Anda mempersiapkan audit hanya untuk menemukan bahwa setengah dari catatan aset sudah usang atau hilang.
Sementara itu, garansi server yang penting telah habis masa berlakunya beberapa bulan yang lalu, lisensi perangkat lunak yang tidak terlacak menyebabkan ribuan langganan tidak terpakai, dan laporan kepatuhan memerlukan waktu berjam-jam untuk disusun.
Tanpa perangkat lunak manajemen aset TI (ITAM), tantangan-tantangan ini akan terus menumpuk, sehingga menyebabkan kerugian finansial dan risiko keamanan.
Perangkat lunak ITAM yang tepat menjaga semuanya tetap terkendali dengan menyediakan visibilitas waktu nyata, mengotomatiskan siklus hidup aset, dan memastikan integrasi yang mulus. Berikut adalah 10 fitur penting perangkat lunak manajemen aset TI yang harus diperhatikan.
⏰ Ringkasan 60 Detik
Perangkat lunak ITAM melacak dan mengelola aset TI (perangkat keras dan perangkat lunak) di seluruh siklus hidupnya. Manfaatnya meliputi data aset terpusat, alur kerja otomatis, pengendalian biaya, dan kepatuhan.
- Inilah fitur-fitur utama yang harus dicari: Penyimpanan aset terpusat Penemuan aset Pelacakan waktu nyata Manajemen siklus hidup Manajemen lisensi
- Penyimpanan aset terpusat
- Penemuan aset
- Pelacakan waktu nyata
- Manajemen siklus hidup
- Manajemen lisensi
- Penyimpanan aset terpusat
- Penemuan aset
- Pelacakan waktu nyata
- Manajemen siklus hidup
- Manajemen lisensi
- Memilih perangkat lunak ITAM yang tepat melibatkan penilaian pelacakan siklus hidup, integrasi, skalabilitas, keamanan, dan ROI
- ClickUp untuk ITAM memungkinkan Anda menggunakan Dasbor untuk pelacakan aset, Tugas dan Bidang Khusus untuk pengaturan data, Tampilan Tabel untuk tampilan sekilas yang lebih baik, Otomatisasi untuk merampingkan alur kerja, integrasi untuk memusatkan aset data, dan templat untuk memulai proses
Apa itu Software Manajemen Aset TI?
Perangkat lunak manajemen aset TI (ITAM) dirancang untuk melacak dan mengelola seluruh siklus hidup aset TI organisasi-baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Sistem ini memusatkan data untuk mengoptimalkan pemanfaatan aset, mengontrol biaya, dan memastikan kepatuhan.
ITAM mencakup perangkat manajemen aset perangkat lunak (SAM) dan perangkat manajemen aset perangkat keras (HAM) - dua komponen utama yang menjaga sumber daya TI tetap terkendali.
SAM berfokus pada pelacakan lisensi perangkat lunak, memastikan kepatuhan, dan mencegah penggunaan yang berlebihan atau kurang dimanfaatkan. HAM, di sisi lain, memantau aset fisik seperti komputer, server, dan periferal menggunakan pemindaian barcode atau RFID (identifikasi frekuensi radio).
🧠 Fakta Menarik: Komputer pertama di dunia, ENIAC, memiliki berat lebih dari 27 ton dan luasnya 1.800 kaki persegi. Saat ini, smartphone memiliki daya komputasi yang lebih besar daripada aset TI yang sangat besar ini.
Manfaat Utama Perangkat Lunak Manajemen Aset TI
Perangkat lunak manajemen aset TI lebih dari sekadar pelacakan - perangkat lunak ini mengoptimalkan alur kerja, mengurangi upaya manual, dan meningkatkan pengambilan keputusan.
