第一印象を与えるチャンスは二度とない。
新規クライアントのオンボーディングとなればなおさらだ。綿密にプランニングされたオンボーディング・エクスペリエンスは、実りある永続的なリレーションシップの設定を可能にします。クライアントとのリレーションシップを改善し、効果的なコミュニケーション・チャンネルを設定し、全員が同じページを持つようにします。
しかし、多くのビジネスは効率的で効果的なクライアント・オンボーディングのワークフローを作るのに苦労しています。オンボーディング・チェックリストがあれば、クライアントとの関係は大きく変わります。初日からクライアントが価値を感じ、情報を得られるようになります。
この記事では、オンボーディングに必要なステップをご紹介します。
/この記事では https://clickup.com/ja/blog/46081/undefined/ クライアント・オンボーディング /%href/
.経験豊富なプロであれ、これから始めるプロであれ、すぐに使えるテンプレートが完了した包括的なチェックリストは、オンボーディングを効率化し、クライアントの満足度を高め、継続的な成功のフェーズを設定するのに役立ちます。
なぜオンボーディングチェックリストが必要なのか？
クライアントのオンボーディングとは、新規顧客を迎え入れ、彼らが安心してサービスを利用できるようにするプロセスです。体系的なプロセスにより、必要不可欠なステップを見逃すことなく、すべてのクライアントに一貫したプロフェッショナルな経験を提供することができます。
このプロセスには、情報の共有、コミュニケーション・チャンネルの設定、ワークフローの確立、期待されるアウトライン化が含まれます。包括的なプロセスであるため
/参照 https://clickup.com/ja/blog/62133/undefined/。 チェックリストテンプレート /%href/
を使えば、1つのステップも見逃すことはない。
チェックリストを使うことには、他にも以下のようなメリットがあります：
- クライアント満足度の向上：*スムーズで効率的な新規クライアントへのオンボーディング・プロセスは、クライアントに価値と理解を感じてもらい、全体的な満足度を高めます。
- チェックリストはオンボーディングを合理化し、チームとクライアント双方の時間とリソースを節約します。
- 一貫性のある経験：すべてのクライアントが、誰がアカウントを扱っているかに関係なく、同じ高品質のオンボーディング経験を受けることを保証します。
- クライアント維持率の向上： 第一印象が良く、プロセスが適切に管理されていることで、長期的な顧客維持の可能性が高まります。
- すべてのオンボーディング・タスクとクライアントとのやり取りを追跡することは、正確な記録と将来の参照に役立ちます。
新規クライアントのためのオンボーディング完了チェックリスト ## The Complete Onboarding Checklist for New Clients
新規クライアントのオンボーディング・チェックリストに含まれるべきステップは以下の通りです：
**1.プレ・オンボーディングの準備
プレ・オンボーディングのフェーズでは、クライアントがあなたの列車に正式に乗車したときにどのような待遇を受けるかを体験してもらうための設定を行います。そのため、徹底的にリサーチする必要がある。相手のビジネス、業界、競合について知ることから始めよう。市場のポジション、ターゲット層、鍵となる課題を理解する。
リサーチが終わったら、チーム内でブリーフィングを行いましょう。関連するチームメンバー全員を巻き込んで、クライアントのプロフィール、オブジェクト、ペインポイントについて話し合いましょう。
2.明確な期待を設定する。
クライアントに会い、彼らの期待を確認する。まずはミーティングを行い、長期的・短期的な目標や望む結果について話し合う。クライアントの要望に積極的に耳を傾け、疑問点を明確にする。
クリアされたコミュニケーションは効果的な仕事の鍵である。
/明確なコミュニケーションが効果的な https://clickup.com/ja/blog/63722/client management/ クライアント・マネジメント /%href/
.そのため、サービス内容、成果物、タイムライン、支払い方法、コミュニケーションの流れなどの概要を説明しましょう。アカウントマネージャーを紹介し、次に何を期待するか明確なタイムラインを示す。
💡 プロヒント:オンボーディングプロセスのこのステップでの透明性は、クライアントとの関係を長続きさせる道を開きます。クライアントが好むコミュニケーションの方法、頻度、チャネルを理解するために時間をかけましょう。使用方法
/参照 https://clickup.com/ja/blog/47698/undefined/ コミュニケーションプランのテンプレート /%href/
を参照し、一貫性を保つ。
