Beberapa waktu lalu, lebih dari 500 karyawan dari divisi komputasi awan Amazon menandatangani petisi yang mendesak perusahaan untuk mempertimbangkan kembali mandat lima hari kerja di kantor. Pesan mereka sangat jelas dan lantang: Kerja jarak jauh dan hibrida kini menjadi gaya hidup.
Meskipun perusahaan tersebut pada akhirnya mengamanatkan untuk mengakhiri kerja jarak jauh, bagi banyak profesional, pertemuan fisik menjadi semakin jarang, dan komunikasi yang kuat serta tempat kerja yang mengutamakan digital menjadi hal yang biasa.
Inilah sebabnya mengapa perusahaan sekarang lebih memperhatikan solusi intranet modern untuk membantu menjembatani kesenjangan komunikasi di tempat kerja digital.
Pikirkan intranet sebagai platform sosial kolaboratif yang mempersonalisasi komunikasi, mendorong keterlibatan karyawan, dan memperkuat strategi pengalaman karyawan. Bonus? Dapat diakses di perangkat apa pun dengan konektivitas internet-tidak perlu bolak-balik ke kantor.
Penasaran? Mari selami lebih dalam mengapa sistem intranet modern semakin menarik perhatian.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Intranet modern adalah platform interaktif dan ramah pengguna yang memusatkan komunikasi, pembaruan proyek, dan direktori karyawan, yang dapat diakses di perangkat apa pun
- Fitur-fitur inti dari intranet modern meliputi: Komunikasi terpusat: Bagikan berita, pembaruan, dan pengumuman perusahaan Alat kolaborasi: Memungkinkan kolaborasi proyek secara real-time di berbagai lokasi Dasbor yang dapat disesuaikan: Menyediakan tampilan khusus peran untuk informasi yang relevan Repositori yang dapat dicari: Menyimpan dan mengakses dokumen, kebijakan, dan sumber daya perusahaan
- Komunikasi terpusat: Berbagi berita, pembaruan, dan pengumuman perusahaan
- Alat bantu kolaborasi: Memungkinkan kolaborasi proyek secara real-time di seluruh lokasi
- Dasbor yang dapat disesuaikan: Menyediakan tampilan khusus peran untuk informasi yang relevan
- Repositori yang dapat dicari: Menyimpan dan mengakses dokumen, kebijakan, dan sumber daya perusahaan
- Ini bermanfaat bagi organisasi dalam bentuk komunikasi yang lebih baik yang meruntuhkan sekat-sekat dan membuat semua orang tetap mendapat informasi
- Alat ini melindungi informasi sensitif dengan firewall dan kredensial login. Intranet ini juga meningkatkan semangat kerja karyawan dengan menyoroti pencapaian dan menyediakan akses mudah ke materi pelatihan dan kebijakan
- Intranet modern, tidak seperti papan buletin elektronik statis di masa lalu, menawarkan kolaborasi waktu nyata, pencarian berbasis AI, aksesibilitas seluler, dan dasbor yang dipersonalisasi
- Untuk menerapkan intranet modern, Anda perlu: Menilai kebutuhan organisasi dan melibatkan karyawan dalam perencanaan Meluncurkan fitur secara bertahap dan memprioritaskan pengalaman pengguna Mengelola konten secara efektif dan mendorong keterlibatan sejak awal Mengamankan intranet dengan izin berbasis peran
- Menilai kebutuhan organisasi dan melibatkan karyawan dalam perencanaan
- Meluncurkan fitur secara bertahap dan memprioritaskan pengalaman pengguna
- Kelola konten secara efektif dan bangun keterlibatan sejak awal
- Amankan intranet dengan izin berbasis peran
- Aplikasi segala hal untuk pekerjaan seperti ClickUp menyediakan platform komprehensif untuk manajemen tugas dan dokumen yang terintegrasi dengan intranet Anda untuk memberikan sumber kebenaran tunggal
- Dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan dan alat kolaboratif yang kuat seperti Chat dan Papan Tulis semakin meningkatkan produktivitas dan keterlibatan
- Komunikasi terpusat: Berbagi berita, pembaruan, dan pengumuman perusahaan
- Alat bantu kolaborasi: Memungkinkan kolaborasi proyek secara real-time di seluruh lokasi
- Dasbor yang dapat disesuaikan: Menyediakan tampilan khusus peran untuk informasi yang relevan
- Repositori yang dapat dicari: Menyimpan dan mengakses dokumen, kebijakan, dan sumber daya perusahaan
- Menilai kebutuhan organisasi dan melibatkan karyawan dalam perencanaan
- Meluncurkan fitur secara bertahap dan memprioritaskan pengalaman pengguna
- Kelola konten secara efektif dan bangun keterlibatan sejak awal
- Amankan intranet dengan izin berbasis peran
Apa yang dimaksud dengan Intranet Modern?
