A beszerzési folyamatok kezelése megköveteli a bonyolult ellátási láncok kezelését, a beszállítókkal való tárgyalást, a szabályok betartását és a globális beszerzés összehangolását, ami nem könnyű feladat!
A hatékony kommunikáció és az átláthatóság elengedhetetlenek a szállítási lánc teljesítményének optimalizálásához.
A legjobb feltételek biztosítása a beszállítókkal és a nyereség maximalizálása jól átgondolt stratégiát igényel. Természetesen a megfelelő beszerzési eszközök rendelkezésre állása is elengedhetetlen a vezető pozíció megőrzéséhez.
Készüljön fel néhány praktikus tippre és a ClickUp beszerzési platform bemutatására – ez az Ön első számú eszköze üzleti céljainak eléréséhez. A megoldás segítségével soha nem látott módon felgyorsíthatja az egész folyamatot.
Mi az a beszerzés?
A beszerzés külső forrásokból történő áruk, szolgáltatások vagy munkák megszerzését jelenti. Ez egy több lépésből álló folyamat, amely magában foglalja a beszerzést, a vásárlást, a tárgyalást és a logisztikát. A cél az, hogy biztosítsa a szervezet működéséhez vagy projektjeihez szükséges erőforrásokat.
A beszerzés elengedhetetlen a költségek kezeléséhez, a minőség biztosításához és a beszállítói kapcsolatok ápolásához – az üzleti stratégiai célok elérése érdekében. Az alapvető beszerzés ezeket a kezdeti lépéseket fedi le, de a haladó szint mélyebbre merül: elemzi a beszerzési adatokat, kezeli az elszámolásokat és kidolgozza a jövőbeli beszerzési terveket.
Beszerzési stratégiája magában foglalhatja az üzleti követelmények tanulmányozását, a nyugták nyomon követését és a fizetési feltételek frissítését. A beszerzési folyamat középpontjában azonban minden beszerzési osztály ugyanazt a célt követi: versenyképes áron, időben beszerezni a szükséges árukat és maximalizálni az értéket.
A beszerzés során a legfontosabb lépések közé tartozik a kereslet felismerése, a szerződések megtárgyalása és kezelése, az árajánlatok feldolgozása, a költségvetés jóváhagyásának megszerzése, a számlázás és a nyilvántartások vezetése. Ezekről a következő szakaszokban bővebben is beszélünk.
A beszerzési folyamatok típusai
A beszerzési folyamat jobb megértése érdekében bontsuk azt különböző típusokra:
1. Közvetlen beszerzési folyamat
A közvetlen beszerzés magában foglalja a végtermékhez szükséges áruk, szolgáltatások vagy nyersanyagok beszerzését. Ez magában foglalja a vállalat alapvető termékeinek vagy szolgáltatásainak előállításához vagy gyártásához szükséges anyagok beszerzését.
A közvetlen szolgáltatásbeszerzés célja a minőségi alapanyagok hatékony biztosítása, a beszállítókkal való tárgyalás, a szerződések kezelése és a gyártási ciklus támogatásához szükséges időben történő szállítás biztosítása.
A gyártó vállalatok számára a végtermék előállításához szükséges nyersanyagok és szolgáltatások beszerzése a legfontosabb. Hasonlóképpen, a kiskereskedők számára is fontos, hogy nagykereskedőktől vásároljanak termékeket, amelyeket aztán a végfelhasználóknak értékesítenek.
Ez a beszerzési típus olyan iparágakban döntő fontosságú, mint a gyártás, ahol az anyagok minősége és időbeni rendelkezésre állása jelentősen befolyásolja a végterméket.
2. Közvetett beszerzési folyamat
A közvetett beszerzés olyan áruk és szolgáltatások megszerzése, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a végtermék előállításához. Ez magában foglalja olyan áruk és szolgáltatások megvásárlását, amelyek támogatják vállalkozása általános működését és funkcionalitását, de nem válnak a végtermék részévé.
