Pernahkah Anda mendapati diri Anda terjebak dalam sebuah proyek, hanya untuk menyadari bahwa Anda tidak sepenuhnya yakin apa yang seharusnya dicapai oleh proyek tersebut, tugas apa yang harus diselesaikan untuk mencapainya, dan siapa yang bertanggung jawab atas proyek tersebut?
Jangan khawatir; kita semua pernah mengalaminya. Itulah mengapa templat ruang lingkup proyek adalah penyelamat mutlak bagi manajer proyek. Ruang lingkup proyek adalah alat bantu penting bagi setiap manajer proyek yang ingin merencanakan dan melaksanakan proyek yang sukses. Templat ini memberikan garis besar yang jelas tentang tujuan, hasil, jadwal, dan anggaran proyek, yang memungkinkan manajer proyek untuk menentukan ruang lingkup dan memastikan bahwa semua orang yang terlibat memahami peran dan tanggung jawab mereka.
Baik Anda mengelola proyek berskala kecil maupun besar, menggunakan templat untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan dapat menghemat waktu dan tenaga Anda dengan menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan dan melaksanakan proyek Anda. Dalam posting blog ini, kita akan membahas tentang apa itu templat ruang lingkup proyek, dan apa saja yang membuat templat yang baik-lalu, kami akan membagikan 10 templat ruang lingkup proyek favorit kami agar Anda bisa memilih solusi yang terbaik untuk tim Anda.
Apa itu Templat Lingkup Proyek?
Templat ruang lingkup proyek adalah dokumen komprehensif yang membantu manajer proyek mengatur detail dan komponen penting dari proyek baru. Pada dasarnya ini adalah satu tempat untuk Anda rencana proyek .
Templat ini biasanya mencakup berbagai informasi yang dirancang untuk memastikan keberhasilan penyelesaian proyek. Beberapa komponen yang paling umum adalah:
- Tujuan dan visi proyek
- Pemangku kepentingan dan persyaratan mereka
- Kriteria keberhasilan
- Anggota tim proyek dan peran serta tanggung jawab mereka
- Pencapaian spesifik untuk menyelesaikan tugas
- Risiko yang terkait dengan proyek dan pendekatan untuk menguranginya
Selain itu, templat ruang lingkup proyek akan menguraikan tujuan dan hasil kerja, kontrol proyek tugas, biaya, dan jadwal proyek. Dengan adanya kerangka kerja yang komprehensif ini sebelum memulai proyek, tim akan lebih mungkin untuk bekerja secara efisien dan kolaboratif untuk mencapai tujuan mereka.
Apa yang Membuat Template Ruang Lingkup Proyek yang Baik?
Templat ruang lingkup proyek tidak hanya perlu memiliki informasi yang diperlukan yang ditulis di atas; namun juga harus mudah digunakan, mudah diperbarui dan dibagikan, serta fokus pada pengumpulan informasi yang ringkas namun lengkap. Berikut adalah beberapa elemen yang membuat template ruang lingkup yang baik:
- Menjelaskan visi proyek secara akurat: Pernyataan ruang lingkup proyek dengan deskripsi tujuan proyek, pemangku kepentingan yang relevan, dan kriteria keberhasilan
- **Merinci semua informasi proyek yang sangat penting: Termasuk tujuan, hasil, anggota tim dan peran serta tanggung jawab mereka, pencapaian proyek, perkiraan biaya, dan jadwal yang diusulkan
- Mengidentifikasi potensi risiko proyek: Dengan strategi atau rencana untuk menguranginya
- Menjabarkan rincian anggaran: Rencana untuk mengurangi biaya atau kemunduran penjadwalan, cara menafsirkan anggaran, dan parameter jadwal yang dapat memengaruhi total biaya proyek
- **Menggunakan format template yang fleksibel: Mudah untuk melakukan perubahan dan revisi dengan pengalaman pengguna yang mudah dan bebas frustrasi untuk semua anggota tim yang perlu merujuk ruang lingkup
Templat yang baik harus cukup komprehensif sehingga memberikan detail dan konteks terpenting yang dibutuhkan tim untuk memulai, tetapi cukup ringkas sehingga Anda tidak perlu membaca semua bagian untuk sampai ke bagian yang paling penting. Hal-hal tersebut adalah templat perencanaan strategis harus memberikan kejelasan, bukan menambah kebingungan.
