Bahkan penulis-penulis ternama pun terkadang kewalahan oleh jadwal mereka sendiri.
Ambil contoh George R. R. Martin. Pada awal tahun 2016, ia duduk dan memberi tahu jutaan penggemarnya hal yang tidak ingin mereka dengar: The Winds of Winter masih belum selesai. Ia telah berjanji akan menyerahkan naskahnya pada Halloween, kemudian pada akhir tahun, namun kedua tenggat waktu tersebut telah berlalu tanpa hasil. Karena buku tersebut tidak siap tepat waktu, musim keenam Game of Thrones akan melanjutkan kisahnya sebelum ia sempat melakukannya.
Dan Anda tidak perlu memiliki kerajaan televisi untuk memahami perasaan itu. Mungkin Anda adalah pekerja lepas yang harus membagi waktu antara tiga klien yang semuanya menginginkan naskah selesai pada hari Jumat, atau penulis konten yang menghabiskan seluruh akhir pekan hanya untuk satu postingan blog yang tak kunjung selesai. Skalanya berbeda, tetapi jebakannya sama.
Sejujurnya, keterlambatan tenggat waktu bukan disebabkan oleh kemalasan, melainkan kesenjangan antara rencana dan pekerjaan yang menjadi dasarnya, yang memengaruhi penulis di semua tingkatan.
Jadi, mari kita atasi masalah tersebut.
TL;DR
Manajemen tenggat waktu hanyalah praktik menjadwalkan, memantau, dan menyesuaikan pekerjaan Anda agar tenggat waktu tiba tanpa harus terburu-buru panik. Sebagian besar artikel menggambarkannya sebagai ujian kemauan: buat daftar, tentukan prioritas, dan fokuslah lebih keras. Pendekatan yang benar-benar mampu bertahan di minggu yang berat bekerja secara berbeda, karena pendekatan ini mengasumsikan bahwa rencana akan gagal pada suatu saat dan akan menyesuaikan jadwalnya sendiri ketika hal itu terjadi. Di bawah ini, Anda akan menemukan kedua pendekatan tersebut, beserta cara tim penulis tetap tenang ketika tiga tenggat waktu jatuh pada minggu yang sama.
Apa Itu Manajemen Tenggat Waktu?
Manajemen tenggat waktu adalah proses memperkirakan berapa lama suatu pekerjaan akan memakan waktu dan menjadwalkannya sesuai dengan kapasitas yang sebenarnya. Hal ini juga berarti memantau kemajuan dan menyesuaikan kembali rencana ketika kenyataan berbeda dari rencana tersebut.
Hal ini berbeda dengan manajemen waktu. Manajemen waktu berkaitan dengan cara Anda menghabiskan satu jam; sedangkan manajemen tenggat waktu berkaitan dengan apakah total jam tersebut memungkinkan hasil kerja diserahkan tepat pada hari yang Anda janjikan.
Artinya, Anda bisa saja menjalani hari Selasa yang sangat produktif namun tetap gagal memenuhi tenggat waktu hari Jumat, karena perkiraan yang dibuat tiga minggu lalu salah dan tidak ada yang menandai hal itu dalam rencana. Manajemen tenggat waktu yang baik akan mengidentifikasi penyimpangan tersebut sejak dini, saat masih ada waktu untuk bertindak.
Cal Newport, profesor ilmu komputer di Georgetown yang menulis tentang kerja terfokus, menerapkan ide ini dalam apa yang ia sebut sebagai metode tenggat waktu yang mundur:
Keunggulan dari metode tenggat waktu mundur ini adalah tidak memerlukan kerja tambahan. Metode ini hanya menggeser pekerjaan yang sudah ada sedikit saja.
Keunggulan dari metode tenggat waktu mundur ini adalah tidak memerlukan kerja tambahan. Metode ini hanya menggeser pekerjaan yang sudah ada sedikit saja.
Itulah intinya. Anda tidak selalu membutuhkan lebih banyak waktu. Yang Anda butuhkan adalah agar tenggat waktu yang Anda targetkan jatuh lebih awal daripada tenggat waktu yang ditunggu orang lain.
Batas waktu prioritas vs. batas waktu akhir: Apa perbedaannya?
Tenggat waktu prioritas, atau tenggat waktu internal, adalah tanggal yang lebih awal yang menjadi target Anda. Tenggat waktu akhir adalah tanggal eksternal yang diharapkan oleh klien, editor, atau penerbit untuk penyerahan karya tersebut.
Selisih waktu antara keduanya adalah waktu cadangan Anda.
| Aspek | Tenggat waktu prioritas | Tenggat waktu akhir |
|---|---|---|
| Siapa yang menetapkannya? | Anda | Klien, editor, atau penerbit |
| Tujuan | Siapkan waktu cadangan dan mulailah lebih awal | Tentukan tanggal penyerahan resmi |
| Apa yang terjadi jika Anda melewatkannya | Anda masih punya waktu untuk memperbaikinya | Kepercayaan, pembayaran, atau reputasi mungkin akan terganggu |
| Bagaimana mengatasinya | Kerjakanlah seolah-olah itu adalah tenggat waktu yang sebenarnya | Lindungi diri Anda dari pekerjaan mendadak |
Mengapa Penulis Melewatkan Tenggat Waktu (dan Ini Bukan Soal Disiplin)
Kegagalan memenuhi tenggat waktu sering kali disalahkan pada kurangnya fokus. Saran yang umum diberikan adalah agar lebih disiplin, menghalau gangguan, dan berusaha lebih keras.
Terkadang hal itu membantu. Namun, bagi para penulis, masalah yang lebih besar biasanya bersifat struktural. Tenggat waktu terlewat karena perkiraan waktu pengerjaan yang buruk, jadwal yang terlalu padat, atau pekerjaan yang ditunda hingga terlambat untuk diperbaiki.
