Para pekerja jarak jauh pasti sudah sangat paham akan hal ini. Buka kalender Anda, dan Anda akan melihat banyak rapat Zoom yang dijadwalkan sepanjang minggu.
Dan mari kita akui saja, Anda mungkin tidak akan sepenuhnya fokus selama seluruh rapat, atau mengingat segala hal yang dibahas.
Menurut survei Microsoft, 42% peserta rapat melakukan multitasking dalam seminggu biasa.
Hal ini membuat pentingnya mencatat—atau memiliki akses ke—catatan dan rekaman rapat. Namun, siapa yang bisa memperhatikan pembicara dan mencatat semuanya dengan akurat dan cepat? Tidak banyak dari kita.
Namun, proses ini bisa jauh lebih mudah dengan perangkat yang tepat dan beberapa tips praktis.
Dalam postingan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat catatan dengan cepat dan mudah, termasuk cara-cara untuk mengotomatiskan prosesnya. Dalam waktu singkat, Anda akan memiliki semua alat yang dibutuhkan untuk membuat catatan rapat Zoom yang terperinci dan dapat ditindaklanjuti setiap saat.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Zoom Notes adalah fitur di Zoom yang secara otomatis membuat catatan rapat dengan bantuan Zoom Companion
- Zoom membantu mencatat rapat serta mencatat poin-poin penting dan tindakan yang perlu dilakukan selama panggilan, sehingga memudahkan Anda untuk tetap terorganisir
- Pembuatan catatan Zoom yang efektif melibatkan tiga tahap. Sebelum rapat, rencanakan poin-poin penting dan tetapkan tujuan. Selama rapat, catat poin-poin penting dengan jelas. Setelah rapat, tinjau dan susun catatan Anda menjadi tugas-tugas
- ClickUp Notepad membantu Anda membuat catatan singkat dengan cepat selama rapat, sementara ClickUp Docs memungkinkan Anda membuat entri yang lebih terperinci dan menghubungkan informasi tersebut ke alur kerja Anda
- ClickUp Brain melangkah lebih jauh dengan mengubah catatan Anda menjadi tindakan yang harus dilakukan dan secara otomatis merinci langkah-langkah selanjutnya
- Salah satu kesalahan umum yang sering terjadi adalah mencatat setiap kata yang diucapkan dalam rapat, sehingga sulit untuk menemukan poin-poin penting di kemudian hari
- Tidak menindaklanjuti poin-poin tindakan juga dapat menyebabkan tenggat waktu terlewat, sementara catatan yang tidak teratur sulit ditemukan
- Anda dapat menghindari kesalahan-kesalahan ini dengan berfokus pada merangkum poin-poin penting dan keputusan, serta memanfaatkan fitur-fitur canggih ClickUp untuk pengorganisasian yang lebih baik, kemudahan pencarian, dan tindak lanjut terhadap poin-poin rapat.
Apa Itu Catatan Zoom?
Zoom Notes adalah fitur praktis yang terintegrasi dalam platform konferensi video populer ini, yang memungkinkan Anda mencatat dan berbagi catatan dengan orang lain selama rapat. Anda dapat membuat catatan baru atau membuka catatan yang sudah ada saat sedang dalam panggilan. Setelah dibagikan, semua orang dapat ikut serta dan berkolaborasi untuk mencatat detail penting secara real time.
Bukan hanya itu—Anda juga bisa membuat dan membagikan agenda kepada tim Anda di sini! Dan setelah rapat selesai, catatan tersebut dapat dengan mudah diformat dan siap dibagikan kepada semua orang.
Keunggulan fitur ini adalah ketersediaannya bagi semua pengguna di seluruh platform Zoom tanpa biaya tambahan.
💡Tips Pro: Aktifkan transkrip langsung dalam rapat Zoom dengan mengklik tombol di sebelah tombol Rekam. Fitur ini akan menghasilkan teks terjemahan untuk semua pembicara. Anda dapat mengakses transkrip tersebut nanti untuk membantu menyusun notulen rapat dengan lebih cepat.
