Tinjauan kinerja adalah salah satu tugas yang paling menegangkan bagi para profesional SDM, serta manajemen menengah dan senior. Masalahnya dengan setiap sistem tinjauan kinerja adalah bahwa sistem ini bergantung pada opini subjektif dan rentan terhadap bias. Sebagian besar manajer merasa tertekan untuk mempertahankan standar yang sama ketika mendiskusikan peringkat karyawan atau memilih karyawan dengan kinerja terbaik.
Menurut sebuah Survei McKinsey lebih dari separuh responden menganggap proses peninjauan yang dilakukan perusahaan mereka saat ini salah. Sentimen ini dapat merugikan bisnis apa pun dalam jangka panjang karena menghalangi jalan pengembangan profesional dan menyebabkan pergantian karyawan berbakat.
Untungnya, pertemuan kalibrasi kinerja adalah solusi yang menjanjikan di sini. Semakin banyak perusahaan yang melihat nilai dari penyelenggaraan sesi untuk mengkalibrasi nilai karyawan untuk memastikan penilaian yang adil dan transparan.
Apa saja sesi ini, dan bagaimana cara meningkatkan keandalan dan keakuratan peringkat penilaian kinerja? Itulah yang akan kita bahas dalam blog ini. Kami akan membahasnya:
- Seperti apa kalibrasi tinjauan kinerja itu
- Cara mengoptimalkan proses peninjauan Anda sendiri
Bonus: Kami juga akan memperkenalkan platform manajemen karyawan dan kinerja yang lengkap untuk membantu Anda melakukan tinjauan kinerja. 🍀
Rapat Kalibrasi Kinerja dan Perannya dalam Manajemen Kinerja
penilaian kinerja yang "tidak adil" adalah hal yang umum terjadi dalam tim dengan banyak departemen dan manajer. Proses peninjauan kinerja mereka sering kali bias, bukan karena kedengkian, namun karena parameter yang berbeda dari para manajer untuk menilai produktivitas, etika kerja, dan keterampilan.
Pertemuan kalibrasi kinerja memungkinkan para manajer dan supervisor untuk menghilangkan bias dengan mendiskusikan dan membandingkan bagaimana mereka menilai tim mereka. Pertemuan ini bertujuan untuk:
- Memastikan semua karyawan menikmati kriteria kinerja yang sama
- Mengkalibrasi peringkat kinerja jika evaluasi tampak bias
Faktor-faktor penting yang coba diidentifikasi oleh para manajer dalam rapat ini antara lain:
- Indikator kinerja utama(KPI) dan metrik yang digunakan
- Alasan di balik peringkat yang terlalu tinggi atau terlalu rendah (untuk memastikan bahwa peringkat tersebut dapat dipertanggungjawabkan)
- Kesalahan dalam sistem penilaian karena masalah seperti:
- Skala penilaian yang tidak koheren
- Pelatihan atau pengalaman penilaian manajerial yang terbatas dengan
Perangkat lunak SDM
- Kriteria yang terlewatkan untuk evaluasi karyawan
Ide di balik sesi kalibrasi adalah untuk mendiskusikan penilaian dan mendorong nilai berdasarkan konsensus. Biasanya sesi ini merupakan tahap terakhir dari siklus tinjauan kinerja, yang dilakukan sebelum membagikan tinjauan kinerja individu kepada karyawan.
Kalibrasi tinjauan kinerja: Contoh
Peter dan Mark memimpin dua tim yang berbeda untuk proyek pengembangan aplikasi yang terpisah dalam sebuah perusahaan. Selama periode penilaian kinerja, Mark memberi nilai 9/10 untuk penguji bug timnya, sementara Peter memberi nilai 7/10 untuk penguji bug-nya.
Selama rapat kalibrasi kinerja, Mark dan Peter duduk untuk mendiskusikan penilaian mereka dan menyadari bahwa kedua penguji bug:
- Telah memenuhi tenggat waktu mereka tanpa gagal
- Mengerjakan proyek yang serupa
- Memasukkan jam kerja yang sama
- Berkomunikasi secara proaktif
Secara keseluruhan, tidak ada perbedaan substansial dalam pekerjaan mereka untuk membenarkan variasi peringkat, jadi ini adalah contoh yang jelas dari standar kinerja yang berbeda. Dalam kasus ini, Mark dan Peter harus sepakat tentang nilai apa yang cocok untuk kedua penguji bug tersebut.