Banyak perusahaan mencari platform komunikasi satu atap untuk tim mereka, entah itu berita perusahaan, pembaruan proyek, atau direktori karyawan. Intranet modern menawarkan hal tersebut.
Tidak seperti perangkat lunak intranet lama yang statis-perangkat lunak intranet modern bersifat interaktif, mudah digunakan, dan dapat diakses di perangkat apa pun. Yang paling penting, perangkat lunak ini terintegrasi secara mulus dengan alat bantu yang sudah digunakan oleh tim Anda, seperti platform manajemen proyek, aplikasi komunikasi, dan sistem penyimpanan dokumen.
Ini berarti karyawan dapat menemukan informasi dengan lebih cepat, berkolaborasi dengan lebih efisien, dan tetap terlibat-apakah mereka di kantor atau bekerja dari jarak jauh.
Apa lagi? Inilah yang Anda dapatkan dengan intranet modern:
- Platform komunikasi terpusat untuk berbagi berita, pembaruan, dan pengumuman perusahaan
- Alat kolaborasi bagi tim untuk mengerjakan proyek bersama secara real-time, di mana pun lokasinya
- Dasbor yang dapat disesuaikan untuk peran individu, memastikan karyawan melihat apa yang paling relevan bagi mereka
- Tempat penyimpanan yang dapat dicari untuk dokumen, kebijakan, dan sumber daya perusahaan
Manfaat intranet modern
Seperti yang bisa Anda bayangkan, manfaat utamanya adalah komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik. Bagaimana cara mencapainya? Dengan menggunakan satu platform tunggal untuk pembaruan, alat bantu, dan sumber daya perusahaan. Berikut ini beberapa manfaat tambahan dari penggunaan solusi intranet modern:
- Komunikasi yang lebih baik: Meruntuhkan sekat-sekat, memastikan semua orang tetap mendapat informasi dan selaras
- Keamanan yang lebih baik: Menggunakan jaringan pribadi khusus organisasi yang dilindungi oleh firewall dan kredensial login, memastikan bahwa informasi sensitif hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang
- Pengakuan karyawan: Menyoroti pencapaian, meningkatkan semangat kerja
- Operasi yang disederhanakan: Menawarkan akses mudah ke materi pelatihan dan kebijakan perusahaan
- Pengalaman yang dipersonalisasi: Menghadirkan konten dan sumber daya yang sesuai dengan peran
- Mengurangi informasi yang berlebihan: Memusatkan informasi agar mudah diakses
- Transparansi: Membuat karyawan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang tujuan dan kemajuan perusahaan
💡 Kiat Pro: Ingin menguji beberapa solusi intranet untuk tim Anda? Lihat panduan kami tentang perangkat lunak intranet terbaik untuk menghubungkan tim dengan aman.
Perbedaan antara Intranet Tradisional dan Intranet Modern
Sebelum platform seperti WhatsApp, Teams, atau Slack menjadi populer, perusahaan mengandalkan situs web internal yang kikuk untuk berkomunikasi. Halaman statis ini-disebut papan buletin elektronik (EBB)-adalah revolusioner, menyediakan cara untuk berbagi dokumen dan mengakses sumber daya internal tanpa harus meninggalkan meja kerja Anda.
Namun, mari kita jujur saja: EBB ini tidak akan memenuhi kebutuhan tempat kerja saat ini. Inilah sebabnya mengapa intranet modern telah membawa banyak perubahan bagi organisasi.
