Alat bantu SaaS adalah kekuatan pendorong di balik bisnis Anda. 73% organisasi menganggap SaaS penting untuk mencapai tujuan bisnis mereka, dengan 38% menganggapnya "sangat penting" dan 35% "cukup penting".
Namun, bagaimana Anda mengelola vendor SaaS? Alat bantu apa yang digunakan? Apa saja praktik terbaiknya?
Kami membahas semua ini dan lebih banyak lagi dalam posting blog ini. Mari kita mulai!
โฐ Ringkasan 60 Detik
- Manajemen vendor SaaS melibatkan pemilihan, orientasi, pemantauan, dan pengelolaan penyedia perangkat lunak sebagai layanan (SaaS)
- Ini membantu mengelola biaya, memastikan keamanan dan kepatuhan SaaS, dan meningkatkan efisiensi bisnis
- Langkah-langkah kunci untuk manajemen vendor SaaS termasuk mengidentifikasi dan memilih vendor SaaS, menegosiasikan kontrak, dan memantau kinerja alat SaaS
- Beberapa kiat terbaik untuk manajemen vendor SaaS yang sukses adalah memusatkan pengadaan SaaS, menyiapkan pengingat perpanjangan otomatis, dan mengidentifikasi alat SaaS yang duplikat
- ClickUp membuat proses manajemen vendor SaaS menjadi lebih efisien dengan mengatur pengingat otomatis untuk meninjau kontrak SaaS dan memvisualisasikan kinerja dan penggunaan alat
Apa Itu Manajemen Vendor SaaS?
Manajemen vendor SaaS adalah proses memilih, melakukan orientasi, memantau, dan mengelola penyedia perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) untuk memastikan bahwa mereka selaras dengan tujuan bisnis. Hal ini melibatkan:
- Melacak langganan SaaS di tempat yang terpusat
- Memeriksa vendor untuk sertifikasi keamanan (seperti SOC 2 atau ISO 27001) dan kepatuhan terhadap peraturan (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Memantau waktu aktif, waktu respons, dan kualitas layanan
- Mendapatkan penawaran terbaik, perjanjian tingkat layanan yang jelas (SLA)
- Memeriksa integrasi dengan sistem yang sudah ada untuk mencegah silo teknologi
Dengan semakin banyaknya aplikasi SaaS yang digunakan, manajemen vendor yang kuat membuat operasi SaaS tetap efisien, menghindari pemborosan, risiko keamanan, dan redundansi alat.
Mengapa Manajemen Vendor SaaS yang Efektif Itu Penting
Sebelum kita membahas lebih jauh tentang proses manajemen vendor SaaS, mari kita pahami mengapa manajemen vendor SaaS yang efektif itu penting:
Kontrol biaya dan optimalisasi anggaran
Manajemen vendor SaaS yang efektif mencapai penghematan 16,49% untuk transaksi yang diselesaikan melalui negosiasi, dengan total penghematan sebesar $349 juta. Dan ini tidaklah mengherankan. Area yang menurut Anda tidak memungkinkan untuk dilakukan pemotongan biaya sering kali merupakan tempat penghematan terbesar. Tumpukan SaaS Anda adalah contoh utama.
Dengan manajemen vendor perangkat lunak SaaS yang solid, Anda selalu dapat memantau ROI dan efisiensi alat Anda.
๐ Pemeriksaan rutin menggunakan solusi manajemen vendor SaaS membantu Anda memangkas perangkat lunak yang:
- Tidak lagi melakukan apa yang awalnya Anda dapatkan
- Ada biaya tersembunyi yang menggerogoti anggaran Anda
- Tidak digunakan karena tim Anda telah beralih ke hal yang lebih baik
Apa pun alasannya, manajer vendor SaaS akan meninjau langganan Anda dan mengidentifikasi langganan mana yang harus dibatalkan, sehingga membebaskan anggaran untuk pengadaan SaaS yang lebih berharga.
๐กTip Profesional: Siapkan tinjauan kinerja SaaS triwulanan dengan kepala departemen untuk mengidentifikasi hambatan, menghilangkan alat yang tidak terpakai, dan memastikan semua perangkat lunak selaras dengan tujuan bisnis.
Keamanan, kepatuhan, dan mitigasi risiko
Dengan aplikasi SaaS yang menangani data bisnis yang sensitif, keamanan dan kepatuhan bukanlah pilihan, melainkan sangat penting. Kurangnya pengawasan dapat menyebabkan risiko besar, mulai dari pelanggaran data hingga denda peraturan. Manajemen vendor SaaS memastikan setiap alat memenuhi standar keamanan yang diperlukan dan persyaratan kepatuhan.
๐ Dengan terus memantau tumpukan SaaS Anda, Anda dapat mengidentifikasi dan memitigasi risiko, seperti:
- Vendor yang tidak memiliki sertifikasi keamanan yang memadai (SOC 2, ISO 27001, kepatuhan terhadap GDPR)
- Alat yang tidak sah menyimpan data sensitif tanpa persetujuan TI
- Bayangan TI yang membuat organisasi Anda rentan terhadap serangan siber
Strategi manajemen vendor SaaS yang kuat memastikan bahwa setiap alat dalam ekosistem Anda memenuhi persyaratan keamanan, kepatuhan, dan risiko-sehingga bisnis Anda selalu terlindungi.
๐ง Tahukah Anda? Laporan terbaru menemukan bahwa 31% organisasi mengalami pelanggaran data SaaS pada tahun lalu, yang menyoroti kebutuhan kritis akan praktik keamanan yang cermat.
Peningkatan kinerja dan efisiensi operasional
Bisnis Anda pada dasarnya berjalan dengan SaaS. Layanan pelanggan membutuhkan SaaS; pembelian membutuhkan SaaS; pemasaran membutuhkan SaaS-hampir semua departemen bergantung padanya. Bagaimana Anda bisa berharap untuk mencapai efisiensi operasional jika Anda tidak mengelola alat ini dengan benar?
Dengan manajemen vendor SaaS, Anda memastikan bahwa setiap alat dalam tumpukan Anda meningkatkan alur kerja, bukan memperlambatnya.
๐ Dengan mengoptimalkan ekosistem SaaS Anda secara teratur, Anda dapat menghilangkan:
- Tumpang tindih alat yang melakukan pekerjaan yang sama namun menimbulkan kebingungan dan inefisiensi
- Perangkat lunak yang lambat atau tidak dapat diandalkan yang mengganggu operasi harian
- Alur kerja yang rumit yang disebabkan oleh alat yang tidak terintegrasi dengan baik
Contoh: Metropolitan Memorial Parks (MMP) di New South Wales menghadapi tantangan dengan sistem keuangan yang ketinggalan zaman dan terkotak-kotak setelah menggabungkan beberapa entitas. Dengan beralih ke platform manajemen SaaS terpadu, mereka merampingkan proses, meningkatkan efisiensi, dan mencapai penghematan biaya yang signifikan.
Penghapusan alat yang berlebihan
Sebagian besar perusahaan bahkan tidak menyadari berapa banyak alat SaaS duplikat yang mereka bayar. Laporan terbaru dari Zylo menemukan bahwa, rata-rata, 44% lisensi SaaS bisnis terbuang percuma atau kurang dimanfaatkan, sehingga menimbulkan pengeluaran yang tidak perlu.
Bagian pemasaran memiliki satu alat untuk otomatisasi, bagian penjualan memiliki alat lainnya, dan bagian dukungan pelanggan mungkin menggunakan alat yang sama sekali berbeda-tetapi semuanya melakukan hal yang sama.
๐ Dengan platform manajemen vendor SaaS, Anda dapat:
- Pangkas alat yang tumpang tindih yang melakukan pekerjaan yang sama
- Realokasi lisensi dari pengguna yang tidak aktif alih-alih membeli lebih banyak
- Memastikan tim benar-benar menggunakan alat yang Anda bayar
Periksa aktivitas login di aplikasi SaaS-jika orang tidak menggunakan alat secara teratur, inilah saatnya untuk memotong atau menetapkan ulang lisensi.
๐ Baca Lebih Lanjut: Contoh dan Aplikasi SaaS
Langkah-langkah Utama dalam Mengelola Vendor SaaS
Pendekatan terstruktur membantu Anda menghindari langkah dan hambatan yang tidak perlu dalam pemilihan dan manajemen vendor SaaS. Berikut ini panduan langkah demi langkah untuk manajemen vendor yang efektif.
Langkah 1: Identifikasi kebutuhan bisnis dan persyaratan vendor
Semuanya dimulai dengan mengetahui alat bantu apa yang Anda butuhkan dan rencana mana yang paling masuk akal. Tanpa gambaran yang jelas, Anda akan berakhir dengan terlalu banyak alat, fitur yang tumpang tindih, atau membayar paket yang mahal dengan add-on yang tidak perlu.
Pikirkan tentang:
- Alat bantu mana yang penting? Apakah Anda memerlukan CRM, platform manajemen proyek, atau alat bantu otomatisasi?
