Sebagai manajer proyek atau pemimpin tim, Anda tahu bahwa kolaborasi, komunikasi, dan efisiensi adalah landasan kerja tim yang sukses. Namun, bagaimana cara menerapkan praktik-praktik tersebut secara efektif demi kesuksesan tim?
Nah, di situlah piagam tim berperan.
Piagam tim bukan hanya alat bantu yang berguna untuk mengatur penetapan tujuan dengan seluruh tim Anda namun piagam tim juga berfungsi seperti bintang utara untuk semua aktivitas dan tanggung jawab Anda. Dan dalam panduan komprehensif ini, kami akan membahas seluk-beluk cara membuat piagam tim yang efektif dan memberikan contoh serta praktik terbaik yang harus diketahui oleh setiap pemimpin tim.
Siap meningkatkan kinerja tim Anda?
Apa itu Piagam Tim?
Piagam tim adalah perjanjian terdokumentasi yang menguraikan maksud, tujuan, dan panduan untuk tim yang mengerjakan sebuah proyek. Piagam tim mengklarifikasi peran dan tanggung jawab, menetapkan tujuan yang jelas, dan menetapkan ekspektasi untuk anggota tim.
Anggap saja sebagai peta jalan proyek memandu tim Anda melalui liku-liku proyek apa pun.
Manfaat Menggunakan Piagam Tim
Ingin tahu mengapa piagam tim sangat penting bagi manajer proyek dan pemimpin tim? Berikut adalah beberapa alasan kuat mengapa piagam tim sangat penting di tempat kerja:
- Komunikasi yang lebih baik: Piagam tim memastikan bahwa semua anggota tim saat ini dan yang baru memiliki pemahaman yang sama, mengurangi kesalahpahaman dan mendorong dialog yang terbuka
- **Peningkatan efisiensi tim: Menghilangkan rintangan, hambatan, atau pemborosan waktu dengan mendokumentasikan proses dan operasi sehari-hari sehingga tim Anda tidak membuang waktu dan energi
- Meningkatkan akuntabilitas: Ketika peran dan tanggung jawab didefinisikan dengan jelas, anggota tim mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan dapat bertanggung jawab atas ekspektasi individu dan kinerja mereka secara keseluruhan. Hal ini mencegah terjadinya penyimpangan dan memberikan tolok ukur yang jelas bagi setiap orang yang bertanggung jawab
- Mengurangi kemungkinan konflik: Dengan menetapkan pedoman untuk pengambilan keputusan dan penyelesaian konflik, piagam tim menjaga fokus pada proyek. Ini adalah cara yang bagus untuk mencegah perselisihan dan arahan tim secara keseluruhan karena semua orang tahu peran mereka dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa
- Mendapatkan dan tetap selaras: Piagam tim yang dibuat dengan baik akan menyelaraskan fokus dan upaya tim dengan tujuan menyeluruh proyek, sehingga meningkatkan kemungkinan berhasil mencapai tujuan Anda.
Risiko Beroperasi Tanpa Piagam Tim
Meskipun manfaat memiliki piagam tim sangat banyak, ada juga risiko yang terkait dengan tidak memilikinya. Beberapa masalah umum yang muncul dari kurangnya piagam tim meliputi:
- Kebingungan dan kesalahpahaman: Tanpa panduan dan ekspektasi yang jelas, anggota tim dapat memiliki pemahaman yang berbeda tentang peran dan tanggung jawab mereka, sehingga menimbulkan konflik dan penundaan.
- Kurangnya fokus: Tanpa tujuan dan sasaran yang jelas, anggota tim dapat kehilangan pandangan terhadap gambaran yang lebih besar dan terjebak dalam tugas-tugas yang tidak penting.
- Penurunan efisiensi: Kurangnya proses yang jelas dan pedoman pengambilan keputusan dapat menyebabkan pemborosan waktu, duplikasi upaya, atau bahkan kegagalan proyek.
- Kesulitan dalam mengelola konflik: Tanpa metode yang mapan untuk resolusi konflik, ketidaksepakatan dapat meningkat dan menjadi merugikan kohesi tim dan keberhasilan proyek.
6 Elemen Utama dari Piagam Tim Proyek
Apa saja yang termasuk dalam piagam tim dan bagaimana Anda tahu apakah piagam itu akan berhasil? Jangan khawatir! Berikut ini adalah daftar lengkap elemen-elemen utama dari piagam tim yang sukses:
1. Maksud dan tujuan tim
Tentukan dengan jelas tujuan proyek dan buat garis besar sasaran yang ingin dicapai oleh tim Anda. Ingatlah untuk menjadi spesifik-tujuan yang tidak jelas seperti "meningkatkan kepuasan pelanggan" tidak akan berhasil jika menyangkut tujuan tim yang realistis dan dapat dicapai.
