Apa yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek dengan sukses? Orang, waktu, dan uang? Ya, tetapi masih ada lagi. Penyelesaian proyek yang sukses membutuhkan penjadwalan sumber daya yang tepat untuk tugas-tugas yang tepat pada waktu yang tepat dalam urutan yang logis.
Jadi, tidak heran jika bisnis akan rugi jutaan dolar dalam biaya riil dan biaya peluang dari penundaan atau pembengkakan anggaran.
Sebagai manajer proyek, penjadwalan sumber daya yang efektif adalah kunci untuk memastikan kesuksesan.
Apa itu Penjadwalan Sumber Daya?
Penjadwalan sumber daya adalah bagian penting dari manajemen proyek, di mana anggota tim yang tersedia ditugaskan tugas-tugas tertentu untuk diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan. Pada dasarnya ada dua metode penjadwalan sumber daya: Terbatas waktu atau terbatas sumber daya.
Penjadwalan sumber daya terbatas waktu
Jika ada tenggat waktu proyek yang ditetapkan, Anda akan menugaskan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jadwal tersebut. Ada tenggat waktu yang tetap dalam kasus ini, tetapi sumber daya bersifat fleksibel. Organisasi atau agensi layanan profesional dengan sumber daya ekstra yang menunggu proyek biasanya menggunakan penjadwalan sumber daya terbatas waktu.
Hal ini juga berlaku untuk proyek yang memiliki tanggal peluncuran yang ditetapkan. Misalnya, jika Anda melihat peluncuran Natal, Anda dibatasi waktu hingga 25 Desember (atau lebih cepat).
Penjadwalan dengan sumber daya terbatas
Di sisi lain, jika Anda memiliki sumber daya yang terbatas, Anda akan merencanakan proyek berdasarkan ketersediaan dan kapasitas sumber daya.
Metode manajemen sumber daya ini menuntut fleksibilitas dalam jadwal. Penjadwalan dengan sumber daya terbatas biasanya digunakan oleh perusahaan produk atau tim internal, di mana Anda mempekerjakan anggota tim atau kontraktor tambahan. Misalnya, ketika ClickUp menambahkan fitur AI ke platform kami, kami menjadwalkan proyek dengan kendala sumber daya dalam pikiran.
Apa pun itu, jadwal sumber daya pada dasarnya diatur oleh sumber daya dan waktu. Mari kita ambil contoh sebuah tim produksi konten . Tim ini terdiri dari analis SEO, penulis, editor, desainer, dan penerbit. Di sini, setiap orang melakukan tugas mereka setelah menyelesaikan tugas sebelumnya. Jadi, Anda perlu menjadwalkan sumber daya secara berurutan sebagai sprint dua mingguan.
- Riset SEO dan pengarahan singkat dari hari 1-3
- Penulisan dari hari ke 4-9
- Pengeditan dari hari ke 10-12
- Desain dari hari ke 13-15
Bahkan jadwal sumber daya yang sederhana ini pun menghadirkan tantangan. Seperti yang dapat Anda lihat dari bagan di atas, seorang analis SEO atau editor membutuhkan tiga hari untuk menyelesaikan tugas mereka, sementara penulis membutuhkan enam hari untuk tugas mereka.
Jadi, jika tim ini memiliki satu sumber daya untuk setiap keahlian, semua orang kecuali penulis akan kurang dimanfaatkan. Masalah inilah yang ingin dipecahkan oleh penjadwalan sumber daya yang efektif.
Mengapa Penjadwalan Sumber Daya Penting dalam Manajemen Proyek?
Biaya tenaga kerja mencapai "70% dari total biaya operasional organisasi," menyarankan penelitian Human Capital Management Institute (HCMI). Artinya, meskipun karyawan adalah aset terbesar Anda, mereka juga merupakan pengeluaran terbesar Anda. Jadi, Anda perlu memanfaatkan mereka secara optimal dan efektif.
