Dengan tim lintas geografis dan para profesional yang siap bekerja dari jarak jauh dari mana saja, dapatkah Anda membayangkan tempat kerja modern tanpa video platform panggilan konferensi seperti Zoom?
Seiring dengan berkembangnya dinamika kerja, Zoom sama pentingnya dengan mesin kopi. Begitu juga dengan mengetahui bagaimana cara berperilaku dalam pertemuan ini-etika virtual Anda.
Menguasai Zoom etiket pertemuan bukan hanya tentang bersikap sopan. Ini adalah tentang membina pengalaman komunikasi yang profesional, produktif, dan pada akhirnya lebih sukses bagi semua orang yang terlibat.
Praktik terbaik seperti ketepatan waktu dan kontak mata adalah bagian dari etiket pertemuan universal, baik secara virtual maupun tidak. Namun platform konferensi video juga mengharuskan kita untuk mengetahui beberapa aturan tak tertulis lainnya.
Apa itu Etiket Rapat Zoom?
Etiket rapat Zoom adalah seperangkat pedoman untuk perilaku yang sesuai selama panggilan video. Etiket ini mencakup segala hal, mulai dari pakaian dan latar belakang hingga cara Anda berkomunikasi.
Menguasai prinsip-prinsip ini akan menumbuhkan lingkungan yang positif dan produktif, serta memaksimalkan manfaat rapat virtual. ⭐
Anggaplah etiket Zoom sebagai aturan tak terucapkan yang menciptakan lingkungan yang saling menghormati dan fokus, di mana setiap orang merasa didengar dan ide mengalir dengan bebas. Semua sambil memanfaatkan fitur unik platform secara maksimal.
Pentingnya Etiket Rapat Zoom
Etika rapat Zoom yang tepat sangat penting untuk memastikan interaksi yang efektif dan saling menghormati. Etiket ini meminimalkan gangguan, mendorong pendengaran aktif, dan memastikan komunikasi yang jelas dan ringkas. Sebagai hasilnya, Anda dapat mengharapkan pemahaman dan kolaborasi yang lebih baik di dalam tim.
Berikut adalah beberapa manfaat mengikuti etiket Zoom:
- Peningkatan produktivitas: Ketika semua orang mengikuti etiket yang telah ditetapkan, rapat akan berjalan lebih lancar dan memungkinkan diskusi yang terfokus. Hal ini akan menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan penggunaan waktu yang lebih efisien 📈
- Peningkatan profesionalisme: Memperhatikan pakaian dan latar belakang Anda, serta terlibat secara aktif dalam panggilan, membantu Anda mempertahankan citra profesional. Mengikuti etiket Zoom yang tepat juga menunjukkan rasa hormat kepada peserta rapat lainnya
- Dinamika tim yang positif: Komunikasi yang saling menghormati dan perilaku yang penuh perhatian selama rapat virtual menumbuhkan rasa percaya dan persahabatan dalam tim, bahkan ketika para anggotanya terpisah jarak yang jauh
- Mengurangi stres: Ketika semua orang mematuhi pedoman yang telah ditetapkan, kecemasan seputar interaksi virtual akan berkurang, sehingga menciptakan lingkungan rapat yang lebih nyaman dan bebas stres bagi semua orang
Untuk itu, mari kita lihat apa yang tidak boleh dilakukan selama panggilan Zoom.
Kesalahan Etiket Rapat Zoom yang Umum
Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari selama rapat virtual:
1. Multitasking
Memeriksa email, menjelajahi media sosial, atau mengerjakan tugas lain selama rapat merupakan tindakan yang tidak sopan dan tidak produktif. Hadirlah sepenuhnya dan terlibat dalam percakapan.
2. Mengabaikan latar belakang
Latar belakang yang berantakan atau mengganggu dapat mengalihkan fokus dari percakapan. Pilihlah latar belakang yang bersih dan netral atau gunakan latar belakang virtual jika diperlukan. Jika ini tidak memungkinkan, Anda dapat memburamkan latar belakang Anda.
3. Mendominasi diskusi
Berbicara di atas orang lain, memonopoli sorotan, atau menyela terus-menerus dapat menghambat partisipasi dan menciptakan suasana yang tidak bersahabat. Berlatihlah untuk mendengarkan secara aktif dan biarkan orang lain berbicara.
4. Makan di depan kamera
Meskipun tampaknya tidak berbahaya, suara mengunyah dan menelan dapat mengganggu dan tidak menyenangkan. Hindari makan selama panggilan video.
5. Tidak mengenakan pakaian yang tepat
Pakaian yang tidak profesional membuat Anda terlihat ceroboh, apa pun sifat pertemuannya. Berpakaianlah secara profesional untuk panggilan kerja Anda, meskipun Anda bekerja dari rumah.
6. Tidak menjaga kontak mata
Bayangkan jika Anda melakukan percakapan tatap muka dengan seseorang tanpa menatap matanya. Tidak mungkin, bukan? Namun, kita sering lupa melakukan ini dalam pertemuan virtual dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk melihat gambar kita atau arah layar secara umum. Atau yang lebih buruk lagi-mematikan kamera.
Tips Etiket Rapat Zoom untuk Meningkatkan Komunikasi yang Efektif
Setelah kita membahas perangkap-perangkap tersebut, berikut ini adalah beberapa kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk menavigasi dunia panggilan Zoom dengan lancar dan efisien:
Bersiaplah seperti seorang profesional
Persiapan sebelum rapat membuat Anda tetap percaya diri dan bebas stres selama rapat. Sama seperti Anda mempersiapkan presentasi tradisional atau diskusi dewan, ikuti daftar periksa profesional sebagai bagian dari etiket rapat Zoom Anda. Hal ini bahkan lebih penting lagi bagi pembawa acara rapat.
- Perhatikan zona waktu Anda: Jadwalkan rapat pada waktu yang tepat untuk semua peserta
- Tetapkan agenda dan bagikan materi: Jika Anda adalah tuan rumah, pastikan Anda mengomunikasikanagenda pertemuan sebelumnya. Semua undangan harus memahami apa yang diharapkan dan peran mereka dalam rapat. Sama pentingnya untuk mengirimkan undangan hanya kepada individu yang relevan. Mengundang rekan kerja yang tidak perlu berpartisipasi atau mengambil keputusan dapat menghambat kualitas rapat. Jika Anda diundang ke rapat Zoom, baca dengan saksama agenda dan ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi keraguan sebelum rapat.
- Uji teknologi Anda: Periksa kembali peralatan dan koneksi internet Anda sebelum bergabung dengan rapat untuk menghindari gangguan teknis. Meskipun hal ini sangat penting bagi pembawa acara, setiap peserta harus menguji mikrofon dan kamera mereka untuk mencegah gangguan dan penundaan
- Temukan tempat yang tenang: Kebisingan latar belakang dapat mengguncang dan mengganggu. Pilihlah lokasi yang tenang dan bebas dari gangguan untuk memastikan Anda dan kolega Anda dapat fokus pada diskusi
- Datanglah lebih awal: Atur suasana dengan masuk beberapa menit sebelum waktu yang dijadwalkan
- Jaga agar tetap singkat, atau jadwalkan waktu istirahat: Rapat Zoom jarang sekali perlu berlangsung lebih dari 45-60 menit. Jika Anda memang perlu menjadwalkan rapat yang panjang, rencanakan waktu istirahat singkat di antaranya agar peserta tidak merasa kelelahan.
Kiat bonus: Buat daftar periksa yang bisa Anda gunakan di seluruh tim dan simpan sebagai templat dengan
Daftar Periksa ClickUp
Streamline pertemuan zoom agenda dan persiapan dengan templat daftar periksa di ClickUp_
Perkenalan
Sebagai tuan rumah, tugas Anda adalah memperkenalkan diri Anda dan orang lain di awal pertemuan. Dengan melakukan hal ini, akan membantu mencegah keheningan dan kebingungan yang berkepanjangan.
Sebagai alternatif, Anda bisa mendorong para peserta untuk memperkenalkan diri.
- **Sebagai pembawa acara, sudah menjadi aturan etiket untuk menyalakan kamera dan mematikan mikrofon saat panggilan dimulai. Anda sedang memimpin rapat, jadi tidak sopan jika semua orang menatap bidang persegi panjang kosong di layar komputer. Jika Anda adalah seorang undangan, tidak masalah untuk tidak menggunakan kamera jika peserta lain juga tidak menggunakan kamera.
- Atur lingkungan Anda dengan latar belakang Zoom: Jika Anda bergabung dengan panggilan dari rumah, kedai kopi, atau tempat yang bukan kantor, sebaiknya atur latar belakang virtual yang lebih profesional atau netral. Hal ini akan menghilangkan gangguan dari gerakan atau orang di sekitar Anda.
Jadilah peserta yang penuh perhatian
Letakkan ponsel Anda, tutup tab yang tidak perlu, dan berpartisipasi secara aktif dalam percakapan. Tunjukkan ketertarikan melalui ekspresi wajah dan bahasa tubuh, meskipun Anda tidak sedang berada di depan kamera.
- Bicaralah dengan jelas dan ringkas: Ucapkan kata-kata Anda, hindari kata-kata pengisi seperti "um" dan "eh", dan jaga agar kontribusi Anda tetap ringkas dan relevan dengan topik yang sedang dibahas
- Matikan mikrofon Anda saat tidak berbicara: Hal ini akan menghilangkan kebisingan latar belakang dan mencegah gangguan audio yang tidak diinginkan, serta memastikan kelancaran percakapan
- Perhatikan bahasa tubuh Anda: Pertahankan postur tubuh yang baik, hindari kegelisahan, dan lakukan kontak mata dengan kamera (atau nama pembicara). Mengangguk, tersenyum, dan melakukan kontak mata (dengan kamera) menunjukkan bahwa Anda sedang mendengarkan dan terlibat secara aktif
- Jelajahi fitur seperti reaksi dan obrolan: Tombol reaksi memberi Anda metode yang dapat diterima untuk mengekspresikan pendapat atau mengajukan pertanyaan ketika orang lain sedang berbicara. Misalnya, Anda dapat "mengangkat tangan" sehingga pembicara tahu untuk berhenti sejenak dan memberikan kesempatan kepada Anda. Atau Anda dapat mengakui suatu pencapaian atau perayaan dengan menggunakan reaksi "tepuk tangan" atau "hati". Demikian pula, fitur obrolan adalah cara yang bagus untuk berbagi tautan dan ide tanpa mengganggu alur rapat.
- Patuhi etika berbagi layar: Berbagi layar adalah alat yang ampuh, tetapi perhatikan apa yang terlihat. Tutup tab yang tidak perlu dan hindari menampilkan file pribadi yang mengganggu
- Patuhi etika perekaman layar: Jika Anda perlu merekam rapat untuk referensi di masa mendatang, selalu minta izin dan berikan alasan yang valid. Semua peserta harus mengetahui bahwa rapat sedang direkam dan tujuan perekaman tersebut
Kiat bonus: Jangan meremehkan kekuatan senyuman! Meskipun Anda berada di depan kamera, senyuman yang tulus dapat menyampaikan kehangatan, keterlibatan, dan energi positif, sehingga menciptakan suasana rapat yang lebih menyenangkan dan produktif.
Maksimalkan potensi pertemuan dengan peningkatan teknologi
Jelajahi berbagai fitur dan integrasi Zoom, mulai dari jajak pendapat dan ruang breakout hingga berbagi layar. Temukan alat bantu yang menyempurnakan rapat Anda sekaligus memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Misalnya, Anda bisa menggunakan ClickUp sebagai perencanaan jadwal pertemuan alat.
Tampilan Kalender ClickUp
Tampilkan semua rapat, tugas, dan tenggat waktu tim Anda di satu tempat dengan fitur Tampilan Kalender ClickUp . Hindari berpindah-pindah platform atau kehilangan jejak tanggal-tanggal penting. Anda bisa dengan mudah memfilter berdasarkan tim, proyek, atau individu untuk fokus pada hal yang relevan.
kelola dan atur proyek, dan jadwalkan tugas di seluruh tampilan Kalender ClickUp yang fleksibel untuk menjaga tim tetap selaras
ClickUp Rapat ClickUp Meetings melampaui konferensi video dasar dengan mengintegrasikan secara mulus dengan platform manajemen proyek ClickUp.
Fitur-fiturnya meliputi
- Penjadwalan terpusat: Untuk mengundang peserta rapat dan mengelola RSVP dalam ClickUp
- Pengingat otomatis: Untuk pemberitahuan tepat waktu dan menjaga semua orang sesuai jadwal
- Catatan Rapat dan Item Tindakan: Untuk mencatat poin-poin penting dan menetapkan tugas tindak lanjut secara langsung selama panggilan berlangsung
Papan Tulis ClickUp
ClickUp menawarkan fitur fitur papan tulis bawaan yang mengubah panggilan Zoom Anda menjadi ruang kerja kolaboratif . Curah pendapat ide, sketsa diagram, atau membuat garis waktu secara real-time meningkatkan komunikasi visual dan keterlibatan.
berkolaborasi secara visual dengan anggota tim dalam Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran dan mengubah ide menjadi hal yang dapat ditindaklanjuti_
Tugas ClickUp
Gunakan fitur ini untuk mengubah item tindakan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti di dalam platform. Hal ini menyederhanakan komunikasi yang mendorong akuntabilitas, dan membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama bahkan setelah rapat berakhir.
atur tanggal mulai dan jatuh tempo dengan mudah dan cepat dalam tugas di ClickUp atau gunakan pengaturan bersyarat untuk mengulang tanggal atau membuat tugas baru setelah selesai_
Akhiri dengan nada tinggi
Mengakhiri dengan baik bukan hanya tentang mencentang kotak. Sisipkan kepribadian atau humor (tergantung pada suasana rapat) untuk meninggalkan kesan yang membekas.