Jadi, bagaimana manajemen aset TI yang efektif dapat membantu bisnis Anda*? Mari kita lihat manfaat utamanya. 👇🏼
- Repositori yang terkonsolidasi: Membawa semua catatan perangkat keras dan perangkat lunak ke dalam satu platform terpadu, memungkinkan pelacakan waktu nyata dan mengurangi redundansi data di seluruh organisasi
- Manajemen siklus hidup otomatis: Melacak aset mulai dari akuisisi hingga pensiun, memastikan aset digunakan dan dikelola secara efisien di sepanjang siklus hidupnya
- Kontrol biaya dan pengoptimalan anggaran: Memberikan wawasan terperinci tentang pola penggunaan dan biaya pemeliharaan, memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan biaya, menegosiasikan kontrak vendor yang lebih baik, dan memperkirakan anggaran secara akurat
- Meningkatkan kepatuhan dan mitigasi risiko: Secara otomatis memonitor lisensi perangkat lunak dan persyaratan peraturan, memastikan kepatuhan yang berkelanjutan, mengurangi risiko hukum, dan menghindari penalti yang mahal
- Langkah-langkah keamanan yang diperkuat: Memantau konfigurasi aset dan menandai kerentanan, menerapkan kebijakan keamanan yang konsisten yang melindungi sumber daya TI yang penting dan mengurangi paparan terhadap ancaman dunia maya
- Integrasi dan kolaborasi yang mulus: Terhubung dengan mudah dengan sistem bisnis lain, memfasilitasi kolaborasi lintas departemen dan menawarkan pandangan menyeluruh tentang kinerja organisasi
- Transparansi dan akuntabilitas yang lebih baik: Menawarkan visibilitas yang jelas dan terkini terhadap status dan kinerja aset, mendorong komunikasi yang terbuka, akuntabilitas, dan keputusan manajemen yang didukung data
- Dukungan untuk proses ITSM: Terintegrasi secara mulus dengan praktik manajemen layanan TI (ITSM), merampingkan manajemen perubahan, insiden, dan masalah untuk mendorong kelincahan organisasi
- Mendukung pertumbuhan strategis: Mengubah manajemen aset menjadi fungsi proaktif yang mendorong inovasi berkelanjutan, mengoptimalkan manajemen sumber daya, dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang sekaligus memitigasi risiko operasional
Fitur Penting dari Perangkat Lunak Manajemen Aset TI
Saat mengelola aset teknologi, memiliki perangkat lunak manajemen TI yang tepat dapat membuat perbedaan besar. Perangkat ITAM terbaik menawarkan serangkaian fitur komprehensif yang membantu menyederhanakan pelacakan aset, manajemen siklus hidup, dan pelaporan.
Berikut adalah 10 fitur yang wajib dimiliki. 👀
1. Tempat penyimpanan aset terpusat
Sistem manajemen aset terpusat menjadi dasar dari perangkat lunak manajemen aset TI. Mirip dengan perangkat lunak perintah kerja, ITAM mengkonsolidasikan semua informasi perangkat keras dan perangkat lunak ke dalam satu basis data yang dapat diakses, menghilangkan silo data dan mempromosikan konsistensi di seluruh organisasi.
Sistem terpadu ini memungkinkan tim TI untuk menemukan aset dengan cepat, melacak riwayatnya, dan mengelola konfigurasi secara efisien. ITAM menyimpan detail seperti nomor seri, tanggal pembelian, lokasi, dan kepemilikan, sehingga menjamin keakuratan dan keandalan data.
Pada akhirnya, sentralisasi ini menyederhanakan pelacakan aset, mengurangi biaya administrasi, dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat di seluruh departemen.
💡Kiat Profesional: Satu hal yang dapat meningkatkan manajemen aset Anda? KECERDASAN BUATAN (AI)! Dengan AI yang terintegrasi, Anda dapat membangun mesin ITAM yang dapat langsung memberikan jawaban tentang aset apa pun. Lihat bagaimana ClickUp Brain melakukan ini. 👇🏼
2. Penemuan aset dan manajemen inventaris
Perangkat lunak manajemen inventaris TI harus secara otomatis mendeteksi dan membuat katalog semua perangkat keras, perangkat lunak, dan aset jaringan. Fitur ini menggunakan pemindaian jaringan, pembacaan barcode, atau teknologi RFID untuk mendeteksi perangkat dan instalasi perangkat lunak tanpa input manual. Harus:
- Mengidentifikasi perangkat di seluruh lingkungan lokal dan cloud
- Menjaga inventaris aset terkini dengan pembaruan waktu nyata
- Mendukung berbagai metode penemuan, seperti pemindaian jaringan, pengunggahan file, atau integrasi langsung
Selain itu, penemuan otomatis memberikan visibilitas lengkap dan membantu menghilangkan aset hantu (perangkat yang tidak terlacak atau tidak terpakai yang menghabiskan sumber daya).
🧠 Fakta Menarik: Hard drive komersial pertama, IBM 305 RAMAC pada tahun 1956, memiliki kapasitas penyimpanan hanya sebesar 5MB dan seukuran dua lemari es. Saat ini, aset TI seperti SSD menawarkan penyimpanan terabyte dalam perangkat yang lebih kecil dari ponsel.
3. Pelacakan aset secara real-time
Aset TI sering berpindah-pindah, baik di antara karyawan, departemen, atau lokasi. Maka dari itu, pemantauan aset menjadi sangat penting.
Sistem pelacakan waktu nyata:
- Mencatat lokasi aset, metrik kinerja, dan riwayat penggunaan
- Menyediakan dasbor terpusat untuk pencarian aset secara cepat
- Membantu mencegah kehilangan aset, pencurian, atau akses tidak sah
Fitur ini memanfaatkan peringatan dan dasbor otomatis untuk menandai anomali, memastikan aset beroperasi dalam parameter yang optimal.
Dengan pelacakan waktu nyata, tim TI dapat mengelola alokasi aset secara lebih efektif, mengurangi waktu henti dan pembelian yang tidak perlu. Perangkat lunak ini juga mendukung realokasi sumber daya yang dinamis berdasarkan permintaan saat ini, yang pada akhirnya mendorong efisiensi.
💡 Tip Pro: Gunakan Tampilan Peta di ClickUp untuk mendapatkan detail spesifik lokasi aset Anda dengan mudah.
4. Manajemen siklus hidup
Manajemen siklus hidup TI yang komprehensif sangat penting dalam solusi manajemen aset untuk mengawasi setiap tahap keberadaan aset. Fitur ini melacak aset mulai dari pengadaan dan penerapan hingga pemeliharaan dan akhirnya pensiun, sehingga setiap fase didokumentasikan secara akurat.
Biasanya sistem manajemen siklus hidup:
- Melacak garansi, depresiasi, dan jadwal akhir masa pakai
- Menjadwalkan pemeliharaan rutin untuk memperpanjang umur aset
- Mengotomatiskan proses pembuangan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan keamanan dan lingkungan
Wawasan siklus hidup membantu mengidentifikasi sumber daya yang kurang digunakan atau usang, mengurangi pemborosan dan menurunkan biaya. Selain itu, visibilitas yang jelas terhadap riwayat aset membantu tim TI merencanakan anggaran dengan lebih efektif dan mendukung pengambilan keputusan strategis. Hal ini memperpanjang masa pakai aset dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
📮 ClickUp Insight: Seorang pekerja yang memiliki pengetahuan yang baik mengirimkan 25 pesan setiap hari hanya untuk mencari informasi. Itu adalah jumlah yang sangat banyak, yang menyebabkan penundaan, miskomunikasi, dan waktu yang terbuang.
Alat bantu manajemen aset TI terpusat seperti ClickUp memastikan semua detail penting-seperti nomor seri, kunci lisensi, dan jadwal pemeliharaan-disimpan di satu tempat sehingga tim bisa mengakses apa yang mereka butuhkan secara instan tanpa perlu mengirim pesan secara berlebihan.