**3.サービス契約
詳細なサービス契約書を作成することは、クライアントとのリレーションシップを形成する上で極めて重要である。この文書には、成果物、コミュニケーションスケジュール、タイムライン、責任、その他プロジェクトの重要な側面を含め、プロジェクトの範囲、条件、概要を明確に示す必要があります。
また、NDAやその他の契約文書も準備し、あなたのプロセスや地域の規制に応じて、あなたやクライアントが必要とするかもしれません。やることが完了したら、それらをクライアントと共有し、クライアントが十分に確認するようにします。その際、何度か修正と明確化が必要になるかもしれません。署名した契約書のコピーを保管することを忘れないでください。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Docs-Sharing-feature.png ClickUp 3.0 ドキュメント共有機能 /%img/
ClickUp Docsを使えば、リアルタイムで文書を編集し、簡単に共有することができます。
💡 Pro Tip: Use
/参照 https://clickup.com/features/docs。 ClickUp ドキュメント /%href/
を使えば、高度なフォーマットオプションやAIアシスト機能を使って詳細な契約書を作成することができます。下書き後は、ClickUpの簡単な共有機能を使ってクライアントと共有し、リアルタイムのコラボレーションとフィードバックを実現します。
4.支払いと請求のセットアップ。
支払い条件と請求サイクルについてクライアントと話し合う。これには、請求書の発行頻度（毎月、四半期ごとなど）、利用可能な支払い方法、期日を決定することが含まれる。
支払い条件に合意したら、請求システムにクライアントの情報を設定します。連絡先、請求先住所、支払い条件など、必要な情報を入力します。請求書作成ソフトやアカウントソフトを使用している場合は、クライアントの情報を同期させ、このプロセスを効率化します。
**5.スムーズなオンボーディング
オンボーディング・プロセスは、クライアントがあなたのサービスに関与し始める場所である。そのため、ウェルカムパケットを送ることから始めましょう。これには、チームの紹介、サービスの概要、重要なプロセスなどを含める。
あなたの会社の使命と価値、そしてクライアントの目標達成をどのようにサポートするプランなのかを強調しましょう。個人的なタッチを加え、クライアントに価値を感じてもらうために、CEOやビジネスの責任者からの個人的な歓迎の手紙やビデオを同封しましょう。
6.プロジェクトのプランニング。
包括的なプロジェクトプランを作成し、クライアントのためのすべての重要なマイルストーン、期限、成果物を概説する。プロジェクトを管理しやすいフェーズに分け、各フェーズで具体的なタスクを定義する。プロジェクト計画には
/参照 https://clickup.com/ja/blog/5869/undefined/。 プロジェクト管理チェックリスト /%href/
を参照して、忘れ物がないようにしよう。
また、各タスクの責任者をメンションし、明確な期限を設定し、アカウンタビリティを保ちましょう。このプランは、曖昧さを避け、全員が何をすべきかを把握できるよう、できるだけ詳細にすること。
/IMG https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Project-Milestones-in-ClickUp-Gantt-View.gif ClickUp ガントチャートビューのプロジェクトマイルストーン /ガントビュー
クリックアップのガントビューを使用して、プロジェクトのタイムラインとマイルストーンを視覚化します。
以下のような強力なプロジェクト管理ソフトウェアの機能を使用できます。
/参照 https://clickup.com/features/views ClickUp ビュー /%href/
(リスト、ガント、ボードなど）と
/および https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク管理 /参照
プロジェクト全体のタイムラインをマップし、タスクを割り当て、各フェーズの期日を設定します。
7.キックオフミーティング。
次のステップは、キックオフミーティングを開くことです。プロジェクトチームを紹介し、各メンバーの役割と責任を説明します。マイルストーン、期限、成果物など、プロジェクトプランの詳細を確認する。質問があれば明確にし、プロジェクトの目標と期待について全員が一致していることを確認します。
💡 プロのヒント: 使用する
/参照 https://clickup.com/ja/blog/73885/undefined/ クライアント・オンボーディング・ソフトウェア /%href/
