Bayangkan Anda baru saja melakukan panggilan telepon dengan klien potensial yang menyatakan ketertarikannya pada layanan Anda. Kemudian, Anda membaca email dari klien lain yang memiliki pertanyaan dan menginginkan informasi lebih lanjut.
Seminggu berlalu, dan Anda kesulitan untuk mengingat kembali detail percakapan tersebut. Dan Anda terus menerus menelusuri kotak masuk Anda, mencari email yang sama. Bicara tentang frustrasi! 👀
Bagaimana jika Anda memiliki cara yang sederhana dan terorganisir untuk mendokumentasikan setiap titik kontak komunikasi eksternal? Di sinilah templat catatan panggilan sangat berguna. Templat ini membantu Anda menyimpan catatan yang jelas dan komprehensif tentang panggilan telepon, email, dan interaksi lainnya.
Pada artikel ini, kami akan membagikan 10 templat catatan panggilan gratis dan dapat dicetak di Excel dan ClickUp, sehingga Anda dapat merampingkan komunikasi, meningkatkan produktivitas, dan memastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan. Mari kita selami! 🚦
Apa yang dimaksud dengan Templat Catatan Panggilan?
Templat log panggilan adalah dokumen yang dapat disesuaikan yang memungkinkan Anda merekam dan melacak berbagai bentuk komunikasi, seperti panggilan telepon, percakapan tatap muka, dan email. Meskipun dapat digunakan oleh siapa saja, template ini biasanya digunakan oleh telemarketer, sales, dan tim dukungan pelanggan untuk melacak komunikasi mereka dengan cara yang terstruktur dan terorganisir.
Templat log panggilan menangkap informasi seperti tanggal dan waktu interaksi, nama penelepon atau pengirim, detail kontak mereka, tujuan interaksi, dan catatan yang relevan atau tindakan lanjutan. Pencatatan yang menyeluruh ini memudahkan Anda untuk merujuk pada diskusi sebelumnya, membangun hubungan klien yang lebih kuat, dan tetap mengetahui tugas dan komitmen penting. 🙌
Apa yang Membuat Templat Catatan Panggilan yang Baik?
Dalam hal mencatat dan mengelola interaksi eksternal Anda, memiliki template log panggilan yang baik akan membantu untuk menjalankan proyek dan meningkatkan arus komunikasi. Namun, apa sebenarnya yang membuat templat catatan panggilan "baik"? Mari kita telusuri kualitas-kualitas utama yang harus diperhatikan:
- Tata letak yang terstruktur dengan baik: Templat harus memiliki tata letak yang sederhana dan terorganisir dengan bagian-bagian yang diberi label dengan jelas, sehingga Anda dapat dengan mudah memasukkan dan menemukan informasi yang Anda perlukan
- Pengambilan data yang ekstensif: Templat harus menangkap detail yang relevan seperti informasi kontak, durasi panggilan, catatan, dan tindak lanjut yang diperlukan
- Desain yang mudah digunakan: Carilah templat yang mengutamakan kesederhanaan, kejelasan, dan navigasi yang lancar. Dengan cara ini, Anda bisa fokus melacak interaksi Anda sambil menyelamatkan diri dari frustrasi dan waktu yang terbuang
- Fleksibilitas dan kustomisasi: Entah itu menambahkan bidang tambahan atau membuat penyesuaian yang selaras dengan merek Anda, templat yang baik harus memberi Anda kebebasan dan fleksibilitas untuk menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda
- Akses yang mudah: Templat catatan panggilan yang baik harus mudah diakses kapan pun Anda membutuhkannya. Baik itu di komputer, tablet, atau ponsel Anda, seharusnya hanya dengan sekali klik saja
10 Templat Log Panggilan yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Apakah Anda ingin melacak panggilan masuk dan keluar, pertanyaan klien, atau sekadar menyimpan catatan percakapan Anda, memiliki templat log panggilan yang tepat bisa membuat perbedaan besar.
