Anthony Bourdain, koki selebriti dan penulis, menjalankan dapurnya menggunakan sistem brigade. Dia membagi dapur menjadi beberapa stasiun yang membuat komponen makanan. Setiap stasiun memiliki sous chef, juru masak, dan asisten, dengan bahan, peralatan, dan ruang kerja mereka sendiri.
Dengan struktur ini, ia mengatakan, "banyak sekali tugas di dapur yang besar dan sibuk, bahkan di tengah kesibukan makan malam, dapat dikelola dan dikoordinasikan oleh satu orang, yaitu koki."
Dalam dunia bisnis, hierarki semacam ini disebut struktur perincian sumber daya. Apa itu, Anda bertanya? Mari kita cari tahu.
Memahami Struktur Perincian Sumber Daya
Struktur Perincian Sumber Daya (Resource Breakdown Structure/RBS) adalah daftar semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang disusun dalam sebuah hierarki. Sumber daya ini dapat berupa sumber daya manusia, material, keuangan, informasi, dan bahkan sumber daya waktu.
RBS adalah alat manajemen sumber daya, biasanya disusun dalam berbagai tingkatan, dengan tujuan proyek di bagian atas dan berbagai kategori sumber daya yang bercabang di setiap tahap. Ini mencakup semua sumber daya yang membutuhkan biaya, tidak termasuk uang itu sendiri.
Yang terpenting, RBS bukanlah sebuah pulau. RBS bekerja sama dengan berbagai aktivitas perencanaan proyek, seperti struktur perincian kerja, struktur perincian risiko, dll. Begini caranya.
Struktur rincian kerja (WBS) adalah dokumen yang menguraikan pekerjaan menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola. RBS yang baik akan sesuai dengan dokumen ini, menguraikan sumber daya apa saja yang dibutuhkan pada setiap tahap.
Misalnya, jika proyek pengembangan perangkat lunak dipecah menjadi tahap minimum viable product (MVP), fase 1, 2, dan seterusnya, RBS akan mencantumkan sumber daya yang dibutuhkan pada setiap tahap. Pada tahap MVP, Anda mungkin membutuhkan:
- Pengembang
- Analis kualitas
- Manajer proyek
- Perangkat lunak manajemen proyek
Setelah MVP selesai dan produk sudah ditayangkan, Anda mungkin memerlukan sumber daya tambahan, seperti:
- Alat otomatisasi pengujian
- Saluran pipa data
- Infrastruktur cloud
- Manajer produk
- Peneliti pengalaman pengguna
Aspek lain yang diselaraskan dengan RBS adalah struktur perincian risiko. Pada setiap tahap pekerjaan, ada risiko yang terlibat. Beberapa Alat perangkat lunak ERP menghubungkan RBS, WBS, dan struktur rincian risiko untuk mendapatkan tampilan yang lengkap.
Misalnya, pada tahap MVP, mungkin ada masalah kinerja. Jika ada beberapa anggota tim yang mengerjakan MVP, Anda mungkin menghadapi risiko keamanan. Jika Anda mengumpulkan informasi pengguna, Anda mungkin memiliki risiko privasi data.
Struktur rincian sumber daya mencakup komponen yang diperlukan untuk mengurangi risiko ini di setiap tahap. Selama tahap MVP, RBS kemungkinan akan menyertakan sumber daya tambahan untuk infra cloud. Jika ada daya tarik yang signifikan, RBS mungkin akan menambahkan insinyur atau konsultan keamanan ke dalam daftar.
Sekarang setelah kita menguraikan dasar-dasar struktur rincian sumber daya, mari kita lihat bagaimana struktur ini digunakan dalam manajemen proyek.
Peran dan Pentingnya RBS dalam Manajemen Proyek
Struktur rincian sumber daya adalah salah satu dari banyak kerangka kerja yang digunakan manajer proyek untuk perencanaan dan pelaksanaan. Ini memainkan peran penting di seluruh siklus hidup proyek. Inilah caranya.
