Sebuah artikel terbaru di MIT Sloan berpendapat bahwa "Pekerja pengetahuan saat ini biasanya menghabiskan lebih dari 85% waktu mereka dalam rapat. Lebih dari dua pertiga tim jarak jauh merasakan peningkatan kelelahan dari alat komunikasi digital. Banyak yang melaporkan bahwa rapat yang tak henti-hentinya memotong waktu yang fokus dan produktif, membuat mereka bekerja lebih lama.
Mari kita hadapi itu: Tidak semua orang menyukai rapat. Namun, rapat memungkinkan kolaborasi, kreativitas, dan kepercayaan di antara tim perusahaan.
Sebagai pemimpin tim, Anda bertanggung jawab untuk memfasilitasi rapat yang menarik dan produktif yang memungkinkan anggota tim Anda berkomunikasi dan berkolaborasi.
Dalam artikel blog ini, kami akan memberikan beberapa ide rapat tim yang berhasil. Namun pertama-tama, mengapa Anda membutuhkan rapat tim?
Pentingnya Rapat Tim yang Menarik
Satukan semua informasi tim di ClickUp dan siapkan panggung untuk rapat yang efektif
Agar tim dapat bekerja bersama, mereka harus bertukar informasi dengan jelas, kontekstual, dan lengkap. Mari kita ambil contoh kampanye pemasaran.
- Tim bisnis perlu mengkomunikasikan strateginya
- Tim pemasaran perlu merencanakan kampanye
- Tim desain perlu membuat visual yang sesuai dengan strategi/rencana
- Penulis naskah perlu menulis cerita kampanye
- Tim distribusi perlu membeli ruang iklan di seluruh saluran
- Tim digital perlu mengintegrasikan kampanye ke dalam aset online, seperti situs web, aplikasi, dll.
- Tim keuangan perlu meninjau dan memperbarui anggaran
Meskipun masing-masing dapat mendokumentasikan ide mereka di Google Doc atau saling berkirim email dengan panik, nilai sebenarnya berasal dari kolaborasi lintas fungsi . Inilah alasan utama mengapa rapat sangat penting. Namun masih ada lagi.
Kejelasan misi: Rapat memungkinkan tim untuk memperjelas pemahaman mereka tentang informasi yang diterima. Hal ini membantu membuat semua orang berada di halaman yang sama dan bergerak ke arah yang sama.
Pengambilan keputusan: Rapat membantu setiap orang dalam tim untuk mendapatkan konteks. Dengan cara ini, mereka dapat membuat keputusan yang sesuai dengan tujuan proyek yang lebih besar.
Perbaikan berkelanjutan: Ketika tim mendiskusikan kemajuan proyek mereka, mereka dapat berbagi ide untuk meningkatkan hasil secara keseluruhan.
Hubungan interpersonal: Sulit untuk membangun hubungan melalui email. Rapat membantu orang untuk saling memahami dan bersatu sebagai individu.
Merasa memiliki: Rapat tim membantu para anggota merasa menjadi bagian dari sesuatu yang lebih besar daripada sekadar tugas yang mereka selesaikan setiap hari.
Terlepas dari banyak manfaatnya, sebagian besar rapat saat ini membuat anggota tim berseru, "Oh tidak, jangan yang lain!" Berikut ini sepuluh ide rapat tim virtual untuk menghindari hal tersebut dan membuat rapat Anda produktif dan menarik.
10 Ide Rapat Tim yang Kolaboratif dan Menyenangkan
1. Tulis agenda rapat yang menyenangkan
Templat agenda rapat scrum oleh ClickUp
Agar rapat menjadi efektif, dibutuhkan sebuah agenda. Jadi, sebagian besar pemimpin tim menulis poin-poin penting yang ingin mereka diskusikan.
Untuk membuat rapat Anda lebih kolaboratif dan menyenangkan, Anda harus melakukan yang lebih baik. Untuk rapat Anda berikutnya, berikut ini ide rapat tim yang bisa Anda coba.
