A beszerzési csapatok nyomás alatt állnak, hogy kevesebből többet hozzanak ki – a volatilis piacok, az ellátási sokkok és a folyamatos költségcsökkentések közepette.
A ChatGPT beszerzési felhasználási eseteinek használata lehetővé teszi csapatának, hogy gyorsabban reagáljon a változó piacokra és elvárásokra. A ChatGPT szimulálhatja a beszállítói forgatókönyveket, elemezheti a kockázati kitettséget, elkészítheti az ajánlattételi felhívásokat, és akár javaslatokat is tehet a beszerzési stratégiák optimalizálására.
Ebben a blogban megosztunk néhány főbb felhasználási esetet a ChatGPT beszerzési csapatok számára. Minden felhasználási esethez megosztunk egy erre a célra készült ChatGPT promptot.
A kezdéshez egyszerűen másolja és illessze be ezeket a promptokat a kontextusába. Testreszabhatja őket, hogy speciális betekintést nyerjen.
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp beszerzési sablonja központosítja a beszerzést, a beszállítói adatokat és a beszerzési és üzemeltetési csapatok vásárlási jóváhagyásait.
Az olyan mezők, mint a Szállító szintje, Kritikus fontosság és Megfelelési állapot lehetővé teszik a prioritások meghatározását, míg a Szerződések, Jóváhagyások és Megrendelések nézetek segítségével csapata azonnal áttekintheti a beszerzési ciklus minden lépését.
Miért érdemes a ChatGPT-t használni a beszerzésben?
A beszerzési csapatok hatalmas munkaterheléssel küzdenek: szerződések, beszállítói adatok, megfelelőség és kiterjedt dokumentáció kezelése.
A kihívás kritikus: a Hackett Group legújabb jelentése szerint a beszerzési munkaterhelés 10%-kal fog növekedni, míg a csapat költségvetése csak 1%-kal, ami 9%-os hatékonysági különbséget eredményez.
A ChatGPT egyszerűsíti ezt a bonyolult folyamatot. A természetes nyelvfeldolgozás (NLP) segítségével gondolkodó partnerként működik, amely percek alatt, napok helyett elemzi a szilárd adatokat, megfogalmazza a lényeges tartalmat és feltárja a betekintést, így felgyorsítva a döntéshozatalt és megszüntetve a hatékonysági szakadékot.
Így segít a ChatGPT:
- Stratégiai fókusz: Automatizálja a kutatást és a dokumentációt, hogy segítsen a beszerzési szakembereknek, így több idő marad a tárgyalásokra és a stratégiai beszerzésre.
- Nagyobb hatékonyság: Felgyorsítja a manuális beszerzési folyamatokat, mint például a beszállítók kutatása és a szerződések elemzése, és automatizálja a szerződések, SLA-k, ajánlatkérések, beszerzési politikák és értekezletek összefoglalói első vázlatának elkészítését AI eszközök segítségével.
- Komplex elemzés: Összehasonlítja a beszállítói profilokat, feltételeket és piacokat, miközben a forgatókönyvek összefoglalásával és riasztásokkal erősíti a kockázatkezelést – olyan beszerzési kihívások, amelyek emberi felügyelet mellett elkerülhetik a figyelmet.
- Kevesebb emberi hiba: Mivel a ChatGPT automatizálja az adatelemzést és -gyűjtést, kiküszöböli a kézi adatbevitelből és az inkonzisztens formázásból adódó hibákat.
- Vezetés és támogatás: Valós idejű betekintést nyújt a beszerzési vezetőknek, és segít a szakembereknek a gyorsabb felkészülésben irányított utasításokkal és újrafelhasználható sablonokkal, hogy javítsák a beszállítói teljesítmény nyomon követését.
- Működési kiválóság: Összegyűjti a tanulságokat és bezárja a kört a beszerzési életciklus folyamatos fejlesztése érdekében.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók 37%-a használja az AI-t tartalomkészítéshez, beleértve az írás, a szerkesztés és az e-mailek írását. Ez a folyamat azonban általában különböző eszközök, például tartalomkészítő eszközök és a munkaterület közötti váltást igényel.
A ClickUp segítségével AI-alapú írási segítséget kaphat a munkaterület egészén, beleértve az e-maileket, megjegyzéseket, csevegéseket, dokumentumokat és egyebeket – mindezt a munkaterület egészének kontextusának megőrzése mellett.
👀 Tudta-e? A beszerzési szakemberek 90%-a máris tervezi mesterséges intelligencia alapú ügynökök használatát beszerzési tevékenységeinek optimalizálása érdekében.
ChatGPT beszerzési felhasználási esetei
Talán Ön egy beszerzési szakember, aki a ChatGPT-t szeretné használni beszerzési dokumentumok elkészítéséhez. Vagy egy beszerzési vezető, aki a ChatGPT-t szeretné használni a több lépésből álló munkafolyamatok egyszerűsítéséhez.
Talán Ön beszerzési vezető vagy CPO, aki az AI-t stratégiai tervezéshez és döntéshozatalhoz szeretné felhasználni.
Minden felhasználói szinthez kidolgoztunk ChatGPT használati eseteket. Vessen rá egy pillantást!
ChatGPT beszerzési felhasználási esetei alapvető dokumentációhoz
1. ChatGPT ajánlattételi felhívások (RFP) megfogalmazásához
Az ajánlattételi felhívások kézi megfogalmazása miatt a csapatoknak mindent elölről kellett kezdeniük, vagy elavult sablonokat kellett újra felhasználniuk.
Órákba, sőt napokba telne a hatály, a műszaki előírások, az ütemtervek, az értékelési kritériumok és a megfelelési záradékok összehangolása.
A hiányzó adatok gyakran későn kerültek napvilágra, ami a beszállítókkal való egyeztetéseket tett szükségessé, és meghosszabbította a ciklust, ezáltal meghosszabbítva a beszerzési határidőket.
A ChatGPT segítségével csak be kell írnia a projekt kontextusát – kategóriát, mennyiségeket, helyszíneket, irányelveket és határidőket. Azonnal megkapja a teljes ajánlati felhívás tervezetét, strukturált szakaszokkal: célok, hatály, specifikációk, benyújtási formátum, értékelési súlyozások és megfelelőségi megjegyzések.
A ChatGPT még a hiányosságokat is kiemeli, és azokat beszállítói kérdésekké alakítja. Csapatának így több ideje marad a magasabb értékű feladatokra, például a beszállítók értékelésére és a tárgyalásokra.
🤖 Általános ajánlattételi felhívás-tervezet: „Készítsen ajánlattételi felhívás-tervezetet [projekt/kategória] számára. Tartalmazza: célkitűzéseket, hatókört, műszaki előírásokat, ütemtervet, súlyozott értékelési kritériumokat, benyújtási formátumot és a [irányelv/szabvány]nak megfelelő megfelelőségi követelményeket. A hiányzó információkat jelölje meg szállítói kérdéseként.”
