Még egy szilárd beszerzési tervvel is elakadnak az üzletei? A beszállítók nem teljesítik a kötelezettségvállalásaikat, vagy nem tartják be az ígért mennyiségi kedvezményeket?
Az ilyen gyakori akadályok alááshatják a beszerzés racionalizálására fordított összes erőfeszítését. Még akkor is, ha órákat töltünk az árajánlatok, költségösszehasonlítások és megrendelések kezelésével, gyakran figyelmen kívül hagyunk egy fontos részletet: a beszerzési szerződést, amely vitathatatlanul a folyamat legfontosabb része.
A beszállítók könnyen visszavonhatják szóbeli ígéreteiket, de beszerzési szerződés esetén kötelesek betartani vállalásaikat.
Vezessük végig Önt a beszerzési szerződések részletein, előnyein és típusain, hogy javítsa üzletkötési képességeit és maximalizálja az előnyöket! Ismerje meg a ClickUp platformot is, amely automatikus megújításokkal egyszerűsíti a szerződéskezelést, így gondtalan élményt biztosít.
Mi az a beszerzési szerződés?
A beszerzési szerződés egy jogilag kötelező erejű megállapodás a vevő és az eladó között, amely meghatározza az áruk, szolgáltatások vagy munkák beszerzésének feltételeit. Ez a szerződéses megállapodás keretet biztosít a teljes beszerzési folyamat irányításához, részletesen meghatározva a termék specifikációit, mennyiségét, árát, szállítási határidőket, fizetési feltételeket és minden egyéb, a felek által elfogadott releváns feltételt.
Képzelje el úgy, mint egy üres lapot, amelyre felírja az eladóval kötött megállapodás legfontosabb pontjait – az anyagminőséget, a szállítási határidőket, a költségeket és egyebeket. Miután mindkét fél aláírta a szerződést, az eladók jogilag kötelesek teljesíteni ígéreteiket.
A beszerzési szerződés mindkét félre vonatkozik – jogilag kötelezi Önt, a vevőt, hogy átvegye a szállítmányt és rendezze a szállítás vagy a projekt költségeit.
A beszerzési szerződés kiküszöböli a találgatásokat, tisztázza a két fél közötti kétségeket, és szilárd ügyfél-beszállító kapcsolatot alakít ki. Emellett megkönnyíti a beszerzési csapat munkáját, mivel megakadályozza a last minute problémákat és a kötelezettségvállalások nem teljesítését.
A beszerzési szerződések használatának előnyei
A beszerzési szerződések hosszú távú előnyökkel járnak. Ezért javasoljuk azok használatát:
1. Egyértelműség és bizonyosság
A geopolitikai változások, a politikai változások és a piaci dinamika világában a vállalkozásoknak minden olyan tényezőt ki kell használniuk, amely segít csökkenteni a bizonytalanságot.
A beszerzési szerződések segíthetnek az üzleti tevékenységek átlátható irányításában. A szilárd szerződés egyértelmű feltételeket tartalmaz, elkerüli a félreértéseket, és időt és pénzt takarít meg minden érintett számára.
2. Védelem a potenciális kockázatoktól
A beszerzési szerződés megvédheti Önt a piaci bizonytalanságoktól, például az árfolyam-ingadozásoktól, mivel előre meghatározott áron biztosítja az áruk szállítását.
A szerződések lehetővé teszik a vevők és eladók számára, hogy bizalmi alapon működjenek együtt. Védik mindkét fél érdekeit, és segítik őket a magabiztos együttműködésben. Az üzlet feltételeinek egyértelmű megfogalmazásával segítik a vállalkozásokat a felesleges kockázatok elkerülésében.
3. Üzleti információkat nyújt
A beszerzési vagy vásárlási szerződések az összes megállapodott részlet – ár, anyagminőség, szolgáltatási paraméterek, határidők stb. – felsorolásával átláthatóságot teremtenek és segítik a tájékozott döntéshozatalt.
