"Eh, mengapa tidak ada hidangan vegan?" "Band mengeluh tentang mikrofon dan pencahayaan." "Ada tamu yang mengatakan bahwa mereka telah melakukan RSVP, tetapi saya tidak dapat menemukannya di daftar!"_
Bayangkan jika Anda harus berurusan dengan masalah-masalah tersebut sambil mengelola seluruh acara!
Itulah yang harus dilakukan oleh manajer proyek acara, jadi tidak mengherankan jika mereka membutuhkan sedikit bantuan untuk mengelola semuanya.
Dalam artikel ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang manajemen proyek acara, dan kami akan menyoroti delapan kiat yang bisa dipinjam oleh perencana acara dari manajer proyek, bersama dengan aplikasi acara terbaik untuk membantu Anda melakukan semuanya .
ayo mulai pesta ini!_ 🥳
Apa Itu Manajemen Proyek Acara?
Manajemen proyek acara adalah tentang perencanaan, pengorganisasian, dan mempertahankan acara yang sukses .
Acara ini dapat berupa acara karpet merah, pesta, konvensi, pameran dagang, dan apa pun yang dapat Anda rayakan.
Meskipun acara selalu tampak menyenangkan dan santai, dibutuhkan banyak usaha untuk mencapai titik tersebut.
Proses perencanaan acara membutuhkan penganggaran, penjadwalan, reservasi, koordinasi transportasi, dan yang paling penting, makanan yang enak!
Bagaimanapun juga, Anda tidak ingin tamu Anda merasa seperti ini:
Apa saja komponen utama dari perencanaan acara manajemen proyek?
Tanggal acara dan jumlah tamu adalah dua faktor perencanaan acara yang paling penting. Meskipun Anda merencanakan acara yang lebih kecil, memiliki perkiraan jumlah tamu dapat membantu Anda merencanakan katering, rencana evakuasi, dan banyak lagi.
Berikut adalah beberapa komponen penting lainnya yang perlu disertakan dalam rencana acara Anda:
- Acara: pilih jenis acara dan tema tertentu
- Tempat: pilih lokasi yang sesuai dengan acara, tamu, dan tema
- Anggaran: perkirakan semua biaya acara dan buat anggarananggaran untuk proyek *Sponsor: acara khusus bisa menjadi mahal, dan menariksponsor dapat membantu Anda mengelola semua biaya tersebut
- Sukarelawan: memilih kru yang terampil dan memilah-milah kontrak, peran,rencana perjalanandan pertemuan-pertemuan
- Pemasaran: di sini, Anda harus menarik orang untuk menghadiri acara tersebut. Anda dapat melakukannya melalui pemasaran email, kampanye media sosial, atau iklan cetak
- Hiburan: pilih band, pembicara utama, penari, atau jenis pertunjukan apa pun untuk menghibur para tamu
- Produksi: jika acara akan disiarkan secara langsung, Anda perlu mengatur rekaman audio-visual dan penyiaran
- Peralatan: pastikan wifi, mikrofon, pencahayaan, proyektor, layar, dan kabel berfungsi dengan baik
- Peserta: berikan info acara seperti proses pembayaran, detail kontak, dan petunjuk arah kepada setiap peserta. Anda juga harus memberikan kartu akses untuk mencegah penyusup masuk ke dalam pesta
Apa kesamaan antara manajemen proyek dan manajemen acara?
Berikut adalah tiga kesamaan antara manajemen acara dan manajemen proyek:
1. Keduanya menggunakan tonggak pencapaian untuk melacak kemajuan*
Baik manajer acara dan proyek menggunakan tonggak pencapaian proyek untuk memastikan bahwa semuanya dikirimkan tepat waktu.
**Apa yang dimaksud dengan tonggak pencapaian?
Tonggak pencapaian pada dasarnya adalah pos pemeriksaan yang menunjukkan kepada Anda ketika Anda telah menyelesaikan peristiwa atau tugas penting. Dalam manajemen proyek, ini bisa berupa penyelesaian rencana proyek .
Karena acara memiliki banyak sekali bagian yang bergerak, tonggak pencapaian membantu manajer acara memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.
Berikut adalah beberapa perencanaan acara tonggak manajemen proyek :
- Pemilihan tempat
- Mengirim undangan
- Pembukaan acara
- Evaluasi pasca-pertunjukan
2. Keduanya menggunakan daftar tugas agar tetap terorganisir*
Daftar tugas adalah daftar tugas sederhana yang biasanya berisi tujuan jangka pendek. Setelah Anda menyelesaikan tujuan-tujuan ini, Anda selangkah lebih dekat dengan pencapaian Anda.