🧠 Tahukah Anda: Menurut Deloitte, 73% karyawan yang bekerja secara kolaboratif berkinerja lebih baik, dan 60% merasa bahwa hal ini mendorong inovasi-kerja sama tim benar-benar mewujudkan impian!
Untuk memperjelasnya, berikut ini adalah tabel yang membandingkan intranet tradisional vs intranet modern:
| Era | Karakteristik | Keterbatasan | Solusi Modern | Contoh Kehidupan Nyata |
| Intranet Awal (Tahun 1990-an) | Halaman web statis untuk berbagi dokumen dan sumber daya internal | Terbatas pada berbagi dokumen; kurang interaktivitas atau personalisasi | Hub terpusat dengan alat bantu interaktif untuk kolaborasi waktu nyata, pencarian berbasis AI, dan dasbor yang dipersonalisasi | Sebuah perusahaan manufaktur yang berbagi jadwal shift melalui intranet papan buletin menggantinya dengan intranet modern untuk memungkinkan perpesanan tim dan berbagi sumber daya |
| Generasi Kedua (tahun 2000-an) | Kemampuan yang diperluas dengan wiki, blog, dan penandaan konten | Masih sangat bergantung pada TI untuk pembaruan; kurangnya aksesibilitas seluler | Platform yang mudah digunakan dan dioptimalkan untuk perangkat seluler yang memungkinkan karyawan membuat, berbagi, dan mengakses konten secara mandiri | Jaringan ritel global yang ditingkatkan ke alat bantu ramah seluler, memungkinkan manajer toko mengunggah laporan penjualan di mana saja |
| Intranet Web 2.0 (tahun 2010-an) | Intranet sosial dengan profil pengguna, komentar, dan keterlibatan komunitas | Fitur sosial terisolasi; platform yang terfragmentasi menyebabkan silo | Platform terpadu yang mengintegrasikan alat bantu komunikasi, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan | Perusahaan rintisan teknologi yang mengadopsi intranet yang mengintegrasikan Slack, Google Workspace, dan pelacakan proyek untuk alur kerja yang mulus |
| Intranet Modern (2020+) | Platform pengalaman karyawan digital (DEX) yang komprehensif dengan AI, pencarian perusahaan, dan otomatisasi | Tidak ada (dirancang untuk beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan kebutuhan tempat kerja yang terus berkembang) | Alat bantu terpusat yang didukung AI yang menawarkan aksesibilitas seluler, keterlibatan sosial, dan fitur-fitur yang meningkatkan produktivitas | Perusahaan yang mengutamakan jarak jauh dengan menggunakan intranet berbasis AI untuk menerima karyawan, mengelola tugas, dan mendorong keterlibatan secara efektif |
Fitur Utama Intranet Modern
Apa yang membuat intranet karyawan sangat penting untuk komunikasi karyawan? Mari kita uraikan:
1. Efisiensi bertenaga awan
Pertama-tama, sebagian besar sistem intranet modern sekarang berbasis cloud. Ini berarti keuntungan seperti pencadangan otomatis, manajemen konten secara real-time, dan kebebasan dari kendala lokasi.
Dan karena 83% tenaga kerja global menyatakan bahwa pekerjaan hybrid sangat ideal, intranet bertenaga cloud sangat sesuai dengan kebutuhan fleksibilitas yang terus berkembang.
2. Alat bantu bisnis terintegrasi
Intranet Anda harus terintegrasi dengan alat bantu seperti Slack, Microsoft 365, Google Workspace, dan Zendesk. Menggabungkan semua ini ke dalam satu platform berarti menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berpindah tab dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas.
3. Keamanan terbaik
Tidak ada yang menyukai kebocoran data, namun hal ini menjadi lebih umum dari biasanya. Intranet yang aman menggunakan izin berbasis peran untuk memastikan informasi sensitif perusahaan hanya dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya, sehingga mencegah pengintaian (dan peretas).
🧠 Tahukah Anda: Organisasi membutuhkan waktu rata-rata 204 hari untuk mengidentifikasi pelanggaran data dan 73 hari untuk mengatasinya. Biaya pemberitahuan pelanggaran saja naik menjadi $370 ribu pada tahun 2023.