- Berapa banyak lisensi atau kursi yang Anda butuhkan? Apakah Anda membayar untuk 100 pengguna padahal hanya 50 yang benar-benar menggunakan alat tersebut?
- Paket harga mana yang masuk akal? Apakah Anda terkunci pada paket enterprise ketika paket tingkat yang lebih rendah bisa digunakan dengan baik?
- Integrasi apa yang harus dilakukan? Dapatkah alat ini terhubung dengan perangkat lunak Anda yang sudah ada untuk menghindari gangguan alur kerja?
Masing-masing faktor ini membantu Anda mengetahui vendor mana yang benar-benar cocok. Bagian pemasaran mungkin membutuhkan otomatisasi, sementara bagian TI lebih peduli dengan keamanan dan kepatuhan. Tantangannya? Menemukan solusi yang memenuhi semua kebutuhan tanpa menghabiskan anggaran.
ClickUp, aplikasi segalanya untuk pekerjaan, membantu Anda menyederhanakan proses ini. Aplikasi ini merevolusi cara Anda mengelola proyek, dokumen, dan komunikasi-semuanya dalam satu sistem manajemen vendor terpadu.
Anda bisa menggunakan ClickUp Tasks untuk memetakan kebutuhan. Buat daftar fitur SaaS yang harus dimiliki, tetapkan tugas penelitian kepada anggota tim yang relevan, dan tetapkan tenggat waktu agar semuanya berjalan lancar. Jika kepatuhan membutuhkan tinjauan dari IT atau persetujuan anggaran dari keuangan, tetapkan secara langsung agar semuanya tetap terorganisir di satu tempat.
Langkah 2: Meneliti dan membuat daftar pendek vendor
Setelah Anda mengetahui apa yang Anda butuhkan, langkah selanjutnya adalah menemukan vendor yang tepat. Namun dengan opsi SaaS yang tak terbatas, mempersempitnya bisa jadi sangat membingungkan. Daripada terjun secara membabi buta, fokuslah pada yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan Anda.
๐ Berikut ini cara menyaring opsi vendor SaaS menggunakan perangkat lunak manajemen vendor:
- Bandingkan paket harga: Apakah vendor menawarkan harga yang fleksibel, atau apakah Anda terikat kontrak jangka panjang?
- Periksa keamanan dan kepatuhan: Apakah alat tersebut memenuhi standar seperti SOC 2, ISO 27001, atau GDPR?
- Lihatlah integrasi: Apakah ini akan bekerja dengan lancar dengan alat bantu Anda yang sudah ada?
- Baca ulasan dan rekomendasi: Apa yang dikatakan bisnis lain tentang keandalan dan dukungannya?
Dan apa yang lebih baik daripada mendapatkan masukan dari tim Anda tentang sebuah alat sebelum mengambil keputusan? Untuk mendiskusikan vendor yang berbeda, gunakan ClickUp Chat untuk berkolaborasi secara real time, menyelesaikan kriteria pemilihan vendor, dan mendapatkan rekomendasi-tanpa utas email yang tak ada habisnya.
๐ฎKlik Wawasan: 42% anggota tim masih sangat bergantung pada email untuk komunikasi meskipun sifatnya terkotak-kotak.
Menurut penelitian ClickUp, komunikasi sering kali terkotak-kotak dan terpisah dari alur kerja yang sebenarnya. Untuk mencegah terputusnya komunikasi, integrasikan pesan ke dalam alur kerja Anda dengan platform terpusat yang menyatukan manajemen proyek, kolaborasi, dan komunikasi. Cobalah ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja.
Langkah 3: Negosiasikan persyaratan kontrak dan SLA
Mendapatkan alat SaaS yang hebat adalah satu hal-mendapatkan penawaran yang bagus adalah hal lain. Vendor menetapkan harga mereka, tetapi bukan berarti sudah final. Negosiasi adalah kunci untuk mendapatkan persyaratan yang lebih baik, kontrak vendor yang fleksibel, dan jaminan layanan yang benar-benar menguntungkan Anda.
๐ Berikut ini adalah hal-hal yang perlu difokuskan selama negosiasi vendor SaaS:
- Fleksibilitas harga: Bisakah Anda mendapatkan diskon untuk penagihan tahunan atau kontrak beberapa tahun?
- Skalabilitas pengguna: Dapatkah Anda meningkatkan atau menurunkan jumlah kursi tanpa penalti?
- Perjanjian Tingkat Layanan (SLA): Apa jaminan waktu aktifnya? Apa yang terjadi jika mereka tidak memenuhinya?
