潔さは魂の知恵である」。 therefore， 不要な前置きを省き、メールで何を伝えたいのかを明確にしましょう。
ChatGPT に指示が正確であればあるほど、あなたの文章のトーン、目的、電子メールの構造をより正確に理解します。リマインダーの送信、クエリへの返信、タスクのフォローアップなどを行うことができますが、コンテキストの設定が非常に重要です。
たとえば、同僚やクライアントに最新情報の提供を依頼するとします。あなたの目標は、行動を促すか、より詳細な情報を収集することでしょう。ミーティングのスケジュールを立てる場合、受信者が次のステップを踏みやすいように、礼儀正しく、明確な電子メールを作成したいでしょう。
ここでは、ChatGPT は、目標が最新情報のフィードバックを求めることであると理解しているため、現在のステータスと今後の予定について質問することに焦点を当てた電子メールを作成しています。これにより、メッセージが明確で礼儀正しく、簡潔になり、受信者が必要な情報を簡単に返信できるようになります。
ステップ 2：ChatGPT でアカウントを開設する
ChatGPT を始めるには、chat.openai.comにアクセスしてアカウントを作成してください。メールアドレスまたは Google アカウントを使用して登録できます。アカウントの確認が完了すると（携帯電話に 6 桁のコードが送信されます）、準備は完了です。
GPT-3.5 の無料バージョンをご利用いただけます。より高度な機能をお求めの場合は、月額 20 ドルで GPT-4 にアップグレードいただけます。
GPT-4 は、より迅速な応答と、ブラウジングやコードの解釈などの高度な機能を備えているため、時間的制約のある電子メールに対応したり、生産性をさらに向上させたい方に最適です。
時間的制約のある電子メールに対応しており、より迅速で、よりパーソナライズされた返信が必要な場合は、GPT-4 は投資する価値があるかもしれません。
👀 ご存じでしたか？ ChatGPT をある程度知っているアメリカ人はわずか半数で、その 3 分の 2 は大学院の学位を取得しています。興味深いことに、回答者の 54% は ChatGPT について「まったく知らない」と答えました。
ステップ 3：ChatGPT にカスタム指示を与える
登録は完了しましたか？それでは、ChatGPT を設定して、あなたの指示を実行できるようにしましょう。ただし、回答や電子メールの生成を開始する前に、いくつかの背景情報を入力する必要があります。ツールが回答を生成する方法指定します。
ChatGPT を真のアシスタントとして活用するには、以下のステップに従ってください。表示名または画像をクリックして、ドロップダウンメニューを開きます。次に、「ChatGPT をカスタマイズ」をクリックします。
AI の応答をカスタマイズするために、2 つの鍵となる質問に答えてください。
- ChatGPT がより適切な応答を行うために、あなたについて知っておいてほしいことは何ですか？
仕事の内容、電子メールのコミュニケーションスタイル、トーン、その他の関連設定の詳細を共有することができます。これには、職業、フォーマルなトーンとカジュアルなトーンのどちらを好むか、電子メールにどの程度の詳細を含めるかなどが含まれます。
- ChatGPTにどのように返信してほしいですか？
ここでは、ChatGPT が生成する電子メールのトーンと構造を定義することができます。簡潔なフォーマットと詳細なフォーマットのどちらを好むかを指定し、フォーマル度（フレンドリー、フォーマル、その中間）を選択し、AI に意見を表現させるか、中立的な立場を維持させるかを決定します。
あるいは、チャットボックスから自己紹介や指示を送信して、ChatGPT があなたをよりよく理解できるようにすることもできます。
以下は、提供できる紹介文の例です。
🧠豆知識： アメリカの企業の約25%がChatGPTを活用して$50,000から$70,000のコスト削減を実現しています。
ステップ 4：ChatGPT に電子メールの作成をプロンプトする
詳細、好み、希望するトーンを共有したら、ChatGPT に必要な電子メールの作成をプロンプトすることができます。最初の草案が満足のいくものでない場合は、応答の再生成を依頼してください。