Pada akhirnya, template terbaik untuk tim dan proyek Anda adalah template yang memberikan gambaran paling jelas kepada para pemangku kepentingan tentang apa yang harus mereka lakukan sehingga semua orang yang terlibat dapat bekerja untuk mencapai hasil yang sukses.
10 Template Lingkup Proyek yang Harus Anda Coba
Menggunakan templat ruang lingkup adalah salah satu yang terbaik alat manajemen proyek di gudang senjata Anda. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga sekaligus meminimalkan risiko kegagalan proyek. Dengan adanya template yang dibuat dengan baik, manajer proyek dapat merasa yakin bahwa mereka memiliki pendekatan yang komprehensif dan terstruktur terhadap perencanaan, memastikan bahwa proyek mereka dapat diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai standar yang dibutuhkan.
Ada banyak jenis templat ruang lingkup proyek di luar sana, namun berikut ini adalah 10 favorit kami.
1. Templat Lingkup Proyek ClickUp
Templat Lingkup Proyek ClickUp
Terkadang, tempat terbaik untuk mulai mengatur proyek baru adalah di papan tulis. Namun dalam lingkungan kerja yang terdistribusi saat ini, anggota tim sering kali berada di seberang negara satu sama lain, bukan di seberang ruangan. Itulah mengapa kami membuat templat Templat Papan Tulis Cakupan Proyek ClickUp . Templat ini memiliki semua manfaat dari papan tulis fisik, ditambah dengan banyak fitur lain yang membuatnya jauh lebih berguna daripada yang asli.
Fitur-fitur Templat Papan Tulis Cakupan Proyek:
- Papan dengan 7 komponen termasuk informasi, justifikasi, ruang lingkup, tujuan bisnis, hasil, pengecualian, dan asumsi
- fleksibel Fleksibel*Papan tulis digital**yang memungkinkan Anda menyesuaikan sesuka hati dengan menambahkan atau menghapus "catatan tempel," menambahkan teks, hyperlink, lampiran file, foto, dan gambar tangan, serta berbagi dengan rekan tim lain untuk kolaborasi tanpa batas
Papan tulis ini adalah tempat yang tepat untuk memulai pengorganisasian proyek Anda. Curah pendapat tentang elemen-elemen besar proyek Anda sebelum beralih ke templat lain untuk semua detailnya. Unduh Templat Ini
2. Templat Ruang Lingkup Pekerjaan ClickUp
Template Lingkup Pekerjaan ClickUp
Setelah Anda selesai menggunakan templat papan tulis kami (atau jika Anda membutuhkan lebih banyak struktur dan detail dari lompatan), gunakan Templat Ruang Lingkup Kerja ClickUp untuk merencanakan proyek Anda sepenuhnya dari awal hingga akhir.
Templat ini mendefinisikan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam sebuah proyek, termasuk tujuan, hasil, jadwal, pencapaian, dan detail tambahan. Meskipun tidak mengikat secara hukum, template ini berfungsi sebagai kesepakatan bersama di antara semua pemangku kepentingan tentang apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Unduh Template Ini
3. Templat Lingkup Kerja Situs Web ClickUp
Templat Lingkup Kerja Situs Web ClickUp
Jika proyek yang Anda cari templatnya adalah pengembangan situs web, Anda beruntung! Kami mendesain templat Templat Lingkup Kerja Situs Web ClickUp hanya untuk Anda.
