A kockázat elkerülhetetlen az üzleti életben. A hajózó kereskedőktől, akik áruikat a kalózoktól védték, a modern vállalatokig, amelyek a kiberbűnözőkkel küzdenek, a kockázatcsökkentési stratégiák alapvető fontosságúak minden vállalkozás számára.
A kockázatcsökkentési stratégia hiányának alternatív költségei rendkívül magasak lehetnek. A KMPG becslései szerint a nagyvállalatok nyereségük 1,5%-át veszítik el a rossz kockázatkezelési stratégiák miatt.
A szervezeteknek átgondolt és jövőbiztos kockázatcsökkentési stratégiával kell rendelkezniük, hogy megelőzzék a nyereség, a hírnév és a megfelelés elvesztését. Ebben a blogbejegyzésben megvitatjuk, miért és hogyan.
Mi az a kockázat?
A kockázat az üzleti tevékenységhez kapcsolódó bizonytalanság vagy kiszámíthatatlanság, amely valamilyen veszteséghez vezethet. A veszteség nem feltétlenül pénzügyi jellegű. Különböző formákban jelentkezhet, például:
Pénzügyi kockázat: A szervezetek akkor szembesülnek pénzügyi kockázattal, ha annak megvalósulása esetén pénzveszteséget szenvedhetnek el. Ez lehet potenciális értékesítési veszteség, hatóságok által kiszabott bírságok/szankciók, üzleti lehetőségek elvesztése a versenytársak javára stb.
Jogi vagy megfelelési kockázatok: A szabályozási előírások be nem tartásából eredő kockázatok nagyon magasak lehetnek. Az ilyen kockázatok miatt a vállalkozások peres eljárásoknak vagy szabályozási bírságoknak lehetnek kitéve.
Működési kockázatok: Ha valami, ami zökkenőmentesen kellene működnie, nem működik, az működési kockázatot jelent. Ez lehet egy kritikus gép meghibásodása vagy a felhőalapú környezet leállása. Megzavarhatja a munkahelyi együttműködést is, akadályozva a projektek hatékony megvalósítását.
Biztonsági kockázatok: A szervezetek személyzetének, helyiségeinek, eszközeinek és termékeinek biztonsága kritikus fontosságú. A fenyegetések természeti katasztrófák, váratlan támadók vagy hackerek részéről érkezhetnek.
Hírnévkockázatok: Ha egy vállalat hírneve valakinek a cselekedetei által befolyásolható, az kockázatot jelent. Például egy (véletlenül) rasszista reklámkampány vagy egy alkalmazott durva viselkedése hatással lehet a vállalat hírnevére.
Mi az a kockázatcsökkentés?
A kockázatcsökkentés egy stratégiai folyamat, amelynek célja a szervezetre negatív hatással lévő potenciális fenyegetések azonosítása, ellenőrzése és kiküszöbölése. Ez a folyamat szerves része az üzleti stratégiának, amelynek célja a szervezet rugalmasságának és reagálóképességének erősítése. Íme, hogyan kell kinéznie egy jó kockázatcsökkentési folyamatnak.
Azonosítsa
Legyen nyomozó, és szagolja ki a potenciális kockázatokat, legyenek azok pénzügyi, működési vagy logisztikai jellegűek. Ehhez hozzon létre rendszereket. Például a technológiával kapcsolatos működési kockázatok folyamatos figyelemmel kíséréssel, rendszeres sebezhetőségi értékeléssel és behatolási teszteléssel (VAPT) azonosíthatók.
Értékelje
Miután azonosította a fenyegetéseket, végezzen alapos kockázatértékelést, és állapítsa meg a válaszlépések fontossági sorrendjét. Ehhez két fontos kérdésre kell választ adnia:
- Valószínűség: Mennyire valószínű, hogy ez a kockázat megvalósul?
- Hatás: Mennyire fogja ez a kockázat befolyásolni a vállalkozást, ha bekövetkezik?
Értékelje az azonosított kockázatokat súlyosságuk alapján, és dolgozzon ki cselekvési tervet. A ClickUp ingyenes kockázatértékelő kalkulátora ezeket a tényezőket figyelembe véve gyorsan pontozza az egyes kockázatokat, és biztosítja a következetes prioritásrendet.
Válasszon a ClickUp kockázatértékelési sablonjai közül, hogy elindulhasson. Vagy készítse el a sajátját.
Például az ügyfél-adatbázisában található sebezhetőség (amely pénzügyi, hírnévvel kapcsolatos és megfelelési kockázatokat hordoz) jelentősen magasabb prioritást élvez, mint egy közösségi média bejegyzésben található tipográfiai hiba (amely hírnévvel kapcsolatos kockázatot hordoz). Rangsorolja őket ennek megfelelően, és állítson be határidőket.