🤖 例えば、辞職の電子メールを書く場合、ChatGPT を使用すると、新しい機会を求めて辞める場合でも、不満のために辞める場合でも、適切なバランスを保ったメッセージを作成することができます。目標は、良好な関係を保ち、関係を損なうことなく、プロフェッショナルに辞めることです。
ChatGPT が生成できる例を以下に示します。
🤖別のシナリオとしては、プロジェクトの割り当てを断る場合が考えられます。
仕事が忙しくて新しい責任を引き受けることができない場合は、配慮のある対応が鍵となります。不満をぶちまけたくなるかもしれませんが、冷静で、思いやりがあり、プロフェッショナルな対応を保つことが重要です。ChatGPT は、相手を軽視している印象を与えることなく、自分のリミットを伝える、外交的なメッセージの作成に役立ちます。
新しいプロジェクトを丁重に断る例をご紹介します。
ステップ 5：電子メールを確認して編集する
ChatGPT が電子メールを生成したら、それを注意深く確認してください。トーンを調整したり、不足している詳細を追加したり、自分の意図により合うように構造を変更したりすることができます。電子メールに文法やスペルミスがないか確認してください。
送信する前に、返信内容が明確で、会社のポリシーに沿っていることを再確認してください。これにより、メッセージがプロフェッショナルで期待に沿ったものとなり、ミスを回避することができます。
ChatGPT は非常に高性能ですが、生成されるコンテンツが常に完璧であるとは限りません。メッセージの文体や文脈に完全に一致させるためには、パーソナライズが不可欠です。
👀 ご存知でしたか？ChatGPT は、もっともらしいがまったくの作り話である情報を生成する「幻覚」を起こすことがあります。これには、作り話、存在しない研究、不正確な詳細などが含まれます。AI モデルは、有用で正確な応答を提供するように訓練されていますが、情報の真実性をリアルタイムで検証することはできません。
そのため、AI を調査や意思決定に利用する場合は、重要な事実を二重に確認することが不可欠です。
ご自身の具体的なニーズに合わせて、以下の点にご注意ください：
- 必要な情報がすべて含まれていることを確認してください。
- トーンがあなたのスタイルと一致していることを確認してください。
- 日付、名前、または重要な詳細が正確かどうかを必ず確認してください。
少しの気配りが大きな差を生みます！
ステップ 6：電子メールを送信
電子メールを確認、編集したら、いよいよ「送信」をクリックしましょう。
その前に、作成ボックスで内容に問題がないことをもう一度確認してください。電子メールが電子メール管理戦略に従っており、プロフェッショナルで、明確かつ簡潔であることを確認してください。
これまで説明したような重要なトピックに関する電子メールを送信するとします。その場合は、適切なトーンで文章を書くことがさらに重要になります。メッセージが洗練され、目的と整合していることに自信が持てたら、送信してください。
相手の反応をあまり気にする必要はありません。AI が、考え抜かれた、よく練られた返信を作成してくれることを信じてください。
💡プロのヒント：電子メールのエチケットは、メッセージがどのように受け取られ、返事が返ってくるかの鍵となります。明確さを確認するための校正から、敬意を表する口調の設定まで、こうした小さな調整が、電子メールのプロフェッショナルさと効果を大きく左右します。
電子メール作成に ChatGPT を使用する場合の制限事項
AI を電子メールの作成に使用すると便利ですが、それには固有の課題も伴います。以下は、留意すべきいくつかのポイントです。
- 文脈の理解に制限あり： AI は、メッセージの詳細や相手のニーズを正しく把握できない場合があります。そのため、特に複雑またはデリケートな状況では、一般的または不適切なコンテンツ（幻覚）が生じる可能性があります ❌
- パーソナライズに関する難点：ChatGPT は基本的なメッセージを生成することはできますが、受信者に共感を呼ぶような個人的なタッチを欠く場合があります。たとえば、E メールキャンペーンの管理では、このツールは名前や好みなどの重要なパーソナライズされた詳細を見落とし、メッセージの効果に影響を与える可能性があります ❌