Ucapan singkat "Saya tidak sabar untuk melihat apa yang akan kita capai selanjutnya" atau lelucon bersama dapat memicu antisipasi untuk masa depan Pertemuan Zoom .
- Pembawa acara keluar terakhir: Izinkan peserta untuk keluar sesuai keinginan mereka dan menyampaikan kata-kata terakhir sebelum memutuskan sambungan. Praktik terbaik di sini adalah pembawa acara menutup telepon setelah semua orang meninggalkan rapat
- Rangkum poin-poin penting dan butir-butir tindakan: Rangkum diskusi secara singkat, soroti poin-poin penting, dan tetapkan butir-butir tindakan yang jelas dengan tenggat waktu untuk memastikan setiap orang meninggalkan pertemuan dengan rasa tanggung jawab dan tujuan yang jelas
- Berikan ruang untuk pertanyaan: Sebelum mengakhiri rapat secara resmi, berikan waktu beberapa menit untuk pertanyaan atau klarifikasi akhir. Hal ini akan memastikan bahwa kekhawatiran setiap orang dapat ditanggapi dan orang-orang meninggalkan rapat dengan catatan positif
- Soroti pencapaian: Jika rapat menghasilkan kemajuan atau terobosan, luangkan waktu sejenak untuk mengakui upaya kolektif dan merayakan keberhasilannya. Hal ini akan memperkuatkerja tim yang positifdan memotivasi kolaborasi lebih lanjut
- Ucapkan terima kasih: Berterima kasihlah kepada kolega Anda atas partisipasi dan waktu mereka. Hal ini akan menumbuhkan rasa penghargaan dan mendorong keterlibatan aktif dalam pertemuan-pertemuan selanjutnya
Kiat-kiat bonus:
- Jika memungkinkan, gunakan momentum pertemuan saat ini untuk menjadwalkan pertemuan berikutnya secara tentatif. Hal ini akan menghemat waktu di masa mendatang dan menunjukkan proaktifitas dalam manajemen proyek
- GunakanCatatan ClickUp untuk mencatat poin-poin penting dan item tindakan secara real-time, sehingga semua orang dapat merujuknya dengan cepat setelah rapat
- Menetapkan tugas secara langsung di dalam ClickUp, menetapkan tenggat waktu dan menugaskan pemilik tertentu untuk tindak lanjut
- Merefleksikan kinerja Anda dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Apakah Anda berbicara terlalu cepat? Apakah latar belakang Anda mengganggu? Gunakan wawasan ini untuk menyempurnakan kehadiran virtual Anda untuk rapat mendatang
tangkap catatan rapat dan ide di ClickUp secara real-time
Di luar panggilan
Etika rapat zoom berlaku bahkan setelah rapat selesai. Sangat penting untuk mengirim ringkasan rapat dan butir-butir tindakan segera setelah panggilan. Selain itu, Anda juga harus mendorong peserta untuk membagikan pemikiran dan saran mereka untuk pertemuan selanjutnya. ✏️
Kiat bonus: Dokumentasikan praktik dan aturan terbaik untuk rapat Zoom. Bagikan ini sebagai panduan dalam organisasi Anda sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama untuk konferensi video di masa mendatang.
Memulai rapat Zoom langsung dari tugas ClickUp
Memimpin dengan Memberi Contoh: Etika rapat Zoom
Seiring dengan perkembangan tempat kerja, Zoom telah menjadi ruang tamu, ruang konferensi, dan bahkan tempat bersantai. Dan etiket Zoom yang efektif adalah jalan dua arah.
Dengan bertanggung jawab dan memperlakukan orang lain dengan hormat, Anda dapat berkontribusi pada lingkungan virtual yang lebih produktif, menarik, dan pada akhirnya, lebih sukses bagi semua orang.
Dengan menerapkan tips Zoom ini dan memanfaatkan kekuatan ClickUp, Anda akan siap menavigasi dunia rapat Zoom dengan percaya diri dan profesional. 🎉 Berikan keunggulan ClickUp pada rapat Zoom Anda hari ini!