Sebagai gantinya, pilihlah Sasaran yang cerdas (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat waktu), seperti "meningkatkan peringkat kepuasan pelanggan sebesar 20% dalam waktu enam bulan." Hal ini memberikan tim proyek Anda angka yang sulit untuk diikuti serta garis waktu yang jelas untuk mencapai tujuan. Sekarang Anda memiliki sesuatu yang dapat digunakan oleh tim Anda! 💪
2. Anggota dan peran tim
Setiap orang harus mengetahui tujuan tim mereka. Itulah mengapa Anda harus membuat daftar setiap anggota tim dan menetapkan peran dan tanggung jawab mereka. Piagam tim Anda memastikan semua orang tahu apa yang diharapkan dan mencegah tugas-tugas yang tidak terselesaikan.
Ini jenis-jenis piagam proyek juga memberikan pemahaman bersama mengenai tanggung jawab kepada para pemangku kepentingan utama sehingga proses kolaboratif tetap terbuka dan komunikatif.
3. Pedoman komunikasi
Tetapkan pedoman yang jelas tentang bagaimana tim Anda akan berkomunikasi, termasuk saluran yang disukai, ekspektasi waktu respons, dan jadwal untuk rapat tim yang penting. Misalnya, Anda dapat memutuskan bahwa anggota tim harus merespons email dalam waktu 24 jam dan mengadakan rapat check-in mingguan melalui konferensi video.
Berkomunikasi dengan tim Anda secara langsung dalam sebuah tugas, berbagi tugas lain, dan mengunggah file dengan komentar berulir di ClickUp!
Detailnya pada akhirnya terserah Anda. Intinya adalah bahwa rincian tersebut perlu dijabarkan dengan jelas secara tertulis sehingga aturan dasar ditetapkan untuk semua komunikasi pengaturan tim dan grup.
4. Proses pengambilan keputusan
Proses apa yang akan diikuti oleh tim Anda saat mengambil keputusan? Jelaskan bagaimana hal itu akan terjadi untuk proyek tertentu. Entah itu melalui konsensus, suara terbanyak, atau mengandalkan kebijaksanaan manajer proyek, ini adalah sesuatu yang tidak boleh diketahui oleh tim Anda.
Mengapa? Ini adalah langkah besar untuk mencegah kesalahpahaman yang mungkin terjadi dan memastikan semua orang setuju dengan keputusan akhir. Masukan dari semua orang sangat berharga, namun pada akhirnya, keputusan tetap harus diambil.
5. Strategi penyelesaian konflik
Ketidaksepakatan tidak dapat dihindari, namun piagam tim yang disusun dengan baik memberikan strategi untuk menyelesaikan konflik dengan cara yang konstruktif. Pada akhirnya, Anda menginginkan lingkungan kerja yang positif karena hal tersebut akan selalu menghasilkan tim yang berkinerja tinggi.
Pertimbangkan untuk menyertakan panduan dan sumber daya untuk komunikasi terbuka, mendengarkan secara aktif, dan mengupayakan mediasi. Semakin proaktif Anda dalam merinci strategi resolusi yang memungkinkan, semakin baik pula Anda ketika masalah muncul.
6. Metrik dan evaluasi kinerja
Tentukan metrik yang akan digunakan tim Anda untuk mengevaluasi kinerja dan melacak kemajuan menuju tujuan. Hal ini dapat mencakup KPI (Indikator Kinerja Utama) seperti:
- Tingkat penyelesaian proyek: Persentase proyek yang diselesaikan tepat waktu dandalam ruang lingkup *Ketaatan terhadap anggaran: Persentase proyek yang diselesaikan sesuai dengan anggaran dan sumber daya yang dialokasikan
- Frekuensi perubahan ruang lingkup: Jumlah perubahan ruang lingkup per proyek, yang menunjukkan tingkat kejelasan dan stabilitas dalampersyaratan proyek *Kepuasan pemangku kepentingan: Ukuran kualitatif kepuasan pemangku kepentingan, termasuk klien dan anggota tim, biasanya dengan penilaian kinerja melalui survei atau sesi umpan balik
- Penggunaan sumber daya: Efisienalokasi sumber dayaseperti waktu anggota tim dan materi proyek atau sumber daya anggaran
- Produktivitas tim: Output atauhasil proyek yang diselesaikan oleh tim proyek, diukur berdasarkan tujuan yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan secara efisien
Cara Menulis Dokumen Piagam Tim
Siap membuat piagam tim Anda sendiri? Ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Mulailah dengan templat piagam tim yang dapat disesuaikan
Kabar baiknya, Anda tidak perlu membuat piagam tim dari awal. Setiap pemimpin tim perlu memiliki dokumen piagam tim yang dapat disesuaikan di saku belakang mereka untuk digunakan.
