Panduan ini ditujukan untuk pemilik atau pemimpin agensi dan bisnis layanan yang ingin membangun agensi yang lebih skalabel dan dapat dijual, terutama sekarang dengan ClickUp 4.0, Super Agents, dan AI yang mengubah cara agensi beroperasi.
Penulis berbagi perjalanan mereka dalam memulai, mengembangkan, dan menjual agensi, dengan menekankan bagaimana ClickUp (terutama versi 4.0 dan Super Agents) dapat mengubah operasional agensi.
Poin-poin utama meliputi:
- Mengubah layanan menjadi produk sangat penting untuk skalabilitas dan daya jual, membantu menghindari perluasan ruang lingkup dan memfasilitasi sistem yang dapat diulang.
- Otomatisasi dan AI ClickUp mempermudah proses seperti onboarding klien, penugasan tugas, dan pengelolaan klien yang berkelanjutan.
- Mengonsolidasikan pengetahuan di ClickUp Docs (bukan di alat-alat terpisah seperti Google Docs) memberdayakan tim dan agen AI untuk menjawab pertanyaan, mengurangi hambatan.
- Proses onboarding tim dapat dikelola sepenuhnya di ClickUp, menggunakan templat daftar dan tugas untuk pelatihan dan evaluasi kinerja.
- Alur kerja pemasaran diuntungkan oleh ClickUp Automations dan Super Agents, yang membantu dalam ideasi konten, penulisan, penyuntingan, dan promosi.
- ClickUp dapat berfungsi sebagai pusat bantuan, dengan Super Agents menangani tiket klien dan tindak lanjut, meningkatkan layanan pelanggan dan efisiensi.
- Platform terpadu seperti ClickUp menghilangkan ketidakefisienan sistem yang terpisah, memberikan konteks terpusat bagi AI dan agen untuk memberikan wawasan yang lebih baik dan mengoptimalkan operasional agensi.
Dokumen ini menyimpulkan bahwa konvergensi—mengintegrasikan semua pekerjaan, komunikasi, dan pengetahuan ke dalam satu platform—dikombinasikan dengan kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi merupakan kekuatan yang kuat bagi agensi modern.
Mengapa Kebanyakan Agen Kesulitan untuk Berkembang
Agen dan bisnis layanan sering menemui kendala ketika setiap proyek klien menjadi proyek satu kali, dan pekerjaan tersebar di berbagai alat yang tidak terhubung. Saya telah melihatnya secara langsung: apa yang dimulai dengan beberapa klien dengan cepat berubah menjadi labirin permintaan khusus, dokumen yang tersebar, dan proses yang hanya ada di kepala Anda. Hal ini melelahkan dan hampir mustahil untuk diskalakan atau dijual.
Pada tahun 2013, saya mendirikan sebuah agensi. Selama tiga tahun berikutnya, agensi tersebut berkembang dan diakuisisi oleh perusahaan teknologi besar di industri yang sama. Kemudian, saya mendirikan agensi lain. Agensi tersebut menggunakan ClickUp sebagai bagian inti dari manajemen bisnis dan skalanya. Saat ini, saya bekerja di bidang pertumbuhan operasional di ClickUp—sebuah momen yang terasa seperti lingkaran penuh bagi saya.
Sejak agensi pertama saya diakuisisi, saya sering menjadi tamu di podcast dan telah menulis artikel tentang apa yang diperlukan untuk membangun agensi yang dapat diskalakan dan dijual.
Namun, jika saya bisa memulai lagi pada tahun 2025 dengan semua sumber daya yang tersedia dan alat seperti ClickUp 4.0 dan Super Agents, saya akan melakukan beberapa hal secara berbeda.
Panduan ini adalah pedoman: produkkan layanan Anda, bangun sistem yang dapat diulang, sentralisasikan pengetahuan, dan gunakan AI dan agen untuk menjaga eksekusi tetap berjalan tanpa Anda menjadi bottleneck.
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Super Agents sebenarnya dapat membantu Anda:
Produkkan Layanan untuk Menghindari Perluasan Ruang Lingkup
Produkisasi adalah inti dari skalabilitas dan kelayakan jual. Hal ini mengubah pekerjaan kustom menjadi sistem yang dapat diulang.
Hal pertama: Saya ingin membahas inti dari apa yang membuat sebuah agensi dapat diskalakan dan dijual: produkisasi.
Untuk membuat agensi dapat diskalakan dan dijual, saya fokus pada pembuatan layanan yang diproduktifikasi, yaitu mengubah layanan menjadi proyek dengan cakupan tetap.
Seringkali, freelancer dan agensi menghadapi masalah scope creep: proyek yang dimulai dengan satu set deliverables, tetapi kemudian klien meminta satu hal lagi, dan satu hal lagi. Dan tidak ada akhir yang terlihat. Akibatnya, Anda harus mengorbankan akhir pekan dan liburan Anda karena proyek yang awalnya tampak sederhana menjadi berlarut-larut dengan putaran revisi dan "hanya satu hal lagi."
Dengan penawaran layanan yang terstandarisasi, terdapat daftar deliverable yang tetap dengan milestone yang jelas. Segala hal di luar lingkup akan dikenakan biaya tambahan.
Salah satu keuntungan menawarkan layanan terstandarisasi dari sisi penyedia layanan adalah bahwa bekerja dengan lingkup yang tetap memungkinkan Anda membangun sistem dan proses yang dapat diulang.
Terlepas dari berapa banyak klien yang Anda dapatkan, mereka semua mendapatkan proses onboarding yang sama dan alur kerja pengiriman layanan yang sama.
Produkisasi sangat penting dalam mengembangkan agensi pertama saya. Hal ini memungkinkan kami mencapai 100 klien dalam layanan desain web dan pemasaran dalam tiga tahun dengan tim yang kecil.
Selain itu, mengotomatisasi dan membangun proses pengiriman layanan yang dapat diulang dan mirip dengan jalur perakitan menciptakan sistem di mana Anda akhirnya dapat sepenuhnya keluar dari alur kerja.
Sebelum mengadopsi pendekatan produk, saya memiliki klien yang terus-menerus meminta revisi. Proyek yang seharusnya selesai dalam satu bulan bisa memakan waktu enam bulan. Setelah mengadopsi pendekatan produk, dengan batasan yang jelas dan hasil yang terdefinisi, proyek dapat diselesaikan jauh lebih cepat dengan sedikit penundaan.
Di banyak agensi yang saya kenal, pendiri sering menjadi bottleneck. Proyek tidak dapat berjalan tanpa persetujuan atau keterlibatan mereka, yang pada akhirnya berarti pendiri tidak dapat mundur saat ingin berlibur atau fokus pada bisnis daripada bekerja di dalamnya.
Panduan cepat yang harus Anda dokumentasikan (dan terapkan):
- Apa yang termasuk
- Apa yang tidak termasuk
- Bagaimana revisi bekerja
- Apa yang memicu perubahan pesanan?
Bangun Sistem yang Berjalan Tanpa Anda
Setelah layanan diproduktifikasi, sistem dan otomatisasi lah yang mengubah "dapat diulang" menjadi "dapat diskalakan. "
Membangun bisnis layanan yang terstandarisasi dapat sangat skalabel dengan alat yang tepat dan sistem yang dapat diulang.
Keunggulan platform seperti ClickUp adalah Anda tidak hanya dapat membangun sistem yang dapat diulang, tetapi AI dan Automations juga dapat menangani banyak pekerjaan manual untuk Anda.
Misalnya, mari kita lihat proses onboarding klien.
Dalam dunia yang ideal, setiap proses onboarding klien baru mengikuti proses yang serupa.
- Untuk klien baru, Anda mungkin membutuhkan:
- Untuk mengetahui apa yang klien daftarkan dan apa hak mereka.
- Untuk mengetahui lebih lanjut tentang klien (agar mereka mengisi kuesioner atau mengikuti wawancara onboarding)
- Untuk melacak data klien Anda
- Untuk mengatur folder dan sistem klien
ClickUp Automations dan sistem dapat membantu dalam hal itu.