2. ChatGPT a beszállítók bevonásának ellenőrzőlistájához
A dokumentumok összegyűjtésétől a rendszerek beállításán és a jóváhagyások megszerzésén át minden másig – egy új szállító bevonása sok munkával jár.
A ChatGPT segítségével a vállalatának egyedi követelményei alapján testreszabott bevezetési munkafolyamatot hozhat létre. Ezzel megkíméli csapatát attól, hogy minden új beszállító bevezetésekor újra kelljen feltalálni a kereket.
🤖 Általános bevezetési ellenőrzőlista: „Készítsen beszállító bevezetési ellenőrzőlistát [iparág/vállalattípus] számára. Tartalmazza a jogi dokumentumok, a megfelelőségi tanúsítványok, a pénzügyi beállítások, az IT/biztonsági hozzáférés, a teljesítmény KPI-k és a jóváhagyási kapuk szakaszait.”
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes leltár sablonok Excelhez, Sheetshez és ClickUphez
3. ChatGPT beszállítói kommunikációs e-mailek megfogalmazásához
A beszállítói e-mailek kézi kezelése komoly szűk keresztmetszeteket okoz.
Mivel minden vevő a saját kommunikációs stílusát használja, a szabványosítás hiánya zavart okoz a beszállítók körében, részletek kimaradásához és lassú válaszokhoz vezet.
Több tucatnyi kézi e-mail (ajánlattételi felhívások, pontosítások, emlékeztetők) azt jelenti, hogy a kritikus információk könnyen elvesznek, ami arra kényszeríti a csapatokat, hogy időt pazaroljanak olyan alapvető részletek után kutatva, amelyeknek már az elejétől fogva egyértelműnek kellett volna lenniük.
A ChatGPT megoldhatja ezt a problémát, ha a tervezési asszisztensévé válik. Adja meg a szükséges információkat, és másodpercek alatt professzionális beszállítói e-maileket kap.
A kezdeti kapcsolatfelvételtől a határidő-emlékeztetőken át a találkozó utáni nyomon követésig biztosítja az üzenetek következetességét.
🤖 ChatGPT utasítások a beszállítói kommunikációhoz
Első kapcsolatfelvétel a beszállítóval: „Írjon egy e-mailt, amelyben meghívja a [beszállító neve] vállalatot, hogy vegyen részt a [kategória/projekt] ajánlatkérésben. Adja meg a projekt hatókörét, a benyújtási határidőt és a kapcsolattartási adatokat a pontosításokhoz. A hangnem legyen hivatalos, de barátságos.”
Tisztázási kérelem: „Írjon egy tisztázó e-mailt a [beszállító neve] számára az ajánlattételi felhívásra adott válaszukban hiányzó részletekről. Kérdezzen konkrétan az egységárakról, a szállítási határidőkről és a jótállási feltételekről. Kérjen választ [dátum]ig.”
Határidő-emlékeztető: „Készítsen emlékeztető e-mailt a [beszállító neve] számára, hogy az [ID] számú ajánlatkérésre adott válaszuk határideje [dátum]. Legyen udvarias, rövid és professzionális, és ismét mellékelje a benyújtási utasításokat.”
Találkozó utáni nyomon követés: „Írjon egy nyomon követő e-mailt a [beszállító neve] részére a mai tárgyalási hívás után. Összefoglalja a megállapodott pontokat, a függőben lévő pontosításokat és a következő lépéseket a kijelölt felelősökkel és határidőkkel együtt.”
📮 ClickUp Insight: A válaszadók 21%-a szeretné kihasználni az AI-t a szakmai teljesítmény javítása érdekében, és azt értekezleteken, e-mailekben és projektekben alkalmazni.
Bár a legtöbb e-mail alkalmazás és projektmenedzsment platform integrált AI funkcióval rendelkezik, ez nem feltétlenül elegendő a különböző eszközök közötti munkafolyamatok egységesítéséhez.
De mi megfejtettük a kódot a ClickUp-nál! A ClickUp AI-alapú értekezletkezelési funkcióival könnyedén létrehozhat napirendi pontokat, jegyzeteket készíthet az értekezletekről, feladatokat hozhat létre és rendelhet hozzájuk az értekezletek jegyzetéből, leírhatja a felvételeket és még sok mást – az AI Notetaker és a ClickUp Brain segítségével.
Takarítson meg akár 8 órányi megbeszélést hetente, akárcsak ügyfeleink a Stanley Securitynél!
4. ChatGPT befogadási űrlap létrehozásához
Beszerzési csapata több csatornán keresztül kap beszerzési kéréseket, többek között e-mailben, csevegésben és informális jegyzetekben.
Szabványos felvételi folyamat nélkül olyan fontos részletek maradnak ki, mint a költségvetés, a specifikációk és a határidők. Lehet, hogy több kérést is el kell küldenie, hogy megkapja őket.
Használja a ChatGPT-t egy lépésenkénti űrlap létrehozásához, amely előre rögzíti az összes szükséges információt – a kérelmező adatait, az üzleti indoklást, a költségvetési kódokat, a megfelelőségi ellenőrzéseket és az ütemtervet.
Így minden kérelem teljes, szabványosított adatokkal kerül a folyamatba, ami csökkenti az oda-vissza levelezést és gyorsabb jóváhagyást tesz lehetővé.
🤖 Felhívás befogadási űrlap létrehozására: „Hozzon létre egy beszerzési befogadási űrlapot [vállalat típusa/iparág] számára. Tartalmazza a kérelmező adatait, a projekt leírását, a kiadási kategóriát, a becsült költségvetést, a szükséges szállítási határidőt, a megfelelőségi ellenőrzéseket és a jóváhagyási útvonalat. Formázza strukturált ellenőrzőlistaként vagy webes űrlap vázlatként.”
💡 Profi tipp: A ClickUp munkaterületén nem kell e-mailekben vagy táblázatokban keresgélnie a részleteket. Használja a ClickUp űrlapokat feltételes logikával, így a kérelmezők vagy beszállítók csak a számukra releváns mezőket látják.
Például a tanúsítványok feltöltése csak akkor jelenik meg, ha szabályozott kategóriát választanak ki.
Minden benyújtott űrlap automatikusan létrehozhat egy feladatot, hozzárendelheti azt a megfelelő tulajdonoshoz, és jóváhagyásokat indíthat el, így a beszerzési feladatok kézi beavatkozás nélkül haladhatnak tovább a kérelemtől a cselekvésig.
