生産性が常に一定である人はいません。誰もが時折、生産性の低下に直面します。
生産性の低下は、金曜日の午後や夏だけではありません。最も悪いのは、誰もが嫌う月曜日の朝です。
2023年の英国循環器学会会議で発表された研究 によると、心臓発作は他のどの日よりも月曜日に多く発生しています。😲
しかし、なぜ月曜日はほとんどのビジネスパーソンにとってストレスの多い日なのでしょうか？
月曜日の憂鬱の背後にある心理と、それを回避する方法を探ってみましょう。
月曜日の生産性の低下を理解する
従業員が月曜日を興奮よりも落ち込んだ気分で始める傾向が強いことを証明する研究は数多くあります。月曜日の憂鬱を引き起こす一般的な生産性の敵としては、次のようなものが挙げられます。
- 長引くストレス要因：前週に解決できなかった問題や締め切りが、不安の原因となります。これにより、月曜日に集中して仕事を完了することが困難になります。
- ソーシャルジェットラグ：社交のために睡眠を犠牲にする場合でも、失われた休息を取り戻そうとする場合でも、週末の睡眠スケジュールが変わると、睡眠サイクルが乱れて、疲れが残り、生産性が低下します。
- 「新しい週、新しい始まり」という考え方：月曜日は新たなスタートに最適な日と思われるかもしれませんが、すべてを一度にやり遂げようとすると、集中力が低下してミスを犯しやすくなり、さらにストレスが溜まってしまいます。
- 受信トレイ 1000 件以上：月曜日の朝、受信トレイがメールであふれていると、圧倒されてしまいます。仕事時間を、未処理の電子メールの整理に費やし、実際の*仕事を後回しにしなければならないかもしれません。
B2B Reviewsのアンケートによると、25% の従業員は月曜日の生産性が低下し、50% は月曜日にストレスが高まり、57% は月曜日も週末であってほしいと願っています（4 日間勤務を明確に希望）。
このアンケートでは、従業員の考え方の 2 つの変化についても詳しく説明しています。
- リモート月曜日：ハイブリッドワーカーの 76% は、月曜日は在宅勤務を好みます。これにより、1 週間をゆっくりと始めることができ、長い通勤を避け、家族のスケジュールと調整しやすいと感じているからです。
- 最低限の月曜:4人に1人の従業員は、月曜日に受信トレイを空にする、ミーティングに出席する、その週のプランを立てるといった、最も基本的な仕事しか行っていませんでした。
また、同じアンケートでは、現場勤務の従業員は、リモート勤務やハイブリッド勤務の従業員よりも月曜日にストレスを感じやすい傾向があることも明らかになりました。
月曜日の生産性を高める戦略
月曜日の朝の生産性を低下させる要因として、いくつかの共通点が見られます。ここでは、それらに対処し、生産性を高める方法を見ていきましょう。そうすれば、月曜日の朝も明るく、ワクワクした気持ちで、エネルギーに満ち溢れたスタートを切ることができます。
朝早く始める
月曜日の朝の落ち込みを克服する最も簡単な方法の 1 つは、単に 1 日を早く始めることです。これには 2 つの利点があります。
- これにより、1 日の生産性を高めるために、タスクの準備と整理に余分な時間を割くことができます。
- それは、仕事モードに移行する時間であることを脳に伝え、混乱やモチベーションの低下を感じる可能性を低減します。
月曜日に力強くスタートすると、その勢いと達成感が 1 週間を通して持続します。
また、朝の余分な時間（そして中断されない時間）を利用して、その週の目標を見直し、その日の目標を設定し、その日のタスクをプランすることもできます。
これを簡単に行うには、ClickUp ホワイトボードのようなデジタルツールを使用します。このツールを使用すると、プランを視覚化するためのほぼ無限のキャンバスを利用できます。さらに、このツールは（ノートパソコンやモバイルデバイスから）いつでもアクセスでき、すぐに使えるテンプレートも備わっています。
ClickUp 作業プランホワイトボードテンプレートを使用すると、目標やプロジェクトを細分化し、各プロジェクトにタスクを追加し、1 か所で 1 週間の進捗状況を監視することができます。
これを使用して、ClickUp ワークフローを構築し、リスト、ガントチャート、ワークロードビュー、カレンダービューなど、お好きな方法で視覚化することができます。組み込みのコメント反応、自動化、AI、コラボレーションツールにより、プロジェクト計画がさらに簡素化されます。
さらに、チームメイトと仕事をしている場合は、ホワイトボードで共同作業を行い、お互いにタスクを割り当て、ステータスの最新情報を確認し、ホワイトボード上でブレインストーミングのセッションを視覚化することができます。
プロのヒント： 月曜日に圧倒される場合は、ClickUp タスクを使用して、週末に予定されているすべてのタスクを記録しましょう。タスクをカテゴリ別にグループ化して、さまざまなタスクタイプのデータベースを構築することができます。これにより、頭の中が整理され、明確なやることリストを持って月曜日に新鮮な気持ちでスタートすることができます。