Fitur-fitur Templat Lingkup Pekerjaan Situs Web:
- Bagian latar belakang dan tujuan yang mencakup informasi kontak perusahaan Anda dan klien, detail proyek tingkat tinggi, tujuan danpernyataan masalah, gambaran umum proyek, dan daftartujuan proyek dan tujuan
- bagian Lingkup pekerjaan dan tugas yang merinci lingkup proyek dalam 3 fase: 1) desain dan pengembangan situs web; 2) arsitektur informasi, dan 3) penyiapan host dan domain. Perhatikan, fase-fase ini dapat diedit agar sesuai dengan ruang lingkup spesifik Anda. Ini juga memiliki bagian untuk mencantumkan semua tugas yang terkait dengan 3 fase
- Bagian hasil, komponen, dan persyaratan bagian dengan tabel untuk mengatur dan memvisualisasikan semua hasil proyek dengan mudah, jadwal proyek, dan tanggal pengiriman
- Harga akhir, asumsi, dan penerimaan di mana Anda bisa memberikan perkiraan biaya secara terperinci, membuat daftar asumsi proyek, dan mendapatkan persetujuan klien
Templat ini memberi Anda rencana permainan proyek situs web yang jelas dan terorganisir yang dapat Anda bagikan dengan klien. Bersama-sama, gunakan visual ini untuk bekerja melalui proses proyek dan memberi mereka informasi serta pembaruan dan kemajuan aktivitas. Unduh Templat Ini
4. Templat Rencana Manajemen Ruang Lingkup ClickUp
Templat Rencana Manajemen Ruang Lingkup ClickUp
The Templat Rencana Manajemen Ruang Lingkup ClickUp menguraikan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, divalidasi, dan dikendalikan sepanjang siklus hidupnya. Seiring dengan detail proyek standar seperti tujuan, hasil, dan jadwal, rencana manajemen ruang lingkup berfokus pada bagaimana tim Anda akan mengelola ruang lingkup merayap
- melakukan lebih dari yang direncanakan semula.
Fitur-fitur Templat Manajemen Ruang Lingkup:
- Bagian pernyataan masalah di mana Anda dapat mengidentifikasi dan menjelaskan masalah yang akan diselesaikan oleh proyek
- Bagian peluang di mana Anda akan menjelaskan bagaimana Anda akan memanfaatkan masalah ini dan solusi yang Anda rencanakan untuk dibawa ke meja
- Bagian tujuan proyek di mana kamu dapat membuat daftar pencapaian yang kamu inginkan dari proyek ini
- Bagian pelingkupan di mana kamu dapat dengan jelas menentukan tugas atau masalah apa yang termasuk dalam ruang lingkup proyek dan mana yang tidak
- Bagian persetujuan untuk meminta manajer proyek dan sponsor untuk menandatanganinya
Jadikan template ini sebagai panduan bagi tim Anda untuk memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya dan semua pemangku kepentingan mengetahui batasan dan tujuan proyek. Unduh Template Ini
5. Templat Garis Besar Lingkup ClickUp
Templat Garis Besar Ruang Lingkup ClickUp
Pengembang aplikasi sering kali memiliki cakupan proyek yang berbeda secara signifikan dari jenis proyek lainnya, jadi kami membuat Templat Garis Besar Lingkup Aplikasi ClickUp hanya untuk Anda!
Fitur-fitur yang dimiliki Templat Garis Besar Cakupan Aplikasi:
- Bagian latar belakang proyek untuk memberikan gambaran umum singkat tentang masalah atau titik masalah yang ingin diselesaikan oleh aplikasi baru, apa yang ingin dialami dan dirasakan oleh penggunanya, dan tujuan pembuatan aplikasi
- Bagian persyaratan bisnis di mana Anda dapat merancang daftar tugas yang harus ditangani oleh aplikasi yang telah selesai dibuat
- Bagian ruang lingkup aplikasi di mana Anda dapat membuat daftar berbagai komponen ruang lingkup proyek (misalnya, platform, desain UX, analitik, halaman arahan, halaman bantuan, dll.) dan menambahkan catatan atau komentar tentang setiap persyaratan
Templat Dokumen Lingkup Proyek Aplikasi ini dapat digunakan oleh pengembang aplikasi untuk mengatur, melacak, dan mengarsipkan persyaratan bisnis yang diperlukan untuk membuat dan menjalankan aplikasi. Unduh Template Ini
6. Template Piagam Proyek ClickUp
Template Piagam Proyek ClickUp
Piagam proyek mendokumentasikan inisiasi formal sebuah proyek, memberikan manajer proyek wewenang untuk menggunakan sumber daya organisasi untuk menyelesaikannya. Ini adalah langkah penting dalam proses manajemen proyek, jadi kami membuat Template Piagam Proyek ClickUp untuk memastikan Anda mencakup semua dasar yang dibutuhkan.