Mendokumentasikan dan mengesahkan seluruh proyek dari inisiasi hingga penutupan Apakah Anda membuat piagam tim umum atau menyusunnya secara khusus untuk sebuah departemen-seperti tim pemasaran Anda-piagam Templat Piagam Proyek ClickUp membantu tim tetap terorganisir dengan mudah dibagikan ClickUp Doc untuk menjaga semua orang tetap berada di halaman yang sama. Ini adalah alat gratis yang rapi dan sangat membantu template piagam tim akan membantu Anda memulai dalam waktu singkat.
2. Kumpulkan tim
Setelah Anda memulai template piagam tim, kumpulkan semua anggota tim yang akan terlibat dalam proses perencanaan atau eksekusi proyek. Ini termasuk mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas, serta para pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek.
Dengan melibatkan semua orang sejak awal, Anda akan memastikan bahwa semua perspektif dipertimbangkan dan menumbuhkan rasa kepemilikan serta komitmen terhadap piagam tersebut.
3. Tentukan tujuan dan sasaran tim Berkolaborasi dengan tim Anda untuk menetapkan tujuan tim Anda dan
sasaran untuk proyek tersebut . Langkah ini sangat penting karena menjadi dasar untuk semua hal lain dalam piagam tim.
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
Mulailah dengan menentukan dan menuliskan tujuan keseluruhan proyek. Misalnya, jika tim proyek Anda sedang mengembangkan kampanye pemasaran baru, tujuannya mungkin untuk meningkatkan kesadaran merek dan mendorong penjualan. Selanjutnya, uraikan tujuan tersebut menjadi tujuan SMART yang lebih kecil seperti:
- Meningkatkan lalu lintas situs web sebesar 20% dalam tiga bulan ke depan
- Meningkatkan jumlah pengikut di media sosial sebesar 15% dalam waktu enam bulan
- Menghasilkan peningkatan 10% dalam prospek penjualan dalam kuartal berikutnya
Pastikan bahwa setiap anggota tim memahami dan setuju dengan alur kerja, tujuan, dan arahan proyek. Keselarasan ini akan menjadi aturan dasar untuk menjaga tim tetap fokus dan termotivasi selama proyek berlangsung.
4. Mengidentifikasi anggota tim dan menetapkan peran
Bekerjalah dengan tim Anda untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab setiap anggota dalam proyek. Ini adalah kesempatan bagus untuk memanfaatkan keahlian dan bidang keahlian masing-masing.
Peran RACI dalam Tampilan Papan Tulis ClickUp via Alladdine Djaidani
Dengan menugaskan peran berdasarkan kekuatan dan minat, Anda menciptakan tim yang lengkap dan siap melakukan pekerjaan. Selain itu, setiap kesenjangan dalam keterampilan bisa diidentifikasi dengan lebih mudah setelah hal ini dilakukan, sehingga Anda bisa mengatasinya secara proaktif.
Misalnya, jika proyek Anda melibatkan penerapan perangkat lunak manajemen proyek dalam sebuah organisasi, peran dan tanggung jawabnya mungkin terlihat seperti ini:
- Manajer Proyek: Bertanggung jawab untuk mengawasi keseluruhan proyek, memastikan tonggak pencapaian terpenuhi, risiko dikelola, dan pekerjaan tim diselesaikan
- Spesialis TI: Bertanggung jawab untuk menilai persyaratan teknis, mengonfigurasi perangkat lunak, dan mengintegrasikannya dengan sistem yang ada
- Koordinator Pelatihan: Bertugas mengembangkan program pelatihan untuk anggota tim yang sudah ada dan yang baru sehingga mereka dapat mempelajari perangkat lunak
- Ahli Manajemen Perubahan: Mengembangkan strategi untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan dan memastikantransisi yang lancar ke sistem baru *Pemimpin Komunikasi: Menciptakan sebuahrencana komunikasi buatlah panduan dalam piagam tim Anda untuk komunikasi yang dibangun untuk meminimalkan kesalahpahaman. Bersikap proaktif dalam menangani faktor ini membantu Anda mempertahankan momentum proyek jika terjadi hambatan.
Pertimbangkan beberapa elemen kunci saat menulis pedoman komunikasi Anda:
- Saluran komunikasi yang disukai: Diskusikan saluran mana yang paling cocok untuk tim Anda-apakah itu email, pesan instan, atau platform manajemen proyek. Sebagai contoh, Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan email untuk pembaruan formal dan pesan instan untuk pertanyaan singkat atau sesi curah pendapat.