Ceritakan sebuah kisah dengan Anda agenda pertemuan . Perlakukan rekan satu tim Anda seperti pahlawan dalam cerita tersebut. Jika seseorang telah melakukan pekerjaan yang hebat, tulislah tentang hal itu, seperti alur cerita sang pahlawan.
**Sertakan teka-teki: Masukkan informasi penting sebagai teka-teki untuk membuat tim penasaran dan ingin bergabung dalam rapat.
Buatlah visual: Tambahkan bagan, gambar, atau diagram untuk membuat agenda Anda cepat dan mudah dipahami.
Buatlah satu atau dua lelucon: Jangan biarkan agenda rapat tim Anda membosankan. Berikan sedikit sentuhan kepribadian. Buatlah lelucon (yang buruk/menyedihkan) untuk membuat tim Anda tertawa.
2. Mencairkan suasana
teka-teki jigsaw sebagai pemecah kebekuan pertemuan [ Sumber: Wikimedia Commons ]_
Beberapa menit pertama rapat-terutama saat Anda menunggu orang-orang untuk bergabung-dapat terasa canggung. Sebagai pemimpin tim, ambillah tanggung jawab untuk mencairkan suasana. Anda bisa bertanya tentang akhir pekan atau hobi mereka. Mengajukan pertanyaan umum adalah salah satu ide rapat tim terbaik untuk mencairkan suasana.
Gunakan pertanyaan seperti "Apa yang akan Anda lakukan jika Anda menemukan satu juta dolar?"
Mainkan beberapa permainan untuk mengetahui lebih banyak tentang setiap anggota tim jarak jauh Anda. Beberapa contoh yang populer adalah:
- "Apa kesamaan yang kita miliki?" Mulailah dengan sesuatu yang Anda minati, seperti olahraga, acara TV, film, dsb. Siapa pun yang menyukai hal yang sama dapat memulai dari sana untuk membicarakannya
- Apa yang sedang saya gambar? Gambarlah sesuatu dan ajaklah orang untuk menebak apa yang sedang digambar. Aperangkat lunak papan tulis yang bagus seperti Papan Tulis ClickUp adalah tempat yang tepat untuk melakukan ini
- Batu, kertas, gunting: Mainkan permainan ini untuk menentukan siapa yang memberikan update pertama dalam standup harian Anda
- Teka-teki jigsaw: Siapkan agenda utama rapat dalam bentuk gambar; pecahkan menjadi teka-teki dan dorong karyawan untuk menyelesaikannya
3. Gunakan ruang istirahat untuk curah pendapat yang menyenangkan
Rapat virtual yang memakan waktu, seperti rapat strategi atau lokakarya seharian, bisa jadi membosankan. Namun, tidak seharusnya begitu. Sertakan sedikit canda tawa dengan curah pendapat kreatif di ruang breakout yang bisa Anda temukan di mana saja alat bantu rapat online tersedia hari ini.
Misalnya, jika Anda memfasilitasi rapat strategi kampanye pemasaran selama 4 jam, pindahkan kelompok-kelompok kecil ke ruang-ruang breakout untuk menghasilkan ide slogan.
Umumkan hadiah untuk ide yang paling aneh atau lucu. Anda boleh memilih atau tidak memilihnya untuk kampanye, namun rayakanlah ide-ide yang membawa keceriaan dalam percakapan.
4. Adakan lokakarya singkat
ajarkan konsep yang kompleks secara sederhana dan visual dengan ClickUp Whiteboard
Cara terbaik untuk memastikan orang-orang tidak merasa bahwa rapat hanya membuang-buang waktu adalah dengan membantu mereka mempelajari sesuatu. Berdasarkan kebutuhan dan profil tim Anda, sertakan lokakarya selama 15 menit.
Ini bisa berupa apa saja, bahkan jika berhubungan langsung.
- Menulis email
- Melanjutkan penulisan
- Teori warna
- Rasio emas
Lokakarya ini bisa menjadi lebih menarik jika Anda mendorong anggota tim untuk saling mengajar satu sama lain. Penulis naskah bisa mengajarkan penulisan email, desainer bisa mengajarkan teori warna, dll.