Piagam ini bertindak sebagai referensi di sepanjang siklus hidup proyek, memastikan bahwa semua anggota tim dan pemangku kepentingan selaras. Piagam ini juga memberikan dasar untuk pengambilan keputusan, penyelesaian masalah, dan manajemen perubahan.
Bonus: Piagam Tim & Templat Piagam Tim ! Unduh Template Ini
7. Templat Rencana Pelaksanaan Proyek ClickUp
Templat Rencana Eksekusi Proyek ClickUp
The Templat Rencana Pelaksanaan Proyek ClickUp dapat membantu menstandarkan prosedur perencanaan dan pelaksanaan proyek organisasi Anda. Ini berfungsi sebagai panduan bagi anggota tim proyek, memungkinkan mereka untuk melaksanakan proyek secara efisien dan efektif sambil memastikan bahwa hal tersebut selaras dengan ruang lingkup proyek.
fitur Templat Rencana Eksekusi Proyek:* * *Templat Rencana Eksekusi Proyek
- **Halaman beranda yang mencantumkan semua subkategori beserta pemilik dan kontributornya
- 6 bagian utama, termasuk ruang lingkup proyek, tujuan proyek, spesifikasi, alokasi sumber daya, jadwal proyek, dan rencana komunikasi
catatan: template ini dapat digunakan sebagai alat bantu di dalam perangkat lunak manajemen proyek _solusi! Unduh Template Ini
8. Templat Hasil Proyek ClickUp
Templat Hasil Proyek ClickUp
Meskipun banyak templat kami yang lain memiliki bagian kiriman, templat Templat Hasil Proyek ClickUp memberi Anda pengawasan dan manajemen terbaik untuk semua bagian yang terkait dengan proyek Anda.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Project Deliverables Template:
- Bidang khusus yang dapat disesuaikan dengan preferensi Anda, termasuk menu tarik-turun, bilah kemajuan yang dihitung secara otomatis, dan pemformatan sel untuk angka, uang, rumus, dan teks biasa
- **Templat yang dapat diedit dan disesuaikan sepenuhnya sehingga Anda dapat menyesuaikan tampilan, mengotomatiskan dan menambahkan dependensi, dan membuat bidang rumus khusus yang sesuai dengan kebutuhan Anda dengan sempurna.
Gunakan templat ini dengan sendirinya untuk mengelola subtugas proyek Anda, atau sebagai versi yang lebih mendalam dari daftar kiriman yang Anda buat di salah satu templat ruang lingkup proyek yang lebih komprehensif. Unduh Templat Ini
9. Templat Pernyataan Ruang Lingkup Proyek Microsoft Word
Melalui Microsoft
Meskipun kami cukup yakin ClickUp membuat templat ruang lingkup proyek dan perangkat lunak manajemen terbaik, kami tahu bahwa Anda tidak selalu diizinkan untuk memilih platform produktivitas Anda sendiri untuk penggunaan bisnis. Jika Anda terkendala dengan Microsoft Office, kabar baiknya adalah Microsoft Word memiliki pencarian perpustakaan templat Office yang mungkin sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ketika Anda mencari pustaka templat untuk "ruang lingkup proyek", beberapa opsi yang tampak menjanjikan muncul, termasuk templat ruang lingkup proyek keuangan, templat perencana proyek, laporan kinerja proyek, dan perencana jadwal yang terperinci.
Mungkin diperlukan sedikit kerja keras dan kreativitas, tetapi dengan bidang pencarian yang tepat, Anda bisa mengumpulkan beberapa dokumen yang, ketika digunakan bersama-sama, dapat membantu Anda menjaga proyek tetap terlihat dan terorganisir. Unduh Templat Ini
10. Templat Ruang Lingkup Proyek Excel berdasarkan Peta Pemangku Kepentingan
Melalui Peta Pemangku Kepentingan Opsi lain dalam rangkaian solusi Microsoft adalah ini Templat Pernyataan Ruang Lingkup Proyek dirancang untuk digunakan di Excel. Templat ini mencakup bagian untuk detail proyek dan kontrol dokumen, deskripsi ruang lingkup proyek, deskripsi ruang lingkup hasil, kriteria penerimaan proyek, asumsi, dan batasan, serta pengecualian proyek.
