Beberapa waktu lalu, lebih dari 500 karyawan dari divisi komputasi awan Amazon menandatangani sebuah petisi yang mendesak perusahaan untuk mempertimbangkan kembali mandat lima hari kerja di kantor. Pesan mereka sangat jelas dan lantang: Kerja jarak jauh dan hibrida kini menjadi gaya hidup.
Di dunia di mana pertemuan fisik semakin jarang terjadi, komunikasi yang kuat tetap menjadi tulang punggung setiap organisasi yang sukses. Inilah sebabnya mengapa perusahaan sekarang lebih memperhatikan solusi intranet modern untuk membantu menjembatani kesenjangan komunikasi di tempat kerja digital.
Pikirkan intranet sebagai platform sosial kolaboratif yang mempersonalisasi komunikasi, mendorong keterlibatan karyawan, dan memperkuat strategi pengalaman karyawan. Bonus? Dapat diakses di perangkat apa pun dengan konektivitas internet-tidak perlu pergi ke kantor.
Penasaran? Mari selami lebih dalam mengapa sistem intranet modern menjadi pusat perhatian.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Intranet modern adalah platform interaktif dan mudah digunakan yang memusatkan komunikasi, pembaruan proyek, dan direktori karyawan, yang dapat diakses di perangkat apa pun
- Fitur inti dari intranet modern meliputi:
- Komunikasi terpusat: Berbagi berita, pembaruan, dan pengumuman perusahaan
- Alat kolaborasi: Memungkinkan kolaborasi proyek secara real-time di seluruh lokasi
- Dasbor yang dapat disesuaikan: Menyediakan tampilan khusus peran untuk informasi yang relevan
- Repositori yang dapat dicari: Menyimpan dan mengakses dokumen, kebijakan, dan sumber daya perusahaan
- Ini menguntungkan organisasi dalam bentuk komunikasi yang lebih baik yang memecah silo dan membuat semua orang mendapat informasi
- Melindungi informasi sensitif dengan firewall dan kredensial login. Ini juga meningkatkan semangat kerja karyawan dengan menyoroti pencapaian dan menyediakan akses mudah ke materi pelatihan dan kebijakan
- Intranet modern, tidak seperti papan buletin elektronik statis di masa lalu, menawarkan kolaborasi waktu nyata, pencarian berbasis AI, aksesibilitas seluler, dan dasbor yang dipersonalisasi
- Untuk menerapkan intranet modern, Anda perlu:
- Menilai kebutuhan organisasi dan melibatkan karyawan dalam perencanaan
- Meluncurkan fitur secara bertahap dan memprioritaskan pengalaman pengguna
- Mengelola konten secara efektif dan menumbuhkan keterlibatan sejak awal
- Mengamankan intranet dengan izin berbasis peran
- Sebuah aplikasi untuk segala hal seperti pekerjaanClickUp menyediakan platform komprehensif untuk manajemen tugas dan dokumen yang terintegrasi dengan intranet Anda untuk menyediakan sumber kebenaran tunggal
- Dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan dan alat kolaboratif yang kuat seperti Chat dan Papan Tulis semakin meningkatkan produktivitas dan keterlibatan
Apa yang dimaksud dengan Intranet Modern?
Banyak perusahaan mencari platform komunikasi satu pintu untuk tim mereka, baik itu berita perusahaan, pembaruan proyek, atau direktori karyawan. Intranet modern menawarkan hal tersebut.
Tidak seperti perangkat lunak intranet yang lebih tua dan statis-perangkat lunak intranet modern bersifat interaktif, mudah digunakan, dan dapat diakses di perangkat apa pun. Yang paling penting, perangkat lunak ini terintegrasi secara mulus dengan alat yang sudah digunakan oleh tim Anda, seperti platform manajemen proyek, aplikasi komunikasi, dan sistem penyimpanan dokumen.
Ini berarti karyawan dapat menemukan informasi dengan lebih cepat, berkolaborasi dengan lebih efisien, dan tetap terlibat - baik ketika mereka berada di kantor maupun bekerja dari jarak jauh.