- Jadwal rapat: Tetapkan jadwal rapat rutin untuk menjaga semua orang tetap pada jalurnya dan mengatasi masalah yang muncul. Ini bisa berupa rapat pembaruan status mingguan, check-in dua mingguan, atau tinjauan kemajuan bulanan. Ingatlah untuk menghargai waktu setiap orang dan jaga agar rapat tetap fokus dan produktif.
- Waktu respons yang diharapkan: Tetapkan ekspektasi untuk waktu respons, dengan mempertimbangkan urgensi masalah dan beban kerja anggota tim. Misalnya, Anda mungkin setuju bahwa email harus dijawab dalam waktu 24 jam, sementara pesan instan harus dijawab dalam waktu 2 jam, jika memungkinkan.
- **Berbagi informasi: Tentukan bagaimana dan kapan pembaruan proyek,dokumentasidan sumber daya lainnya akan dibagikan di antara anggota tim. Hal ini dapat melibatkan penyiapan drive bersama, menggunakan alat manajemen proyek, atau mengirimkan laporan kemajuan secara berkala.
6. Tentukan proses pengambilan keputusan
Dengan tim Anda, diskusikan dan sepakati proses pengambilan keputusan yang akan Anda ikuti selama proyek berlangsung. Menetapkan proses yang jelas dalam piagam proyek tidak hanya membantu mencegah konflik, namun juga memastikan bahwa suara semua orang didengar.
Pertimbangkan faktor-faktor ini saat menentukan proses pengambilan keputusan Anda:
- Model pengambilan keputusan: Tentukan model yang paling sesuai untuk tim Anda, seperti konsensus, suara mayoritas, atau pengambil keputusan yang ditunjuk. Sebagai contoh, Anda dapat memilih konsensus untuk keputusan proyek yang besar dan suara mayoritas untuk pilihan yang lebih kecil dan tidak terlalu penting.
- Proses eskalasi: Buatlah garis besar proses eskalasi yang jelas ketika terjadi ketidaksepakatan atau hambatan. Hal ini dapat melibatkan pihak ketiga yang netral atau meningkatkan masalah ke pengambil keputusan di tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi.
- Struktur rapat:Menetapkan struktur untuk pengambilan keputusan yang mendorong diskusi terbuka dan pengambilan keputusan yang efisien. Hal ini dapat mencakup penetapan agenda, penugasan fasilitator, dan menciptakan proses untuk menangkap dan melacak keputusan.
- Inklusivitas dan partisipasi: Mendorong semua anggota tim untuk berpartisipasi aktif dalamproses pengambilan keputusan perbedaan pendapat tentang bagaimana melakukan pendekatan terhadap suatu tugas, atau bentrokan dalam gaya komunikasi hanyalah beberapa contoh. Kemudian, jelajahi solusi dan strategi potensial untuk mengatasi konflik-konflik ini.
Misalnya, Anda mungkin setuju untuk menggunakan mendengarkan secara aktif dan komunikasi terbuka sebagai langkah pertama dalam menyelesaikan konflik. Doronglah anggota tim untuk mengekspresikan perasaan dan pendapat mereka secara terbuka dan juga menerima perspektif orang lain.
Strategi lain dapat melibatkan penggunaan mediator netral, baik dari dalam tim atau pihak eksternal, untuk membantu memfasilitasi diskusi dan memandu tim menuju resolusi yang dapat diterima bersama. Peran mediator adalah untuk memastikan bahwa suara semua orang didengar dan mendorong pengambilan keputusan yang adil dan seimbang.
Pastikan untuk mendokumentasikan strategi resolusi konflik Anda dalam piagam tim, sehingga semua orang mengetahui pendekatan yang disepakati untuk menangani konflik.
8. Tetapkan metrik kinerja dan kriteria evaluasi
Bekerja sama dengan tim Anda, sepakati metrik yang akan digunakan untuk mengukur kemajuan dan mengevaluasi kinerja. 📈
Mulailah dengan meninjau tujuan dan sasaran proyek Anda, lalu identifikasi indikator kinerja utama (KPI) yang sesuai dengan tujuan tersebut. Sebagai contoh, jika salah satu tujuan tujuan proyek adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, Anda dapat memilih metrik seperti peringkat pelanggan, Net Promoter Score, atau jumlah tiket dukungan yang diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
Setelah Anda menetapkan KPI, diskusikan dengan tim Anda bagaimana Anda akan melacak dan mengukur kemajuan. Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan alat manajemen proyek dengan kemampuan pelacakan seperti ClickUp atau membuat dasbor khusus yang menampilkan metrik terpenting.