Gondoljon irodai kellékekre, IT-támogatásra, marketing szolgáltatásokra, tanácsadási szolgáltatásokra, létesítménykarbantartásra és más, a szervezet működését biztosító dolgokra – ezek a közvetett beszerzés kategóriába tartoznak.
A közvetett beszerzés biztosítja, hogy a belső műveletek és üzleti tevékenységek támogatásához szükséges erőforrások rendelkezésre álljanak.
3. Stratégiai beszerzési folyamat
A stratégiai beszerzés egy olyan folyamat, amely magában foglalja a szervezet általános céljaival és célkitűzéseivel összhangban lévő beszerzési stratégia kidolgozását és végrehajtását. Túlmutat az áruk és szolgáltatások vásárlásának tranzakciós aspektusain, és a szervezet számára hosszú távú értékteremtésre összpontosít.
Ehhez a vállalat különböző részlegeinek együttműködése szükséges, hogy a megfelelő minőségű áruk a megfelelő időben kerüljenek beszerzésre.
A stratégiai beszerzés során megbeszéljük a beszállítói kapcsolatok kezelését, a kockázatok értékelését, a piac elemzését és a legfontosabb érdekelt felekkel való együttműködést. A cél? Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés és a szervezet sikerének elősegítése intelligens döntések meghozatalával és szilárd, fenntartható partnerségek kiépítésével a beszállítókkal.
4. Operatív beszerzési folyamat
Az operatív beszerzés az a napi folyamat, amelynek során a szervezet normál működéséhez szükséges árukat és szolgáltatásokat beszerezzük. Ez magában foglalja a rutin feladatok elvégzését, mint például a termékek vagy szolgáltatások igénylése, megrendelése és átvétele.
Az operatív beszerzés célja a közvetlen igények kielégítése és a folyamatok zökkenőmentes lebonyolítása – a tranzakciók kezelése, a pontos szállítás biztosítása és a megfelelő készletszint fenntartása.
Ez olyan feladatokat foglal magában, mint a megrendelések feldolgozása, a tranzakciós beszállítói menedzsment és a rutin beszerzési adminisztráció.
5. Taktikai beszerzési folyamat
Ebben a beszerzési folyamatban a csapat konkrét intézkedéseket és stratégiákat hajt végre a szélesebb beszerzési folyamaton belül. A költségmegtakarítás, a hatékonyság javítása és a folyamatok optimalizálása terén a rövid és középtávú célok elérésére összpontosít.
A taktikai beszerzés során kiválasztja a beszállítókat, tárgyalja a szerződéseket és költségmegtakarítási intézkedéseket hajt végre.
Ez egy reaktív és inkább tranzakcióközpontú megközelítés, összehasonlítva más beszerzési típusokkal. Ez ideális megoldás az üzleti tevékenységének sürgős igényeinek kielégítésére is.
A beszerzési folyamat lépései
Minden vállalkozásnak megvan a maga beszerzési módszere. Az egyszerűség kedvéért bontsuk le a folyamatot kilenc általános lépésre, amelyek mindenhol alkalmazhatók:
1. lépés: Határozza meg igényeit
A szükségleteinek azonosítása egy folyamat. Először beszéljen a releváns érdekelt felekkel – végfelhasználókkal, osztályvezetőkkel és döntéshozókkal –, hogy megértse az igényeiket és elvárásaikat.
Ezután végezzen alapos igényfelmérést a jelenlegi készletszintek elemzésével, a teljesítménybeli hiányosságok értékelésével vagy a jövőbeli szervezeti célok figyelembevételével.
Határozza meg egyértelműen a szükséges áruk vagy szolgáltatások specifikációit és követelményeit olyan részletek hozzáadásával, mint a mennyiség, a minőségi szabványok, a műszaki specifikációk, a szállítási határidők és egyéb releváns kritériumok.
Ezután értékelje és ismerje meg költségvetési korlátait, hogy reális elvárásokat állíthasson fel. Végül végezzen kockázatértékelést, hogy azonosítsa a beszerzéssel kapcsolatos potenciális kihívásokat vagy kockázatokat.