Meskipun tidak semudah templat ClickUp, alternatif Excel ini tetap mencakup komponen paling penting dari ruang lingkup proyek dan akan menyelesaikan pekerjaan dalam keadaan darurat. Unduh Template Ini
Bagaimana Cara Menulis Dokumen Lingkup Proyek?
Sekarang setelah Anda memiliki gudang template ruang lingkup proyek yang dapat Anda gunakan, langkah selanjutnya adalah mempelajari cara menulis dokumen ruang lingkup proyek yang tepat. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat ruang lingkup proyek yang efektif dan komprehensif:
- Mulai dari yang paling dasar: Mulailah dengan menguraikan tujuan, sasaran, dan hasil yang diinginkan proyek. Hal ini akan memberikan Anda gambaran yang jelas tentang apa yang perlu dicapai.
- Tentukan batas-batas proyek: Tentukan dengan jelas apa yang termasuk dalam proyek dan apa yang tidak. Hal ini akan membantu mencegah perluasan ruang lingkup dan memastikan bahwa setiap orang yang terlibat memahami peran dan tanggung jawab mereka.
- Identifikasi pemangku kepentingan: Buat daftar semua pihak yang terlibat dalam proyek, termasuk klien, anggota tim, dan kontraktor atau vendor pihak ketiga.
- Tetapkan jadwal: Tetapkan tenggat waktu yang realistis untuk setiapfase proyek dan tetapkan tugas yang sesuai.
- Buat daftar hasil: Mengidentifikasi semua hasil utama proyek dan tanggal penyerahan yang diharapkan. Hal ini akan membantu semua orang tetap berada di jalur yang benar dan bertanggung jawab atas tanggung jawab mereka.
- Buat rencana komunikasi: Membuat sistem untuk mengkomunikasikan pembaruan kemajuan, perubahan, atau informasi lain yang relevan kepada para pemangku kepentingan.
- Pertimbangkan potensi risiko: Antisipasi potensi hambatan atau tantangan yang mungkin timbul selama proyek berlangsung dan siapkan rencana darurat untuk meminimalkan dampaknya.
- Mendapatkan persetujuan: Setelah dokumen ruang lingkup proyek selesai, pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari semua pemangku kepentingan sebelum melanjutkan proyek.
Ingat, saat menulis dokumen ruang lingkup proyek, penting untuk membuat dokumen sedetail dan sespesifik mungkin. Hal ini akan membantu memastikan semua orang memahami dengan baik dan meminimalkan kesalahpahaman atau salah tafsir.
Optimalkan Lingkup Proyek Anda dengan Templat Hari Ini
Templat ruang lingkup proyek menyediakan peta jalan berharga yang Anda perlukan untuk menyatukan tim Anda dan membuat semua orang bekerja untuk mencapai tujuan bersama yaitu hasil proyek yang sukses. Memberikan informasi ini dalam format yang terorganisir dan jelas di awal akan mengurangi risiko keterlambatan proyek atau miskomunikasi yang menyebabkan kesalahan.
ClickUp menawarkan standar emas dalam manajemen proyek dan kolaborasi tim. Pilih dari berbagai macam templat manajemen kami untuk menyesuaikan ruang kerja Anda agar sesuai dengan kebutuhan proyek Anda. Pisahkan proyek Anda dengan mudah dengan sub-tugas, dan tetapkan anggota tim untuk setiap sub-tugas untuk memastikan semuanya tetap sesuai jadwal. Dan ketika Anda perlu berkolaborasi dengan pemangku kepentingan atau anggota tim lainnya, bagikan tugas dengan mudah, tambahkan komentar, dan lampirkan file langsung di ruang kerja Anda.
Memulai dengan ClickUp gratis, jadi cobalah kami hari ini untuk melihat bagaimana sedikit perencanaan ruang lingkup di awal dapat menghasilkan kesuksesan proyek di kemudian hari.