Membuat Rekap Rapat yang Efektif: Tips Produktif untuk Kolaborasi Tim [Dengan Templat]

Jika hari kerja Anda tampak seperti saga yang tidak pernah berakhir dengan berpindah dari satu rapat ke rapat berikutnya, Anda akan menghargai seni yang menyelamatkan dalam menulis rangkuman rapat yang baik. Ini adalah sebuah teks yang sederhana, tetapi ketika disusun dengan terampil, ini dapat dengan indah merangkum informasi penting dari rapat yang sibuk dengan berbagai macam nada dan skala.

Bagi banyak tim, menulis rangkuman yang mencerahkan bisa menjadi perjuangan yang berat. Masalahnya adalah anggota tim dibanjiri dengan email, rapat, dan pesan Slack sepanjang hari, yang menyebabkan kelebihan informasi. Dan pada saat seseorang harus menulis catatan rapat otak mereka sudah rusak, dan mereka bahkan tidak dapat mengingat konteks penuh dari apa yang terjadi.

Dalam panduan ini, kita akan membahas bagaimana cara melakukan pendekatan terhadap ringkasan rapat dan praktik terbaik untuk menulisnya secara tepat waktu.

Bonus: Kami juga akan memperkenalkan Anda pada ClickUp, sebuah aplikasi manajemen rapat dan alat pencatatan yang dapat membuat hidup lebih mudah bagi Anda dan tim Anda. 🤩

Proses Menulis Rekap Rapat yang Efektif: 5 Langkah

Mempersiapkan ringkasan rapat bukanlah ilmu roket - hanya perlu lugas dan ringkas, seperti dokumen dasar proyek atau dokumen pengarahan, dengan tujuan akhir:

• Memperbaharui semua pemangku kepentingan dengan informasi yang relevan
• Berfungsi sebagai titik referensi untuk pertemuan dan tindakan di masa mendatang

Masalah dalam menulis ringkasan rapat yang efektif sering kali hanya karena keterbatasan manusia atau prosedural. Namun, hal ini tidak perlu menjadi tugas yang menakutkan jika Anda mengikuti pendekatan lima langkah sederhana di bawah ini. 🔽

Langkah 1: Tentukan logistik untuk menulis rekap

Yang dimaksud dengan logistik adalah siapa, kapan, dan apa dari rekap rapat, yang berlaku di seluruh perusahaan. Anda harus melakukannya:

• Menunjuk seorang pencatat : Biarkan peserta tertentu bertanggung jawab untuk menjaganotulen rapat untuk memastikan poin-poin penting dicatat. Anggota tim Anda dapat bergantian menulis catatan
• Tentukan waktu pengiriman email ringkasan rapat: Sangat penting untuk menyiapkan email ringkasan rapat yang mudah dibaca segera setelah rapat untuk penyimpanan informasi yang lebih baik
• Buat garis besar berbagai konten rapat yang akan direkam: Ringkasan rapat biasanya mencakup apa yang terjadi dalam rapat, termasuk diskusi penting, keputusan yang diambil, dan item tindakan serta penugasan agar semua orang tetap mendapatkan informasi yang sama
• Tentukan gaya ringkasan: Tergantung pada budaya perusahaan dan tuntutan efisiensi, Anda mungkin menginginkan ringkasan yang tidak formal atau versi yang terlihat lebih profesional

Langkah 2: Buatlah catatan yang lengkap selama rapat berlangsung

Untuk membuat email rekap rapat yang baik, pencatat yang ditunjuk harus menuliskan catatan mereka selama rapat berlangsung-bukan setelahnya. Idenya adalah untuk mencatat poin-poin pembicaraan utama seperti informasi penting yang dipertukarkan, keputusan, dan tugas yang diusulkan secara real time.

Menuliskan apa yang dikatakan bukanlah satu-satunya bagian yang penting-beberapa rapat mungkin mengharuskan Anda untuk mencatat siapa mengatakan apa dan kepada siapa. Selain itu, Anda perlu bersikap intuitif di sini dan menuliskan masalah apa pun yang muncul selama rapat atau informasi yang harus diketahui oleh para pemangku kepentingan, seperti siapa yang bertanggung jawab atas suatu tindakan, kapan tenggat waktunya, dan detail penting lainnya.