Sejujurnya, terkadang hal ini juga disebabkan oleh rasa enggan: tulisan yang Anda takuti, topik yang belum Anda pahami, atau perfeksionisme yang tidak membiarkan kalimat kasar tetap ada. Itu nyata, dan tidak ada penjadwalan yang bisa memperbaiki draf yang Anda takuti untuk dimulai.
Namun, bahkan dalam hal ini, struktur lebih membantu daripada kemauan semata, karena tugas yang menakutkan yang dibagi menjadi blok penelitian selama 45 menit lebih mudah dihadapi daripada “menulis semuanya sekaligus.” Masalah disiplin dan masalah struktural biasanya saling berkaitan, dan rencana itulah yang membuat aspek disiplin menjadi lebih ringan.
Penyebab kegagalan yang umum sebenarnya sederhana:
- Anda hanya memperkirakan waktu penulisan draf. Sebuah artikel berpanjang 1.500 kata bukanlah “satu hari menulis.” Prosesnya mencakup riset, pembuatan kerangka, penulisan draf, penyuntingan, verifikasi fakta, pemformatan, serta dua jam untuk mengatasi kebuntuan yang tidak pernah dijadwalkan oleh siapa pun, tetapi pasti dihabiskan oleh semua orang.
- Anda merencanakan tanpa menyisakan waktu cadangan. Ketika setiap jam sudah terisi, satu penundaan saja bisa membuat seluruh minggu mundur. Kesalahan perencanaan memperburuk situasi ini karena orang cenderung meremehkan berapa lama tugas mereka sendiri akan memakan waktu, bahkan ketika pekerjaan sebelumnya memakan waktu lebih lama
- Anda membuat tenggat waktu menjadi tak terlihat. Tenggat waktu yang hanya tercantum sebagai satu catatan pada satu hari kalender tidak memberikan peringatan dini. Anda baru menyadarinya saat tenggat waktu tiba, yang merupakan waktu terburuk untuk memperbaiki rencana.
Solusinya tidak rumit. Pisahkan setiap proyek penulisan menjadi tahap riset, kerangka, draf, revisi, dan pemeriksaan akhir. Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap bagian secara terpisah. Kemudian tambahkan waktu cadangan sebelum tenggat waktu yang sebenarnya.
Apa Saja yang Termasuk dalam Rencana Tenggat Waktu yang Baik
Bagian mana yang paling penting bergantung pada cara Anda bekerja. Penulis mandiri sangat bergantung pada perkiraan waktu dan cadangan waktu, karena tidak ada orang lain yang bisa menanggung keterlambatan. Dalam tim, ketergantungan antar tugas dan penanggung jawab yang jelas menjadi kunci utama, karena sebagian besar keterlambatan tenggat waktu di sana disebabkan oleh proses serah terima yang terhambat. Bacalah daftar di bawah ini sesuai dengan konteks minggu Anda.
- Setiap tugas, bukan hanya tonggak pencapaian: Pisahkan proyek menjadi pekerjaan konkret yang diperlukan, sehingga tidak ada yang terlewat antara tahap “ditugaskan” dan “diserahkan”
- Perkiraan waktu untuk setiap tahap: Penelitian, draf, dan revisi masing-masing memiliki perkiraan waktunya sendiri. Total waktu proyek yang tidak dapat diuraikan hanyalah tebakan, dan tebakanlah yang menjadi bahan bakar “kesalahan perencanaan ”
- Tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo: Tanggal jatuh tempo memberi tahu Anda kapan pekerjaan harus diserahkan. Tanggal mulai memberi tahu Anda apakah ada cukup waktu untuk menyelesaikannya
- Setiap tugas harus memiliki penanggung jawab: Dalam sebuah tim, tugas yang tidak memiliki penanggung jawab berisiko menjadi tenggat waktu yang terlewat. Bahkan penulis yang bekerja sendiri pun perlu menetapkan penanggung jawab saat membagi pekerjaan menjadi tahap penulisan draf, penyuntingan, pengunggahan, dan tindak lanjut.
- Ketergantungan: Tandai hal-hal yang tidak bisa dimulai sebelum hal lain selesai. Jika proses penyuntingan bergantung pada draf, dan drafnya terlambat, tanggal penyuntingan juga harus diundur
- Waktu cadangan bawaan: Sediakan waktu luang sebelum setiap tenggat waktu eksternal yang ketat. Jangan menunggu hingga akhir pekan untuk menciptakan ruang bernapas
- Tampilan status yang jelas: Tempat di mana Anda bisa melihat mana yang sedang dalam tahap draf, sedang ditinjau, atau sudah selesai tanpa perlu memeriksa lima tempat berbeda
- Pengingat atau dorongan: Rencana tidak boleh bergantung pada ingatan. Peringatan otomatis sebelum sesi atau tenggat waktu adalah hal yang mengubah jadwal menjadi sesuatu yang benar-benar berjalan
- Ritme evaluasi: Tetapkan waktu rutin untuk membandingkan rencana dengan kenyataan. Di sinilah Anda mendeteksi penyimpangan, memindahkan tugas, dan menyesuaikan kembali sebelum tenggat waktu terancam.
Tenggat waktu mendorong pekerjaan, bukan ide
Tenggat waktu dapat membantu Anda menyelesaikan pekerjaan, tetapi tidak selalu membantu Anda berpikir lebih baik. Teresa Amabile dari Harvard Business School meneliti 238 profesional di 26 tim proyek di 7 perusahaan dan 3 industri dan menemukan bahwa tekanan waktu yang sangat tinggi sebaiknya dihindari ketika pemikiran kreatif yang konsisten menjadi hal yang penting.
Rasa terburu-buru mungkin terasa produktif, tetapi sering kali mendorong penulis untuk memilih ide yang paling aman, struktur yang paling jelas, dan sumber pertama yang cocok. Manfaatkan tenggat waktu untuk menciptakan dinamika, tetapi berikan waktu yang cukup di tahap awal untuk riset, pembuatan kerangka, dan revisi.