Berikut adalah contoh bagaimana saya menggunakan ClickUp untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses onboarding klien:
- Memicu alur kerjaKetika klien menandatangani perjanjian, membayar faktur awal, dan mengirimkan formulir onboarding, setiap langkah memicu integrasi ke ClickUp.
- Buat proyek onboarding secara otomatisClickUp membuat serangkaian tugas dan item proyek yang terhubung dengan klien tersebut.
- Catat detail klien dalam daftar bergaya CRMDaftar klien terpusat diperbarui dengan klien baru, dan detail kuesioner penting disimpan dalam Bidang Kustom .
- Buat daftar onboarding sekali pakai dengan penanggung jawabClickUp membuat daftar onboarding khusus dengan ~20 tugas onboarding yang terhubung dengan klien. Tugas-tugas tersebut mencakup Ketergantungan (misalnya, “Ini tidak bisa dimulai sampai prasyarat selesai”) dan ditugaskan kepada anggota tim tertentu.
- Otomatiskan pembukaan pekerjaan saat prasyarat terpenuhiSaat tugas selesai, ketergantungan terpenuhi, dan tugas hilir secara otomatis berpindah ke status Siap Dilakukan, sehingga penugas tahu mereka dapat mulai.
- Pindahkan klien ke layanan pengiriman "live"Setelah tugas onboarding selesai, klien secara resmi diluncurkan.
- Mengelola pekerjaan berulang secara berkelanjutanClickUp secara otomatis membuat tugas berulang dalam daftar klien yang sedang berjalan dan menugaskan tugas tersebut berdasarkan kapasitas dan ketersediaan tim.
- Tambahkan pemeriksaan proaktif selama 60 hari pertamaTugas pemeriksaan berkala dibuat untuk dua bulan pertama untuk memastikan pengalaman onboarding yang intensif.
- Agen saya memiliki beberapa ruang kerja terpisah untuk mengelola bisnis, termasuk:
- Ruangan untuk layanan klien
- Ruangan untuk manajemen HR dan cuti
- Ruangan untuk operasi pemasaran dan konten
Bangun Agen Masa Depan dengan ClickUp 4.0 dan Super Agents
Jika ClickUp telah membantu agensi berkembang sebelumnya, ClickUp 4.0 + Super Agents mengubah apa yang dapat dijalankan secara otomatis dan apa yang tidak lagi memerlukan hambatan manusia.
Namun, semua ini terjadi sebelum ClickUp 4.0.
Jika saya membangun agensi hari ini, berikut beberapa hal yang akan saya lakukan secara berbeda:
Sentralisasikan pengetahuan agar agen dapat menjawab pertanyaan
Bagian penting dalam membangun agensi dan mengembangkan tim adalah berbagi pengetahuan.
Anggota tim baru yang bergabung perlu dilatih. Anggota tim memerlukan SOP dan dokumentasi untuk menjalankan proses dan alur pengambilan keputusan.
Sebelumnya, saya membuat SOP sepenuhnya di Google Docs dan rekaman Zoom.
Masalahnya adalah ketika informasi berada di luar sistem kerja Anda, terdapat kekurangan konteks yang serius. AI dan agen dapat sangat powerful, tetapi hanya jika mereka dapat mengakses pengetahuan yang mereka butuhkan.
Jika saya melakukannya lagi, saya akan memanfaatkan ClickUp Docs dan menjaga semuanya terpusat.
Saya akan membuat Wiki internal di dalam ClickUp Docs untuk menyimpan informasi perusahaan yang relevan, yang dapat diakses oleh tim-tim yang membutuhkannya.
Yang terpenting, saya akan membuat pengetahuan ini tersedia bagi Super Agents dan ClickUp Brain.
Dengan cara ini, jika seorang anggota tim mengalami kesulitan, mereka dapat bertanya kepada agen, “@AgentKnowledgeBot, apa yang harus saya lakukan dalam situasi ini?” dan mendapatkan jawaban yang konsisten tanpa harus menunggu manajer.
Contoh spesifik agen: dengan pengetahuan terpusat, seorang anggota tim dapat bertanya kepada agen tentang cara mengatur catatan DNS klien, dan menerima instruksi yang disesuaikan dengan pengaturan klien tersebut berdasarkan detail klien yang sudah disimpan.
