Manajer menangani banyak hal.
Mulai dari tekanan kepemimpinan untuk memenuhi target dan sasaran hingga membimbing tim Anda, menyeimbangkan ekspektasi yang berbeda dapat menjadi tindakan yang menantang. Dan sebagai seorang pemimpin, menjalankan rapat diperlukan untuk membantu Anda mendelegasikan tugas dan mendapatkan pembaruan status, strategi curah pendapat dan seterusnya.
Setiap pertemuan, apa pun jenisnya, membutuhkan tujuan, sasaran, kegunaan, dan agenda yang jelas. Membuat agenda, menetapkan ekspektasi, dan melacak percakapan adalah langkah-langkah penting dalam memastikan bahwa rapat tetap berada di jalur yang benar dan produktif.
Jadi, jika Anda ingin menjadi pemimpin tim yang lebih kuat dan mengakhiri rapat yang sia-sia untuk selamanya, blog ini cocok untuk Anda. Kami telah menjabarkan sembilan jenis rapat yang perlu Anda ketahui dan cara menyelenggarakannya dengan benar.
Sebagai bonus, kami telah menyertakan beberapa templat gratis untuk membantu Anda memaksimalkan rapat Anda berikutnya!
Elemen Rapat yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Jenis Rapat Anda
Mengetahui jenis-jenis rapat yang dapat diselenggarakan oleh seorang manajer akan membantu menyiapkan tim Anda untuk sukses. Efektif manajemen rapat dapat membantu meningkatkan keterlibatan dan kolaborasi di seluruh tim.
Alih-alih menjadi aktivitas berulang yang menguras tenaga, rapat yang efektif dapat menjadi peluang unik untuk mengumpulkan ide, memberikan masukan, mendorong pertumbuhan profesional, dan memajukan tujuan organisasi.
Sebelum memilih jenis pertemuan yang tepat untuk tim Anda, pastikan untuk mempertimbangkan elemen-elemen pertemuan ini:
1. Tujuan: Apa tujuan dari pertemuan tersebut?
2. Peserta: Siapa yang harus hadir dan siapa yang akan memimpin rapat?
3. Agenda: Topik apa yang perlu didiskusikan dan bagaimana urutannya?
4. Hasil: Apa yang ingin Anda capai pada akhir pertemuan?
5. Frekuensi: Seberapa sering pertemuan harus dilakukan?
Setelah Anda mempertimbangkan elemen-elemen ini, saatnya memilih jenis rapat terbaik untuk kebutuhan tim Anda.
sekarang, mari selami jenis-jenis rapat yang perlu Anda ketahui dan bagaimana cara menjalankannya dengan benar dengan alat dan teknik yang tepat!
9 Jenis Rapat yang Paling Umum
Berikut adalah sembilan jenis rapat, tips untuk menyelenggarakannya dengan sukses, dan templat gratis yang siap digunakan untuk membantu Anda memulai!
1. Rapat orientasi
Rapat orientasi adalah pertemuan pertama antara karyawan dan manajer mereka setelah mereka bergabung dengan organisasi. Jenis pertemuan awal ini menandakan dimulainya pelatihan mereka dan perlu dilakukan karena periode orientasi karyawan meletakkan dasar bagi keberhasilan anggota tim baru karena ini adalah penyelaman pertama mereka ke dalam proses dan sistem perusahaan.
Pertemuan ini akan membantu para manajer untuk mengenal karyawan mereka dan membangun hubungan. Mengajukan pertanyaan-pertanyaan pencair suasana, seperti, apa hobi Anda, apa makanan favorit Anda, atau pertanyaan interpersonal lainnya, seperti, bagaimana cara Anda lebih suka menerima umpan balik, atau apa yang memotivasi Anda, merupakan praktik terbaik untuk pertemuan-pertemuan ini.