5. Manajemen lisensi perangkat lunak
Manajemen lisensi perangkat lunak secara sistematis melacak lisensi perangkat lunak, hak penggunaan, dan tanggal perpanjangan sehingga Anda tetap mematuhi perjanjian lisensi. Lisensi perangkat lunak yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan pelanggaran kepatuhan dan pengeluaran yang tidak perlu. Perangkat lunak ITAM seharusnya demikian:
- Memantau instalasi perangkat lunak, penggunaan, dan status kepatuhan
- Memberi tahu tim TI tentang lisensi yang kedaluwarsa atau tidak digunakan
- Mencegah pembelian berlebihan atau pemanfaatan lisensi yang kurang
Gambaran umum yang jelas tentang aset perangkat lunak memastikan tim dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan vendor dan membuat pilihan yang tepat terkait investasi perangkat lunak.
6. Integrasi dengan sistem TI dan bisnis
Integrasi dengan ITSM dan manajemen infrastruktur TI merupakan aspek penting dari perangkat lunak manajemen aset TI modern. Fitur ini menghubungkan data aset dengan proses ITSM seperti insiden, perubahan, dan manajemen masalah.
Memungkinkan integrasi yang mulus:
- Konektivitas meja bantuan untuk permintaan dukungan terkait aset yang efisien
- Sinkronisasi alat pengadaan untuk mengotomatiskan pemesanan aset
- Akses lintas departemen ke data aset untuk pengambilan keputusan yang tepat
Fitur ini menghubungkan aset dengan tiket layanan dan jadwal pemeliharaan sehingga tim TI dapat melihat status operasional secara komprehensif. Konektivitas ini meningkatkan koordinasi, mempercepat penyelesaian masalah, dan meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan. Fitur ini juga memungkinkan pemeliharaan prediktif dan perencanaan strategis dengan menghubungkan kinerja aset secara efektif dengan metrik pemberian layanan.
7. Peringatan dan pemberitahuan
Peringatan dan pemberitahuan proaktif sangat penting untuk mencegah gangguan dan memastikan aset TI tetap dalam kondisi optimal. Peringatan otomatis ini membantu tim mengatasi masalah kritis sebelum berdampak pada operasi.
Pemberitahuan dan peringatan dapat dikirim:
- Masa berlaku dan pembaruan lisensi: Hindari risiko kepatuhan dan waktu henti yang tak terduga dengan menerima pemberitahuan tepat waktu tentang masa berlaku lisensi perangkat lunak yang akan datang
- Jadwal pemeliharaan dan layanan yang sudah lewat waktu: Kurangi kegagalan perangkat keras dan waktu henti dengan peringatan pemeliharaan terjadwal. Dengan cara ini, tim TI dapat melakukan servis preventif untuk memperpanjang masa pakai aset dan mengoptimalkan kinerja
- Pemindahan aset yang tidak sah atau pelanggaran keamanan: Mendeteksi dan memitigasi ancaman keamanan dengan peringatan untuk pemindahan aset yang tidak disetujui atau aktivitas yang mencurigakan
💡 Tip Pro: Manfaatkan fitur otomatisasi dalam perangkat lunak pengoptimalan inventaris untuk meminimalkan kehabisan dan kelebihan stok. Hal ini membantu Anda menjaga keseimbangan yang ideal, memastikan Anda selalu memiliki jumlah stok yang tepat pada waktu yang tepat tanpa menghabiskan sumber daya yang tidak perlu.
8. Keamanan dan kontrol akses
Fitur keamanan dan manajemen risiko yang ditingkatkan melindungi informasi aset yang sensitif melalui kontrol akses yang kuat, enkripsi, dan audit keamanan rutin. Sistem ini secara terus menerus memeriksa kerentanan dan potensi ancaman, menjamin kepatuhan terhadap standar industri dan peraturan.
