71% karyawan melaporkan merasa stres di tempat kerja, menurut American Psychological Association Survei Pekerjaan dan Kesejahteraan . Bukan hanya kelelahan mental-44% pekerja melaporkan bahwa mereka merasa lelah secara fisik.
Menanggapi hal ini, perusahaan-perusahaan mulai meluncurkan tunjangan karyawan seperti cuti tak terbatas dan empat hari kerja dalam seminggu untuk mendorong mereka beristirahat.
Namun, rata-rata orang Amerika (dengan PTO Tak Terbatas) hanya mengambil 10 hari libur tahunan.
Perusahaan mungkin berkata, 'Ayo, istirahatlah! Namun, realitas operasional sering kali menyulitkan karyawan untuk melepaskan diri dan mengisi ulang tenaga mereka. Beban kerja yang terlalu banyak, stigma untuk meminta cuti, dan faktor lainnya membuat karyawan menghindar.
Solusinya: proses permintaan cuti yang terstandardisasi-dengan templat permintaan cuti-yang mengurangi beban emosional saat meminta dan menyetujui cuti dan memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan secara adil saat meminta cuti.
Artikel ini membahas topik ini dan menyediakan 10 templat gratis untuk membantu Anda menciptakan proses cuti yang lancar dan bebas stres bagi semua orang yang terlibat.
Apa Itu Templat Permintaan Cuti?
Template permintaan cuti adalah dokumen standar yang digunakan karyawan untuk meminta cuti secara resmi. Dengan membuat template permintaan cuti, perusahaan dapat mempercepat proses persetujuan, mengurangi kesalahan, dan yang terpenting, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan cuti.
Templat permintaan cuti biasanya terdiri dari tiga bagian berikut:
- Rincian karyawan: Informasi dasar tentang karyawan, seperti nama, nomor ID, departemen, dan jabatan
- Rincian permintaan: Tanggal mulai dan akhir, jenis cuti (liburan, sakit, pribadi, dll.), dan alasan singkat ketidakhadiran
- Bagian persetujuan: Bagian ini disediakan untuk tanda tangan dan tanggal untuk mendokumentasikan proses persetujuan dan mencakup tanda tangan karyawan, persetujuan supervisor, dan terkadang, konfirmasi SDM
Selain itu, meskipun struktur dasar formulir permintaan cuti tetap konsisten, mungkin ada variasi berdasarkan ukuran perusahaan, industri, dan kebijakan cuti tertentu. Sebagai contoh, beberapa perusahaan mungkin menanyakan metode yang lebih disukai untuk menghubungi Anda selama PTO atau menyebutkan siapa yang akan menjadi Penanggung Jawab Langsung (DRI) untuk proyek-proyek Anda ketika Anda tidak dapat dihubungi.
Apa yang Membuat Template Permintaan Cuti yang Baik?
Templat permintaan cuti yang tepat penting untuk proses HR yang lancar dan efisien. Templat ini harus menyederhanakan, bukan menambah beban kerja Anda.
Berikut adalah faktor kunci yang perlu dipertimbangkan saat memilih template:
- Jejak audit: Templat harus menyertakan fitur untuk melacak status permintaan, termasuk tanggal pengajuan, tingkat persetujuan, dan riwayat versi-sangat penting jika Anda menganggap transparansi sebagai nilai utama perusahaan
- Mencakup semua informasi: Template harus mencakup semua detail penting yang diperlukan oleh karyawan dan pemberi persetujuan sehingga Anda dapat meminimalkan komunikasi bolak-balik
- **Dapat beradaptasi: Selain informasi dasar, template yang baik harus dapat disesuaikan untuk berbagai jenis cuti
- Dapat dihitung: Anda harus dapat menggunakan template yang sama (mungkin dengan sedikit modifikasi) untuk setidaknya beberapa tahun, atau jika jumlah karyawan perusahaan Anda meningkat
- Kemampuan integrasi: Carilah template yang terintegrasi dengan perangkat lunak HR dan penggajian Anda sehingga Anda dapat melacak cuti karyawan
**Secara opsional, carilah templat yang dapat dicap dengan logo perusahaan Anda dan ramah seluler, sehingga menambah tampilan profesional dan memastikan akses yang mudah bagi karyawan saat bepergian.
