Anda tahu momen ketika Anda sedang menyusun proposal proyek dan semuanya berjalan lancar—sampai Anda menemui satu hal: biaya manajemen proyek.
Tiba-tiba, Anda bingung. Haruskah Anda mengenakan biaya tetap? Persentase dari total biaya proyek? Haruskah Anda membebankan biaya per jam? Dan apa saja yang termasuk dalam manajemen proyek?
Beberapa orang secara diam-diam memasukkan biaya tersebut ke dalam harga total mereka, berharap semuanya akan seimbang. Yang lain terlalu memikirkan hal ini dan menyajikan angka yang terasa tidak sesuai dengan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan.
Faktanya, manajemen proyek adalah pekerjaan nyata dan dapat diukur. Jika Anda menghabiskan waktu untuk mengoordinasikan antara pemangku kepentingan, mengejar persetujuan, menyesuaikan jadwal, atau memastikan hasil kerja diserahkan tepat waktu, Anda sedang melakukan manajemen proyek. Dan hal itu layak mendapatkan biaya yang pantas.
Panduan ini akan membantu Anda menghitung biaya tersebut dengan jelas dan percaya diri. Kami akan menjelaskan apa saja yang termasuk dalam manajemen proyek, membahas berbagai model penetapan harga yang dapat Anda gunakan, dan menunjukkan rumus sederhana dengan contoh nyata.
Apa Itu Biaya Manajemen Proyek?
Biaya manajemen proyek adalah biaya yang Anda bayarkan kepada manajer proyek (atau tim) untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan mengawasi proyek Anda dari awal hingga selesai. Biaya ini mencakup segala hal, mulai dari pembuatan jadwal, pengelolaan anggaran, hingga memastikan ruang lingkup proyek tidak melenceng dari tujuan.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menghitung biaya manajemen proyek, tidak ada jawaban yang cocok untuk semua situasi.
💰 Misalnya, jika anggaran proyek Anda adalah $100.000, seorang manajer proyek mungkin mengenakan biaya 5% hingga 15%, tergantung pada kompleksitas dan cakupan proyek.
Memahami biaya manajemen proyek merupakan bagian penting dalam menguasai manajemen biaya proyek. Hal ini membantu Anda tetap dalam anggaran dan menghindari kejutan yang tidak diinginkan di tengah jalan.
⭐ Template Terpilih
Pernah menghabiskan berjam-jam mencoba menyempurnakan pengelolaan biaya proyek—hanya untuk berakhir frustrasi dan kewalahan? Template Anggaran Proyek Gratis ClickUp dengan WBS membantu Anda dengan mudah membagi proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola dan memudahkan perkiraan biaya yang lebih akurat.
Metode Umum untuk Menghitung Biaya Manajemen Proyek
Terdapat berbagai model penetapan harga yang sesuai untuk setiap situasi, tergantung pada kompleksitas proyek, durasi, dan tingkat keterlibatan Anda setiap hari.
Mari kita bahas metode yang paling umum dan kapan masing-masing metode paling efektif 👇
1. Metode tarif per jam
Ini adalah pendekatan paling sederhana, di mana Anda membebankan biaya berdasarkan jam kerja. Pendekatan ini fleksibel dan akurat ketika ruang lingkup proyek belum sepenuhnya ditentukan atau diperkirakan akan berkembang.
⚒️ Rumus: Biaya Total = Tarif Per Jam × Total Jam Kerja
✅ Cocok untuk: Manajer proyek lepas atau konsultan yang bekerja pada proyek jangka pendek atau dengan cakupan yang berubah-ubah, terutama di industri seperti layanan kreatif, pemecahan masalah IT, atau pengembangan produk tahap awal, di mana tugas dan jadwal sering berubah
2. Penetapan biaya tetap
Anda menyepakati biaya total untuk seluruh proyek di awal. Model penetapan harga ini memerlukan ruang lingkup pekerjaan yang jelas dan tetap, serta sering didasarkan pada data historis atau pengalaman sebelumnya.
⚒️ Rumus: Biaya Total = Jumlah Tetap yang Telah Ditetapkan (berdasarkan perkiraan waktu × tarif per jam atau nilai yang diserahkan)
✅ Cocok untuk: Agen atau Manajer Proyek yang menangani proyek berulang dengan definisi yang jelas, seperti implementasi perangkat lunak, perencanaan acara, atau jadwal konstruksi, di mana hasil dan fase proyek dapat diprediksi
3. Persentase dari total biaya proyek
Biaya Anda dihitung sebagai persentase dari total anggaran proyek. Metode ini menyelaraskan insentif, karena proyek yang lebih besar dan kompleks memerlukan pengawasan dan koordinasi yang lebih intensif.