Mengapa Catatan Zoom Menjadi Terobosan Besar bagi Produktivitas
👉🏼 Pada tahun 1885, psikolog Jerman Hermann Ebbinghaus memperkenalkan Kurva Lupa. Kurva ini menunjukkan bagaimana informasi yang baru diperoleh akan memudar dari ingatan jika tidak diperkuat.
Sekarang, bayangkan banyaknya informasi yang Anda terima dalam satu hari kerja. Mengandalkan ingatan Anda untuk mengingat semua yang dibahas dalam panggilan Zoom Anda adalah resep bencana. Oleh karena itu, buatlah catatan!
Berikut ini cara kerja fitur ini yang menyederhanakan proses dan meningkatkan produktivitas Anda:
- Membantu otak Anda tetap fokus dan terlibat: Saat Anda menulis atau mengetik, Anda tidak hanya mendengarkan—Anda juga memproses dan merangkum apa yang sedang dibicarakan, sehingga lebih mudah dipahami dan diingat nanti
- Menjaga catatan yang jelas mengenai pembahasan dan rencana rapat: Catatan tersebut menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan memetakan langkah-langkah selanjutnya sehingga tidak ada yang terlewatkan
- Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi: Catatan yang dibagikan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Berkolaborasi dalam rapat mengurangi kebingungan dan memudahkan untuk menghindari kesalahpahaman
- Mendorong pembelajaran aktif: Membuat catatan meningkatkan cara Anda memproses dan memahami informasi. Hal ini juga membantu mengidentifikasi poin-poin penting dan hubungan antaride, serta meningkatkan kemampuan berpikir kritis.
- Berfungsi sebagai panduan untuk pengambilan keputusan di masa depan: Catatan menyimpan keputusan, perkembangan proyek, dan diskusi tim di satu tempat. Catatan ini juga dapat berfungsi sebagai sumber daya berharga untuk orientasi karyawan baru dan memahami strategi-strategi sebelumnya
Cara Mengotomatiskan Pembuatan Catatan Zoom
Anda dapat mengotomatiskan proses pembuatan catatan dengan AI Companion di akun Zoom Anda.
Alat pencatatan berbasis AI ini bergabung dalam rapat atau webinar Zoom Anda untuk membuat catatan secara otomatis. Alat ini mentranskripsikan percakapan saat Anda berbicara dan memberikan ringkasan diskusi yang terperinci.
Alat ini dapat mengidentifikasi siapa yang sedang berbicara, melacak tindakan yang harus dilakukan, dan menyoroti keputusan penting secara real time.
Namun, beberapa pengguna Zoom menganggap akurasi ini dipertanyakan saat percakapan yang kompleks. Meskipun berfungsi untuk diskusi sederhana, alat ini sering kali kesulitan dalam menangani percakapan yang tumpang tindih, mengenali istilah teknis, atau memahami bahasa khusus industri.
Akibatnya, Anda mungkin harus menghabiskan waktu tambahan untuk memperbaiki catatan tersebut, sehingga prosesnya hampir sama memakan waktu seperti membuatnya secara manual dari awal.
Belum lagi, mencari informasi yang tepat di Catatan Zoom merupakan proses yang melelahkan. Selain itu, jika Anda perlu menggunakan informasi yang dapat ditindaklanjuti, Anda harus berpindah platform dan memasukkan semuanya secara manual ke dalam alat manajemen konten lainnya.
Jadi, mengapa tidak memulainya dari sana?
Sebagai aplikasi serba guna untuk pekerjaan, ClickUp menggabungkan pengelolaan tugas, dokumen, rapat, dan pengetahuan ke dalam satu platform produktivitas yang kuat dan didukung oleh AI.
Namun, bagaimana cara mengotomatiskan pembuatan catatan dengan ClickUp?
Untungnya, asisten AI bawaan ClickUp yang lebih canggih, ClickUp Brain, menawarkan solusi yang sempurna.
Dengan Integrasi Zoom dari ClickUp, Anda dapat mengimpor catatan rapat Zoom ke ClickUp dan membiarkan ClickUp Brain mengurus sisanya. Fitur ini dapat merangkum poin-poin penting, diskusi, dan tindakan yang harus dilakukan hanya dengan satu klik. Apakah Anda kehabisan waktu atau memiliki rekaman suara dari rapat yang perlu ditranskripsikan? Fitur ini juga dapat melakukannya.
Alat ini juga dapat menyesuaikan nada, bahasa, dan tingkat kreativitasnya agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Baik Anda perlu menerjemahkan catatan untuk tim global atau mempertahankan gaya penulisan yang konsisten, alat ini dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan Anda.
ClickUp Brain juga dapat mengubah catatan Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti—namun hal ini akan dibahas lebih lanjut nanti. Sementara itu, tonton video penjelasan ini tentang penggunaan AI untuk membuat catatan rapat.
Cara Membuat Catatan Zoom yang Efektif
Membuat catatan bukanlah sekadar mencatat setiap kata yang diucapkan selama panggilan. Bayangkan harus membaca halaman demi halaman catatan rapat yang berlangsung selama satu jam! Tujuannya adalah mengidentifikasi dan menyoroti poin-poin tindakan yang perlu Anda kerjakan nanti.
Tentu saja, fitur pencatatan AI bisa menjadi andalan Anda di sini. Namun, pencatatan aktif juga akan memastikan Anda tetap mengikuti perkembangan. Tuliskan dan perkuat poin-poin yang mungkin memerlukan klarifikasi di akhir panggilan. Atau cukup catat masalah-masalah yang perlu Anda diskusikan lebih lanjut dengan tim Anda. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa melakukannya dengan baik.
🧠 Fakta Menarik: Tahukah Anda tentang "Zoom fatigue"? Istilah ini menggambarkan kelelahan yang disebabkan oleh panggilan video yang berlarut-larut. Salah satu penyebab utamanya adalah kebutuhan berlebihan untuk mempertahankan kontak mata jarak dekat.
Sebelum rapat
Sebagai Pramuka muda, kamu mungkin sering mendengar “Selalu siap”. Membuat catatan rapat akan membuatmu kembali menerapkan motto yang sama.
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mempersiapkan diri sebelum rapat:
- Mulailah dengan memeriksa agenda rapat atau undangan rapat secara cermat untuk memahami topik dan tujuan utama. Jika tidak ada, tanyakan kepada penyelenggara mengenai tujuan rapat tersebut
- Siapkan aplikasi pencatatan Anda. Jika Anda menggunakan alat digital, uji coba terlebih dahulu untuk menghindari masalah selama panggilan.
- Buatlah templat sederhana sebelum rapat dengan bagian-bagian seperti “Agenda,” “Poin-Poin Penting,” “Tindakan yang Harus Dilakukan,” dan “Pertanyaan.” Hal ini akan membantu Anda membuat catatan dengan cepat selama panggilan berlangsung
- Selanjutnya, periksa pengaturan Anda. Pastikan baterai komputer Anda terisi penuh, koneksi internet stabil, dan Anda berada di tempat yang tenang serta cukup terang. Tutup tab browser dan aplikasi yang tidak diperlukan untuk menghindari gangguan
- Jika rapat dimaksudkan untuk membahas dokumen atau materi tertentu, pelajari terlebih dahulu sebelum panggilan dimulai. Unduh atau cetak laporan, presentasi, atau sumber daya lain yang Anda perlukan untuk memahami konteksnya dengan lebih baik
- Tentukan apa yang ingin Anda peroleh dari rapat tersebut. Bisa berupa pembaruan proyek atau rencana ke depan, tetapi memiliki tujuan yang jelas akan membantu Anda membuat catatan yang tepat
- Terakhir, siapkan pertanyaan-pertanyaan yang ingin Anda ajukan atau topik-topik yang ingin Anda pastikan dibahas
Selama rapat
Efektivitas pencatatan Anda selama rapat sangat bergantung pada jenis strategi yang Anda terapkan. Beberapa strategi yang populer antara lain:
- Metode Cornell (sangat cocok bagi mereka yang menyukai struktur yang jelas dan ingin meninjau catatan tersebut nanti): Anda membuat catatan dalam 3 bagian—satu untuk poin-poin utama dan detail, satu lagi untuk kata kunci atau pertanyaan, dan bagian terakhir untuk ringkasan rapat
- Metode Kotak (sangat cocok untuk semua pembelajar visual): Anda membagi halaman menjadi beberapa kotak, dengan setiap kotak untuk topik atau poin yang berbeda, lalu mengisinya seiring berjalannya rapat
- Pembuatan Garis Besar (bagi yang lebih suka proses langkah demi langkah): Anda menulis catatan dalam bentuk daftar, menggunakan judul untuk topik utama, dan menambahkan detail sebagai poin-poin di bawahnya
Namun, memiliki strategi dan mencatat setiap kata secara harfiah saja tidak cukup—Anda perlu secara aktif fokus pada mendengarkan dan mencatat ide-ide utama, tugas, serta keputusan. Gunakan pintasan Zoom, singkatan, atau simbol untuk mengikuti alur percakapan.
💡Tips dari Ahli: Jika pembicaraan berjalan terlalu cepat, jangan ragu untuk meminta ringkasan rapat atau klarifikasi mengenai poin-poin penting.
Setelah rapat
Setelah rapat selesai, saatnya untuk mengatur dan meninjau catatan Anda. Cobalah untuk meninjau catatan tersebut dalam waktu satu jam selagi detailnya masih segar di ingatan.
Berikut adalah daftar periksa semua yang perlu Anda lakukan:
- Atur poin-poin Anda ke dalam dokumen yang jelas dan mudah dibaca
- Tulis ulang pekerjaan Anda dengan rapi, ubah singkatan menjadi kalimat lengkap
- Sorot poin-poin penting seperti keputusan, tugas, dan tenggat waktu
- Gunakan warna untuk mengelompokkan informasi. Misalnya, merah untuk tenggat waktu dan hijau untuk tugas
- Tambahkan ringkasan yang mencakup poin-poin utama, keputusan penting, serta tindakan yang harus dilakukan beserta tanggung jawab dan tenggat waktunya
- Kelola catatan Anda secara fisik atau gunakan platform digital untuk mengelompokkannya berdasarkan proyek, tanggal, atau tim, dan gunakan nama yang jelas
Menggunakan integrasi untuk pengelolaan catatan yang lebih baik
Catatan Anda dirancang untuk memberikan kejelasan. Namun, mengelolanya secara manual dapat dengan cepat mengubah kejelasan tersebut menjadi kekacauan. Hindari kebingungan dengan menghubungkan catatan rapat Anda ke aplikasi produktivitas yang sudah Anda miliki.
Tentu saja, Anda dapat menghindari kerumitan berpindah-pindah antar platform dengan platform produktivitas all-in-one dari ClickUp.
📮Wawasan ClickUp: Hampir 40% profesional merasa perlu menindaklanjuti poin-poin tindakan segera setelah setiap rapat.
Menurut penelitian oleh ClickUp, meskipun sebagian besar orang berniat untuk menindaklanjuti hasil rapat, mereka tidak mampu melakukannya. Alasannya? Tindakan yang harus diambil sering kali tersebar dan kurang terlihat karena saluran komunikasi saat ini terbagi antara email (42%) dan pesan instan (41%).
ClickUp memudahkan transisi dari diskusi ke tindakan sebagai aplikasi serba guna untuk pekerjaan. Aplikasi ini menggabungkan rapat, catatan, dan tugas Anda ke dalam satu platform terpadu untuk meningkatkan produktivitas rapat!
Ubah catatan Anda menjadi tugas yang terorganisir dengan ClickUp
Mengubah catatan Zoom statis Anda menjadi hasil kerja yang berdampak hanya membutuhkan empat langkah sederhana.
Langkah 1: Mulailah dengan Integrasi Zoom di ClickUp dan langsung ikuti rapat yang telah dijadwalkan (atau buat rapat baru) langsung dari Tugas ClickUp yang relevan.
Langkah 2:
- Buat catatan rapat secara manual selama rapat berlangsung menggunakan ClickUp Notepad atau ClickUp Docs.
ClickUp Notepad sangat cocok untuk membuat catatan singkat atau daftar periksa. Sementara itu, ClickUp Docs lebih cocok untuk membuat catatan yang lebih rinci, termasuk agenda atau rencana proyek.
Dokumen-dokumen ini mudah diedit dengan alat pemformatan yang lengkap di ClickUp, seperti header, daftar berpoin dan bernomor, banner, serta tabel. Elemen-elemen ini juga meningkatkan keterbacaan catatan Anda. Bagian terbaiknya? Anda dapat membagikannya kepada tim Anda secara real-time (dan bahkan mengeditnya bersama-sama), sehingga semua orang tetap berada di halaman yang sama
- Dapatkan transkrip dan rekaman rapat (jika diaktifkan) secara otomatis di dalam tugas Anda setelah rapat selesai. Anda bahkan dapat mengatur Otomatisasi di ClickUp untuk memberi tahu peserta rapat saat hal ini terjadi, sehingga semua orang dapat langsung mengakses semua materi rapat.
Setelah itu, Anda dapat meminta asisten AI bawaan ClickUp, ClickUp Brain, untuk merangkum diskusi dan mengidentifikasi tindakan yang perlu dilakukan dari transkrip tanpa perlu mendokumentasikan hal-hal tersebut secara manual selama rapat.
💡 Tips Pro: Bosan mencatat rapat secara manual? Saatnya mencoba ClickUp AI Notetaker.
- Tetap fokus dalam rapat Anda sementara sistem secara otomatis mencatat poin-poin penting, keputusan, dan tindakan yang harus dilakukan untuk Anda dalam dokumen ClickUp yang terorganisir dengan rapi
- Ubah percakapan menjadi tindakan dengan ringkasan yang didukung AI yang langsung disinkronkan dengan tugas dan dokumen Anda
- Catatan rapat Anda langsung terstruktur, dapat dicari, dan terintegrasi dengan alur kerja Anda
Langkah 3: Sekarang saatnya untuk membuat Tugas dan subtugas ClickUp, lalu menugaskan tugas-tugas tersebut kepada anggota tim Anda (atau diri Anda sendiri) untuk menindaklanjuti poin-poin tindakan. Cukup sorot entri di Notepad atau Docs Anda untuk mengubahnya menjadi Tugas, lalu tambahkan penanggung jawab dan tanggal jatuh tempo.
Dengan penambahan ClickUp Brain ke tugas Anda, ketahui tanggung jawab dan tenggat waktu langsung dari catatan Anda. Tetapkan prioritas, lacak kemajuan, dan pastikan tidak ada tugas yang terlewat.
Saya penggemar berat ClickUp. Fitur terbaik yang dimilikinya (yang tidak dimiliki oleh aplikasi lain) adalah Anda dapat menyimpan semua catatan di Docs dan terintegrasi dengan Tasks… Jadi, Anda bisa menyorot kalimat dari dokumen dan mengklik kanan untuk mengubahnya menjadi Tugas. Ini sangat membantu saat saya ingin mengubah catatan panggilan telepon berdurasi satu jam menjadi tugas-tugas terpisah… dan saya tidak perlu mengetik ulang atau bahkan menyalin/menempelkannya.
Saya penggemar berat ClickUp. Fitur terbaik yang dimilikinya (yang tidak dimiliki oleh aplikasi lain) adalah Anda dapat menyimpan semua catatan di Docs dan terintegrasi dengan Tasks… Jadi, Anda bisa menyorot kalimat dari dokumen dan mengklik kanan untuk mengubahnya menjadi Tugas. Ini sangat membantu saat saya ingin mengubah catatan panggilan telepon berdurasi satu jam menjadi tugas-tugas terpisah… dan saya tidak perlu mengetik ulang atau bahkan menyalin/menempelkannya.
Jika Anda membutuhkan bantuan, perpustakaan templat ClickUp yang lengkap menyediakan berbagai templat catatan rapat yang sesuai untuk semua situasi.