Manajer proyek dan perencana acara menggunakan daftar tugas untuk memastikan tidak ada tugas yang tertinggal. Bayangkan jika Anda lupa mengatur musik, dan membuat tamu Anda merasa tidak nyaman:
Berikut ini adalah contoh daftar tugas perencanaan acara:
- Bertemu dengan klien
- Lihat beberapa tempat
- Tetapkan anggaran
- Tentukan tanggal acara
- Buat situs web acara
- Mengatur pengisi acara
- Mengatur sponsor
- Membuat daftar periksa di lokasi
- Survei pasca acara
3. Keduanya membutuhkan kolaborasi lintas tim*
Manajemen proyek bergantung pada upaya gabungan dari tim proyek, tim keuangan, tim pemasaran, tim produksi, dan banyak lagi yang lainnya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.
Demikian pula, untuk membuat acara yang sukses, Anda perlu:
- Tim keuangan untuk menyusun anggaran yang akurat
- Tim manajemen hubungan klien untuk menentukan apa yang diinginkan para tamu
- Tim penjualan untuk mengelola pembayaran dan tiket
- Timtim pemasaran untuk mempromosikan acara tersebut
Anda harus bekerja sama dengan baik jika Anda tidak ingin acara Anda tercatat dalam sejarah (atau lautan) sebagai salah satu acara terburuk yang pernah ada!
Apa yang dilakukan oleh seorang manajer proyek acara?
Manajer proyek acara harus mengelola acara dari konsepsi awal hingga penyelesaian acara yang sukses.
Seorang perencana acara pada dasarnya adalah seorang pahlawan super karena mereka harus berurusan dengan hal-hal yang berada di luar kendali mereka, seperti kondisi cuaca yang tiba-tiba buruk, penerbangan yang tertunda, dan pemadaman listrik.
Selain tugas-tugas superhero mereka, berikut adalah beberapa tanggung jawab lain dari seorang manajer acara:
- Menentukan tonggak pencapaian, jadwal, dan tenggat waktu proyek
- Mengatur acara yang sesuai dengan tujuan perusahaantujuan dan sasaran* Memilih tempat, dekorasi, katering, dan hiburan 🎸
- Menegosiasikan kontrak dengan vendor dan klien
- Mengelola anggaran acara
- Menyelesaikan masalah klien yang terjadi selama acara berlangsung. Misalnya, tamu yang mengeluh tentang konten komedian
seandainya saja manajer acara mempekerjakan kami
8 tips yang bisa dipinjam oleh perencana acara dari manajer proyek
Seorang perencana acara memiliki tugas yang mirip dengan manajer proyek. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa seorang manajer acara harus memiliki lebih banyak kesabaran karena mereka harus membuat orang-orang tetap kenyang, hangat, bahagia, dan terhibur!
Agar kesabaran Anda tidak menipis, berikut adalah delapan tips yang bisa Anda pinjam dari para manajer proyek:
Tip 1: buatlah rencana proyek
Pertama, Anda harus membuat konsep acara.
Hal ini termasuk menentukan jenis acara yang akan Anda selenggarakan, apa tujuan acara tersebut, batasan waktu yang spesifik, dan perincian tugas dan anggota tim yang terlibat.
A. Tujuan
Anda dapat menetapkan tujuan yang nyata seperti mengundang 500 tamu untuk menghadiri acara, atau Anda dapat menetapkan tujuan yang tidak nyata seperti menciptakan kesadaran akan kelestarian lingkungan. #SaveThePlanet 🌳
Apa pun yang Anda pilih, Anda harus menggunakan alat seperti ClickUp, untuk mengukur kemajuan Anda dalam mencapai tujuan tersebut.
Tunggu... Apa itu ClickUp?
ClickUp adalah salah satu aplikasi berperingkat tertinggi perangkat lunak produktivitas dan manajemen acara digunakan oleh tim yang sangat produktif di perusahaan kecil dan besar.
Dengan fitur-fitur seperti Dokumen yang memungkinkan Anda membuat program acara yang indah untuk membantu Pengingat yang memastikan Anda tidak akan pernah lupa untuk mengambil kue, ClickUp adalah yang paling banyak diisi acara alat manajemen proyek di luar sana.
Sekarang, mari kita kembali ke bagaimana ClickUp dapat membantu Anda menetapkan Sasaran acara. Sasaran di ClickUp adalah tujuan tingkat tinggi yang dapat dipecah menjadi tujuan yang lebih kecil Target. Setiap kali Anda menyelesaikan Target, Anda semakin dekat untuk mencapai tujuan Anda.
ClickUp juga akan menampilkan kemajuan target Anda dalam persentase, sehingga Anda tahu persis di mana posisi Anda saat ini.