Sistem manajemen aset TI yang Anda pilih harus menawarkannya:
- Kontrol akses berbasis peran (RBAC) untuk melindungi data sensitif
- Jejak audit untuk memantau siapa yang mengakses atau mengubah catatan aset
- Fitur enkripsi dan kepatuhan keamanan
Alat manajemen risiko yang canggih menganalisis tren data untuk memprediksi dan mencegah kegagalan atau pelanggaran, melindungi aset fisik dan digital. Pada akhirnya, keamanan dan manajemen risiko yang ditingkatkan akan membentengi infrastruktur TI, mempertahankan kelangsungan operasional sekaligus meminimalkan potensi kerusakan finansial dan reputasi.
Tahukah Anda? Komputasi awan telah mengubah proses manajemen aset TI dengan mengurangi kebutuhan akan perangkat keras fisik. Perusahaan sekarang 'menyewa' daya komputasi alih-alih memiliki server lokal yang mahal.
9. Skalabilitas dan kustomisasi
Perangkat lunak manajemen aset TI harus dapat tumbuh bersama organisasi, beradaptasi dengan permintaan yang meningkat tanpa perlu sering melakukan perombakan sistem.
Seiring berkembangnya bisnis, mereka sering kali mengelola aset di berbagai lokasi, sehingga membutuhkan kemampuan untuk melacak sumber daya TI dengan lancar di seluruh kantor, pusat data, atau tim jarak jauh. Solusi ITAM yang dapat diskalakan memberikan visibilitas terpusat sekaligus mengakomodasi tenaga kerja yang tersebar.
Kustomisasi juga sama pentingnya, karena setiap bisnis memiliki kebutuhan operasional yang unik. Organisasi harus dapat memodifikasi bidang aset, struktur pelaporan, dan alur kerja agar sesuai dengan proses internal mereka. Fleksibilitas ini memastikan bahwa perangkat lunak tetap relevan seiring dengan perkembangan lingkungan TI. Pertimbangkan:
- Pelacakan aset multi-lokasi untuk tim yang tersebar
- Bidang dan alur kerja yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis
- Opsi berbasis awan untuk manajemen jarak jauh
10. Antarmuka yang ramah pengguna
Perangkat lunak ITAM harus intuitif bagi tim TI dan pengguna non-teknis. Antarmuka yang dirancang dengan baik haruslah demikian:
- Menawarkan dasbor sederhana untuk akses cepat ke data aset
- Menyertakan fitur yang ramah seluler untuk manajemen aset di mana saja
- Mendukung konfigurasi yang mudah tanpa pelatihan ekstensif
Sistem yang mudah digunakan mengurangi kurva pembelajaran dan meningkatkan adopsi di seluruh tim.
Tahukah Anda? Beberapa perusahaan menggunakan layanan penghapusan aset TI (ITAD) untuk menghapus dan mendaur ulang perangkat lama dengan aman, sehingga data sensitif tidak dapat dipulihkan setelah dibuang.
Bagaimana Memilih Perangkat Lunak Manajemen Aset TI yang Tepat
Memilih perangkat lunak ITAM yang tepat membutuhkan pertimbangan yang cermat atas kebutuhan spesifik organisasi Anda. Gunakan kriteria berikut untuk memandu keputusan Anda.
Tentukan kebutuhan manajemen aset TI Anda
Identifikasi tujuan ITAM spesifik organisasi Anda dan jenis dan volume aset yang Anda kelola. Perangkat lunak harus mendukung pelacakan perangkat keras, perangkat lunak, lisensi, dan periferal. Buat sistem inventaris yang meminimalkan entri manual dan mencegah redundansi data.