Apa lagi? Inilah yang Anda dapatkan dengan intranet modern:
- Platform komunikasi terpusat untuk berbagi berita, pembaruan, dan pengumuman perusahaan
- Alat kolaborasi bagi tim untuk mengerjakan proyek bersama secara real-time, di mana pun lokasinya
- Dasbor yang dapat disesuaikan untuk peran individu, memastikan karyawan melihat apa yang paling relevan bagi mereka
- Tempat penyimpanan yang dapat dicari untuk dokumen, kebijakan, dan sumber daya perusahaan
Manfaat dari intranet modern
Seperti yang bisa Anda bayangkan, manfaat utamanya adalah komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik. Bagaimana cara mencapainya? Dengan menggunakan satu platform tunggal untuk pembaruan, alat, dan sumber daya perusahaan. Berikut ini beberapa manfaat tambahan dari penggunaan solusi intranet modern:
- Komunikasi yang lebih baik: Menghilangkan sekat-sekat, memastikan semua orang tetap mendapat informasi dan selaras
- Keamanan yang lebih baik: Menggunakan jaringan pribadi khusus organisasi yang dilindungi oleh firewall dan kredensial login, memastikan bahwa informasi sensitif hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang
- Pengakuan karyawan: Menyoroti pencapaian, meningkatkan semangat kerja
- Operasi yang disederhanakan*: Menawarkan akses mudah ke materi pelatihan dan kebijakan perusahaan
- Pengalaman yang dipersonalisasi: Menghadirkan konten dan sumber daya yang sesuai dengan peran
- Mengurangi informasi yang berlebihan: Memusatkan informasi agar mudah diakses
- Transparansi: Membuat karyawan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang tujuan dan kemajuan perusahaan
💡 Kiat Pro: Ingin mencoba beberapa solusi intranet untuk tim Anda? Lihat panduan kami di halaman perangkat lunak intranet terbaik untuk menghubungkan tim dengan aman .
Perbedaan antara Intranet Tradisional dan Intranet Modern
Sebelum platform seperti WhatsApp, Teams, atau Slack menjadi populer, perusahaan mengandalkan situs web internal yang kikuk untuk berkomunikasi. Halaman-halaman statis ini-dijuluki papan buletin elektronik (EBB)-sangat revolusioner, menyediakan cara untuk berbagi dokumen dan mengakses sumber daya internal tanpa harus meninggalkan meja kerja Anda.
Namun, mari kita jujur saja: EBB ini tidak akan memenuhi kebutuhan tempat kerja saat ini. Inilah sebabnya mengapa intranet modern telah membawa banyak perubahan bagi organisasi.
🧠 Tahukah Anda: Menurut Deloitte, 73% karyawan yang bekerja secara kolaboratif berkinerja lebih baik, dan 60% merasa bahwa hal tersebut mendorong inovasi-kerja sama tim benar-benar mewujudkan impian!
Untuk memperjelasnya, berikut adalah tabel yang membandingkan intranet tradisional vs intranet modern:
| Era | Karakteristik | Keterbatasan | Solusi Modern | Contoh Kehidupan Nyata | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Intranet Awal (1990-an) | Halaman web statis untuk berbagi dokumen dan sumber daya internal | Terbatas pada berbagi dokumen; tidak memiliki interaktivitas atau personalisasi | Hub terpusat dengan alat bantu interaktif untuk kolaborasi waktu nyata, pencarian yang digerakkan oleh kecerdasan buatan, dan dasbor yang dipersonalisasi | Perusahaan manufaktur yang berbagi jadwal giliran kerja melalui intranet papan buletin menggantinya dengan intranet modern untuk memungkinkan perpesanan tim dan berbagi sumber daya | ||
| Generasi Kedua (2000-an) | Kemampuan yang diperluas dengan wiki, blog, dan penandaan konten | Masih sangat bergantung pada TI untuk pembaruan; tidak memiliki aksesibilitas seluler | Platform yang mudah digunakan dan dioptimalkan untuk seluler yang memungkinkan karyawan untuk membuat, berbagi, dan mengakses konten secara mandiri | Jaringan ritel global yang ditingkatkan menjadi alat yang ramah seluler, sehingga manajer toko dapat mengunggah laporan penjualan di mana saja | ||