Cara Mengelola Tenggat Waktu: Sistem Enam Langkah
Mengelola tenggat waktu penulis memerlukan enam langkah yang dapat diulang: bagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang dapat diperkirakan, tetapkan tenggat waktu prioritas, jadwalkan sesi kerja, prioritaskan karya-karya yang bersaing, pantau status, dan rencanakan ulang secara berkala.
Berikut ini adalah prosesnya, yang tidak bergantung pada alat tertentu. Proses ini dapat diterapkan di papan tulis, di spreadsheet, atau di perangkat lunak khusus. Langkah-langkahnya lebih penting daripada alat yang digunakan.
1. Pisahkan hasil kerja menjadi bagian-bagian yang dapat diperkirakan
Jangan pernah memperkirakan proyek sebagai satu kesatuan utuh. Pisahkan proyek tersebut menjadi fase-fase yang dapat Anda pahami dengan jelas. Misalnya, bagi tugas pembuatan white paper menjadi fase-fase seperti penelitian, analisis data, konsultasi dengan ahli (SME), penyusunan kerangka, draf pertama, verifikasi fakta, revisi, tinjauan klien, dan finalisasi.
Kemudian, perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing secara terpisah, lalu jumlahkan semuanya.
Seiring waktu, seorang penulis yang memantau beberapa proyek dengan cara ini akan membangun patokan pribadi, dan patokan itulah yang menghilangkan “kesalahan perencanaan”.
Perkiraan yang baik terlihat seperti ini:
- Revisi klien: 1 jam
- Penelitian: 2 jam
- Garis Besar: 45 menit
- Draf: 4 jam
- Revisi: 2 jam
- Pemeriksaan akhir: 45 menit
2. Tetapkan tenggat waktu prioritas yang lebih awal dari tenggat waktu akhir
Tentukan tenggat waktu kerja yang lebih awal untuk setiap tenggat waktu eksternal.
Untuk pekerjaan rutin, tetapkan tenggat waktu satu atau dua hari sebelum tenggat waktu sebenarnya. Untuk karya yang sangat penting, sisihkan minggu sebelumnya sebagai cadangan tenggat waktu yang jelas, terutama jika pekerjaan tersebut bergantung pada sumber, persetujuan, atau beberapa putaran peninjauan.
Waktu cadangan ini diperuntukkan bagi keterlambatan-keterlambatan biasa: tanggapan ahli yang terlambat, penelitian yang berantakan, penyuntingan yang lebih mendalam, atau draf yang perlu diperiksa sekali lagi. Intinya adalah agar keterlambatan-keterlambatan tersebut tidak memengaruhi tanggal yang ditunggu oleh klien, editor, atau penerbit.
Aturan praktis: Jika tenggat waktu akhir jatuh pada hari Jumat, usahakan untuk menyelesaikannya pada hari Rabu. Jika tenggat waktu akhir jatuh pada hari Senin, usahakan untuk menyelesaikannya pada hari Kamis atau Jumat. Tanggal yang lebih awal itulah yang menjadi patokan Anda.
Namun ingat, waktu cadangan memiliki konsekuensinya sendiri. Jika Anda secara konsisten menyelesaikan pekerjaan dua hari lebih awal dengan sisa waktu yang cukup, berarti Anda terlalu meremehkan perkiraan waktu Anda. Waktu cadangan yang berlebihan itu akan mengurangi jumlah pekerjaan yang bisa Anda tangani. Tujuannya adalah memiliki waktu cadangan yang digunakan hampir setiap minggu, bukan yang begitu besar hingga menyembunyikan berapa lama sebenarnya pekerjaan tersebut memakan waktu. Jika Anda tidak pernah menggunakannya, kurangi waktu cadangan tersebut.
3. Jadwalkan pekerjaan, bukan hanya tenggat waktunya
Blokir sesi menulis yang sebenarnya di kalender Anda. Pisahkan waktu untuk riset, pembuatan kerangka, penulisan draf, revisi, dan pemeriksaan akhir ke dalam slot-slot terpisah, meskipun setiap slotnya singkat. Hal ini membuat pekerjaan Anda terlihat jelas sebelum tenggat waktu semakin dekat.
Pisahkan pekerjaan mendalam dan pekerjaan administratif sebisa mungkin. Melakukan riset dan menyusun draf dalam sesi yang sama seringkali memperlambat keduanya, karena Anda terus-menerus beralih antara mencari ide dan mengembangkannya.
Rencana yang lebih baik mungkin terlihat seperti ini:
- Senin: Riset dan catatan sumber
- Selasa: Garis Besar
- Rabu: Draf
- Kamis: Revisi dan verifikasi fakta
- Jumat: Penyempurnaan akhir dan pengiriman
Tips Pro: Tentukan durasi setiap sesi, jangan sekadar menentukannya. Slot kalender memberi tahu Anda kapan Anda akan menulis; timebox memberi tahu Anda kapan harus berhenti. Alokasikan 90 menit untuk riset, bukan “Senin pagi,” dan blok waktu tersebut tidak akan menghabiskan seluruh hari Anda. Di sinilah tugas yang menakutkan menjadi lebih mudah: “menulis draf keseluruhan” bisa membuat Anda lumpuh, tetapi “45 menit untuk bagian pengantar” adalah langkah awal yang bisa dilakukan. Gunakan timeboxing atau timer Pomodoro untuk membatasi waktu.
