プロジェクトの完了はとても気分がいいものだ!あなたとあなたのチームは多くの仕事をこなし、成果を出してくれました。
さあ、安堵のため息をつく時です。😮💨 しかし待ってください、あと1つ仕事が残っています:プロジェクトの事後報告です。
ポストモーテムなしでは、何が悪かったのか、そして何が良かったのかを理解する機会を逃してしまう。チームはタスクの遅れを経験したか?予算超過やリソース不足はなかったか?
今、根本的な問題を掘り下げなければ、次のプロジェクトで再び問題にぶつかる可能性が高い。
では、効果的な事後調査をやるにはどうすればいいのでしょうか?ご心配なく。この記事では、その方法を詳しく説明します。ステップに入る前に、ポストモルテムとは何か、その利点について説明しよう。
⏰ 60秒要約
- ポストモーテムとは、プロジェクトのプロセス、成功、失敗を振り返り、今後の改善につなげることです。
- 改善点を洗い出し、チームの効率を高めることができる。
- プロジェクト管理者、開発者、品質保証担当者など、鍵になるステークホルダーは全員、プロジェクトのポストモルテムに参加すべきである。
- アンケートやインタビューを通じてチームから率直なフィードバックを集め、データを分析してパターンを特定することから始める。
- 次に、プロジェクト事後分析の結果を包括的なレポートにまとめ、関係者と共有し、今後のプロジェクトのためのアクションアイテムを実施する。
プロジェクト・ポストモル テムを理解する
多くの企業にとって
多くの企業にとって である。
マイルストーンを達成し、結果を出すことで終わる。
しかし、多くのチームは、プロジェクトの課題と成果を評価するという重要なステップを省略しています。事後レビューを行うことで、次のプロジェクトのバーを上げるための改善点を特定することができます。
プロジェクトの事後評価とは?
プロジェクトの事後検証とは、大きなイベントの後にチームで行う報告会のようなもので、主要な利害関係者を集めてプロジェクトの道のりを振り返るものと考えてください。
ちょうど、12月に1年間の浮き沈みを振り返るために日記を書くのと同じように、プロジェクトの事後報告もまた、1年間の浮き沈みを振り返るために行われるのです。
事後ミーティング
では、プロジェクトの成果を祝い、失敗から学ぶことができる。
ブレーンストーミングのアイデアを出し合い、今後のプロジェクトに役立つベストプラクティスを文書化し、将来の成果を向上させる機会を提供します。
プロジェクト事後評価を実施するメリット
A
死後分析がITプロジェクト管理プロセスの一般的な実践ではない」ことが明らかになった。
ポストモルテムは、特に新しいプロジェクトを控えているときには、すでにいっぱいあるやることリストの別のタスクに過ぎないと思うかもしれない。
しかし、ポストモルテンムを実施することで、十分な利益を得ることができる。以下はそのメリットである:
1.ミスを発見し、そこから学ぶ
どんなに成功したプロジェクトでも、途中でぶつかることはある。事後報告は、何がうまくいかなかったのか、なぜうまくいかなかったのかを振り返る専用の時間を与えてくれる。締め切りに間に合わなかったり、コミュニケーションがうまくいかなかったり、予期せぬ障害に見舞われたりと、失敗を見直す時間を取ることで、貴重な教訓を得ることができる。
プロジェクトマネージャー、チーム、組織は、事後報告によって過去の経験を評価し、そこから学ぶことができる。
スザンネ・マドセン、『プロジェクト・リーダーシップの力』の著者。
鍵は正しい質問をすること:
- やることが違っていたのではないか?
- どのようなシステムやプロセスが失敗したのか?
- どの戦略、ツール、プロセスが効果的に仕事をしたのか?