Vegyük példaként a beszállítókkal kötött hosszú távú szerződéseket. Ezek biztosítják a jövőbeli beszerzési árakat. Ez lehetővé teszi a jövőbeli kiadások előrejelzését, pontosabb árak kialakítását és annak értékelését, hogy a beszállítótól megfelelő értéket kap-e a pénzéért.
3 típusú beszerzési szerződés
Különböző beszállítói megállapodások léteznek, amelyek megfelelnek az Ön által vállalni kívánt kockázat mértékének, vállalatának céljainak stb.
A beszerzési szerződések alapvetően három típusba sorolhatók. Nézzük meg részletesen mindegyiket!
1. Fix árú szerződés
Ahogy a neve is sugallja, a rögzített árú szerződések rögzített árat határoznak meg a szerződés tárgyát képező árukra vagy szolgáltatásokra.
Az ilyen szerződést átalánydíjas szerződésnek is nevezik. Meghatározza a vevő által a beszerzett anyagokért vagy szolgáltatásokért fizetendő árat, függetlenül a piaci ingadozásoktól vagy egyéb tényezőktől. Ez lehet az ideális szerződéstípus az üzleti működéshez szükséges alapvető ellátmányok esetében. Ezek a szerződések két szempontból is előnyösek:
- Először is, csökkenti a költségtúllépés esélyét, mivel pontosan tudja, hogy mennyit fog fizetni egy adott mennyiségért.
- Másodszor, segít az eladónak pontosan becsülni bevételeit, feltéve, hogy a szerződésben meghatározott termékeket a várt mennyiségben tudja szállítani.
Az egyetlen dolog, amit szem előtt kell tartania, hogy rendszeresen értékelnie kell a minőséget, különösen a piaci áringadozások idején. A rögzített árú szerződések három kategóriába sorolhatók. Ezek a következők:
Szilárd fix ár
Ez a legalapvetőbb szerződés biztosítja, hogy a szállító betartsa az előre meghatározott árakat és feltételeket. Hogy jobban megértsd, gondolj arra, hogyan működnek a kormányzati szerződések.
Ezek előre meghatározzák a végső projekt árát.
Fix ár és ösztönző díj (FPIF)
Ez a megállapodás egyfajta szintemelés, amelynek keretében ösztönzőt ad az eladónak, ha az meghaladja a szokásos elvárásokat.
Ez egy jutalomalapú rendszer, amelyben a nyújtott szolgáltatásokért rögzített árat határoznak meg, de előre meghatározott ösztönzőt biztosítanak, ha a szállító a vártnál jobb teljesítményt nyújt. Ez a szerződésforma a szállító számára kedvező, és általában olyan esetekben alkalmazzák, amikor a kérdéses áruk szűkösek.
Rögzített ár gazdasági árkiigazítással (FPEPA)
A rögzített árú, gazdasági árkiigazítási szerződés előre meghatározza a munka terjedelmét és a fizetendő árat, de tartalmaz egy rendelkezést a piaci árváltozásokra és az inflációra vonatkozóan. Ez azt jelenti, hogy a végső ár kiigazítható, ha a gyártási költségek a szállító ellenőrzésén kívüli tényezők miatt emelkednek.
Ez a leggyakrabban használt szerződés típus többéves ügyletek esetén, amikor a szállítónak biztonsági tartalékra van szüksége az előre nem látható piaci körülmények miatt. Általában akkor is alkalmazzák, amikor a vevők biztosítani szeretnék a készletet egy olyan termékhez, amelyre az elkövetkező években várhatóan lesz kereslet.
2. Költségtérítési szerződések
A költségtérítési szerződés esetén az eladó vállalja, hogy fedezi a termék fejlesztésének, gyártásának és szállításának költségeit, azzal a megértéssel, hogy a vevő ezeket a szerződés sikeres teljesítése után megtéríti.