Perbedaan antara kalibrasi kinerja dan kalibrasi bakat
Sesi kalibrasi kinerja tidak boleh disamakan dengan rapat kalibrasi bakat. Meskipun keduanya melibatkan evaluasi kinerja karyawan oleh atasan mereka, tujuan SDM dari setiap proses berbeda.
Sesi kalibrasi talenta bertujuan untuk menilai kemampuan perusahaan saat ini berdasarkan keterampilan dan tingkat kinerja karyawan. Informasi ini digunakan untuk menentukan persyaratan perekrutan perusahaan di masa depan.
Di sisi lain, kalibrasi kinerja mencoba mengidentifikasi secara akurat karyawan yang berkinerja tinggi dan berkinerja rendah untuk memastikan penilaian yang bebas dari bias dan keadilan dalam kompensasi. Hal ini juga membekali para manajer untuk mengangkat pembicaraan mengenai kesempatan belajar dan peningkatan keterampilan selama rapat peninjauan kinerja.
Manfaat Proses Kalibrasi Kinerja
Selain menghilangkan pengaruh bias dan favoritisme dari penilaian, proses kalibrasi tinjauan kinerja memberikan manfaat sebagai berikut:
Mengurangi tingkat keluar masuknya karyawan
Menurut penelitian 2019 penilaian kinerja yang tidak adil dapat membuat sebanyak 85% karyawan meninggalkan perusahaan. Kalibrasi kinerja membantu Anda mempertahankan karyawan dengan memastikan proses penilaian yang adil.
Budaya kerja yang lebih sehat
Evaluasi kinerja yang terstandardisasi mencegah penyalahgunaan kekuasaan oleh manajer, menjaga budaya kerja tetap positif, dan memastikan para manajer mempertahankan rasa ingin tahu tentang pertumbuhan karyawan.
Produktivitas bersih yang lebih tinggi
A studi Harvard Business Review 2020 menemukan bahwa penyalahgunaan manajerial dapat mengurangi produktivitas. Secara alami, karyawan yang bekerja dalam pengaturan yang bebas dari bias dengan kompensasi yang adil akan lebih produktif.
Tata kelola perusahaan yang lebih baik
Kalibrasi kinerja meningkatkan praktik terbaik tata kelola perusahaan dengan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam tinjauan kinerja, yang meningkatkan citra perusahaan.
Peningkatan keterampilan penilaian manajerial
Kalibrasi kinerja membantu manajer menyempurnakan keterampilan penilaian mereka, mengenali titik-titik lemah mereka, dan memberikan penilaian kinerja yang lebih akurat dari waktu ke waktu.
Melakukan Kalibrasi Tinjauan Kinerja: Rapat dan Pemangku Kepentingan
Proses kalibrasi tinjauan kinerja melibatkan beberapa pemangku kepentingan dan tahapan. Mari kita bahas keduanya. 👇
Pemangku kepentingan utama dalam proses tinjauan kinerja
Meskipun proses kalibrasi internal berbeda untuk setiap organisasi, namun umumnya adalah membentuk komite kalibrasi untuk keseluruhan latihan. Pemangku kepentingan dari komite ini meliputi:
- Supervisor, manajer, dan pemimpin tim
- Eksekutif dari divisi bisnis yang relevan
- Anggota staf SDM untuk mengadakan dan memfasilitasi pertemuan
Beberapa perusahaan juga menunjuk penyela bias untuk mencari tanda-tanda bias dalam percakapan rapat.
Ukuran komite kalibrasi Anda harus sesuai dengan ukuran organisasi Anda. Menurut sebuah Studi Harvard Business School komite yang terdiri dari 3-5 anggota sangat ideal untuk organisasi dengan jumlah karyawan kurang dari 100 orang.
Bagaimana melakukan rapat kalibrasi tinjauan kinerja: 7 langkah
Proses lengkap dalam melakukan rapat kalibrasi kinerja dapat dibagi menjadi tujuh langkah dalam tiga tahap: persiapan sebelum rapat, rapat itu sendiri, dan kegiatan setelah rapat. Mari kita jelajahi masing-masing secara mendetail.💡
Persiapan pra-pertemuan
Persiapan pra-rapat meliputi pembuatan dan analisis draf penilaian, penentuan skala penilaian, dan penjadwalan pekerjaan.
Selain itu, karena sifat sesi kalibrasi yang kompleks, Anda harus menyiapkan tim Anda dengan HR, keterlibatan karyawan, atau perangkat lunak serupa untuk melacak skor tinjauan dan penyesuaian, serta menyimpan catatan untuk referensi di masa mendatang.