Pencatat harus waspada selama rapat untuk memastikan mereka memberikan gambaran lengkap kepada pembaca rekap, yang mungkin tidak selalu hadir selama rapat atau mengingat diskusi langsung.

Akan lebih baik lagi jika catatan dalam langkah ini disusun berdasarkan topik sehingga mudah untuk menangani detailnya di kemudian hari. 🔍

Langkah 3: Buatlah draf email ringkasan rapat

Bayangkan Anda sedang dalam perjalanan yang penting. Namun ketika Anda berbagi pengalaman dengan teman, Anda mungkin akan menyebutkan hal-hal penting dan tidak membuat mereka bosan dengan informasi terbaru dari jam ke jam. Itulah yang dimaksud dengan langkah ini!

Email ringkasan rapat harus berupa ringkasan singkat dan bermakna dari keseluruhan rapat tanpa membebani pembaca dengan setiap detailnya. 🧐

Setelah rapat berakhir, tuliskan semua detail penting yang dibicarakan secara runtut. Pada dasarnya, Anda sedang memoles catatan Anda yang panjang, memangkas bagian yang tidak relevan, dan mengatur poin-poin penting dalam urutan yang benar menggunakan kalimat yang mudah diikuti.

Langkah 4: Sertakan dokumen pendukung dalam email Anda

Misalkan Anda sedang berada di sebuah pertemuan tim membahas proposal proyek baru, dan selama diskusi berlangsung, pemimpin tim merujuk pada dokumen-dokumen seperti rencana proyek, bagan data, dan strategi pemasaran.

Dokumen-dokumen ini memberikan wawasan dan detail yang penting untuk memahami ruang lingkup dan persyaratan proyek. Jadi, membuat rekap rapat tanpa menyertakan dokumen-dokumen ini adalah hal yang tidak boleh dilakukan! ❌

Menambahkan dokumen-dokumen ini memudahkan tim Anda untuk menemukan data kontekstual tanpa harus mencari melalui sekumpulan email atau file. Selain itu, dokumen ini memberikan akses yang sama ke informasi, memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama.

Anda memiliki dua opsi: menyertakan tautan ke lokasi online file atau melampirkan sumber daya yang relevan ke dalam rekap. 🔗

Langkah 5: Rencanakan siapa saja yang perlu menerima email ringkasan rapat

Setelah memastikan bahwa semua dokumen yang relevan disertakan dalam rekap rapat Anda, langkah penting berikutnya adalah memutuskan siapa yang harus menerima ringkasan ini. Pikirkan tentang:

• Peserta rapat: Setiap orang yang menghadiri rapat harus mendapatkan salinannya. Ini berfungsi sebagai pengingat akan tanggung jawab mereka, tugas-tugas selanjutnya, dan keputusan yang telah dibuat
• Peserta yang tidak hadir: Peserta yang tidak hadir membutuhkan rekap untuk tetap mengetahui dan memahami hasil rapat
• Pemangku kepentingan: Manajer pada hierarki informasi yang lebih tinggi atau siapa pun yang memiliki kepentingan dalam proyek harus menerima ringkasan tersebut
• Referensi di masa mendatang: Penyelenggara rapat atau pemimpin tim harus menyimpan salinan notulen rapat dalam basis dokumen mereka sebagai titik referensi untuk rapat di masa mendatang. Ini akan berguna saat menyusun agenda untuk rapat berikutnya atau saat meninjau keputusan sebelumnya

Peran AI dalam Membuat Rekap Rapat yang Baik

Mari kita bahas gajah di dalam ruangan. 🐘

Apakah menulis rekap dengan bantuan kecerdasan buatan (AI) ada gunanya? Ya!

Saat ini, sebagian besar rapat dilakukan secara online, dan menggunakan AI merupakan cara yang bagus untuk membuat proses rekap Anda lebih efisien ketika digabungkan dengan perangkat lunak rapat, Alat bantu AI dapat menyederhanakan tugas komunikasi dan mengotomatiskan proses penulisan, sehingga anggota tim dapat terlibat dalam kegiatan curah pendapat atau pemecahan masalah yang lebih penting.