4. Manajemen konten yang ramah pengguna
Memperbarui halaman intranet biasanya tidak memerlukan banyak latar belakang teknologi. Sistem manajemen konten (CMS) modern memberdayakan karyawan untuk membuat, memperbarui, dan berbagi konten secara mandiri, dengan integrasi yang mulus untuk alat bantu seperti Google Drive.
5. Pengakuan dan penghargaan
Berikan pujian di tempat yang semestinya. Lagi pula, karyawan yang menerima penghargaan secara teratur 20 kali lebih mungkin untuk tetap terlibat dibandingkan mereka yang tidak pernah mendengar ucapan "terima kasih". "
Intranet modern mendorong pengakuan antar rekan kerja, sehingga memudahkan untuk merayakan pencapaian melalui teriakan, komentar, atau pengumuman di seluruh perusahaan.
6. Direktori karyawan yang cerdas
Tidak ada lagi momen "Siapa yang bertanggung jawab untuk ini?". Direktori karyawan yang dapat dicari memungkinkan Anda menemukan rekan kerja berdasarkan nama, departemen, atau jabatan, membuat kolaborasi menjadi mudah.
7. Aksesibilitas yang diutamakan untuk perangkat seluler
Dengan pekerjaan hybrid yang akan terus ada, intranet yang ramah seluler atau aplikasi khusus memastikan karyawan bisa tetap terhubung dari perangkat seluler apa pun, di mana pun.
8. Dibangun untuk kerja sama tim
Saat ini, tim berkolaborasi dengan alat bantu kolaborasi seperti Google Workspace dan Microsoft Teams. Intranet modern terintegrasi secara mulus dengan alat bantu manajemen proyek, pesan waktu nyata, dan ruang kerja bersama agar kerja tim tetap lancar.
Peran Intranet Modern dalam Keterlibatan Karyawan
Kami telah membahas bagaimana intranet modern menyediakan perangkat lunak komunikasi internal bagi karyawan untuk memusatkannya demi kerja sama tim yang lebih baik, sehingga dapat diakses di mana pun dan kapan pun.
Namun, untuk memahami cara ClickUp mengubah tantangan umum di tempat kerja menjadi peluang bagi keterlibatan karyawan, mari kita uji coba dalam beberapa skenario umum.
📍 Skenario 1: Pekerja jarak jauh merasa terputus
Karyawan jarak jauh sering kali merindukan interaksi spontan di kantor dan merasa terisolasi.
bagaimana intranet modern membantu: Intranet modern menjembatani kesenjangan dengan menyediakan tempat kerja digital terpusat di mana pekerja jarak jauh bisa mengakses informasi terbaru perusahaan, berkolaborasi dalam proyek, dan terhubung secara sosial melalui komunitas virtual dan alat bantu obrolan. Fitur-fitur seperti akses seluler memastikan tidak ada yang merasa tertinggal, di mana pun mereka bekerja.
📍Skenario 2: Informasi yang berlebihan
Karyawan kesulitan menemukan informasi relevan yang terkubur dalam email dan dokumen yang tak ada habisnya.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Dengan fitur-fitur seperti sistem manajemen konten dan alat pencarian canggih, intranet modern mengatur dan memprioritaskan informasi. Dasbor yang dipersonalisasi memastikan karyawan melihat pembaruan dan sumber daya yang penting bagi mereka, sehingga mengurangi kebisingan.
📍Skenario 3: Pengakuan dan semangat kerja karyawan yang rendah
Karyawan merasa tidak dihargai ketika pencapaian mereka tidak diperhatikan, sehingga menyebabkan ketidakterlibatan.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Alat bantu pengakuan karyawan seperti papan pujian dan fitur shout-out mendorong apresiasi publik. Momen-momen pengakuan ini menumbuhkan rasa memiliki dan motivasi.
📍Skenario 4: Kesulitan mengelola proyek tim
Tim kesulitan berkolaborasi secara efektif, terutama di berbagai lokasi dan zona waktu.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Alat kolaborasi yang terintegrasi ke dalam intranet modern memudahkan manajemen proyek. Dari ruang kerja bersama hingga pengiriman pesan secara real-time, karyawan dapat bertukar pikiran, memberikan tugas, dan melacak kemajuan dalam satu platform-mendorong produktivitas dan kerja sama tim.