Untungnya, Anda tidak perlu membuatnya dari awal atau menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari yang tepat. Kami telah melakukan pekerjaan itu, jadi Anda tidak perlu melakukannya! Berikut ini adalah daftar pilihan kami dari 10 templat log panggilan terbaik untuk digunakan tahun ini dan seterusnya! ✨
1. Templat Catatan Panggilan Penjualan ClickUp
Templat Log Panggilan Penjualan ClickUp
Apakah membayangkan mengelola panggilan penjualan dengan sekumpulan spreadsheet, catatan tempel yang berserakan, dan skrip yang salah tempat membuat Anda sakit kepala? Jika iya, maka template catatan panggilan penjualan ini cocok untuk Anda.
Template ini sangat mudah digunakan dan mudah dipahami Templat Panggilan Penjualan ClickUp hadir dalam sebuah Folder dengan semua yang Anda butuhkan untuk merampingkan panggilan penjualan Anda. Di dalamnya, Anda akan menemukan dua daftar-pelacak panggilan penjualan dan skrip panggilan. Pelacak panggilan penjualan memungkinkan Anda untuk menangkap informasi klien utama seperti nama, alamat, email, situs web, dan jenis panggilan penjualan.
Ada juga tampilan Kalender yang memastikan Anda tidak pernah melewatkan satu langkah pun. Jadwalkan panggilan penjualan, proposal, dan tindak lanjut yang akan datang dengan lancar dan dapatkan peringatan tepat waktu saat tenggat waktu semakin dekat. ⏰
Oh, dan apakah kami telah menyebutkan tampilan Peta? Fitur ini memberikan Anda gambaran umum tentang bagaimana panggilan penjualan Anda menjangkau berbagai lokasi. Ini adalah alat yang sempurna jika Anda ingin mengoptimalkan perencanaan wilayah, mengalokasikan sumber daya secara efektif atau mengidentifikasi area potensial untuk perluasan pasar.
Sekarang, mari kita bicara tentang otomatisasi, bukan? Setiap entri baru atau perubahan status memicu penerapan skrip yang sesuai dari daftar skrip panggilan, sehingga tidak perlu lagi mencari skrip secara manual.
Seperti semua templat ClickUp, templat ini dilengkapi dengan panduan pengguna dan dapat dikustomisasi sepenuhnya, sehingga Anda dapat menambah, mengedit, atau menghapus fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda. 🛠️
2. Templat Pipeline Penjualan ClickUp
Templat Pipeline Penjualan ClickUp
The Templat Pipeline Penjualan ClickUp adalah versi yang lebih komprehensif dari templat sebelumnya. Anda dapat mengelola pipeline penjualan dan akun Anda di satu tempat!
Bagian manajemen pipeline memungkinkan Anda menangkap prospek baru menggunakan Formulir ClickUp dan kumpulkan tanggapan tepat di bagian atas saluran penjualan Anda. Dari sini, Anda dapat memindahkan prospek baru di sepanjang berbagai tahapan pipeline Anda. Dan jika Anda ingin mengoptimalkan proses ini, Anda dapat beralih ke tampilan Tim untuk memvisualisasikan kapasitas kerja tim Anda dan mendistribusikan beban kerja secara strategis.
Setelah klien dimenangkan, mereka secara otomatis dipindahkan ke bagian manajemen akun di mana mereka dipasangkan dengan anggota tim di tim akun.
Tim akun dapat mengelompokkan dan memvisualisasikan klien mereka saat ini berdasarkan prioritas (Rendah, Sedang, dan Tinggi), status (Pengenalan, Pengasuhan, Perlu Perhatian, dan Pembaruan), dan keterlibatan (Aktif, Tidak Aktif, dan Berisiko). Hal ini memungkinkan mereka untuk memprioritaskan upaya mereka secara strategis dan memberikan layanan yang luar biasa kepada setiap klien, sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka. 🤩
Dan ketika klien gagal memperbarui layanan mereka, mereka sekali lagi dipindahkan secara otomatis ke bagian klien lama.