Berikut ini adalah lima cara yang digunakan AI untuk meningkatkan proses rekap rapat:

1. Transkripsi otomatis: Alat bantu yang didukung AI dapat mentranskripsikan diskusi rapat (ucapan) ke dalam teks secara real time, memastikan tidak ada detail yang terlewatkan
2. Mengidentifikasi poin-poin penting: Catatan yang dihasilkan AI yang dibuat dengan alat bantu canggih menyoroti poin-poin penting, memastikan poin-poin tersebut tidak hilang di tengah hiruk-pikuknya rapat
3. Ringkasan: Banyak alat bantu AI yang dapat meringkas catatan rapat yang panjang untuk menghemat waktu pembaca
4. Pelacakan item tindakan: AI dapat melacak item tindakan yang dibahas dalam rapat, memastikan akuntabilitas dan eksekusi tepat waktu
5. Efisiensi proses: AI menghemat waktu yang dihabiskan untuk manualpencatatan dan peringkasanmemungkinkan Anda untuk lebih fokus pada diskusi rapat dan pekerjaan Anda yang sebenarnya

Rekap yang didukung oleh AI tidak lagi menjadi konsep futuristik, namun menjadi kenyataan saat ini. Banyak perusahaan teknologi raksasa, seperti Microsoft berhasil menggunakan AI untuk menghasilkan transkrip rapat.

6 Tips untuk Meningkatkan Efektivitas Rekap Rapat

Kami akan terdengar seperti kaset rusak-tetapi tips terbaik di sini adalah membuat ringkasan rapat yang singkat dan langsung pada intinya. Berfokus pada kejelasan teks akan memastikan bahwa poin-poin penting dapat dengan mudah diserap oleh semua anggota tim.

Kami telah mengumpulkan enam tips dan praktik terbaik untuk membuat rekap rapat yang lebih baik. Kami juga akan mendemonstrasikan bagaimana tugas yang tak terhindarkan ini dapat menjadi seratus kali lebih mudah dengan fungsi rapat dan komunikasi di ClickUp . 💯

1. Manfaatkan agenda untuk pertemuan yang akan datang

Dasar dari rekap yang baik sering kali adalah agenda rapat yang solid.

Anda agenda rapat adalah yang tepercaya untuk Anda buku panduan untuk membuat catatan selama rapat. Buku ini sudah dilengkapi dengan semua topik penting, poin-poin penting, pertanyaan, dan tujuan yang akan dibahas, yang diatur dengan rapi di satu tempat. Hal ini membuat melacak konteks menjadi jauh lebih mudah, terutama ketika Anda memimpin rapat dan mencoba untuk membuat catatan pada saat yang bersamaan.

ClickUp memiliki sejumlah fitur templat agenda untuk membantu Anda membuat agenda yang lengkap sebelum rapat. Sebagai contoh, agenda Templat Agenda Rapat ClickUp memiliki struktur serbaguna yang dapat digunakan untuk rapat apa pun. Di sisi lain, templat Templat Rapat Semua Tangan ClickUp sangat ideal untuk rapat di seluruh perusahaan.

Buat agenda yang interaktif dan gamified dengan Templat Agenda Rapat ClickUp

Jika Anda membuat catatan, Anda dapat menggunakan Klik Dokumen untuk menuliskan poin-poin dengan lebih cepat. Ini adalah sistem manajemen dokumen terpusat dari platform yang memungkinkan Anda untuk membuat dan berkolaborasi pada item agenda rapat, catatan, dan item tindakan secara real time. Anda bisa:

• Membuat halaman yang sudah terstruktur, bertingkat, dan saling berhubungan untuk agenda dan rekap
• Menambahkan tautan ke tugas dan dokumen lain secara langsung di rekap Anda
• Mengundang beberapa rekan kerja untuk meninjau atau mengedit rekap rapat Anda secara bersamaan
• Gunakan tautan yang aman dan dapat dibagikan untuk mengirim rekap ke klien atau kolaborator eksternal
• Akses agenda, rekap, dan dokumen tersimpan lainnya yang telah lalu dengan fiturPencarian Universal