- 正確性の問題： AI は、その膨大な知識ベースにもかかわらず、常に正確な情報を提供できるとは限りません。特に、E メールマーケティングの KPI を参照する場合は、日付、名前、数値などの重要な詳細を再度確認する必要があります。❌
- 単語数の不一致：プロンプトで単語数のリミットを指定した場合、ChatGPT はそのリミットに従う場合があります。これは多くの場合予測不可能であり、お客様の要求に従わない場合もあります。以下の例のように、ChatGPT は 42 単語ではなく 39 単語で応答しています。❌
- 一般的なフレーズの乱用：ChatGPT は、特にビジネスメールにおいて、使い古されたフレーズや決まり文句を多用する傾向があります。これらは安全に見えるかもしれませんが、不誠実または繰り返しが多い印象を与え、メッセージの魅力を損なう可能性があります ❌
- 複雑な複数のステップからなる指示に苦労：ChatGPT は、複数のステップからなる指示にはあまり対応できません。例えば、リマインダー、承認、フォローアップを 1 つのドラフトにまとめた電子メールは、まとまりがなく、不明瞭になる可能性があります ❌
関連記事：最高の電子メールアウトリーチツール（レビューと価格）
ClickUp Brain を使用して電子メールを作成および管理する
魅力的な電子メールの文章を作成し、説得力のある件名を生成し、各受信者に合わせたメッセージをパーソナライズし、フォローアップの電子メールを自動化できる AI アシスタントがいることを想像してみてください。
その方法はこちら、仕事のための「すべて」のアプリ、ClickUp*でご紹介しています。
ClickUp Brainは、ClickUp の電子メールプロジェクト管理プラットフォームに統合された高度なニューラルネットワーク AI です。マーケティングコピーの作成、電子メールへの返信、タスクの効率的な管理を、すべて 1 か所で実行できます。
ClickUp Brain
不正確な情報や古い情報を生成することがある ChatGPT とは異なり、ClickUp Brain は、チームのナレッジベースや現在のプロジェクトタスクと直接統合されます。
これにより、常に最新かつ関連性の高い情報にアクセスでき、文法エラーのリスクを軽減し、より正確で信頼性の高い電子メール返信が可能になります。
ClickUp Brain の AI Writer for Work を使用すると、以下の機能を利用できます。
- コピーライティングのあらゆるニーズに対応するライティングアシスタント
- タスク、コメント、電子メールへの迅速な自動返信
- ハンズフリーでメモや最新情報を記録できる、自動音声テキスト変換機能
- ミーティングや画面録画を文字起こし、フォローアップの質問にClickUp Clipsから直接回答できる機能
- Eメールキャンペーン、広告、ドリップキャンペーン、採用など、あらゆるニーズに対応する、簡単に作成できるテンプレート
ClickUp を使ってそれを行う方法は次のとおりです。
ClickUp Brain で新しい電子メールの下書きを作成するには、開いているタスクを見つけて、そのコメントセクションに移動するだけです。
次に、電子メールアイコンをクリックし、スラッシュコマンド「/Write email」と入力して、Return または Enter キーを押します。ClickUp Brain モーダルがポップアップ表示され、電子メールの目的を要約した簡潔な要点を入力することができます。
以下のような感じになります：
ClickUp Brain は、入力内容を分析し、あなたの説明に基づいて電子メールの草案を作成します。
生成された下書きは、自分のスタイルやトーンに合わせてカスタマイズすることができます。また、このプラットフォームには、生成された電子メールのテキストをクリップボードに直接コピーできるなど、柔軟性を高める追加オプションも備わっています。
下書きが思うような結果にならない場合は、「再試行」をクリックして、ClickUp Brain に同じ要点に基づいて別のバージョンを生成してもらいます。これにより、最小限の努力で毎回完璧な電子メールを作成することができます。