Mengoptimalkan sumber daya
tampilan beban kerja di clickup
Anda akan melihat bahwa kami tidak mengatakan 'memaksimalkan sumber daya manusia' karena pemanfaatan terbaik dari keahlian seseorang tidak selalu sama dengan 100% waktu mereka. Bahkan, " Penelitian Gartner menunjukkan bahwa tim dengan utilisasi yang lebih rendah dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memberikan nilai bisnis sebesar 30% atau lebih."
Penjadwalan sumber daya memberdayakan manajer proyek untuk menggunakan waktu anggota timnya secara efektif. Hal ini memungkinkan mereka untuk memanfaatkan orang-orang dan keterampilan yang tersedia dengan sebaik-baiknya untuk memaksimalkan hasil.
Menyampaikan tepat waktu dan sesuai anggaran
Manfaatkan penjadwalan sumber daya untuk memastikan Anda menyelesaikan proyek dalam waktu dan anggaran yang dialokasikan.
Hal ini memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan jalannya proyek di masa depan dan membuat rencana kontingensi jauh-jauh hari sebelumnya. Ketika peristiwa yang tidak terduga terjadi, sesuaikan atau lakukan pivot sesuai kebutuhan.
Memberikan layanan berkualitas
Penjadwalan proyek lebih dari sekadar kalender sumber daya . Ini adalah visualisasi yang transparan tentang bagaimana pelaksanaan proyek. Kalender ini berisi tugas-tugas proyek, tanggung jawab, ketergantungan, serah terima, kolaborasi, siklus umpan balik, dll.
Dengan pandangan yang komprehensif, setiap anggota tim memahami peran mereka dalam siklus proyek. Dengan cara ini, mereka akan berkolaborasi dengan rekan-rekan mereka secara lebih efektif, menerima serah terima secara menyeluruh dan memberikan instruksi yang jelas. Bersama-sama, mereka akan memberikan layanan yang memenuhi standar yang diharapkan.
Menghemat biaya
Mengidentifikasi kesenjangan dalam rencana Anda akan mudah dilakukan jika Anda menjadwalkan sumber daya Anda terlebih dahulu. Hal ini memberikan manajer proyek waktu dan kesempatan untuk merekrut lebih awal atau mengacak tim mereka untuk mengisi kekosongan.
Tanpa jadwal sumber daya, kesenjangan akan sering muncul selama proyek berlangsung, membuat semua orang berebut mencari solusi dan menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu. Kesenjangan dalam jadwal proyek Anda juga menyebabkan masalah manajemen sumber daya seputar keterlibatan, kinerja, dan retensi karyawan.
Ulasan dan retrospeksi yang kuat
Tinjauan yang baik adalah saat Anda mengukur hasil berdasarkan rencana, dan jadwal sumber daya bertindak sebagai rencana. Ulasan membantu Anda memahami jika ada penundaan, anggaran yang melampaui batas, masalah kolaborasi, atau tantangan interpersonal lainnya. Susunlah rencana peningkatan berkelanjutan Anda untuk proyek-proyek masa depan berdasarkan hal ini.
Manfaat Penjadwalan Sumber Daya
Tujuan dari setiap proyek adalah menghasilkan atau meningkatkan pendapatan. Penjadwalan sumber daya memastikan bahwa Anda mendapatkan hasil yang Anda butuhkan.