Kockázatcsökkentés
A prioritások alapján kezelje a kockázatokat, és szembenézzen velük. Készítsen kockázatcsökkentési tervet (amelyet később részletesen tárgyalunk ebben a blogbejegyzésben).
Figyelemmel kísérése
A kockázatok nem szűnnek meg, ha egyszer azonosította és csökkentette őket. A vállalkozások minden nap minden irányból új kockázatokkal szembesülnek. Ezért folyamatosan figyelje a kockázatokat és a kockázatcsökkentési terv hatékonyságát. 3-6 havonta vizsgálja felül a folyamatot az összes érdekelt féllel.
Talán azt gondolja: „De én nem vagyok egy nagyvállalat hatalmas erőforrásokkal. Tényleg szükség van mindezekre?” Nos, igen!
Miért fontos a kockázatcsökkentés?
A vállalkozás méretétől, helyétől, termékeitől vagy bevételeitől függetlenül egy jó kockázatcsökkentési stratégia védi a szervezetet és biztosítja érdekeit.
Egy jól végrehajtott stratégia a következőképpen csökkentheti a kockázatot:
- A kockázatok proaktív azonosítása, értékelése és kezelése
- A jövőbeli kockázatok előrejelzése és a megelőző intézkedések elősegítése
- Az elkerülhető pénzügyi veszteségek megelőzése
- Elkerülje az erőforrások és válaszok összezavarását, amikor a fenyegetés megvalósul.
- A kockázatkezelés és a korrekciós intézkedések többletköltségeinek megtakarítása
- Helyet teremteni a kísérletezésnek és az innovációnak
- Az üzleti rugalmasság és a részvényesi érték növelése
A kockázatok hatékony csökkentéséhez tervre van szükség. Nézzük meg, hogyan lehet ezt megalkotni.
Mi az a kockázatcsökkentési terv?
A kockázatcsökkentési terv egy átfogó keretrendszer, amely segít kezelni mindenféle potenciális kockázatot. Olyan, mint egy megbízható esernyő esős napon, amely lehetővé teszi, hogy az esőben táncoljon, miközben száraz marad!
Általában a következőket tartalmazza.
Átfogó megközelítés a kockázatkezeléshez: Mit tekint kockázatnak? Megelőző vagy reagáló lesz? Válaszai támadóak vagy védekezőek lesznek? Hogyan fogja elnyelni a kockázatok hatását?
Azonosított kockázatok: Készítsen listát az előre látható kockázatokról. Legyen konkrét és gyakorlatias. Ahelyett, hogy „szabályozási változás”ként tüntetné fel, határozza meg ezt úgy, hogy „a digitális működési rugalmasságról szóló törvény várhatóan 2024-ben lép hatályba”.
Kockázatcsökkentési stratégia: Határozza meg egyértelműen, hogyan kezelné az egyes potenciális kockázatokat. A vizuális kockázatcsökkentési munkafolyamat segíthet az egész csapat bevonásában a folyamatba. Emellett segít nekik emlékezni a lépésekre, és szükség esetén könnyen hozzáférni a munkafolyamathoz.
Foglalja bele, mit tenne a kockázat bekövetkezésének megelőzése érdekében, és hogyan reagálna, ha az mégis bekövetkezne.
Megvalósítható intézkedések: Határozza meg a kockázatcsökkentési stratégia végrehajtásához szükséges konkrét intézkedéseket.
- A felelősségek kiosztása a csapat tagjai között
- Különítsen el költségvetést az azonosított kockázatok csökkentésére.
- Határozza meg az egyes intézkedések határidejét
Monitoring és felülvizsgálat: Dolgozzon ki egy rendszeres felülvizsgálati folyamatot (legalább negyedévente egyszer), hogy értékelje, működik-e a kockázatcsökkentési terve. Mérje a hatékonyságot előre meghatározott mutatók, például költségmegtakarítás, ügyfélelégedettség stb. alapján.
Miután megértette a koncepciót, nézzük meg a kockázatcsökkentési stratégia kidolgozásának gyakorlati módszereit.
10 kockázatcsökkentési stratégia vállalkozása számára
1. Az elkerülhetetlen kockázatok elfogadása
Nem minden kockázatot kell kiküszöbölni vagy akár csökkenteni. Előfordulhat, hogy egy kockázat bekövetkezésének valószínűsége túl alacsony. Vagy a kockázat csökkentésének költsége magasabb lehet, mint annak hatása. Ilyen esetekben elismeri annak létezését, és hagyja, hogy legyen, ez a stratégia a kockázatelfogadás.
A legegyszerűbb példa egy adott csapattag távozásának kockázata. A legtöbb esetben ez elkerülhetetlen, ezért a kockázatot elfogadják. Amikor ez megtörténik, a pozíciót újra kell tölteni.
2. A kockázatok átruházása harmadik félre
Ahogy a neve is sugallja, ez a stratégia a kockázatot Önről egy másik szervezetre hárítja át. A klasszikus példa erre az üzleti tevékenységhez kapcsolódó lopás- vagy tűzbiztosítás megkötése. A projektmenedzsmentben ez lehet például tartalék erőforrások biztosítása vagy a vállalkozók folyamatos foglalkoztatása.
A szervezetek kockázatátruházási stratégiát alkalmaznak, ha a kockázat megvalósulásának hatása jelentős. E stratégia alkalmazása során vegye figyelembe, hogy a költségek is magasak lehetnek. Például a biztosítás rendszeres kifizetést jelent, függetlenül attól, hogy a kockázat megvalósul-e vagy sem.
3. A kockázatos helyzetek teljes elkerülése
A kockázatkezelési stratégiák másik végletét a kockázatkerülés jelenti. Ebben az esetben elkerüli az adott kockázattal járó projekteket/tevékenységeket. Ezt a stratégiát olyan helyzetekben alkalmazzák, amikor a kockázat hatása rendkívül nagy.
Világos példák erre lehetnek a büntetett előéletű jelöltek felvételének elkerülése vagy irodák létrehozása olyan országokban, ahol politikai zavargások vannak. Mindkét esetben a kudarc költségei túl magasak ahhoz, hogy megérje kockáztatni.
4. A kockázat megosztása a szervezet toleranciája alapján
Itt a kockázatot több fél között osztja szét. Például egy kockázati tőke társaság a startup által kért befektetés egy részét fekteti be, a teljes összeg helyett. A befektetés összegét a kockázati toleranciájuk, azaz az a befektetés alapján határozzák meg, amelyet kényelmesen elveszíthetnek.
Ha minden befektető így dönt a befektetéséről, a kockázat megoszlik közöttük, így elkerülhető a bukás, ha az bekövetkezik.
5. A kockázatok stratégiai kezelése
A kockázatkezelés, más néven kockázatpufferelés, azt jelenti, hogy minden szükséges dologról (emberek, idő, áruk) készít biztonsági másolatot válságos idők esetére. Ha ez eszébe juttatja a világvége-felkészülteket, akkor nem kell ennyire radikálisnak lennie.
A vállalkozások rendszeresen karbantartják a katasztrófa-elhárítási rendszereket vagy az adatok biztonsági másolatait arra az esetre, ha valami meghibásodna. A következő néhány hónapra szóló fizetéseket fedező egészséges cash flow fenntartása is egy tökéletes példa erre.
A kifejezetten erre a célra tervezett kockázatkezelő szoftver segítségével mindenféle kockázatra, amellyel egy vállalkozás szembesülhet, megfelelő cselekvési tervet lehet kidolgozni.
6. Diversifikáció a kockázatok elleni védelem érdekében
A közmondás szerint ne tegyen mindent egy lapra; a diverzifikáció a kockázatot vagy a függőséget több lehetőség között osztja el, csökkentve ezzel a kockázati kitettséget és a következményeket. Ez egy nagyon gyakran alkalmazott kockázatcsökkentési stratégia.
A szervezetek rendszeresen több vállalkozót is bevonnak hasonló munkák elvégzésébe, hogy diverzifikálják a kockázatot, ha valamelyikük megszűnne. A kockázati tőke befektetők diverzifikálják befektetéseiket különböző startupok között. A tanácsadók és a szabadúszók több ügyféllel is együttműködnek, ha az egyikük leépít vagy felmondja a szerződést.
7. Agilis megközelítés alkalmazása
Az Agile gyakorlat önmagában is hatékony kockázatcsökkentési stratégia. A hagyományos módszer szerint éveket és milliókat költöttek egy termék kifejlesztésére, mielőtt piacra dobták volna, ami jelentős kockázatot jelentett a kudarcra nézve.
Másrészt az agilis csapatok minimális életképes terméket (MVP) dobnak piacra, és fokozatosan fejlesztik azt, rendszeresen figyelembe véve a piaci visszajelzéseket. Ez növeli a siker esélyét, mivel a termék fejlesztése a vásárlók visszajelzésein és a termék teljesítményén alapul. Más technológiai csapatok bétaverziókat bocsátanak ki a fejlesztők, majd később a nyilvánosság számára, mielőtt a terméket teljes körűen piacra dobnák.
8. Feladatkezelő szoftver használata
Ez a kockázatkezelési stratégia olyan eszközökre és folyamatokra támaszkodik, amelyekkel kiküszöbölhetők a működési kockázatok. A jó feladatkezelő szoftver segíthet a munkák hierarchikus, összekapcsolt és kontextusba ágyazott szervezésében, javítva ezzel a csapat működési hatékonyságát.