ChatGPT beszerzési felhasználási esetei a középvezetés számára
5. ChatGPT szerződésfelülvizsgálathoz és kockázatértékeléshez
A szerződések felülvizsgálata a beszerzés egyik legnagyobb szűk keresztmetszete. A már így is túlterhelt jogi osztályokra kell támaszkodnia, hogy felhívják a figyelmet a nem szabványos feltételekre, a megfelelés hiányosságaira vagy a rejtett kockázatokra.
Bár a ChatGPT nem helyettesítheti a jogi csapatot, első lépésként áttekintheti a szerződéskezelési folyamatot.
Megkérheti, hogy vizsgálja meg a szerződéseket, és jelölje ki a szokatlan árképzési feltételeket, az automatikus megújítási záradékokat, a felelősségkorlátozásokat és a megfelelési követelményeket. Emellett felhívhatja a figyelmet olyan kérdésekre is, amelyek mélyebb jogi vizsgálatot igényelnek.
🤖 Utasítás a beszállítói szerződések felülvizsgálatához: „Felülvizsgálja ezt a beszállítói szerződést [kategória/projekt] tekintetében. Válassza ki az árak módosítására, az automatikus megújításra, a felmondási jogokra, a felelősség korlátozására, az adatvédelemre és a szolgáltatási kreditekre vonatkozó összes záradékot. Mindegyiket osztályozza standard vagy nem standard kategóriába a bevásárlási gyakorlatok alapján. Adjon meg egy rövid kockázati megjegyzést (alacsony/közepes/magas) indoklással, és sorolja fel azokat a tisztázó kérdéseket, amelyeket a beszerzésnek fel kell tennie, mielőtt továbbítja a jogi osztálynak. Zárja egy egyoldalas összefoglalóval a vezetőség számára, amelyben felvázolja az 5 legfontosabb kockázatot és az ajánlott következő lépéseket. ”
📚 További információk: A legjobb készletkezelő szoftver (ingyenes sablonnal)
6. ChatGPT tárgyalási támogatáshoz
Képzelje el, hogy egy fontos megbeszélés előtt szimulált tárgyalást folytat. Ez olyan, mintha egy személyre szabott tárgyalópartner lenne, aki nyomás alatt teszteli az érveit, feltárja a gyenge pontokat és élesíti a válaszait.
A ChatGPT tárgyalási próbapartnereként működik. Szimulálhatja a beszállítókkal folytatott beszélgetéseket, tesztelheti az ellenérveket, és előre láthatja az ellenállást a tényleges találkozó előtt. Ezt a beszélgetést akár az ellenérvek kezelésére szolgáló forgatókönyvek elkészítéséhez és tárgyalási készségeinek fejlesztéséhez is felhasználhatja.
🤖 Szerepjáték-utasítás beszállítói tárgyaláshoz: „Gyakorolnom kell a beszállítóval való tárgyalást a tényleges találkozónk előtt. Te fogod játszani a beszállító szerepét, én pedig a vevőt. A helyzet a következő:
Termék/szolgáltatás: [adja meg, mit vásárol]
Aktuális feltételek: [aktuális árak, fizetési feltételek, szállítási ütemterv]
Amit meg akarok változtatni: [az új feltételek, amelyeket keres]
A beszállító valószínűsíthető aggályai: [pénzforgalom, árrések, kapacitás stb.
Kezdje a tárgyalást úgy, hogy a nyitó kérésemre a beszállítók általában adott válasszal reagál. Használjon reális iparági korlátokat és aggályokat. Legyen kihívó, de tisztességes – ahogy egy valódi beszállító lenne.
Miután befejeztük a párbeszédet, kérlek, őszintén mondd el a véleményedet a következőkről:
- Melyik érvem volt a legerősebb/leggyengébb?
- Melyik ellenvetéseket kezeltem jól, és melyiket rosszul?
- Alternatív megközelítések, amelyeket kipróbálhattam volna
- Fontos pontok, amelyek elmulasztása rontotta volna pozíciómat
Készen áll a kezdésre? Íme a nyitó mondatom: [illessze be a nyitó tárgyalási mondatát]”
⭐ Bónusz: Használja a ClickUp Brain MAX-ot – kontextusfüggő mesterséges intelligenciát az okosabb tárgyalásokhoz.
A ClickUp munkaterületén nem kell másolni a tárgyalási adatokat, feltételeket vagy beszállítói megjegyzéseket külső eszközökbe. A ClickUp Brain MAX kontextusfüggő mesterséges intelligenciát hoz közvetlenül a munkaterületére. Megérti az aktív projektjeit, a beszállítói előzményeket és a szerződési feltételeket, így amikor megkéri, hogy foglalja össze a tárgyalási pontokat vagy készítsen ellenérveket, már ismeri a kontextust.
7. ChatGPT a kiadási minták elemzéséhez
Középszintű beszerzési szakemberként gyakran Ön az első, aki belemerül a nyers kiadási adatokba – az ERP-rendszerekből kivont CSV-fájlokba, a megrendelések (PO) előzményeit tartalmazó táblázatokba vagy a beszállítói számlákba.
Gyorsan fel kell ismernie a trendeket, a szivárgásokat vagy a rendkívüli kiadásokat, hogy a vezetőségnek megvalósítható betekintést nyújthasson. Az adatok kézi tisztítása és szétválasztása azonban órákat vesz igénybe.
A ChatGPT ezt az adatfájlok értelmezésével és az azokból nyert információk összefoglalásával gyorsítja fel. Kiemelheti a legfontosabb kategóriákat a kiadások alapján, jelölheti a duplikált beszállítókat, feltárhatja az egységárak eltéréseit, és azonosíthatja a konszolidáció vagy újratárgyalás lehetőségeit.
Az eredmény egy prezentációra kész narratíva.
🤖 Utasítás a kiadási minták elemzéséhez: „Elemezze ezt a beszerzési kiadási adatot, és azonosítsa a költségcsökkentési lehetőségeket: [illessze be kiadási adatait].
Szükségem van rád:
- Figyeljen fel a figyelmet igénylő szokatlan kiadási mintákra vagy rendellenességekre.
- Azonosítsa azokat a kategóriákat, ahol a referenciaértékekhez képest valószínűleg túlköltekezünk.
- Keressen lehetőségeket a beszállítók konszolidálására vagy a mennyiségi kedvezmények megtárgyalására.
- Jelölje ki a jóváhagyott beszállítók körén kívül történő rendkívüli vásárlásokat.
- Számítsa ki az egyes ajánlásokból származó potenciális megtakarításokat!
- A lehetőségeket hatásaik és megvalósíthatóságuk szerint rangsorolja.
A megállapításokat lehetőség szerint világos összefoglalásban mutassa be, konkrét dollárösszegekkel és minden egyes lehetőségre vonatkozóan megvalósítható következő lépésekkel.
