Perputaran karyawan bukanlah kabar baik. Selain dampaknya yang negatif bagi bisnis Anda, jumlah waktu dan usaha yang dihabiskan oleh departemen HR dan Anda dalam merekrut karyawan baru, melatih mereka, dan meningkatkan produktivitas mereka membuatnya menjadi kerugian yang besar.
Meskipun tingkat turnover yang tinggi adalah hal yang wajar, tingkat turnover yang tinggi dapat menandakan adanya masalah yang lebih serius. Salah satu cara terbaik untuk memahami alasan di balik meningkatnya jumlah karyawan yang resign adalah dengan melakukan wawancara keluar yang efektif.
Wawancara keluar adalah alat yang berharga untuk memahami alasan sebenarnya mengapa seorang karyawan memutuskan untuk pergi. Seringkali, wawancara keluar juga memberikan tinjauan yang jujur dan terbuka tentang budaya perusahaan Anda, masalah tersembunyi, dan perspektif unik tentang pengalaman karyawan.
Namun, wawancara ini seringkali tidak dimanfaatkan dengan baik, dan beberapa organisasi bahkan mengabaikannya sama sekali.
Untuk menerapkan proses wawancara keluar yang efektif, baca artikel ini untuk mengetahui 20 pertanyaan wawancara keluar terbaik dan praktik terbaik dalam menyelenggarakan wawancara ini.
Apa Itu Wawancara Keluar?
Wawancara keluar adalah pertemuan formal yang biasanya dilakukan antara manajer HR atau perwakilan HR suatu organisasi dengan karyawan yang telah mengundurkan diri. Pertanyaan dalam wawancara ini bertujuan untuk memahami alasan karyawan meninggalkan organisasi, pengalaman mereka selama bekerja di organisasi, serta masukan yang dapat diberikan untuk meningkatkan budaya kerja atau lingkungan kerja.
Wawancara keluar biasanya dijadwalkan segera setelah seorang karyawan mengajukan surat pengunduran diri resmi, tetapi dapat dilakukan kapan saja selama masa pemberitahuan. Wawancara keluar merupakan bagian penting dari praktik manajemen SDM yang sehat.
Baca Selengkapnya: 10 Perangkat Lunak Manajemen Talenta untuk Tim HR pada Tahun 2024
Mengapa Wawancara Keluar Penting?
Wawancara keluar merupakan bagian penting dari proses offboarding karyawan karena beberapa alasan:
- Wawasan tentang pengalaman karyawan: Pelajari alasan sebenarnya di balik keputusan seorang karyawan untuk meninggalkan perusahaan, terutama jika mereka enggan mengungkapkannya selama masa kerja mereka
- Identifikasi pola: Mengumpulkan umpan balik keluar yang detail dari beberapa karyawan dapat membantu organisasi mengidentifikasi pola atau masalah yang mungkin berdampak negatif pada mereka
- Meningkatkan retensi: Wawasan dari wawancara keluar dapat membantu pemimpin memahami cara meningkatkan proses, lingkungan kerja, budaya tim, dan praktik manajemen, di antara hal-hal lain untuk meningkatkan morale dan retensi karyawan
Ketika Anda melewatkan wawancara keluar atau melakukannya dengan terburu-buru, Anda kehilangan kesempatan untuk mendapatkan umpan balik kritis yang dapat mengungkap masalah tersembunyi. Jika masalah-masalah ini terus berlanjut dan tidak ditangani, Anda berisiko kehilangan karyawan yang lebih terampil.
Penting untuk melakukan wawancara keluar dengan kesabaran, keterbukaan, dan empati. Setiap orang memiliki pengalaman yang berbeda-beda saat bekerja di sebuah perusahaan, dan seorang karyawan yang akan keluar mungkin tidak selalu memiliki hal-hal positif untuk dikatakan tentang organisasi Anda atau bahkan Anda sendiri.