Berkolaborasi dengan anggota tim di ClickUp Documents untuk menyesuaikan font, menambahkan hubungan Tugas, atau menautkan ke Tugas secara langsung di dokumen

2. Tidak siap? Buatlah notulen rapat dengan buku catatan atau templat rekap rapat

Tidak selalu memungkinkan untuk membuka Google Dokumen atau dokumen serupa untuk menuliskan catatan, terutama ketika Anda sedang menelepon atau dalam rapat online yang mendadak dan sama sekali tidak siap. Jika Anda perlu membuat catatan dengan cepat atau mencoret-coret ide Anda, pertimbangkan untuk menggunakan buku catatan tradisional atau alat notepad.

Misalnya, Anda dapat menggunakan aplikasi ClickUp Notepad di desktop dan perangkat seluler untuk membuat notula rapat dengan cara yang mudah. Kembali untuk mengedit catatan Anda kapan saja. 📝

Tangkap catatan dengan mudah, edit dengan format yang kaya, dan ubah menjadi tugas yang dapat dilacak yang dapat diakses dari mana saja di ClickUp Notepad

ClickUp Notepad hadir dengan beberapa fitur hebat untuk membuat rangkuman cepat, seperti:

• Perintah garis miring: Gunakan pintasan untuk memformat catatan Anda dengan judul, teks tebal, daftar, dan banyak lagi
• Seret dan lepas: Tambahkan gambar, gif, video, dan file lain dengan mudah langsung ke dalam catatan Anda
• Pencarian : Temukan dengan cepat apa yang Anda butuhkan dengan mencari kata kunci dalam judul atau deskripsi catatan Anda
• Arsipkan/tidak mengarsipkan: Jaga agar catatan Anda tetap teratur dengan mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan
• Ubah: Ubah catatan Anda menjadi tugas-atau tambahkan ke dokumentasi proyek Anda

ClickUp juga memiliki koleksi templat rekap rapat gratis. Yang harus Anda lakukan adalah menambahkannya ke Ruang Kerja dan mulai menambahkan catatan di bagian yang ditentukan. Sebagai contoh, jika Anda adalah kelompok pembangun, Anda dapat menggunakan Templat Notulen Rapat Konstruksi ClickUp untuk melacak kemajuan dan resolusi proyek Anda.

Lihat beberapa koleksi templat rekap rapat favorit kami:

• Templat catatan rilis
• Satu-satu templat pertemuan* Templat awal proyek- Templat catatan rapat

3. Buat daftar dan tetapkan item tindakan agar semua orang berada di halaman yang sama

Banyak pencatat yang kesulitan untuk mengekstrak butir-butir tindakan dari rapat. Solusinya di sini adalah membuat daftar semua butir tindakan dan menandai orang-orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Pada dasarnya kita mengubah pembicaraan menjadi tindakan.

Hal ini bisa menjadi proses tiga langkah:

1. Tinjau catatan Anda untuk menemukan tugas, tanggung jawab, atau janji yang dibuat selama rapat
2. Untuk setiap butir tindakan, tuliskan siapa yang bertanggung jawab dan kapan batas waktunya
3. Opsional-urutkan tugas berdasarkan seberapa mendesak dan pentingnya tugas tersebut

Dengan Tugas ClickUp anda bisa dengan cepat membuat tugas atau subtugas dari catatan rapat. Yang harus Anda lakukan adalah memilih bagian yang relevan dari catatan dengan klik kanan, pilih Buat tugas /subtugas, dan tambahkan satu atau beberapa penerima tugas.

Tidak hanya itu saja-Anda dapat menambahkan peserta rapat sebagai Pengamat pada tugas sehingga mereka menerima informasi terbaru tentang kemajuan tugas atau perkembangan baru. 👀

4. Gunakan rekaman dan transkripsi rapat

Anda dapat menggunakan alat bantu transkripsi untuk mengubah percakapan selama rapat menjadi teks. Atau, alih-alih hanya mengandalkan catatan tertulis, pencatat Anda dapat memanfaatkan rekaman layar untuk mendapatkan catatan visual dan pendengaran dari rapat, sehingga tidak ada yang terlewatkan atau disalahpahami.

Dengan alat perekam layar gratis ClickUp, Klip anda dapat dengan mudah menangkap layar desktop Anda dan langsung melihat rekaman tanpa mengunduhnya. Apakah Anda perlu menjelaskan proses yang rumit atau menyimpan detail dari rapat klien, Clip siap membantu Anda. 🎬

Rekam dan bagikan tangkapan layar, jendela aplikasi, atau tab browser dengan lancar di dalam tugas dengan Clip ClickUp

Anda dapat memilih untuk merekam:

• Seluruh layar
• Jendela aplikasi tertentu
• Tab browser apa pun di Chrome atau Firefox

Setelah rekaman Anda selesai, bagikan dengan perekam atau klien melalui tautan yang dapat dibagikan.

5. Rangkum momen-momen penting dan keputusan menggunakan ClickUp AI ClickUp AI dapat menjadi keuntungan besar saat menyusun rekap rapat. Aplikasi ini dapat memformat catatan kasar Anda untuk mengoreksi tata bahasa, nada, dan gaya, serta menyusun semuanya agar terlihat profesional. Bahkan dapat mengeluarkan item tindakan untuk Anda, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu untuk mencarinya secara manual.

Ditambah lagi, fitur Fitur Ringkasan Rapat ClickUp menggunakan teknologi canggih untuk membuat ringkasan rapat menjadi mudah. Setelah rapat selesai, ClickUp melakukan pekerjaan berat dengan menganalisis rekaman atau transkrip menggunakan AI, mencatat detail penting seperti item tindakan, keputusan, dan poin-poin penting.

ClickUp kemudian menyusun rekap rapat dengan semua informasi dan tugas yang diperlukan. Anda bisa mengubah rekap jika perlu dan membagikannya kepada seluruh tim dengan segera.

Jika Anda melihat kembali rekap rapat yang lalu, Anda juga bisa menggunakan AI untuk meringkasnya untuk navigasi yang lebih cepat.

Meringkas catatan rapat dalam hitungan detik dengan ClickUp AI

6. Gunakan email atau pesan teks tindak lanjut

Ketika bekerja dengan tim di berbagai departemen dan zona waktu yang berbeda, melacak siapa yang bertanggung jawab atas apa setelah rapat bisa menjadi tantangan tersendiri. Rekap rapat hanya bisa menjadi gambaran singkat tentang apa yang telah terjadi; Anda mungkin perlu mengambil langkah tambahan untuk memeriksa status tugas yang diusulkan.

Jika Anda tidak ingin mengirim email untuk semua hal, gunakan saja alat komunikasi yang lebih langsung di dalam ClickUp, seperti the Tampilan obrolan , @mentions , dan Komentar yang Ditugaskan fitur. Fitur ini membantu Anda menandai penerima tugas untuk pembaruan cepat, memastikan mereka tidak melewatkan tenggat waktu atau pengingat penting.

Sesuaikan notifikasi Anda untuk secara otomatis menyala ketika status tugas diubah di ClickUp

Gunakan Suite Rapat ClickUp untuk Rapat Anda Berikutnya

The ClickUp Meetings Suite bukan hanya alat bantu untuk rekap rapat-ini dapat membantu Anda dengan seluruh proses rapat. Sebagai permulaan, ini dapat membantu Anda menjadwalkan rapat untuk seluruh tim menggunakan fitur Tampilan kalender .

Anda dapat menyinkronkan Kalender Google Anda dengan ClickUp untuk memastikan semua detail rapat, seperti tanggal rapat, tujuan agenda, dan estimasi waktu untuk setiap item, disertakan dalam acara kalender Anda. 📆

Untuk rapat yang diadakan secara rutin, seperti setiap hari Senin pukul 09.00, Anda dapat **mengatur tugas berulang . Dengan begitu, ClickUp secara otomatis membuat tugas untuk tanggal rapat berikutnya, sehingga menghemat waktu dan kerumitan. Anda juga bisa terhubung dengan alat bantu seperti Zoom untuk meluncurkan rapat langsung dari platform.

