Jika Anda merasa lelah harus menjadi detektif dalam alur kerja tim Anda, Anda tidak sendirian. Hambatan dan penundaan tidak memberi tahu diri mereka sendiri, tetapi mereka tetap menimbulkan kekacauan.
Diagram Aliran Kumulatif (CFD) dapat mengubah segalanya. Ia memberikan gambaran visual yang jelas tentang di mana tugas-tugas menumpuk dan bagaimana pekerjaan bergerak tanpa perlu menebak-nebak.
Penasaran bagaimana diagram sederhana namun powerful ini dapat meningkatkan kejelasan dalam proyek? Mari kita jelajahi mengapa CFDs menjadi alat yang wajib dimiliki untuk mengelola alur kerja.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Diagram Aliran Kumulatif (CFD) adalah diagram visual yang melacak kemajuan tugas melalui tahap-tahap alur kerja seperti 'To Do,' 'In Progress,' dan 'Done.'
- Sumbu X mewakili waktu, sedangkan sumbu Y menunjukkan jumlah tugas yang telah diselesaikan secara kumulatif. Garis berwarna mewakili tahap-tahap alur kerja yang berbeda
- Peningkatan lebar 'In Progress' menandakan adanya bottleneck, sedangkan kemiringan yang stabil pada 'Done' menunjukkan kemajuan yang konsisten
- Tim dapat menggunakan CFD untuk memantau stabilitas alur kerja, memprediksi jadwal, dan mengoptimalkan proses
- Alat seperti ClickUp memudahkan pembuatan dan pembacaan CFD secara sederhana dan efektif
Memahami Diagram Aliran Kumulatif
Diagram Aliran Kumulatif (CFD) memberikan gambaran jelas tentang bagaimana pekerjaan bergerak melalui proses Anda. Diagram ini menunjukkan berapa banyak tugas yang ada di 'To Do,' apa yang sedang 'Dalam Proses,' dan apa yang sudah 'Selesai.' Ini adalah cara sederhana dan efektif untuk melacak kemajuan, mengidentifikasi bottleneck, dan menjaga proyek Anda berjalan lancar.
Melihat bagaimana lapisan-lapisan ini berubah seiring waktu mengungkapkan cerita di balik alur kerja Anda. Jika band 'Dalam Proses' terus melebar, itu mungkin pertanda tim Anda menangani lebih banyak pekerjaan daripada yang seharusnya. Di sisi lain, band 'Selesai' yang terus tumbuh secara stabil adalah tanda yang menggembirakan bahwa tugas-tugas diselesaikan dengan kecepatan yang solid dan konsisten.
➡️ Baca Lebih Lanjut: 10 Template Diagram Alur Gratis di Word, Excel, & ClickUp
Komponen utama diagram aliran kumulatif
Setiap bagian dari CFD menceritakan kisah spesifik tentang kemajuan proyek Anda, membantu Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang berjalan lancar dan hambatan yang perlu diatasi untuk menciptakan proses yang stabil. Mari kita telusuri lebih dalam setiap elemen dan mengapa hal itu penting saat memantau kemajuan proyek:
Waktu (Sumbu X)
Sumbu horizontal mewakili waktu, biasanya dalam hari, minggu, atau sprint. Di sinilah Anda dapat melihat bagaimana hal-hal berkembang seiring waktu. Perhatikan sumbu ini, dan Anda akan mulai melihat tren, mengenali pola, dan mungkin bahkan memprediksi apa yang akan terjadi selanjutnya.
Contoh: Anda mungkin menyadari bahwa pekerjaan cenderung menumpuk pada hari Senin—sebuah kasus klasik dari "Monday blues"! Di sinilah perangkat lunak desain alur kerja dapat membantu memperlancar proses. Di sisi lain, Anda akan melihat tugas-tugas menjadi lebih cepat saat batas waktu sprint mendekat, membuktikan bahwa sedikit tekanan dapat sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan.