Menilai kemampuan manajemen siklus hidup
Lihat kemampuan solusi untuk memantau siklus hidup aset secara menyeluruh-mulai dari pengadaan dan penerapan hingga pemeliharaan dan pembuangan. Peringatan otomatis, pemeliharaan terjadwal, dan pelacakan akhir masa pakai membantu mengoptimalkan pemanfaatan aset dan mengurangi biaya operasional.
Tahukah Anda? Sebuah pusat data tunggal bisa menghabiskan listrik sebanyak satu kota kecil. Mengelola aset TI secara efisien sangat penting untuk mengurangi biaya energi dan dampak lingkungan.
Pertimbangkan integrasi dan skalabilitas
Pastikan solusi ITAM terintegrasi dengan sistem yang sudah ada, seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan aplikasi keuangan.
Cari dukungan API dan opsi impor/ekspor data tanpa hambatan. Seiring pertumbuhan organisasi Anda, perangkat lunak harus dapat diskalakan untuk mengakomodasi basis data dan strategi manajemen aset TI yang berkembang.
Tinjau faktor biaya dan ROI
Menganalisis model penetapan harga, termasuk biaya lisensi, biaya langganan, dan biaya implementasi. Mengevaluasi potensi penghematan biaya dari peningkatan pemanfaatan aset, mengurangi waktu henti, dan meningkatkan negosiasi dengan vendor untuk menentukan laba atas investasi (ROI).
🧠 Fakta Menarik: Umur rata-rata laptop dalam lingkungan bisnis adalah sekitar tiga hingga lima tahun. Setelah itu, kinerja menurun, sehingga perusahaan harus mengganti atau menggunakan kembali aset TI ini.
Uji kegunaan dan dukungan vendor
Minta demo atau versi uji coba untuk mengevaluasi pengalaman pengguna. Antarmuka yang rumit dapat memperlambat adopsi. Selain itu, nilai dukungan pelanggan, opsi pelatihan, dan waktu respons vendor untuk memastikan bantuan yang dapat diandalkan.
Tahukah Anda, lebih dari 50 juta ton limbah elektronik, termasuk aset TI yang sudah usang seperti komputer, server, dan periferal, dibuang setiap tahunnya. Manajemen dan daur ulang aset yang tepat dapat membantu mengurangi masalah yang terus meningkat ini.
Cara Menggunakan ClickUp untuk Manajemen Aset TI
ClickUp adalah aplikasi segala hal untuk bekerja yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan obrolan-semuanya didukung oleh AI yang membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Fleksibilitasnya menjadikan Software Manajemen Proyek Tim ClickUp Software pilihan yang tepat untuk mengelola aset TI.
Mari kita lihat bagaimana fitur-fitur ClickUp dapat mendukung manajemen aset perangkat lunak yang efektif.
📊 Memusatkan pelacakan aset dengan Tampilan ClickUp dan Dasbor ClickUp
Inti dari kegunaan ClickUp sebagai alat manajemen aset TI adalah Tampilan Tabel ClickUp, yang memberikan gambaran umum sekilas tentang aset TI. Hal ini memungkinkan tim untuk dengan mudah melacak detail aset, status, dan penugasan di satu tempat. Selanjutnya adalah Dasbor ClickUp. Dasbor tanpa kode ini mudah dibuat dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam pemanfaatan aset, kepatuhan lisensi, dan jadwal pemeliharaan. Manajer aset TI dapat menyesuaikan kartu dengan dasbor untuk memantau metrik utama seperti siklus hidup aset, kadaluarsa garansi, dan kepatuhan perangkat lunak.
Misalnya, Dasbor dapat menampilkan tenggat waktu perpanjangan yang akan datang dan memperingatkan tim untuk mengambil tindakan sebelum lisensi berakhir. Pelacakan terpusat ini mengurangi pengawasan manual dan memastikan tim selalu memiliki pandangan terkini tentang infrastruktur mereka.