Menggunakan agen untuk menjawab pertanyaan tanpa melibatkan pimpinan dapat mengurangi kemacetan dan meningkatkan produktivitas.
Lakukan onboarding tim di dalam ClickUp
Ketika saya membangun agensi terakhir saya, saya memanfaatkan alat kursus online yang saya program untuk melatih anggota tim tentang sistem internal kami. Namun, alat tersebut menjadi alat lain yang perlu diperbarui secara teratur seiring perubahan proses kami.
Jika saya melakukannya lagi, saya akan membangun proses onboarding sepenuhnya di ClickUp.
Dan saya akan mengadopsi pola yang saya alami selama proses onboarding di ClickUp: sebelum mendapatkan akses ke sistem tertentu, saya harus menyelesaikan kursus internal yang sepenuhnya dibangun di dalam ClickUp. Itu adalah langkah pencegahan praktis untuk bisnis yang sedang berkembang.
Begini cara kerjanya di agensi Anda:
Anda dapat menggunakan Template Daftar Periksa Onboarding ClickUp untuk karyawan baru.
- Setiap daftar berisi tugas dengan materi video dan tertulis.
- Ketika karyawan baru bergabung, templat daftar tersebut dibuat dan ditugaskan kepada mereka.
- Setiap modul memiliki persyaratan. Karyawan baru mengirimkan pekerjaan sebagai komentar atau ke dalam Custom Field, lalu menyelesaikan tugas.
- Seorang admin meninjau pekerjaan dan mengevaluasi kinerja sebelum memberikan akses ke sistem sensitif.
Jadikan alur kerja pemasaran didukung oleh agen, bukan didorong oleh pendiri
ClickUp berguna untuk mengelola inisiatif pemasaran: proyek yang disesuaikan, Automations, dan visibilitas.
Namun, Super Agents dapat membantu Anda melakukan lebih banyak hal, terutama dalam operasional konten.
Terinspirasi dari mesin konten ClickUp sendiri, inilah yang akan saya lakukan untuk pemasaran konten di sebuah agensi:
- Simpan ide di satu tempat Buat satu daftar untuk pengembangan ide konten dan daftar lain untuk antrian penulisan dan kalender.
- Tahan ide di tahap ideasi hingga siapIde tetap berada di tahap ideasi hingga dirinci dan disetujui untuk dilanjutkan.
- Gunakan Super Agent untuk ideasi dan kerangka kerja Seorang Super Agent membantu menghasilkan sudut pandang topik dan kerangka kerja draf berdasarkan ICP, layanan, dan kinerja masa lalu Anda.
- Pindahkan topik yang disetujui ke WIP untuk penulisanPenulis memindahkan tugas ke WIP, menugaskan tugas tersebut kepada dirinya sendiri, dan mulai menyusun drafnya.
- Pindahkan tugas ke editor secara otomatisKetika status draf berubah, tugas secara otomatis dialokasikan ke editor dan daftar periksa atau subtugas dibuat.
- Lakukan tinjauan awal oleh agen pada proses editingSeorang agen yang dilatih berdasarkan panduan gaya dan contoh Anda akan melakukan tinjauan awal pada proses editing dan markup.
- Finalisasi dengan suntingan manusia Seorang editor manusia melakukan pemeriksaan akhir dan mengubah status menjadi Siap Dijadwalkan.
- Buat aset promosiSeorang Super Agent lainnya menyusun posting media sosial untuk mempromosikan artikel.
- Jadwalkan dan tetapkan tanggal publikasiSetelah dijadwalkan, tanggal publikasi akan ditetapkan dan dilacak di kalender.
- Verifikasi, publikasikan, dan tutup loopSetelah tanggal publikasi, seorang agen memverifikasi bahwa URL sudah aktif dan menandai statusnya sebagai Published, atau menandai masalah untuk editor.
Gunakan ClickUp sebagai help desk yang ringan
Anda juga dapat menggunakan ClickUp sebagai pusat bantuan.
Klien dapat mengirimkan formulir ClickUp atau tiket dukungan melalui email.