Tertarik dengan penetapan tujuan tim? Berikut ini informasi lebih lanjut tentang cara menggunakan ClickUp untuk menetapkan tujuan bagi tim Anda. B. Kendala
Ketika merencanakan sebuah acara, Anda pasti akan menemui beberapa kendala.
Hal ini bisa berupa keterbatasan anggaran, tempat yang kecil, tenggat waktu yang ketat, atau anggota tim yang terbatas.
Sangat penting untuk mengidentifikasi kendala-kendala ini sehingga Anda bisa mengatur acara dengan mempertimbangkan kendala-kendala tersebut.
Penyelenggara acara yang hebat akan menggunakan kendala sebagai kesempatan untuk berkreasi! Misalnya, jika Anda memiliki ruang terbatas di tempat acara, Anda bisa membuka pintu samping untuk membuat area tenda tambahan. 🎪
ClickUp dapat membantu Anda mengelola kendala ini dengan menggunakan bagan manajemen proyek , templat perencanaan acara dan tampilan:Tampilan Gantt Chart ? Docs di ClickUp adalah tempat yang tepat bagi Anda untuk membuat dokumen digital apa pun yang dapat dibagikan dengan anggota tim dan pemangku kepentingan internal .
Terkadang pertemuan tatap muka tidak diperlukan. Itulah mengapa ClickUp memiliki fitur Integrasi Zoom yang memungkinkan Anda melakukan panggilan Zoom dengan cepat tanpa harus meninggalkan ClickUp!
Namun, jika Anda lebih suka rapat jadul, cukup atur tugas berulang untuk rapat mingguan Anda, sehingga Anda tidak akan pernah melupakannya:
Tip 4: selalu melacak kemajuan
Para profesional acara memahami pentingnya melacak kemajuan terhadap tugas dan tenggat waktu proyek.
Melacak kemajuan akan membantu tim acara Anda menentukan berapa banyak pekerjaan yang tersisa dan apakah tenggat waktu akan terpenuhi. Selain itu, hal ini akan membantu Anda memberi tahu klien Anda tentang penundaan apa pun.
ClickUp membuat pelacakan kemajuan menjadi sangat mudah.
Dengan Status Khusus , Anda dapat menambahkan tahapan yang berbeda pada proyek acara Anda, seperti 'logistik', 'undangan', dan 'hari acara' Dengan cara ini, Anda dapat membuat alur kerja acara yang sesuai untuk Anda.
perlu terus memantau perkembangan acara perusahaan kelas atas Anda? Dasbor memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang acara Anda. Di sini, anda dapat memantau kemajuan proyek kinerja karyawan, dan hambatan dalam alur kerja Anda.
Anda juga dapat menambahkan Widget sprint seperti Grafik pembakaran , Grafik pembakaran , Diagram Aliran Kumulatif , dan Grafik kecepatan ke Dashboard Anda untuk memastikan Anda mengadakan acara dasi hitam terbaik:
Tip 5: tunjukkan kepemimpinan dan kepercayaan diri
Menunjukkan keterampilan kepemimpinan dan kepercayaan diri yang sangat baik akan membantu Anda menjaga tim Anda tetap termotivasi.
Hal ini sangat penting untuk manajemen risiko.
apa yang kami maksud?
Peristiwa selalu memiliki banyak hal yang terjadi, dan terkadang ada hal-hal yang tidak beres. Misalnya, kebakaran bisa saja terjadi, atau perkelahian bisa saja terjadi.
Apa pun bencana yang terjadi, Anda tidak bisa membiarkan tamu dan tim Anda berlarian ke sana kemari seperti ayam tanpa kepala.
Kuncinya adalah tetap tenang dan tenang agar tim Anda bisa mengikuti.
Tidak yakin bagaimana cara menangani kesibukan dan hiruk pikuk manajemen proyek? Berikut ini adalah 3 kiat manajemen proyek untuk manajer yang sibuk .
Tip 6: Bersikaplah fleksibel
Menjadi manajer acara yang fleksibel berarti Anda akan mampu menangani penundaan, kemacetan, dan tantangan lainnya.
Dan menjadi rekan tim yang fleksibel berarti Anda akan mendengarkan pendapat orang lain untuk mendapatkan hasil terbaik. Hal ini sangat penting dalam manajemen acara karena segala sesuatu dapat berubah di menit-menit terakhir, dan Anda tidak punya pilihan lain selain beradaptasi.
Tetapi dengan alat manajemen proyek yang fleksibel, seperti ClickUp, Anda bisa menangani apa pun yang terjadi.