Item pekerjaan (Sumbu Y)
Sumbu vertikal melacak jumlah kumulatif item pekerjaan, seperti tugas atau tiket. Karena bersifat kumulatif, grafik hanya naik saat tugas baru masuk ke sistem, memberikan gambaran jelas tentang bagaimana pekerjaan menumpuk seiring waktu.
Contoh: Jika tim Anda memulai dengan 50 tugas di 'Backlog' dan menambahkan 20 tugas lagi di tengah minggu, sumbu vertikal akan menampilkan total 70 tugas. Hal ini memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana beban kerja Anda berkembang seiring waktu.
Status alur kerja
Setiap tahap alur kerja Anda—seperti 'Backlog,' 'In Progress,' 'Testing,' atau 'Done'—mendapatkan band berwarna yang berbeda. Band-band ini bertumpuk di atas satu sama lain, dan lebarnya menunjukkan jumlah tugas yang sedang berada di setiap tahap.
Banda sempit berarti ada sedikit tugas di tahap tersebut, yang masuk akal untuk hal-hal yang cepat, seperti penugasan tugas. Tapi banda lebar? Itu pertanda buruk—lebih banyak tugas bisa berarti pekerjaan terhenti atau menunggu persetujuan. 🚩
Contoh: Misalkan diagram CFD tim pengembangan menunjukkan bahwa band 'Pengujian' tiba-tiba melebar. Itu adalah tanda bahwa ada yang tidak beres dengan alur kerja tersebut. Namun, karena Anda mengetahui hal itu segera, Anda dapat menerapkan strategi optimasi alur kerja untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.
Garis throughput
Garis throughput, yang biasanya diwakili oleh band 'Selesai', menunjukkan seberapa cepat tugas-tugas diselesaikan seiring waktu. Jika lapisan 'Selesai' terus menanjak secara konsisten, Anda berada dalam kondisi baik dengan kemajuan yang stabil dan alur kerja yang sehat.
Namun, jika grafiknya datar atau hampir tidak bergerak, itu pertanda bahwa proses mungkin tidak berjalan sebaik yang seharusnya.
Contoh: Tim pemasaran mungkin memperhatikan bahwa garis 'Selesai' tetap datar selama tinjauan kampanye, yang bisa menjadi tanda bahwa proses sedang terhambat. Hal ini mungkin berarti proses tinjauan memakan waktu terlalu lama, mendorong mereka untuk mengoptimalkan proses dan mempercepat pekerjaan.
Manfaat menggunakan CFDs untuk visualisasi data dan informasi
CFD memberikan gambaran yang jelas tentang alur kerja Anda, membantu Anda mengidentifikasi masalah sejak dini, menjaga perbaikan proses secara berkelanjutan, dan mendapatkan perkiraan yang lebih akurat tentang kapan tugas akan selesai. Dan itu baru permulaan!
Mari lihat bagaimana CFDs dapat memudahkan pengelolaan proyek Anda:
✅ Keputusan berbasis data: Dukung keputusan Anda dengan data yang akurat, sehingga diskusi tim menjadi lebih terfokus
✅ Jadwal pengiriman yang akurat: Pantau throughput untuk cara berbasis data dalam memprediksi kapan pekerjaan akan selesai
✅ Distribusi beban kerja: Seimbangkan beban kerja untuk operasional yang lebih lancar dengan menganalisis apakah sumber daya terlalu terbebani atau kurang dimanfaatkan
✅ Kolaborasi yang ditingkatkan: Bekerja sama dengan tim Anda dan selaraskan prioritas dengan jelas tentang apa yang perlu diperhatikan dan status terkini
✅ Mitigasi risiko: Identifikasi saat suatu tahap melambat dan ambil tindakan proaktif untuk menjaga proses tetap berjalan lancar
Membuat Diagram Aliran Kumulatif
CFD bukan sekadar mengumpulkan data. Jadi, bagaimana cara membuat CFD agar tidak ada yang terlewat? Mari kita pahami cara melakukannya dengan cepat:
Panduan langkah demi langkah untuk mengatur CFD di Kanban
Berikut cara membuat CFD yang memandu tindakan dalam Kanban:
Langkah 1: Lacak item pekerjaan
Masukkan semua tugas dan subtugas Anda ke dalam sistem manajemen proyek untuk tetap terorganisir dan efisien.