Namun bukan hanya itu saja! Anda bisa menggunakan tampilan Dokumen untuk membuat, berbagi, dan berkolaborasi secara real-time di prosedur operasi standar (SOP) dengan tim Anda. Hal ini memastikan dokumentasi terpusat dan berbagi pengetahuan tanpa batas dalam bisnis Anda. Temukan irama rapat yang tepat untuk tim Anda !
3. Templat Formulir Kontak Pelanggan ClickUp
Templat Formulir Kontak Pelanggan ClickUp
Menangani pertanyaan pelanggan dari situs web, email, dan mengelola platform media sosial bisa terasa seperti mencoba menggembalakan kucing. Bolak-balik yang konstan, pesan yang berserakan, dan upaya tanpa henti untuk tetap berada di jalur yang benar dapat membuat Anda merasa kewalahan dan kelelahan.
Untungnya, aplikasi Templat Formulir Kontak Pelanggan ClickUp dirancang untuk menertibkan kekacauan ini. Anda akan memiliki formulir kontak pelanggan untuk disematkan di situs web Anda, dibagikan melalui email, atau bahkan dipromosikan di media sosial.
Ketika pelanggan mengisi formulir kontak, detail mereka disimpan dalam Daftar Ringkasan Kontak dan diberi status Permintaan Baru. Dari sini, Anda dapat menugaskan pertanyaan tersebut ke anggota tim dan menetapkan tanggal jatuh tempo dan tingkat prioritas. Selain itu, Anda dapat mengelola dan melacak status setiap pertanyaan (Permintaan baru, Dalam peninjauan, Diblokir, dan Selesai) menggunakan tampilan Board.
Gunakan templat ini untuk mendapatkan kembali kendali atas pertanyaan pelanggan Anda. Memusatkan semua detail penting tentang pengguna Anda bekerja untuk menyelesaikan masalah, meningkatkan kualitas layanan Anda, dan meningkatkan manajemen hubungan pelanggan (CRM). 📈
4. Templat Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp
Templat Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp
Jika bisnis Anda menerima banyak sekali pertanyaan pelanggan yang sering membutuhkan tingkat dukungan yang berbeda, maka templat formulir kontak yang sederhana mungkin tidak cukup.
Di situlah templat Templat Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp masuk. Pada intinya adalah formulir log yang sepenuhnya dapat disesuaikan yang memungkinkan klien Anda untuk menyampaikan masalah dan kekhawatiran mereka.
Tanggapan mereka secara otomatis ditangkap sebagai tiket di Tingkat Tier 1. Anda bisa menyelesaikan masalah di tingkat ini atau meneruskannya ke Tingkat 2 untuk melibatkan tim dukungan pelanggan yang berdedikasi. Untuk masalah yang lebih kompleks, Tingkat 3 memungkinkan Anda untuk melibatkan tim produk, pengembang, atau tim teknik, memastikan pembaruan di masa mendatang dapat mengatasi masalah ini.
Setelah masalah terselesaikan, masalah tersebut dapat diarsipkan di Daftar Tiket Tertutup untuk referensi di masa mendatang. Dengan mengaktifkan otomatisasi, Anda dapat menyederhanakan pergerakan pertanyaan di berbagai eskalasi tingkat, memastikan alur kerja yang lancar dan efisien.
Untuk secara efektif mengelola beban kerja tim Anda , templat tersebut memiliki sebuah Kapasitas Tim tampilan. Dengan pandangan sekilas, Anda dapat mengidentifikasi anggota tim mana yang mungkin memerlukan bantuan dan siapa yang dapat menangani tiket pelanggan, memungkinkan Anda menyeimbangkan beban kerja secara efisien.
Membuat tanggapan pelanggan bisa memakan waktu, tetapi dengan fitur Canned Responses, Anda bisa menghemat waktu. Templat ini mencakup 11 templat email yang telah ditulis sebelumnya untuk mencakup berbagai skenario, mulai dari menangani pelanggan yang frustrasi atau memberi tahu mereka tentang tiket yang telah diselesaikan. Templat-templat ini akan menghemat waktu Anda yang berharga dan memastikan komunikasi yang konsisten dan profesional dengan pelanggan Anda.