⚒️ Rumus: Biaya Total = Anggaran Proyek × Persentase Biaya (biasanya 5% hingga 15%)
✅ Cocok untuk: Manajer Proyek (PM) yang mengelola proyek modal besar atau pembangunan infrastruktur di mana anggaran signifikan dan klien mengharapkan keterlibatan penuh dalam seluruh siklus proyek, mulai dari pengadaan dan manajemen vendor hingga pelaporan kepada pemangku kepentingan
4. Biaya retensi atau tarif bulanan
Manajer proyek menerima pembayaran bulanan yang konsisten selama periode yang telah ditentukan. Model ini cocok untuk dukungan berkelanjutan, pengawasan jangka panjang, atau ketika PM terintegrasi dalam tim klien.
⚒️ Rumus: Biaya Total = Tarif Bulanan × Jumlah Bulan
✅ Cocok untuk: Perusahaan dengan siklus proyek berkelanjutan, seperti startup SaaS yang mengembangkan fitur secara bertahap, tim transformasi internal, atau manajer proyek yang mendukung inisiatif lintas departemen tanpa tanggal akhir yang tetap
5. Perkiraan dari bawah ke atas
Metode ini melibatkan membagi proyek secara keseluruhan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, memperkirakan masing-masing secara terpisah, dan kemudian menggabungkan biaya atau waktu. Metode ini sangat rinci dan seringkali paling akurat, asalkan Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang ruang lingkup proyek secara keseluruhan dan perkiraan biaya proyek.
⚒️ Rumus: Perkiraan Total Proyek = Jumlah Semua Perkiraan Tugas Individu (Biaya Tugas atau Waktu × Jumlah) + Buffer Kontinjensi
✅ Cocok untuk: Proyek kompleks dengan banyak hasil akhir, seperti pengembangan perangkat lunak perusahaan, konstruksi bangunan, atau produksi hardware, di mana presisi dan kontrol atas komponen individu sangat penting
6. Perkiraan top-down
Dalam estimasi proyek top-down, Anda memulai dengan anggaran keseluruhan atau batasan waktu, lalu mengalokasikan sumber daya ke fase atau tugas sesuai kebutuhan. Metode ini menentukan biaya manajemen proyek dengan menggunakan batasan sebagai masukan dan membaginya ke segmen-segmen proyek.
⚒️ Rumus: Total Perkiraan = Anggaran yang Telah Ditentukan atau Durasi ÷ Jumlah Fase atau Tugas (Sesuaikan alokasi berdasarkan prioritas atau kompleksitas)
✅ Cocok untuk: Proyek dengan anggaran terbatas atau waktu yang ketat, seperti kampanye pemasaran dengan batas waktu tetap atau perbaikan proses internal, di mana tim harus bekerja mundur dari target yang tidak dapat dinegosiasikan
📚 Baca Juga: Alat Perangkat Lunak Kolaborasi Klien Terbaik
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Biaya Manajemen Proyek
Ketika Anda menentukan berapa biaya yang harus dikenakan untuk mengelola sebuah proyek (atau berapa yang akan Anda bayar untuk itu), beberapa faktor perlu dipertimbangkan. Mari kita bahas satu per satu:
1. Ukuran dan kompleksitas proyek
Saat Anda mencoba menghitung biaya manajemen proyek, pertimbangkan ukuran dan kompleksitasnya.
📌 Kampanye pemasaran kecil jauh lebih mudah daripada proyek konstruksi besar. Jika Anda mengoordinasikan puluhan elemen yang bergerak atau bekerja dengan tim yang berbeda, hal itu akan membutuhkan lebih banyak waktu, keahlian, dan usaha, yang pada akhirnya menambah biaya.
⚡ Arsip Template: Untuk menghindari kejutan, tetapkan ekspektasi yang jelas sejak awal dengan template proposal proyek yang solid yang menjelaskan ruang lingkup, hasil kerja, dan struktur biaya.
2. Industri
Beberapa industri memang membutuhkan keahlian yang lebih tinggi, yang dapat meningkatkan biaya proyek.