| intranet Web 2.0 (2010-an) | Intranet sosial dengan profil pengguna, komentar, dan keterlibatan komunitas | Fitur sosial terisolasi; platform yang terfragmentasi menyebabkan silo | Platform terpadu yang mengintegrasikan alat komunikasi, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan | Perusahaan rintisan teknologi yang mengadopsi intranet yang mengintegrasikan Slack, Google Workspace, dan pelacakan proyek untuk alur kerja yang lancar | Intranet modern (2010-an) | Intranet sosial dengan profil pengguna, komentar, dan keterlibatan komunitas |
| Intranet Modern (2020+) | Platform pengalaman karyawan digital (DEX) yang komprehensif dengan AI, pencarian perusahaan, dan otomatisasi | Tidak ada (dirancang untuk beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan kebutuhan tempat kerja yang terus berkembang) | Alat bantu terpusat yang didukung AI yang menawarkan aksesibilitas seluler, interaksi sosial, dan fitur yang meningkatkan produktivitas | Perusahaan yang mengutamakan jarak jauh dengan menggunakan intranet yang digerakkan oleh AI untuk menerima karyawan baru, mengelola tugas, dan mendorong keterlibatan secara efektif |
Fitur Utama Intranet Modern
Apa yang membuat intranet karyawan sangat diperlukan untuk komunikasi karyawan? Mari kita uraikan:
1. Efisiensi bertenaga awan
Pertama-tama, sebagian besar sistem intranet modern sekarang berbasis awan. Ini berarti keuntungan seperti pencadangan otomatis, manajemen konten waktu nyata, dan kebebasan dari kendala lokasi.
Dan karena 83% dari tenaga kerja global mengatakan bahwa pekerjaan hybrid adalah ideal, intranet bertenaga awan sangat sesuai dengan kebutuhan fleksibilitas yang terus berkembang.
2. Alat bantu bisnis yang terintegrasi
Intranet Anda harus terintegrasi dengan alat bantu seperti Slack, Microsoft 365, Google Workspace, dan Zendesk. Menggabungkan semua ini ke dalam satu platform berarti menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berpindah tab dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas.
Baca juga: Perangkat Lunak Komunikasi Bisnis Terbaik untuk Pengiriman Pesan yang Efektif
3. Keamanan terbaik
Tidak ada yang menyukai kebocoran data, namun hal ini menjadi lebih umum dari biasanya. Intranet yang aman menggunakan izin berbasis peran untuk memastikan informasi sensitif perusahaan hanya dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya, sehingga mencegah pengintip (dan peretas).
🧠 Tahukah Anda: Dibutuhkan rata-rata organisasi membutuhkan waktu sekitar 204 hari untuk mengidentifikasi pelanggaran data dan 73 hari lagi untuk mengatasinya. Biaya pemberitahuan pelanggaran saja naik menjadi $370 ribu pada tahun 2023.
4. Manajemen konten yang ramah pengguna
Memperbarui halaman intranet biasanya tidak memerlukan banyak latar belakang teknologi. Sistem manajemen konten (CMS) modern memberdayakan karyawan untuk membuat, memperbarui, dan berbagi konten secara mandiri, dengan integrasi yang lancar untuk alat bantu seperti Google Drive.
5. Pengakuan dan penghargaan
Berikan pujian pada tempatnya. Bagaimanapun juga, karyawan yang menerima pengakuan secara teratur adalah 20 kali lebih mungkin untuk tetap terlibat dibandingkan mereka yang tidak pernah mendengar ucapan "terima kasih"
Intranet modern mendorong pengakuan dari rekan kerja ke rekan kerja, sehingga mudah untuk merayakan pencapaian melalui teriakan, komentar, atau pengumuman di seluruh perusahaan.
6. Direktori karyawan yang cerdas
Tidak ada lagi momen "Siapa yang bertanggung jawab untuk ini?". Direktori karyawan yang dapat dicari memungkinkan Anda menemukan rekan kerja berdasarkan nama, departemen, atau jabatan, sehingga memudahkan kolaborasi.
7. Aksesibilitas yang diutamakan untuk perangkat seluler
Dengan pekerjaan hybrid yang akan terus ada, intranet yang ramah seluler atau aplikasi khusus memastikan karyawan dapat tetap terhubung dari perangkat seluler apa pun, di mana pun.