Alokasi sumber daya
Ketika Anda mengetahui sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, Anda dapat merekrut, melatih, dan mengalokasikan sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat. RBS bertindak sebagai peta jalan untuk alokasi sumber daya selama proyek berlangsung.
Misalnya, jika RBS menyatakan bahwa sprint ketiga membutuhkan pengembang tambahan, manajer proyek dapat menemukan cara untuk mempekerjakan/menambah sumber daya jauh sebelumnya.
Penjadwalan
Meskipun penjadwalan lebih dipengaruhi oleh struktur perincian kerja daripada RBS, RBS masih memainkan peran kunci. Dengan melihat WBS dan RBS secara bersamaan, manajer proyek dapat menjadwalkan pekerjaan berdasarkan ketersediaan sumber daya.
Sebagai contoh, jika Anda hanya memiliki satu pengembang Scala, yang sibuk dengan proyek lain ketika Anda membutuhkannya, Anda dapat menggunakan RBS untuk menjadwalkan ulang pekerjaan berdasarkan ketersediaan mereka daripada mempekerjakan orang tambahan.
Distribusi beban kerja
Struktur perincian sumber daya mengidentifikasi terlebih dahulu apa yang dibutuhkan proyek: Berapa banyak orang, untuk berapa lama, selama periode apa, dll. Jika fase pengembangan membutuhkan sumber daya maksimum, Anda akan dapat merekrut/menyewa talenta tambahan dan mendistribusikan beban kerja secara merata.
Manajemen risiko
Pada dasarnya, struktur rincian sumber daya adalah sebuah proyeksi. Ini menyatakan kebutuhan di masa depan berdasarkan kebutuhan saat ini. Hal ini mengurangi beberapa risiko manajemen proyek, seperti:
- Tidak memiliki sumber daya yang tepat
- Tidak memiliki rencana cadangan jika ada anggota tim yang cuti atau berhalangan hadir
- Menghadapiketerbatasan sumber daya dan kemacetan pada saat-saat yang tidak tepat
- Menemukan ketergantungan terlambat dalam proyek
RBS yang baik dapat memprediksi kemungkinan-kemungkinan ini dan membantu membuat rencana darurat jika hal tersebut terjadi.
Analisis jalur kritis
Analisis Jalur Kritis (Critical Path Analysis) metode jalur kritis adalah teknik manajemen proyek yang mengidentifikasi urutan terpanjang dari tugas-tugas yang saling bergantung untuk menghitung durasi proyek minimum. RBS akan melakukan hal yang sama untuk menentukan sumber daya minimum yang dibutuhkan.
Untuk mengoptimalkan penjadwalan proyek, distribusi beban kerja, manajemen risiko, dan banyak lagi, Anda memerlukan struktur rincian sumber daya yang kuat. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuatnya.
Pembuatan Struktur Perincian Sumber Daya
RBS adalah daftar sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Kedengarannya sederhana, bukan? Sebenarnya, ini bisa menjadi sangat kompleks, tergantung pada sifat proyek Anda. Agar lebih teliti, cobalah langkah-langkah berikut ini, yang didukung oleh Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya ClickUp .
1. Mengidentifikasi hasil proyek
Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan proyek dan hasil yang sesuai. Jika tujuan Anda adalah memberikan MVP dengan fitur x pada tenggat waktu tertentu, petakan tugas dan sub-tugas yang perlu Anda selesaikan. Jika WBS sudah ada, gunakan itu.
Jika tidak, tentukan ruang lingkup proyek . Kumpulkan semua pemangku kepentingan utama proyek untuk mendiskusikan ekspektasi dan hasil akhir.
Untuk memulai dengan cepat, cobalah Templat Papan Tulis Cakupan Proyek ClickUp . Gunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai aktivitas, tugas, dan tenggat waktu dari berbagai pemangku kepentingan. Rangkum informasi dan atur secara visual untuk referensi di kemudian hari.