Dengan mengintegrasikan semua hal dalam satu platform, Anda dapat mengelola tugas, melacak kemajuan, dan berkomunikasi dengan tim secara lancar. Pastikan bahwa setiap tugas memiliki deskripsi yang detail dan dikategorikan sesuai dengan alur kerja Anda, sehingga lebih mudah untuk memantau tanggung jawab dan tenggat waktu.
Langkah 2: Tentukan tahap-tahap alur kerja
Setiap tugas melewati beberapa tahap proses dalam siklus hidupnya. Tahap-tahap tugas dalam proyek Agile dapat berupa to-do, in-progress, done, testing, dan sebagainya.
Langkah 3: Catat Data
Setelah pengaturan selesai, saatnya untuk mencatat data secara teratur.
Catat data di berbagai metrik seperti tanggal mulai dan selesai, perkiraan waktu, pelacakan waktu, prioritas, status tugas, dan banyak lagi.
Mengintegrasikan CFD dengan Azure DevOps Server
Bagi tim yang menggunakan Azure DevOps, mengintegrasikan diagram aliran kumulatif sangat mudah. Hal ini membantu Anda melacak kemajuan proyek dan meningkatkan efisiensi dengan mudah.
Mari buat CFD pertama kita dengan Azure DevOps:
Langkah 1: Mulailah dengan masuk ke portal web Azure. Selanjutnya, pilih proyek yang ingin Anda tambahkan papan ke dalamnya. Kemudian, klik Boards dan pilih tim yang tepat untuk papan tersebut.
Sekarang, Anda perlu memilih tingkat backlog untuk papan kanban Anda. Backlog adalah daftar item yang akan dikerjakan oleh tim. Ini seperti cadangan pekerjaan yang dapat diambil oleh tim sesuai dengan kapasitas mereka. Pilih yang paling sesuai dengan proses kerja atau metodologi Anda.
Backlog yang didefinisikan untuk setiap proses default di Azure DevOps adalah:
- Agile: Cerita, Fitur, dan Epik
- Dasar: Masalah dan Epik
- Scrum: Item backlog, Fitur, dan Epik
- Capability Maturity Model Integration (CMMI): Persyaratan, Fitur, dan Epik
💡Tips Pro: Cobalah untuk meminimalkan jumlah kolom dengan menghapus dan hanya menyimpan kolom yang paling relevan untuk tim Anda. Hal ini akan menjaga ruang kerja Anda tetap rapi.
Langkah 2: Mari tambahkan item kerja. Klik New item dan masukkan judulnya. Setelah selesai, klik Enter. Semua item dapat ditambahkan dengan cara ini. Item-item tersebut akan disimpan secara otomatis di sistem.
Jika Anda ingin menambahkan pengguna untuk berkolaborasi dengan Anda di papan ini, cukup salin tautan papan dan kirimkan kepada mereka.
Langkah 3: Setelah papan Kanban Anda dibuat dan digunakan oleh tim selama beberapa minggu, saatnya menganalisis papan Kanban. Klik tab Analytics dan klik View full report.
Anda dapat mengarahkan kursor ke papan untuk melihat berapa banyak item pekerjaan yang berada di setiap status.
Tips untuk mengonfigurasi CFDs pada dashboard bisnis
CFD adalah alat penting untuk memvisualisasikan kemajuan pekerjaan. Ketika diintegrasikan dengan dashboard bisnis, CFD menjadi lebih powerful.