を使用して、クライアントがすべての関連ドキュメント、タイムライン、コミュニケーションスレッドにアクセスできるクライアントポータルを作成します。この一元化されたハブにより、顧客は常に情報を入手しやすくなり、強力な仕事関係を築くことができます。
**8.必須文書とツール
すべてやることが完了し、話し合いが済んだら、サービスを提供するために必要なシステム、ツール、プラットフォームへのアクセス権を要求する。
例：クライアントのコンテンツ管理システム、顧客関係管理ソフトウェアへのアクセスが必要な場合があります、 顧客データベース・ソフトウェア またはソーシャルメディアのアカウント。
すべての手順とベストプラクティスを文書化することを忘れないでください。情報のよく整理されたリポジトリを持つことは、クライアントが必要なときにいつでもそれを参照することができます。
例えば、ClickUpのようなツールを使えば、すべての関連文書を一元的に作成・保存することができる。クライアントとリアルタイムでコラボレーションし、プロジェクトのマイルストーンを追跡し、1000以上のツールと統合することができます。
9.オンボーディング後のフォローアップ。
オンボーディング後の期間は、クライアントとの将来を決定する上で非常に重要です。積極的なコミュニケーションと継続的な価値提供は、クライアントの成功に対するコミットメントを示し、クライアントのエンゲージメントを維持します。
そのため、進捗状況を確認し、問題があれば対処し、クライアントのニーズが満たされていることを確認するために、定期的なチェックインミーティングを予定しましょう。コミュニケーションには明確な目的を持たせましょう。
これらのミーティングは、クライアントをフォローアップし、最新状況を報告する機会となります。
10.フィードバックの収集と継続的サポート。
定期的にフォローアップを行うことで、クライアントからのフィードバックを集め、クライアントの経験を理解し、問題点を特定し、改善の可能性を見つけることができます。
フィードバックは、プロセスやサービスに必要な調整を行うために活用しましょう。そうすることで、クライアントの意見を重視し、フィードバックに基づいて適応する意思があることを示すことができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Conditional-Logic-in-ClickUp-Forms-Product-Feedback-Example.gif ClickUp フォームの条件ロジック 製品フィードバック例 /%img/
ClickUp Forms を使って、完全にカスタマイズ可能なフォームを作成し、即座に回答を取り込みましょう。
複数のフィードバック方法をプロバイダーに提供することで、クライアントの利便性を高めます。ミーティングを予約したり、フォームを共有したり、アンケートを実施したりできます。
リッチなアンケートを作成し、データを分析し、回答を追跡可能なタスクに変換することで、包括的なフィードバック収集が可能になります。
/参照 https://clickup.com/features/form-view ClickUpのフォームビュー /%href/
.
これはまた、クライアントに継続的なサポートを提供し、情報を提供し、関与し続け、問題がエスカレートするのを防ぐのに役立ちます。
ClickUp 顧客満足度アンケートテンプレート
を使用すれば、カスタマー・フィードバックの収集と整理が簡単になります。
/を使えば簡単です。
https://clickup.com/templates/customer-satisfaction-survey-t-182148152
ClickUpの顧客満足度アンケートテンプレート。
/%href/
顧客の行動や好みをよりよく理解するのに役立ちます。このテンプレートは完全にカスタマイズ可能で、親切度、わかりやすさ、フィードバックを含む9つのカスタムフィールド、4つの異なるビュー、いくつかのカスタムステータスを提供しています。
こちらもお読みください
/参照 https://clickup.com/ja/blog/130897/undefined/ 顧客ライフサイクル・マーケティング：戦略、ベストプラクティス、その他 /%href/
ClickUp を使ってクライアント・オンボーディングを次のレベルへ。
構造化された一貫性のあるオンボーディングプロセスを構築することは、クライアントにポジティブな体験を提供する上で重要な役割を果たします。クライアントオンボーディングのチェックリストを使用することで、プロセス中の重要なステップを見逃すことがなくなります。
しかし、チェックリストの作成は、オンボーディングの最初のステップに過ぎません。適切なツールがない場合、実際のプロセスは容易に圧倒されてしまいます。
そこでClickUpが役立ちます。ClickUpはカスタマーオンボーディングと