📌 Misalnya, manajemen proyek di bidang teknologi atau konstruksi biasanya lebih mahal karena bidang-bidang tersebut sering kali melibatkan regulasi yang lebih ketat, pengetahuan khusus, dan risiko yang lebih tinggi. Bandingkan dengan mengelola acara komunitas lokal di mana hal-hal lebih sederhana.
3. Durasi proyek
Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek secara langsung memengaruhi biaya.
📌 Jika ini adalah inisiatif jangka pendek, biayanya mungkin lebih rendah, tetapi untuk proyek jangka panjang, Anda memerlukan tim yang berkomitmen selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun, yang bisa menjadi mahal.
Selain itu, semakin lama proyek, semakin banyak sumber daya yang dibutuhkan, dan hal ini juga memengaruhi alokasi sumber daya serta biaya.
4. Lokasi
Lokasi proyek memainkan peran yang sangat penting.
📌 Jika proyek berada di daerah dengan biaya hidup tinggi, seperti New York atau San Francisco, biaya akan lebih tinggi. Hal ini karena upah di daerah tersebut lebih tinggi!
Proses onboarding klien juga dapat melibatkan penanganan tantangan berbasis lokasi, yang dapat menyesuaikan biaya untuk mencerminkan faktor lokal. Lokasi remote atau kota kecil? Biasanya biaya lebih rendah.
5. Keahlian dan pengalaman
Tingkat keahlian dan pengalaman dapat menambah nilai yang signifikan pada biaya manajemen proyek, jadi hal ini patut dipertimbangkan.
Semakin berpengalaman atau spesialis seorang manajer proyek, semakin tinggi tarif yang dapat mereka kenakan. Jika Anda mempekerjakan seseorang yang telah mengelola proyek bernilai jutaan dolar atau memiliki banyak sertifikasi, siapkan diri untuk membayar tarif yang lebih tinggi.
🎯 Panduan Singkat: Tidak yakin apakah sebaiknya membangun tim internal atau menggunakan bantuan eksternal? Berikut panduan tentang kapan outsourcing manajemen proyek sebenarnya dapat menghemat waktu dan biaya Anda.
6. Perubahan ruang lingkup
Terkadang, klien mungkin ingin menambahkan fitur tambahan atau mengubah tujuan akhir. Perubahan ini mengakibatkan biaya yang lebih tinggi karena manajer proyek harus menyesuaikan kembali dan menghabiskan lebih banyak waktu. Jika hal ini terjadi setelah Anda telah membebankan biaya kepada klien, sesuaikan biaya sesuai dengan lingkup baru (jangan ragu untuk meminta pembayaran tambahan ketika lingkup proyek berubah).
⚡ Arsip Template: Gunakan template RFQ standar dengan rubrik penilaian yang sudah disiapkan daripada membuat dari awal setiap kali. Perubahan sederhana ini biasanya memangkas waktu pengadaan sambil memastikan vendor memberikan penawaran yang dapat dibandingkan secara langsung.
Cara Memilih Struktur Biaya yang Tepat
Menentukan struktur biaya yang tepat adalah tentang menemukan apa yang paling cocok untuk Anda dan klien Anda.