Tidak ada pertanyaan pelanggan yang terlalu kecil atau terlalu besar, dan berapa pun volumenya, templat ini akan membantu Anda untuk tetap fokus dan menawarkan layanan yang luar biasa dan dipersonalisasi untuk setiap pelanggan Anda.
5. Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp
Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp
Dengan Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia: Kesederhanaan templat formulir kontak dan beberapa fitur canggih dari templat eskalasi layanan.
Mirip dengan templat-templat sebelumnya, templat ini juga memiliki formulir yang dapat disesuaikan untuk menangkap pertanyaan pelanggan dan menyimpannya di ruang pusat. Yang membedakannya adalah variasi tampilan yang ditawarkannya untuk manajemen yang efektif. Anda dapat dengan cepat menavigasi melalui pertanyaan terkait dengan beralih ke tampilan Kategori.
Templat ini memperkenalkan variasi unik dari tampilan Board, yang menampilkan filter "Ditugaskan untuk Saya" khusus. Ketika anggota tim beralih ke tampilan ini, mereka hanya akan melihat tugas yang ditugaskan kepada mereka dalam alur kerja, sehingga menghilangkan gangguan dan memungkinkan untuk bekerja secara fokus.
Selain itu, pengaturan otomatisasi melacak tanggal jatuh tempo yang ditetapkan untuk setiap tiket dan meminta anggota tim yang ditugaskan untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tiket. Hal ini memastikan tindak lanjut yang tepat waktu dan penanganan proaktif atas pertanyaan pelanggan.
Gunakan templat ini untuk meningkatkan organisasi, meningkatkan kemampuan pelacakan, dan mempromosikan kolaborasi tim .
6. Templat Penemuan Klien ClickUp
Templat Penemuan Klien ClickUp
Ketika menggunakan salah satu template pipeline penjualan, salah satu langkah penting adalah mengkualifikasikan prospek baru yang telah mengisi formulir atau menyatakan ketertarikannya. Proses kualifikasi ini sering kali melibatkan panggilan telepon dengan pelanggan.
Tapi apa sebenarnya yang harus Anda katakan? Bagaimana Anda memastikan Anda tidak melewatkan apa pun? Dan bagaimana Anda mengingat semuanya nanti? Anda tidak perlu khawatir. Ini. Templat Penemuan Klien ClickUp mengatasi kekhawatiran ini dan menyederhanakan proses kualifikasi Anda.
Ucapkan selamat tinggal pada keheningan yang canggung karena templat ini memiliki skrip panggilan yang memberi tahu Anda apa yang harus dikatakan, kata demi kata. Dilengkapi dengan bank pertanyaan yang membantu Anda mengenal calon pelanggan lebih baik: Apa yang mereka butuhkan, apa yang memotivasi mereka, apa yang menghambat mereka, dan bagaimana mereka mengambil keputusan. Selain itu, Anda dapat menduplikasi bagian discovery call untuk setiap prospek dan membuat catatan selama melakukan panggilan.
Gunakan templat ini sebagai titik awal untuk membuat prospek Anda terkesan, dan jangan pernah melupakan apa pun. Karena ini dibangun ke dalam Dokumen ClickUp anda dapat terus memperbaruinya berdasarkan apa yang berhasil dan apa yang tidak, serta menyesuaikan strukturnya berdasarkan preferensi Anda atau pedoman perusahaan.
7. Templat Catatan Percakapan ClickUp
Templat Catatan Percakapan ClickUp
The Templat Catatan Percakapan ClickUp melengkapi templat penemuan klien dengan berfungsi sebagai alat pencatatan untuk semua panggilan Anda.