📚 Olvassa el még: A legfontosabb beszerzési elemző eszközök az intelligens beszerzéshez
8. ChatGPT a megrendelések (PO) automatizálásához
Amikor megrendelést hoz létre, minden megrendelésnél ellenőriznie kell a költségvetési kódokat, érvényesítenie kell a beszállítói adatokat, össze kell hangolnia a tételeket, és biztosítania kell a vállalati irányelvek betartását.
A manuális folyamat hibalehetőségekkel jár, mivel még a helytelen SKU-k vagy az eltérő árak is nagyobb problémákhoz vezethetnek. Ez nemcsak vitákat okozhat a beszerzés, a pénzügy és a beszállítók között, hanem időt is pazarol a javításokra és az újbóli jóváhagyásokra. A legrosszabb esetben büntetésekhez is vezethet.
A ChatGPT automatizálhatja a megrendelések első vázlatát strukturált adatok, például igényadatok, beszállítói adatok és árazási feltételek behívásával.
A rendszer egy teljes PO formátumot generál, amelyben a tételek, az összegek, a szállítási címek és a feltételek már kitöltve vannak. A human-in-the-loop segítségével ezután ellenőrizheti és jóváhagyhatja a PO-t.
Emellett a ChatGPT jelzi az ellentmondásokat (például a szerződéses árakkal nem egyező árakat) még a megrendelés elküldése előtt.
🤖 Középfokú prompt a megrendelések automatizálásához: „Készítsen megrendelést a [beszállító neve] számára a következő igénylési adatok alapján: [táblázat vagy részletek beillesztése]. Tartalmazza a megrendelés számát, a beszállító adatait, a tételeket (SKU-kkal, egységárakkal és mennyiségekkel), a teljes költséget, a szállítási címet, a fizetési feltételeket és egy jóváhagyási részt. Jelölje meg a szerződéses árakkal nem egyező árakat, és emelje ki a hiányzó mezőket, amelyek érvényesítésre szorulnak. ”
💡 Profi tipp: Kérje meg a ClickUp Brain-t, hogy közvetlenül a feladatokból vagy a kapcsolódó számlákból vonja ki a tételeket, az árakat és a beszállítói adatokat. A Brain automatikusan lekérdezi az információkat, és létrehoz egy strukturált PO-tervezetet, amely készen áll a felülvizsgálatra, jóváhagyásra és elküldésre.
Ennek eredményeként gyorsabbá válik a ciklusidő a beszerzési vezetők számára, akik hetente több tucat megrendelést kezelnek.
9. ChatGPT a szállítók kezeléséhez
A beszállítók kezelése erőforrás-igényes feladat a fragmentált adatok miatt: a teljesítményjelentések, az SLA-k és a megfelelőségi frissítések különböző formátumokban érkeznek (táblázatok, PDF-ek, e-mailek). Ezen információk manuális összevonása jelentős idő- és erőfeszítésigényes, ami növeli a kritikus problémák (SLA-megsértések, tanúsítványok lejárati ideje) kockázatát, ami késedelmekhez és pénzügyi szankciókhoz vezethet.
Szabványosított adatok nélkül a megújítási ciklusok elhúzódnak, és a beszállítói teljesítmény bizonyítéka továbbra is anekdotikus marad.
A ChatGPT segít összefogni a széttagolt adatokat strukturált beszállítói értékelőlapokká, kockázati irányítópultokká és negyedéves teljesítményösszefoglalókba. Kivonhatja a legfontosabb részleteket a jelentésekből vagy e-mailekből, jelölheti az ismétlődő problémákat, és akár javító intézkedési terveket is készíthet a gyengén teljesítő beszállítók számára.
🤖 ChatGPT utasítás a szállítói értékelőlap és kockázati összefoglaló elkészítéséhez: „Összesítse a [Szállító neve] szállítói adatait a következő forrásokból: teljesítményjelentések, SLA-naplók és megfelelőségi dokumentumok. Összefoglalja az SLA betartását, a szállítási teljesítményt, az árak stabilitását és a problémák gyakoriságát. Osztályozza a kockázatokat kategóriák szerint (pénzügyi, működési, megfelelőségi) és rendeljen hozzájuk minősítéseket (alacsony/közepes/magas). Ezután készítsen egy egyoldalas szállítói értékelő táblázatot vizuális mutatókkal és egy 90 napos fejlesztési tervet, amely tartalmazza a konkrét korrekciós intézkedéseket és az eskalációs kiváltókat.”
⭐ Bónusz: Használja a ClickUp AI ügynököket a szállítók kezeléséhez. Használja az előre elkészített ügynököket, vagy testreszabhatja őket. Ezek az ügynökök képesek:
- Szállítói KPI-k figyelemmel kísérése: Az OTIF teljesítmény, a hibaarányok és a költségeltérések nyomon követése valós időben a különböző szállítók esetében.
- Szállítói kockázatok előrejelzése: Azonosítsa az olyan mintákat, mint az ismételt SLA-megsértések vagy a késedelmes szállítások, mielőtt azok rendszeressé válnának.
- Javító intézkedések generálása: Javasoljon korrekciós intézkedéseket vagy készítsen automatikusan CAPA (korrekciós és megelőző intézkedések) feladatokat.
- Intelligens eskalálás: a problémákat súlyosságuk és a beszállítói szint alapján továbbítsa a beszerzési felelősöknek vagy kategóriamenedzsereknek.
- Automatizálja a jelentéstételt: Összegezze a beszállítók heti teljesítményét, és küldje el a frissítéseket közvetlenül a ClickUp irányítópultjára vagy a Slack csatornáira.
Nézze meg ezt a videót, hogy beállítsa első AI ügynökét:
ChatGPT beszerzési felhasználási esetei vezetők számára
10. ChatGPT a beszerzési stratégia tervezéséhez
A beszerzési igazgatónak (CPO) stratégiai egyértelműségre van szüksége. Például arra, hogyan lehet egyensúlyt teremteni a költségcsökkentés, a beszállítói rugalmasság és az ESG prioritások között. A hagyományos tervezés hetekig tartó, többfunkciós workshopokat és PowerPoint-prezentációkat igényel.
A ChatGPT ezt a ciklust órára rövidíti le azáltal, hogy a beszállítói adatokat, a kiadások elemzését, a piaci jelentéseket és a belső célokat egyetlen koherens stratégiai narratívává szintetizálja.
A rendszer beszerzési stratégiákat generálhat, amelyek átalakítási mérföldkövekkel, technológiai eszközökkel és a vállalati OKR-ekhez igazodó teljesítménymutatókkal rendelkeznek. A vezetők ezeket az AI-támogatott tervezeteket felhasználva azonnal belevághatnak a stratégiai megbeszélésekbe, anélkül, hogy azokat a nulláról kellene felépíteniük.