8. Dibangun untuk kerja sama tim
Saat ini, tim berkolaborasi dengan alat kolaborasi seperti Google Workspace dan Microsoft Teams. Intranet modern terintegrasi secara mulus dengan alat bantu ini, menawarkan alat bantu manajemen proyek, pesan waktu nyata, dan ruang kerja bersama untuk menjaga kerja tim tetap lancar.
Peran Intranet Modern dalam Keterlibatan Karyawan
Kita telah membahas bagaimana intranet modern menyediakan karyawan dengan perangkat lunak komunikasi internal untuk memusatkannya demi kerja sama tim yang lebih baik, sehingga dapat diakses di mana saja, kapan saja.
Namun, untuk memahami cara perangkat lunak ini mengubah tantangan di tempat kerja yang umum menjadi peluang bagi keterlibatan karyawan, mari kita uji dalam beberapa skenario umum.
Skenario 1: Pekerja jarak jauh merasa tidak terhubung
Karyawan jarak jauh sering kali kehilangan interaksi spontan di kantor dan merasa terisolasi.
bagaimana intranet modern membantu: Intranet modern menjembatani kesenjangan dengan menyediakan tempat kerja digital terpusat di mana pekerja jarak jauh bisa mengakses informasi terbaru perusahaan, berkolaborasi dalam proyek, dan terhubung secara sosial melalui komunitas virtual dan alat bantu obrolan. Fitur-fitur seperti akses seluler memastikan tidak ada yang merasa tertinggal, di mana pun mereka bekerja.
📍Skenario 2: Informasi yang berlebihan
Karyawan kesulitan menemukan informasi yang relevan yang terkubur dalam email dan dokumen yang tak ada habisnya.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Dengan fitur-fitur seperti sistem manajemen konten dan alat pencarian yang canggih, intranet modern mengatur dan memprioritaskan informasi. Dasbor yang dipersonalisasi memastikan karyawan melihat pembaruan dan sumber daya yang penting bagi mereka, memotong kebisingan.
📍Skenario 3: Pengakuan dan semangat kerja yang rendah
Karyawan merasa tidak dihargai ketika pencapaian mereka tidak diperhatikan, sehingga menyebabkan ketidakpuasan.
bagaimana intranet modern membantu: Alat bantu pengakuan karyawan seperti papan pujian dan fitur shout-out mendorong apresiasi publik. Momen-momen pengakuan ini menumbuhkan rasa memiliki dan motivasi.
📍Skenario4: Kesulitan mengelola proyek tim
Tim kesulitan berkolaborasi secara efektif, terutama di berbagai lokasi dan zona waktu.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Alat kolaborasi yang terintegrasi ke dalam intranet modern memudahkan manajemen proyek. Dari ruang kerja bersama hingga pengiriman pesan secara real-time, karyawan dapat bertukar pikiran, memberikan tugas, dan melacak kemajuan dalam satu platform-mendorong produktivitas dan kerja sama tim.
📍Skenario: Proses orientasi yang tidak efisien untuk karyawan baru
Karyawan baru merasa tersesat tanpa pemahaman yang jelas tentang proses, kebijakan, dan dinamika tim.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Intranet modern menyederhanakan proses orientasi dengan menawarkan pusat konten yang disesuaikan dengan sumber daya pelatihan, kebijakan perusahaan, dan perkenalan tim. Hal ini memastikan karyawan baru merasa disambut dan diperlengkapi untuk memulai pekerjaannya.
💡 Tip Pro: Gunakan platform terpusat untuk membuat, menyesuaikan, dan mendistribusikan kebijakan dan panduan secara efisien di seluruh organisasi Anda. Untuk memulai, lihat daftar berikut ini perangkat lunak buku pegangan karyawan terbaik .
📍Skenario 6: Departemen yang terkotak-kotak menghambat kolaborasi
Departemen-departemen beroperasi secara terpisah, sehingga menyebabkan miskomunikasi dan inefisiensi.
bagaimana intranet modern membantu: Intranet modern mendorong kolaborasi lintas departemen dengan ruang bersama untuk berbagi pengetahuan, pembaruan proyek, dan komunikasi. Karyawan dapat dengan mudah menemukan rekan kerja di seluruh tim menggunakan direktori karyawan, meruntuhkan sekat-sekat dan mendorong budaya yang menyatu.