Dokumentálja ezeket az adatokat egy hivatalos dokumentumban, amely alapul szolgálhat ajánlattételi felhívások (RFP) vagy árajánlatkérések (RFQ) elkészítéséhez, amikor potenciális beszállítókkal kommunikál.
2. lépés: Vásárlási igény (PR) létrehozása és benyújtása
Miután azonosította igényeit, itt az ideje benyújtani a beszerzési kérelmet.
A beszerzési igény (PR) vagy beszerzési kérelem egy hivatalos dokumentum vagy űrlap, amelyet egy szervezeten belül használnak a beszerzési folyamat elindításához.
A PR tartalmazza a legfontosabb részleteket, mint például a szükséges termékek vagy szolgáltatások egyértelmű leírását, a mennyiségi előírásokat, a költségvetési információkat, a szállítási követelményeket, a beszállítói preferenciákat és a jóváhagyó aláírásokat.
Miután a beszerzési igényt jóváhagyták, használja azt alapul a kiválasztott beszállító számára kiállított megrendeléshez. Ez a dokumentum biztosítja a zökkenőmentes kommunikációt a részlegek között, és összehangolja a beszerzéseket a szervezet igényeivel és költségvetésével.
3. lépés: Válassza ki beszállítóit
Most, hogy megkapta a beszerzési igényt, itt az ideje elkezdeni keresni azokat a beszállítókat, akik költséghatékony szolgáltatásokat kínálnak maximális értéket biztosítva.
Miután kiválasztotta a beszállítókat, kérjen árajánlatot mindegyiktől. Minél részletesebb az információkérés, annál könnyebb összehasonlítani és elemezni a különböző árakat és szolgáltatásokat.
A beszállító kiválasztásakor vegye figyelembe az árat, a szolgáltatást, a minőséget, a hírnevet, a gyorsaságot és a megbízhatóságot. Az ideális beszállító mindezen szempontoknak megfelel. Ha szervezete nagy hangsúlyt fektet a társadalmi felelősségvállalásra, vegye figyelembe a beszállító környezetvédelmi elkötelezettségét és etikai normáit.
Ezen tényezők elemzése segít megtalálni a legmegfelelőbb beszállítókat, és létrehozni a beszerzési igényeinek megfelelő ellátási lánc-menedzsmentet.
4. lépés: Tárgyaljon a legjobb ajánlatért
Most már csak az a feladat, hogy a kiválasztott lehetőségek közül a legkedvezőbb ajánlatot válassza ki. Beszéljen a különböző beszállítókkal, nézze meg, mit kínálnak, és tárgyaljon, hogy a költségkeretén belül a legjobb terméket szerezze be.
Ez az a lépés, ahol versenytárgyalási eljárás keretében kiválasztja a végleges beszállítót.
Javasoljuk, hogy legalább három szállítót válasszon ki, és tárgyaljon velük a lehető legjobb ajánlat elérése érdekében. Miután minden szállítóval külön-külön tárgyalt, ideje összehasonlítani az ajánlataikat.
Értékelje a legjobb ajánlatokat, szánjon egy kis időt a mérlegelésre, végezzen alapos összehasonlítást, és miután meghozta döntését, kérjen írásbeli megállapodást a kiválasztott szállítótól.
Ez a lépés megerősíti az elkötelezettséget és elkerüli az esetleges félreértéseket.
5. lépés: Indítson meg egy megrendelést (PO)
Miután megtalálta a legjobb ajánlatot, adja le megrendelését.
Egyszerűen töltse ki a megrendelőlapot, és küldje el a beszállítónak. A beszerzés során adjon meg pontos részleteket, hogy minden egyértelmű legyen, és elkerülje a zavart.
Idézze a megállapodott árakat és specifikációkat, ellenőrizzen mindent kétszer, és írjon le mindent. Ez a gondos megközelítés zökkenőmentesebbé teszi a tranzakciót és csökkenti a félreértések esélyét.