10 Templat Permintaan Cuti Gratis
Kami telah memilih 10 templat formulir permintaan cuti gratis untuk Anda agar Anda bisa menyederhanakan operasi HR Anda dan langsung menjalankannya:
1. Template Permintaan Cuti KlikUp
Sentralisasi semua permintaan cuti dan tingkatkan visibilitas tim dengan Templat Permintaan Cuti ClickUp
The Templat Permintaan Cuti ClickUp dirancang untuk menyederhanakan seluruh proses manajemen cuti, mulai dari permintaan karyawan hingga persetujuan manajer. Ini membantu Anda melacak waktu karyawan dan mengetahui siapa yang tidak masuk kantor dan kapan, sehingga Anda bisa merencanakan beban kerja yang sesuai dengan ketidakhadiran mereka.
Dibangun di atas Proyek ClickUp (paket manajemen tugas ClickUp), template ini memungkinkan karyawan untuk dengan mudah mengajukan permintaan cuti, melihat status permintaan mereka, dan bahkan mendapatkan notifikasi ketika permintaan disetujui atau ditolak.
Minta karyawan untuk mengirimkan permintaan mereka melalui Formulir Permintaan Cuti di ClickUp
Hal terbaik dari templat ini adalah ia dilengkapi dengan Formulir Permintaan Cuti dengan bidang khusus untuk jenis cuti, jumlah jam/hari, tanggal mulai dan berakhir, dan alasan permintaan resmi. Template ini juga memiliki bagian terpisah di mana pemohon dan atasan dapat menambahkan tanda tangan elektronik mereka.
Setelah karyawan mengirimkan formulir, Anda dapat menggunakan Otomatisasi ClickUp untuk menugaskannya ke atasan langsung mereka, yang dapat meninjau permintaan tersebut. Manajer juga dapat menggunakan tampilan Board dan List untuk melihat siapa saja yang sedang cuti dan memfilter permintaan berdasarkan statusnya-baru, disetujui, atau ditolak.
Dengan kolom yang sudah ditentukan untuk semua hal, templat ini mengotomatiskan seluruh proses pengajuan cuti-dan memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama. Selain itu, sifat formulir yang objektif memberikan kebebasan kepada karyawan untuk mengajukan cuti tanpa merasa dibatasi atau diatur secara mikro.
Baca juga: Sehari dalam Kehidupan Manajer Sumber Daya Manusia: Peran, Tanggung Jawab, dan Tantangan
2. Template Kalender PTO ClickUp
Dapatkan gambaran tentang siapa yang masuk dan siapa yang tidak masuk kantor dengan Templat Kalender PTO ClickUp
Mungkin ada sejumlah aplikasi dan pelacak yang mewah, namun tidak ada yang bisa mengalahkan kalender perusahaan dalam hal mengatur waktu. Baik Anda melacak tugas, rapat, atau PTO karyawan, kalender memberikan gambaran visual yang jelas yang tidak dapat ditandingi oleh sistem lain.
Jika Anda menyukai kesederhanaan dan kejelasan visual dari sebuah kalender, maka Klik Templat Kalender PTO adalah untuk Anda. Ini menciptakan tampilan kalender yang dapat dibagikan dari semua waktu libur karyawan Anda sehingga semua orang tahu jika seseorang masuk atau keluar.
Kalender tidak hanya menunjukkan siapa yang tidak masuk, namun juga melacak berapa hari yang telah diambil oleh setiap karyawan. Hal ini sangat berguna untuk mendorong anggota tim untuk menggunakan waktu liburan mereka.
Inilah cara kerjanya:
- Pertama, buatlah sebuah dokumen diKlik Dokumen dan menguraikan berapa banyak waktu cuti yang didapatkan karyawan dan bagaimana penanganannya
- Buat formulir permintaan PTO menggunakan Formulir ClickUp
- GunakanTampilan Kalender ClickUp untuk memvisualisasikan cuti berbayar karyawan
- Hubungkan ClickUp ke perangkat lunak HR Anda untuk melacak jumlah cuti karyawan dan memperbaruinya
Terakhir, anda dapat membuat kalender menjadi publik untuk meningkatkan visibilitas dan transparansi di antara semua karyawan.
Baca juga: Merangkul Fleksibilitas Tempat Kerja: Kembangkan Tim Anda dari Jarak Jauh!