📍Skenario 5: Proses orientasi yang tidak efisien untuk karyawan baru
Karyawan baru merasa tersesat tanpa pemahaman yang jelas tentang proses, kebijakan, dan dinamika tim.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Intranet modern menyederhanakan proses orientasi dengan menawarkan pusat konten yang disesuaikan dengan sumber daya pelatihan, kebijakan perusahaan, dan perkenalan tim. Hal ini memastikan karyawan baru merasa disambut dan diperlengkapi untuk mulai bekerja.
💡 Kiat Pro: Gunakan platform terpusat untuk membuat, menyesuaikan, dan mendistribusikan kebijakan dan panduan secara efisien di seluruh organisasi Anda. Untuk memulai, lihat daftar perangkat lunak buku panduan karyawan terbaik ini.
📍Skenario 6: Departemen yang terkotak-kotak menghambat kolaborasi
Departemen beroperasi secara terpisah, yang menyebabkan miskomunikasi dan inefisiensi.
✅ Bagaimana intranet modern membantu: Intranet modern mendorong kolaborasi lintas departemen dengan ruang bersama untuk berbagi pengetahuan, pembaruan proyek, dan komunikasi. Karyawan dapat dengan mudah menemukan rekan kerja di seluruh tim menggunakan direktori karyawan, meruntuhkan sekat-sekat dan mendorong budaya yang menyatu.
Baca juga: Perangkat Lunak Portal Karyawan Terbaik
Menerapkan Intranet Modern dalam Organisasi
Bertransisi ke intranet modern bukanlah hal yang mudah. Organisasi sering kali kesulitan dengan karyawan yang tidak terlibat dan alat komunikasi di tempat kerja yang tidak efisien.
Tetapi sangat menarik bagaimana alat yang efisien dapat benar-benar memperbaiki masalah Anda. Setidaknya ClickUp bisa. Pengenalan singkat-ClickUp adalah aplikasi segalanya untuk bekerja yang menggabungkan proyek, obrolan, dan manajemen pengetahuan dalam satu platform. Bonus: Semua ini dilengkapi dengan AI yang paling kohesif di dunia.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk mengimplementasikan intranet yang benar-benar memenuhi kebutuhan Anda dan sesuai dengan tim Anda.
Langkah 1: Pahami apa yang benar-benar dibutuhkan organisasi Anda
Sebelum terjun ke pasar platform intranet yang mengilap, berhenti sejenak dan renungkan apa yang kurang. Sebagai contoh:
- Apakah kesenjangan komunikasi memperlambat proyek?
- Apakah pekerja jarak jauh merasa tidak terhubung?
- Apakah karyawan tenggelam dalam informasi yang tidak relevan?
Melakukan penilaian kebutuhan akan membantu Anda menemukan titik-titik masalah dan menguraikan fitur-fitur yang harus dimiliki untuk intranet Anda.
Misalnya, apakah tim Anda membutuhkan sistem manajemen konten untuk mengatur sumber daya? Atau alat kolaborasi untuk kerja tim yang lebih lancar? Mengetahui apa yang rusak akan memudahkan Anda menemukan alat yang dapat memperbaikinya.
Dengan ClickUp Tasks, Anda bisa mendokumentasikan kebutuhan ini dengan memecahnya menjadi beberapa langkah yang bisa ditindaklanjuti. Misalnya, tetapkan tugas penelitian untuk tim tertentu, prioritaskan fitur dengan Bidang Khusus, dan lacak kemajuan pada hal yang penting.
Langkah 2: Libatkan karyawan Anda dalam percakapan
Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi adalah tidak melibatkan karyawan dalam proses perencanaan. Intranet Anda bukan hanya untuk tim SDM atau TI, melainkan untuk semua orang.
Anda sudah selangkah lebih maju dalam hal keterlibatan karyawan dengan melibatkan karyawan di seluruh departemen dalam mengevaluasi solusi potensial.