6. lépés: Áru átvétele és ellenőrzése
Miután megkapta az árut, eljön a döntő pillanat. Ideje ellenőrizni, hogy a beszállító betartotta-e ígéreteit.
Ellenőrizze az árukat, hogy értékelje a minőséget és észrevegyen minden hibát vagy hiányosságot. Ez az Ön esélye, hogy áttekintse a megrendelést és megbizonyosodjon arról, hogy a minőség megfelel a vállalat szabványainak.
A megfelelő beszállító kiválasztására fordított erőfeszítéseinek meg kell térülniük a szállított áruk minőségében.
7. lépés: Háromoldalú egyeztetés végzése
Az áruk ellenőrzése után, mielőtt véglegesen kifizetné a szállítót, itt az ideje a számla ellenőrzésének.
Kövesse a háromoldalú egyeztetési technikát a fizetendő összegek ellenőrzéséhez, összehasonlítva a megrendelést, a megrendelés visszaigazolását és a számlát egymással. Ezzel minden eltérés vagy pontatlan számlázás a felszínre kerül.
Ennek a lépésnek a központi szerepe a beszerzési ciklusban abból fakad, hogy szükséges ellenőrizni a kifizetéseket, hogy nincsenek-e hibák vagy helytelen kiegészítések. Ez az egyik legfontosabb feladata.
8. lépés: Fizesse ki a számlát
Ideje megjutalmazni beszállítóit azzal, hogy időben kifizeti nekik a járó összeget, és ezzel biztosítja a jövőbeni jó kapcsolatot.
Ahogy a jó minőség és az alacsony ár kiemeli a beszállítót a többi közül, úgy a pontos fizetések is egy vonzó vevő alapját képezik. Ha a háromoldalú egyeztetési folyamat hibátlan, folytassa a számla jóváhagyásával és a fizetéssel a számlák kifizetése révén.
A határidőre történő fizetés tehát az egyik legfontosabb tényező a jó beszállítói kapcsolatok kiépítésében, a határidőre történő fizetésért járó kedvezmények megszerzésében és a vállalat hírnevének javításában. Emellett megakadályozza a késedelmi díjak alkalmazását és ösztönzi az új beszállítókat, hogy kapcsolatba lépjenek a vállalattal.
9. lépés: Nyilvántartások vezetése
A beszerzési folyamat utolsó, de legfontosabb lépése a nyilvántartás vezetése.
A nyilvántartás vezetése azt jelenti, hogy a beszerzési folyamat minden lépését fel kell jegyezni, a kezdeti árajánlatoktól és tárgyalásoktól a megrendelésekig és számlákig.
A nyilvántartások vezetése elengedhetetlen a jövőbeli beszerzések, auditok és adószámítások tervezéséhez. Ez nem csak belső előny, hanem a viták rendezésében is értékes eszköz.
A beszerzés kihívásai
Még a gondos beszerzési folyamatok esetén is előfordulhatnak kihívások a teljes folyamat során. A legtöbb beszerzési csapat számára a szállítói lánc menedzsmentben gyakori problémák közé tartoznak a következők:
1. Beszállítói fragmentáció
Túl sokféle termék és szolgáltatás van, amelyeket figyelnie kell?
A beszállítói adatbázis gyakran töredezett, mivel több beszállító is szerepel benne különböző kategóriákban, ami megnehezíti a mennyiségi kedvezmények kialkudását és bonyolult szerződéskezelést eredményez.
A kategorizálás és az egyéni fiókok karbantartása mérhetetlen időt és figyelmet igényelhet a beszerzési csapattól.
Megoldás: Készítsen irányelveket a beszállítók értékeléséhez, és folyamatosan frissítse a beszállítói adatbázist, hogy az mindig naprakész legyen. Használjon olyan beszerzési menedzsment megoldást, mint a ClickUp, hogy egyszerűsítse a beszállítókkal való kapcsolattartást, konszolidálja az adatokat és elősegítse az együttműködést.