Untuk anggota tim
Dengan jadwal sumber daya yang jelas, terlihat, dan transparan, setiap anggota tim tahu persis apa yang harus mereka lakukan, dengan standar apa, dan kapan. Oleh karena itu, mereka memiliki:
- Kejelasan tentang peran mereka untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka, bertanggung jawab atas hasil kerja mereka
- Jalan menuju penyelesaian untuk merencanakan liburan, istirahat, cuti panjang, dan peristiwa besar lainnya
- Rasa memiliki tujuan untuk menghubungkan tugas mereka dengan tujuan bisnis, menumbuhkan komitmen
- Keterlibatan di tempat kerja untuk kolaborasi yang lebih baik
- Visibilitas kinerja untuk mencapai tujuan merekatujuan mereka di seluruh proyek dan memahami bagaimana keberhasilan mereka akan dievaluasi
Menetapkan tujuan yang terukur untuk tugas dan proyek dengan perkembangan otomatis untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dengan jadwal yang ditentukan dan target yang dapat diukur
Untuk manajer proyek
Para pemimpin akan mengelola proyek, tugas, tim, dan hasil secara efektif dengan kuat alokasi sumber daya untuk menyediakan hal-hal berikut ini ..:
- Gambaran yang jelas tentang siapa yang melakukan apa, mengoptimalkan pemanfaatan dan keterlibatan karyawan
- Gambaran umum tentang kesenjangan atau kelebihan beban untuk mengatasinya dan menjaga proyek tetap berada di jalurnya
- Kemampuan untuk meramalkan penundaan atau pelampauan anggaran untuk mencegah masalah dan mempersiapkan diri menghadapi masalah yang tak terhindarkan
- Kemampuan beradaptasi terhadap perubahan seiring dengan berkembangnya permintaan pasar, kebutuhan pelanggan, atau struktur organisasi
- Kebebasan untuk mengkomunikasikan status proyek secara akurat dan teratur kepada pimpinan
Untuk organisasi
Penjadwalan sumber daya yang efektif membantu organisasi memanfaatkan tim secara optimal.
- Mempekerjakan orang yang tepat pada waktu yang tepat
- Menagih pelanggan dengan harga yang tepat berdasarkan estimasi upaya dan waktu yang hampir akurat
- Mengidentifikasi kesenjangan dalam keterampilan atau kemampuan untuk merencanakan strategi pembelajaran dan pengembangan
- Memperkirakan permintaan sumber daya secara akurat
- Mencegah pergeseran ruang lingkup
Bagaimana Cara Membuat Jadwal Sumber Daya?
1. Tentukan ruang lingkup proyek dan kebutuhan sumber daya
Sebelum memulai proses penjadwalan sumber daya, mulailah dengan menentukan ruang lingkup proyek dan sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Saat melakukan hal ini, pertimbangkan hal-hal berikut.
Waktu yang Anda miliki: Pikirkan lebih dari sekadar jumlah hari kerja. Juga, pertimbangkan apakah ada hari libur lain yang mungkin digunakan orang untuk berkumpul di akhir pekan yang panjang atau acara internal besar yang mungkin melibatkan tim Anda.
Keterampilan yang dibutuhkan: Identifikasi semua keterampilan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek, termasuk keterampilan teknis, operasional, dan manajerial.
Sumber daya yang dibutuhkan: Satu orang mungkin memiliki lebih dari satu keterampilan. Beberapa individu dapat memiliki keterampilan yang sama. Buat kombinasi optimal dari anggota tim untuk membentuk keterampilan yang Anda butuhkan.
Struktur rincian kerja (WBS): Pecah proyek menjadi komponen-komponen kecil, hirarkis, dan dapat dikelola, yaitu tugas.
Ketergantungan: Jelaskan urutan di mana tim Anda harus menyelesaikan tugas dan bagaimana seseorang memengaruhi aktivitas hulu atau hilir.
Kendala: Apakah waktu yang ketat jadwal proyek ? Apakah jumlah orang yang dibutuhkan lebih sedikit dari yang Anda pikirkan? Apakah anggarannya terbatas? Apakah tim Anda bekerja di berbagai zona waktu yang berbeda yang tidak tumpang tindih?
Identifikasi setiap hambatan yang mungkin akan Anda temui. Selain itu, evaluasi juga kebutuhan sumber daya dalam organisasi Anda untuk pembagian keahlian yang lebih baik.
Hasil proyek dan ukuran keberhasilan: Tuliskan apa yang Anda harapkan dari setiap anggota tim dan bagaimana Anda akan mengukur kinerja mereka. Hal ini akan memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan bekerja bersama-sama.
2. Pilih alat manajemen sumber daya
Organisasi telah lama menggunakan tabel dan spreadsheet untuk menjadwalkan sumber daya. Cara ini berfungsi untuk tugas-tugas sederhana dan berurutan seperti yang ditunjukkan di atas. Namun, ketika tim menjadi lebih besar, tugas menjadi kompleks, dan ketergantungan meningkat, Anda memerlukan perangkat lunak penjadwalan sumber daya yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Setiap fitur yang Anda butuhkan untuk menjadwalkan sumber daya adalah bagian dari aplikasi manajemen proyek ClickUp.
- Tugas proyek
- Pengguna dapat mengalokasikan tugas-tugas tertentu untuk
- Kemampuan untuk melihat beban kerja dan menyesuaikannya dengan kebutuhan saat ini
- Ketergantungan antara tugas dan proyek
- Pelacak waktu dan lembar waktu untuk manajemen yang lebih sederhana
- Daftar, Kanban, kalender, danTampilan bagan Gantt* Dasbor untuk tinjauan kinerja cepat
- Dokumentasi, komentar, dan papan tulis untuk kolaborasi
Ubah tugas terpenting Anda menjadi tonggak pencapaian untuk membuat representasi visual dari kemajuan yang dibuat dalam proyek Anda
ClickUp juga memiliki kemampuan seret dan lepas yang mudah, antarmuka yang ramah pengguna, pemberitahuan, dan alur kerja yang dapat disesuaikan untuk membuat penjadwalan proyek Anda menjadi sederhana dan efektif.
3. Membuat tugas
Kelola tugas dan proyek, dan berkolaborasi secara efisien dengan tim Anda menggunakan ClickUp
Setelah Anda memilih alat manajemen sumber daya, siapkan proyek sebagai kumpulan sub-proyek, tugas, sub-tugas, dan daftar periksa. Dengan ClickUp, Anda memiliki fleksibilitas penuh dengan manajemen tugas .
Kustomisasi: Buat struktur yang diperlukan dengan Otomatisasi , Poin Sprint, data Bidang Khusus, dan banyak lagi.
Hirarki: Buat subtugas bersarang dan atur ulang atau edit secara massal dengan mudah. Selain itu, atur ketergantungan saat Anda melakukannya.
Pengelompokan: Kurasi tugas berdasarkan kategori, buat status khusus, tetapkan prioritas, dan tambahkan tag. Tautkan tugas, dokumen, dan integrasi untuk memungkinkan akses pengetahuan ke setiap anggota tim.
Tugas berulang: Tetapkan rapat mingguan atau pengingat harian sebagai tugas berulang untuk ditambahkan ke daftar Anda secara otomatis.
Template: Gunakan templat tugas untuk membuat alur kerja untuk tugas yang berulang. Misalnya, Anda dapat membuat templat hubungan kandidat untuk digunakan kembali setiap kali seseorang mengajukan permintaan perekrutan baru.
Tonggak pencapaian: Tetapkan tujuan yang menandakan selesainya tahap-tahap penting dalam proyek Anda. Luangkan waktu untuk merayakannya juga.
4. Menetapkan sumber daya proyek
Pastikan komentar Anda terlihat dengan memberikan komentar kepada pengguna secara langsung di tugas, dan dapatkan tampilan cepat dari komentar yang diberikan di Daftar Periksa
Menugaskan individu untuk setiap tugas/subtugas. Dengan alat manajemen sumber daya ClickUp, Anda bisa menugaskan beberapa orang ke sebuah tugas. Anda juga bisa menambahkan pemirsa, yang akan mendapatkan notifikasi ketika ada pembaruan atau perubahan status.
Gunakan Tampilan Kotak ClickUp untuk melihat seberapa sibuk atau tersedia anggota tim. Gunakan Tampilan Beban Kerja untuk mengetahui apakah setiap anggota tim bekerja melebihi atau di bawah kapasitas. Aktifkan pelacakan waktu dan estimasi untuk mengetahui perkembangannya.