タスクの優先順位付け
取り組むべきタスクがわかったら、次はそれらの優先順位を決定します。ClickUp のタスク優先度を使用して、緊急度と重要度に応じてタスクを次のように分類します。
- 緊急： 期限が迫っている、または完了しなかった場合に即座に影響が生じるタスク。（重要度が高く、緊急度が高い）
- 高： すぐに完了すべき重要なタスクですが、緊急のタスクのような差し迫ったプレッシャーはありません。（重要度高、緊急度中）
- 通常： 目標の達成に貢献する標準的なタスクで、ある程度柔軟にスケジュールを変更できるもの。（重要度：中、緊急度：中）
- 低： 影響が最小限、またはデリゲートまたは延期が可能なタスク。（重要度低、緊急度低）
そうすることで、1 週間の仕事を始めるための適切なロードマップができます。
これを実現するもう 1 つの優れた方法は、アイゼンハワーマトリックスに従うことです。緊急重要マトリックスとも呼ばれるこの生産性プランは、緊急度と重要度に基づいてタスクの優先順位を決定するのに役立ちます。
マトリックスは、タスクを 4 つの象限に分類します。
- 緊急かつ重要：これらは即座に対応が必要であり、できるだけ早く完了すべきことです。
- 緊急だが重要ではない：多くの場合、注意をそらす要因となり、他の人に委任したり、必要がない場合はスキップすることもできます。
- 重要だが緊急ではない：長期的な目標には不可欠であるが、即座の行動は必要なく、予定した時間が必要なもの。
- 緊急性も重要性も低い：より価値の高いプロジェクトを優先するために延期または完全に削除できる優先度の低いタスク
このマトリックスを実際のホワイトボードに書き出す人もいますが、プロジェクトや共同作業者が多い場合は、デジタルの方がより役立つでしょう。
ClickUp などの一部のデジタルホワイトボードには、すぐに使えるアイゼンハワーマトリックスのテンプレートが用意されており、すぐに使い始めることができます。
ClickUp 優先度マトリックステンプレートを使用すると、タスクを分類して、週の目標に最も影響のあるタスクを把握することができます。また、ClickUp ホワイトボードに追加したタスクは、タスクの説明、優先度、期日などの重要な詳細情報とともに、プロジェクト管理ソリューションに自動的に同期されます。
あるいは、「ボードビュー」を使用して、優先度マトリックスで設定したレベルに基づいてタスクを表示することもできます。これにより、タスクやプロジェクトを構造的に管理し、時間とリソースをより適切に割り当てることができます。
事前の計画
明確な行動プランを立てることで、準備を整え、迅速に作業を開始することができます。また、不安を軽減し、今後の作業の見通しも立てやすくなります。
生産性の第一人者たちは、「トップ 3」というフレームワークを信奉しています。これは、毎日やらなければならない 3 つのタスクをリストアップするものです。これらは、非常に重要なタスク、つまり、多くの集中的な作業を必要とし、目標の達成に向けて大きな前進をもたらす、優先度 1 および 2 のタスクです。
先延ばし癖のある人は、このフレームワークに「カエルを食う」というもう 1 つのフレームワークを追加することもできます。これは、最も重要で困難なタスクを朝一番にやるというものです。
これは大きな負担を軽減してくれます。そして、残りの一日（そして一週間）を乗り切るためのドーパミンを放出します。
休憩を効果的に活用する
タスクのスケジュールを立てることと同じくらい重要なのは、休憩のスケジュールを立てることです。休憩は、短期的には集中力を高め、ストレスレベルを管理し、長期的にはバーンアウトを防ぐのに役立ちます。
短い休憩を取って、単に散歩をしたり、同僚とコーヒーを飲んだりすることで、リラックスして気分をリフレッシュすることができます。在宅勤務の場合は、犬を散歩に連れて行くこともできます。ペットと日光は、気分を明るくするのに最適な組み合わせです。
忙しい一日を過ごしていますか？5 分間、深呼吸、ストレッチ、または椅子ヨガを練習すると、気分がリフレッシュします。
休憩を意識的に取る方法のひとつは、ポモドーロテクニックを使うことです。25 分間仕事をして、5 分間の休憩を取ります。集中して仕事をする場合は、このサイクルを 50 分間の仕事と 10 分間の休憩に変更してもかまいません。ただし、サイクルの間に短い休憩を取ることを忘れないでください。
休憩のスケジュールを立てるもう 1 つの方法は、タイムブロックです。重要なタスクに特定の時間帯を設定し、休息やリラックスのための短い休憩をスケジュールしたり、集中して仕事をする期間と休憩の期間を交互に繰り返して、時間（および優先度）をよりよく管理します。