Bár van lehetőség változtatásokra, a vevő és az eladó megállapodnak a lehetséges költségvetésben és meghatározzák a maximálisan elfogadható árat. A költségtérítési szerződések különböző típusai a következők:
Költség plusz fix ár (CPFF)
A projekt beszállítói a vélt kockázat miatt haboznak? Semmi gond – fedezze fel minden kockázatukat.
Ebben a szerződés típusban az eladó az összes költségét megkapja, plusz egy rögzített összeget, ami biztosítja, hogy ne legyen kitéve semmilyen kockázatnak vagy fizetési bizonytalanságnak. A rögzített összeg a teljes ár százalékos része lehet.
Ha az eladó nem tud eleget tenni a szerződés feltételeinek, akkor a szerződés értelmében felelőssé válhat bizonyos költségek viseléséért.
Költség plusz ösztönző díj (CPIF)
Az előző szerződéshez képest ez a szerződés fix költségeket tartalmaz, fedezi a vevő kockázatait, és az eladó teljesítményén alapuló ösztönző rendszert is magában foglal.
Az ösztönző itt attól függ, hogy az eladó teljesítményével mennyit tud megtakarítani. Mindez előre meghatározott a szerződésben, így nem kell aggódnia a változó összegek miatt.
Ha az eladó nem tud eleget tenni a szerződés feltételeinek, akkor a sikertelen projekt költségeit a vevő és az eladó közösen kell viselnie.
Költség plusz jutalék (CPAF)
Ennél a szerződés típusnál a vevő megtéríti az eladónak a gyártási költségeket, valamint egy további jutalékot. A jutalék mértéke a vevő döntése szerint lehet magas vagy alacsony.
Költség plusz költség százalék (CPPC)
Az utolsó típusú, költségtérítéses szerződésnél az eladó teljes összegben megkapja a fizetést, amely fedezi a szolgáltatás költségét és a költségek egy százalékát nyereségként.
Ez arra ösztönzi az eladót, hogy növelje értékesítését, hogy növelje profitját. Csak figyeljen a szolgáltatásukra és a minőségükre az optimális eredmények érdekében.
3. Idő- és anyagszerződés
Ha még mindig nem tudja eldönteni, hogy fix költségű vagy költségtérítési szerződést válasszon, és mindkét előnyt szeretné élvezni, akkor fontolóra veheti az idő- és anyagköltség-alapú szerződést.
A legjobb megoldást kínálja, mivel ötvözi a fix árú és a költségtérítési szerződések előnyeit. Az ilyen szerződések keretében a vevő vállalja, hogy fizet az eladónak a szolgáltatásba vagy termékbe fektetett időért és anyagért. A kiadások ellenőrzése érdekében a szerződés rögzíti az anyagok és a munkaerő fix árát, és felső határt szab a felhasználható idő és anyag mennyiségére. Ez a legjobb megoldás olyan projektek esetében, ahol nem lehet pontosan meghatározni a hatókört vagy a követelményeket.
Az idő- és anyagszerződés mind az eladók, mind a vevők számára megnyugvást jelent, mivel egyenlően osztja meg a kockázatokat a felek között.
Ha ezt a szerződést választja, állítson be felső határt, hogy megvédje magát a potenciális túllépésektől.
A beszerzési szerződéses folyamat: részletes áttekintés
Most, hogy már ismeri a különböző beszerzési szerződéseket, magabiztosan hozhatja meg a szükségleteinek leginkább megfelelő döntést. Az alábbiakban részletes áttekintést adunk a beszerzési folyamatról, hogy megkönnyítsük az indulást.
1. lépés: Határozza meg a munka terjedelmét
Az első lépés valójában nem az Ön feladata. Ez a projektmenedzsment csapat feladata, amely azonosítja az üzleti igényeket, és megküldi Önnek a beszerzési igényt.
A beszerzési csapat bevonása előtt a megrendelőnek alaposan értékelnie kell a munka terjedelmét és az árukra és szolgáltatásokra vonatkozó követelményeket. A megrendelés kézhezvételét követően meg kell vizsgálnia a csapat igényeit és a termék specifikációit.