4. Prioritaskan ketika tenggat waktu saling bertabrakan
Ketika beberapa karya harus diselesaikan dalam waktu yang berdekatan, atur prioritasnya sebelum Anda mulai. Gunakan filter kesegeraan dan kepentingan yang sederhana, yaitu Matriks Eisenhower:
- Urgent dan penting: Lakukan terlebih dahulu
- Penting, tapi tidak mendesak: Jadwalkan selanjutnya
- Mendesak, tapi tidak penting: Kurangi, pindahkan, atau delegasikan
- Keduanya tidak: Hentikan atau tunda
Bagi para penulis, “mendesak dan penting” biasanya merujuk pada karya yang memiliki tenggat waktu eksternal yang ketat atau berisiko merusak reputasi. Naskah klien yang harus diserahkan besok lebih mendesak daripada revisi internal yang tidak terlalu krusial dan harus diselesaikan hari ini.
Di sinilah Anda juga menjaga kualitas: jika dua karya penting bersaing, jangan berpura-pura keduanya bisa dikerjakan dengan kedalaman yang sama. Ubah tanggal salah satunya, kurangi cakupan, atau kirim pembaruan sebelum pekerjaan terlambat.
5. Jadikan kemajuan terlihat
Pantau statusnya di tempat yang mudah Anda lihat tanpa perlu memeriksa lima tempat berbeda.
Sebuah papan sederhana dengan kolom-kolom “To Do”, “Drafting”, “In Review”, dan “Done” sudah cukup untuk sebagian besar pekerjaan menulis. Pada hari Rabu, Anda seharusnya sudah bisa menilai apakah tenggat waktu hari Jumat masih aman, berisiko, atau sudah mulai terlewat.
Tujuannya adalah peringatan dini. Anda ingin mendeteksi keterlambatan dengan sisa waktu dua hari, bukan dua jam sebelum batas waktu pengiriman.
Kiat Pro: Pilih alat yang menampilkan jenis kemajuan yang Anda inginkan.
- Gunakan Novlr jika Anda menginginkan ruang kerja menulis yang dilengkapi dengan fitur pelacakan tujuan untuk fiksi atau proyek kreatif berskala besar
- Gunakan Ulysses jika Anda ingin menetapkan tujuan menulis, tenggat waktu, dan target harian dalam aplikasi penulisan yang rapi (dibuat khusus untuk pengguna Apple)
6. Rencanakan ulang dengan ritme yang tetap
Tinjau rencana tenggat waktu Anda pada waktu yang telah ditentukan.
Lakukan tinjauan harian saat Anda sedang sibuk atau menangani beberapa proyek sekaligus. Lakukan tinjauan mingguan saat beban kerja lebih ringan. Ritme ini penting karena rencana tenggat waktu cepat menjadi usang.
Pada setiap tahap peninjauan, periksa tiga hal berikut:
- Apa yang berubah?
- Apa yang kini terancam?
- Apa yang perlu diubah, dikurangi, atau dinegosiasikan ulang?
Rencanakan ulang berdasarkan apa yang sebenarnya terjadi, bukan berdasarkan apa yang dijanjikan oleh jadwal awal. Jika penelitian memakan waktu lebih lama, sesuaikan kerangka tulisan. Jika proses penyuntingan memakan waktu lebih banyak, pastikan waktu untuk pemeriksaan akhir tetap terjaga. Jika dua tenggat waktu kini bersaing, tentukan mana yang menjadi prioritas sebelum minggu ini berantakan.
Template siap pakai untuk mengelola tenggat waktu Anda
Gunakan Template Tenggat Waktu dari ClickUp saat tugas-tugas Anda tersebar di mana-mana. Template ini menampilkan setiap tugas dan tenggat waktunya dalam satu Daftar, mengurutkannya berdasarkan Fase, dan memindahkan setiap tugas melalui tahap "To Do", "In Progress", dan "Done" sehingga Anda selalu tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Contoh penggunaan: Anda adalah seorang penulis yang sedang menangani empat draf, dua revisi, dan satu tinjauan, yang semuanya jatuh tempo pada minggu yang sama. Masukkan masing-masing tugas tersebut, beri label berdasarkan Fase, lalu buka tampilan Garis Waktu Proyek untuk melihat tugas mana yang paling mendesak. Saat tenggat waktu berubah, seret tenggat waktu tersebut ke Tampilan Kalender dan seluruh jadwal akan menyesuaikan secara otomatis, tanpa perlu membuat ulang.
Cara Mengelola Beberapa Proyek dengan Batas Waktu yang Bersaing
Langkah yang paling jelas adalah mengerjakan apa pun yang tenggat waktunya paling dekat terlebih dahulu. Biasanya, itu adalah langkah yang salah. Proyek yang paling berisiko bukanlah yang tenggat waktunya paling dekat; melainkan yang membutuhkan hal lain sebelum dapat dilanjutkan: kutipan dari ahli bidang terkait, persetujuan klien, masukan editor, tinjauan hukum, atau akses ke sumber.
Mulailah mengerjakan tulisan yang sangat bergantung pada bagian lain sebelum mengerjakan tulisan mandiri yang mendesak. Misalkan ini adalah minggu Anda:
| Proyek | Tanggal jatuh tempo | Risiko yang sesungguhnya | Langkah pertama |
|---|---|---|---|
| Buletin | Rabu | Anda sudah memiliki bahan-bahannya | Selasa Naskah |
| Posting blog | Jumat | Membutuhkan masukan dari ahli bidang terkait | Kirim pertanyaan pada hari Senin |
| Studi kasus | Senin | Perlu persetujuan klien | Selesaikan draf pada hari Kamis |
Posting blog ini seharusnya menjadi yang terakhir, tetapi justru dikerjakan terlebih dahulu, karena email hari Senin itulah yang membuka jalan bagi pekerjaan hari Kamis. Inilah cara penulis profesional mengatasi tenggat waktu yang tumpang tindih: mereka memisahkan waktu menulis dari waktu menunggu.
Jurnalis Sophie Haigney membagikan pengalamannya di dunia nyata. Di San Francisco Chronicle, ia menulis rata-rata empat artikel sehari, kadang-kadang hingga 11 artikel, dan belajar menyesuaikan hidupnya dengan “tenggat waktu yang ketat.” Ia juga hanya bisa bekerja secara produktif selama sekitar dua jam pada satu proyek sebelum beralih ke proyek lain.