/クリックアップ https://clickup.com/ja/blog/59274/undefined/ リテンション・ソフトウェア /リテンションソフトウェアです。
は、クライアントのオンボーディング・ワークフローを一元化し、包括的なチェックリストの作成、クライアントと成果物の管理、マイルストーンの設定など、すべてを単一のプラットフォーム上で行うことができます。
ClickUpがどのように役立つか見てみましょう：
タスクチェックリストを作成する。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUps-Task-Checklists.png ClickUpタスクチェックリスト /%img/
タスクごとにチェックリストを作成し、ドラッグ＆ドロップで整理できる。
と ClickUpタスクチェックリスト ClickUpを使えば、どんなデバイスからでも、どんなタスクでも簡単にチェックリストを作成し、管理することができます。やることは以下の通りです：
- タスク内にシンプルなやることリストを作成する
- 各チェックリストにサブアイテムを追加。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Task-checklist-assign-feature.png ClickUpタスクチェックリスト割り当て機能 チェックリスト割り当て機能 /%img/
チェックリストアイテムをチームメンバーに素早く割り当てる。
- アイテムをチームメンバーに直接割り当てます。
- ドラッグ＆ドロップでチェックリストを整理
使用できる
/参照 https://clickup.com/features/checklist-templates ClickUpのチェックリストテンプレート /%href/
を使用して、クライアントのオンボーディングチェックリストテンプレートを作成し、一貫性のあるプロセスを設定し、さらにテンプレートを使用するゲストの許可を設定します。ClickUpは、フル、編集、コメント、ビューのみの4種類の許可を提供します。
各ステップの定義やチェックリストの作成にストレスを感じたくないですか？ご安心ください。カスタマイズ可能なテンプレートをご利用ください！新規クライアントのオンボーディング・チェックリストのテンプレートはこちらがおすすめです：
オンボーディング・チェックリストのテンプレートは以下をご参照ください。
ClickUpのカスタマー・オンボーディング・テンプレート
ClickUpのカスタマーオンボーディングテンプレート は、クライアントをオンボーディングするためのステップバイステップのプロセスを提供します。カスタマイズされたエクスペリエンスを提供し、プロセスを合理化し、顧客オンボーディングプロセスの成功を測定するのに役立ちます。このテンプレートでは、新規顧客、オンボーディングコール、顧客オンボーディングアンケート、チーム割り当てなど、カスタム統計でタスクを作成できます。また、7種類のビューとプロジェクト管理も可能です。
カスタム成功プランテンプレート
ClickUpの顧客成功プランテンプレート
ClickUpの顧客成功プランテンプレート を使用すると、各カスタマーの特定の成功基準を持つ効果的なプランを作成できます。オンボーディングを組織化し、顧客の期待を定義し、事前に設定した目標に対する進捗を追跡することができます。このオンボーディングテンプレートを使用すると、次のことが可能になります。
/参照 https://clickup.com/blog/tools-for-excellent-customer-service// より強固なカスタマーリレーションシップの構築 /を促進します。
を築き、ロイヤルティを高める。
プロジェクトチェックリストテンプレート
/プロジェクトチェックリストテンプレート https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Project-Checklist-Template.png ClickUp プロジェクトチェックリストテンプレート *R0NMLjE3MjE5MjQ1MDYuRUFJYUlRb2JDaE1Jc3B6ZHlzekNod01WRThWTUFoMXlnZcxRUFBWFTQUFFZ0pXTlBEX0J3RQ..*_gcl*au*MTYwMTcxOTY4MC4xNzE5OTg0MjkwLjE3MTgwOTk1ODEuMTcyMDE1NjI1OC4xNzIwMTU2MjU5 テンプレートのダウンロード /%cta/ ClickUpのプロジェクトチェックリストテンプレート を使えば、チームをプロジェクトの軌道に乗せることができます。進捗を追跡し、チームにタスクを割り当て、詳細なリストを作成し、潜在的なリスクを特定することができます。また、タスクのブレーンストーミング、期限の設定、進捗の可視化、効率の最大化も可能です。さらに、このテンプレートではタスクを分類し、関連する属性を追加することで、より簡単に管理することができます。
堅牢なCRM機能を使用する。
/参照 https://clickup.com/teams/crm クリックアップCRM /%href/
は、パイプラインの可視化、アカウントの追跡、リアルタイムのコラボレーション、顧客満足度を加速させる合理化されたワークフローなどの機能を提供します。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/image1-1.png ClickUpをCRMとして使用し、ClickUpリストビューで顧客データを管理する。 /クリックアップをCRMとして使用し、クリックアップのリストビューで顧客データを管理します。
クリックアップをCRMとして使用し、クリックアップのリストビューで顧客データを管理する。
これにより、以下のことが可能になります：
- 一元化された顧客データベースを作成し、すべての顧客情報を保存・分析できます。
- を使用して、顧客データを一箇所で可視化します。 /参照 https://clickup.com/features/dashboards クリックアップダッシュボード /%href/
ClickUpで電子メールを簡単に管理。
- 活用方法 /参照 https://clickup.com/features/email-project-management ClickUpの電子メールプロジェクト管理 /プロジェクト管理 よりパーソナライズされたコミュニケーションのために
- プロジェクトの詳細をクライアントと共有し、フォルダやリストの階層を拡張してアクセスを制御できます。
- コメントをクライアントに割り当てて素早く承認したり、チームメンバーに割り当ててどこからでも素早くアクションを起こせます。
- ClickUp Docsを使用してカスタムドキュメント、SOP、ナレッジベースを作成し、コラボレーションに招待することができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image4.gif クリックアップのカスタム自動化 /クリックアップ
クリックアップでカスタム自動化を作成し、オンボーディングプロセスを効率化しましょう。
- を使用して、優先度やステータスの変更などの反復タスクを自動化します。 /参照 https://clickup.com/features/automations ClickUpの100以上の自動化 参照/%href/
- ClickUpのフォームビューを使用して、フィードバックの収集、アンケートの作成、アンケートの開発を行います。
/フォームビュー https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-AI-Template-creation-simplified.png ClickUp 3.0 AIテンプレート作成の簡素化 /クリックアップ
ClickUp Brainで高品質のテンプレートを作成しましょう。
- レバレッジ /参照 https://clickup.com/ai クリックUpブレイン /%href/ を活用して、ニーズに最適な新規クライアントのオンボーディング・チェックリスト・テンプレートを作成し、アクションアイテムやサブタスクのプランニングを自動化し、仕事に関する質問への回答を得る。
Pontica Solutionsのアカウント・ディレクターであるDayana Mileva氏は、ClickUpがどのようにクライアントとの接続を改善したかについて次のように述べています：
ClickUpで、私たちは一歩先を行き、クライアントがリアルタイムでパフォーマンス、稼働率、プロジェクトにアクセスし、監視できるダッシュボードを作成しました。これにより、クライアントはチームとの接続を感じることができ、特にチームが異なる国、時には異なる大陸に位置していることを考慮することができます。
ポンティカ・ソリューションズ、アカウント・ディレクター、ダヤナ・ミレヴァ氏
クライアント・オンボーディングの課題と克服のヒント
クライアントのオンボーディングにおける最も一般的な課題と、それを克服する方法をご紹介します：
情報不足
クライアントからの情報が不完全または不正確な場合、オンボーディング・プロセスが遅れ、誤解が生じやすくなります。
解決策:_ ClickUpのフォームビューを使って、包括的なオンボーディングアンケートを作成し、事前に必要な情報を収集しましょう。これは、会社の詳細、プロジェクトの目標、主要な連絡先などの領域をカバーする必要があります。
非効率なプロセス
オンボーディングプロセスが構造化されていないと、ステップを見逃したり、重要なタスクが抜け落ちてしまったりする可能性があります。これはさらに、遅延やクライアント体験の低下につながります。