2. Ajánlatok bekérése a szállítóktól
Miután megértette a feladat körét, vegye fel a kapcsolatot a potenciális beszállítókkal, és gyűjtsön ajánlatokat. Ha a követelmények hasonlóak a korábban beszerzett termékekhez, akkor egyszerűen felveheti a kapcsolatot a korábbi beszállítóival, és árajánlatot kérhet tőlük.
Új követelmények esetén azonban kérje meg a potenciális beszállítókat, hogy javasoljanak egy cselekvési tervet, és inkább ajánlatkérést nyújtson be.
3. Válassza ki a szállító ajánlatát
Miután minden szállító ajánlatát és árajánlatát áttekintette, kiválaszthatja a követelményeinek leginkább megfelelő szállítót.
A javaslatok áttekintésekor figyeljen azokra, amelyek leginkább megfelelnek üzleti követelményeinek és a legnagyobb értéket kínálják befektetéséhez. Keresse meg az egyensúlyt a szükségleteinek hatékony kielégítése és a költséghatékony megoldások között. Ez biztosítja, hogy üzleti céljait elérje és pénzügyi erőforrásait a lehető legjobban kihasználja.
4. Beszerzési szerződés tervezetének elkészítése
Miután kiválasztotta az eladót, térjünk rá a korábban tárgyalt fontos lépésre: a szerződés megfogalmazására.
A standard szerződések esetében használjon szerződésmintákat, és töltse ki az adatait. Ha azonban egyedi esetről van szó, előfordulhat, hogy teljesen új szerződést kell készítenie, és jogi tanácsot kell kérnie a jogi osztálytól.
5. A szerződés jóváhagyása
A szerződés elkészítése után a beszerzési osztály újabb felülvizsgálatnak veti alá, mielőtt elküldené az eladóhoz.
A szerződés feltételeivel kapcsolatos tárgyalások ebben a szakaszban zajlanak, és miután mindkét fél egyetért, aláírják a szerződést. Ez biztosítja, hogy mindenki egyetért, és a megállapodott feltételek hivatalosan is dokumentálva legyenek az aláírt szerződésben.
6. A szerződés iktatása
Miután mindkét fél véglegesítette és aláírta a szerződést, tárolja azt egy erre a célra kijelölt adattárban. Így könnyen hozzáférhet a szerződéshez és hivatkozhat rá, ha a jövőben problémák vagy viták merülnek fel.
Ha az összes szerződést egy helyen tárolja, azok könnyen megtalálhatók, és teljes körű nyilvántartás áll rendelkezésre a jövőbeni hivatkozáshoz, biztosítva az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot.
7. Folytassa a beszerzési folyamatot
Most, hogy minden készen áll, itt az ideje megrendelni az árukat beszerzési megrendeléssel.
A szerződés szerinti termékek vagy szolgáltatások leszállítását követően ellenőrizze, hogy azok megfelelnek-e a szerződéses előírásoknak. Ehhez érdemes összevetni a megrendelést, a szállítási bizonylatot és a szállító számláját.
Miután minden rendben van, a megállapodott határidőn belül engedélyezze a kifizetést. Ez az utolsó lépés biztosítja, hogy a teljes beszerzési folyamat, a megrendeléstől a kifizetésig, lezáruljon, és az Ön által elfogadott feltételeknek megfelelően történjen.
8. Szerződés lezárása
Miután teljesítette az összes szerződési feltételt, ideje megfontolni a szerződés felmondását.
Ha a szállító szolgáltatásai kielégítőnek bizonyultak, megőrizheti őket nyilvántartásában, megteremtve ezzel az alapot egy hosszú távú és megbízható üzleti kapcsolat kialakításához.
Ezzel fenntartja a sikeres együttműködéseket, és hosszú távon hozzájárul beszerzési folyamatainak stabilitásához és hatékonyságához.