Melihat acara yang disinkronkan dari Kalender Google di tampilan Kalender ClickUp

Agar semuanya tetap teratur, kami sarankan untuk membuat tempat khusus untuk semua rapat tim Anda-seperti Folder .

Di dalam Folder Rapat ini, Anda dapat memiliki Daftar untuk yang berbeda jenis pertemuan konten. Misalnya, Anda dapat memiliki satu Daftar untuk pertemuan tim besar dan satu lagi untuk obrolan empat mata. Setiap Daftar berisi tugas yang mewakili masing-masing rapat, sehingga memudahkan untuk melacak pembaruan dan catatan langsung di dalam tugas.

Abadikan detail rapat penting dan jaga agar tim Anda tetap berada di jalur yang benar dengan ClickUp

"Tugas" rapat Anda bisa lebih dari sekadar hadir di sana. Anda bisa menggunakan fitur-fitur seperti:

• Menetapkan komentar : Mendelegasikan tugas persiapan rapat dengan memberikan komentar langsung pada tugas untuk anggota tim
• Menambahkan tag : Mengatur jenis rapat dengan menggunakan tag atau kategori yang relevan
• MenggunakanDaftar periksa: Melacak item tindakan sederhana di dalam tugas itu sendiri

Selama rapat, cobalah Papan Tulis ClickUp untuk kolaborasi real-time-curah pendapat dengan peserta rapat dan buat tugas yang dapat ditindaklanjuti langsung di kanvas!

Menggunakan Papan Tulis ClickUp untuk berkolaborasi dan bertukar pikiran dengan tim Anda secara real-time

Tulis Rekap Rapat yang Efektif: Catat Rapat Anda Berikutnya dengan ClickUp

Ucapkan selamat tinggal pada rapat yang berliku-liku yang membuat semua orang merasa tersesat! Dengan pengaturan dan rekap rapat yang efektif dari ClickUp alat dan templat anda akan mendapatkan ikhtisar langsung dari setiap rapat, termasuk item tindakan yang jelas dan tenggat waktu yang baru. Tidak ada lagi kebingungan-hanya rekap singkat untuk menjaga semua orang tetap pada jalurnya. Daftar ke ClickUp dan Anda tidak perlu khawatir lagi tentang rapat yang tidak produktif. 🌻

Meninjau Kembali Pertanyaan Umum yang Sering Diajukan

1. Apa yang disebut ketika Anda merekap rapat?

Sebagian besar tim menyebutnya rekap rapat-istilah lain yang bisa digunakan adalah rangkuman rapat, standup harian (dalam tim yang gesit), notulen rapat, sinopsis diskusi, dan notulen diskusi (super formal).

2. Bagaimana Anda membuat rangkuman setelah rapat?

Mulailah dengan menguraikan mengapa rapat sebelumnya diadakan. Kemudian, catatlah secara singkat butir-butir agendanya. Gunakan poin-poin atau daftar untuk mencatat topik-topik yang dibahas dan keputusan-keputusan penting yang diambil. Pastikan untuk menyertakan tugas atau tindakan yang perlu ditindaklanjuti setelah rapat.

3. Bagaimana Anda menulis email ringkasan rapat setelah rapat?

Berikut ini beberapa petunjuk yang dapat Anda tambahkan ke email rekap rapat:

• Berterima kasih kepada peserta rapat atas kehadirannya
• Berikan ringkasan singkat tentang apa yang dibahas dalam rapat dan agendanya
• Jelaskan poin-poin utama yang dibahas, keputusan yang diambil, dan tugas yang diberikan. Sertakan tenggat waktu dan tanggung jawab
• Akhiri dengan menyarankan langkah selanjutnya dan mengungkapkan apresiasi atas kontribusi setiap orang
• Lampirkan dokumen pendukung untuk referensi

Lihat langkah-langkah terperinci yang kami sebutkan sebelumnya untuk menghasilkan rekap yang berkualitas.