🤖 ChatGPT prompt a beszerzési stratégia tervezéséhez: „Játssza el a beszerzési stratégiai vezető szerepét. Az alábbi információk alapján készítsen egy 3 éves beszerzési stratégiát, amely tartalmazza (a) a célokat és a legfontosabb KPI-ket, (b) a kategóriákra vonatkozó stratégiákat, (c) a beszállítói portfólió stratégiáját, (d) az operatív modellt és szerepeket, (e) az adatokra/technológiára vonatkozó ütemtervet, (f) a kockázatokat és azok csökkentését, (g) a 12 hónapos mérföldköveket.
Bemeneti adatok: Iparág = [ ], Bevétel = [ ], Költségalap-összetétel = [közvetlen %/közvetett %], Top 8 kategória = [ ], Jelenlegi érettségi szint (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Megtakarítási cél = [%], Rugalmassági cél = [kettős forrás %, helyreállítási idő], ESG prioritások = [ ].
Korlátozások: Költségvetés ≤ [ ], létszámnövekedés ≤ [ ], szabályozási kötelezettségek = [ ].
Eredmények: 1 oldalas összefoglaló, kategóriastratégiai táblázat, átalakítási ütemterv (negyedéves), KPI-fa (vezető/késleltetett), kockázati hőtérkép, irányítási ritmus. ”
11. ChatGPT a kiadások előrejelzéséhez
A volatilis piacok miatt a kiadások kiszámíthatatlansága az egyik legnagyobb vakfolt a vezetői szintű döntéshozók számára.
A beszerzési igazgatók (CSCO) és a pénzügyi igazgatók (CFO) megbízható előrejelzések hiányában kénytelenek a múltbeli átlagokra vagy statikus költségvetésekre támaszkodni.
A ChatGPT a piaci információkat, az áruindexeket, az árfolyam-ingadozásokat és a beszállítói teljesítményadatokat a belső kiadásokra vetítheti, hogy előretekintő előrejelzéseket készítsen.
Korai figyelmeztető jelzéseket ad a túlköltekezésről, és modellezi a kockázatcsökkentési forgatókönyveket, például a mennyiségi konszolidációt vagy a beszállítókkal való újratárgyalást.
🤖 ChatGPT prompt a kiadások előrejelzéséhez: „Elemezze a 24 hónapos S2P adatokat (megrendelések/számlák), hogy kategóriánkénti kiadási előrejelzést készítsen alacsony/magas/alap forgatókönyvekkel a következő negyedévre vonatkozóan.
Tennivalók:
- Mérnöki hajtóerők (mennyiség, egységköltség, szezonalitás, devizaárfolyam, áruindex [meghatározás])
- Számítsa ki a kiadások érzékenységét az egyes tényezőkre (rugalmasság)
- A költségvetést >[x]%-kal meghaladó kategóriák
- Célzott intézkedések (pl. mennyiségi konszolidáció, fedezeti ügyletek, új ajánlatok) ajánlása, azok pénzügyi hatásával és időzítésével együtt
Eredmények: Vezetői összefoglaló (≤12 pont), kategóriatáblázat (előrejelzés, tartomány, mozgatórugók, kockázat), vízesésdiagram leírása („mi mozgatja a számokat”), 30/60/90 napos cselekvési terv a felelősökkel.
Feltételezések: Dokumentálja az adatok minőségi hiányosságait és a bizalmi szintet kategóriánként. ”
📚 További információk: Hogyan kezeljük a SaaS beszerzési folyamatot?
12. ChatGPT a beszállítói kockázatok felméréséhez
Egy egyetlen zavart beszállító több millió dolláros bevételkiesést okozhat. Mégis sok CPO csak akkor veszi észre a kockázatot, amikor az már bekövetkezett.
A ChatGPT valós idejű elemzőként működhet. Áttekintheti a nyilvános híreket, szankciós listákat, ESG-közzétételeket és pénzügyi bejelentéseket, hogy felismerje a bizonytalanság korai jeleit.
Összefüggésbe hozhatja a külső mutatókat (tulajdonosváltás, sztrájkok, fizetésképtelenség) a belső KPI-kkel (szállítási késések, minőségi problémák), és javaslatokat tehet a kockázatok csökkentésére.
🤖 ChatGPT prompt a beszállítói kockázati információkhoz: „Készítsen beszállítói kockázati jelentést a [beszállító neve] számára a következő adatforrások felhasználásával: belső KPI-k (szállítási arány, hibák, SLA-megsértések), legfrissebb hírek és hiteljelentések.
- Értékelje a kockázatokat pénzügyi, működési és megfelelési szempontból
- Rendeljen hozzá egy kvantitatív kockázati pontszámot (1–10)
- Azonosítsa az 5 legfontosabb vészjelzést és az ajánlott enyhítő intézkedéseket.
- Összegezze egy 1 oldalas vezetői összefoglalóban, színekkel jelölt értékelésekkel (alacsony/közepes/magas).
13. ChatGPT vezetői irányítópultokhoz és jelentésekhez
A ChatGPT elemzi a beszállítói értékelési lapokat, a megrendelési adatokat és a megtakarítási jelentéseket, hogy összefoglalókat készítsen a negyedéves üzleti áttekintésekhez vagy az igazgatósági ülésekhez.
Kiemelheti a KPI-eltéréseket, magyarázhatja a eltéréseket, és akár következő lépéseket is javasolhat – így a mutatókat hasznosítható vezetői információkká alakítja.
🤖 ChatGPT utasítás vezetői irányítópultok előkészítéséhez: „Konvertálja ezt a negyedéves beszerzési teljesítményadatot igazgatósági jelentéssé. Tartalmazza a következőket:
- Teljes kiadás és realizált megtakarítás
- Szállítói kockázati trendek és fontos események
- Szerződéses megfelelés százalékos aránya
- Átlagos beszerzési ciklusidő
- A digitális átalakulási kezdeményezések összefoglalása
Vezetői olvashatóságra formázva, öt kulcsfontosságú ajánlással a következő negyedévre vonatkozóan.
14. ChatGPT a fenntarthatóság és az ESG-jelentések területén
A beszerzés a vállalatok fenntarthatósági lábnyomának 60–90%-át teszi ki, de a beszállítóktól származó ESG-adatok összegyűjtése időigényes és fragmentált feladat.
A ChatGPT képes kivonni az ESG-közzétételeket, kibocsátási jelentéseket és audit eredményeket, azokat a CSRD vagy GRI keretrendszerekhez rendelni, és feltárni a megfelelés hiányosságait.
Emellett ajánlhat beszállítói fejlesztési terveket és vezetői összefoglalókat készíthet a fenntarthatósági felülvizsgálatokhoz.