Kemudian, Super Agent dapat meninjau tiket, mengakses konteks klien, merujuk ke basis pengetahuan internal Anda, dan menyusun tanggapan.
Hal ini dapat mengurangi waktu layanan pelanggan, meningkatkan kecepatan respons, dan menjaga konsistensi respons.
Dari perspektif klien, mereka mendapatkan respons cepat yang ditulis dalam bahasa yang ramah pelanggan dan menyelesaikan masalah secara tuntas.
Kurangi hambatan klien dengan tindak lanjut proaktif.
Ketika klien memiliki dokumen atau sumber daya yang ingin dibagikan kepada Anda, mereka dapat membagikannya melalui formulir ClickUp. Setelah dikirimkan, Anda dapat meminta Super Agent untuk meninjau materi tersebut dan melanjutkan prosesnya.
Sebagian besar agensi menyadari bahwa klien seringkali menjadi hambatan utama.
Anda mungkin harus menunggu klien untuk mengirimkan umpan balik, formulir pendaftaran, atau aset yang diminta selama bulan-bulan (dan dalam beberapa kasus, tahunan).
Seorang Super Agent dapat membantu Anda tetap mengontrol apa yang dibutuhkan oleh klien, dan membantu Anda mengotomatisasi proses follow-up dengan mereka. `
Konvergensi dan Konteks
Masalah agensi jarang disebabkan oleh "kurangnya usaha." Masalahnya adalah fragmentasi: pekerjaan, dokumen, percakapan, dan konteks klien tersebar di terlalu banyak tempat.
Agen saya yang pertama bergantung pada sistem yang terputus-putus dan tidak terintegrasi satu sama lain.
- Komunikasi internal dilakukan melalui Slack dan email.
- Dokumen disimpan di Google Docs
- Kami terus mengganti alat manajemen proyek seiring dengan perkembangan agensi.
- Tugas klien dikelola di satu tempat
- Layanan dukungan pelanggan di tempat lain
- Kalender konten di tempat lain
Secara retrospektif, hal itu tidak sepenuhnya efisien. Beberapa data bersifat redundant, tersimpan di beberapa tempat dan memerlukan pemeliharaan di beberapa tempat, dan tidak ada sistem yang berbagi konteks.
Saya tidak memiliki sesuatu yang seperti yang dimiliki ClickUp saat ini.
Ketika pertama kali bergabung dengan ClickUp, saya terkesan melihat bagaimana organisasi dengan lebih dari 1.000 karyawan benar-benar beroperasi di dalam platform produktivitasnya. Memiliki komunikasi internal di satu tempat, dapat mencari dan merujuk tugas dalam obrolan, membuat tugas dari diskusi, dan menjaga dokumen di tempat yang sama sangat efisien.
Alih-alih memiliki lima sistem yang memerlukan integrasi yang tidak sempurna untuk berbagi data (tetapi tidak konteks), ClickUp menyatukan semuanya dalam satu tempat. Konteks terpusat ini membantu mencegah informasi hilang. Dan hal ini memastikan bahwa saat Anda menggunakan AI seperti ClickUp Brain, ia dapat mengakses tugas, komentar, dokumen terkait, dan percakapan yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
Bagi sebuah agensi, konvergensi tersebut—semua informasi dalam satu tempat—menjadi kekuatan yang kuat ketika digabungkan dengan agen untuk mengoptimalkan operasional dan pengiriman layanan.
Pikiran Akhir: Skalabilitas Berasal dari Sistem
Jika Anda ingin memiliki agensi yang dapat diskalakan dan dijual, Anda membutuhkan dua hal: layanan yang terstandarisasi dan sistem yang menjaga konsistensi pengiriman tanpa ketergantungan pada keahlian pendiri.
ClickUp 4.0, ClickUp Brain, dan Super Agents tidak menggantikan dasar-dasar. Mereka membuatnya dapat diulang.
Jika Anda ingin membangun agensi yang berjalan lancar tanpa Anda harus terlibat dalam setiap keputusan, mulailah dengan mengonsolidasikan pengiriman, pengetahuan, dan tindak lanjut di ClickUp.