Mari kita bahas beberapa opsi agar Anda dapat melihat mana yang sesuai dengan proyek dan gaya Anda:
| Struktur biaya | Keuntungan | Kekurangan | Contoh |
| Tarif per jam | Fleksibel, mudah melacak jam kerja, cocok untuk proyek yang belum terdefinisi dengan jelas | Kurang dapat diprediksi, dapat menjadi mahal untuk proyek yang lebih besar | Seorang konsultan yang disewa untuk beberapa jam per minggu pada proyek kecil |
| Biaya tetap/tarif tetap | Biaya yang dapat diprediksi untuk klien, mendorong efisiensi | Risiko perkiraan yang terlalu rendah, tidak ada pembayaran tambahan untuk masalah yang tidak terduga | Proyek pengembangan perangkat lunak dengan jadwal yang jelas dan hasil yang diharapkan |
| Retainer | Menyelaraskan tujuan manajer proyek dengan anggaran dan kinerja yang berorientasi pada hasil | Sulit untuk menyesuaikan biaya jika ruang lingkup proyek berubah, dan ada potensi penggunaan yang kurang optimal | Sulit untuk memperkirakan biaya akhir, kurang dapat diprediksi |
| Persentase dari biaya proyek | Menyelaraskan tujuan manajer proyek dengan anggaran dan orientasi kinerja | Sulit untuk diperkirakan di awal, potensi konflik terkait perkiraan biaya yang akurat | Proyek konstruksi di mana manajer proyek mendapatkan persentase dari total anggaran |
| Biaya plus | Mencakup biaya aktual, klien hanya membayar untuk apa yang digunakan | Sulit untuk memperkirakan biaya akhir, kurang dapat diprediksi | Proyek konstruksi atau manufaktur di mana biaya dapat bervariasi |
| Pembayaran milestone/kemajuan | Klien hanya membayar ketika hasil utama tercapai, sehingga insentif sejalan | Dapat menunda pembayaran jika milestone tidak jelas atau terlambat | Proyek desain web di mana pembayaran dilakukan setelah setiap fase selesai |
| Penetapan harga berdasarkan nilai | Biaya berdasarkan nilai yang diberikan, potensi keuntungan yang lebih tinggi | Sulit untuk menentukan nilai, memerlukan pemahaman mendalam tentang kebutuhan klien | Sebuah kampanye pemasaran yang secara signifikan meningkatkan penjualan klien |
Cara Menggunakan ClickUp untuk Menentukan Lingkup, Melacak, dan Membenarkan Biaya Manajemen Proyek
Anda telah menghitung biaya manajemen proyek Anda. Anda telah memilih model penetapan harga yang tepat. Namun, kebanyakan klien tidak akan begitu saja mempercayai kata-kata Anda.
Mereka akan menanyakan pertanyaan seperti:
💭 'Mengapa kami dikenakan biaya untuk pertemuan internal?'💭 'Bisakah Anda menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk koordinasi?'💭 'Ini seharusnya biaya tetap—mengapa Anda membebankan lebih banyak?'
Dan kecuali Anda memiliki data untuk mendukungnya, percakapan tersebut akan menjadi canggung dengan cepat.
Di situlah perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp mengubah permainan. Ini adalah aplikasi all-in-one untuk kerja yang membantu Anda menentukan ruang lingkup dengan jelas, melacak biaya secara akurat, dan membenarkan biaya dengan percaya diri—baik Anda membebankan biaya per jam, per bulan, atau per milestone.
Mari kita bahas secara detail cara melakukannya 👇
Gunakan pelacakan waktu untuk mencatat jam kerja yang sebenarnya
Sebagai manajer proyek, ketika Anda membebankan biaya per jam atau bekerja dengan sistem retainer, tantangan terbesar yang akan Anda hadapi adalah, 'Ke mana semua waktu itu pergi?'
Untuk situasi seperti itu dan lebih banyak lagi, ClickUp's Project Time Tracking memberikan jawaban yang tepat. Anda dapat melacak waktu langsung pada tugas, sub-tugas, rapat, atau bahkan komunikasi dengan klien, sehingga Anda tidak perlu menebak-nebak atau mengisi lembar waktu secara manual di akhir minggu.
Begini cara menggunakannya:
🔁 Lacak waktu dengan fleksibel, dari mana saja: Mulai dan hentikan timer langsung dari tugas, catat waktu secara manual, atau sinkronkan di desktop, mobile, dan web. ClickUp bahkan terintegrasi dengan alat seperti Toggl, Harvest, dan Everhour untuk fleksibilitas lebih.
🗂 Atur waktu yang dilacak dengan catatan dan label: Tambahkan catatan ke entri waktu untuk menjelaskan apa yang telah dilakukan. Gunakan label seperti 'Panggilan Klien,' 'Perencanaan Jadwal,' atau 'Umpan Balik' untuk menunjukkan secara tepat apa yang termasuk dalam manajemen proyek.
📊 Buat dan sesuaikan lembar waktu: Grupkan catatan waktu berdasarkan anggota tim, tag, tugas, atau tanggal. Tampilan mingguan dan bulanan memungkinkan Anda dengan cepat melihat siapa yang menghabiskan waktu untuk apa, ideal untuk penagihan klien (semua biaya langsung dan tidak langsung) dan tinjauan internal.
📈 Lihat perkiraan vs. waktu yang sebenarnya tercatat: Bandingkan berapa lama Anda memperkirakan sesuatu akan memakan waktu vs. berapa lama waktu yang sebenarnya dibutuhkan. Sangat berguna untuk mendeteksi layanan berlebihan, perluasan ruang lingkup, atau ketidakakuratan perencanaan sejak dini.