🤖 ChatGPT utasítás ESG-megfelelőségi összefoglaló elkészítéséhez: „Állítson össze egy [CSRD/GRI] szabványnak megfelelő ESG beszállítói teljesítménycsomagot a 20 legnagyobb beszállító számára a kiadások alapján.
Bemeneti adatok: Beszállítói ESG-közzétételek (megadva), auditjegyzetek, kategória kockázati szintje.
Feladatok: Válassza ki a Scope 3-ra vonatkozó mutatókat, a sokszínűségre vonatkozó statisztikákat, a biztonsági eseményeket és a szabályzatok igazolásait. Azonosítsa a keretkritériumokhoz képest fennálló hiányosságokat; javasoljon adatgyűjtési kéréseket.
Eredmények: Hő térkép beszállító/kategória szerint, érettségi szintek (alapszint/fejlődő/vezető), 6 hónapos fejlesztési intézkedések a szükséges bizonyítékokkal, valamint szerződéses eszközök (jelentési záradékok, pontszámkártya súlyozások).
Figyelem: Minden mutató esetében tüntesse fel a forrást; a becsléseket jelölje meg a bizalmi szinttel. ”
15. ChatGPT a teljes tulajdonlási költség és az értéktervezés területén
A beszerzési vezetők és a pénzügyi vezetők a „darabköltség-megtakarítás” helyett a teljes értékteremtés felé szeretnének elmozdulni.
A ChatGPT képes modellezni a teljes költséget meghatározó tényezőket. Ide tartoznak a beszerzés, a logisztika, az energia, a karbantartás, a hulladékkezelés és a kockázati prémiumok, és javaslatokat tesz a specifikációk vagy beszerzési modellek átalakítására.
Emellett összehasonlíthatja a beszállítói ajánlatokat a piaci normákkal, hogy feltárja a szolgáltatási költségekkel kapcsolatos információkat, amelyek gyakran rejtve maradnak az alapárak mögött.
🤖 ChatGPT prompt a legfontosabb kategóriák TCO-forgatókönyveinek modellezéséhez: „Készítsen teljes tulajdonlási költség modellt a [kategória/termék] számára.
Vegye figyelembe a közvetlen és közvetett költségtényezőket (anyagok, logisztika, garancia, karbantartás, kockázat, leállás).
Hasonlítsa össze a 3 legjobb beszállítót az életciklus-költségek, és ne csak az ár alapján.
Javasoljon 3 olyan tervezési vagy folyamatbeli változtatást, amely legalább 8%-kal csökkenti a teljes költséget a minőség romlása nélkül.
📚 További információk: A legjobb üzemeltetési menedzsment szoftverek
A ChatGPT beszerzésben való használatának korlátai
A ChatGPT jelentős értéket képvisel a beszerzési műveletekben, de nem beszerzési menedzsment szoftver. Ez egy önálló eszköz, amelynek vannak korlátai, amelyeket ismernie kell.
A kontextus ismeretének hiánya
A ChatGPT nem ismeri a vállalatát. Meg kell magyaráznia beszerzési stratégiáját, és konkrét adatokat, anyagokat, weboldalakat és szervezeti követelményeket kell megadnia ahhoz, hogy releváns ajánlásokat kapjon.
Mélyebb kontextus nélkül általános ajánlásokat kapna, amelyek nem veszik figyelembe a belső korlátait vagy stratégiai prioritásait.
Integráció hiánya
A ChatGPT nem tudja automatikusan, valós időben lekérni az adatokat a rendeléskezelő eszközéből vagy logisztikai szoftveréből. Az adatokat manuálisan kell exportálnia több platformról, majd be kell vinnie a ChatGPT-be elemzés céljából. Ez nemcsak időigényes, de pontossági problémákat is okozhat, ha az adatok az exportálás és az elemzés között elavulnak.
👀 Tudta? Csak 21% -a vállalatoknak tárolja kiadási adatainak kevesebb mint 70% -át egy helyen, ami azt jelenti, hogy a beszerzési csapatok többsége szétszórt adatokkal dolgozik.
Titoktartási és biztonsági szempontok
Ha a ChatGPT-t beszerzéshez használja, akkor érzékeny beszállítói információkat, szerződési feltételeket és versenyképes árakra vonatkozó adatokat oszt meg. Ez sértheti vállalatának azon irányelvét, amely tiltja a tulajdonosi információk megosztását harmadik fél AI-szolgáltatásaival.
Mivel a standard ChatGPT az OpenAI szerverein keresztül dolgozza fel a lekérdezéseket, az alkalmazottak a rendszer fejlesztése érdekében áttekinthetik a beszélgetéseit. Vállalati szintű adatvédelmi ellenőrzések nélkül az adatok veszélybe kerülhetnek, ami jogi problémákhoz vezethet.
❗ Figyelem: A KPMG „Trust in AI” tanulmánya szerint a munkavállalók 44%-a a vállalati irányelvekkel ellentétes módon használja az AI-t, például érzékeny vállalati adatokat tölt fel nyilvános AI-eszközökre. Még riasztóbb, hogy 57% elismeri, hogy az AI hibái miatt elkövetett munkahelyi hibákat.
Nincs automatizált munkafolyamat-végrehajtás
A ChatGPT segít a szervezeti tervezésben és elemzésben, de nem képes automatikusan végrehajtani a beszerzési feladatokat. Az AI nem küld beszerzési kérelmeket, nem frissíti a beszállítói adatokat és nem indítja el a jóváhagyási folyamatokat.
A stratégiák és sablonok megvalósításához továbbra is külön rendszerekre lesz szükség. A beszerzési tervezés és a végrehajtás közötti ez a szakadék további manuális munkát jelent.
Az adatok pontosságával és ellenőrzésével kapcsolatos kihívások
A ChatGPT-nek szokása, hogy olyan válaszokat részesít előnyben, amelyek hitelesnek tűnnek, még akkor is, ha az alapul szolgáló adatok helytelenek vagy kitaláltak. Ez egy gyakori figyelmeztetés a generatív mesterséges intelligencia beszerzési feladatokhoz való használatával kapcsolatban.
A beszerzési szakembereknek minden döntés meghozatala előtt alaposan ellenőrizniük kell az összes beszállítói információt, árazási adatot és megfelelőségi részletet. Ez az ellenőrzési lépés további időt igényel a kutatási folyamatokban, amelyeket a csapatok szeretnének racionalizálni.
❗ Figyelem: A Deloitte Australia 440 000 ausztrál dollár egy részét visszatérítette, miután kiderült, hogy az ausztrál kormánynak benyújtott, AI-támogatott jelentés hamis tartalmat tartalmazott – hamis bírósági idézeteket, hamis hivatkozásokat és helytelen referenciákat.