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mengonfigurasinya:
- Tujuan yang jelas: Tetapkan tujuan yang jelas untuk membantu tim Anda fokus pada poin data yang paling penting
- Pembaruan data: Atur pemeriksaan berkala untuk memastikan status tugas diperbarui. Bahkan ketidaksesuaian kecil, seperti meninggalkan tugas yang sudah selesai ditandai sebagai 'Dalam Proses,' dapat merusak diagram
- Metrik dan filter yang disesuaikan: Buat CFD Anda lebih informatif dengan mengonfigurasi filter untuk metrik seperti jenis tugas, prioritas, atau penugas. Misalnya, Anda dapat menampilkan CFD terpisah untuk tugas prioritas tinggi untuk melacak kemajuan mereka secara mandiri
- Aksesibilitas dan kolaborasi: Hindari diagram yang membingungkan akibat terlalu banyak titik data atau kekacauan visual. Gunakan contoh papan kanban ini untuk membuat CFD yang dapat dipahami dan digunakan oleh seluruh tim Anda
➡️ Baca Lebih Lanjut: Membuat Diagram dan Grafik Alur Kerja: Panduan Langkah demi Langkah untuk Proses yang Lebih Efisien
Menafsirkan Diagram Aliran Kumulatif
Diagram Aliran Kumulatif (CFD) memberikan representasi visual dari kemajuan tim Anda dan alur kerja secara keseluruhan. Setiap garis pada diagram aliran kumulatif menunjukkan tahap alur kerja yang berbeda, seperti To Do, In Progress, atau Done.
Ketebalan dan gradien dari garis-garis ini memberikan wawasan tentang distribusi beban kerja dan kecepatan penyelesaian tugas.
CFD juga melacak waktu siklus dan waktu tunggu.
Waktu siklus menunjukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas setelah dimulai, sementara waktu tunggu mengukur total durasi dari pembuatan tugas hingga penyelesaian.
Dengan memantau metrik-metrik ini, tim dapat membandingkan kinerja mereka dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Alur kerja yang berfungsi dengan baik ditandai dengan garis-garis paralel pada CFD, yang menunjukkan transisi tugas yang lancar. Jika garis-garis tersebut menjadi tidak teratur atau salah satunya membesar secara drastis, saatnya untuk menyelidiki.
Misalnya, pelebaran tiba-tiba pada band 'To-Do' mungkin menandakan tim Anda sedang overload dalam backlog. Demikian pula, kemacetan pada tahap 'Review' dapat mengindikasikan keterlambatan dalam proses persetujuan atau pemeriksaan kualitas.
Kemiringan band 'Selesai' juga memberikan informasi penting. Kemiringan yang curam menunjukkan produktivitas tinggi, sementara kemiringan yang lebih datar menandakan perlambatan. Pola-pola seperti ini memudahkan untuk mengantisipasi masalah dan menyesuaikan strategi dengan tepat.
➡️ Baca Lebih Lanjut: Bagaimana Kurva S Dapat Menguntungkan Tim Manajemen Proyek Anda?
Alat Diagram Aliran Kumulatif
Saat membuat CFDs, Anda memerlukan alat dengan fitur yang kuat, seperti pembaruan real-time, alur kerja yang dapat disesuaikan, dan kemampuan pelaporan bawaan.
Namun, setiap alat memiliki keunikan tersendiri, jadi pertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Ukuran dan struktur tim: Pertimbangkan penggunaan alat seperti Trello untuk tim kecil, sementara untuk proyek yang lebih besar dan kompleks, pilih platform yang lebih tangguh seperti ClickUp.
- Kemampuan integrasi: Pastikan alat ini dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada, seperti Slack, GitHub, atau Google Workspace
- Kebutuhan pelaporan: Prioritaskan alat dengan opsi visualisasi lanjutan seperti dashboard ClickUp jika analisis mendalam dan pelaporan merupakan hal kritis bagi proyek Anda
- Kemudahan penggunaan: Pilih alat yang ramah pengguna untuk mengurangi waktu adaptasi dan mendorong adopsi oleh tim
ClickUp adalah aplikasi serba guna untuk kerja yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan obrolan—semua didukung oleh kecerdasan buatan (AI) yang membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
ClickUp Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agile
Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agile ClickUp menyederhanakan proses pengembangan perangkat lunak dengan fitur-fitur canggih seperti papan kerja yang dapat disesuaikan, papan tulis, dan tampilan beban kerja—membantu Anda mengidentifikasi hambatan, mengoptimalkan alur kerja, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.
Dengan solusi ini, tim dapat:
- Rencanakan pekerjaan dengan fitur canggih untuk perencanaan sprint, pengelolaan backlog, dan pemetaan roadmap agar semua orang fokus pada pekerjaan yang paling bernilai
- Lacak kemajuan dan kinerja dengan 15+ Tampilan Kustom ClickUp, dasbor yang dapat disesuaikan, widget sprint, dan templat Agile untuk memantau pergerakan tugas di berbagai tahap
- Tingkatkan transparansi dan akuntabilitas dengan dasbor yang memantau kesehatan proyek, penggunaan sumber daya, dan kinerja tim
Dashboard ClickUp
Dengan Dashboard ClickUp, Anda dapat memvisualisasikan dan menganalisis diagram aliran kumulatif (CFD) tanpa repot dengan data yang tersebar atau pelacakan manual. Semua data dan metrik proyek dikumpulkan dalam satu tempat, memberikan Anda pandangan yang jelas dan real-time tentang alur kerja, status tugas, dan kapasitas tim.
Begini cara kerjanya:
- Tidak perlu pembaruan manual: Dashboard secara otomatis sinkronisasi dengan tugas Anda, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang pembaruan manual CFD
- Tampilan alur kerja yang dapat disesuaikan: Anda dapat mengatur tampilan yang sesuai dengan proses unik tim Anda (tugas yang harus dilakukan, progres, atau selesai) dan menghilangkan kerumitan yang tidak perlu
- Pembaruan real-time di seluruh visual: Saat tugas berpindah dari 'Dalam Proses' ke 'Selesai,' tim Anda akan melihat perubahan pada grafik batang atau persentase secara instan. Tidak perlu lagi mengejar pembaruan status!
Apa lagi? Ada kartu sprint yang dapat Anda gunakan untuk mengukur kemajuan sprint saat ini.
Kartu kecepatan sprint mengukur pekerjaan yang diselesaikan oleh tim Anda dalam setiap sprint. Gunakan kartu ini untuk menetapkan tujuan sprint yang realistis dan meningkatkan akurasi perencanaan.
Kartu burnup Sprint membantu memvisualisasikan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan dibandingkan dengan total pekerjaan yang direncanakan. Tim dapat menggunakan ini untuk mengidentifikasi apakah mereka berada di jalur yang tepat untuk memenuhi tenggat waktu atau memerlukan penyesuaian.
Kartu Sprint Burndown menampilkan pekerjaan yang sedang diselesaikan dalam satu sprint. Kartu ini membandingkan kemajuan aktual dengan perkiraan kemajuan.
➡️ Baca Lebih Lanjut: Menguasai Alur Kerja Agile: Teknik untuk Manajemen Proyek yang Efektif
Tampilan Papan ClickUp
Pandang Papan ClickUp mencerminkan papan Kanban, menjadikannya ideal untuk membuat dan menganalisis CFDs. Tugas berpindah melalui tahap-tahap seperti To Do, In Progress, dan Closed, memberikan pandangan dinamis tentang distribusi alur kerja.
💡Tips pro: Ingin membuat diagram alur kerja Anda lebih baik? Lihat templat diagram alur data ini untuk inspirasi.
ClickUp Whiteboards
ClickUp Whiteboards adalah solusi ideal untuk tim yang ingin berkolaborasi secara efektif. Dengan alat ini, Anda dapat mengemukakan ide-ide di seluruh departemen dan tim pada satu papan tulis bersama. Anda dapat membagikan tautan agar semua orang dapat melihatnya.