Kami memiliki solusi untuk Anda- ClickUp ! Ini adalah sebuah proyek dan platform manajemen kinerja yang memungkinkan Anda menangani rapat kalibrasi kinerja dengan mudah.
Pada bagian berikut ini, kami akan membahas beberapa fitur di dalamnya Rangkaian SDM ClickUp yang ideal untuk menjadwalkan rapat, melakukan evaluasi karyawan, dan berbagi ulasan kinerja.
Langkah 1: Tetapkan skala penilaian sebelum proses kalibrasi kinerja
Anda mungkin bisa melewati langkah ini jika Anda memiliki sistem penilaian karyawan yang dapat diandalkan. Namun jika tidak, Anda perlu menetapkan skala penilaian terlebih dahulu untuk menstandarkan kriteria kinerja. Skala tersebut harus mencakup semua KPI SDM untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Parameter yang umum meliputi:
- Target yang dicapai
- Tenggat waktu yang terlewat
- Keterampilan komunikasi
- Produktivitas
Anda juga harus menentukan prosedur operasi standar (SOP) menjelaskan cara menghitung skor kinerja untuk setiap KPI, dan memberikan peringkat secara keseluruhan.
Mencari cara yang terorganisir untuk melacak peringkat kinerja? Gunakan fungsionalitas pelacakan tujuan ClickUp untuk menentukan target, KPI, dan distribusi kinerja yang diharapkan untuk setiap peran.
Dengan Sasaran ClickUp anda dapat menetapkan target kinerja berbasis tugas atau numerik dan secara otomatis melacak kinerja karyawan secara real-time. Hal ini dapat mempercepat pelacakan kinerja sekaligus menjaganya tetap objektif.
Pilih dari berbagai jenis sasaran untuk mengukur berdasarkan mata uang, persentase, angka, dan benar atau salah
Selanjutnya, gunakan fitur Templat Pelacakan KPI Kinerja Karyawan ClickUp untuk menentukan sistem penilaian Anda untuk setiap KPI. Struktur yang telah dibuat sebelumnya membantu melacak kemajuan menuju sasaran karyawan dan mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik dengan lebih cepat.
Pilih dari berbagai jenis tujuan untuk mengukur dengan mata uang, persentase, angka, dan dengan benar atau salah
Langkah 2: Kumpulkan draf penilaian sebelum sesi kalibrasi kinerja
Mintalah manajer dan supervisor di seluruh departemen untuk menyelesaikan draf penilaian dari bawahan langsung mereka. Pastikan mereka memiliki skala penilaian dan SOP sebelumnya. Setelah draf penilaian selesai, peninjau harus menyerahkannya ke departemen SDM atau komite kalibrasi.
Cara terbaik untuk menyederhanakan proses ini adalah dengan menggunakan Formulir ClickUp untuk menangkap dan mengatur tanggapan manajer. Platform ini memungkinkan Anda membuat formulir yang disesuaikan dan bermerek untuk mengumpulkan masukan manajerial tentang kinerja anggota tim secara terstruktur dan objektif. Anda bahkan dapat menggunakan logika bersyarat untuk membuat formulir dinamis dengan set pertanyaan berbasis respons.
Bagian terbaiknya adalah semua tanggapan dapat diubah menjadi tugas yang dapat dilacak dan dilihat di satu tempat menggunakan fitur Tampilan Tabel ClickUp . Anda bahkan dapat menyambungkannya ke dalam alur kerja tinjauan kinerja Anda melalui Otomatisasi .
Anda dapat langsung memulai dengan menyesuaikan pengaturan Templat Formulir Evaluasi oleh ClickUp yang mencakup semua bidang respon standar untuk evaluasi kinerja. Jangan khawatir-Anda dapat menghapus beberapa atau menambahkan sendiri!