Mengelola aset TI dengan ClickUp Tasks
Setiap aset atau insiden-seperti pemadaman server, peningkatan perangkat keras, atau pembaruan perangkat lunak-dapat direpresentasikan sebagai Tugas, ditugaskan ke anggota tim tertentu, dan dilacak dari awal hingga akhir dengan Tugas ClickUp. Hal ini menjadikannya sempurna untuk mengelola aset TI.
Anda dapat menyertakan deskripsi, daftar periksa, dan lampiran yang terperinci untuk menyimpan informasi penting, seperti tanggal pembelian, detail garansi, dan spesifikasi teknis. Hal ini memastikan semua yang Anda butuhkan ada di satu tempat dan mudah diperbarui saat terjadi perubahan.
Mengatur data terkait aset
Manajemen penilaian TI sering kali melibatkan pelacakan BANYAK nomor seri dan ID. ClickUp Custom Fields in Tasks memungkinkan tim TI untuk menangkap dan mengkategorikan data spesifik aset seperti nomor seri, kunci lisensi, lokasi, dan riwayat pemeliharaan.
Misalnya, Anda bisa dengan cepat mengidentifikasi laptop mana yang harus diganti berdasarkan tanggal pembelian dan status kondisinya, sehingga menyederhanakan manajemen siklus hidup aset.
Setiap aset dapat didefinisikan sebagai sub-tugas dengan peran dan tanggal jatuh tempo yang jelas, yang berisi urutan komunikasi dan pemeriksaan/revisi.
Setiap aset dapat didefinisikan sebagai sub-tugas dengan peran dan tanggal jatuh tempo yang jelas, yang berisi urutan komunikasi dan pemeriksaan/revisi.
⚙️ Mengotomatiskan alur kerja aset TI
ClickUp Automation membantu tim untuk tetap fokus pada tugas tanpa membuang waktu untuk pembaruan dan proses manual yang berulang. Dengan Otomatisasi, Anda dapat memastikan bahwa tugas-tugas seperti upgrade perangkat lunak pada aset atau menghentikan sistem lama terjadi tepat waktu, orang yang tepat diberi tahu, dan tidak ada yang terlewatkan.
Berikut ini cara menggunakannya untuk manajemen aset TI:
- Memperbarui status tugas secara otomatis saat terjadi kemajuan, seperti memindahkan perbaikan perangkat keras dari 'Sedang Berlangsung' ke 'Selesai'
- Menugaskan insiden seperti kerusakan server atau masalah perangkat lunak kepada anggota tim yang tepat berdasarkan aturan yang Anda tetapkan
- Buat Pengingat ClickUp berulang untuk perpanjangan lisensi yang akan datang, masa berlaku garansi, atau tugas pemeliharaan
- Memberi tahu pemangku kepentingan ketika ada pembaruan besar, seperti ketika tugas selesai atau ketika ada detail baru yang ditambahkan ke aset
🔗 Berintegrasi dengan alat bantu TI
Integrasi ClickUp terhubung dengan 200+ alat pihak ketiga seperti Zapier, GitHub, OneDrive, dan Google Drive. Integrasi ini memungkinkan tim TI untuk menyinkronkan informasi terkait aset di berbagai sistem, memusatkan data, dan merampingkan alur kerja.
Misalnya, integrasi dengan GitHub memungkinkan Anda menautkan tugas manajemen aset secara langsung ke proyek pengembangan perangkat lunak. Integrasi ini membantu melacak perubahan atau pembaruan kode bersama dengan aset TI terkait, seperti server atau lingkungan pengujian, sehingga memastikan bahwa semua ketergantungan diperhitungkan.
Selain itu, Anda dapat mengotomatiskan pembaruan status antara GitHub dan ClickUp, sehingga ketika pull request digabungkan, tugas terkait di ClickUp akan diperbarui secara otomatis.