Anda juga perlu bersiap-siap jika karyawan yang akan keluar enggan berbicara dan menolak memberikan jawaban yang jelas. Bagaimanapun, dengarkan dengan tenang dan ingat bahwa tujuan di sini adalah untuk memahami dan mendorong jawaban yang jujur; bukan untuk membela atau menggali hingga membuat responden merasa tidak nyaman.
Baca Lebih Lanjut: 10 Template Wawancara: Pertanyaan dan Panduan untuk Manajer Perekrutan
20 Pertanyaan Wawancara Keluar yang Harus Diajukan kepada Karyawan
Setelah membahas hal-hal dasar, berikut adalah daftar pertanyaan wawancara keluar yang dapat Anda ajukan kepada karyawan yang akan keluar untuk memahami faktor-faktor di balik keputusan mereka untuk meninggalkan organisasi Anda. Gunakan daftar di bawah ini sebagai templat yang dapat Anda sesuaikan berdasarkan peran, kinerja, dan percakapan sebelumnya dengan karyawan tersebut.
Alasan meninggalkan pekerjaan
- Apa alasan utama yang membuat Anda memutuskan untuk mengundurkan diri? Apakah karena adanya kesempatan yang lebih baik, stagnasi karir, keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, dll.?
- Apakah ada insiden khusus yang memengaruhi keputusan Anda untuk pergi? Bisakah Anda menjelaskannya?
- Apakah Anda menemukan kebijakan atau praktik perusahaan yang menurut Anda bermasalah dalam hal tertentu?
Kepuasan kerja
- Aspek apa dari pekerjaan Anda yang paling memuaskan dan memuaskan bagi Anda?
- Aspek apa dari pekerjaan Anda yang paling tidak Anda sukai?
Hubungan dengan atasan dan rekan kerja
- Jelaskan hubungan Anda secara keseluruhan dengan rekan kerja Anda. Bisakah Anda memberikan contoh pengalaman positif/negatif?
- Jelaskan hubungan Anda dengan atasan langsung Anda. Bisakah Anda memberikan contoh pengalaman positif/negatif?
- Apakah Anda dapat bekerja sama dan berkolaborasi dengan lancar bersama rekan kerja Anda?
Budaya Perusahaan
- Jelaskan pandangan Anda tentang budaya perusahaan dan manfaat karyawan
- Bagaimana misi dan nilai-nilai perusahaan memengaruhi kehidupan profesional Anda?
- Apakah budaya perusahaan berperan dalam keputusan Anda untuk meninggalkan perusahaan?
- Apakah Anda dapat menyeimbangkan kehidupan pribadi Anda dengan tanggung jawab profesional Anda dengan cara yang sehat?
Proses onboarding dan pelatihan karyawan
- Apakah Anda merasa proses onboarding berjalan dengan baik dan terorganisir dengan baik?
- Apakah pelatihan awal yang Anda terima dianggap efektif dalam mempersiapkan Anda untuk tanggung jawab pekerjaan Anda?
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk beradaptasi dengan perusahaan dengan bantuan perwakilan HR dan anggota tim Anda? Apakah prosesnya lancar?
Gaji dan tunjangan
- Seberapa puaskah Anda dengan paket kompensasi Anda?
- Apakah Anda puas dengan frekuensi kenaikan gaji?
Peluang pertumbuhan dan pengembangan
- Apakah Anda diberikan kesempatan untuk pengembangan karier dan keterampilan selama masa kerja Anda?
- Bagaimana Anda menilai program pengembangan keterampilan perusahaan?
- Apakah Anda diberikan arahan yang jelas dan jalur untuk mencapai tujuan pengembangan karier Anda?
Anda juga mungkin ingin meminta karyawan untuk memberikan saran atau ide perbaikan di akhir wawancara keluar. Terkadang, karyawan mungkin berbagi ide-ide orisinal dan mendalam yang dapat Anda terapkan di masa depan.
Pertanyaan wawancara keluar ini dirancang untuk membantu Anda mendapatkan umpan balik yang detail tentang pengalaman karyawan dengan organisasi dan apakah upaya perusahaan Anda dalam menciptakan lingkungan kerja yang bahagia, sehat, dan produktif efektif.