5. Mengevaluasi kelayakan
Setelah Anda menyiapkan, saatnya untuk memeriksa dan memastikan semuanya baik-baik saja. Gunakan fitur 15+ tampilan ClickUp menawarkan untuk melakukan hal itu.
Tampilan kalender: Gunakan tampilan kalender (hari, minggu, atau bulan) untuk manajemen waktu dan untuk melihat apakah tonggak-tonggak tersebut sesuai dengan tenggat waktu proyek.
Tampilan Gantt: Gunakan tampilan Gantt untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang berjalan secara paralel tidak bergantung satu sama lain. Pindahkan tugas-tugas tersebut untuk memastikan serah terima tugas yang lancar dari satu tahap ke tahap lainnya, sehingga memperkuat manajemen sumber daya. Di ClickUp, Anda juga dapat mengidentifikasi jalur kritis dan waktu kendur untuk menjadwal ulang beberapa pekerjaan tanpa mempengaruhi tenggat waktu yang lebih besar.
Atur proyek, rencanakan jadwal, dan visualisasikan pekerjaan tim Anda pada kalender fleksibel yang membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama
Tampilan garis waktu: Memvisualisasikan peta jalan, tugas yang telah diselesaikan, dan acara yang akan datang dalam bentuk linier garis waktu proyek untuk menyisir anomali.
6. Siapkan tim Anda untuk sukses
Gunakan ClickUp Docs untuk membuat dan menghubungkan dokumen, wiki, dan lainnya yang indah untuk eksekusi ide tanpa hambatan dengan tim Anda
Bawa semua aset proyek yang diperlukan ke dalam satu tempat. Anda dapat menggunakan ClickUp Docs untuk mendokumentasikan proyek. Jika Anda memiliki aset di alat bantu lain seperti Figma atau Google Spreadsheet, sematkan aset tersebut ke dalam Ruang Kerja ClickUp Anda. Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran. Aktifkan komentar agar tim dapat berbicara satu sama lain atau dengan cepat mengubah komentar menjadi tugas!
7. Memantau dan meningkatkan
Melacak dan memantau tugas, sumber daya, dan kemajuan proyek dalam tampilan Dasbor ClickUp
Penjadwalan sumber daya tidak berakhir ketika proyek dimulai. Ketika tim menyelesaikan tugas mereka setiap hari, manajer proyek harus memantau kemajuan dan membuat penyesuaian, jika diperlukan. Gunakan Dasbor ClickUp untuk ini.
Buat dasbor khusus Anda dengan indikator proyek yang penting bagi Anda. Tambahkan widget untuk anggota tim, jalur kritis, sprint, status, dan aspek lainnya di satu tempat.
Jika Anda mencari ruang kerja kosong, gunakan fitur Templat Perencanaan Sumber Daya . Sesuaikan dengan kebutuhan Anda dengan mudah. Berikut ini beberapa lainnya templat perencanaan sumber daya di Excel dan Google Spreadsheet untuk membantu Anda mengambil keputusan.
6 Strategi untuk Penjadwalan Sumber Daya yang Efektif
Setelah melihat detail yang diperlukan untuk penjadwalan sumber daya yang efektif, berikut ini beberapa strategi efektif untuk manajemen proyek.
Tentukan standar dengan jelas
Anda menganggap sebuah proyek selesai ketika Anda melaksanakan semua tugas dan memenuhi semua spesifikasi pelanggan Anda. Jadi, gunakan sistem penjadwalan sumber daya Anda untuk melakukannya:
- Menetapkan persyaratan, ekspektasi, ukuran keberhasilan, dan standar kualitas
- Menyatukan seluruh tim proyek dan mendiskusikan standar dengan mereka
- Menerbitkannya dalam bahasa yang sederhana dan membuatnya dapat diakses oleh semua orang untuk digunakan di kemudian hari
Rencanakan waktu dan sumber daya tambahan
Visualisasikan tugas dan sumber daya di satu tempat menggunakan Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp Jadwalkan sumber daya Anda dengan beberapa margin untuk perubahan atau perkembangan yang mendadak. Jangan gunakan sumber daya manusia Anda 100%. pemanfaatan 75-80% memberikan ruang bernapas untuk semua.