Templat Papan Tulis Lingkup Proyek ClickUp
2. Mengidentifikasi kategori sumber daya
Mulailah dengan menentukan kategori utama sumber daya yang akan membentuk cabang-cabang tingkat atas RBS Anda. Hal ini bisa jadi:
- Sumber daya manusia (manajer proyek, pengembang, perancang)
- Sumber daya material atau fisik (komputer, ruang kantor, peralatan, perlengkapan)
- Sumber daya informasi (data, dokumentasi, gambaran umum proyek)
- Sumber daya waktu (durasi, pencapaian, tenggat waktu)
- Sumber daya perangkat lunak (alat bantu manajemen proyek, alat bantu otomatisasi)
Ingat, RBS adalah sebuah hirarki. Jadi, bagilah sumber daya ke dalam komponen-komponen spesifik di bawah setiap kategori sumber daya utama. Misalnya, sumber daya manusia akan dibagi lagi menjadi:
- Manajemen proyek: Manajer proyek, analis bisnis
- Pengembangan perangkat lunak: Pengembang front-end, pengembang back-end, penguji
- Desain pengalaman pengguna: Peneliti UX, desainer UI
Jika proyeknya cukup besar, Anda dapat menelusuri lebih jauh. Misalnya, Anda mungkin memiliki pimpinan UX yang mengelola tim UX yang terdiri dari desainer UI, desainer animasi, desainer merek, dll.
Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp
Jika Anda seorang pemula dalam perencanaan sumber daya, kami memiliki hal yang tepat untuk Anda. Coba Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp untuk memvisualisasikan tugas dan sumber daya di satu tempat. Anda juga bisa melacak jam kerja, mengelola subkontraktor, dan memantau alur kerja tim Anda dengan templat ini.
3. Menyertakan detail sumber daya
Masuklah ke dalam detail terperinci. Gunakan WBS atau dokumen ruang lingkup proyek untuk mengajukan pertanyaan tentang siapa yang akan melakukan apa. Pastikan Anda tidak melewatkan apa pun.
Beberapa informasi yang paling sering dibutuhkan adalah keterampilan, pengalaman, kompensasi, ketersediaan, dll. Sebagai contoh,
- Pengembang front-end
- Nama Jane Doe
- Keterampilan: HTML, CSS, React
- Pengalaman: 5 tahun
- Tarif per jam: $80
- Ketersediaan: 40 jam/minggu
Selain itu, pastikan Anda memiliki jumlahnya. Ketahui berapa banyak analis bisnis, pengembang, atau penguji yang Anda butuhkan dan dokumentasikan.
4. Identifikasi orang yang tepat untuk peran tersebut
Pada tahap ini, Anda siap beralih dari perencanaan teoretis ke pembuatan skenario praktis. Untuk setiap peran, pilihlah karyawan yang tepat berdasarkan ketersediaannya. Tampilan Beban Kerja ClickUp adalah cara yang bagus untuk melihat ketersediaan semua anggota tim di satu tempat. Dalam tampilan ini, Anda juga bisa melihat apa yang sedang dikerjakan oleh seseorang. Jadi, jika Anda membutuhkan sumber daya yang sudah ditugaskan untuk hal lain, Anda bisa berbicara dengan manajer proyek untuk meminta mereka ditugaskan kembali atau dibagi.
tampilan Beban Kerja ClickUp untuk visibilitas granular_
Jika Anda lebih menyukai struktur yang lebih banyak, cobalah fitur Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp . Templat tingkat lanjut ini membantu dalam perencanaan kapasitas memvisualisasikan pekerjaan, meninjau estimasi waktu vs. aktual, dan banyak lagi.
Jadikan manajemen beban kerja sangat mudah dengan Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp.
5. Hubungkan titik-titik
Struktur perincian sumber daya yang baik lebih dari sekadar daftar. Ini adalah pandangan tentang bagaimana semua sumber daya berinteraksi satu sama lain untuk menyelesaikan proyek. Seperti yang telah kita lihat sebelumnya, hal ini terjadi secara hirarkis dan membantu dalam meratakan sumber daya .