Pelajaran yang bisa dipetik: Tidak semua proyek membutuhkan perhatian yang sama. Ada yang membutuhkan waktu dua jam tanpa gangguan. Ada pula yang hanya perlu mengirim email hari ini agar orang lain bisa melanjutkan pekerjaannya besok.
Berikut ini adalah video panduan tentang sistem kalender yang dirancang khusus untuk tujuan ini. Sistem ini memetakan tenggat waktu jangka panjang dengan prioritas harian sehingga keduanya tidak saling bertabrakan.
Baca Juga: Cara Mengelola Beberapa Proyek
Alat Bantu Manajemen Tenggat Waktu: Apa yang Harus Diperhatikan
Tentu saja, perangkat lunak tidak akan memperbaiki proses tenggat waktu yang bermasalah. Namun, alat yang tepat dapat membuat proses kerja lebih mudah dijalankan dan lebih sulit untuk terganggu.
Untuk manajemen tenggat waktu, perhatikan empat hal berikut:
- Cara menjadwalkan pekerjaan itu sendiri, bukan hanya tenggat waktunya
- Ketergantungan, sehingga satu tugas yang terlewat akan menunjukkan tugas lain apa saja yang terpengaruh
- Tampilan status yang jelas, sehingga risiko terdeteksi sebelum tenggat waktu
- Pengingat, agar sistem tidak bergantung pada ingatan
Berikut adalah jenis-jenis alat utama yang akan berguna bagi Anda:
Alat pengelolaan kalender
Pada tingkat yang paling sederhana, aplikasi kalender mencakup dua dari empat hal tersebut. Aplikasi ini menangani pembagian waktu dan pengingat, serta merupakan cara tercepat untuk memulai ketika Anda hanya menangani beberapa proyek sekaligus.
- Google Calendar/Apple Calendar: Tambahkan sesi menulis langsung ke kalender dan dapatkan pengingat sebelum sesi dimulai. Gratis, instan, tanpa perlu pengaturan
- Todoist: Daftar tugas dengan tenggat waktu dan pengingat berulang, ideal bagi penulis mandiri yang menginginkan tenggat waktu tanpa perlu menggunakan perangkat lunak yang rumit.
- Aplikasi time-blocking seperti Sunsama atau Akiflow: Gabungkan tugas dan slot kalender Anda ke dalam satu tampilan sehingga Anda dapat menjadwalkan pekerjaan, bukan sekadar mencatat tanggal jatuh tempo
Aplikasi pelacak waktu
Ada juga satu hal yang sering dilewatkan oleh kebanyakan penulis. Anda tidak bisa memperkirakan durasi suatu tahap sebelum mengetahui berapa lama waktu yang sebenarnya dibutuhkan, sehingga alat pelacak waktu lah yang menjadi dasar perhitungan tersebut. Alat seperti Toggl Track atau RescueTime mencatat berapa lama waktu yang sebenarnya dihabiskan untuk riset, penyusunan draf, dan revisi, sehingga Anda bisa mengutip data tersebut alih-alih menebak-nebak.
Perangkat lunak manajemen pekerjaan
Kesenjangan ini muncul saat pekerjaan menjadi lebih kompleks. Kalender dapat menunjukkan kapan sesuatu harus diselesaikan, tetapi tidak menunjukkan apakah draf tersebut tertahan dalam proses peninjauan, terhambat oleh sumber informasi, atau sedang menunggu revisi. Itulah bagian daftar yang berkaitan dengan ketergantungan dan status, dan di sinilah kalender mulai kehabisan daya.
Perangkat lunak manajemen pekerjaan khusus adalah solusi yang mencakup keempat hal tersebut sekaligus. Alat seperti ClickUp, Asana, atau Trello menghubungkan tugas, status, tenggat waktu, ketergantungan, dan pengingat dalam satu antarmuka, sehingga jika ada tugas yang terlewat, seluruh alur kerja di bawahnya akan terpengaruh.
Komprominya adalah waktu persiapan, dan hal ini sepadan begitu Anda menangani beberapa proyek, putaran tinjauan, atau pemangku kepentingan secara bersamaan.
Bagaimana Berbagai Jenis Penulis Dapat Mengelola Tenggat Waktu: Tips & Alat Bantu
Tidak semua penulis membutuhkan sistem tenggat waktu yang sama. Pengaturan terbaik adalah yang melindungi bagian pekerjaan yang paling rentan terlambat.