Baca Juga: Perangkat Lunak Portal Karyawan Terbaik
Menerapkan Intranet Modern dalam Organisasi
Bertransisi ke intranet modern bukanlah hal yang mudah. Organisasi sering kali berjuang dengan karyawan yang tidak terlibat dan tidak efisien alat komunikasi di tempat kerja .
Tetapi sangat menarik bagaimana alat yang efisien dapat benar-benar memperbaiki masalah Anda. Setidaknya ClickUp tidak. Quick intro-ClickUp adalah aplikasi segalanya untuk bekerja yang menggabungkan proyek, obrolan, dan manajemen pengetahuan dalam satu platform. Bonus: Semua ini dilengkapi dengan AI yang paling kohesif di dunia.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk mengimplementasikan intranet yang benar-benar memenuhi kebutuhan Anda dan selaras dengan tim Anda.
Langkah 1: Pahami apa yang benar-benar dibutuhkan organisasi Anda
Sebelum terjun ke pasar platform intranet yang mengilap, berhenti sejenak dan renungkan apa yang kurang. Sebagai contoh:
- Apakah kesenjangan komunikasi memperlambat proyek?
- Apakah pekerja jarak jauh merasa tidak terhubung?
- Apakah karyawan tenggelam dalam informasi yang tidak relevan?
Melakukan penilaian kebutuhan akan membantu Anda menemukan titik-titik masalah ini dan menguraikan fitur-fitur yang harus dimiliki untuk intranet Anda.
Misalnya, apakah tim Anda membutuhkan sistem manajemen konten untuk mengatur sumber daya? Atau alat kolaborasi untuk kerja tim yang lebih lancar? Mengetahui apa yang rusak akan memudahkan Anda menemukan alat yang dapat memperbaikinya.
Dengan Tugas ClickUp anda bisa mendokumentasikan kebutuhan ini dengan membaginya ke dalam langkah-langkah yang bisa ditindaklanjuti. Misalnya, tetapkan tugas penelitian untuk tim tertentu, prioritaskan fitur dengan Bidang Khusus, dan lacak kemajuan pada hal yang penting.
memecah item tindakan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan segera menetapkan peran ke tim Anda menggunakan ClickUp Tasks_
Langkah 2: Libatkan karyawan Anda ke dalam percakapan
Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi adalah tidak melibatkan karyawan dalam proses perencanaan. Intranet Anda bukan hanya untuk tim SDM atau TI, melainkan untuk semua orang.
Anda sudah selangkah lebih maju dalam hal keterlibatan karyawan dengan melibatkan karyawan di seluruh departemen dalam mengevaluasi solusi potensial.
Gunakan survei atau diskusi balai kota untuk mengumpulkan masukan tentang alat dan fitur apa yang akan mempermudah pekerjaan mereka. Dengan Papan Tulis ClickUp anda dapat memetakan umpan balik karyawan secara visual, memastikan setiap ide ditangkap dan dipertimbangkan.
gunakan Papan Tulis ClickUp untuk mendedikasikan ruang khusus untuk menangkap dan menindaklanjuti umpan balik dari karyawan Anda_
Langkah 3: Luncurkan secara bertahap
Melemparkan semua fitur kepada karyawan Anda pada hari pertama mungkin terasa efisien, tetapi ini adalah resep untuk kewalahan.
Peluncuran bertahap memungkinkan tim merasa nyaman dengan intranet selangkah demi selangkah.
Mulailah dengan fitur-fitur inti seperti alat komunikasi atau berbagi dokumen dan secara bertahap perkenalkan fungsi-fungsi canggih seperti kolaborasi waktu nyata suite atau analitik.
Tugas ClickUp dan Dasbor ClickUp membuat proses ini menjadi mulus. Buat tugas untuk setiap fase peluncuran, tetapkan tanggung jawab, dan lacak kemajuan-semuanya di satu tempat.
pantau tugas, kemajuan, dan keterlibatan dengan Dasbor ClickUp
Anda juga bisa menggunakan Dasbor untuk memantau tingkat adopsi dan mengumpulkan umpan balik dari karyawan, dan menyempurnakan pengalaman sambil berjalan.