⚡ Arsip Template: Pencatatan waktu hanyalah setengah dari puzzle. Bagian lainnya? Membangun anggaran proyek sejak hari pertama. Gunakan template anggaran proyek untuk merencanakan perkiraan biaya, melacak pengeluaran, dan menetapkan tarif jam kerja berdasarkan tugas atau tim.
Gunakan Bidang Kustom dan Bidang Rumus untuk melakukan perhitungan berdasarkan model penentuan harga yang Anda pilih
Anda dapat menggunakan ClickUp Custom Fields dan Formula Fields untuk menghitung biaya manajemen proyek dengan membuat sistem terstruktur yang secara dinamis menghitung biaya berdasarkan parameter seperti anggaran proyek, durasi, atau jam kerja.
💰 Mulailah dengan menentukan struktur biaya Anda: Anda dapat memilih antara tarif tetap, persentase dari total anggaran proyek, tarif per jam dikalikan dengan waktu yang dihabiskan, atau tarif berjenjang tergantung pada ukuran atau kompleksitas proyek.
✍🏼 Buka daftar atau ruang ClickUp tempat tugas proyek Anda berada dan tambahkan bidang kustom ini:
- Untuk biaya berdasarkan persentase: Anggaran Proyek: Kolom mata uang Biaya PM %: Kolom angka (misalnya, 10 untuk 10%)
- Anggaran Proyek: Kolom mata uang
- Persentase Biaya PM: Kolom angka (misalnya, 10 untuk 10%)
- Untuk perhitungan tarif per jam: Jam Kerja: Kolom angka (Anda juga dapat mencatat ini di kolom Pelacakan Waktu) Tarif Per Jam PM: Kolom mata uang
- Jam Kerja: Kolom angka (Anda juga dapat mencatat ini di kolom Pelacakan Waktu)
- Tarif Jam PM: Kolom mata uang
- Untuk biaya tetap atau pengaturan yang lebih kompleks: Biaya PM Tetap: Kolom mata uang Biaya Tambahan: Kolom mata uang (untuk add-on kustom)
- Biaya PM Tetap: Kolom mata uang
- Biaya Tambahan: Kolom mata uang (untuk add-on kustom)
- Anggaran Proyek: Kolom mata uang
- Persentase Biaya PM: Kolom angka (misalnya, 10 untuk 10%)
- Jam Kerja: Kolom angka (Anda juga dapat mencatat ini di kolom Pelacakan Waktu)
- Tarif Jam PM: Kolom mata uang
- Biaya PM Tetap: Kolom mata uang
- Biaya Tambahan: Kolom mata uang (untuk add-on kustom)
🤝 Pengingat Ramah: Anda hanya perlu mengisi kolom yang sesuai dengan model biaya Anda. Jangan khawatir tentang yang lainnya.
🧮 Tambahkan Bidang Rumus: Klik "Tambahkan Bidang Kustom" → Pilih Rumus. Kemudian beri nama bidang Anda "Biaya Manajemen Proyek" atau "Biaya Proyek" dan masukkan rumus sesuai dengan model biaya Anda:
📌 Contoh: {Jam Kerja} * {Tarif Jam PM}
Setelah Anda memasukkan nilai di kedua bidang konstituen, Anda akan mendapatkan nilai yang dihitung secara otomatis untuk biaya proyek Anda di Bidang Rumus.
💡 Tips Pro: Aktifkan mode Editor Lanjutan untuk perhitungan kompleks, misalnya saat Anda ingin menggunakan model hibrida untuk menghitung biaya proyek, dan rumusnya terlihat seperti: IF({Anggaran Proyek} > 10000, {Biaya PM Tetap} + ({Anggaran Proyek} 0. 05), {Biaya PM Tetap} + ({Anggaran Proyek} 0. 1)).
(Biaya ini sebesar 5% jika anggaran proyek melebihi $10K, 10% jika tidak.)
Buat proposal yang transparan dalam dokumen yang ditujukan kepada klien
Salah satu cara tercepat untuk membangun kepercayaan (dan menghindari penolakan terhadap biaya manajemen proyek Anda) adalah dengan menunjukkan secara jelas apa yang termasuk di dalamnya. Untuk melakukannya, gunakan ClickUp Docs untuk membuat proposal yang ditujukan kepada klien dalam hitungan menit.