Gunakan survei atau diskusi balai kota untuk mengumpulkan masukan tentang alat dan fitur apa yang akan mempermudah pekerjaan mereka. Dengan Papan Tulis ClickUp, Anda bisa memetakan umpan balik karyawan secara visual, memastikan setiap ide ditangkap dan dipertimbangkan.
Langkah 3: Luncurkan secara bertahap
Melemparkan semua fitur kepada karyawan Anda pada hari pertama mungkin terasa efisien, tetapi ini adalah resep untuk kewalahan.
Peluncuran bertahap memungkinkan tim merasa nyaman dengan intranet selangkah demi selangkah.
Mulailah dengan fitur-fitur inti seperti alat komunikasi atau berbagi dokumen dan secara bertahap perkenalkan fungsi-fungsi canggih seperti rangkaian kolaborasi real-time atau analitik.
ClickUp Tasks dan Dasbor ClickUp membuat proses ini menjadi lancar. Buat tugas untuk setiap fase peluncuran, tetapkan tanggung jawab, dan lacak kemajuan-semuanya di satu tempat.
Anda juga bisa menggunakan Dasbor untuk memantau tingkat adopsi dan mengumpulkan umpan balik dari karyawan, menyempurnakan pengalaman yang ada.
Bukankah lebih baik jika Anda dapat menggabungkan alat bantu seperti ClickUp Custom Fields dan Custom Statuses untuk menambahkan atribut spesifik ke tugas?
Templat Komunikasi Karyawan ClickUp memungkinkan fitur ini bersama dengan tata letak terstruktur untuk komunikasi yang transparan. Bagian terbaiknya? Sudah dikonfigurasikan sebelumnya dan membantu Anda untuk segera memulai!
Langkah 4: Memprioritaskan pengalaman pengguna
Keberhasilan intranet Anda bergantung pada kemudahan penggunaannya. Jika karyawan tidak dapat menavigasi platform atau menemukan informasi dengan cepat, mereka tidak akan menggunakannya.
Sebagai buku aturan, fokuslah pada desain yang intuitif, kompatibilitas seluler, dan dasbor yang dipersonalisasi. Pertimbangkan pengguna Anda-pekerja jarak jauh, tim lapangan, atau staf kantor-dan pastikan platform memenuhi kebutuhan mereka.
Sekali lagi, ClickUp unggul di sini dengan Dasbor yang dapat disesuaikan.
Karyawan dapat menyesuaikan tampilan mereka untuk menampilkan hal yang paling relevan, mulai dari kemajuan proyek hingga pembaruan tim. Ini dirancang untuk menjadi sumber kebenaran tunggal, meminimalkan kebisingan sekaligus memaksimalkan kejelasan.
Langkah 5: Kelola konten Anda secara efektif
Ingat: Intranet tanpa konten yang tertata dengan baik dan relevan hanyalah alat bantu yang akan dihindari oleh karyawan.
Konten harus mudah ditemukan, diperbarui secara berkala, dan disesuaikan dengan pengguna. Ini mencakup segala hal, mulai dari kebijakan perusahaan hingga materi pelatihan dan sumber daya tim.
Analisis juga bisa memainkan peran besar dalam memahami apa yang berhasil-apakah karyawan terlibat dengan konten?
📌 Contoh: Bagaimana jika beberapa anggota tim dapat secara bersamaan mengedit dokumen kebijakan atau menyempurnakan proposal proyek, sambil memberikan komentar dan saran secara langsung dalam dokumen? Hal ini akan secara signifikan mempercepat kolaborasi dan meningkatkan visibilitas. ClickUp Docs memungkinkan hal ini.
Mengintegrasikan dokumen-dokumen ini ke dalam pusat pengetahuan pusat memastikan karyawan dapat mengakses apa yang mereka butuhkan dalam hitungan detik, bukan jam:
- Gunakan folder untuk mengelompokkan dokumen terkait berdasarkan departemen atau proyek
- Tambahkan tag untuk pemfilteran cepat, seperti "Pembaruan Kebijakan" atau "Orientasi"
- Tautkan sumber daya terkait untuk memberikan konteks yang lengkap, seperti menghubungkan ringkasan proyek ke daftar tugas yang relevan
- Bagikan dokumen ke seluruh tim hanya dengan sebuah tautan
- Menetapkan tugas secara langsung di dalam dokumen untuk item tindakan
- Gunakan komentar dan sebutan untuk mendapatkan umpan balik instan
Langkah 6: Menumbuhkan keterlibatan sejak awal
Bahkan intranet yang paling canggih pun akan gagal jika karyawan tidak terlibat. Untuk membangun antusiasme, tunjukkan bagaimana platform ini akan membuat hidup mereka lebih mudah.
Alat kolaboratif seperti ClickUp Chat, @mentions, dan ClickUp Assign Comments membantu mendorong komunikasi dan akuntabilitas secara real-time, sehingga memastikan tidak ada yang merasa ketinggalan informasi.
Langkah 7: Amankan intranet Anda
Keamanan = Tulang punggung sistem intranet modern.
Mengamankan intranet Anda berarti data sensitif Anda tetap terlindungi, dan platform Anda tetap dapat diandalkan selama bertahun-tahun.
Mulai dari menjaga rahasia perusahaan hingga mengontrol tingkat akses, intranet yang aman membangun kepercayaan di seluruh organisasi.
💡 Tip Pro: ClickUp meningkatkan pengalaman dengan izin berbasis peran, memberikan Anda kendali penuh atas siapa yang dapat melihat, mengedit, atau berbagi tugas, Dokumen, Dasbor, dan banyak lagi. Hal ini membuat konten yang tepat berada di tangan yang tepat.
Mengatasi Tantangan dalam Adopsi Intranet Modern
Tidak ada perjalanan yang lengkap tanpa tantangan. Setidaknya dengan menyadarinya akan membantu Anda membuat rencana yang lebih baik.
Mari kita bahas beberapa tantangan umum dalam integrasi intranet modern dan cara mengatasinya.
Tantangan #1: Kurangnya personalisasi
Satu ukuran tidak cocok untuk semua, terutama di tempat kerja. Karyawan tidak ingin memilah-milah konten yang tidak relevan untuk menemukan apa yang mereka butuhkan. Tanpa konten yang dipersonalisasi yang disesuaikan dengan peran, tim, atau lokasi, intranet Anda berisiko menjadi alat yang tidak terpakai.
✅ Solusi:
Intranet modern harus memberikan personalisasi berbasis peran. Ini berarti memastikan karyawan melihat konten yang relevan dengan peran, aktivitas, dan lokasi mereka.
Fitur-fitur seperti dasbor khusus atau notifikasi yang ditargetkan membuat intranet tetap menarik dan dapat digunakan oleh semua orang.
Baca juga: Aplikasi Komunikasi Tim Terbaik
Tantangan #2: Fungsionalitas pencarian yang tidak efektif
Hampir dua pertiga karyawan (64%) mengakui bahwa mereka kesulitan menemukan waktu dan energi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka dan 3. 5 kali lebih mungkin mengalami kesulitan dalam berinovasi dan berpikir strategis.
Apakah kita ingin mempersulit hidup mereka dengan alat pencarian yang buruk? Mesin pencari tradisional yang didasarkan pada kata kunci sederhana tidak akan memenuhi kebutuhan karyawan Anda.
Solusi:
Intranet modern membutuhkan kemampuan pencarian cerdas yang memberikan hasil berdasarkan preferensi, filter, dan data pengguna.
Fitur Pencarian Terhubung ClickUp membantu Anda menemukan apa pun di Ruang Kerja menggunakan kata kunci dasar, filter lanjutan, atau kronologi. Lebih baik lagi, fitur ini mengubah data gambar dan video menjadi konten yang dapat dicari, sehingga tidak ada file yang luput dari perhatian.
Tantangan #3: Kurangnya penemuan informasi
Apakah ribuan email, video, dokumen teks, dan lebih banyak lagi konten perusahaan sudah terstruktur? Tidak.
Intranet tradisional kesulitan untuk menambang data ini, yang menyebabkan potensi yang belum dimanfaatkan dan pengambilan keputusan yang buruk.
Solusi:
Alat penggalian pengetahuan yang didukung AI adalah hal terbaik yang dapat terjadi pada intranet modern.
Alat bantu ini menyerap data dari aplikasi internal dan pihak ketiga, memperkayanya dengan metadata, dan memberikan hasil yang dipersonalisasi melalui mesin pencari perusahaan yang bersifat kognitif. Ini berarti karyawan dapat dengan mudah mengakses data yang tidak terstruktur sekalipun saat dibutuhkan.
Berikut ini adalah panduan bermanfaat untuk membangun dan mengelola basis pengetahuan AI Anda sendiri!
💡 Kiat Pro: ClickUp Brain adalah manajer pengetahuan Anda yang didukung oleh AI, yang menghubungkan tugas, dokumen, dan obrolan dengan lancar di Ruang Kerja ClickUp untuk menampilkan informasi yang tepat secara instan. Tidak perlu lagi menggali kekacauan-cukup tanyakan dalam bahasa Inggris, dan ClickUp Brain akan memberikan jawaban yang tepat, menyederhanakan alur kerja, dan menjaga keselarasan tim.
Tantangan #4: Menyiarkan pesan yang ditargetkan
Intranet tradisional sering kali terbatas pada pengiriman pesan satu ukuran untuk semua. Hal ini menjadi masalah besar ketika mengelola tim jarak jauh atau hybrid yang membutuhkan pembaruan yang disesuaikan berdasarkan peran, bahasa, atau lokasi mereka.
✅ Solusi:
Intranet modern memungkinkan komunikasi yang ditargetkan, sehingga Anda dapat mengirim pesan yang dipersonalisasi ke grup tertentu.
Misalnya, manajer dapat menyiarkan pembaruan kebijakan kepada tim kepemimpinan sambil tetap memberikan berita orientasi kepada karyawan baru. Hal ini memastikan orang yang tepat menerima pesan tanpa mengirim spam ke orang lain.
Tantangan #5: Intranet terpisah dari alat bantu digital lainnya
Intranet yang terputus-putus adalah resep untuk frustrasi. Karyawan tidak perlu berpindah-pindah aplikasi untuk mencari informasi atau menyelesaikan tugas. Intranet tradisional, sering kali statis dan terkotak-kotak, menciptakan inefisiensi dan menghambat produktivitas.
Solusi:
Intranet modern berfungsi sebagai ruang kerja digital terpadu, yang mengintegrasikan alat bantu komunikasi, kolaborasi, dan manajemen konten.
📮Wawasan ClickUp: Seorang pekerja pengetahuan rata-rata harus terhubung dengan 6 orang untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini berarti menjangkau 6 koneksi inti setiap hari untuk mengumpulkan konteks penting, menyelaraskan prioritas, dan memajukan proyek.
Perjuangannya adalah tindak lanjut yang tidak konstan, kebingungan versi, dan lubang hitam visibilitas yang mengikis produktivitas tim. Platform terpusat seperti ClickUp, dengan Connected Search dan AI Knowledge Manager, mengatasi hal ini dengan membuat konteks langsung tersedia di ujung jari Anda. Tidak perlu lagi berpindah-pindah aplikasi!
Inovasi Intranet Dimulai dengan ClickUp
Bermigrasi ke ClickUp adalah hal terpenting yang dilakukan tim kami. Sejak melakukan perubahan, produktivitas, efisiensi, kolaborasi tim, dan semangat kerja kami meningkat secara signifikan.
Bermigrasi ke ClickUp adalah hal terpenting yang dilakukan tim kami. Sejak melakukan perubahan, produktivitas, efisiensi, kolaborasi tim, dan semangat kerja kami meningkat secara signifikan.
Jika Anda sedang membangun intranet untuk organisasi Anda, pilihlah platform seperti ClickUp yang tumbuh bersama Anda.
ClickUp menghadirkan semua yang Anda butuhkan ke dalam satu ruang kerja yang mulus dan dapat diskalakan, mulai dari manajemen tugas dan dokumen hingga dasbor yang dapat disesuaikan dan izin berbasis peran.
Alat bantu kolaborasinya seperti Chat, Papan Tulis, dan Dokumen memastikan tim Anda tetap terhubung, terlibat, dan produktif-di mana pun mereka bekerja.
Daftar ClickUp hari ini dan ciptakan tempat kerja digital yang layak untuk tim Anda!