Jadi, aturlah sumber daya secara hirarkis, dengan kategori paling umum di bagian atas dan subkategori spesifik saat Anda bergerak ke bawah struktur. Contoh struktur perincian sumber daya adalah:
- Sumber daya manusia
- Manajemen proyek
- Manajer proyek
- Jane Doe
- Analis bisnis
- John Smith
- Pengembang front-end
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Manajer proyek
- Manajemen proyek
6. Menyiapkan proyek
Menyiapkan proyek pada alat manajemen sumber daya seperti ClickUp untuk merapikan segala kerutan. Gunakan ClickUp Tasks untuk mempublikasikan struktur perincian pekerjaan secara terorganisir. Kemudian, tambahkan sumber daya ke setiap tugas, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan tambahkan deskripsi. Anda juga bisa menyertakan lampiran atau tautan ke file eksternal jika diperlukan.
clickUp Tasks untuk manajemen proyek yang mudah_
Jangan menemukan kembali roda. Gunakan Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk melacak semua bahan dan tenaga kerja yang Anda butuhkan untuk proyek Anda. Tuliskan catatan rinci tentang setiap sumber daya, kelola ketersediaannya, visualisasikan struktur tim, dan banyak lagi dengan templat tingkat menengah ini.
Templat alokasi sumber daya ClickUp
Sekarang, bagikan RBS dan pengaturan proyek dengan para pemangku kepentingan, termasuk klien, sponsor, pemimpin tim, dan anggota tim. Undang mereka untuk menunjukkan setiap perbedaan dalam prakiraan.
Gunakan tampilan Daftar ClickUp untuk melihat semua tugas dan sumber daya yang terlibat. Tampilan ClickUp Board sangat bagus untuk mengatur pekerjaan sesuai dengan tahapan yang berbeda. Dan, tampilan ClickUp Gantt Chart membantu memvisualisasikan ketergantungan dan jadwal.
tampilan bagan Gantt ClickUp untuk mengelola jadwal proyek_
Jika kedengarannya sederhana, memang benar. Namun, ingatlah bahwa sederhana tidak selalu berarti mudah. Dalam proses pembuatan struktur perincian sumber daya, Anda mungkin akan menghadapi berbagai tantangan.
Berikut ini beberapa tantangan yang sering dihadapi manajer proyek dan langkah-langkah untuk mengatasinya.
Tantangan dan Solusi dalam Menerapkan RBS
Proyek dapat menjadi kompleks, ruang lingkup dapat berubah, dan tujuan yang Anda susun untuk proyek dapat berubah. Mari kita lihat apa yang harus dilakukan dalam kasus-kasus seperti itu.
1. Identifikasi sumber daya yang tidak memadai
Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi manajer proyek adalah tidak mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan secara akurat. Hal ini bisa jadi karena kurangnya visibilitas ke dalam proyek, ruang lingkup pekerjaan yang salah, atau meremehkan apa yang dibutuhkan.
Apa pun itu, jika RBS Anda tidak menyertakan semua sumber daya yang Anda butuhkan, Anda mungkin mengalami risiko pembengkakan anggaran dan penundaan. Untuk menghindari hal ini:
- Lakukan penelitian Anda secara menyeluruh
- Lihatlah bagaimana Anda mengatur proyek-proyek sebelumnya dan kesalahan yang Anda buat
- Memanfaatkantemplat analisis kesenjangan untuk mengetahui apa yang Anda lewatkan
- Ajak semua pemangku kepentingan untuk meninjau dan bertanggung jawab atas bagian pekerjaan mereka
- Memiliki sumber daya penyangga
2. Persyaratan proyek yang terus berkembang
Proyek agile pada dasarnya mudah beradaptasi dengan perubahan. RBS yang Anda buat di awal proyek dapat menjadi tidak memadai setelah beberapa kali sprint. Meskipun hal ini tidak nyaman untuk manajemen sumber daya juga tidak dapat dihindari.