Pertemuan orientasi juga harus menguraikan program pelatihan dan sumber daya yang relevan, siapa saja anggota tim mereka, dan daftar periksa butir-butir tindakan untuk diselesaikan pada minggu pertama mereka. Coba Daftar periksa orientasi karyawan ClickUp untuk mendukung karyawan baru Anda dan membantu mereka masuk ke dalam alur kerja baru mereka.
Sederhanakan karyawan baru Anda proses orientasi dengan templat ini di ClickUp Dokumen. Termasuk detail untuk menangani hari pertama, minggu pertama, dan 90 hari pertama orientasi! Unduh Templat Daftar Periksa Orientasi Karyawan
2. Pertemuan empat mata
A pertemuan empat mata adalah pertemuan antara dua orang, umumnya antara manajer dan bawahannya. Pertemuan ini merupakan salah satu cara paling efektif bagi manajer untuk membangun hubungan dan kepercayaan dengan bawahannya.
Ada berbagai jenis pertemuan empat mata dan jenis pertemuan empat mata yang Anda selenggarakan akan mencerminkan isi agenda. Sebagai contoh, pertemuan empat mata pertama yang dilakukan manajer dengan bawahan langsung akan sangat berbeda dengan pertemuan empat mata dua mingguan.
Di Fellow, para manajer mengadakan pertemuan empat mata dengan bawahan langsung mereka untuk mengenal mereka lebih baik dan mengetahui kondisi mereka. Mereka mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang membangun hubungan sambil menetapkan ekspektasi dan item tindakan untuk membantu menyiapkan karyawan agar sukses.
Topik-topiknya berorientasi pada pengecekan kemajuan proyek dan penghalang saat ini sambil melakukan percakapan yang membangun karier. Terlepas dari pertemuan empat mata irama pertemuan pertemuan harus selalu mencakup hal-hal berikut ini:
- Pertanyaan-pertanyaan yang membangun hubungan untuk menanyakan kabar dan kehidupan pribadi satu sama lain
- Diskusi tentang item bisnis yang spesifik atau penting
- Item tindakan yang jelas dan langkah selanjutnya setelah rapat selesai
Pentingnya pertemuan empat mata terletak pada kekuatannya untuk menumbuhkan kepercayaan dan ikatan yang berarti antara karyawan dan manajer mereka. Komponen penting untuk memastikan jenis pertemuan ini efektif termasuk meminta bawahan langsung Anda untuk menyiapkan agenda pertemuan.
Menggunakan alat pertemuan empat mata untuk mendokumentasikan percakapan dan umpan balik yang cepat juga merupakan strategi yang berguna untuk meningkatkan efektivitas rapat. Anda juga dapat memanfaatkan Templat Rapat 1:1 dari ClickUp untuk memfasilitasi pertemuan terorganisir yang membangun kepercayaan dan hubungan baik.
Templat 1:1 ClickUp mencakup halaman yang telah dibuat sebelumnya untuk peran karyawan, ekspektasi, dan agenda rapat berulang untuk setiap anggota tim. Buat halaman bersarang di dalam setiap halaman untuk pengaturan yang lebih baik Unduh Templat Rapat 1-1
3. Rapat check-in
Rapat check-in-juga disebut sebagai rapat pembaruan status-adalah diskusi di mana tim berkolaborasi dan berbagi kemajuan pada topik atau proyek tertentu. Tujuannya adalah untuk memastikan keselarasan dalam tim dan proyek sambil mengangkat penghalang yang menghambat kemajuan.
Meskipun rapat check-in atau rapat pembaruan status tidak selalu menjadi favorit tim, rapat ini merupakan mekanisme yang berharga untuk memecahkan masalah dan tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan proyek.
Lamanya rapat check-in dapat bervariasi berdasarkan status dan ukuran proyek. Tim penjualan akan sering mengadakan rapat stand-up penjualan harian yang singkat untuk memeriksa kemajuan kesepakatan dan pembaruan yang berdurasi 10 hingga 15 menit.
Alternatif lain adalah rapat pimpinan selama krisis di mana setiap departemen berbagi informasi terbaru. Rapat check-in proyek yang lebih lama juga memungkinkan, di mana Anda perlu mendiskusikan pembaruan dan meninjau item tindakan sebelumnya serta kemajuan yang telah dicapai.
Rapat check-in bisa bersifat santai atau formal, tergantung konteks dan tempat kerja Anda. Secara keseluruhan, check-in yang sukses harus mempromosikan komunikasi yang terbuka antara setiap anggota tim dan membuat semua orang tetap terlibat dalam lingkaran.
Hal ini dapat difasilitasi melalui meja bundar pembaruan di mana setiap anggota tim harus menambahkan poin-poin yang berkaitan dengan proyek mereka. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengatasi penghalang apa pun sehingga tim dapat bertindak dengan cepat dan sesuai.
Untuk membantu Anda menjalankan rapat yang produktif, pastikan Anda sudah siap dengan daftar pertanyaan yang bisa ditanyakan kepada tim Anda. Anda juga dapat mengaturnya agar sukses dengan membuat lingkaran umpan balik untuk menangkap pembaruan, kekhawatiran, dan catatan penting lainnya.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menyiapkan dokumen rapat yang dapat diisi oleh tim Anda sebelum rapat! Gunakan fitur Templat Rapat Standup Harian oleh ClickUp dan sesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan tim Anda.
Inti dari rapat harian adalah untuk membantu koordinasi tim. Lingkaran umpan balik yang cepat ini membantu tim menyelaraskan dan tetap berada di jalurnya, mirip dengan pertemuan sepak bola. Jika ada masalah yang muncul, Anda bisa mengatasinya dengan cepat dan menjaga proyek tetap pada jalurnya Unduh Templat Rapat Standup Harian Bonus: Template agenda konferensi !
4. Pertemuan curah pendapat
Pertemuan curah pendapat adalah ketika tim bertemu untuk menghasilkan ide tentang topik tertentu. Sesi curah pendapat dapat dilakukan secara sinkron atau asinkron. Dalam sebuah konteks asinkron , Anda harus memastikan remote komunikasi tim dan alat kolaborasi tersedia untuk peserta rapat Anda.
Curah pendapat yang sukses akan sangat mengasyikkan! Semua orang berkumpul untuk mendapatkan ide kreatif mereka dan menghasilkan ide. Langit seharusnya menjadi batasnya, dan tidak ada ide yang buruk.
Saran yang dihasilkan bisa sangat sederhana, namun bisa juga rumit, dan penting untuk ditekankan oleh penyelenggara rapat bahwa tidak ada ide yang buruk. Semua peserta rapat diharapkan untuk berpartisipasi dalam percakapan, jadi Anda harus memastikan format rapat Anda sesuai dengan peserta yang ekstrovert dan introvert.
Rapat curah pendapat merupakan sesi yang menyenangkan dan menarik, namun dapat menguras mental tim, terutama jika tidak ada sistem untuk melacak ide. Menjadwalkan rapat lanjutan untuk mempersempit dan menyaring ide-ide tertentu dapat bermanfaat untuk memaksimalkan efisiensi.
Coba Clickup fitur peta pikiran untuk menangkap ide dan menambahkan pengaturan pada sesi curah pendapat Anda.
Rencanakan dan atur agenda rapat, proyek, ide, atau tugas yang ada di ClickUp untuk mendapatkan garis besar visual terbaik
5. Rapat dengan semua tangan
Rapat semua orang menyiratkan bahwa semua tingkat organisasi akan bergabung dalam rapat, termasuk kontributor individu, pemimpin tim, kepala departemen, dan eksekutif c-suite. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan seluruh perusahaan dengan pembaruan yang relevan, seperti pembaruan khusus departemen atau perubahan kebijakan perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki irama dan poin pembicaraan yang berbeda untuk rapat semua pihak. Rapat yang efektif biasanya akan dipandu oleh CEO atau pemimpin perusahaan, dan poin-poin pembicaraannya akan mencakup pembaruan kepemimpinan atau departemen, perkenalan dengan karyawan baru dan banyak lagi.
Di Podcast Supermanagers , Matt Martin, CEO dari Clockwise, berbagi bahwa rapat mereka mencakup banyak aspek yang berbeda, termasuk pembaruan departemen, presentasi, dan titik pembicaraan di mana momen-momen lucu selama seminggu dibagikan. Rapat ini umumnya berlangsung selama satu jam.
Cobalah Templat Rapat Semua Tangan dari ClickUp untuk rapat mingguan yang menarik dan terorganisir.
Kelola logistik, waktu, dan perencanaan dengan mudah untuk rapat perusahaan Anda berikutnya dengan Rapat Semua Tangan Templat oleh ClickUp Unduh Templat Rapat Semua Tangan
6. Rapat pengambilan keputusan
Rapat pengambilan keputusan adalah saat tim bertemu untuk memformalkan keputusan dan mengulangi langkah selanjutnya. Rapat ini umumnya digunakan untuk pengambilan keputusan penting yang membutuhkan komitmen dan kemungkinan arah baru.
Rapat ini merupakan hal yang standar di berbagai tim: rapat dewan atau rapat proyek dapat mencakup pengambilan keputusan. Keputusan-keputusan penting harus didokumentasikan dalam alat notulen rapat sehingga tim dapat mengingat alasan di balik keputusan tersebut.
Pertanyaan-pertanyaan yang perlu dijawab dalam rapat ini meliputi:
- Dengan kondisi dan sumber daya yang ada, apa pilihan terbaik untuk ke depannya?
- Siapa yang bertanggung jawab atas langkah selanjutnya? Mengapa?
Misalnya, rapat pengambilan keputusan dapat diadakan dengan manajer pemasaran media sosial dan koordinator pemasaran media sosial untuk mengubah arah kampanye pemasaran yang tidak berhasil. Jika tim perlu mengevaluasi apakah mereka melakukan pendekatan kampanye dari perspektif dan nada yang tepat, mereka dapat bertemu untuk menilai keterlibatan dan hasil konversi dan pilih arah yang baru.
Selama rapat, mereka akan membuat daftar alasan mengapa mereka perlu mengalihkan fokus dan mendokumentasikan mengapa arah baru tersebut tampak bermanfaat. Oleh karena itu, jenis rapat ini bertujuan untuk memutuskan dan mendokumentasikan keputusan untuk memajukan sebuah proyek atau inisiatif.
Lihat ini template matriks keputusan !
7. Pertemuan pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah umumnya akan diadakan antara seseorang yang menghadapi tantangan dan manajer atau pemimpin. Tergantung pada sifat masalahnya, rapat ini dapat melibatkan perwakilan dari berbagai departemen, seperti perwakilan dari SDM atau tim hukum. Tujuan dari rapat pemecahan masalah adalah untuk menemukan solusi atas suatu kendala atau menjajaki kemungkinan langkah selanjutnya.
Rapat pemecahan masalah dapat bermanfaat bagi setiap karyawan, apa pun sifat masalahnya. Dalam rapat ini, pertama-tama Anda harus menganalisis situasi dan penyebabnya, menilai arah yang harus diambil, dan kemudian membuat rencana tindakan untuk menyelesaikan masalah.
Perlu diingat, setiap langkah harus didokumentasikan dalam catatan pertemuan dan dibagikan kepada orang-orang yang terlibat dalam percakapan.
Buat templat rapat Anda sendiri dan buat garis besar agenda rapat, item tindakan, ringkasan rapat, dan banyak lagi di ClickUp Docs Unduh Panduan Dokumen ClickUp
8. Rapat perencanaan triwulanan Perencanaan triwulanan adalah implementasi strategis dari rencana satu tahun yang dibagi menjadi empat kuartal. Setiap kuartal, tujuan yang telah direvisi ditetapkan untuk tiga bulan berikutnya. Tujuan yang diperbarui ini dapat dikomunikasikan dalam rapat perencanaan triwulanan yang membahas rencana strategis dan perayaan pencapaian selama 90 hari terakhir.
Pertemuan ini merupakan kesempatan untuk menekan, memberi atau menerima umpan balik dan menyesuaikan diri untuk bulan-bulan berikutnya. Setiap sesi perencanaan triwulanan juga harus menyertakan waktu untuk merefleksikan 90 hari terakhir, meninjau tugas-tugas yang telah diselesaikan dan yang masih dalam proses, serta mempersiapkan apa yang akan terjadi di kuartal berikutnya.
Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk membantu menyiapkan tim Anda agar sukses dalam mencapai tujuan mereka tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang perusahaan. 💪
Kunci dari rapat perencanaan triwulanan yang efektif adalah terorganisir. Poin-poin pembicaraan harus jelas dan tujuan setelah rapat harus ditetapkan. Selain itu, mengulas kembali pembelajaran dari kuartal sebelumnya selama percakapan perencanaan membantu mempertimbangkan tujuan apa yang sesuai dan relevan.
Jangan lupa untuk melacak tujuan Anda di Sasaran ClickUp untuk memastikan Anda memiliki jadwal yang jelas dan target yang terukur.
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
9. Rapat dewan
Rapat dewan direksi adalah pertemuan formal dengan seluruh dewan direksi organisasi tertentu. Rapat formal ini diadakan pada berbagai interval, seperti triwulanan atau tahunan, untuk membahas masalah-masalah yang berulang dan signifikan, seperti masalah kebijakan, bisnis legal atau pelaporan KPI, atau masalah lainnya.
Ketua dewan, yang juga dikenal sebagai pemimpin rapat, memimpin rapat. Dan secara lebih spesifik, tujuan dari sebuah rapat dewan adalah untuk menetapkan kebijakan dan strategi, meninjau rencana strategis, dan mencapai kesepakatan mengenai suatu masalah.
Selama rapat ini, notulen rapat dicatat untuk membentuk dokumen hukum yang kemudian akan diterbitkan sesuai dengan operasi dewan. Penerbitan notulen rapat sangat penting karena merupakan strategi komunikasi antara organisasi, dewan direksi, dan berbagai pemangku kepentingan eksternal.
Dewan ini Agenda Rapat Templat berfungsi sebagai garis besar untuk fokus dan dengan cepat mengatasi masalah utama dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang perlu dilakukan Unduh Templat Agenda Rapat Dewan
Jadikan Rapat Anda Lebih Produktif Dengan Agenda dan Alat Bantu yang Tepat
Ada banyak jenis rapat dengan tujuan yang berbeda-beda. Menentukan rapat mana yang harus digunakan dalam situasi apa bisa menjadi tantangan tersendiri bagi para manajer.
Dengan menerapkan strategi manajemen rapat yang efektif dan memanfaatkan alat bantu yang tepat
alat bantu rapat online
seperti
ClickUp
untuk membantu Anda mengelola pekerjaan, jadwal, tim, dan banyak lagi, Anda dapat menghindari rapat yang tidak produktif dan mulai menjalankan sesi kolaboratif yang memberi energi dan
memotivasi tim Anda
untuk mencapai tujuan mereka.
Penulis Tamu:_
Rekan.app
adalah perangkat lunak manajemen rapat berperingkat teratas yang membantu para manajer dan tim mereka membangun kebiasaan rapat yang efektif melalui agenda kolaboratif, pelacakan item tindakan, dan perpustakaan templat rapat yang telah disetujui oleh para ahli