Ez az epizód figyelmeztetésként szolgál a vállalati és pénzügyi csapatok számára: az AI-eszközökben nem lehet vakon megbízni, és az emberi felügyelet, különösen a kockázatos jelentések vagy szerződéses tárgyalások esetében, továbbra is elengedhetetlen.
Valós idejű figyelés nélkül
A ChatGPT nem integrálódik a beszállítói adatbázisokkal vagy monitoring rendszerekkel, hogy aktuális információkat nyújtson a beszállítói teljesítményről. A pontos beszállítói értékelésekhez több forrásból kell összegyűjtenie a teljesítményadatokat.
Ez akadályozza a folyamatos figyelemmel kísérést és vakfoltokat hoz létre, amelyek hatással lehetnek a stratégiai döntéshozatalra és a kockázatkezelésre a beszállítói kapcsolatokban.
📮 ClickUp Insight: A vezetők 16%-a küzd azzal, hogy több eszközről származó frissítéseket egyetlen koherens nézetbe integráljon. Ha a frissítések szétszórtak, több időt kell fordítania az információk összerakására, és kevesebb idő jut a vezetésre.
Az eredmény? Felesleges adminisztratív terhek, elmulasztott betekintések és összehangolatlanság. A ClickUp all-in-one munkaterületével a vezetők központosíthatják a feladatokat, dokumentumokat és frissítéseket, csökkentve ezzel a felesleges munkát, és előtérbe helyezve a legfontosabb betekintéseket, pont akkor, amikor szükség van rájuk.
💫 Valós eredmények: 200 szakembert egyesítettünk egy ClickUp munkaterületen, testreszabható sablonok és időkövetés segítségével, hogy csökkentsük a általános költségeket és javítsuk a szállítási időket több helyszínen.
ChatGPT alternatívák beszerzéshez
A ChatGPT önálló eszközkénti korlátai miatt nem alkalmas végpontok közötti beszerzési műveletekre.
Ha valóban szeretné racionalizálni a beszerzést, akkor egy olyan AI beszerzési eszközre van szüksége, amely a meglévő projektmenedzsment infrastruktúrára épül.
Mint a ClickUp, egy mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, amely lehetővé teszi a projektek kezelését, a beszállítók nyomon követését, a munkafolyamatok automatizálását és a beszerzési adatok elemzését egyetlen platformról. A központosított AI (ClickUp Brain) segítségével pedig összekapcsolhatja működésének minden elemét. Íme, hogyan:
Állítson be beszerzési munkafolyamatokat a ClickUp sablon segítségével.
A ClickUp beszerzési sablonja kódolás nélküli, strukturált keretrendszert kínál a teljes beszerzési folyamat racionalizálásához. Előre definiált beállításokkal rendelkezik a beérkező megrendelések, ajánlattételi felhívások, szerződéses tárgyalások és belső beszerzési műveletek kezeléséhez, így nem kell a munkafolyamatokat a nulláról felépítenie.
Használja a ClickUp beszerzési sablont a következőkre:
- Készítse el beszerzési SOP-ját: Hozzon létre szabványosított eljárásokat, hogy a csapat minden tagja egyértelmű, dokumentált folyamatokkal rendelkezzen.
- Nyomon követhető beérkező kérések: Kezelje a különböző részlegek beszerzési kéréseit prioritási szintekkel és határidőkkel, amelyek egy áttekinthető nézetben láthatók.
- Szállítói teljesítmény figyelemmel kísérése: A szállítói teljesítmény adatait szint, kockázat, elérhetőségi adatok és projektállapot szerint 8 különböző ClickUp nézetben jelenítheti meg.
- A kritikus partnerségek vizualizálása: Szerezze be a szükséges beszállítói információkat, beleértve a kockázati szintjüket és elérhetőségüket a Tier 1 Mission Critical View segítségével.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Mind Maps drag-and-drop csomópontjait, hogy összekapcsolja a komplex beszerzési folyamatokat. Vizualizálja a különböző beszerzési lépéseket, és azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, mielőtt azok hatással lennének az ellátási lánc menedzsmentjére.
Készítsen megosztható beszerzési dokumentumokat a ClickUp Docs segítségével.
A ClickUp Docs központi helyet kínál az összes szerződés és dokumentum létrehozásához és tárolásához. A Docs segítségével több csapattagot is meghívhat a beszerzési dokumentumok kidolgozásához, és korlátozhatja a jogosultságokat a verziókezelési kihívások kezelése érdekében.
A dokumentumokat könnyen összekapcsolhatja a ClickUp feladataival és beszerzési nyilvántartásaival. Ez azt jelenti, hogy nem kell e-mail láncokat vagy megosztott meghajtókat átkutatnia, hogy megtalálja a legújabb szerződés verziót, amikor egy beszállító a feltételekről érdeklődik.
Hozzáférés a kontextusfüggő mesterséges intelligenciához a ClickUp Brain segítségével
A Docs alkalmazáson belül a ClickUp Brain szolgáltatás is elérhető. A dokumentumszerkesztőben található beszerzési mesterséges intelligencia segítségével a következőket teheti:
- Szerződés sablonok létrehozása: Készítsen szabványos sablonokat a készletek, árajánlatok, ajánlatok és szolgáltatási szerződésekhez a vállalat korábbi szerződései alapján.
- Személyre szabott beszállítói dokumentumok: A Brain releváns adatokat gyűjt a beszállítói adatbázisból, hogy kitöltse a kapcsolattartási adatokat és az árak történetét, így nem kell minden dokumentumot manuálisan frissítenie.
- A szerződéses kockázatok felülvizsgálata: A Brain képes komplex jogi dokumentumokat elemezni és jelölni a potenciális problémákat, például a kedvezőtlen fizetési feltételeket vagy a hiányzó felmondási záradékokat.
- Szállítói ajánlatok összefoglalása: A Brain rövid összefoglalót készít a hosszú ajánlatokról, kiemelve a legfontosabb árkülönbségeket és az időbeli eltéréseket a különböző szállítók között.
- Megfelelőségi ellenőrzés: A Brain ellenőrzi a szerződéseket az iparág szabályozási követelményeinek megfelelően, és azonosítja a hiányzó tanúsítványokat vagy biztonsági protokollokat.
Automatizálja a beszerzési munkafolyamatokat a ClickUp Automations segítségével.
A jóváhagyások nyomon követése, a beszerzési kérelmek továbbítása, a szállítói frissítések nyomon követése és a számlák lezárása olyan feladatok, amelyek sok időt vesznek igénybe.
A ClickUp Automations segítségével ezeket a rutin lépéseket önműködő munkafolyamatokká alakíthatja.
Az automatizálás segítségével a feladatok átvihetők egyik szakaszból a másikba, a kiadási küszöbértékek alapján tulajdonosok rendelhetők hozzájuk, vagy figyelmeztetések indíthatók el, amikor a beszállítói tanúsítványok vagy a szerződések lejárati ideje közeledik. A beszerzési kérelmek automatikusan jóváhagyásra továbbíthatók, ha a költségek vagy az osztály feltételei teljesülnek.