Dengan tujuan yang dirancang khusus aplikasi kolaborasi anda juga dapat memasukkan aktivitas yang harus diselesaikan dalam lima belas menit tersebut, untuk memberikan aksi dan kegembiraan ke dalam lokakarya.
5. Jalankan sebuah kuis
formulir ClickUp dapat digunakan dengan mudah untuk membuat kuis_
Ajak tim untuk menebak-nebak jika mereka tidak memiliki latar belakang untuk mengetahui jawabannya. Misalnya, jika tim teknisi mempresentasikan pembaruan mereka ke seluruh organisasi, mereka dapat mengajukan pertanyaan seperti:
- Berapa banyak fitur yang telah kita kirimkan bulan ini? Pilihan 10, 24, 108
- Berapa banyak bug yang telah kita hapus? Pilihan: 112, 3, 50
- Siapa yang dimaksud denganklien baru yang kami terima bulan ini? Pilihan: Apple, Facebook, Reddit
Tujuan dari kuis ini bukan untuk mendapatkan jawaban yang benar dari siapa pun. Tujuannya adalah untuk membangkitkan rasa ingin tahu dengan menyajikan informasi dalam bentuk pertanyaan.
Jika membuat kuis hanya untuk kepentingan rapat tim tampak seperti sebuah pekerjaan rumah, lihatlah Formulir ClickUp . Fitur sederhana namun canggih ini memungkinkan Anda mengatur pertanyaan pilihan ganda secara visual dengan menarik dan melepas elemen. Fitur ini dapat disesuaikan, menawarkan banyak opsi di luar kotak, dan mudah dibagikan! Templat kuesioner ClickUp untuk inspirasi.
6. Adakan rapat tim bertema
Berikutnya dalam daftar ide pertemuan yang menyenangkan adalah pertemuan bertema. Jika acara dan tamasya tim bisa bertema, mengapa rapat tidak? Sekali setiap bulan atau dua minggu, adakan rapat bertema. Tentu saja, Anda bisa membuatnya bertema Natal, Thanksgiving, atau Halloween selama musimnya.
Agar rapat lebih menarik, undang anggota tim untuk memilih tema yang paling mereka sukai. Jika Anda penggemar Marvel atau Ghostbusters, Anda juga akan mendapatkan pertemuan yang menyenangkan dengan canda tawa dan ikatan tim.
7. Saling memberi kabar terbaru satu sama lain
Rapat yang produktif adalah rapat yang membuat semua orang merasa jelas tentang apa yang harus mereka lakukan selanjutnya dan merasa didengarkan selama rapat. Dalam rapat standup dan rapat tinjauan, orang-orang biasanya memberikan update mereka sendiri. Hal ini membuat mereka canggung dan sadar diri. Sering kali, hilangkan rasa canggung tersebut dengan mengundang orang-orang untuk memberikan update dari anggota tim lainnya.
Ketika mereka melakukannya, anggota tim pun bisa:
- Memahami pekerjaan satu sama lain secara lebih mendalam
- Mengetahui penghalang dan tantangan satu sama lain
- Berempati dengan kebutuhan dan kesenjangan satu sama lain
- Menghargai satu sama lain dan saling mendukung satu sama lain
klik Dokumen untuk membuat catatan rapat yang ekstensif_
Meskipun ini adalah aktivitas pembangunan tim yang hebat, namun bisa menjadi sedikit membingungkan, ketika ada orang lain yang memberikan pembaruan. Untuk saat-saat seperti itu, Pertemuan ClickUp adalah cara yang fantastis untuk mengembalikan kejelasan. Ubah agenda Anda menjadi daftar periksa untuk memastikan Anda telah membahas semuanya. Menggunakan editor yang kaya memungkinkan Anda untuk merampingkan dan mengatur pembaruan secara real-time.
Ketika komentar membutuhkan upaya dari anggota tim, Anda dapat menugaskan dan menandainya. Gunakan tugas berulang untuk memastikan Anda selalu memiliki agenda yang siap untuk rapat.
8. Mengatur rapat yang tidak bisa ditunda
Anggota tim sering kali memiliki banyak pertanyaan atau umpan balik yang mungkin tidak nyaman untuk disampaikan. Selain itu, ketika rapat dibatasi waktu, mereka mungkin akan menyisihkan pertanyaan mereka untuk nanti dan melupakannya.