Waktu ekstra mempertahankan energi kognitif, terutama dalam pekerjaan kreatif seperti menulis, desain, dan pengembangan perangkat lunak, yang mengarah pada hasil yang lebih baik secara keseluruhan.
Selain itu, jangan menjadwalkan hingga menit-menit terakhir. Sisakan 1-2 hari di akhir untuk menutupi penundaan yang tidak terduga. Jika situs web yang baru Anda kembangkan mengalami kerusakan atau iklan banner Anda salah ketik, waktu ekstra ini akan menyelamatkan hari.
Rencanakan seputar ketergantungan
Setiap proyek, betapapun sederhananya, memiliki ketergantungan yang melekat. Rencanakanlah untuk memastikan tidak ada yang bekerja terlalu keras. Pastikan Anda tidak membebani anggota tim dengan penundaan menjelang akhir alur kerja.
Misalnya, jika tim DevOps kecil Anda perlu mendorong ratusan fitur ke produksi pada hari terakhir, kemungkinan besar Anda akan menghadapi gangguan teknis dan emosional. Aturlah aktivitas tersebut dengan hati-hati.
Pantau setiap saat
Terus pantau perkembangannya, kapasitas tim, dan pemanfaatannya setiap minggu, jika tidak setiap hari. Hindari penggunaan sumber daya yang berlebihan atau kurang. Alokasikan kembali sumber daya untuk tugas-tugas penting atau hambatan yang tidak terduga seperti keadaan darurat atau sakit.
Berkomunikasi secara proaktif
Jaga agar saluran komunikasi tetap terbuka untuk mendorong kolaborasi antar tim. Selalu beri tahu semua pemangku kepentingan mengenai perkembangan berdasarkan kebutuhan mereka. Misalnya, chief technology officer (CTO) akan membutuhkan informasi terbaru setiap minggu mengenai kemajuan proyek secara keseluruhan pada tingkat tinggi.
Anggota tim di bawah eksekutif tingkat C membutuhkan pembaruan tingkat mikro pada tugas-tugas hulu mereka. Lakukan hal ini secara manual atau mengotomatiskan laporan secara berkala.
Membawa proyek ke penutupan yang berarti
- Tanyakan kepada pelanggan apakah mereka puas dengan semua aspek proyek
- Mintalah umpan balik tentang apa yang telah Anda lakukan dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan
- Rayakan kemenangan bersama tim
- Lakukan retrospeksi atau tinjauan kinerja untuk membahas keberhasilan tugas atau proyek sebagai sebuah tim
- Menutup semua tugas di halamanalat manajemen proyek dan arsipkan sebagaimana mestinya
Maksimalkan Potensi Tim Anda dengan Penjadwalan Sumber Daya yang Efektif
Agar berhasil menyelesaikan sebuah proyek, semua anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka dan saling membantu saat dibutuhkan. Sangat penting untuk menyebutkan ketergantungan dan kebutuhan untuk menyelesaikan tugas pada waktu tertentu. Penjadwalan sumber daya yang efektif memainkan peran penting dalam memungkinkan hal tersebut.
Manfaatkan fitur penjadwalan sumber daya ClickUp untuk memberdayakan setiap manajer proyek dengan alat untuk mengarahkan tim ke arah yang benar dari awal hingga akhir. Baik menugaskan orang yang tepat untuk tugas yang tepat atau mengambil tugas untuk diselesaikan, ClickUp memberdayakan Anda untuk melakukan semuanya. Temukan cara memaksimalkan potensi tim Anda dengan mendaftar secara gratis hari ini.