Íme néhány automatizálás, amelyet beállíthat:
Költségvetés-jóváhagyási munkafolyamat
Beszerzési kérelem benyújtva → A költségvetés meghaladja az 5000 dollárt → Automatikus hozzárendelés a pénzügyi vezetőhöz → Jóváhagyási értesítés küldése
Szállítói kockázatfigyelés
A beszállítói kockázati besorolás változása → Állapotfrissítés „Magas kockázat”ra → Felülvizsgálati feladat létrehozása → A beszerzési csapat értesítése 24 órán belül
Szerződésmegújítási figyelmeztetések
A szerződés lejárata közeledik → 90 nappal a határidő előtt → Hozzon létre megújítási feladatot → Rendelje hozzá a szállítói kapcsolattartóhoz
A beszerzési teljesítmény vizualizálása a ClickUp Dashboards segítségével
Csak azt lehet javítani, amit mérni lehet. A beszerzési életciklus során számos mérőszámot kell figyelni, ezért ezek manuális nyomon követése nagy kihívást jelent.
A ClickUp Dashboards jelentős időmegtakarítást jelent, mivel egységes képet ad a szerződésekről és a beszállítói adatokról. Akár a pontos szállítást, a költségmegtakarítást vagy a megfelelési pontszámokat figyeli, a beszerzés teljes állapota egy pillanat alatt láthatóvá válik.
📊 Íme néhány beszerzési KPI , amelyet a ClickUp segítségével nyomon követhet:
- Pontos szállítás (OTD): A szállítók által a terv szerint teljesített szállítások százalékos aránya
- Elért költségmegtakarítás: A tárgyalásos szerződésekből vagy a beszállítók konszolidációjából származó teljes megtakarítás
- Beszerzési ciklus időtartama: Az igénytől a megrendelésig eltelő átlagos idő
- Szerződéses megfelelési arány: az aktív szerződések keretében végrehajtott beszerzések százalékos aránya
- Szállítói hibaarány: a minőségi problémák miatt elutasított szállítások százalékos aránya
- Kezelés alatt álló kiadások: A hivatalos beszerzési folyamatok keretében kezelt teljes kiadások aránya.
- Szállítói válaszidő: Az átlagos idő, amely alatt a szállítók válaszolnak az árajánlatkérésekre vagy a pontosításokra.
- Számlák pontossága: a feldolgozott számlák százalékos aránya, amelyekben nincs eltérés
- Szállítói kockázati pontszám: SLA-betartás, pénzügyi stabilitás és megfelelés állapotát ötvöző súlyozott pontszám.
💡 Profi tipp: Használja a műszerfalak AI-kártyáit, hogy intelligens, dinamikus betekintést nyerjen közvetlenül a beszerzési műszerfalakba.
Egyedi utasításokat futtathat (AI Brain kártyák segítségével), összefoglalókat kaphat, vagy automatikusan generálhat projektfrissítéseket a legutóbbi tevékenységek alapján. Az AI kártyák az alapul szolgáló adatok változásával frissülnek, így a műszerfalak mindig naprakészek és döntéshozatalra készek maradnak.
Központosítsa a munkavégzés helyszínén zajló beszélgetéseket
A ClickUp Chat segítségével minden beszélgetést kapcsoljon a pontos feladathoz, ajánlattételi felhíváshoz vagy megrendeléshez, amelyhez kapcsolódik.
Például, amikor egy beszállító frissített árakkal kapcsolatos feltételeket küld, a kategóriamenedzser ezeket a jegyzeteket közvetlenül a beszállító feladatához kapcsolódó csevegőcsatornába helyezheti. A pénzügyi, operatív és jogi csapatok egy helyen tekinthetik meg, megvitathatják és frissíthetik a következő lépéseket – nincs e-mail káosz, nincs hiányzó kontextus.
Az élő együttműködéshez a ClickUp Chat SyncUps funkciója megkönnyíti a valós idejű megbeszélések lebonyolítását pontosan ott, ahol a munka folyik. Audio- vagy videohívást közvetlenül egy csatornán vagy feladatban indíthat.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Chat mobilalkalmazást, hogy a beszerzési beszélgetések zökkenőmentesen folyhassanak, még akkor is, ha nincs az asztalánál.
Konvergens AI-munkaterület: egyetlen központ az intelligens beszerzéshez
A ClickUp Converged AI Workspace egy egységes környezetbe egyesíti dokumentumait, feladatait, csevegéseit és AI funkcióit. Ahelyett, hogy Excel, e-mail, szerződés-tárolók és elemzési műszerfalak között váltogatna, egy egységes, intelligens ablakban dolgozhat, ahol a kontextus megmarad és az információk természetesen áramlanak.
A beszerzés területén a konvergens mesterséges intelligencia a következőket jelenti:
- A beszállítói dokumentumok, ajánlattételi felhívások és értékelési csevegések zökkenőmentes összekapcsolása
- A szerződés feltételeinek, a beszállítói kockázatoknak és a teljesítménytrendeknek az AI által készített összefoglalása közvetlenül a munkameghatározás mellett.
- Egy kattintással átválthat a Csevegés → Feladat → AI utasítás → Jelentés között, anélkül, hogy elveszítené a kontextust.
🔴 Munkahelyi szétszóródás: A termelékenység néma gyilkosa. A fragmentált eszközök lassítják a döntéshozatalt, duplikált munkához vezetnek és elrejtik a kritikus információkat egymástól elszigetelt silókban – ez az úgynevezett munkahelyi szétszóródás. A konvergált AI munkaterület használata segít a beszerzési csapatoknak ezeket a silókat egy koherens, adatközpontú környezetbe összevonni.
Egyszerűsítse beszerzési folyamatát a ClickUp segítségével
Tagadhatatlan, hogy a beszerzésben alkalmazott mesterséges intelligencia az időigényes feladatokat intelligens, önoptimalizáló munkafolyamatokká alakítja.
Az olyan eszközök azonban, mint a ChatGPT, csak egyedi feladatokat képesek elvégezni.
Ha olyan platformra van szüksége, amely a beszállítói adatokat, szerződéseket, jóváhagyásokat és kommunikációt egyetlen intelligens rendszerbe köti össze, a ClickUp mindezt egy helyen biztosítja. Az összes feladat, fájl, beszélgetés és munkaterületi adat egyetlen helyen található ClickUp az egyetlen konvergens munkaterület, amelyre Önnek és csapatának szüksége van a hatékony és eredményes beszerzési műveletek végrehajtásához.
A beszerzési folyamatok automatizálásának megkezdéséhez regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on.