Dokumen ini membantu Anda:
✍️ Tulis proposal yang terstruktur dengan baik: Gunakan header, tabel, bagian yang dapat dilipat, dan catatan kaki untuk menyusun jadwal, hasil kerja, frekuensi komunikasi, dan struktur biaya Anda.
🔗 Hubungkan tugas dan jadwal ke dalam proposal: Tunjukkan kepada klien bagaimana ruang lingkup proyek terhubung dengan pekerjaan aktual. Misalnya, menghubungkan ke tugas 'Pengaturan Jadwal' atau tugas berulang 'Laporan Mingguan' membuat manajer proyek terlihat profesional.
👀 Kontrol visibilitas dan izin: Simpan catatan internal secara rahasia dan bagikan hanya bagian yang relevan dengan klien. Anda juga dapat memberikan akses hanya untuk komentar jika ingin mendapatkan umpan balik dari klien tanpa mereka melakukan perubahan pada proposal.
📌 Kontrol versi dan pembaruan langsung: Tidak perlu lagi mengirim PDF yang diperbarui atau meminta klien untuk 'periksa versi terbaru.' Cukup perbarui dokumen, dan klien selalu melihat ruang lingkup dan syarat kontrak terbaru.
Dan jika menulis proposal terasa seperti membuang-buang waktu, Anda pasti akan menyukai ClickUp Brain . Asisten AI bawaan ClickUp membantu Anda membuat draf proposal secara otomatis, membagi tugas-tugas, atau bahkan menulis ulang tanggapan untuk klien sesuai dengan gaya penulisan Anda.
📮ClickUp Insight: 62% responden kami mengandalkan alat AI percakapan seperti ChatGPT dan Claude.
Antarmuka chatbot yang familiar dan kemampuan serbaguna mereka—untuk menghasilkan konten, menganalisis data, dan lebih banyak lagi—mungkin menjadi alasan mengapa mereka begitu populer di berbagai peran dan industri. Namun, jika pengguna harus beralih ke tab lain setiap kali ingin bertanya kepada AI, biaya toggle dan biaya peralihan konteks yang terkait akan terus bertambah seiring waktu.
Tapi bukan dengan ClickUp Brain. ClickUp Brain ada langsung di Workspace Anda, tahu apa yang sedang Anda kerjakan, dapat memahami perintah teks biasa, dan memberikan jawaban yang sangat relevan dengan tugas Anda! Rasakan peningkatan produktivitas 2x lipat dengan ClickUp!
Pantau anggaran dan bandingkan dengan perkiraan
ClickUp menyediakan rangkaian lengkap fitur perangkat lunak manajemen proyek untuk memberikan visibilitas menyeluruh atas semua hasil kerja. Solusi Manajemen Proyek ClickUp dilengkapi dengan Dashboard untuk memantau penggunaan anggaran, 15+ Tampilan untuk memperdalam cakupan proyek, Milestone untuk menghubungkan penagihan dengan pengiriman, dan fitur lainnya.
Inilah yang kami maksud ⬇️
- Lihat apa yang direncanakan vs. apa yang sebenarnya terjadi: Gunakan ClickUp Custom Fields untuk menambahkan perkiraan waktu dan biaya ke setiap tugas, bandingkan dengan waktu yang sebenarnya dilacak. Gunakan ClickUp Table View untuk menyaring lebih lanjut berdasarkan penugas, tag, atau jenis tugas sehingga Anda selalu tahu bagian mana dari proyek yang melebihi anggaran
- Dapatkan wawasan instan dengan dashboard: Gunakan dashboard ClickUp yang interaktif dan visual untuk memantau waktu yang telah dilacak, anggaran yang telah digunakan, utilisasi tim, atau biaya per milestone. Jika jadwal berubah atau persyaratan baru muncul di tengah proyek, Anda dapat memperbarui anggaran dan kontrak secara real-time
Untuk meningkatkan efisiensi, tinggalkan cara manual seperti mencari informasi di dashboard, dokumen, dan tugas-tugas untuk menemukan satu byte informasi yang dibutuhkan tepat sebelum klien Anda melakukan sinkronisasi.
Cukup tanyakan kepada ClickUp Brain untuk pembaruan cepat, dan biarkan sistem ini memeriksa seluruh ruang kerja Anda untuk menemukan jawaban yang paling relevan dan terbaru untuk pertanyaan Anda dalam sekejap!