Pertanyaan tentang budaya perusahaan dan hubungan dengan karyawan saat ini, rekan kerja, dan atasan, khususnya, dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah mendasar terkait dinamika tempat kerja, praktik manajemen, dan kohesi tim.
Tips Pro💡 : Manfaatkan asisten AI bawaan ClickUp, ClickUp Brain , sebagai mitra brainstorming Anda untuk menghasilkan pertanyaan wawancara keluar menggunakan prompt sederhana. Ini menghemat waktu Anda dan membantu Anda membangun repositori pertanyaan yang komprehensif untuk proses wawancara keluar yang mendalam.
Cara Melakukan Wawancara Keluar yang Sukses
Sebuah laporan penelitian oleh Aberdeen menunjukkan bahwa hanya sekitar 29% perusahaan yang memiliki strategi offboarding yang terstruktur.
Dengan mengabaikan wawancara keluar, sebagian besar organisasi kehilangan kesempatan berharga untuk memahami persepsi karyawan dan mendapatkan wawasan tentang dinamika tim dan gaya kepemimpinan.
Strategi offboarding yang efektif mencakup proses wawancara keluar yang terstruktur dengan baik. Berikut adalah beberapa panduan:
1. Pilih format wawancara yang tepat
Tentukan format yang ingin Anda gunakan untuk wawancara keluar. Pastikan formatnya fleksibel, nyaman, dan mudah diakses oleh karyawan. Anda dapat memilih dari berbagai format wawancara, tergantung pada cara terbaik untuk mendorong karyawan memberikan umpan balik yang objektif.
- Wawancara tatap muka: Cara yang sangat baik untuk melakukan diskusi mendalam, wawancara ini memungkinkan Anda menangkap bahasa tubuh dan ekspresi wajah yang lebih halus. Anda juga dapat mendapatkan tanggapan cepat untuk pertanyaan lanjutan
- Wawancara telepon: Dalam format fleksibel ini, karyawan yang akan keluar mengikuti wawancara di lingkungan yang nyaman pilihan mereka, yang dapat mendorong mereka untuk memberikan umpan balik yang lebih jujur
- Pertemuan video: Panggilan video menggabungkan manfaat komunikasi tatap muka dan jarak jauh
- Survei online: Ini adalah cara efisien untuk mendapatkan umpan balik dan dapat dikirimkan kepada banyak karyawan. Anonimitasnya mungkin mendorong respons yang lebih jujur, tetapi kelemahannya adalah kurangnya detail dan kemungkinan banyak mantan karyawan mengabaikan survei
Tips Pro💡: Gunakan ClickUp Exit Interview untuk mengumpulkan umpan balik karyawan.
2. Pilih waktu yang tepat
Ingin mengumpulkan umpan balik konstruktif dari karyawan? Sebaiknya jangan menjadwalkan wawancara keluar segera setelah mereka menyerahkan surat pengunduran diri atau terlalu dekat dengan hari kerja terakhir mereka.
Karyawan masih memproses keputusan mereka dan menghadapi emosi yang kompleks segera setelah mereka mengundurkan diri. Menjadwalkan wawancara keluar pada hari terakhir mereka mungkin membuat mereka merasa terburu-buru untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan jujur.
Menurut Harvard Business Review, waktu terbaik untuk menjadwalkan wawancara keluar adalah di tengah-tengah antara tanggal pengunduran diri dan hari kerja terakhir karyawan. Pada titik ini, karyawan telah memproses keputusan mereka untuk pergi dan masih menjalani masa pemberitahuan.
3. Siapkan daftar pertanyaan yang tepat
Siapkan pertanyaan yang bermakna untuk diajukan selama wawancara. Tentukan cara menyusunnya tanpa terdengar terlalu pribadi atau tidak pantas.