💡 プロからのアドバイス: 以下のようなツールを使う。
を使い、プロジェクトの成果と挫折を分析し、文書化する。このような内省は、失敗をチームやプロセスを強化するチャンスに変え、今後のプロジェクトをよりスムーズで成功に導きます。
2.チーム効率の向上
プロジェクトチームは、プロジェクトの納期遅延を避けるために、どこで、どのように時間を短縮すればよいかを分析しているため、より迅速かつ効率的に仕事を進めることができる。ボトルネック、非効率、チームのスピードを低下させたプロセスを特定できる。
例えば、あるプロジェクトが承認の遅れによって予想以上に時間がかかったとしよう。事後分析では、承認に時間がかかった理由を分析することができます。プロセスが複雑すぎたのかもしれませんし、プロジェクトチームのメンバーが必要なことを明確にしていなかったのかもしれません。そこから、今後のプロジェクトの承認プロセスを簡素化し、時間を節約して同様の遅延を避けることができる。
ストラスクライド大学のコリン・イーデン教授率いるチームは、次のことを行った。
は、9年以上にわたり、鉄道、航空宇宙、土木を含むさまざまな複雑なプロジェクトに携わってきた。これは、プロジェクトにおける因果関係のストーリーを確立し、複数の利害関係者のダイナミックな行動の影響を理解し、遅延や混乱を避けるためのシステムとフィードバックループを設定するのに役立った。
3.チームの士気を高める
事後診断は、ミスを特定し、その根本原因を分析するだけではない。チームの努力を認め、称え、サポート的で偏見のない環境で、チームメンバーが自分の欠点を認識するのを助けるのだ。
こうすることで、ミーティングが「責任のなすりつけ合い」ではなく、貴重な学習体験のように感じられるようになる。
例えば、チームが困難なプロジェクト範囲にもかかわらず、期限を守ることに成功した場合、その成果を認める時間を取りましょう。創造的な問題解決やマイルストーン達成など、小さな成果を強調することで、感謝の文化が強化されます。
チームメンバーが認められたと感じれば、やる気やモチベーションを維持しやすくなり、今後のプロジェクトでもよりよい協力関係を築くことができます。
📖 続きを読む:
4.継続的改善のプロモーション
プロジェクト・ポストモルテムとは、プロジェクトの結果を体系的にレビューし、弱点や、今後より良い結果を出すためにプロセスを微調整できる領域を特定することである。
例えば、コミュニケーション不全が頻発したため、プロジェクトが遅れたとする。
プロジェクト実行 が遅れたとします。
や締め切りに間に合わなかった。事後ミーティングでこれらの課題について話し合い、コミュニケーション・チャンネルとガイドラインを確立する。
やること?
プロダクト・アンド・プロセス・イノベーション社の社長であるレイモンド・シーンは、反応的な問題解決者であるクリスと、積極的な計画者であるパットが関わるインシデントを取り上げている。
パットは問題を未然に防ぐことでプロジェクトを予定通りに進めたが、クリスは問題に反応することでプロジェクトを遅らせた。事後分析をしないまま、会社はパットの積極的なアプローチを見過ごし、ダウンサイジングの際に彼女を解雇した。これは、プロアクティブな問題解決を認識するための事後分析の重要性を浮き彫りにしている。
さて、プロジェクト・ポストモルテン(事後分析)の利点を理解したところで、このようなミーティングの参加者について簡単に見てみよう。
プロジェクト・ポストモルテムには誰が参加すべきか?
プロジェクト・ポストモルテムには、通常、プロジェクトマネージャー、チームメンバー、ベンダー、クライアント、専門家、技術リーダーなど、すべての主要な利害関係者が参加します。なぜ必要なのか、その理由を説明しよう:
- プロジェクトリーダーまたは管理者は、ミーティングを組織し、タイムラインと目標を議論し、以下を実施する。 プロジェクト評価 を実施する。 何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを明らかにする。
- 開発者は、プロジェクト中に直面した技術的な洞察やボトルネックを共有する。
- ユーザー要件、市場動向、カスタムニーズに関する視点を議論するプロダクトマネージャー。
- 品質保証(QA)スタッフ テストと品質管理の問題を強調する。
- プロジェクトの結果について貴重なフィードバックを提供するクライアント。
- サポートチーム ユーザーからのフィードバックを収集し、サポートの問題を特定する。
さらに、間接的なメンバーをミーティングに参加させることで、多様な視点を収集し、標準的なプロジェクトプロセスに関する貴重な洞察を共有することができます。
成功するプロジェクト事後評価を行うには?
最もインパクトのあるポストモテムは、よく構造化され、実行可能な成果に焦点を当てたものである。
クリアされたポストモテムプロセスを確立することは、圧倒される必要はない。
他のすべての前に、次のことを設定する。
.
プロジェクトのオブジェクトと実際の結果を比較する」とか、「ワークフローのボトルネックを評価し、最適化戦略を提案する」とかである。事後ミーティングのアジェンダは、プランニングから実行まで、プロジェクトの全容をレビューすることもできます。そして、以下のステップを踏む:
ステップ1:ミーティングの日程を決め、鍵となる利害関係者を招待する。
ミーティングのアジェンダと参加者リストの準備はできましたか?
素晴らしい!では、プロジェクトが完了した直後、詳細が新鮮なうちに事後ミーティングを行う時間を選択しましょう。
ミーティングのスケジュールを決め、カレンダーを共有すれば、全員がリアルタイムのミーティング更新に合わせることができます。 事後ミーティングを定期的に開催し、リマインダーを設定すれば、欠席することはありません。
機能
ClickUpカレンダー
クリックアップカレンダーは、カレンダーを共有したり、チームメンバーのカレンダーをビューして、ミーティングに適した日時を探すことができます。また、イベントのリマインダーを作成できるので、終了後のミーティングを見逃すこともありません。
クリックアップカレンダーを使えば、事後ミーティングのスケジュール、参加者との安全な共有、リマインダーの設定などを行うことができます。
ミーティングをスケジュールしたら、ミーティングのアジェンダと一緒に参加者全員に招待状を送りましょう。
クリックUpミーティング
は、ミーティングのアジェンダ管理、アクションアイテムの設定、チェックリストの作成などを支援します。人間のミーティング・アシスタントを任命する代わりに、AIを使って簡単にメモを取り、詳細を文書化し、ミーティング・メモを編集・整理することができます。
💡*Pro Tip:事後ミーティングを連続して行う必要がありますか?を使ってそれぞれを詳細に追跡します。
-次のミーティングの準備、アクションアイテムの追跡、全員の同じページを維持します。
ステップ2:プロジェクトのタイムラインとメトリクスを準備する。
ミーティングのスケジュールを決めたら、事後分析の準備だ。
詳細なプロジェクトタイムラインを作成し、追跡すべき重要なパフォーマンスメトリクスのリストを作成します。こうすることで、参加者はプロジェクトのマイルストーン、期限、成果物などの重要な詳細に素早くアクセスできるようになり、ミーティングのディスカッションにコンテクストを提供することができます。
評価したいメトリクスを定義する。以下は、追跡できるプロジェクトメトリクスの例です:
- 目標達成度:*すべてのプロジェクト・オブジェクトは達成されたか?
- マイルストーンと期限は達成されたか?
- リソース利用: リソースは効果的に割り当てられたか?
- 予算の遵守: プロジェクトは予算内に収まったか?
より簡単にするために プロジェクト終了後のテンプレート .これらのテンプレートは、事後アンケートの設定、根本原因分析の実施、スプリントのレビュー、フィードバックの収集、プロジェクト全体の事後管理などに役立ち、時間を節約できます。
インスタンスンス
/参照 https://clickup.com/templates/project-post-mortem-t-200476561 ClickUp Project Post Mortem テンプレート /%href/
を使えば、すべての関係者からのフィードバックを簡単に集めることができます。エラーから学び、改善点を見つけ、次のプロジェクトをより効果的にプランニングするのに役立ちます。
このテンプレートを使用すると、次のことができます:
- プロジェクトの成功、失敗、傾向を分析する
- 鍵になる学習事項の把握
- 問題と洞察を構造化フォーマットで文書化する
- 進捗を監視し、継続的に改善する
例えば、テンプレートの入力フォームビューは、ステークホルダーのフィードバックを収集するのに役立ちます。保留タスクビューでは保留タスクを追跡でき、ステータスビューではプロジェクトの進捗状況を追跡できます。また、調査、新規エントリー、解決済み、未解決などのカスタムステータスも用意されており、各タスクのステータスを追跡するのに役立ちます。
ステップ3:アンケートやインタビューでチームからのフィードバックを集める
次のステップは、参加者全員にアンケートを送ったり、インタビューしたりして、プロジェクトやプロセスに関するフィードバックを集めることです。
プロジェクトのプランが守られたかどうかを判断するために、イエスかノーかの質問をします。例
- チームは予算内に収まったか?
- チームは期日をやったこと?
- チームは事前に定義された成功メトリクスを達成したか?
🌟 チームメンバーから多様な意見を集めるために、アンケートに自由形式の質問を加えるか、インタビュー中に質問しましょう。例
- チームはプロジェクトを完了するのに十分な時間を確保できたか?
- プロジェクト中に直面した主な課題と、それが仕事に与えた影響は?
- プロジェクトのどの点がうまくいき、何がうまくいかなかったか。
- 最も遅延に直面したタスクとその理由は?
- チーム間のコミュニケーションとコラボレーションは効果的でしたか?
- プロジェクト中にどのようなリスクが発生し、どのように対処したか?
さらに、チームメンバーの経験に関する回答を集めるために、主観的な質問を含めることもできます。例
- チームメンバーやクライアントとの仕事はどうでしたか?
- プロジェクトで最も楽しかったことは?
- プロジェクトで最も困難だったことは何ですか?
このようなアンケートは、ミーティング中に対処しなければならない共通のパターンや障害を特定するのに役立ちます。
詳細なアンケートを作成するには
/参照 https://clickup.com/features/form-view。 ClickUp フォーム /を使用します。
で、必要なデータを取り込みましょう。長いテキストから連絡先や評価まで、定量的データと定性的データの両方を記録できる複数のフィールドタイプが付属しています。
ClickUp Formsで数分で詳細なアンケートを作成する。
ステップ4:率直で率直な議論を促進する
アンケートの回答を受け取ったら、ミーティングの設定は完了です。
ミーティング当日は、アジェンダから逸脱することなく、率直な会話を促します。参加者がためらうことなく自分の考えを共有できるようにしましょう。
やること:。
🙌 批判のない安全な環境を作り、利害関係者間の信頼関係を育み、遠慮なく意見を共有するよう促す。
参加者が建設的な意見を共有しやすいように、まずはうまくいったことから設定する。
🙌 積極的に耳を傾け、心をこめて対応し、互いの意見を尊重する。
🙌 人ではなく、プロセスに焦点を当てる。例えば、「XとZが遅れの原因だ」ではなく、「タイムライン戦略を改善しなければならない」と言う。
🙌 目標は学習と改善であり、批判や指弾ではないことを参加者にリマインダーする。
🙌 参加者が圧倒されないように、1回のミーティングでいくつかの重要なトピックを取り上げる。
🙌 参加者が貢献できるように、各議題に十分な時間を確保する。
次のような使い方ができる
ClickUp ドキュメント
プロジェクトの事後ミーティングから得た洞察を文書化したり、事後ミーティングのルールを書き留めたりできます。チームメンバーとリアルタイムでドキュメントを簡単に編集し、他のメンバーと共有できます。
また、次のこともできます。
とアクション・アイテムのアクセス・コントロールを保証する。
ClickUpチャット
は、プロジェクト関連のコミュニケーションを一元化することで、プロジェクト終了後のディスカッションを促進します。プロジェクトの成果や課題を詳細にレビューし、タスクやドキュメントを同期することができます。
一番の利点は?重要なメッセージをタスクに変換することで、フィードバックに即座に対応できます。
また、プロジェクトごとに別々のチャンネルを作成することで、混乱を避け、プロジェクトの事後評価を効率的に行うことができます。つまり、プロジェクトの勝敗を確認するためにタブを切り替える必要がありません。
ClickUpチャットで、会話とタスクやドキュメントをリンクさせ、AIが要約したスレッドを取得。
ステップ5:データを分析してパターンと教訓を特定する
チームへのアンケート、クライアントやベンダーへのインタビューを行い、プロジェクトの経験について学んだとしましょう。次のステップは、すべての回答とミーティングのディスカッションを分析して、繰り返し発生する問題と成功を特定することです。まず、プロジェクトの全体像を把握するために、関連データをまとめます。
データを体系的に分析し、注意が必要な分野を特定する。これには以下が含まれる:
- メトリクス:* 予算の順守、タイムライン、リソースの利用、納品品質
- フィードバック:利害関係者、チームメンバー、クライアントからのアンケートや フィードバックフォーム
- マイルストーンレビュー: 主要な成果とオブジェクトが不足した分野の概要
例えば、複数のチームメンバー、クライアント、ベンダーが、プロジェクトの最新情報を受け取るのが遅れると議論した場合、コミュニケーションの頻度やチャネルを詳細に記載した、より強固なプランの必要性を示す可能性があります。そうすることで、今後のプロジェクトにおけるコミュニケーションの断絶や遅延を避けることができる。
カスタマイズ可能な
/参照 https://clickup.com/features/dashboards ClickUpダッシュボード /参照
を使えば、わかりやすい円グラフや棒グラフ、進捗バーなどを使ってデータを可視化できます。
ClickUp ダッシュボードを使用すると、次のことが可能になります:
- プロジェクト予算をリアルタイムで分析
- チームパフォーマンスの評価
- プロジェクトのボトルネックの根本原因の特定
- 情報に基づいた意思決定のための実用的な洞察
ステップ6: 調査結果を包括的なレポートとして作成する
分析から得られたすべての知見をまとめ、以下を含む包括的なレポートの作成を開始する:
⚠️ 課題:直面している具体的な問題、その原因、影響
🏆 成功:複製する価値のある成功戦略
🚧 リスク:将来のプロジェクトに潜在するハードル
鍵:教訓と実行可能な洞察
改善点:次のステップのためのクリアされた実用的な提言
時間と努力を節約するには レポート作成ダッシュボード を使用して、調査結果をわかりやすく表示することができます。簡単にできます:
- チャート、グラフ、タイムラインでデータを視覚化
- ブランドの色やレイアウトでビューをカスタム化し、専門性を高める。
- より良いリソースプランのための記録された時間の追跡とエクスポート
さらに
/参照 https://clickup.com/ja/blog/106205/after-action-report-templates/ 事後レポートテンプレート /%href/
を使えば、プロジェクトの事後分析を簡単に行うことができ、ミーティングでの発見を文書化することができます。
✨Fun Fact: The グーグルグラス .