| Jenis penulis | Risiko terbesar terkait tenggat waktu | Cara mengelolanya | Alat yang bisa dicoba |
|---|---|---|---|
| Penulis buku | Tenggat waktu yang masih jauh membuat proyek menjadi terhambat | Tetapkan tenggat waktu per bab dan target jumlah kata mingguan. Pisahkan tahap penelitian, penulisan draf, revisi, dan umpan balik menjadi fase-fase terpisah | Scrivener: Melacak target sesi, dokumen, dan proyek untuk naskah yang panjang |
| Penulis lepas | Tenggat waktu klien jatuh pada minggu yang sama | Simpan satu tampilan tenggat waktu utama. Tetapkan tenggat waktu internal satu atau dua hari sebelum tenggat waktu klien | Toggl Track: Melacak waktu berdasarkan klien dan proyek, sehingga perkiraan waktu didasarkan pada data nyata |
| Penulis konten | Proses persetujuan dan penyuntingan memakan waktu lebih lama daripada penyusunan draf | Petakan alur kerja secara menyeluruh: brief, garis besar, draf, tinjauan ahli (SME), penyuntingan, jaminan kualitas (QA), dan pengunggahan | ClickUp: Mengintegrasikan brief, dokumen, penanggung jawab, tenggat waktu, status, dan kalender konten |
| Jurnalis | Waktu penyelesaian yang cepat membuat sumber-sumber menjadi tersebar | Kirimkan permintaan wawancara sedini mungkin. Simpan file sumber yang terus diperbarui dan tulis berdasarkan fakta yang telah dikonfirmasi | Raindrop.io: Menyimpan artikel, PDF, halaman, dan tautan sumber dalam koleksi yang dapat dicari |
| Penulis akademis | Penelitian terus berkembang dan menunda penyelesaian draf | Tentukan batas waktu penelitian. Pisahkan sumber yang “harus digunakan sekarang” dari sumber yang “akan dibaca nanti” | Zotero: Mengatur, memberi anotasi, mengutip, dan membagikan sumber penelitian |
| Penulis Iklan | Umpan balik mengubah arah pada tahap akhir | Pastikan brief sudah final sebelum mulai menulis: penawaran, audiens, klaim, ajakan bertindak (CTA), pemilik, dan tanggal persetujuan | Milanote: Membuat ringkasan visual, koleksi referensi, catatan kampanye, dan papan referensi |
| Penulis teknis | Tinjauan oleh pakar menjadi penghambat | Berikan tenggat waktu tersendiri untuk tinjauan dari pakar bidang (SME). Ajukan pertanyaan yang spesifik, bukan sekadar “pendapat?” | MadCap Flare: Mendukung konten yang dapat digunakan kembali, penulisan terstruktur, dan penerbitan dari satu sumber |
| Penulis proposal hibah | Lampiran dan persetujuan menumpuk menjelang pengiriman | Mulailah menghitung mundur dari tanggal tenggat. Tambahkan titik pemeriksaan untuk anggaran, surat, peninjauan, dan pengunggahan | Instrumentl: Membantu tim hibah menemukan, menyusun, mengelola, dan berkolaborasi dalam pengajuan hibah |
| Penulis Naskah | Proses penyuntingan terus meluas | Tetapkan tahapan draf: kerangka, draf pertama, pembacaan bersama, revisi, dan penyempurnaan akhir | Beat: Aplikasi penulisan skenario gratis dengan format yang rapi dan penanda revisi |
| Editor | Naskah yang terlambat mengurangi waktu peninjauan | Tetapkan tanggal penyerahan draf lebih awal. Jika draf terlambat, kurangi cakupan penyuntingan | Draftable: Membandingkan versi di berbagai dokumen Word, PDF, PowerPoint, dan berkas teks |
Fakta Menarik: Ernest Hemingway mengikuti rutinitas yang ketat, menulis di pagi hari dan berhenti hanya ketika ia merasa telah mencapai puncak kreativitas. Ia mengklaim bahwa kebiasaan ini membantunya memenuhi tenggat waktu tanpa mengalami kelelahan.
Cara Mengelola Tenggat Waktu Penulisan di ClickUp
Semua hal di atas dapat dilakukan di spreadsheet atau kalender. Kami menggunakannya di ClickUp karena platform ini menyatukan empat hal yang dibutuhkan oleh sistem tenggat waktu (pekerjaan terjadwal, ketergantungan, status yang terlihat, dan pengingat) di satu tempat, bukan di empat tempat terpisah. Berikut adalah tempat di mana setiap langkah dari panduan ini sebenarnya diterapkan.
Simpan brief, catatan, dan konteks draf di ClickUp Docs
Sebelum kami merencanakan tenggat waktu, kami memastikan konteks penulisan terpusat di satu tempat. Artinya, brief, kerangka tulisan, tautan sumber, catatan ahli (SME), dan detail serah terima akhir tidak tersebar di lima alat berbeda. Semua itu disimpan dalam ClickUp Doc, dengan halaman bersarang.
Hal ini bermanfaat dalam tiga hal:
- Seorang penulis tahu apa yang seharusnya disampaikan oleh tulisannya
- Editor dapat memeriksa sudut pandang, sumber, dan meninjau catatan di satu tempat
- Pemilik tugas dapat menghubungkan dokumen tersebut ke tugas tenggat waktu, alih-alih harus mencari konteksnya nanti
Misalnya, sebuah postingan blog di Docs dapat mencakup sudut pandang yang telah disetujui, materi yang disematkan, dan komentar yang ditugaskan. Fitur lain yang juga kami gunakan setiap hari adalah “Relationships.” Fitur ini memungkinkan Anda menghubungkan Docs dan tugas, sehingga rencana penulisan dan pekerjaan yang sebenarnya tetap terhubung.
Bagilah tenggat waktu tersebut menjadi Tugas dan subtugas di ClickUp
Setelah konteksnya ada di Docs, kami membaginya lebih lanjut. “Menulis postingan blog” di ClickUp Tasks dibagi menjadi subtugas (riset, kerangka, draf, penyerahan ke editor, umpan balik dari ahli, revisi, unggah).
Setiap subtugas dapat memiliki penanggung jawab, tenggat waktu, prioritas, dan statusnya sendiri di ClickUp. Hal ini memastikan proses kerja berjalan jujur dan sepenuhnya transparan. Selanjutnya, kami menghubungkan tahapan-tahapan tersebut dengan ketergantungan, karena beberapa pekerjaan menulis tidak dapat dimulai hingga orang lain telah menyelesaikan tugasnya.
Rencanakan minggu ini di Kalender, lalu periksa kembali di Tampilan Beban Kerja
Kalender ClickUp menempatkan pekerjaan menulis di sekitar rapat, panggilan telepon, tinjauan, dan sesi koordinasi tim. Dan dengan fitur pemblokiran waktu berbasis AI, tim kami menerima rekomendasi sesi kerja berdasarkan perkiraan waktu tugas.