Menangani aset dan inventaris dengan templat
ClickUp juga menyediakan templat khusus untuk manajemen aset dan inventaris. Templat ini berfungsi sebagai titik awal siap pakai yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan manajemen aset TI organisasi.
1. Template Manajemen Aset ClickUp
Templat Manajemen Aset ClickUp menawarkan basis data yang intuitif untuk mengatur data aset, memvisualisasikan proses manajemen dengan bagan Gantt, dan melacak penggunaan aset. Dengan templat ini, Anda dapat:
- Menyimpan semua data aset dalam basis data yang intuitif agar mudah diakses
- Melacak penggunaan aset untuk memaksimalkan efisiensi dan mencegah pemborosan
- Visualisasikan alur kerja manajemen aset dengan bagan Gantt untuk perencanaan yang lebih baik
2. Templat Manajemen Inventaris ClickUp
Demikian pula, Template Manajemen Inventaris ClickUp menyederhanakan pelacakan tingkat stok, mencatat detail produk, dan menganalisis tren inventaris, yang penting untuk merencanakan pemesanan ulang dan mengelola biaya.
Templat ClickUp membantu Anda:
- Melacak tingkat stok, ketersediaan, pergerakan, dan perubahan biaya
- Menganalisis tren inventaris untuk mengambil keputusan pengisian ulang yang tepat
- Menyimpan catatan yang akurat untuk perkiraan dan penganggaran yang lebih baik
Tantangan Umum dan Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Aset TI Membantu
Mengelola aset TI bisa terasa sangat berat ketika Anda harus berurusan dengan data yang tersebar, jadwal pemeliharaan yang terlewat, dan pembaruan manual yang tak ada habisnya. Mari jelajahi beberapa tantangan umum dan bagaimana perangkat lunak manajemen aset TI yang tepat dapat mengatasinya 🛠️
Kurangnya visibilitas aset
Banyak organisasi yang kesulitan dalam menjaga inventaris aset TI mereka secara akurat, sehingga menyebabkan inefisiensi dan potensi masalah kepatuhan. Perangkat lunak ITAM menyediakan pelacakan real-time dan manajemen aset terpusat, memastikan visibilitas yang komprehensif di semua aset.
Manajemen siklus hidup yang tidak efisien
Tanpa pelacakan yang tepat, mengelola siklus hidup aset TI-dari pengadaan hingga penghapusan-dapat menjadi tantangan tersendiri. Perangkat lunak ITAM menyederhanakan proses ini, memfasilitasi manajemen siklus hidup aset yang efisien.
Kerentanan keamanan
Aset yang tidak terlacak atau ketinggalan zaman dapat menimbulkan risiko keamanan. Perangkat lunak ITAM membantu mengidentifikasi dan mengelola aset-aset ini, sehingga meningkatkan postur keamanan secara keseluruhan.
Tantangan manajemen biaya
Mengawasi biaya aset TI tanpa alat bantu yang tepat dapat menyebabkan pengeluaran yang berlebihan. Perangkat lunak ITAM memberikan wawasan tentang pemanfaatan dan pemeliharaan aset, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat tentang investasi di masa depan.
📖 Baca juga: 12 Perangkat Lunak Manajemen Infrastruktur Pusat Data Terbaik
Jaga Bersama Dengan ClickUp
Memilih perangkat lunak ITAM dengan fitur yang tepat akan meningkatkan visibilitas aset, kepatuhan, dan manajemen biaya. Sistem yang terstruktur dengan baik akan menyederhanakan segalanya-mulai dari melacak perangkat keras dan mengelola lisensi hingga memastikan keamanan dan pemeliharaan.
Di situlah ClickUp hadir.
Dengan Dasbor untuk pelacakan waktu nyata, Tugas untuk manajemen terstruktur, dan Templat untuk alur kerja terstandardisasi, ClickUp membantu tim TI memusatkan operasi aset dan mengotomatiskan proses utama.
Sederhanakan manajemen aset TI dan pegang kendali. Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini!