Para pekerja jarak jauh sangat memahami hal ini. Buka kalender Anda, dan Anda akan melihat beberapa Rapat zoom dijadwalkan sepanjang minggu.

Dan mari kita akui saja, Anda mungkin tidak akan sepenuhnya memperhatikan selama itu semua, atau mengingat semua hal yang didiskusikan.

Menurut survei Microsoft, 42% peserta rapat melakukan banyak tugas dalam satu minggu.

Hal ini menjadikannya penting untuk membuat-atau memiliki akses ke-catatan dan rekaman rapat. Tapi siapa yang bisa memperhatikan pembicara dan mencatat semuanya secara akurat dan cepat? Tidak banyak dari kita.

Tetapi proses ini bisa jauh lebih mudah dengan seperangkat alat bantu yang tepat dan beberapa kiat praktis.

Dalam posting ini, kami akan menunjukkan cara membuat catatan dengan cepat dan mudah, termasuk cara untuk mengotomatiskan prosesnya. Tidak lama lagi, Anda akan memiliki semua alat yang dibutuhkan untuk membuat catatan rapat Zoom yang terperinci dan dapat ditindaklanjuti setiap saat.

⏰ Ringkasan 60 Detik

• Zoom Notes adalah fitur di Zoom yang secara otomatis membuat catatan rapat dengan bantuan Zoom's Companion
• Zoom membantu mentranskrip rapat dan mencatat poin-poin penting serta item tindakan selama panggilan berlangsung, sehingga lebih mudah untuk tetap terorganisir
• Pencatatan Zoom yang efektif terdiri dari tiga tahap. Sebelum rapat, rencanakan poin-poin penting dan tetapkan tujuan. Selama rapat, buat catatan yang jelas tentang topik-topik penting. Setelah itu, tinjau dan atur catatan Anda menjadi tugas
• ClickUp Notepad membantu Anda membuat catatan cepat selama rapat dengan cepat, sementara ClickUp Docs memungkinkan Anda membuat entri yang lebih rinci dan menautkan informasi ke alur kerja Anda
• ClickUp Brain mengambil langkah lebih jauh dengan mengubah catatan Anda menjadi item tindakan dan menjabarkan langkah selanjutnya secara otomatis
• Kesalahan besar yang umum terjadi adalah menuliskan setiap kata dari rapat, sehingga sulit untuk menemukan poin-poin penting di kemudian hari
• Tidak menindaklanjuti item tindakan juga dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewat, sementara catatan yang tidak terorganisir akan sulit ditemukan
• Anda dapat menghindari kesalahan-kesalahan ini dengan berfokus pada meringkas poin-poin penting dan keputusan serta menggunakan fitur-fitur ClickUp yang kuat untuk pengaturan yang lebih baik, pencarian, dan tindak lanjut dari item-item rapat

Apa Itu Catatan Zoom?

via Memperbesar Zoom Notes adalah fitur bagus yang ditanamkan ke dalam platform konferensi video populer yang memungkinkan Anda mencatat dan berbagi catatan dengan orang lain selama rapat. Anda dapat memulai catatan baru atau membuka catatan yang sudah ada saat melakukan panggilan. Setelah dibagikan, semua orang dapat bergabung dan berkolaborasi untuk menangkap detail penting secara real time.

Tidak hanya itu saja-Anda dapat membuat dan berbagi agenda dengan tim Anda di sini! Dan ketika panggilan selesai, catatan tersebut dapat dengan mudah diformat dan siap untuk dibagikan kepada semua orang.

Hal yang hebat dari fitur ini adalah fitur ini tersedia untuk semua pengguna di seluruh platform Zoom tanpa biaya tambahan.

💡Kiat Pro: Aktifkan transkrip langsung dalam rapat Zoom dengan mengeklik tombol di samping Rekam. Ini akan menghasilkan subtitle untuk semua pembicara. Anda dapat mengakses transkrip nanti untuk membantu menyusun notula rapat dengan lebih cepat.

Mengapa Catatan Zoom Merupakan Pengubah Permainan untuk Produktivitas

👉🏼 Pada tahun 1885, psikolog Jerman, Hermann Ebbinghaus, memperkenalkan Kurva Lupa. Kurva ini menunjukkan bagaimana informasi yang baru didapat akan berkurang dari ingatan jika tidak diperkuat.

Sekarang, bayangkan jumlah informasi yang datang kepada Anda dalam satu hari kerja. Mengandalkan ingatan Anda untuk mengingat semua yang telah didiskusikan dalam panggilan Zoom adalah resep untuk bencana. Oleh karena itu, catatlah!

Inilah cara menyederhanakan dan menguntungkan produktivitas Anda:

• Menjaga agar otak Anda tetap fokus dan terlibat: Ketika Anda menulis atau mengetik, Anda tidak hanya mendengarkan-Anda juga memproses dan meringkas apa yang dikatakan, sehingga lebih mudah untuk memahami dan mengingatnya kembali di kemudian hari
• Menyimpan catatan yang jelas tentang diskusi dan rencana rapat: Catatan menjelaskan siapa yang melakukan apa dan memetakan langkah selanjutnya sehingga tidak ada yang terlupakan
• Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi: Catatan bersama membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama. Berkolaborasi dalam rapat mengurangi kebingungan dan memudahkan untuk menghindari miskomunikasi
• Meningkatkan pembelajaran aktif: Pencatatan meningkatkan cara Anda memproses dan memahami informasi. Hal ini juga membantu menemukan poin-poin penting dan hubungan serta meningkatkan pemikiran kritis
• Berfungsi sebagai panduan untuk pengambilan keputusan di masa depan: Catatan menyimpan keputusan, kemajuan proyek, dan diskusi tim di satu tempat. Catatan ini dapat berfungsi ganda sebagai sumber daya yang berharga untuk orientasi karyawan baru dan memahami strategi masa lalu

baca juga:* * Catatan 20 Kiat dan Trik Zoom untuk Rapat Video yang Lebih Baik

Cara Mengotomatiskan Pencatatan Zoom

melalui Zoom

Anda dapat mengotomatiskan proses pencatatan dengan AI Companion pada akun Zoom Anda.

Ini Alat pencatat AI bergabung dengan rapat atau webinar Zoom Anda untuk membuat catatan secara otomatis. Alat ini mentranskrip percakapan saat Anda berbicara dan memberikan ringkasan diskusi yang terperinci.

Alat ini dapat mengetahui siapa yang berbicara, melacak item tindakan, dan menyoroti keputusan-keputusan penting secara real time.

melalui Memperbesar Namun, beberapa pengguna Zoom merasa bahwa akurasi ini dipertanyakan selama percakapan yang rumit. Meskipun dapat digunakan untuk diskusi sederhana, alat ini sering kali kesulitan dalam menangani percakapan yang tumpang tindih, mengenali istilah teknis, atau memahami bahasa khusus industri.

Akibatnya, Anda mungkin akan menghabiskan waktu tambahan untuk memperbaiki catatan, sehingga hampir sama memakannya dengan membuatnya secara manual dari awal.

Belum lagi, mencari informasi yang Anda butuhkan di Zoom Notes adalah proses yang melelahkan. Ditambah lagi, jika Anda perlu menggunakan informasi yang dapat ditindaklanjuti, Anda harus berpindah platform dan memasukkan semuanya secara manual ke dalam alat manajemen konten lainnya.

Jadi, mengapa tidak memulai dari sana?

Sebagai aplikasi segalanya untuk bekerja, ClickUp menggabungkan tugas, dokumen, rapat, dan manajemen pengetahuan ke dalam satu platform produktivitas yang kuat dan didukung oleh AI

Namun, bagaimana Anda dapat mengotomatiskan pencatatan dengan ClickUp?

Untungnya, asisten AI asli ClickUp yang lebih kuat, Otak ClickUp menawarkan solusi yang sempurna.

Biarkan ClickUp Brain meringkas catatan rapat Zoom Anda dengan mengklik satu tombol

Dengan Integrasi Zoom dari ClickUp anda dapat mengimpor catatan rapat Zoom Anda ke ClickUp dan membiarkan ClickUp Brain melakukan sisanya. Aplikasi ini dapat meringkas poin-poin penting, diskusi, dan item tindakan hanya dengan sekali klik. Apakah Anda kehabisan waktu atau memiliki catatan suara dari rapat untuk ditranskrip? Aplikasi ini juga dapat melakukannya.

Alat ini juga dapat menyesuaikan nada, bahasa, dan tingkat kreativitas agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Apakah Anda perlu menerjemahkan catatan untuk tim global atau mempertahankan gaya penulisan yang konsisten, alat ini dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan Anda.

ClickUp Brain juga dapat mengubah catatan Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti-tetapi akan dibahas lebih lanjut nanti.

Baca juga: Cara Menjalankan Rapat Zoom Seperti Seorang Ahli: Kiat, Trik, dan Praktik Terbaik

Cara Membuat Catatan Zoom yang Efektif

Membuat catatan bukan sekadar mencatat setiap kata yang diucapkan selama panggilan berlangsung. Bayangkan jika Anda harus membuka halaman demi halaman dari rapat Anda yang berlangsung selama satu jam! Idenya adalah untuk mengidentifikasi dan menyoroti item tindakan yang perlu Anda kerjakan nanti.

Tentu saja, pencatatan AI adalah teman Anda di sini. Namun, pencatatan aktif juga akan memastikan Anda mendapatkan informasi. Catat dan perkuat poin-poin yang mungkin perlu Anda klarifikasi di akhir panggilan. Atau cukup catat masalah yang perlu Anda diskusikan lebih lanjut dengan tim Anda. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat melakukan hal ini dengan baik.

Fakta Menarik: Tahukah Anda tentang kelelahan Zoom? Ini menjelaskan kelelahan yang disebabkan oleh panggilan video yang panjang. Penyebab utamanya adalah kebutuhan yang berlebihan untuk mempertahankan kontak mata jarak dekat .

Sebelum pertemuan

Sebagai seorang Pramuka muda, Anda mungkin sering mendengar "Bersiaplah". Membuat catatan pertemuan akan membuat Anda bekerja dengan moto yang sama lagi.

Berikut ini beberapa tips untuk membantu Anda mempersiapkan diri sebelum pertemuan:

1. Mulailah dengan memeriksa agenda rapat atau undangan rapat dengan cermat untuk memahami topik dan tujuan utama. Jika tidak ada, tanyakan kepada penyelenggara tentang tujuan rapat tersebut
2. Siapkan aplikasi pencatatan Anda. Jika Anda menggunakan alat bantu digital, ujilah terlebih dahulu untuk menghindari masalah selama panggilan berlangsung.
3. Buatlah template sederhana sebelum rapat dengan bagian-bagian seperti "Item Agenda", "Poin Utama", "Item Tindakan", dan "Pertanyaan" Ini akan membantu Anda membuat catatan dengan cepat selama panggilan berlangsung
4. Selanjutnya, periksa pengaturan Anda. Pastikan komputer Anda terisi daya, internet Anda stabil, dan Anda berada di tempat yang tenang dan terang. Tutup tab dan aplikasi peramban tambahan untuk menghindari gangguan
5. Jika rapat akan membahas dokumen atau materi tertentu, pelajari dokumen atau materi tersebut sebelum melakukan panggilan. **Unduh atau cetak laporan, presentasi, atau sumber daya lain yang Anda perlukan untuk mendapatkan konteks yang lebih baik
6. **Tentukan apa yang ingin Anda dapatkan dari rapat tersebut. Bisa berupa pembaruan proyek atau rencana masa depan, namun memiliki tujuan yang jelas akan membantu Anda membuat catatan yang tepat
7. **Terakhir, siapkan pertanyaan-pertanyaan yang ingin Anda ajukan atau topik yang ingin Anda pastikan telah dibahas

Selama rapat

Efektivitas pencatatan Anda selama rapat sangat bergantung pada jenis strategi yang Anda gunakan. Beberapa strategi yang populer antara lain: Metode Cornell meskipun kebanyakan orang berniat untuk melakukan pertemuan, mereka tidak dapat melakukannya. Alasannya? Item tindakan sering kali tersebar dan kurang terlihat karena saluran komunikasi saat ini terbagi antara email (42%) dan pesan instan (41%)

clickUp membuat transisi dari diskusi ke tindakan menjadi lebih lancar sebagai aplikasi untuk bekerja. Aplikasi ini menyatukan rapat, catatan, dan tugas Anda ke dalam satu platform terpadu untuk produktivitas rapat yang lebih tinggi!

Ubah catatan Anda menjadi tugas yang terorganisir dengan ClickUp

Gunakan ClickUp Notepad untuk mencatat poin-poin penting sambil tetap berada di dalam ruang kerja ClickUp

Mengubah catatan Zoom statis Anda menjadi pekerjaan yang berdampak membutuhkan empat langkah sederhana.

Langkah 1: Mulai dengan Integrasi Zoom ClickUp dan masuk ke rapat terjadwal (atau membuat yang baru) langsung dari dalam Tugas ClickUp .

Langkah 2:

1. Buat catatan rapat secara manual selama rapat menggunakanClickUp Notepad atauClickUp Documents.

Coba ClickUp Notepad

ClickUp Notepad

ClickUp Notepad sangat bagus untuk membuat catatan cepat atau membuat daftar periksa. Sementara itu, ClickUp Docs lebih baik untuk membuat catatan yang lebih rinci yang mencakup agenda atau rencana proyek.

Dokumen-dokumen ini mudah diedit dengan alat pemformatan yang kaya di ClickUp, seperti header, daftar berpoin dan bernomor, spanduk, dan tabel. Elemen-elemen ini juga meningkatkan keterbacaan catatan Anda. Bagian terbaiknya? Anda bisa membagikannya dengan tim Anda secara real time (dan bahkan mengedit bersama), sehingga semua orang tetap berada di halaman yang sama

Berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time di ClickUp

1. Dapatkan transkrip rapat dan rekaman (jika diaktifkan) di dalam tugas Anda secara otomatis setelah rapat selesai. Anda bahkan bisa membuat tautanOtomatisasi di ClickUp untuk memberi tahu peserta rapat ketika hal ini terjadi, sehingga setiap orang dapat segera mengakses semua materi rapat.

Coba ClickUp Brain

ClickUp Brain

Setelah itu, Anda bisa bertanya kepada asisten AI asli ClickUp, Otak ClickUp untuk meringkas diskusi dan menemukan butir-butir tindakan dari transkrip tanpa perlu mendokumentasikan berbagai hal secara manual selama rapat

Langkah 3: Sekarang saatnya membuat ClickUp Tasks dan subtugas dan menugaskan mereka ke anggota tim Anda (atau Anda sendiri) untuk menindaklanjuti item tindakan. Cukup sorot entri di Notepad atau Dokumen Anda untuk diubah menjadi Tugas, dan tambahkan penerima tugas dan tanggal jatuh tempo.

Ubah catatan Anda secara langsung menjadi tugas, tetapkan tenggat waktu, dan tetapkan tugas tersebut ke masing-masing anggota tim

Dengan tambahan ClickUp Brain pada tugas Anda, ketahui tanggung jawab dan tenggat waktu langsung dari catatan Anda. Tetapkan prioritas, lacak kemajuan, dan pastikan tidak ada yang terlewatkan dalam tugas.

Saya penggemar berat ClickUp. Fitur terbaik yang dimilikinya (yang tidak dimiliki orang lain) adalah Anda bisa menyimpan semua catatan Anda di Dokumen dan terintegrasi dengan Tugas... Jadi, Anda bisa menyorot kalimat dari dokumen dan klik kanan untuk membuatnya menjadi Tugas. Ini sangat membantu ketika saya ingin menerjemahkan catatan panggilan telepon selama satu jam ke dalam tugas-tugas terpisah... dan saya tidak perlu mengetik ulang atau bahkan menyalin/menempelkannya Jon Mervis , Konsultan Tenaga Penjualan, Blue Engine Solutions

Jika Anda memerlukan bantuan, pustaka templat ClickUp yang ekstensif mencakup beberapa templat catatan rapat yang sesuai dengan semua skenario.

Templat ClickUp untuk membantu rapat Anda

Unduh Templat Ini

Templat Catatan Rapat ClickUp

Salah satu favorit kami adalah Templat Catatan Rapat ClickUp . Dari panggilan mingguan yang mendetail hingga check-in harian, ini membantu menjaga rapat tim tetap teratur dengan bagian khusus untuk agenda, catatan, dan item tindakan.

Anda bahkan dapat menambahkan gambar, tautan, atau video untuk konteks tambahan guna memastikan panggilan Anda terdokumentasi dengan baik.

Dengan ClickUp, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk rapat dan proyek di satu tempat, membuat Anda tetap teratur dan produktif.

Opsi lain yang dapat Anda gunakan adalah templat Templat Notulen Rapat ClickUp . Ini membantu Anda membuat dasbor catatan dalam bentuk subhalaman untuk setiap sesi sehingga tidak ada yang terlewatkan. Templat ini sangat cocok untuk pemula, sehingga semua orang dalam tim Anda dapat benar-benar berkolaborasi tanpa harus berurusan dengan kurva pembelajaran.

Kiat profesional: Jika tempat kerja Anda menggunakan Google Workspace, kemungkinan besar agenda Anda ada di Google Dokumen. Anda dapat melihat templat agenda gratis ini untuk Google Dokumen untuk membantu Anda memulai.

Kesalahan Umum dalam Mencatat dengan Zoom dan Cara Menghindarinya

Bahkan dengan alat bantu dan persiapan yang tepat, kesalahan yang sering dilakukan selama panggilan online dapat berdampak langsung pada produktivitas.

Namun sebagian besar kesalahan ini mudah diperbaiki. Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum dalam mencatat dan cara menghindarinya.

• Membebani catatan Anda dengan detail yang tidak perlu* dapat menyulitkan Anda untuk meninjau atau menindaklanjuti catatan Anda. Alih-alih mencoba mencatat semuanya, fokuslah pada poin-poin utama, keputusan, dan item tindakan
• **Gagal menindaklanjuti item tindakan setelah rapat adalah masalah yang umum terjadi. Segera setelah rapat, tinjau kembali butir-butir tindakan dan berikan kepada orang yang tepat
• **Catatan yang tidak terorganisir dan tidak dapat ditemukan kembali dapat menyebabkan hilangnya informasi dan membuang-buang waktu. Siapkan sistem yang jelas untuk menyimpannya, dengan nama folder yang sederhana dan label yang konsisten
• Multi-tasking menurunkan kualitas catatan Anda*. Jika Anda memeriksa email saat melakukan panggilan, Anda akan kehilangan detail penting. Tetap fokus pada rapat
• **Tidak membagikan catatan kepada orang yang tepat akan mengurangi nilainya dan menyebabkan kebingungan. Segera kirimkan catatan kepada pemangku kepentingan setelah melakukan panggilan

Serahkan Pencatatan kepada ClickUp!

Mencatat dengan baik adalah kunci untuk memastikan rapat Anda produktif dan tidak ada hal penting yang terlewatkan. Alat bantu internal Zoom telah melakukan pekerjaan dengan baik untuk tim di seluruh dunia.

Tetapi jika Anda mencari sesuatu yang lebih kuat dan akurat, ClickUp adalah solusinya.

ClickUp tidak hanya membantu dalam pencatatan, tetapi juga terhubung dengan alat manajemen proyeknya, sehingga Anda bisa langsung mengubah catatan rapat menjadi tugas tanpa harus berpindah-pindah aplikasi. Dari mengatur tenggat waktu hingga menetapkan tugas dan melacak kemajuan, ClickUp melakukan semuanya. Daftar akun ClickUp gratis hari ini dan biarkan aplikasi ini mengelola proyek dan catatan Anda di tempat kerja yang sama!