電子メールは時代遅れ、ClickUp が流行です！ClickUp により、チームで送受信する電子メールの番号を減らすことができ、大きな変化がありました。また、すべての情報が ClickUp に保存されるため、電子メールのスレッドが失われたり、コミュニケーションが途絶えたりすることもありません。
電子メールは時代遅れ、ClickUp が流行です！ClickUp により、チームで送受信する電子メールの番号を減らすことができ、大きな変化がありました。また、すべての情報が ClickUp に保存されるため、電子メールのスレッドが失われたり、コミュニケーションが途絶えたりすることもありません。
マーケティングチームのための ClickUp
ClickUp の最大のメリットは、AI ツールを使用して魅力的な文章を作成しながら、すべてのドキュメントを 1 つの場所にまとめて管理できることです。
ClickUp for Marketing を使用すると、ClickUp Docs 内で直接、電子メールテンプレートの作成、整理、保存をすばやく行うことができます。さまざまなプラットフォームを切り替える必要がなく、必要なものがすべて 1 か所にまとめられます。
ClickUp ドキュメント
ClickUp ドキュメント はワークフローとも統合されているため、生成された電子メールから作成されたタスクは、全体像と接続されたままになります。
チームでのコラボレーションには、チームメンバーに特定のドキュメントセクションを割り当てることができます。これにより、ドキュメントの共有とリアルタイムでの共同作業が簡単になります。電子メールの文面修正やマーケティングキャンペーンの管理など、チームメンバー全員が同時にドキュメントの作成、コメント、更新を行うことができます。
ClickUp テンプレート
ClickUpは、強力なAI ライティングツールであるだけでなく、電子メールの管理ワークフローを強化するために設計された、カスタマイズ可能なさまざまなテンプレートも提供しています。ChatGPT には、マーケティングワークフロー全体を管理するためのこのような統合機能がないため、この機能はありません。
ClickUp 電子メールマーケティングテンプレート
たとえば、ClickUpのE メールマーケティングテンプレートを使用すると、キャンペーンのプランニング、件名の作成、メッセージのスケジュール設定、成功の鍵となるメトリクスの追跡などを、整理して効率的に行うことができます。
また、ユーザーの行動に基づいて電子メールを自動化し、特定のアクションがメッセージのトリガーとなるよう設定することもできます。これにより、適切な顧客に適切なタイミングでターゲットを絞った電子メールを簡単に送信することができます。
ClickUp Brain は、電子メールの作成だけでなく、チームの整理、パーソナライズ、コラボレーションにも役立ちます。AI ツールの一般的なリミットを克服し、電子メールの作成とマーケティングをより効果的かつ簡単にします。
関連記事：最高の電子メール管理ソフトウェア（無料および有料）
ClickUp Brain で電子メールを最適化し、エンゲージメントを向上させましょう。
エンゲージメントを最適化するための電子メールの作成は、完璧なメッセージを書くだけではありません。パーソナライズ、適切なターゲットの選定、コンテンツが読者の興味を引くものになっていることを確認することも重要です。
ChatGPT は役立ちますが、必ずしもビジネスの固有のニーズに合っているとは限りません。電子メールの作成や一から始めるのが面倒だと思われる場合は、ClickUp がお手伝いします。
ClickUp Brain を使用すると、メモの作成、データの分析、電子メールのドラフト作成をより迅速に行え、時間を節約できます。ワークスペースでメール ClickApp を有効にするだけで、すべての電子メール機能を利用できるようになります。 電子メールの信頼性とパーソナライズを維持しながら、文章のブロックや反復的な作業に別れを告げましょう。
ClickUp は電子メールだけにとどまりません。タスクの管理、コラボレーション、時間の追跡を行って、チームの生産性を向上させましょう。電子メールコミュニケーションのレベルアップの準備はできましたか？今すぐ ClickUp の無料アカウントに登録してください！