Bonus: Lihat meme-meme Zoom ini untuk tertawa sejenak!
Template ClickUp untuk mendukung rapat Anda
Salah satu favorit kami adalah Template Catatan Rapat ClickUp. Mulai dari rapat mingguan yang mendetail hingga rapat harian, template ini membantu menjaga rapat tim tetap terorganisir dengan bagian khusus untuk agenda, catatan, dan tindakan yang harus dilakukan.
Anda bahkan dapat menambahkan gambar, tautan, atau video untuk konteks tambahan guna memastikan panggilan Anda terdokumentasikan dengan baik.
Dengan ClickUp, Anda memiliki semua yang dibutuhkan untuk rapat dan proyek di satu tempat, sehingga Anda tetap terorganisir dan produktif.
Pilihan lain yang bisa Anda manfaatkan adalah Template Catatan Rapat ClickUp. Template ini membantu Anda membuat dasbor catatan dalam bentuk subhalaman untuk setiap sesi sehingga tidak ada hal yang terlewatkan. Template ini sangat cocok untuk pemula, sehingga semua anggota tim Anda dapat benar-benar berkolaborasi tanpa harus melalui proses pembelajaran yang rumit.
💡Tips pro: Jika tempat kerja Anda menggunakan Google Workspace, agenda rapat Anda kemungkinan besar tersimpan di Google Docs. Anda dapat melihat templat agenda gratis untuk Google Docs ini sebagai panduan awal.
Kesalahan Umum dalam Membuat Catatan Zoom dan Cara Menghindarinya
Meskipun sudah memiliki alat dan persiapan yang tepat, kesalahan sering terjadi selama panggilan daring yang dapat berdampak langsung pada produktivitas.
Namun, sebagian besar kesalahan ini mudah diperbaiki. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam membuat catatan dan cara menghindarinya.
- Membebani catatan Anda dengan detail yang tidak perlu dapat menyulitkan Anda untuk meninjau atau menindaklanjuti catatan tersebut. Alih-alih mencoba mencatat semuanya, fokuslah pada poin-poin penting, keputusan, dan tindakan yang harus dilakukan
- Kegagalan menindaklanjuti poin-poin tindakan setelah panggilan adalah masalah yang umum terjadi. Segera setelah rapat, tinjau poin-poin tindakan tersebut dan tetapkan kepada orang yang tepat
- Catatan yang tidak teratur dan sulit diakses dapat menyebabkan hilangnya informasi dan pemborosan waktu. Buatlah sistem penyimpanan yang jelas, dengan nama folder yang sederhana dan label yang konsisten
- Melakukan banyak hal sekaligus dapat menurunkan kualitas catatan Anda. Jika Anda memeriksa email saat sedang dalam panggilan, Anda akan melewatkan detail-detail penting. Tetap fokus pada rapat
- Tidak membagikan catatan kepada orang yang tepat akan mengurangi nilainya dan menimbulkan kebingungan. Segera kirimkan catatan tersebut kepada para pemangku kepentingan setelah panggilan berakhir
Serahkan pencatatan rapat kepada ClickUp!
Membuat catatan yang baik merupakan kunci untuk memastikan rapat Anda produktif dan tidak ada hal penting yang terlewatkan. Alat bawaan Zoom telah terbukti sangat membantu tim-tim di seluruh dunia.
Namun, jika Anda mencari solusi yang lebih canggih dan akurat, ClickUp adalah jawabannya.
ClickUp tidak hanya membantu dalam membuat catatan, tetapi juga terintegrasi dengan alat manajemen proyeknya, sehingga Anda dapat langsung mengubah catatan rapat menjadi tugas tanpa perlu berpindah-pindah aplikasi. Mulai dari menetapkan tenggat waktu, menugaskan tugas, hingga melacak kemajuan, ClickUp dapat melakukan semuanya.
Daftar akun ClickUp gratis hari ini dan biarkan ClickUp mengelola proyek serta catatan Anda dalam satu platform kerja yang sama!