Beszerzési szerződések végrehajtása
A beszerzési szerződések hatékony kezelése nehéz feladatnak tűnhet, de a megfelelő beszerzési menedzsment eszközzel könnyedén megoldható.
A ClickUp minden szükséges eszközt biztosít ahhoz, hogy azonnal munkába állhasson. Íme néhány módszer, amellyel a ClickUp zökkenőmentesebbé és szervezettebbé teheti beszerzési folyamatait.
ClickUp szerződéskezelés
Használja a ClickUp szerződéskezelési sablonját a beszerzési szerződéskezelés egyszerűsítéséhez.
Segítségével nyomon követheti és kezelheti az összes beszerzési szerződését a kidolgozástól a jóváhagyáson át a végleges benyújtásig. Nincs szükség további eszközökre a beszerzési folyamat nyomon követéséhez, mindez a ClickUp-on belül történhet.
ClickUp beszerzési sablonok
A ClickUp beszerzési sablonja egykomponensű megoldás minden beszerzési igényéhez. Segít a folyamatok egységesítésében, biztosítva az átláthatóságot és az egyszerűbb kezelést.
Kezelje beszerzési folyamatait egyszerűen egyedi állapotok és egyedi mezők segítségével. Kövesse nyomon a beszerzési tevékenységeket prioritási címkék, feladatok, megbízottak és címkék segítségével. Használja az állapotfrissítéseket, hogy az érdekelt felek automatikusan tájékozódhassanak az előrehaladásról.
Kövesse nyomon a feladatokat a Lista nézetben; elemezze a beszállítói kapcsolatokat a Beszállítói szint nézetben; hozzon létre szabványosított folyamatokat a Beszerzési szabványos működési eljárások nézetben; figyelje az ütemterveket a Naptár nézetben.
A ClickUp segítségével elhagyhatja a napi naptár ellenőrzését, mivel a rendszer időben értesítéseket küld Önnek. Ez a funkció biztosítja, hogy folyamatosan kézben tartsa feladatait és határidőit anélkül, hogy állandó kézi ellenőrzésre lenne szükség, így racionalizálva munkafolyamatát és növelve beszerzési folyamatának hatékonyságát.
ClickUp feladatok
Túlterheltnek érzi magát, mert egyszerre több folyamatot és beszerzési szerződést kell kezelnie?
A ClickUp Tasks megkönnyíti a munkáját, mivel egyszerűbbé teszi a feladatok elvégzését. A Tasks segítségével a folyamatokat kezelhető lépésekre és alfeladatokra bontja, és azokat különböző tulajdonosoknak rendelheti hozzá.
Készítsen ellenőrzőlistákat, hogy nyomon követhesse az összes teendőjét, és prioritás szerint rendezhesse a feladatokat. A ClickUp egyszerűsíti a csapatával való együttműködést is különböző feladatokban, kommentárszálak, megosztható képernyőfelvételek és fájlmegosztás segítségével. Ez a hatékonyságnövelés javítja a termelékenységet, így többet tud elérni.
ClickUp automatizálások
A ClickUp Automations forradalmasítja a beszerzési szerződéses folyamatokat azáltal, hogy automatikusan elindítja az ismétlődő feladatokat, például a szerződésmegújításokat.
Ez a funkció biztosítja a beszerzési szerződések időszerű és zökkenőmentes kezelését, anélkül, hogy manuális beavatkozásra lenne szükség.
Egyszerűsítse beszerzési szerződéseit a ClickUp segítségével
Most, hogy már ismeri a beszerzési szerződések három típusát és azok jellegzetességeit, magabiztosan tervezheti meg beszerzési stratégiáját.
A ClickUp beszerzési sablonjai, szerződéskezelési és feladatkezelési funkciói segíthetnek hatékony és eredményes beszerzési munkafolyamatok kialakításában.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és tegye a beszerzési szerződéskezelést gyerekjátékká!