Bukankah lebih baik jika Anda bisa menggabungkan alat seperti Bidang Khusus ClickUp dan Status Kustom untuk menambahkan atribut spesifik ke tugas? Templat Komunikasi Karyawan ClickUp memungkinkan fitur ini bersama dengan tata letak terstruktur untuk komunikasi yang transparan. Bagian terbaiknya? Sudah dikonfigurasikan sebelumnya dan membantu Anda memulai dengan segera!
Langkah 4: Memprioritaskan pengalaman pengguna
Keberhasilan intranet Anda bergantung pada kemudahan penggunaannya. Jika karyawan tidak dapat menavigasi platform atau menemukan informasi dengan cepat, mereka tidak akan menggunakannya.
Sebagai buku aturan, fokuslah pada desain yang intuitif, kompatibilitas seluler, dan dasbor yang dipersonalisasi. Pertimbangkan pengguna Anda-pekerja jarak jauh, tim lapangan, atau staf kantor-dan pastikan platform memenuhi kebutuhan mereka.
Sekali lagi, ClickUp unggul di sini dengan Dasbor yang dapat disesuaikan.
Karyawan bisa menyesuaikan tampilan mereka untuk menampilkan apa yang paling relevan, mulai dari kemajuan proyek hingga pembaruan tim. Ini dirancang untuk menjadi sumber kebenaran tunggal, meminimalkan kebisingan sekaligus memaksimalkan kejelasan.
sesuaikan feed intranet Anda agar sesuai dengan kebutuhan anggota tim Anda menggunakan Dasbor ClickUp_
Baca juga: Perangkat Lunak Tempat Kerja Digital Terbaik untuk Tim Modern
Langkah 5: Kelola konten Anda secara efektif
Ingat: Intranet tanpa konten yang tertata dengan baik dan relevan hanyalah alat bantu yang akan dihindari oleh karyawan.
Konten harus mudah ditemukan, diperbarui secara teratur, dan disesuaikan dengan pengguna. Ini mencakup segala hal mulai dari kebijakan perusahaan hingga materi pelatihan dan sumber daya tim.
Analisis juga dapat memainkan peran penting dalam memahami apa yang berhasil - apakah karyawan terlibat dengan konten?
📌 Contoh: Bagaimana jika beberapa anggota tim dapat secara bersamaan mengedit dokumen kebijakan atau menyempurnakan proposal proyek, sambil memberikan komentar dan saran secara langsung di dalam dokumen? Hal ini akan secara signifikan mempercepat kolaborasi dan meningkatkan visibilitas. ClickUp Documents memungkinkan hal ini terjadi.
tingkatkan dokumen perusahaan Anda dengan menggunakan ClickUp Docs bersama fitur AI-nya_
Mengintegrasikan dokumen-dokumen ini ke dalam pusat pengetahuan memastikan karyawan dapat mengakses apa yang mereka butuhkan dalam hitungan detik, bukan jam:
- Gunakan folder untuk mengelompokkan dokumen terkait berdasarkan departemen atau proyek
- Tambahkan tag untuk pemfilteran cepat, seperti "Pembaruan Kebijakan" atau "Orientasi"
- Tautkan sumber daya terkait untuk memberikan konteks yang lengkap, seperti menghubungkan ringkasan proyek ke daftar tugas yang relevan
- Bagikan dokumen ke seluruh tim hanya dengan sebuah tautan
- Menetapkan tugas secara langsung di dalam dokumen untuk item tindakan
- Gunakan komentar dan sebutan untuk mendapatkan umpan balik instan
Baca juga: Bagaimana Mengelola Tim: Keterampilan, Strategi, Alat
Langkah 6: Menumbuhkan keterlibatan sejak awal
Bahkan intranet yang paling canggih pun akan gagal jika karyawan tidak terlibat. Untuk membangun antusiasme, tunjukkan bagaimana platform ini akan membuat hidup mereka lebih mudah.