さらに、次のプロジェクトからは プロジェクトのステータスレポート作成 を使用して、主要な利害関係者に現在のプロジェクトステータスの概要を伝えることができます。こうすることで、進捗状況を全員に知らせ、潜在的な問題を事前に特定して対処することができます。
プロジェクト終了後に避けるべき間違い
プロジェクトの事後ミーティングを成功させるには、上記のステップを踏むだけでは不十分です。ポストモーテムを大成功させるためには、次のようなミスを犯さないようにしなければならない👇。
ミーティングをすぐに実施しない
プロジェクト事後報告はタイミングがすべてです。プロジェクトが終わったらすぐにミーティングを開催しないと、参加者が詳細を忘れてしまったり、利息がなくなったり、別のプロジェクトで忙しくなってしまうかもしれません。
解決策:✅ プロジェクトプランに事後報告ミーティングを含める。締め切り後、チームに短い休息を与えますが、数週間が過ぎてしまわないようにしましょう。プロジェクト終了後、関係者の記憶に新しいうちに、数日以内にミーティングを開きましょう。
外部のステークホルダーを省く
クライアント、ベンダー、ユーザーといった外部のステークホルダーからのフィードバックを完了すると、プロジェクトの成功と失敗の全体像を把握することができません。例えば、アプリがユーザー要件を満たしているかどうかは、ソフトウエアの納品後に知ることが重要である。
解決策:*✅ 外部ステークホルダーを加えて、360度ポストモーテムを実施する。そうすることで、プロジェクトのプラス面もマイナス面も広いビューで見ることができる。
💡 プロのヒント:
/参考文献 https://clickup.com/templates/action-plan/feedback ClickUpのフィードバックアクションプランテンプレート /%href/
は、カスタマーのフィードバックを集め、改善点の優先順位をつけ、アクションプランを作成し、プロンプトに基づいて行動するのに役立ちます。
明確なミーティングのアジェンダを設定していない。
明確なアジェンダがないと、ポストモーテムは軌道から外れてしまうかもしれません。さらに、参加者が何を期待されているのかわからなければ、ミーティングに参加する意欲をなくしてしまうかもしれない。
解決策:*✅ ミーティングのアジェンダを設定し共有することで、ミーティングの焦点が明確になります。話が脱線するのを避けるために、話の要点をリスト設定し、否定的な会話や責任のなすりあいを避けるための基本ルールを設定する。
ミーティングの準備を避ける
適切な資料でミーティングの準備をしていなければ、おそらくミーティングはうまくいかないだろう。参加者はプロジェクトの詳細を明確にすることができず、解決よりも対立が多くなる。
解決策:✅ ミーティングの前に適切なドキュメントを準備する-事後アジェンダ、アンケート、その他プロジェクト予算、タイムライン、リソースプラン、クライアントのフィードバックなどのサポートドキュメントを準備する。これらを準備しておくことで、ミーティングがより実りあるものになる。
プロジェクト事後報告で将来の勝利を保証する
ポストモルテムとは、プロジェクト関係者からのフィードバックを考慮しながら、プロセスを再構築するためのプロジェクトの総括である。結果は?将来のプロジェクトにより効率的なアプローチが可能になる。
鍵は、ポストモーテムミーティングの成功を支援する適切なソフトウェアを持つことです。
ClickUpのプロジェクト管理ソリューションには、事後ミーティングを成功させるための様々な配列機能があります。フォームビューによるアンケート、ダッシュボードによるレポート作成、ドキュメントビューによる調査結果の文書化、ビルトインチャットによる明確なコミュニケーション、豊富なテンプレートによるKPIやフィードバックからミーティングのあらゆる側面までの追跡と管理が可能です。
では、なぜ待つのでしょうか?
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する /%href/
にサインアップして、より多くの機能をお試しください!🏃➡️