Gunakan daftar di atas, lalu tambahkan pengetahuan kontekstual berdasarkan peran karyawan, deskripsi pekerjaan, kinerja, dan umpan balik sebelumnya untuk wawancara keluar yang bermakna.
Ada beberapa pertanyaan yang sebaiknya dihindari. Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang tidak boleh diajukan selama wawancara keluar:
| Apa yang tidak boleh ditanyakan | Mengapa | Pertanyaan alternatif yang dapat diajukan |
|---|---|---|
| Apakah Anda meninggalkan perusahaan karena masalah pribadi? | Pertanyaan ini bersifat invasif dan memberikan sedikit ruang bagi karyawan untuk memberikan jawaban yang nyaman | Apakah ada alasan khusus yang memengaruhi keputusan Anda untuk meninggalkan perusahaan? Baik yang berkaitan dengan tempat kerja maupun hal lain? |
| Apakah beban kerja terlalu berat bagi Anda? | Menunjukkan bahwa karyawan mungkin akan keluar karena ketidakmampuan | Bagaimana Anda menilai beban kerja, dan bagaimana hal tersebut dapat ditingkatkan? |
| Berapa gaji yang ditawarkan oleh perusahaan baru kepada Anda? | Pertanyaan ini tidak relevan dan terlalu pribadi | Apakah paket kompensasi Anda kompetitif sesuai dengan standar industri? |
Tips Pro💡: Gunakan templat wawancara keluar untuk membuat pertanyaan wawancara yang terstruktur dengan baik, bermakna, dan mendorong percakapan jujur yang memberikan wawasan bagi mereka yang tetap tinggal.
4. Buat alur kerja untuk wawancara keluar Anda
Menerapkan proses wawancara keluar memungkinkan manajer HR untuk memperlancar proses pengunduran diri karyawan dan mengumpulkan data secara sistematis.
Gunakan ClickUp Tasks untuk membuat daftar untuk setiap tahap proses wawancara keluar. Tahap dalam Task dapat mencakup 'Persiapan,' 'Penjadwalan,' dan 'Buat bank pertanyaan,' dan lain-lain. Di bawah setiap daftar, buat subtask untuk mewakili tugas-tugas yang harus dilakukan di setiap tahap. Berikan tugas-tugas ini beserta batas waktu kepada anggota tim HR yang bersangkutan.
Tips Pro 💡: Membuat proses wawancara keluar untuk setiap kandidat bisa jadi sulit. Gunakan ClickUp Interview Process Template untuk mengorganisir tugas, menetapkan jadwal, dan melacak tahap-tahap berbeda dalam proses wawancara keluar.
Manfaat menggunakan templat ini untuk wawancara keluar dan wawancara retensi adalah:
- Memberikan struktur dan konsistensi pada proses wawancara
- Memastikan semua kandidat mendapatkan pengalaman yang sama
- Membantu merancang, menguji, dan mengoptimalkan pengalaman dengan pertanyaan wawancara keluar yang tepat
5. Gunakan perangkat lunak HR untuk mempermudah proses keluar bagi karyawan yang akan keluar
Gunakan ClickUp HR, alat produktivitas all-in-one untuk mengelola berbagai aspek proses keluar karyawan.
Misalnya, buat proses terperinci untuk mengumpulkan umpan balik karyawan, menganalisis tanggapan, dan menerapkan rencana tindakan menggunakan ClickUp Docs.
Undang anggota tim Anda untuk memberikan saran dan bekerja sama di Docs untuk membuat panduan proses yang komprehensif.
Daftar semua hal yang perlu dilakukan oleh karyawan yang akan keluar untuk menyelesaikan proses keluar mereka menggunakan Daftar Tugas ClickUp.
Berikan kepada karyawan yang telah mengajukan pengunduran diri agar mereka dapat mencentang setiap item saat menyelesaikannya. Dengan cara ini, Anda dapat melacak dan memastikan semua prosedur pengunduran diri telah diselesaikan.