Alat bantu kolaboratif seperti Obrolan ClickUp , @mentions, dan ClickUp Menetapkan Komentar membantu mendorong komunikasi dan akuntabilitas waktu nyata, memastikan tidak ada yang merasa tidak dilibatkan.
sampaikan umpan balik Anda secara real-time untuk manajemen waktu yang lebih baik dan lebih sedikit kesalahan dengan menggunakan ClickUp Assign Comments
Langkah 7: Amankan intranet Anda
Keamanan = Tulang punggung sistem intranet modern.
Mengamankan intranet Anda berarti data sensitif Anda tetap terlindungi, dan platform Anda tetap dapat diandalkan selama bertahun-tahun.
Dari menjaga rahasia perusahaan hingga mengontrol tingkat akses, intranet yang aman membangun kepercayaan di seluruh organisasi.
💡 Kiat Pro: ClickUp meningkatkan pengalaman dengan izin berbasis peran, memberikan Anda kendali penuh atas siapa yang dapat melihat, mengedit, atau berbagi tugas, Dokumen, Dasbor, dan banyak lagi. Hal ini membuat konten yang tepat berada di tangan yang tepat.
tentukan siapa yang memiliki akses ke intranet Anda dengan menggunakan fitur kontrol izin ClickUp_
Mengatasi Tantangan dalam Adopsi Intranet Modern
Tidak ada perjalanan yang lengkap tanpa tantangan. Setidaknya, dengan menyadarinya, Anda dapat membuat rencana yang lebih baik.
Mari kita bahas beberapa tantangan umum dalam integrasi intranet modern dan cara mengatasinya.
Tantangan #1: Kurangnya personalisasi
Satu ukuran tidak cocok untuk semua, terutama di tempat kerja. Karyawan tidak ingin memilah-milah konten yang tidak relevan untuk menemukan apa yang mereka butuhkan. Tanpa konten yang dipersonalisasi yang disesuaikan dengan peran, tim, atau lokasi, intranet Anda berisiko menjadi alat yang tidak terpakai.
Solusi:
Intranet modern harus memberikan personalisasi berbasis peran. Ini berarti memastikan karyawan melihat konten yang relevan dengan peran, aktivitas, dan lokasi mereka.
Fitur-fitur seperti dasbor khusus atau notifikasi yang ditargetkan membuat intranet tetap menarik dan dapat digunakan oleh semua orang.
Baca juga: Aplikasi Komunikasi Tim Terbaik
Tantangan #2: Fungsionalitas pencarian yang tidak efektif
Hampir dua pertiga karyawan (64%) mengakui bahwa mereka kesulitan menemukan waktu dan energi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka dan 3,5 kali lebih mungkin mengalami kesulitan dalam hal inovasi dan pemikiran strategis.
Apakah kita ingin membuat hidup mereka lebih sulit dengan alat pencarian yang buruk? Mesin pencari tradisional yang didasarkan pada kata kunci sederhana tidak akan memenuhi kebutuhan karyawan Anda.
✅ Solusi:
Intranet modern membutuhkan kemampuan pencarian cerdas yang memberikan hasil berdasarkan preferensi, filter, dan data pengguna.
jadikan pencarian lebih mudah dan temukan apa yang Anda cari sekaligus dengan Connected Search dari ClickUp Penelusuran Terhubung ClickUp membantu Anda menemukan apa pun di Ruang Kerja menggunakan kata kunci dasar, filter lanjutan, atau kronologi. Lebih baik lagi, fitur ini mengubah data gambar dan video menjadi konten yang dapat dicari, sehingga tidak ada file yang luput dari perhatian.
Tantangan #3: Kurangnya penemuan informasi
Apakah ribuan email, video, dokumen teks, dan lebih banyak lagi konten perusahaan sudah terstruktur? Tidak.
Intranet tradisional kesulitan untuk menambang data ini, sehingga potensi yang ada tidak dimanfaatkan dan pengambilan keputusan yang buruk.
Solusi:
Alat penambangan pengetahuan yang didukung AI adalah hal terbaik yang dapat terjadi pada intranet modern.