Kami juga menggunakan Workload View untuk memantau kapasitas aktual tim dari waktu ke waktu. Jika seorang penulis harus mengerjakan tiga proyek berat secara bersamaan, kami dapat mendeteksinya sejak dini dan memindahkan pekerjaan tersebut sebelum tenggat waktu menjadi berantakan.
Manfaatkan bantuan ClickUp AI dan agen konten untuk mengatasi kebuntuan dengan lebih cepat
Ketika tenggat waktu menumpuk, proses penulisan itu sendiri jarang menjadi kendala utama. Yang menjadi kendala adalah mengetahui apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu. ClickUp Brain terintegrasi dengan tugas, Dokumen, Obrolan, dan pekerjaan yang terhubung, sehingga Anda dapat mengajukan pertanyaan seperti:
- “Tenggat waktu penulisan mana saja yang berisiko terlewat minggu ini?”
- “Apa yang harus kita prioritaskan terlebih dahulu, berdasarkan tenggat waktu dan hambatan?”
- “Draf mana saja yang sedang menunggu ditinjau?”
- “Ubah catatan-catatan ini menjadi tugas-tugas revisi.”
Aplikasi ini juga menangani bagian yang paling ditakuti oleh setiap penulis: draf nol. Draf pertama yang berantakan itu yang mencurahkan kata-kata ke halaman dan memberi Anda bahan untuk dikembangkan.
Kami juga memiliki berbagai Super Agent khusus untuk konten dan pemasaran di ClickUp yang secara otomatis menangani draf, kalender konten, penyuntingan ulang, dan sebagainya. Masing-masing dirancang untuk tugas konten tertentu, sehingga Anda dapat memilih agent yang sesuai dengan tugas yang sedang dikerjakan.
Berikut ini sekilas tentang cara kami menggunakan agen konten di dalam perusahaan:
Seorang pengulas G2 baru-baru ini menyebutkan:
Keunggulan utama bagi saya adalah konsolidasi. Saya sangat menyukai fakta bahwa saya bisa menggabungkan selusin aplikasi berbeda dan menyatukannya ke dalam satu platform ini. Saya terutama menggunakannya untuk mengelola proyek-proyek kompleks dan tetap terhubung secara terus-menerus dengan rekan kerja saya.
AI bawaan juga telah menjadi bagian penting dari alur kerja saya; saya menggunakannya secara terus-menerus untuk mengatur pikiran saya saat sedang sedikit kacau dan untuk menyempurnakan tulisan saya dengan mengoreksi kesalahan-kesalahan kecil. Rasanya seperti memiliki manajer proyek dan editor dalam satu paket.
Keunggulan utama bagi saya adalah konsolidasi. Saya sangat menyukai fakta bahwa saya bisa menggabungkan selusin aplikasi berbeda dan menyatukannya ke dalam satu platform ini. Saya terutama menggunakannya untuk mengelola proyek-proyek kompleks dan tetap terhubung secara terus-menerus dengan rekan kerja saya.
AI bawaan juga telah menjadi bagian penting dari alur kerja saya; saya menggunakannya secara terus-menerus untuk mengatur pikiran saya saat sedang sedikit kacau dan untuk menyempurnakan tulisan saya dengan mengoreksi kesalahan-kesalahan kecil. Rasanya seperti memiliki manajer proyek dan editor dalam satu paket.
Kapan ClickUp tidak cocok untuk Anda?
Jika pekerjaan Anda terdiri dari beberapa tenggat waktu yang dapat diprediksi setiap bulan, kalender dan waktu cadangan sudah cukup untuk membantu Anda mencapai tujuan dengan persiapan yang lebih sedikit. ClickUp akan sangat berguna saat Anda mengelola beberapa proyek secara bersamaan, berkoordinasi dengan editor atau klien, atau sekadar bosan dengan rencana yang selalu menjadi usang setiap kali ada perubahan.
Alat Gratis yang Dapat Digunakan Penulis untuk Mengelola Waktu Mereka
Sebagian besar bagian yang kurang menarik (perkiraan, pengaturan tahapan, fokus, dan disiplin dalam menghitung jumlah kata) memiliki alat gratis yang dirancang khusus untuk itu, tanpa perlu mendaftar atau menggunakan rumus spreadsheet.
- Cold Turkey Writer : Mengunci seluruh komputer Anda hingga Anda mencapai target waktu atau jumlah kata. Ini adalah solusi paling tegas untuk lingkaran setan “Aku cuma mau cek satu hal” yang menggerogoti proses penulisan, dan mengubah tenggat waktu menjadi sesuatu yang dipaksakan oleh komputer Anda sendiri
- Just Write : Halaman layar penuh tanpa tombol hapus. Fitur ini memaksa Anda untuk menulis draf pertama yang berantakan, karena Anda harus berhenti mengedit kalimat pertama sementara kalimat kedua belas masih belum ditulis
- Authorlytica’s Writing Sprint Timer : Sebuah timer Pomodoro yang juga mencatat jumlah kata per menit dan riwayat sesi Anda. Setelah seminggu, Anda dapat melihat seberapa cepat Anda menyusun draf dan kapan sesi terbaik Anda terjadi, yang merupakan data yang menghilangkan tebak-tebakan dalam perkiraan Anda
- wordkit : Penghitungan kata secara real-time ditambah analisis keterbacaan, peringatan kalimat panjang, dan deteksi kalimat pasif saat Anda mengetik, semuanya berjalan secara lokal di browser Anda. Berguna untuk penyempurnaan akhir yang cepat tanpa perlu menempelkan draf yang belum dipublikasikan ke server orang lain
- ClickUp Online Notepad : Tab, daftar periksa, dan penyimpanan otomatis untuk catatan dan ide-ide yang belum matang yang menumpuk di tengah proyek. Menyimpan ringkasan, catatan singkat, dan daftar tugas di satu tempat, bukan tersebar di catatan tempel dan tiga aplikasi lain.