6. Analisis umpan balik
Setelah wawancara keluar selesai, analisis tanggapan karyawan dan gali wawasan dari tanggapan tersebut. Hal ini akan memperdalam pemahaman Anda tentang apa yang membuat organisasi Anda berjalan dengan baik. Selain itu, hal ini juga menunjukkan kepada karyawan bahwa pendapat mereka dihargai.
Jika dilakukan dengan baik, Anda akan mendapatkan wawasan tentang:
- Apa yang berhasil dan tidak berhasil di dalam organisasi
- Tantangan dan peluang tersembunyi
- Bagaimana kondisi persaingan di industri ini? Perusahaan mana yang paling mungkin merekrut karyawan Anda?
Wawancara keluar yang sukses membantu Anda mengakhiri hubungan kerja dengan baik. Wawancara keluar yang baik juga dapat mengubah karyawan yang keluar menjadi pendukung perusahaan.
ClickUp Brain dapat menganalisis umpan balik karyawan dan merangkumnya menjadi tindakan konkret. Pemimpin organisasi dapat memprioritaskan item-item ini untuk menangani masalah kritis di lingkungan kerja dan membangun budaya organisasi yang lebih baik.
Mengimplementasikan Wawasan dari Wawancara Keluar
Dalam ekonomi berbagi pengetahuan saat ini, karyawan yang terampil dan termotivasi menjadi pendorong kesuksesan organisasi. Fungsi manajemen sumber daya manusia dan pemimpin bisnis harus memahami mengapa karyawan yang diminati ini tetap tinggal, mengapa mereka pergi, dan bagaimana organisasi perlu berubah untuk menjadi lebih menarik bagi mereka. Wawancara yang dirancang dengan baik memberikan umpan balik pada ketiga aspek tersebut.
1. Kumpulkan dan susun umpan balik
Ringkas temuan Anda dari berbagai wawancara keluar dalam satu tempat. Gunakan format standar untuk mengorganisir dan menyajikan data Anda kepada pemangku kepentingan.
Gunakan Template Analisis Data ClickUp untuk mengumpulkan dan mengorganisir data dari berbagai sumber. Template ini menyediakan format yang konsisten, memudahkan presentasi data secara visual, dan mengidentifikasi tren atau pola.
Template wawancara keluar memastikan konsistensi data dengan menyediakan format yang konsisten untuk analisis.
2. Analisis data
Kategorikan tanggapan wawancara keluar ke dalam tema-tema. Tema-tema ini meliputi keseimbangan kerja dan kehidupan, masalah terkait gaji/kompensasi, kepuasan kerja, pemanfaatan keterampilan, lingkungan kerja, dan lain-lain.
Lebih baik lagi jika Anda dapat menganalisis tanggapan dan mengukur data sebanyak mungkin untuk mengidentifikasi pola atau tren yang berulang—misalnya, seberapa sering suatu masalah tertentu telah ditekankan.
Tips Pro💡: Gunakan perangkat lunak manajemen karyawan dengan fitur pelaporan dan analitik canggih untuk mengumpulkan data wawancara keluar. Cari perangkat lunak dengan dasbor interaktif untuk menampilkan metrik keberhasilan dan KPI dalam berbagai format sehingga tim HR dapat dengan cepat memahami informasi kritis.
3. Identifikasi area masalah utama
Mengelompokkan masalah dapat membantu Anda memprioritaskan area yang perlu ditingkatkan berdasarkan dampaknya terhadap pengalaman dan kepuasan karyawan. Area masalah utama dapat mencakup lingkungan kerja yang penuh tekanan, kelelahan, pengawasan berlebihan, dan lingkungan kerja yang toksik.
Tips Pro💡: Gunakan perangkat lunak penilaian kinerja untuk mengidentifikasi tema umum dalam tanggapan karyawan. Ini dapat menjadi sumber informasi berharga untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. *
4. Bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk membuat rencana tindakan
Bagikan temuan data wawancara keluar Anda dengan pemangku kepentingan utama agar mereka memahami masalah mendasar yang ada di dalam organisasi. Jika ada masalah yang biasanya terlewatkan, bekerjasamalah untuk mengembangkan rencana tindakan komprehensif untuk mengatasinya menggunakan ClickUp Docs.