Kumpulkan informasi dan tanggapan dengan mudah dalam templat formulir sederhana ini
Langkah 3: Menganalisis data kinerja agregat
Selanjutnya, perwakilan SDM atau anggota komite harus menganalisis draf penilaian dan membandingkan peringkat kinerja agregat dari berbagai divisi dan kelompok. Analisis ini dilakukan untuk mengidentifikasi elemen-elemen berikut:
- Perbedaan dalam peringkat kelompok relatif (misalnya, Tim Proyek 1 vs Tim Proyek 2)
- Peringkat komparatif berdasarkan tujuan dan pekerjaan masing-masing kelompok
- Penyimpangan dalam distribusi yang konsisten, seperti masuknyarekrutan baru dalam satu tim Anda mungkin juga ingin memanfaatkan data tinjauan kinerja masa lalu dari kelompok-kelompok ini. Bandingkan peringkat historis untuk menemukan pola yang mungkin terjadi, seperti kenaikan atau penurunan peringkat yang tiba-tiba dalam satu kelompok. Temuan ini akan menjadi poin diskusi utama dalam rapat kalibrasi tinjauan kinerja.
ClickUp dapat membantu anda dalam analisis ini dengan fitur dasbor visual . Gunakan untuk memvisualisasikan data kinerja progresif dari berbagai kelompok melalui diagram lingkaran, grafik batang, grafik garis, dan lusinan visualisasi lainnya. Tambahkan kartu data kinerja historis dan saat ini ke Ruang Kerja Anda dan temukan pola hanya dengan sekali lihat. 👀
Lacak kinerja dan beban kerja karyawan dengan dasbor yang dapat disesuaikan di ClickUp
Langkah 4: Jadwalkan dan rencanakan rapat
Idealnya, seorang HR harus menjadwalkan pertemuan kalibrasi kinerja pada waktu yang sesuai untuk semua pemangku kepentingan. Mereka harus memberi tahu para calon peserta melalui email:
- Pertemuanagenda rapat,hasil rinci, dan dokumen yang harus dibaca sebelumnya
- Theplatform dan alat pertemuan yang akan digunakan (misalnya, papan tulis untuk curah pendapat)
- Pengaturan untuk mencatat notulen rapat Anda sekarang dapat menggunakan fitur Tampilan Kalender ClickUp untuk memeriksa jadwal manajer di seluruh departemen dan memilih waktu rapat yang sesuai. Setelah Anda mengidentifikasi slot waktu, gunakan Tugas ClickUp untuk menjadwalkan rapat Anda. Cukup buat tugas, lampirkan dokumen agenda rapat Anda, dan tetapkan tugas ke semua manajer yang berpartisipasi. Perangkat lunak ini secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada para peserta.
Buat daftar tugas untuk mengatur semua rapat dan upacara sprint yang gesit di ClickUp
Tidak yakin siapa yang harus diundang? Gunakan fitur Templat Bagan Organisasi ClickUp untuk memvisualisasikan hierarki organisasi Anda dan mengidentifikasi semua manajer dan supervisor yang harus berkontribusi dalam rapat kalibrasi.
Mudah memvisualisasikan struktur dan tata letak tim Anda dengan templat papan tulis bagan organisasi sederhana ini
Anda juga dapat mengirim Templat Notulen Rapat ClickUp kepada pencatat yang ditugaskan. Templat ini mencakup ruang khusus untuk membuat daftar undangan, item tindakan, dan penerima tugas, sehingga menjadikannya dokumen referensi inti untuk siklus peninjauan di masa mendatang.
Template Kerangka Kerja Notulen Rapat oleh ClickUp untuk mencatat agenda, pembelajaran, undangan, dan detail lainnya dari sebuah rapat
Melaksanakan pertemuan
Pada hari pertemuan, setiap manajer harus datang dengan membawa draf laporan penilaian dan rincian berikut:
- Karyawan dengan kinerja terbaik dan terburuk dalam tim mereka
- Pertanyaan-pertanyaan khusus karyawan untuk didiskusikan selama rapat
- Rincian promosi yang diusulkan, kenaikan kompensasi, dan program pelatihan
Inilah cara pelaksanaannya. ▶️
Langkah 5: Biarkan para manajer mendiskusikan laporan mereka
Fasilitator rapat dapat memulai rapat dengan pernyataan singkat tentang tinjauan kinerja tujuan dan sasaran . Kemudian, para manajer harus turun tangan untuk membandingkan dan mendiskusikan penilaian masing-masing satu per satu. Komite kalibrasi memperhatikan hal-hal berikut ini:
- Ketidakkonsistenan dalam penilaian kinerja kandidat dengan profil pekerjaan yang serupa
- Penilaian rata-rata per tim (penilaian yang masuk akal dapat langsung disetujui)
- Karyawan yang berkinerja di bawah atau melebihi harapan
- Peringkat yang sangat tinggi atau rendah dan alasan di baliknya
Selama diskusi ini, fasilitator rapat harus mencari tanda-tanda bias yang tidak disengaja dan menginterupsi jika perlu.