Aturlah rapat rutin tanpa batasan waktu. Undanglah anggota tim untuk bertanya atau berbagi apa pun yang mereka sukai. Sebagai pemimpin tim, tanyakan apa saja kepada saya (Ask Me Anything/AMAs), untuk menunjukkan keterbukaan dan akuntabilitas Anda.
Gunakan pertemuan tanpa larangan ini untuk memotivasi tim untuk mengambil kepemilikan dan berpartisipasi secara bermakna.
9. Selenggarakan pertemuan tim yang interaktif
menggunakan Papan Tulis ClickUp untuk rapat interaktif dan kolaboratif
Rapat menjadi sangat membosankan ketika satu orang yang berbicara sementara yang lain mendengarkan. Ubah hal itu dengan mengadakan rapat interaktif dengan yang terbaik alat kolaborasi proyek .
Katakanlah Anda sedang mengadakan rapat tim produk untuk merancang alur pengguna untuk fitur baru yang Anda rencanakan.
- Jalankan sebuahPapan Tulis ClickUp dan tetapkan titik awal
- Dorong anggota tim untuk menambahkan langkah-langkah yang menurut mereka perlu menjadi bagian dari alur pengguna
- Memprioritaskan dan mengaturnya dengan mudah dengan kemampuan seret dan lepas
- Ubah ide menjadiitem tindakan langsung dari papan tulis Anda ke dalam Ruang Kerja ClickUp Anda
10. Menulis bersama
Orang yang ditugaskan untuk menulis 'notulen rapat' kemungkinan besar membenci tugas tersebut. Ini adalah salah satu tugas yang ditakuti orang karena sering kali bersifat pasif dan tidak kolaboratif.
Ubahlah dengan alat kolaboratif online seperti Klik Dokumen . Untuk setiap rapat, buat dokumen dan undang semua orang untuk membuat catatan secara real-time. Format teks menjadi judul, daftar periksa, tautan, dan lainnya.
Setelah Anda memprioritaskan item tindakan, ubahlah menjadi tugas secara instan di dalam ClickUp. Tambahkan dokumen ini sebagai bagian dari alur kerja Anda untuk memastikan dokumen tersebut selalu berguna.
Hubungkan ClickUp Docs ke alur kerja Anda dengan menautkan tugas-tugas secara bersamaan
Bukan hanya itu saja. Anda juga dapat menggunakan Alat bantu AI untuk catatan rapat , seperti ClickUp AI untuk meringkas catatan rapat Anda dan mengubahnya menjadi tugas secara otomatis.
Bingung harus mulai dari mana? Pilih salah satu dari Templat catatan rapat ClickUp dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Manfaatkan Rapat Tim Anda secara Maksimal dengan ClickUp
Suka atau tidak suka, rapat tidak bisa dihindari. Rapat tidak perlu melelahkan atau tidak disukai karena tidak dapat dihindari. Menerapkan ide-ide rapat staf yang positif ini membuat rapat menjadi lebih baik untuk semua orang. Waktu rapat tidak harus membosankan.
Cobalah topik-topik rapat tim yang menyenangkan ini dalam rapat tim Anda berikutnya. Entah itu latihan membangun tim yang melibatkan seluruh tim Anda atau jika Anda adalah pemimpin tim yang bereksperimen dengan ide rapat-membuat rapat di masa depan menjadi menyenangkan adalah tujuan utamanya.
Apa cara lain yang menyenangkan untuk membuat rapat menjadi menarik? Gunakan alat yang tepat untuk membantu.
Ciptakan rapat yang menyenangkan, menarik, dan produktif dengan fitur-fitur ClickUp yang dirancang khusus. Dengan ClickUp Meetings, atur agenda, buat catatan rapat, dan diskusikan ide. Gunakan ClickUp Whiteboard untuk bertukar pikiran dan berinovasi bersama secara visual. Ubah elemen di Papan Tulis, Rapat, atau Dokumen menjadi tugas dan lacak secara real-time. Beranjak dari ide menjadi tindakan.