ClickUp を個人用または仕事用のタスク管理ツールとして使用している場合は、ClickUp デイリータイムブロッキングテンプレートを強くお勧めします。このテンプレートを使用すると、1 日を午前、午後、夕方に分割し、1 日を通して特定のタスク（および休憩時間）を追加することができます。
また、毎日のプランの参考になり、生産性のピーク時間を追跡し、リラックスして英気を養うための十分な休息時間を確保することができます。
生産性を高めるための整理整頓のヒント
乱雑な環境はコルチゾール値を上昇させることをご存知でしたか？
ある研究論文によると、人間の視覚野は、特定のタスクと無関係なオブジェクトによって過負荷になることがあることが明らかになっています。これにより、集中力が低下します。
そのため、キャビンでもホームオフィスでも、作業スペースを清潔で整理整頓しておくことが重要です。
仕事に着いたら、または1日の仕事を始める前に、数分かけてデスクを整理しましょう。雑然としたものを片づけ、書類を整理し、散らばっているアイテムを片づけることで、効率と生産性を高める、清潔で居心地の良い作業スペースを作ることができます。
月曜日のコミュニケーションとミーティング
月曜日にストレスを感じる一般的な理由のひとつは、受信トレイに山積みのメールです。何十通もの電子メール、サックメッセージ、その他の社内コミュニケーションに返信すると、多くの時間がかかってしまいます。気がつくと、その日はもう手遅れになっています。
さらに、月曜日の朝には、ステータス更新、毎日のスタンドアップミーティング、週次戦略会議などのミーティングがあります。これらはすべて 1 日の時間を奪い、実際の影響力の大きい仕事を何も完了できないままにしてしまいます。
これを避けるための方法は以下の通りです：
- まずカエルを食う：チームメイトに、重要なタスクを先に済ませるため、メッセージは午後に対応すると伝えておく。
- 非同期のコミュニケーション方法を採用する： ステータスの更新を非同期で共有することで、ミーティングの数を減らしましょう。社内コミュニケーションツールに投稿し、ドキュメントやタスクにコメントを残し、そして最も重要なことは、チームメンバーがすぐに返信しなければならないというプレッシャーを感じない職場文化を築くことです。
- ビデオクリップを使用する：何かを説明しなければならない場合は、電話を予約する代わりにビデオ録画を送信しましょう。そうすることで、チームメイトは自分の都合の良い時間に返信することができます。
- 月曜日のミーティングを（前の）金曜日に移動：この簡単な変更で、月曜日の邪魔を少なくし、全員が次の週の予定を明確に把握できるようになります。これにより、従業員は週の初めからすぐに仕事に取り掛かることができます。
ワークスペースに非同期コミュニケーションシステムを導入しようとしているなら、ClickUp が役立ちます。プロジェクトやドキュメントなどのコラボレーションを 1 か所から行うことができる、ワンストップの非同期ツールとしてご利用ください。
ClickUp を使用すると、各タスクやドキュメントにコンテキストに応じたコメントを残したり、コメントを残したり、DRI にタグを付けたりして、非同期でドキュメントの共同作業を行うことができます。ClickUp Clips を使用すると、複雑なフィードバックや概念を詳しく説明したビデオ録画を共有することもできます。
月曜日の生産性チェックリスト
月曜日の生産性を高めるためのヒントを、便利なチェックリストにまとめました。デジタル手帳にコピーしたり、印刷して（何枚でも！）目標を達成しましょう！
- 早起きで 1 日をスタート ［Monday］
- 1 週間のプランを事前に立てる ［金曜日の仕事終わりに］
- タスクの優先順位を決める ［金曜日の仕事終わり、または日曜日に］
- 価値の低いタスクを削除またはデリゲートする ［Monday］
- Eat the Frog や Getting Things Done などの生産性システムを使用して、最も重要なタスクを最初に達成しましょう。
- タスクを見直し、必要に応じてプランを調整する
- 1 日を通して休憩を活用する ［Monday］
- ClickUp などのデジタル生産性ツールを使用して、1 日を通して整理整頓を保つ
ClickUp で 1 週間を良いスタートを切りましょう
月曜日の朝にモチベーションが上がらない、週の初めは精神的なエネルギーが最低レベルにある、という場合は、組織化と生産性システムによって効率的なルーティンを構築することができます。
ClickUp のような生産性プラットフォームは、次の週のプランを立てるのに役立ちます。タイムトラッカー、デジタルホワイトボード、タスク管理ツールなど、シンプルでわかりやすいルーティンを作るのに役立つさまざまなツールが搭載されています。事前にプランを立てて、最高の状態で週をスタートしましょう。無料でサインアップして、1 週間のスケジュールを整理し、新たなエネルギーで月曜日をスタートしましょう！