Dengan fitur pengeditan langsung kolaboratif, tim dan pemangku kepentingan Anda dapat melakukan perubahan secara real-time, menambahkan kontrol versi, serta menugaskan dan menyelesaikan komentar di halaman yang sama.
Berdasarkan hasil survei keluar, buatlah contoh pertanyaan wawancara keluar, uji coba pada sampel kecil, dan optimalkan prosesnya.
Identifikasi masalah prioritas tinggi dan prioritas rendah, dan buat rencana terstruktur untuk mengatasinya secara bertahap. Tentukan peran, tanggung jawab, dan batas waktu untuk setiap tindakan.
Misalnya, tim sumber daya manusia dan manajer departemen dapat merumuskan rencana untuk menangani keluhan tentang keseimbangan kerja dan kehidupan dengan menerapkan kebijakan kerja fleksibel dan mencapai tingkat adopsi 50% dalam tiga bulan ke depan.
Baca Lebih Lanjut: 11 Template HR Gratis untuk Meningkatkan Proses HR pada Tahun 2024
5. Tetapkan tujuan dan pantau kemajuan mereka
Gunakan ClickUp Goals untuk membuat tujuan yang dapat dilacak untuk setiap tugas. Anda dapat menggunakan format ringkasan progres untuk memvisualisasikan persentase progres dari beberapa tujuan yang terkait. Misalnya, tujuan dalam kategori lingkungan kerja yang penuh tekanan dapat meliputi:
- Tujuan 1: Mengurangi tingkat stres karyawan sebesar 25%
- Tujuan 2: Implementasikan tiga tujuan kesejahteraan pada akhir kuartal berikutnya
- Tujuan 3: Mengurangi kasus kelelahan kerja sebesar 30% pada awal tahun depan
6. Implementasikan tindakan, pantau, dan evaluasi
Laksanakan setiap poin dalam rencana aksi sesuai jadwal. Pastikan tim yang bertanggung jawab memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan tugas mereka.
Pantau secara terus-menerus kemajuan setiap perubahan dan ukur efektivitasnya dengan umpan balik karyawan secara berkelanjutan. Gunakan informasi dari umpan balik tersebut untuk melakukan perubahan pada rencana aksi Anda dan mengoptimalkan pertanyaan wawancara keluar yang tepat.
Tips Pro 💡: Mengintegrasikan program manajemen suksesi ke dalam budaya kerja perusahaan menciptakan peluang bagi karyawan berpotensi tinggi untuk menduduki posisi kepemimpinan senior. Peluang pengembangan karir ini membantu karyawan membayangkan masa depan yang berdampak bersama organisasi, sehingga meningkatkan tingkat retensi karyawan.
Ubah Wawancara Keluar Anda Menjadi Mesin Perubahan Organisasi yang Berdaya Guna
Wawancara keluar bukan hanya percakapan terakhir antara karyawan yang akan keluar dan organisasi. Pertanyaan wawancara keluar yang baik dapat membantu Anda menciptakan lingkungan kerja yang bermakna dan ramah bagi karyawan saat ini dan di masa depan.
Cara terbaik untuk memulai merancang proses wawancara keluar yang efektif adalah dengan menggunakan alat seperti ClickUp, yang membantu Anda mengorganisir, mengonsolidasikan, mengelola, dan mempermudah setiap aspek.
Platform ini menawarkan berbagai fitur untuk manajemen tugas, pengumpulan umpan balik, dan dokumentasi. Dengan ClickUp, Anda dapat memastikan bahwa setiap proses tercatat dengan baik dan Anda serta tim Anda dapat bertindak berdasarkan umpan balik karyawan.
Daftar di ClickUp secara gratis dan pelajari bagaimana ClickUp dapat meningkatkan proses wawancara keluar Anda.