Saat Anda terlibat dalam percakapan yang memenuhi syarat menggunakan templat penemuan klien, Anda dapat menggunakan templat catatan percakapan untuk mencatat detail penting tentang setiap panggilan. Rincian ini termasuk waktu panggilan, orang yang Anda ajak bicara, nomor telepon mereka, durasi panggilan, tindakan yang harus diselesaikan, dan catatan penting dari percakapan.
Dengan memanfaatkan kedua templat dalam ClickUp, Anda dapat bertransisi dengan lancar dari menggunakan Templat Penemuan Klien selama panggilan untuk mengisi Templat Catatan Percakapan sesudahnya.
Sebagai hasilnya, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki catatan yang terperinci dan akurat untuk referensi dan tindakan lanjutan di masa mendatang.
8. Templat Catatan Panggilan Klien Excel oleh Lab Templat
melalui Template Lab
Templat Catatan Panggilan Klien Excel ini adalah pelacak catatan panggilan sederhana yang berfokus pada penyimpanan informasi terkait panggilan Anda dengan klien.
Dengan templat Excel ini, Anda dapat dengan mudah melacak dan mengatur detail panggilan klien yang penting-tanggal, waktu mulai dan berakhir, total waktu, nama klien, nomor kontak, item tindakan, dan catatan.
Selain itu, lembar kerja ini memungkinkan Anda memanfaatkan fungsi dan fitur Excel untuk analisis lebih lanjut dan pelaporan penjualan . Anda dapat melakukan kalkulasi data dan membuat grafik dari data log panggilan Anda-memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat dan mengoptimalkan strategi komunikasi .
9. Templat Catatan Telepon Media Dokumen oleh Template.Net
melalui Template.Net
Meskipun templat log panggilan dirancang untuk melacak interaksi klien, Templat Log Panggilan Media Docs dari Template.Net ini secara khusus dirancang untuk melacak dan mengatur komunikasi yang berhubungan dengan media.
Anda bisa mengunduh dan mengedit dokumen ini dalam berbagai format, seperti Google Docs, Google Spreadsheet, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan PDF. Templat ini membantu Anda mengelola interaksi dengan kontak seperti jurnalis dan outlet media. Templat ini mencakup bidang untuk menangkap informasi seperti reporter, outlet media, nomor telepon, email, tanggal dan waktu menelepon, sifat panggilan, dan komentar.
Lembar catatan ini memastikan semua interaksi media Anda didokumentasikan dan diatur. Lembar ini juga berkontribusi dalam menyempurnakan taktik keterlibatan media Anda, meningkatkan hubungan dengan kontak media, dan mengoptimalkan kampanye penjangkauan media Anda .
10. Templat Catatan Panggilan Harian Word oleh Template.Net
melalui Template.Net
Templat Catatan Panggilan Telepon Harian ini adalah templat lembar kerja serba guna yang dapat digunakan untuk melacak dan mencatat semua jenis panggilan masuk dan panggilan keluar.
Log panggilan termasuk bidang untuk tanggal dan waktu, nomor telepon, narahubung, tujuan, durasi panggilan, dan apakah tujuan panggilan terpenuhi atau tidak. Gunakan templat log kontak ini untuk tetap terorganisir, melacak jumlah panggilan, dan menganalisis metrik panggilan.
Sederhanakan Percakapan Anda Dengan Templat Log Panggilan Gratis
Dengan 10 templat catatan panggilan gratis dan dapat dicetak di Excel dan ClickUp ini, Anda dapat merampingkan komunikasi Anda dan tetap terorganisir tidak seperti sebelumnya. Bayangkan ketenangan pikiran karena mengetahui bahwa Anda memiliki pusat pusat untuk menyimpan dan mengambil semua catatan panggilan Anda. 🌻
Apakah Anda bagian dari tim dukungan pelanggan atau penjualan, telemarketer, pusat panggilan atau pemilik bisnis kecil, atau seseorang yang ingin tetap terorganisir, templat catatan panggilan telepon ini adalah pengubah permainan. Unduh templat ClickUp gratis sesuaikan dengan keinginan Anda, dan mulailah mendokumentasikan percakapan dan interaksi Anda dengan mudah!