A ClickUp feladatkezelő szoftvere pontosan ezt a célt szolgálja. A ClickUp segítségével:
- Rendezze a feladatokat és alfeladatokat projektekbe, hogy hatékonyabban kezelhesse a több projektet.
- A munkát az üzlet szempontjából releváns tényezők alapján rangsorolja
- Rendeljen felhasználókat az egyes feladatokhoz, biztosítva ezzel a felelősségre vonhatóságot.
- Adjon hozzá prioritásokat, címkéket és függőségeket a feladatokhoz
- Teljes átláthatóságot biztosít minden érdekelt fél számára
- Kövesse nyomon az egyes feladatokhoz szükséges időt, hogy biztosítsa a termelékenységet és a jövedelmezőséget.
A ClickUphez hasonló projektmenedzsment eszköz minden érintett fél számára egyértelműséget biztosít. Megszünteti a félreértések, a határidők elmulasztása vagy a többletköltségek kockázatát. Összegyűjti az összes erőforrást, így nincs szükség végtelenül hosszú megbeszélésekre, és megszűnik a nem produktív idő kockázata. 🙌
9. A projekt előrehaladásának figyelemmel kísérése
Ha a projekt nem a tervek szerint halad, stratégiai, működési és pénzügyi kockázatoknak van kitéve. Egy robusztus kockázatfigyelő mechanizmus enyhítheti ezeket a kockázatokat.
A rendszeres figyelemmel kísérés segíthet:
- Kövesse nyomon, hogy a projekt időben halad-e
- Határozzon meg egyértelmű projektcélokat
- A késedelem esetén felmerülő hiányosságok vagy problémák azonosítása
- Tegyen jóvátételt, például további erőforrások kijelölésével vagy a határidők meghosszabbításával.
- Együttműködjön a csapat tagjaival teljesítményükkel és a szükséges kiigazításokkal kapcsolatban.
A ClickUp projektmonitorozási és ellenőrzési terv sablonja segít a vezetőknek biztosítani, hogy a projektek időben, a költségvetés keretein belül és a várt minőségben készüljenek el.
A ClickUp még sok más működési kockázattól is megvédheti Önt. A ClickUp Dashboard valós idejű projektkövetést kínál. A munkaterhelés nézet segítségével megértheti, ki mit csinál, és megfelelően oszthatja el a feladatokat. A Gantt-diagram nézet vizualizálja az ütemtervet, hogy segítsen a határidőre történő teljesítésben.
A célokat és a költségvetéseket egy helyen kezelheti. Emellett együttműködési alkalmazásként is használhatja, hogy elősegítse a csapat tagjai közötti értelmes, időszerű és kontextushoz igazodó kommunikációt.
10. Állítson fel elérhető célokat
A kudarc kockázatának csökkentése azzal kezdődik, hogy felkészül a sikerre. Ehhez elengedhetetlen a megvalósítható célok kitűzése. Gyűjtse össze csapatát, és állapítsanak meg olyan célokat, amelyeket mindenki elérhetőnek tart. Tegye azokat mindenki számára láthatóvá a csapatban – ehhez több célkövető alkalmazást is használhat.
Szánjon időt és energiát a pufferidőre, hogy elkerülje a last minute rohanást. Időnként vizsgálja felül céljait, és ha azok elérhetetlenné válnak, módosítsa őket.
Nem tudja, hol kezdje? A Clickup célok irányítópultja segít Önnek! Beállíthat numerikus, pénzügyi, igaz/hamis és feladatvégrehajtási célokat. Beállíthat célokat minden sprintre vagy időtartamra is. Elősegítheti a együttműködésen alapuló munkakörnyezet kialakulását, amelyben minden csapattag ugyanazokat a célokat követi.
Különböző típusú működési kockázatok csökkentése a ClickUp segítségével
Minden szervezetben elkerülhetetlenek a működési kockázatok. A csapat tagjai kilépnek. A feladatok késnek. Az időbecslések tévesek lesznek. Az emberek elmulaszthatnak egy kritikus pontot egy felhasználói történetben. A komplex függőségek extra erőfeszítéseket igényelnek.
Ezek a kockázatok nem kerülhetők el, de jó projektmenedzsment szoftver segítségével csökkenthetők és kezelhetők.
A ClickUp projektmenedzsment funkciói mindezekre és még sok másra is kiterjednek. Segítségével a projektmenedzsment csapatok hatékonyságukat növelhetik, így időt takaríthatnak meg azáltal, hogy az emberek produktívabbá válnak. Nézze meg, hogyan csökkentheti a kockázatokat a ClickUp segítségével. Regisztráljon még ma ingyenesen!