ClickUp memiliki banyak sekali tampilan yang fleksibel untuk setiap departemen dalam organisasi Anda:
- Tampilan daftar: melihat tugas Anda dalam daftar yang canggih dan dengan mudah memfilter, mengurutkan, dan mengelompokkan kolom
- Tampilan papan: punya tim manajemen acara yang gesit? Gunakan tampilan ini untuk memindahkan tugas melaluialur kerja yang lincah Tampilan kotak*: melihat apa yang sedang dikerjakan semua orang, apa yang telah dilakukan, dan siapa yang memiliki ruang untuk lebih banyak hal di piring mereka
- Tampilan beban kerja: kelola kapasitas kerja tim Anda untuk memastikan tidak ada yang kelelahan
- Tampilan garis waktu: dapatkan visual pada jadwal Anda untuk acara yang akan datang
Seret dan lepas ke menjadwalkan tugas di tampilan Timeline ClickUp.
Tip 7: memberikan produk akhir yang bagus
Ingat ketika kami menyebutkan bahwa seorang manajer proyek acara harus memantau acara dari konsepsi hingga selesai?
Ya, manajer proyek juga harus melakukan hal yang sama. Mungkin ini adalah trik yang dipelajari oleh para manajer proyek dari para perencana acara
Tidak masalah jika terjadi kebakaran kecil di dapur atau salah satu DJ harus diganti di menit-menit terakhir. Satu-satunya hal yang penting adalah kesuksesan dan kualitas acara.
Hasil dari acara tersebut adalah apa yang akan dibawa oleh para tamu Anda selama berminggu-minggu dan berbulan-bulan setelah acara berlangsung.
Cara terbaik untuk memastikan bahwa acara Anda di masa depan akan lebih sukses adalah dengan mengumpulkan umpan balik dari para tamu dan karyawan Anda. Tampilan Formulir ClickUp memungkinkan Anda membuat Formulir kustom yang indah. Formulir ini dapat dibagikan melalui tautan atau dibangun ke dalam halaman. Tanggapan Formulir secara otomatis diubah menjadi tugas dan dapat dipindahkan melalui alur kerja saat Anda siap.
Kiat 8: tanya jawab
Tanya jawab hanya dilakukan setelah acara berakhir.
Semua pengisi acara terbang kembali ke kampung halaman mereka, foto-foto acara tersebar di media sosial, dan pesanan sedang diproses.
Sekarang, Anda perlu menjadwalkan pertemuan dengan tim proyek dan klien untuk mendiskusikan apa yang telah berjalan dengan baik dan apa yang bisa ditingkatkan.
Untuk mempermudah proses ini, Anda harus meminta karyawan Anda untuk mencatat masalah apa saja yang mereka hadapi selama proses perencanaan acara.
Berbicara tentang mencatat,
Buku Catatan ClickUp
adalah ruang online gratis bagi tim acara Anda untuk mencatat ide dan masalah secara real-time. Anda bahkan dapat
mengubah catatan Anda menjadi tugas
untuk sesi tanya jawab.
anda pikir ini adalah akhir dari acara ini? bersiaplah untuk pesta setelahnya karena kita belum selesai._
Berikut adalah beberapa cara lain yang bisa dilakukan ClickUp untuk membantu Anda mengelola acara Anda:
- Templat: gunakan atributTemplat Manajemen Acara,Template Perencanaan Pesta, dan Template Perencanaan Acara untuk memberikan acara yang konsisten
- Pemeriksaan dan Anotasi berkolaborasi dalam iklan untuk acara dan bekerja bersama klien untuk mempercepat persetujuan kontrak
- Peta Pikiran : bertukar pikiran tentang tema acara yang indah dan memetakan alur kerja acara Anda
- Prioritas Tugas: beri label tugas sebagai prioritas mendesak, tinggi, normal, atau rendah sehingga tim acara Anda menyelesaikan tugas dalam urutan yang benar
- Email ClickApp: tetap terhubung dengan pemangku kepentingan yang lebih memilih email dengan mengirim dan menerima email langsung dari tugas ClickUp
Acara Terakhir ðŸŽ
Meskipun acara-acara tersebut sangat menyenangkan, namun membuat semuanya berjalan dengan lancar adalah hal yang sangat berbeda!
Untungnya, acara alat manajemen proyek dapat membantu Anda mengelola semuanya tanpa mengubah acara menjadi sirkus.
Namun, jika Anda ingin acara Anda sukses, Anda perlu menggunakan perangkat lunak perencanaan acara yang komprehensif seperti ClickUp.
ClickUp memiliki fitur-fitur seperti ketergantungan tugas , akurat perkiraan waktu dan kuat aplikasi seluler yang akan membantu Anda meluncurkan acara yang terorganisir dengan baik dan sukses. Coba ClickUp secara gratis hari ini untuk merasakan sebuah alat yang dapat membantu Anda mengatur acara sekali seumur hidup!