Tim dapat memetakan alur kerja, mengidentifikasi ketergantungan tugas, dan merencanakan semuanya secara visual. Hal ini memastikan semua pihak sejalan sebelum pekerjaan dimulai.
Peta Pikiran ClickUp
Pernah merasa ide-ide Anda tersebar di mana-mana? ClickUp Mind Maps memungkinkan Anda mengumpulkan semuanya, memetakan alur kerja secara visual—seperti merencanakan peluncuran produk—sehingga setiap langkah terhubung dengan tugas, tenggat waktu, dan siapa yang bertanggung jawab.
Tidak ada lagi detail yang terlewat, tim yang bingung, atau daftar tugas yang menumpuk. Ini seperti mengubah brainstorming yang berantakan menjadi rencana aksi yang jelas dan dapat diikuti oleh semua orang.
📌Pin It: Ingin kerangka kerja yang sudah dirancang sebelumnya untuk memudahkan navigasi alur kerja proyek yang kompleks? Mulai sekarang dengan templat swimlane dan peta proses gratis di ClickUp.
Tantangan dalam Diagram Aliran Kumulatif
Meskipun CFDs sangat efektif untuk melacak alur kerja dan mengidentifikasi bottleneck, mereka dapat dengan cepat menjadi menyesatkan jika tidak diatur dengan benar.
Berikut adalah beberapa tantangan umum yang mungkin Anda hadapi:
🔴 Sulit untuk diinterpretasikan: CFDs dapat membingungkan bagi tim baru. Membaca salah pada garis-garis yang tumpang tindih dapat menyebabkan kesimpulan yang salah.
✅ Solusi: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek visual yang menggunakan grafik, diagram, dan tabel untuk representasi data dan memberikan wawasan yang lebih jelas.
🔴 Analisis akar masalah terbatas: Meskipun CFDs menampilkan tren seperti penumpukan pekerjaan yang terus bertambah, mereka tidak menjelaskan penyebabnya. Mengidentifikasi masalah seperti kekurangan sumber daya atau prioritas yang tidak selaras memerlukan alat analitik lanjutan.
✅ Solusi: Gunakan alat manajemen proyek (seperti ClickUp) untuk mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang bottlenecks, kinerja tim, dan alokasi sumber daya.
🔴 Kerumitan dalam proyek besar: Untuk tim yang lebih besar, CFDs dapat menjadi terlalu kompleks dan sulit diinterpretasikan.
✅ Solusi: Bagi proyek kompleks menjadi alur kerja yang lebih kecil atau fokus pada rentang waktu tertentu untuk menjaga kejelasan.
🔴 Ketergantungan pada data akurat: CFD bergantung pada status tugas yang terbaru. Data yang tidak akurat atau tidak konsisten dapat menyimpangkan wawasan, yang berpotensi menyebabkan pengelolaan yang buruk.
✅ Solusi: Kurangi kesalahan input manual dan pastikan akurasi data real-time dengan mengotomatiskan pembaruan status berdasarkan pemicu atau tindakan tertentu.
Buat Diagram Aliran Kumulatif Anda dengan ClickUp
Diagram Aliran Kumulatif (CFD) bukan sekadar diagram—ini adalah alat visual yang powerful untuk mengoptimalkan kinerja tim. Dengan pengaturan yang tepat, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi bottleneck, meningkatkan alur kerja, dan memastikan pengiriman proyek tepat waktu, secara konsisten.
ClickUp melangkah lebih jauh dengan membuat pembuatan CFD menjadi sederhana dan berdampak. Ribuan tim mempercayai ClickUp untuk menyederhanakan proses mereka, memenuhi tenggat waktu, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Mengapa membiarkan ketidakefisienan menghambat Anda? Ambil langkah pertama menuju pengelolaan alur kerja yang lancar dengan mendaftar untuk ClickUp secara gratis hari ini.