2. Maverick kiadások
A szervezeten belüli személyek által a megállapított beszerzési politikák és eljárások betartása nélkül végzett jogosulatlan vagy nem megfelelő beszerzéseket maverick kiadásnak minősítik.
A magas beosztású alkalmazottak és a különböző részlegek vezetői függetlenül, a szokásos eljárást megkerülve végezhetnek beszerzéseket. Ez költséges beszerzésekkel, elszalasztott megtakarítási lehetőségekkel és inkonzisztens minőséggel járhat a vállalat számára.
Ez veszteséget jelent a vállalat számára, és nyilvántartási kihívásokat okoz a beszerzési csapat számára. A költségvetés megcsappanhat, vagy a beszerzések teljesen kimaradhatnak a nyilvántartásokból.
Megoldás: Megelőzheti ezt azáltal, hogy minden alkalmazott számára jól meghatározott beszerzési szabályokat állít fel. Használjon olyan beszerzési menedzsment szoftvert, mint a ClickUp, amely segít központilag kezelni beszerzési stratégiájának minden aspektusát.
3. Korlátozott stratégiaalkotás
A beszerzési csapatok könnyen belefeledkezhetnek a vállalkozás napi igényeibe, és kizárólag a beszerzési igények gyors ellátására koncentrálnak.
Az operatív igényekre való elsődleges összpontosítás miatt a beszállítói konszolidáció, a költségmegtakarítás és a partnerségek stratégiája háttérbe szorulhat. Ez rövid távú célokat szolgálhat, de a beszerzési menedzsment alapvető szerepét veszélyezteti.
Megoldás: Használja a ClickUp-ot a beszerzési folyamat stratégiai létrehozásához, nyomon követéséhez és kezeléséhez csapatmunkával, egyszerűsített nézetekkel és még sok mással.
4. Megfelelés és kockázatkezelés
A beszerzés során a szabályoknak való megfelelés és a kockázatok kezelése kihívást jelent. Ehhez a szabályok gondos betartása, a jogi következmények figyelembevétele és proaktív kockázatcsökkentő stratégiák alkalmazása szükséges az előre nem látható komplikációk elleni védelem érdekében.
A csapat számára elsődleges fontosságú, hogy ezeknek a szabályoknak megfelelően dolgozzon, és csökkentse az adatvédelmi incidensek vagy az eladók szabályszegései által okozott kockázatokat. Ez ismét egy időigényes és időérzékeny folyamat.
Megoldás: Használja a ClickUp-ot a megfelelőség nyomon követésére, a kockázatkezelési protokollok beépítésére és a beszerzési folyamatok központosítására. Ez egy szisztematikus megközelítés, amely csökkenti a hibákat, növeli a láthatóságot és ösztönzi a zökkenőmentes együttműködést, így egyszerűvé téve a beszerzés során a megfelelőséget és a kockázatkezelést.
5. Kézi kihívások
A beszerzési kérelmek, számlák és fizetési jóváhagyások kezelése kihívást jelenthet azoknak a beszerzési csapatoknak, amelyek még mindig a manuális folyamatokhoz ragaszkodnak. Ez a folyamat munkaigényes, hibalehetőségekkel jár, időigényes és hatástalan.
A manuális folyamatokra való támaszkodás lassítja a sebességet, csökkenti a pontosságot és gátolja az általános termelékenységet, ami megnehezíti a beszerzés gyors ütemű igényeinek kielégítését.
Megoldás: A ClickUp automatizálása egyszerűsíti az adatbevitel, a jóváhagyások és a kommunikáció folyamatát, így csapata a stratégiára koncentrálhat, miközben a rendszer elvégzi a rutin feladatokat, növelve a beszerzés pontosságát és termelékenységét.
Hogyan optimalizálhatja a beszerzési folyamatot?
Szüksége van egy platformra, amely a kézi beszerzési feladatok több mint felét elvégzi és növeli az általános hatékonyságot? A megoldás itt van.