Contoh Skenario Perhitungan Biaya Proyek
Apakah perhitungan biaya proyek masih terasa abstrak? Contoh-contoh ini akan menunjukkan kepada Anda secara tepat bagaimana perkiraan proyek bekerja dalam praktiknya 👇
1. Biaya retensi agen pemasaran (biaya bulanan tetap)
Misalkan Anda mengelola startup SaaS yang sedang berkembang dan membutuhkan output pemasaran yang konsisten—blog, SEO, pembaruan konten, dan sebagainya. Anda tidak ingin menegosiasikan ruang lingkup setiap bulan, dan agensi Anda tidak ingin melacak jam kerja untuk setiap pesan Slack. Di sinilah biaya bulanan tetap (flat monthly retainer) bekerja dengan sempurna untuk tim manajemen proyek dan klien.
| Hasil kerja per bulan | Nilai perkiraan |
| 4 artikel blog (1000–1500 kata) | $2.000 |
| Penelitian SEO & pelaporan | $1000 |
| 2 panggilan strategi atau tinjauan | $500 |
| Dukungan Slack & revisi | $500 |
| Biaya total | $4.000/bulan |
Pengaturan ini memberikan kepastian bagi kedua belah pihak. Anda mendapatkan hasil yang dapat diandalkan tanpa perlu mengawasi setiap detail tugas. Perusahaan manajemen proyek mendapatkan aliran pendapatan yang konsisten dan dapat merencanakan kapasitasnya dengan lebih baik.
🧠 Fakta Menarik: Istilah 'manajemen proyek' baru populer pada tahun 1950-an. Sebelum itu, proyek hanyalah… pekerjaan. Formalisasi dimulai di industri pertahanan dan konstruksi.
🔖 Bonus: Cara Meminta Pembayaran secara Profesional dari Klien
2. Pengembangan perangkat lunak (tarif per jam + buffer)
Bayangkan Anda sedang mengembangkan MVP untuk produk FinTech. Ruang lingkup proyek masih berkembang, tetapi Anda memiliki waktu 3 bulan dan membutuhkan tim pengembangan untuk menyelesaikan proyek dengan cepat. Dalam kasus ini, model tarif per jam dengan cadangan darurat lebih aman daripada penetapan harga tetap.
| Peran | Tarif per jam | Jam perkiraan | Biaya |
| Pemimpin teknis | $120 | 160 | $19.200 |
| Pengembang backend | $100 | 160 | $16.000 |
| Pengembang frontend | $90 | 160 | $14.400 |
| Subtotal | $49.600 | ||
| 10% Cadangan | $4.960 | ||
| Perkiraan total | $54.560 |
Buffer melindungi Anda jika jadwal berubah atau Anda menemukan kasus khusus di tengah sprint. Hal ini juga menjaga tim Anda tetap termotivasi untuk tetap efisien tanpa memberikan perkiraan yang terlalu rendah.
⚡ Template Arsip: Template Faktur Microsoft Word Gratis
3. Proyek konstruksi (persentase dari total biaya)
Misalkan Anda adalah seorang kontraktor perumahan yang memberikan penawaran untuk proyek rumah kustom. Biaya konstruksi total diperkirakan sebesar $400.000. Bagi klien, angka tersebut mencakup semua biaya—bahan bangunan, tenaga kerja, dan izin. Bagi Anda, mengelola proyek ini secara penuh selama 6–8 bulan memerlukan pengawasan, koordinasi vendor, pengendalian kualitas, dan pemantauan jadwal proyek.
Alih-alih membebankan biaya per jam, Anda dapat mengenakan biaya manajemen proyek sebagai persentase dari total biaya (praktik umum dalam industri konstruksi).
| Biaya total proyek | $400.000 |
| Biaya PM (10%) | $40.000 |
| Jadwal pembayaran | 25% dibayar di muka, sisanya terkait dengan tahap pembangunan |
Model ini menyelaraskan insentif Anda dengan kemajuan proyek. Jika biaya meningkat akibat perubahan yang diminta klien, biaya Anda akan disesuaikan secara proporsional.
📌 Misalnya, firma Big Four umumnya tidak menggunakan rumus penetapan harga standar untuk proyek mereka. Sebaliknya, mereka menyesuaikan biaya mereka berdasarkan detail spesifik proyek Anda—seperti ruang lingkup, ukuran perusahaan, lokasi, dan jenis hasil yang Anda inginkan.