解決策： これを管理するには、ClickUpタスクチェックリストを使用して、重要なステップをカバーする標準化された顧客オンボーディングチェックリストを開発します。これにより一貫性が生まれ、見落としがなくなります。また、ClickUpのようなプロジェクト管理ツールを活用して、タスク、期限、コミュニケーションを効率的に管理しましょう。これらのツールは、プロセスを整理し、透明性を保つのに役立ちます。
技術的な問題
システムやツールへのアクセスに問題があるなど、技術的な問題は入社プロセスを大幅に遅らせ、混乱させる可能性があります。
解決策：必要なシステムやツールがすべてアクセス可能で、正しく機能していることを確認するために、入社前の技術チェックを行います。そこで
/参照 https://clickup.com/features/dependencies ClickUpタスクの依存関係 /参照
が役立ちます。次のステップに進む前に、技術的なチェックが完了していることを確認するために使用します。さらに、問題が発生した場合に迅速に解決できるよう、オンボーディングの段階で専任のテクニカルサポートを提供します。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image4.gif ClickUpでのカスタム自動化 /クリックアップのカスタムオートメーション
ClickUpタスクの依存関係により、タスクに関連する混乱を軽減します。
変化への不本意さ
クライアントによっては、既存のプロセスやシステムの変更に抵抗があり、新しいソリューショ ンを効果的に導入することが難しい場合があります。
解決策：新しいシステムの利点についてクライアントを教育することが重要になる。クライアントが変更を理解できるよう、トレーニングセッションやリソースを提供しましょう。ClickUp ドキュメントでトレーニングを一元化し、共有可能なナレッジ・ベースを作成しましょう。また、変更を一度に実施するのではなく、段階的に実施することもできます。こうすることで、クライアントは徐々に適応し、抵抗感を減らすことができます。
期待される役割
オンボーディング中の最も大きな課題の1つは、クライアントの期待と、あなたの会社が提供できるサービスや成果が一致しないことです。これは不満やフラストレーションにつながります。
解決策： この課題を解決するには、サービス内容、期待される成果、タイムラインを最初から明確に伝えること。さらに、クライアントの期待に応え、管理されていることを確認するために、定期的なチェックインを予定する。クライアントとのコミュニケーションは
/参照 https://clickup.com/features/recurring-tasks。 ClickUpの定期的なタスク /を使用します。
.定期的なチェックインを自動的にスケジュールし、プロジェクトの進捗を管理します。
フォローアップの欠如。
クライアントに十分なフォローアップとサポートを提供できず、クライアントの不満につながることもよくある課題です。
解決策: 定期的なフォローアップミーティングを予定し、進捗を確認し、問題に対処し、クライアントのニーズが満たされていることを確認する。電子メール、電話、ライブチャットなど様々なチャネルを通じて継続的なサポートを提供し、あらゆる懸念にプロンプトで対処する。以下を活用する。
/参照 https://clickup.com/features/chat-view ClickUpのチャットビュー /%href/
を使ってクライアントとリアルタイムでコミュニケーションを取り、タスクに関連する必要な詳細を簡単に入手できるようにします。
クリックアップでクライアントのオンボーディングプロセスを自動化しましょう。
効果的なクライアントオンボーディングは、成功する関係の基礎を設定します。クライアントがサポートされ、情報を得たと感じ、自信を持ってあなたのビジネスとパートナーになることを決断できるようにします。
オンボーディング前の準備からオンボーディング後のフォローアップまで、オンボーディングプロセスの各ステップは、信頼を築き、価値を実証し、クライアントの目標とサービスを一致させる機会です。
クライアント・オンボーディング・チェックリストを使えば、これらのステップをすべて完了することができます。また、情報不足、技術的な問題、変化への抵抗など、最も一般的なオンボーディングの課題を克服するのにも役立ちます。
ClickUpのようなプロジェクト管理ツールを使えば、オンボーディングプロセスを効率化できます。包括的なチェックリストの作成、リマインダーの設定、アンケートの作成、クライアントとのリアルタイムでのコラボレーションなど、さまざまなことが可能です。
/参照 https://clickup.com/signup 無料サインアップ /%href/
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