Untuk beradaptasi dengan hal ini:
- Tinjau RBS secara teratur
- Konfirmasikan bahwa Anda tidak memerlukan sumber daya tambahan atau jika Anda menyimpan lebih banyak sumber daya daripada yang Anda butuhkan
- Gunakantemplat perencanaan sumber daya untuk menutupi dasar-dasar Anda
- Perbarui perubahan pada RBS dan beritahukan kepada semua pemangku kepentingan
Jika Anda menggunakan alat seperti ClickUp Docs untuk ini, Anda dapat menyoroti perubahan dan membagikannya kepada para pemangku kepentingan, memberikan mereka kemampuan untuk mengedit secara kolaboratif atau memberikan umpan balik sebagai komentar. Sebagai contoh, Anda dapat menunjukkan perubahan dalam biaya proyek, sehingga sponsor proyek atau kepala keuangan dapat menyetujuinya.
gunakan ClickUp Docs untuk dokumentasi kolaboratif_
3. Kurangnya dukungan pemangku kepentingan
Manajer proyek tahap awal dapat membuat kesalahan dengan membuat struktur rincian sumber daya tanpa berkonsultasi dengan orang lain. Terlepas dari niat terbaik mereka, bekerja dalam silo nantinya dapat menciptakan kendala sumber daya .
Sebagai contoh, seorang manajer proyek mungkin berasumsi bahwa satu desainer UI sudah cukup. Namun, pimpinan UX mungkin tidak memiliki desainer UI yang juga mahir dalam animasi mikro, yang berarti mereka sekarang membutuhkan dua orang.
Untuk menghindari hal ini, dapatkan dukungan dari pemangku kepentingan di setiap level. Dorong semua pemangku kepentingan untuk meninjau RBS dan memberikan persetujuan mereka untuk memastikan pemanfaatan sumber daya yang optimal.
4. Anggota tim yang bingung
Struktur rincian sumber daya juga berperan dalam mendefinisikan struktur manajemen proyek. Ini termasuk siapa yang melapor kepada siapa, siapa yang meninjau pekerjaan siapa, dll.
Tanpa hierarki yang jelas dan pengakuan aktif, manajemen tim bisa menjadi kacau. Misalnya, Anda mungkin telah menambahkan pengembang front-end ke hierarki UX, sementara sumber daya mungkin mengira bahwa mereka melapor ke kepala pengembangan.
Cegah situasi ini dengan transparansi. Publikasikan struktur perincian sumber daya dan undang setiap anggota tim untuk melihatnya. Jaga agar tetap bersih dan visual sehingga mudah dipahami oleh semua orang. Buka saluran komunikasi, jika ada yang memiliki masalah atau umpan balik.
Susun Proyek Anda dan Naikkan Level Dengan ClickUp
Proyek perangkat lunak tangkas saat ini memprioritaskan otonomi dan manajemen mandiri, yang berarti sistem brigade Bourdain dalam mengatur pekerjaan Anda mungkin menjadi kontra produktif. Namun, ada pelajaran yang lebih dalam dan lebih mendasar untuk dipelajari.
Dapur Bourdain menunjukkan bahwa untuk menyelesaikan proyek secara efektif, konsisten, dan dalam situasi tekanan tinggi, Anda memerlukan perincian yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa dan bagaimana pekerjaan berpindah dari satu langkah ke langkah lainnya-alias struktur perincian sumber daya.
Alat manajemen proyek yang tangguh seperti ClickUp dapat mengintegrasikan struktur perincian sumber daya ke dalam proses perencanaan Anda. Tanpa membuat Google Doc atau Spreadsheet lain, Anda bisa menggunakan ClickUp untuk menyimpan semua dokumentasi terkait proyek di satu tempat.
Apa lagi? Anda bisa berbagi, mengedit, dan berkolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan langsung di dalam platform. Anda juga bisa membuat templat struktur perincian sumber daya yang disesuaikan untuk digunakan di masa mendatang.
Mengkonsolidasikan ruang kerja proyek Anda. Coba ClickUp secara gratis hari ini .