- Pengatur Waktu Pomodoro Online : Pengatur waktu berbasis browser yang membagi pekerjaan menjadi sesi-sesi terfokus selama 25 menit dengan jeda singkat di antaranya. Ini adalah cara paling sederhana untuk membuat sesi penulisan draf terasa lebih mudah dimulai, karena Anda hanya berkomitmen untuk 25 menit setiap kali
Perlu diketahui: Masing-masing solusi ini menangani satu bagian secara terpisah. Ini adalah cara tercepat untuk mencoba sebagian dari sistem tersebut hari ini. Begitu Anda mendapati diri Anda harus mengelola lima di antaranya sekaligus, itu pertanda bahwa pekerjaan Anda telah melampaui kemampuan alat-alat terpisah tersebut dan membutuhkan integrasi di satu tempat.
Bangun Sistem yang Mengatasi Masalah Keterlambatan Tenggat Waktu
Keterlambatan tenggat waktu bukanlah kekurangan karakter; melainkan celah dalam perencanaan. Perkirakan tahapan-tahapannya, tetapkan tanggal yang lebih awal dari yang diharapkan semua orang, masukkan pekerjaan sebenarnya ke dalam kalender, dan bandingkan rencana dengan kenyataan sebelum minggu ini menentukan segalanya untuk Anda.
Lakukan itu, dan tenggat waktu tidak lagi menjadi jurang yang Anda kejar-kejar, melainkan serangkaian titik pemeriksaan kecil yang telah Anda lewati. Itulah kuncinya: bukan bekerja lebih keras pada malam sebelumnya, melainkan menyusun rencana yang mengantisipasi masalah sejak dini, saat Anda masih memiliki ruang untuk bermanuver.
Daftar ke ClickUp untuk mengambil langkah pertama menuju proses menulis yang bebas stres.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Manajemen Tenggat Waktu bagi Penulis
Apa yang harus Anda lakukan ketika Anda tahu bahwa Anda akan melewatkan tenggat waktu?
Beritahu klien atau editor begitu Anda yakin, bukan pada hari tenggat waktu. Usulkan tanggal baru yang spesifik dan, jika perlu, tawarkan untuk mengurangi cakupan pekerjaan agar sebagian pekerjaan tetap selesai tepat waktu. Komunikasi dini melindungi hubungan; keterlambatan yang dibiarkan tanpa pemberitahuanlah yang merusak kepercayaan. Kirimkan pembaruan segera setelah siklus tinjauan Anda menandai adanya risiko, selagi masih ada waktu untuk bernegosiasi ulang.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menulis postingan blog sebanyak 1.000 kata?
Rencanakan waktu sekitar tiga hingga empat jam untuk bekerja secara fokus, meskipun artikel yang membutuhkan banyak riset biasanya memakan waktu lebih lama. Survei tahunan Orbit Media tentang blogging menunjukkan bahwa rata-rata waktu penulisan satu postingan adalah kurang dari 3,5 jam dengan jumlah kata sekitar 1.300. Angka tersebut hanya mencakup tahap penulisan draf, jadi tambahkan waktu terpisah untuk riset, pembuatan kerangka, verifikasi fakta, dan pemformatan saat Anda memperkirakan tenggat waktu.
Apakah tenggat waktu benar-benar meningkatkan produktivitas menulis?
Ya, tetapi tenggat waktu yang tersebar lebih baik daripada satu tenggat akhir. Dalam studi Ariely dan Wertenbroch tahun 2002, orang-orang yang bekerja menuju tenggat waktu interim yang tersebar secara merata menunjukkan kinerja yang lebih baik dan lebih sedikit menunda-nunda dibandingkan mereka yang menargetkan satu tenggat akhir. Bagi penulis, hal ini berarti mengatur tenggat waktu secara bertahap (penelitian, draf, revisi) daripada menumpuk semuanya pada tanggal pengiriman.
Berapa banyak kata yang dapat dihasilkan oleh seorang penulis profesional dalam sehari?
Sebagian besar profesional mampu menghasilkan sekitar 1.000 hingga 2.000 kata jadi per hari, belum termasuk waktu untuk riset dan penyuntingan. Stephen King menargetkan 2.000 kata per hari, sementara Graham Greene membatasi dirinya pada 500 kata. Hasil tulisan mentah tidak sama dengan naskah yang siap diterbitkan, sehingga tenggat waktu harian yang realistis harus memperhitungkan waktu untuk revisi, bukan hanya kecepatan penulisan draf pertama.
Bagaimana cara menghindari keterlambatan tenggat waktu menulis?
Perkirakan setiap tahap pekerjaan secara terpisah, lalu tetapkan tenggat waktu prioritas yang lebih awal dari tanggal yang ditentukan klien, sehingga keterlambatan masih memiliki ruang untuk disesuaikan. Jadwalkan sesi penulisan yang sebenarnya, bukan sekadar menandai tanggal tenggat, dan tinjau rencana tersebut secara berkala untuk mendeteksi penyimpangan sejak dini. Kegagalan memenuhi tenggat waktu biasanya disebabkan oleh masalah struktural, bukan masalah disiplin, sehingga solusinya adalah rencana yang disusun dengan lebih baik, bukan sekadar meningkatkan kemauan.
Bagaimana cara menetapkan tenggat waktu untuk proyek jangka panjang seperti penulisan buku?
Mulailah dari tanggal penyelesaian, lalu tentukan tonggak pencapaian sementara, kemudian ubah tonggak tersebut menjadi target jumlah kata harian atau mingguan. Kalkulator penulisan buku dapat secara otomatis mengubah jumlah kata total dan tanggal akhir menjadi target per sesi. Batas waktu sementara lebih penting daripada batas waktu akhir di sini: titik pemeriksaan bertahap mencegah proyek berbulan-bulan melenceng dari jalur, sesuatu yang tidak akan terdeteksi oleh satu batas waktu akhir yang jauh hingga sudah terlambat.