A ClickUp a beszerzési igényeinek tökéletes megoldása, amely egy dedikált beszerzési szoftvert kínál, amely feladatok, dokumentumok, táblák, elemzések, csevegés és még sok más funkciót egyesít egy integrált platformon.
Mivel minden egy helyen található, nyugodtan pihenhet, és nem kell többé a legegyszerűbb feladatok elvégzéséhez sem platformok között váltogatnia.
ClickUp Gantt-diagram nézet
A ClickUp Gantt-diagram nézet segítségével a beszerzési folyamat különböző szakaszait soha nem látott módon vizualizálhatja és kezelheti.
Kövesse nyomon a függőségeket és kezelje a prioritásokat csapatával egy megosztott vizuális idővonal segítségével. Könnyedén ütemezheti a feladatokat, megtekintheti az előrehaladást, kezelheti a határidőket és azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, mindezt egy dinamikus diagramnézetben.
ClickUp gondolattérképek
A ClickUp Mind Maps segít vizualizálni a beszerzési folyamat különböző lépéseit azáltal, hogy drag-and-drop csomópontokkal ábrázolja a munkafolyamatokat, és kapcsolatokat rajzol a különböző feladatok között.
A ClickUp feladat- és csomópont-alapú gondolattérképeket kínál a munka egyszerűsítéséhez és jobb tervezéséhez. Ezt a gondolattérképet megoszthatja csapatával is, hogy mindenki egyszerre hasonló célok felé haladjon.
ClickUp automatizálás
Hagyja, hogy a ClickUp Automatio n végezze el a nehéz munkát, míg Ön a sürgetőbb feladatokra koncentrál. A platform több mint 100 automatizálási lehetőséget kínál a rutin feladatok elvégzéséhez és a munkafolyamatok racionalizálásához.
Használhatja az előre elkészített automatizálási lehetőségeket is, hogy azokat igényei szerint testreszabhassa. Módosítsa a prioritásokat, alkalmazzon címkéket és változtassa meg az állapotot, hogy csapata mindig tájékozott legyen, és üzleti tevékenysége naprakész maradjon.
ClickUp beszerzési sablonok
A ClickUp beszerzési sablonok segítséget nyújtanak a beszerzési folyamatok szabványosításában, egyszerűsítésében és racionalizálásában, valamint idő és pénz megtakarításában. A világos és következetes formátum elsődleges előnye a hibák számának csökkenése. A ClickUp beszerzési sablon néhány központi eleme:
- Egyéni állapotok: Az 21 állapotcímkével, például „Nyitott”, „Tisztázásra szorul”, „Folyamatban” stb. azonosíthatja a beszerzési folyamat különböző szakaszait.
- Egyéni nézetek: Gyűjtsön információkat 8 különböző nézetből, beleértve a Listát, a Beszállítói szintet, a Beszállítói kockázatot, az 1. szintű kritikus fontosságú beszállítókat stb., hogy gyorsabban elvégezhesse feladatait.
- Egyéni mezők: Kategorizálja és adjon hozzá attribútumokat feladataidhoz olyan vizuális elemek hozzáadásával, mint a beszállító kapcsolattartójának neve, a beszerzés jóváhagyása, a kapcsolattartó e-mail címe, a beszállító, a megrendelő stb.
- Projektmenedzsment: A fentiekben kiemelt funkciók segítségével egyszerűsítheti a projektmenedzsmentet és gyorsabban elérheti céljait.
Reméljük, hogy a beszerzés típusainak, a különböző lépéseknek és a korlátozásoknak a megértésével jobban tudja majd kezelni a folyamatot. Bár minden vállalat igényei eltérőek, az általános ismeretek segíthetnek az Ön konkrét követelményeinek elemzésében és értékes források kiaknázásában.
Továbbá, a ClickUp beszerzési folyamatai kiterjedt funkcióikkal segíthetnek abban, hogy azonnal átlássák a folyamatot. Számos előny várja Önt, regisztráljon még ma a ClickUp beszerzési menedzsmentjére, és induljon el a hatékony működés felé!