3. Templat Formulir Permintaan ClickUp
Masukkan anggota tim baru ke sistem cuti Anda dengan Templat Formulir Permintaan ClickUp
Ini bukan templat permintaan cuti langsung, namun merupakan dasar untuk proses cuti yang lancar. Templat Formulir Permintaan ClickUp menyederhanakan proses orientasi dengan mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dari karyawan baru sekaligus.
Kapan pun anggota tim baru bergabung, karyawan (atau pemimpin tim mereka) dan timnya dapat dengan mudah meminta tim People Ops untuk menyiapkan profil karyawan mereka dan memberi mereka akses ke formulir dan kalender PTO.
Meskipun formulir tersebut memiliki beberapa kolom dasar, Anda dapat menambahkan kolom tambahan untuk detail shift, informasi berbasis lokasi, atau data lain yang relevan. Misalnya, jika Anda memiliki kebijakan cuti yang berbeda untuk wilayah yang berbeda dan jenis cuti yang berbeda, seperti liburan dan hari sakit, Anda dapat menentukan kebijakan mana yang berlaku untuk karyawan baru.
Dengan cara ini, Anda menunjukkan komitmen Anda terhadap kesejahteraan karyawan dan keseimbangan kehidupan kerja.
Baca juga: 10 Perangkat Lunak Pelatihan Karyawan Online Terbaik
4. Template Permintaan Tim ClickUp
Menyatukan proses permintaan Anda (dari cuti hingga akses perangkat lunak) dengan Templat Permintaan Tim ClickUp
Menyulap beberapa formulir untuk permintaan yang berbeda dapat menjadi kacau dengan sangat cepat, terutama jika Anda adalah startup atau UKM (Usaha Kecil dan Menengah) dengan terlalu banyak hal yang harus dikerjakan. Dalam kasus seperti itu, satu formulir untuk semua permintaan karyawan dapat membantu.
Templat Permintaan Tim ClickUp adalah formulir umum yang dikirimkan karyawan untuk meminta apa saja-mulai dari peralatan perangkat keras dan akses alat hingga cuti. Hal ini juga memudahkan manajer, karena mereka tidak perlu memeriksa banyak formulir untuk melihat apakah ada permintaan baru.
Yang harus Anda lakukan adalah menambahkan kategori baru untuk 'cuti' di formulir, bersama dengan kolom khusus untuk detail cuti, dan Anda siap. Karena ClickUp Forms dilengkapi dengan kolom bersyarat, Anda dapat menampilkan hanya kolom yang relevan untuk setiap jenis permintaan kepada karyawan.
Meskipun Board View memungkinkan pimpinan tim untuk mengkategorikan permintaan, anda dapat mengatur permintaan cuti sebagai prioritas utama menggunakan ClickUp Automation sehingga mereka dapat menanganinya sesegera mungkin.
Hal ini membantu anda membuat satu sistem yang efisien untuk semua permintaan internal.
5. Templat Jadwal Tim ClickUp
Sederhanakan manajemen beban kerja untuk karyawan yang sedang cuti dengan Templat Jadwal Tim ClickUp.
Manajemen beban kerja selama karyawan absen sangat penting untuk memastikan semua proses bisnis di organisasi Anda berjalan tanpa hambatan. Ini membantu manajer mendistribusikan ulang tugas untuk memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana, bahkan ketika anggota tim sedang berada di luar kantor . Dengan cara ini, karyawan dapat menikmati waktu libur mereka tanpa stres karena pekerjaan yang menumpuk-salah satu alasan utama sebagian besar karyawan menghindar untuk meminta cuti.
The Templat Jadwal Tim ClickUp adalah templat tugas sederhana yang dapat diduplikasi dan digunakan oleh pemimpin tim dan manajer kapan pun mereka menyetujui waktu cuti yang diminta. Daftar periksa ini dilengkapi dengan empat item tindakan:
- Meninjau jadwal dan tanggal jatuh tempo dari tugas-tugas dalam jadwal karyawan
- Meninjau siapa saja yang menjadi bagian dari proyek (atau yang dapat ikut serta)
- Periksa jadwal mereka saat ini dan di masa mendatang
- Konfirmasikan dengan mereka apakah mereka dapat mengambil tugas-tugas yang memiliki prioritas tinggi
Dengan menyediakan pendekatan terstruktur untuk redistribusi tugas, sistem ini memastikan kelangsungan proyek, mencegah kemacetan, dan yang paling penting-mengurangi stres bagi karyawan yang sedang cuti dan kolega mereka.