Tergantung pada kebutuhan Anda, mereka mungkin mengenakan biaya per jam, menetapkan biaya proyek tetap, mengaitkan pembayaran dengan pencapaian milestone, atau bahkan menghubungkan biaya mereka dengan hasil yang mereka bantu Anda capai.
Biaya tersebut umumnya mencakup:
- Komposisi tim dan tingkat senioritas
- Durasi keterlibatan
- Ukuran klien dan industri
- Pengiriman global vs lokal
- Nilai yang diberikan versus upaya manajemen proyek yang dikeluarkan
Harapan margin internal (~30-40%) dan biaya untuk mengerahkan mitra/ahli juga menjadi faktor dalam penetapan harga.
Tentukan Harga Setiap Proyek dengan Percaya Diri Menggunakan ClickUp
Tidak ada rumus tunggal yang cocok untuk semua dalam menghitung biaya manajemen proyek, dan itulah yang membuatnya sulit. Anda harus mengelola jadwal yang berubah-ubah, lingkup yang berlapis, dan pekerjaan yang tidak terlihat yang jarang mendapatkan pengakuan (atau anggaran) yang pantas. Dan di antara panggilan awal dan pengiriman akhir, batas antara penetapan harga yang adil dan undercharging mulai kabur.
ClickUp membantu Anda mengatasi kekacauan tersebut.
Dengan pelacakan waktu, Bidang Kustom, dan Bidang Rumus, solusi tim, kecerdasan buatan (AI), dan pelaporan yang terintegrasi dalam ruang kerja Anda, Anda dapat menghubungkan setiap angka dengan upaya aktual. Perlu membenarkan biaya yang lebih tinggi untuk proyek yang kompleks? Tunjukkan buktinya. Ingin mencegah perluasan ruang lingkup yang menggerogoti margin Anda? Deteksi sejak dini. Lebih suka mengstandarkan cara Anda memberikan penawaran di seluruh proyek? Otomatiskan prosesnya.
Dan ketika klien bertanya apa yang mereka bayar, Anda akan memiliki jawabannya sebelum mereka selesai bertanya.
Jangan terlalu dipikirkan lagi. Coba ClickUp secara gratis hari ini dan rasakan perbedaannya sendiri!
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa itu biaya manajemen proyek standar?
Tidak ada tarif tetap universal untuk biaya manajemen proyek. Semuanya tergantung pada jenis proyek, cakupan, dan industri. Namun, sebagian besar biaya PM masuk ke salah satu struktur umum berikut:
- Persentase dari biaya proyek: Biasanya 5% hingga 15%, terutama dalam konstruksi, acara, dan implementasi berskala besar
- Tarif per jam atau per hari: Berkisar antara $50 hingga $200+ per jam, tergantung pada pengalaman PM dan kompleksitas proyek
- Biaya tetap atau retainer: Sering digunakan untuk proyek pemasaran, desain, atau konsultasi di mana lingkup pekerjaan dapat diprediksi
Jika proyek Anda kompleks, jangka panjang, atau melibatkan koordinasi antara tim dan vendor yang berbeda, biaya yang dikenakan cenderung lebih tinggi. Untuk proyek yang lebih singkat atau memiliki batasan yang jelas, biaya tetap atau persentase yang lebih rendah mungkin lebih sesuai.
2. Apakah Anda dapat membebankan biaya manajemen proyek secara terpisah dari layanan lain?
Ya, Anda bisa—dan dalam banyak kasus, Anda seharusnya melakukannya. Memungut biaya manajemen proyek (PM) secara terpisah membantu menjelaskan nilai pengawasan, koordinasi, dan pengiriman yang melampaui pekerjaan eksekusi.
Misalnya, sebuah perusahaan manajemen proyek mungkin membebankan biaya terpisah untuk pekerjaan desain dan waktu yang dihabiskan oleh manajer proyek untuk panggilan klien, jadwal, dan siklus umpan balik.
3. Haruskah Anda membebankan biaya manajemen proyek sebagai persentase dari anggaran atau berdasarkan jam kerja?
Jika proyek Anda memiliki ruang lingkup yang jelas dan anggaran yang besar, mengenakan biaya persentase lebih mudah dan skalabel. Namun, jika proyek lebih fleksibel atau upaya manajemen proyek bervariasi, pilih penagihan per jam. Pilih opsi yang memberikan Anda kejelasan dan kontrol terbaik.