- Ketentuan dukungan: Apakah dukungan prioritas sudah termasuk, atau ada biaya tambahan?
Bernegosiasi tentang hal-hal seperti ini mungkin tampak sepele, tetapi dalam jangka panjang, hal ini memiliki tujuan yang besar.
Anda bisa menggunakan ClickUp Automations untuk tetap berada di puncak negosiasi kontrak. Atur pengingat untuk tanggal perpanjangan, otomatiskan tindak lanjut dengan vendor, dan lacak SLA dan indikator kinerja utama dari waktu ke waktu. Dengan cara ini, Anda tidak akan pernah melewatkan kesempatan untuk menegosiasikan ulang dan mengoptimalkan pelacakan KPI SaaS Anda.
Langkah 4: Menerima vendor dan mengintegrasikan alat SaaS
Setelah kontrak ditandatangani, pekerjaan yang sebenarnya dimulai-menyiapkan dan menjalankan alat dengan lancar. Proses orientasi vendor yang tidak dijalankan dengan baik akan menyebabkan adopsi yang rendah, pemborosan lisensi, dan tim yang frustrasi. Jika pengguna tidak tahu cara menggunakan alat tersebut atau tidak dapat mengintegrasikannya ke dalam alur kerja harian mereka, alat tersebut dengan cepat hanya menjadi biaya tambahan dan bukan nilai tambah.
๐Untuk memastikan peluncuran alat SaaS yang mulus:
- Tentukan peran dan izin pengguna: Tetapkan tingkat akses yang sesuai untuk mencegah risiko keamanan dan menjaga data tetap teratur
- Berikan pelatihan dan dokumentasi: Pastikan tim mengetahui cara menggunakan alat ini secara efisien melalui sesi orientasi terstruktur
- Memantau adopsi dan penggunaan: Lacak keterlibatan dan kumpulkan umpan balik untuk mengatasi hambatan lebih awal
Proses orientasi yang terencana dengan baik memastikan alat ini menjadi bagian integral dari alur kerja tim Anda-bukan langganan yang terlupakan.
๐ Baca Lebih Lanjut: IaaS vs PaaS vs SaaS: Model Mana yang Harus Dipilih?
Langkah 5: Pantau kinerja dan hubungan dengan vendor
Melacak kinerja vendor secara teratur memastikan Anda mendapatkan nilai yang sesuai dengan yang Anda bayarkan dan membantu Anda mengidentifikasi masalah apa pun sebelum berdampak pada operasi.
Untuk perangkat lunak perusahaan SaaS B2B, membuat vendor bertanggung jawab sangatlah penting. Dengan Dasbor ClickUp*, Anda bisa melacak kepatuhan SLA, memantau waktu kerja, dan mengawasi tren adopsi pengguna - semuanya di satu tempat. Jika vendor sering melewatkan jaminan kinerja atau gagal memberikan dukungan tepat waktu, mungkin ini saatnya untuk menegosiasikan ulang atau mencari alternatif.
Dengan Dasbor Khusus, Anda bisa memantau laporan penggunaan untuk melihat apakah tim secara aktif menggunakan alat ini atau apakah lisensi akan sia-sia. Pembaruan keamanan dan perubahan kepatuhan juga harus ditinjau untuk memastikan vendor tetap mengikuti standar industri.
Bonus: Gunakan Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp
Jika Anda ingin segera memulai, ClickUp memiliki template yang tepat untuk Anda. Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp memungkinkan Anda membuat daftar vendor, melacak detail kontrak, mengatur pengingat pembaruan, dan memantau kepatuhan-semuanya di satu tempat.
Alih-alih menyulap spreadsheet atau catatan yang tersebar, Anda mendapatkan cara yang jelas dan terstruktur untuk mengelola setiap aspek hubungan vendor Anda. Dengan penugasan tugas bawaan, Anda bisa memastikan bahwa persetujuan, negosiasi, dan tinjauan kinerja tidak terlewatkan.
๐ Baca Lebih Lanjut: Bagaimana Tim Keunggulan Kualitas Kami Menggunakan ClickUp
Praktik Terbaik untuk Manajemen Vendor SaaS
Berikut ini praktik terbaik yang bisa Anda ikuti untuk manajemen vendor SaaS yang efektif:
Memusatkan pengadaan SaaS
Pembelian SaaS yang tersebar menyebabkan pemborosan anggaran, risiko keamanan, dan duplikasi alat. Proses pengadaan yang terpusat akan memberikan ketertiban dan kontrol.