Baca juga: 10 Perangkat Lunak Pelacakan PTO Terbaik untuk Mengelola Permintaan Cuti
6. Templat Jadwal Shift ClickUp
Memperhitungkan kekurangan staf selama waktu libur dengan Templat Jadwal Shift ClickUp
Jika manajemen beban kerja untuk karyawan dengan jam kerja 9 hingga 5 adalah hal yang rumit, maka akan lebih rumit lagi bagi perusahaan dengan beberapa shift. Jadwal shift yang terstruktur dengan baik, yang memberi Anda gambaran yang jelas tentang ketersediaan tim, dapat membantu Anda memastikan perencanaan dan persetujuan cuti yang efisien.
The Templat Jadwal Shift ClickUp menyederhanakannya untuk sebagian besar
Templat ini membantu membagi peran ke dalam beberapa shift, menugaskan mereka ke orang yang bertanggung jawab, dan melacak ketidakhadiran Ini memungkinkan Anda untuk:
- Melihat siapa yang bekerja dalam sekejap
- Melacak dengan mudah siapa yang tidak masuk dan mengapa
- Menyesuaikan shift berdasarkan ketersediaan tim
- Mengantisipasi kebutuhan staf dan potensi kekurangan staf
Dengan memusatkan informasi shift, template secara strategis meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di antara anggota tim.
Apakah Anda merasa prosesnya bisa lebih baik? Sasaran ClickUp dapat membantu Anda mengukur seberapa baik shift Anda berjalan dan menemukan area yang perlu ditingkatkan. Anda dapat menetapkan tonggak dan target untuk mengukur efisiensi proses Anda dan menemukan area yang perlu ditingkatkan. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan tujuan Benar/Salah di ClickUp untuk memeriksa apakah Anda memenuhi persyaratan kepegawaian Anda setiap hari.
Pada dasarnya, anda tidak hanya mengelola jadwal shift tetapi juga mengoptimalkannya untuk efisiensi maksimum.
7. Templat Kalender Jadwal Tim ClickUp
Berikan tim Anda visibilitas ke dalam tugas-tugas setiap orang (dan waktu istirahat) dengan Templat Kalender Jadwal Tim ClickUp
The Templat Kalender Jadwal Tim ClickUp membantu memfasilitasi proses serah terima dari karyawan yang mengambil cuti, memastikan bahwa tugas dan informasi penting telah dibagikan sebelum ketidakhadiran mereka. Hal ini meminimalkan penundaan proyek, memungkinkan transisi yang lancar, dan memungkinkan karyawan untuk sepenuhnya berhenti bekerja selama masa cuti mereka.
Templat ini dilengkapi dengan empat tampilan:
- Aktivitas proyek: Sebuah 'tampilan daftar' di mana Anda bisa mendapatkan gambaran umum dari semua tugas yang diberikan kepada tim, serta membuat dan mengelola tugas baru
- Jadwal mingguan: Papan bergaya Kanban yang mengatur tugas secara visual berdasarkan tanggal jatuh temponya
- Beban kerja: Tampilan ini memberikan gambaran yang jelas mengenai beban kerja individu dan tim, membantu menyeimbangkan penugasan dan mencegah kelebihan beban. Bagian terbaiknya adalah Anda dapat memodifikasi durasi tampilan menjadi satu bulan, dua minggu, atau satu minggu dan secara proaktif merencanakan cuti karyawan
- Jadwal tim: Ini adalah Tampilan Kalender yang menampilkan durasi dan tumpang tindih tugas, sehingga memungkinkan manajemen waktu dan alokasi sumber daya yang efisien
Hal ini membantu rekan satu tim untuk mengoordinasikan upaya mereka, baik mengambil tanggung jawab tambahan saat rekan kerja absen atau mengidentifikasi potensi ketergantungan. Pada saat yang sama, manajer dapat mendistribusikan pekerjaan secara efisien tanpa membebani siapa pun secara berlebihan.