Alat-alat ini menelan data dari aplikasi internal dan pihak ketiga, memperkayanya dengan metadata, dan memberikan hasil yang dipersonalisasi melalui mesin pencari perusahaan yang bersifat kognitif. Ini berarti karyawan dapat dengan mudah mengakses data yang tidak terstruktur sekalipun saat dibutuhkan.
Berikut ini adalah panduan yang berguna untuk membangun dan mengelola basis pengetahuan AI Anda sendiri!
💡Kiat Profesional: ClickUp Brain adalah manajer pengetahuan Anda yang didukung oleh AI, yang menghubungkan tugas, dokumen, dan obrolan dengan lancar di Ruang Kerja ClickUp untuk menampilkan informasi yang tepat secara instan. Tidak perlu lagi mencari-cari informasi yang berantakan-cukup tanyakan dengan bahasa Inggris yang sederhana, dan ClickUp Brain akan memberikan jawaban yang tepat, menyederhanakan alur kerja, dan menjaga tim tetap selaras.
Dapatkan jawaban yang tepat untuk pertanyaan yang berkaitan dengan ruang kerja Anda dengan ClickUp Brain
Tantangan #4: Menyiarkan pesan yang ditargetkan
Intranet tradisional sering kali terbatas pada pesan satu ukuran untuk semua. Hal ini menjadi masalah besar ketika mengelola tim jarak jauh atau hibrida yang memerlukan pembaruan yang disesuaikan berdasarkan peran, bahasa, atau lokasi mereka.
Solusi:
Intranet modern memungkinkan komunikasi yang ditargetkan, sehingga Anda dapat mengirim pesan yang dipersonalisasi ke grup tertentu.
Misalnya, manajer dapat menyiarkan pembaruan kebijakan kepada tim kepemimpinan sambil tetap menyampaikan berita orientasi yang ditujukan kepada karyawan baru. Hal ini memastikan orang yang tepat menerima pesan tanpa mengirim spam ke orang lain.
tantangan ### Tantangan #5: Intranet terpisah dari alat digital lainnya
Intranet yang terputus-putus adalah resep untuk frustrasi. Karyawan tidak boleh berpindah-pindah aplikasi untuk mencari informasi atau menyelesaikan tugas. Intranet tradisional, sering kali statis dan terkotak-kotak, menciptakan inefisiensi dan menghambat produktivitas.
Solusi:
Intranet modern bertindak sebagai ruang kerja digital terpadu, yang mengintegrasikan komunikasi, kolaborasi, dan alat manajemen konten.
📮 Wawasan: Seorang pekerja pengetahuan biasa harus terhubung dengan rata-rata 6 orang untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini berarti menjangkau 6 koneksi inti setiap hari untuk mengumpulkan konteks penting, menyelaraskan prioritas, dan memajukan proyek.
Perjuangannya adalah tindak lanjut yang konstan, kebingungan versi, dan lubang hitam visibilitas yang mengikis produktivitas tim. Platform terpusat seperti ClickUp, dengan Connected Search dan AI Knowledge Manager, mengatasi hal ini dengan membuat konteks langsung tersedia di ujung jari Anda. Tidak perlu lagi berpindah-pindah aplikasi!
Baca juga: Bagaimana Intranet Sosial Mengubah Komunikasi di Tempat Kerja
Inovasi Intranet Dimulai dengan ClickUp
Bermigrasi ke ClickUp adalah hal terpenting yang dilakukan oleh tim kami. Sejak melakukan perubahan, produktivitas, efisiensi, kolaborasi tim, dan semangat kerja kami meningkat secara signifikan.
Jeanne, Asisten Administrasi Senior di Universitas Michigan
Jika Anda sedang membangun intranet untuk organisasi Anda, pilihlah platform seperti ClickUp yang tumbuh bersama Anda.
ClickUp menghadirkan semua yang Anda butuhkan ke dalam satu ruang kerja yang mulus dan dapat diskalakan, mulai dari manajemen tugas dan dokumen hingga dasbor yang dapat disesuaikan dan izin berbasis peran.
Alat kolaborasinya seperti Chat, Papan Tulis, dan Dokumen memastikan tim Anda tetap terhubung, terlibat, dan produktif-di mana pun mereka bekerja. Daftar ke ClickUp hari ini dan ciptakan tempat kerja digital yang layak untuk tim Anda!