Agar langkah ini menjadi produktif dan mendukung perbandingan, para manajer harus menggunakan standar yang sama saat mempresentasikan tinjauan mereka. Hal ini dapat dicapai melalui Templat Tinjauan Kinerja ClickUp .
Mintalah semua manajer Anda untuk mencatat dan menganalisis evaluasi mereka menggunakan struktur tinjauan tanpa embel-embel dari templat ini. Mereka dapat mencatat target setiap karyawan, inisiatif peningkatan diri dan pencapaian. Tingkat perincian ini membantu komite melakukan analisis 360° dari setiap penilaian.
Melacak dan menilai kinerja karyawan secara efisien dengan Templat Tinjauan Kinerja ClickUp
Langkah 6: Menyesuaikan peringkat dan keputusan kompensasi
Identifikasi titik-titik konflik dan biarkan para manajer bertukar pikiran untuk mencapai peringkat konsensus untuk penilaian yang relevan. Pada langkah ini, sangat penting untuk mencatat alasan di balik setiap keputusan yang diambil.
Misalnya, jika para manajer merasa bahwa karyawan tertentu produktivitasnya sangat tinggi mereka dapat meninjau kualitas kerja mereka untuk melihat apakah produktivitasnya sudah mencapai titik yang tepat dan kemudian membuat penilaian akhir.
Ingatlah bahwa sesi kalibrasi kinerja diadakan untuk menentukan karyawan dengan kinerja terbaik dan terburuk, jadi Anda juga harus mencatat daftar karyawan yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
Anda dapat mencatat hasil dari setiap penilaian di Klik Dokumen -sebuah solusi manajemen dokumen terpusat. Gunakan ruang ini untuk menyimpan semua informasi penilaian seperti riwayat penilaian, skala, skor awal dan skor yang disesuaikan, dan alasan yang berlaku.
Buat, edit, dan bagikan dokumen Anda secara real-time dengan tim Anda dengan ClickUp Docs
ClickUp Docs mendukung pengeditan langsung dan beberapa kolaborator, sehingga tim Anda dapat menggunakan alat ini dengan nyaman selama rapat.
Aktivitas dan umpan balik pasca rapat
Saatnya memberikan umpan balik! Dengan berakhirnya rapat kalibrasi kinerja yang sukses, langkah terakhir adalah membagikan tinjauan kinerja yang telah disetujui kepada bawahan langsung Anda.
Langkah 7: Membagikan umpan balik dan tinjauan dengan karyawan
Undang semua bawahan langsung Anda untuk menghadiri rapat pertemuan empat mata dan bagikan penilaian kinerja dengan mereka. Berikan rincian tentang standar kinerja dan jelaskan di mana mereka gagal atau melebihi harapan. Berikan motivasi kepada karyawan jika Anda merasa perlu dan beritahukan bagaimana mereka dapat meningkatkan peringkat mereka di masa mendatang.
Untuk karyawan yang tidak bekerja dengan baik, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan metode Templat Rencana Tindakan Perbaikan ClickUp untuk mendukung upaya perbaikan mereka. Gunakan template ini untuk mencatat tidak hanya umpan balik Anda, namun juga akar penyebab masalah pada kinerja mereka dan langkah-langkah tindakan yang dapat mereka ambil untuk mengatasinya.
Gunakan templat Rencana Tindakan Perbaikan ClickUp untuk menyelesaikan konflik di berbagai tim
Setelah siklus peninjauan berakhir, Anda dapat melihat kembali dokumen penilaian kapan saja di ClickUp Documents. Selain itu, manfaatkan ClickUp AI untuk meringkas tinjauan kinerja sebelumnya dan catatan rapat kalibrasi sebelum siklus tinjauan kinerja berikutnya.
Tingkatkan Kualitas Ulasan Performa Anda dengan ClickUp
Jika Anda ingin menjaga ulasan kinerja tetap adil dan mempertahankan karyawan terbaik Anda, sangat penting untuk mengkalibrasi penilaian dengan benar. Untungnya, platform seperti ClickUp menyederhanakan prosesnya dengan KPI dan templat tinjauan kinerja , Dasbor, dan fitur-fitur bermanfaat lainnya. Mendaftar untuk ClickUp dan ambil langkah pertama Anda menuju kalibrasi tinjauan kinerja yang efektif. 🤠