Melacak dan memantau tugas, sumber daya, dan kemajuan proyek dalam tampilan Dasbor ClickUp
Ingat, visibilitas adalah kuncinya-pastikan semua orang dalam tim memiliki akses ke informasi ini dan memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada keseluruhan proyek.
Terakhir, tetapkan interval reguler untuk meninjau kinerja tim Anda, seperti evaluasi bulanan atau triwulanan. Hal ini memungkinkan Anda untuk terus mengikuti perkembangan, membuat penyesuaian sesuai kebutuhan, dan merayakan pencapaian tim Anda.
Contoh Piagam Tim
Untuk membantu mengilustrasikan konsep yang telah kita bahas, mari kita lihat contoh piagam tim hipotetis untuk tim desain situs web.
- Tujuan tim: Meningkatkan pengalaman pengguna dan meningkatkan penjualan online melalui desain ulang situs web.
- Sasaran: Meningkatkan rasio konversi situs web sebesar 15% dan mengurangi rasio pentalan sebesar 10% dalam waktu tiga bulan.
- Anggota dan peran tim
- Manajer proyek: Mengawasi proyek dan mengoordinasikan upaya tim
- Desainer web: Membuat desain visual dan tata letak situs web
- Pengembang web: Menerapkan desain dan fungsionalitas situs web
- Penulis konten: Mengembangkan konten yang menarik untuk setiap situs web
- Spesialis UX: Melakukan pengujian pengguna dan memberikan rekomendasi untuk mengoptimalkan pengalaman pengguna.
- Panduan rapat: Rapat konferensi video mingguan, pembaruan harian melalui Slack, dan email untuk komunikasi yang tidak mendesak.
Proses pengambilan keputusan: Keputusan dibuat berdasarkan konsensus, dengan manajer proyek memiliki keputusan akhir jika terjadi ketidaksepakatan.
Strategi penyelesaian konflik: Komunikasi terbuka, mendengarkan secara aktif, dan mediasi bila diperlukan.
Metrik kinerja: Tingkat konversi situs web, rasio pentalan, dan skor kepuasan pengguna dari survei pasca-peluncuran.
Tips untuk Menerapkan dan Mempertahankan Piagam Tim
Setelah Anda membuat piagam tim, penting untuk memastikan bahwa piagam tersebut tetap menjadi dokumen yang hidup dan memandu tim Anda selama proyek berlangsung. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda melakukan hal tersebut:
- Pastikan dukungan dari anggota tim: Pastikan semua orang dalam tim memahami dan mendukung piagam tim. Doronglah dialog terbuka dan jawablah setiap masalah atau pertanyaan yang muncul.
- Tinjau dan perbarui piagam secara teratur: Seiring berjalannya proyek, penting untuk meninjau piagam tim secara berkala untuk memastikan relevansinya yang berkelanjutan. Perbarui dokumen seperlunya untuk mencerminkan perubahan dalam ruang lingkup, tujuan, atau komposisi tim proyek.
- Rujuklah piagam tim Anda: Doronglah tim Anda untuk merujuk pada piagam selama proyek berlangsung, terutama pada saat terjadi ketidakpastian atau ketidaksepakatan. Hal ini akan membantu menjaga keselarasan dengan tujuan proyek dan memastikan bahwa semua orang bekerja sama secara efektif.
- Dorong komunikasi dan umpan balik yang bebas: Kembangkan budaya komunikasi terbuka dalam tim Anda, di mana para anggota merasa nyaman untuk berbagi pemikiran dan kekhawatiran mereka tentang proyek. Hal ini tidak hanya akan membantu mengatasi masalah yang muncul, namun juga menciptakan lingkungan yang penuh kepercayaan dan kolaborasi.
Buat Piagam Tim yang Efektif dengan ClickUp
Mengembangkan piagam tim yang efektif adalah langkah penting dalam memastikan kesuksesan tim Anda. Dengan menyediakan sebuah peta jalan yang jelas yang menguraikan peran, tanggung jawab, dan ekspektasi, piagam tim yang dibuat dengan baik secara dramatis meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan hasil proyek.
Gunakan ClickUp Docs untuk membuat piagam tim yang komprehensif atau buat papan piagam tim di Papan Tulis untuk representasi yang lebih visual atau garis waktu. Biarkan ClickUp memandu Anda untuk membuat piagam tim Anda sendiri dan saksikan dampak positifnya terhadap kinerja tim Anda dan kesuksesan proyek secara keseluruhan.