8. Templat Jadwal Per Jam ClickUp
Bayar pekerja per jam secara akurat dengan Templat Jadwal Per Jam ClickUp
Melacak waktu istirahat untuk karyawan per jam dapat menjadi kacau jika anda tidak memiliki sistem yang akurat. Tidak seperti pekerja bergaji dengan kompensasi tetap, karyawan per jam dibayar berdasarkan jam kerja aktual. Ini berarti Anda harus melacak bukan hanya 'hari libur' tapi juga 'jam libur'
The Templat Jadwal Per Jam ClickUp menyediakan kerangka kerja untuk mengelola pekerja per jam dengan menggunakan kombinasi tampilan kalender dan pelacak waktu. Hal ini membantu Anda melacak waktu aktual seseorang bekerja dan memastikan catatan penggajian yang akurat.
Templat ini memiliki Tampilan Kalender Mingguan, di mana Anda dapat merencanakan jadwal karyawan untuk manajemen waktu yang efisien.
Kapan saja seorang karyawan ingin mengambil cuti satu jam (atau hari), Anda dapat memblokir blok waktu tertentu sebagai 'Di Luar Kantor' dan sertakan catatan yang menjelaskan mengapa mereka mengambil cuti tersebut. Sangat mudah, bukan?
Baca juga: 15 Teknik Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas Tim Anda
9. Template SDM Catatan Waktu Istirahat oleh Template.net
melalui Template.net Jika Anda adalah bisnis kecil atau lebih memilih pendekatan tanpa embel-embel untuk melacak permintaan cuti, maka ini Templat SDM Pencatatan Cuti oleh Template.net dapat membantu. Cukup duplikat untuk setiap karyawan dan perbarui setiap kali ada yang mengambil cuti. Ini adalah cara yang mudah untuk melacak hari libur dan ketidakhadiran lainnya.
Templat ini mencakup detail penting seperti informasi karyawan, tunjangan PTO, jenis cuti, saldo yang tersisa, dan riwayat cuti yang diambil. Menambahkan kebijakan ke setiap catatan karyawan dapat membantu jika Anda memiliki kebijakan dan kategori cuti yang berbeda-untuk pekerja penuh waktu, paruh waktu, dan semacamnya.
Jadi, Anda tidak hanya memusatkan catatan cuti karyawan tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap kebijakan cuti perusahaan.
Baca juga: Cara Menghindari Manajemen Mikro di Tempat Kerja
10. Formulir Permintaan Cuti Karyawan Startup oleh Template.net
melalui Template.net Templat terakhir dalam daftar kami adalah templat sederhana lainnya. The Formulir Permintaan Cuti Karyawan Startup oleh Template.net adalah formulir sederhana yang dapat dibagikan oleh karyawan kepada manajer mereka saat meminta cuti.
Formulir ini memiliki empat bagian: detail karyawan, detail cuti, persetujuan manajer (dan komentar), dan persetujuan HR. Anda juga dapat melampirkan berkas jika kebijakan perusahaan Anda mengharuskan adanya surat keterangan dokter saat mengambil cuti sakit.
Templat ini sangat cocok untuk bisnis kecil dan perusahaan rintisan di mana sistem manajemen cuti yang mudah lebih disukai.
Kelola Waktu Libur Karyawan dengan ClickUp
Sistem manajemen cuti yang terstruktur dengan baik tidak hanya membantu Anda melacak ketidakhadiran dan mengelola beban kerja, tapi juga memastikan bahwa Anda mematuhi peraturan ketenagakerjaan setempat. Dan ClickUp dapat membantu.
Rangkaian alat manajemen kerjanya-template permintaan cuti, jadwal tim, pelacakan waktu, dan fitur manajemen beban kerja-dapat membantu Anda menyederhanakan proses, mengurangi proses bolak-balik, dan menciptakan budaya yang memprioritaskan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Ditambah lagi, karena ClickUp terintegrasi dengan lebih dari 1000 aplikasi dan platform (termasuk sebagian besar perangkat lunak manajemen SDM dan penggajian), Anda bisa melacak cuti secara otomatis dan memastikan pembayaran yang akurat.
Jadi mengapa tidak mencobanya? Daftar ke ClickUp secara gratis dan menstandarkan proses permintaan (dan persetujuan) cuti Anda.