โ Anda akan menghilangkan:
- Perangkat lunak yang tumpang tindih melakukan pekerjaan yang sama
- Pengeluaran yang tidak terlacak di berbagai tim
- Risiko keamanan dari alat yang tidak diperiksa
anda akan mendapatkan: * Manfaat
- Harga yang lebih baik melalui negosiasi vendor
- Pengawasan yang jelas atas pembaruan dan pembatalan
- Ekosistem SaaS yang efisien dan aman
Alih-alih setiap tim membeli apa yang mereka inginkan, proses yang terstruktur memastikan setiap alat diperiksa, hemat biaya, dan diperlukan.
Mengatur peringatan perpanjangan otomatis
Kontrak SaaS memiliki cara licik untuk memperbarui secara otomatis, mengunci Anda ke dalam siklus pembayaran lain-bahkan untuk alat yang tidak Anda gunakan lagi.
Jika Anda tidak melacaknya, Anda mungkin membuang-buang uang untuk perangkat lunak yang telah digunakan oleh tim Anda.
๐ Tetap terdepan dengan menyiapkan peringatan pembaruan. Ini memberi Anda waktu untuk: *
- Tinjau apakah alat ini masih diperlukan
- Negosiasikan persyaratan yang lebih baik sebelum kontrak diperpanjang
- Membatalkan langganan yang tidak lagi memberikan nilai
Manajemen vendor TI memastikan Anda tetap memegang kendali atas pengeluaran SaaS Anda.
๐ง Tahukah Anda? Penelitian menunjukkan bahwa hingga 30% pengeluaran SaaS terbuang sia-sia karena pembaruan yang terlewat dan otomatis.
Konsolidasi vendor jika memungkinkan
Lakukan pengecekan sederhana: apakah tim pemasaran Anda menggunakan alat yang sama dengan alat otomatisasi yang digunakan oleh otomatisasi. Jika kasus penggunaannya sama, alat SaaS yang digunakan harus berbeda.
Alat bantu SaaS yang duplikat merayap masuk ketika tim yang berbeda melakukan pembelian secara independen. Mengkonsolidasikan vendor akan memangkas biaya, menyederhanakan alur kerja, dan memperkuat kekuatan negosiasi.
๐ Pemeriksaan sederhana dapat membantu Anda:
- Mengidentifikasi alat yang tumpang tindih di seluruh departemen
- Menstandarkan perangkat lunak untuk meningkatkan kolaborasi
- Kurangi biaya overhead manajemen vendor
Lebih sedikit duplikasi berarti lebih sedikit kerumitan-dan lebih banyak nilai dari alat yang Anda simpan.
Untuk ini, Anda bisa menggunakan ClickUp Brain, asisten AI ClickUp yang canggih. Ini dapat membantu Anda membuat daftar semua alat SaaS yang digunakan di berbagai departemen di organisasi Anda sehingga Anda dapat mengidentifikasi alat yang tumpang tindih.
Menerapkan alur kerja persetujuan SaaS
Tim sering kali membeli alat SaaS tanpa persetujuan TI atau pengadaan, sehingga menimbulkan risiko keamanan, masalah kepatuhan, dan pengeluaran yang tidak perlu. Tanpa adanya proses, TI bayangan akan mengambil alih.
๐ Alur kerja persetujuan memastikan:
- Setiap alat diperiksa keamanan dan kepatuhannya
- Alat yang berlebihan atau tumpang tindih tidak ditambahkan ke dalam stack
- Bagian pengadaan dapat menegosiasikan harga dan ketentuan kontrak yang lebih baik
Dengan 65% perusahaan mengalami kehilangan data akibat IT bayangan, mengendalikan pembelian SaaS bukanlah pilihan, melainkan keharusan. Proses persetujuan yang terstruktur menjaga agar pembelian Anda tetap aman, hemat biaya, dan efisien.
๐ Baca Lebih Lanjut: Cara Mengoptimalkan Kesuksesan Pelanggan untuk SaaS
Sederhanakan Manajemen Vendor SaaS dengan ClickUp
Mengelola vendor SaaS tidak harus kacau. ClickUp memberi Anda ruang terpusat untuk melacak kontrak, memantau kinerja vendor, mengotomatiskan pemberitahuan pembaruan, dan berkolaborasi dengan tim Anda-semuanya dalam waktu nyata.
Dengan fitur-fitur seperti Dasbor, Manajemen Tugas, Otomatisasi, dan Integrasi, Anda bisa menyederhanakan setiap tahap siklus hidup vendor, mulai dari pengadaan hingga pembaruan. Siap mengendalikan vendor SaaS Anda? Daftar ClickUp dan mulai kelola dengan lebih cerdas hari ini.