Hagyományosan a szoftverek beszerzését a beszerzési csapatok végezték, akik a kávéfőzőktől a papírzsebkendőkig minden mást is vásároltak a vállalat számára.
Ez azért volt lehetséges, mert a szoftverek vásárlásához nem volt szükség speciális ismeretekre. Minden kategóriában csak néhány termék volt, és az árazás is egyszerű volt.
A felhőtechnológiák és a Software-as-a-Service (SaaS) modellek megjelenése ezt drámaian megváltoztatta.
- Minden kategória telített; például a G2 712 terméket sorol fel az időkövető szoftverek között.
- Bár a SaaS általában előfizetésen alapul, az árazás lehet felhasználóalapú, használat alapú, szint alapú vagy ezek kombinációja.
- A SaaS-szerződések bonyolultak lehetnek; például egy adat szolgáltató a beszerzési csapatok számára ismeretlen technikai kifejezésekkel határozhatja meg a „használat” korlátait.
- A SaaS-tárgyalásokra havonta, negyedévente vagy évente lehet szükség, ami a beszerzési csapatokat folyamatosan éberen tartja.
Ezért a vállalkozásoknak olyan testreszabott beszerzési stratégiára van szükségük, amely leküzdíti a működési kihívásokat, költségeket takarít meg és javítja a SaaS-beszerzés folyamatának hatékonyságát. Íme, hogyan.
A SaaS beszerzési folyamat
A megfelelő SaaS termék kiválasztása nem csupán egy megoldás kiválasztásáról szól. Arról szól, hogy a megfelelő SaaS megoldást a megfelelő áron, a megfelelő emberek számára, a megfelelő szerződési feltételekkel vásárolják meg.
Ehhez alapos SaaS beszerzési folyamatra van szükség. A teljes átláthatóság és ellenőrzés érdekében célszerű beszerzési menedzsment szoftvert használni, például a ClickUp eszközön. Nézzük meg, hogyan.
1. Az üzleti igények azonosítása
Mielőtt SaaS eszközöket vásárolna, határozza meg, mire van szüksége. Íme néhány kérdés, amit feltehet csapata tagjainak.
Mire van szüksége?
Milyen terméket keres? Például lehet ez egy SaaS megoldás projektmenedzsmenthez, adatindexeléshez, bérszámfejtéshez stb. Ne felejtse el ezt egyértelműen meghatározni.
Például Ön egy eszközt feladatkezelő szoftvernek nevezhet, míg a szállító inkább a virtuális munkaterület kifejezést részesítheti előnyben. A különbség ismerete segít a félreértések elkerülésében.
Mely funkciók fontosak Önnek?
Nem minden projektmenedzsment eszköz egyforma. Az Önnek legmegfelelőbb eszköz kiválasztásához sorolja fel az összes szükséges funkciót. Ez lehet:
- Feladatkezelés
- Időkövetés
- Hozzáférés-ellenőrzés
- Offline elérhetőség stb.
A lista elkészítésekor ügyeljen arra is, hogy prioritási sorrendet is megadjon.
Mire van szüksége az eszközhöz?
Egyes eszközök, például a projektmenedzsment, folyamatosak lehetnek. Mások, például az adatindexelő eszközök, csak az egyik megvalósítandó projektre vonatkoznak. Ha tudja, mennyi ideig lesz szüksége a SaaS-megoldásra és milyen célra, az segít a döntések egyszerűsítésében.
Kik a felhasználók?
Ha tudja, melyik csapat fogja használni a szoftvert, az is segít meggondolni, milyen funkciókra van szüksége. Például, ha ez egy eszköz az értékesítési csapat számára, akkor szükség lesz egy mobilalkalmazásra. A pénzügyi csapatoknak pedig szükségük lehet egy táblázatos nézetre.
Tehát kérdezze meg, ki fogja használni. Számolja meg a szükséges licencszámot is, ami később fontos tárgyalási eszköz lehet.
Milyen célokat fog elérni ez az eszköz?
Bár a problémakör, amellyel foglalkozik, egyszerűnek tűnhet, minden megvásárolt eszköznek üzleti célnak kell szolgálnia. Például egy vállalatnak szüksége van egy ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) SaaS rendszerre, hogy jobban nyomon követhesse az ügyfelekkel való interakciókat és racionalizálhassa a folyamatokat.
A célok tehát a következőképpen határozhatók meg:
- Az értékesítési előrejelzések pontossága
- Az ügyfélszerzés vagy -megtartás növekedése
- A marketingkampányok hatékonyságának javítása
A megvásárolni kívánt eszköz függvényében határozza meg céljait. Gyűjtse össze ezeket az információkat, és dokumentálja őket. A ClickUp Forms egy kiváló eszköz, amelynek segítségével szabványosított kérdőívvel gyűjtheti össze az összes szükséges információt.
Valahányszor valakinek szoftverre van szüksége, a beszerzési csapat egyszerűen elküldi a kérdőívet, és az összes adatot egy helyen összegyűjti.
Miután megszerezte az előzetes információkat, dokumentálja azokat a ClickUp Docs- ban, és ossza meg az összes érdekelt féllel. Interjúkat is készíthet, hogy további kvalitatív adatokat szerezzen.
Ha még nem jártas a SaaS-beszerzésben, a ClickUp beszerzési sablonjával könnyebben és gyorsabban kezdheti el a munkát. Ez a teljes mértékben testreszabható sablon lehetővé teszi a beszerzés projektmenedzsmentjét, nyomon követését, figyelemmel kísérését és adat alapú döntések meghozatalát. A bevezetés után is használhatja ezt a sablont a beszállítói kapcsolatok nyomon követésére!
2. Az opciók kutatása és összehasonlítása
A B2B SaaS vállalati szoftverpiac rendkívül zsúfolt. Minden kategóriában több tucat, ha nem több száz eszköz áll rendelkezésre. Mindegyikük különböző SaaS marketing stratégiákat alkalmaz az ügyfelek vonzása és megtartása érdekében. Ezért elengedhetetlen az opciók kutatása és összehasonlítása.
- Válasszon ki 3-5 eszközt: Saját internetes kutatásai alapján válassza ki a legmegfelelőbb 3-5 eszközt, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek.
- Összehasonlítás: Készítsen egy táblázatot, amelyben a kiválasztott SaaS-eszközök sorokban, a paraméterek pedig oszlopokban szerepelnek, hogy hatékonyan összehasonlíthassa őket.
- Szervezés: Rendezze őket az Ön számára legfontosabb paraméterek alapján.
A ClickUp használatával a beszerzési folyamat kezelése során a táblázatos nézet segítségével automatikusan rendezheti és szűrheti az adatokat a saját igényeinek megfelelően.
Az egyéni mezők segítségével a összehasonlítást pontosan úgy állíthatja be, ahogyan szeretné.
3. Ajánlatkérés
Most, hogy már tudja, melyik eszközök tetszenek Önnek, itt az ideje ajánlatokat kérni és azokat értékelni.
Forduljon a szolgáltatókhoz egy világos ajánlattételi felhívással (RFP), amelyben felvázolja követelményeit és elvárásait. A ClickUp projektigénylési és jóváhagyási sablonja tökéletes kiindulási pontként szolgál.
Ebben a szakaszban meg kell győződnie arról, hogy az ajánlatok összehasonlíthatóak. Előfordulhat, hogy az egyes szállítók hasonló funkciókat eltérő kifejezésekkel jelölnek, ami megnehezíti az összehasonlítást. Ezért alakítson ki saját maga szabványosítást.
- Foglalja bele a szerszámba (a terminológiájába) a kívánt funkciók listáját, és kérje meg őket, hogy ellenőrizzék az alkalmazhatókat.
- Kérje az Ön feltételeinek megfelelő árajánlatot – az Ön pénznemében, a várható felhasználás alapján stb.
- Kérjen bemutatókat és próbaidőszakokat, hogy csapata saját maga is kipróbálhassa az eszközt.
- Ne feledkezzen meg a határidőről, amely előtt az összes kiválasztott SaaS-szolgáltatónak be kell nyújtania ajánlatát.
- Ha lehetséges, kérje meg őket, hogy töltsenek ki egy kérdőívet, például a ClickUp Forms-ot, hogy automatikusan rögzíthesse az adatokat egy összehasonlítható táblázatban.
4. Az ajánlatok értékelése
Mielőtt elkezdené értékelni az ajánlatokat, ellenőrizze azok teljességét és összhangját az üzleti igényeivel. Ha hiányoznak bizonyos szempontok, például a biztonsági szabványok vagy a felmondási politika, akkor kérje meg őket, hogy pótolják azokat.
Mindezeket az adatokat figyelembe véve hasonlítsa össze a következőket.
Teljes tulajdonlási költség (TCO): A felhasználónkénti ár nem jó mérőszám, mivel nem mutatja meg, hogy összesen mennyit fog fizetni. Számítsa ki tehát az eszköz, a bevezetés, a bevezetés, a karbantartás stb. költségeit. Hasonlítsa össze az összegeket.
Ár-érték arány: A legalacsonyabb TCO-t kínáló eszköz nem feltétlenül a legjobb. Ezért győződjön meg arról, hogy a TCO a legjobb értéket kínálja a funkciók, az ügyfélszolgálat stb. tekintetében.
Testreszabás: A legtöbb SaaS eszköz azonnal használatra kész. Ha azonban testreszabásra van szüksége, ellenőrizze, hogy ez lehetséges-e.
Felhasználói élmény: Ez sokkal fontosabb, mint a beszerzési csapatok gondolnák. A rossz felhasználói élmény hatással van a termék elfogadására, használatára és végső soron a befektetés megtérülésére. Gondoskodjon arról, hogy legyen egy kis csoportja kísérleti felhasználóknak, akik visszajelzést adhatnak a termék felhasználói élményéről.
Ügyfélszolgálat: A legtöbb SaaS-eszköz elvárja a felhasználóktól, hogy a felhasználói kézikönyvek és tudásbázisok alapján maguk segítsenek magukon. Ha ez Önnek nem elég, vizsgálja meg, milyen ügyfélszolgálati lehetőségeket kínálnak az egyes szállítók. Mérlegelje, megéri-e Önnek extra támogatást fizetni.
5. A feltételek megtárgyalása
A 4. lépés alapján válassza ki a legjobb beszállítót, és tárgyaljon meg olyan feltételeket, amelyek védik az Ön érdekeit. Hozza fel minden fontos kérdést, például az árakat, a szolgáltatási szinteket, a támogatást, a lemondási feltételeket stb.
Tudja meg, melyek azok a feltételek, amelyekről nem lehet tárgyalni. Például a pénzügyi vagy az egészségügyi ágazatban szigorú biztonsági ellenőrzésekre van szükség. Ha a szállítója nem tudja biztosítani ezt a szintű megfelelést, akkor ideje áttérni a listáján szereplő második választásra.
Ha megegyezett a feltételekben, írja alá a szerződést, és kezdje meg a munkát.
6. A szoftver bevezetése
Ha vállalati SaaS-t vezet be, azt alaposan kell megtennie, szem előtt tartva számos tényezőt. Dolgozzon szorosan együtt a szállítóval a szoftver szervezetén belüli bevezetése érdekében. Összpontosítson a következő tényezők hatékonyságára:
- A szervezet igényeinek megfelelően testreszabott szoftver beállítása
- Új felhasználók bevezetési folyamata
- A szervezetet/csapatot elhagyó alkalmazottak kilépési folyamata
- Képzés a felhasználók számára
- Integráció a meglévő rendszerekkel
- A szervezet igényei szerint meghatározott használati/funkció/hozzáférési korlátozások stb.
- Problémák és panaszok eskalációs mátrixa
7. A használat figyelemmel kísérése
A beszerzés feladata nem ér véget a szoftver bevezetésével. Valójában, annak érdekében, hogy a csapatok a lehető legjobban kihasználják a rendelkezésükre álló eszközöket, folytatnia kell a használat és a vélemények figyelemmel kísérését SaaS elemző eszközökkel.
- Ellenőrizze, hogy a felhasználók a szoftvert a tervezett módon használják-e.
- Mérje meg a megtakarításokra, a hatékonyságra, a teljesítményre stb. gyakorolt hatást.
- Figyelje az eszközzel kapcsolatban felmerülő panaszokat/problémákat.
- Végezzen felhasználói hangulatfelméréseket, hogy megértsd, a csapatok elégedettek-e az eszközzel.
Időnként üljön le a csapatokkal, és végezzen kvalitatív elemzést, hogy mélyrehatóan megértse a használatot.
A folyamat megvalósítása során valószínűleg bizonyos kihívásokkal fog szembesülni, és el fog követni néhány hibát. Nézzük meg, hogyan lehet ezt elkerülni.
A SaaS beszerzés során elkerülendő hibák
A hagyományos módon szoftvereket vásárló beszerzési csapatok számára a SaaS-vásárlás új lehet. Ennek eredményeként beszerzési kihívásokkal szembesülhet, és olyan alapvető hibákat követhet el, amelyek könnyen elkerülhetők lennének.
Íme a leggyakoribb SaaS beszerzési hibák.
A rejtett költségek figyelmen kívül hagyása: A weboldalon feltüntetett ár gyakran nem a teljes ár. A szerződés tartalmazhat integrációs, adatmigrációs, prémium támogatás stb. költségeket, amelyek megnövelhetik a teljes tulajdonlási költséget. Ezek figyelmen kívül hagyása megnövelheti a kiadásait.
A ROI-számítások elvetése: Minden kiadásnak valamilyen üzleti eredményt kell hoznia. Ha nem számoljuk ki a közvetlen előnyök, például a bevétel növekedése vagy a költségmegtakarítás, valamint a közvetett előnyök, például az alkalmazottak értékének érzése miatti ROI-t, az a vevő megbánásához vezethet.
Elszigetelt vásárlások: A SaaS-megoldások megvásárlása anélkül, hogy figyelembe venné azok integrálhatóságát a meglévő rendszerekkel, szintén hatalmas hiba. Az elszigetelt vásárlás nem biztos, hogy kompatibilis a vállalkozás által használt egyéb eszközökkel, ami hatékonyságcsökkenéshez és további költségekhez vezethet a hiányosságok pótlásához.
A skálázhatóság figyelmen kívül hagyása: A SaaS beszerzés rövid távú szemlélete a vállalat növekedésével együtt szűk keresztmetszetekhez vezet. A skálázhatóság figyelmen kívül hagyása azt jelenti, hogy a növekvő munkaterhelés és az új felhasználók befogadása csak teljes átalakítással lehetséges.
A szállítói támogatás fontosságának alábecsülése: Könnyű azt gondolni, hogy a modern eszközök felhasználóbarátak, ezért nincs szükség ügyfélszolgálatra. Azonban ez szükséges a technikai problémák megoldásához, a frissítésekhez és a jövőbeli integrációkhoz. Ne becsülje alá annak fontosságát, hogy van kihez fordulni, ha problémája adódik.
A biztonsági értékelések kihagyása: Ha a biztonságra a szállítóra bízza magát, az hatalmas hiba lehet. Egy olyan korszakban, amikor az adatvédelmi incidensek mindennaposak, Ön is ugyanolyan felelős a SaaS-szolgáltató biztonsági értékeléséért.
A döntéshozatali folyamat siettése: Végül, a SaaS beszerzési folyamat siettése rossz döntéshozatalhoz vezethet. Az első eszköz kiválasztása, amelyre ránéz, hosszú távon ismételt elégedetlenséget jelenthet.
Ezeket a hibákat elkerülheti, ha betartja a SaaS beszerzés legjobb gyakorlatait. Nézzük meg őket!
Bevált gyakorlatok a SaaS beszerzésben
A hibák, késedelmek, költségtúllépések és hatékonysági problémák elkerülése érdekében íme a SaaS-megoldások beszerzésekor követendő bevált gyakorlatok.
Benchmark ár
Két szempontból hasonlítsa össze az árakat. Az egyik szempont az, hogy a választott termék hogyan viszonyul a kategória többi szoftveréhez. Ha például az Asana-t választotta projektmenedzsment eszközként, hasonlítsa össze az árakat más SaaS-példákkal, például a Jira, a Zoho Projects és a ClickUp áraival.
Ezután hasonlítsa össze, hogy a hasonló cégek mennyit fizetnek az Ön által választott eszközért. Ez az információ nem feltétlenül nyilvános, ezért érdemes megkérdezni barátait és kollégáit, hogy képet kapjon a piac helyzetéről.
Végezzen jogi és biztonsági felülvizsgálatokat
Az Ön felelőssége annak biztosítása, hogy SaaS-eszköze megfeleljen az Önre vonatkozó összes törvénynek és szabályozásnak, nemcsak a jelenben, hanem a jövőben is. Végezzen alapos értékelést a szállító jogi és biztonsági irányelveiről.
Emellett végezzen rendszeres felülvizsgálatokat, hogy azok naprakészek legyenek.
Használjon SaaS menedzsment szoftvert
Miután beszerezte az eszközt, hozzon létre egy rendszert annak megfelelő kezeléséhez. SaaS-kezelő szoftver:
- Áttekintést nyújt a SaaS előfizetésekről és a szoftverek használatáról.
- Központosítja az ellenőrzési licenceket
- Automatizálja a kiadások nyomon követését, beleértve a kiegészítőket vagy a prémium szolgáltatási szinteket.
- Egyszerűsíti az új munkatársak beilleszkedését és a távozó munkatársak kilépését
Kövesse nyomon a megújítási dátumokat
A legtöbb SaaS-szerződés automatikusan megújul, ami felesleges kiadásokhoz vezethet. A megújítási dátumok nyomon követése és az automatikus emlékeztetők beállítása biztosítja, hogy:
- Kerülje el a szervezetet elhagyó alkalmazottak licencének megújítását
- Teremtsen teret az újratárgyaláshoz
- Értékelje újra, hogy a termék valóban működik-e
- Adjon visszajelzést a szállítónak az Ön igényeiről.
Szerződéses adatok kezelése
A megújítási dátumokhoz hasonlóan a szerződéses adatok, például a megállapodás időtartama, a felek felelősségei, a szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k), a büntetések, a megújítási kötelezettségvállalások stb. szintén fontosak a nyomon követés szempontjából.
Ehhez egy jó SaaS beszerzési platform nyújthat segítséget. A beszerzési szerződések kezelésére szolgáló, jól szervezett és könnyen hozzáférhető eszköz elősegíti a szabályoknak való megfelelést, az ellenőrzést és a megújítási tárgyalásokat.
Értékelje a beszállítók teljesítményét
Tervezzen rendszeres értékeléseket a beszállítók teljesítményéről. Felülvizsgálat:
- A szállító SLA-knak való megfelelése
- Reagálóképesség és szolgáltatás elégedettség
- A szoftver üzleti eredményei és megtérülése
- Optimalizálás és folyamatos fejlesztések
Ezenkívül érdemes figyelni a piacon elérhető egyéb eszközöket is, és azokhoz viszonyítva értékelni a jelenlegi beszállító teljesítményét.
Vezessen be egy szabványos SaaS beszerzési folyamatot
Miután egyszer végigment ezen a folyamaton, már tudja, hogyan kell csinálni. Tapasztalatai és tanulságai alapján valósítson meg egy stratégiai SaaS beszerzési folyamatot.
A tipikus SaaS beszerzési folyamat magában foglalja a követelmények összegyűjtésének, a szállítók értékelésének, az érdekelt felek jóváhagyásának, a bevezetés utáni felülvizsgálatnak és a szükséges SaaS beszerzési szoftvernek a lépéseit és kereteit.
Legyen profi a SaaS beszerzésben a ClickUp segítségével
A hagyományos szoftvervásárlásról a SaaS beszerzésre való átállás drámai változást jelentett. A hagyományos paradigmában képzett csapatok kénytelenek voltak rövid időn belül új trükköket elsajátítani.
Ahhoz, hogy megkönnyítse ezt az átalakulást és zökkenőmentessé tegye a folyamatot, a legjobb SaaS beszerzési megoldásokra van szüksége. A ClickUp átfogó projektmenedzsment platformja úgy lett kialakítva, hogy testreszabható és bármilyen folyamatra alkalmazható legyen, beleértve a SaaS beszerzést is.
Kezelje a feladatokat, kövesse nyomon az előrehaladást, és tartsa rendben a dolgait a ClickUp SaaS beszerzési megoldásaival. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyenesen.