Kíváncsi vagy, hogy a Jira jó eszköz-e a projektmenedzsmenthez?
A Jira az Atlassian által kínált projektmenedzsment eszköz, amely segít megtervezni, nyomon követni és kezelni a hatalmas mennyiségű projektet.
Ha belegondolunk, a Jira olyan, mint a projektmenedzsment eszközök Godzilla-ja.
Hatalmas, állítólag mindenható és legyőzhetetlen, és kissé félelmetes.
De ez azt jelenti, hogy a Jira a megfelelő projektmenedzsment eszköz az Ön számára?
Hát... ez attól függ.
Ebben a bejegyzésben leírjuk, hogy milyen a Jira projektmenedzsment és hogyan illeszkedik az Agile módszertanba. Megismerheted a Jira néhány jelentős korlátait is, és azt, hogy hogyan lehet azokat leküzdeni.
Akkor vágjunk is bele!
Mi az a Jira?
A Jira egy projektmenedzsment szoftver, amely kezdetben a hibák nyomon követésére összpontosított, ma azonban már a vállalatok legtöbb egyéb projektmunkájának kezelésében is segítséget nyújt.
Érdekes tény:
A Godzilla szó a japán „Go-jira” szóból származik, így a Jira valóban a projektmenedzsment eszközök Godzilla-ja!
A vállalatok jelenleg a Jira szoftvert a következőkre használják:
- Hibák, problémák, funkciók, feladatok stb. nyomon követése.
- Képes integrálódni több külső alkalmazással, például a Salesforce-szal, a Git-tel stb.
- Projektekhez kapcsolódó funkciók, például egyéni munkafolyamatok létrehozása, rugalmas jegyek és költségkezelés
- A Scrum és Kanban tábláik
A Jira projektmenedzsment eszköz megpróbálja kielégíteni ezeket a felhasználói igényeket, bár néha kissé túlterhelőnek és kontraproduktívnak tűnik.
További információkért olvassa el a Jira áttekintésünket.
Senki sem mondta, hogy Godzilla megszelídítése könnyű lesz!
A Jira használata az agilis projektmenedzsmentben
Az Atlassian Jira nagyon komolyan veszi az agilis gyakorlatokat.
Az agilis módszertanban a projektet vagy a követelményeket kisebb, könnyebben kezelhető részekre vagy alfeladatokra bontod.
Ezután az Agile csapatod együttműködve megkezdi ezeknek a feladatoknak a végrehajtását, és egyenként teljesíti őket, mielőtt minden egyes fázisról visszajelzést kapna az ügyfelektől.
Az Agile ugyanis a folyamatos együttműködésről és fejlesztésről szól.
Az Agile módszerrel történő projektmenedzsment során a Jira eszköz a következőket segíti:
Ezek a nagy vonalakban megfogalmazott lépések mindegyike kritikus fontosságú a projektmenedzsmentben, és meg is mutatjuk, miért:
1. Állítson össze egy projekttervet
Bármely agilis projekt kezdetén először meg kell állítanod a projekt backlogját (feladatok sorozatát), majd azokat sprintekbe kell szervezned.
A Jira feladatait „issue”-nak (problémának) nevezik, és digitális kártyákkal ábrázolják.
Így adhat hozzá feladatot a Jira szoftverhez:
- Hozz létre egy Jira-feladatot a Jira irányítópultján, és válaszd a Feladat típust.
- Írd le a feladat részleteit vagy az esetleges követelményeket a kártya alatt.
- Szükség szerint adj hozzá kiegészítő dokumentumokat vagy képeket.
- Határozza meg a feladatok befejezésének határidejét
- Szükség esetén bontsd a Jira-feladatokat még kisebb részekre.
Miután létrehozott egy Jira-feladatot vagy -problémát, hozzáadhatja azt a projekttervéhez.
Olyan, mint egy LEGO-szobor építése.
Különböző színű és formájú blokkokat rak össze, hogy egy egészet alkosson.
2. A projektcsapat szerepkörök és jogosultságok hozzárendelése
A feladat létrehozása után a következő lépés az, hogy kijelölj valakit a feladat elvégzésére. Szakértelmed alapján kiválasztod a megfelelő projektcsapat tagot, és neki rendeled a feladatot.
De előtte meg kell határoznia a csapattagok szerepeit a Jira projektmenedzsment eszközben, és el kell döntenie, hogy ki fér hozzá mihez.
3. A projekt előrehaladásának nyomon követése
Most már rendelkezik egy részletes projekttervvel, és minden feladathoz kijelölt megfelelő csapattagokat.
Most már hátradőlhetsz a fotelben és pihenhetsz, igaz? 😴
Talán elmehetne egy brunchra, megnézhetne egy új horrorfilmet, nem?
Sajnos ez ritkán fordul elő.
A dolgok nem mindig alakulnak a tervek szerint, és mire feleszmél, a projekt határideje már a jövő héten van, és még csak félig végzett.
A Jira eszköz következő funkcióival könnyedén nyomon követheted a határidőket:
- Időkövetési jelentések: miután beállítottad az időkövetést a Jira-ban, ezek valós idejű információkat nyújtanak arról, hogy mennyi időt töltöttél az egyes projektekkel vagy feladatokkal.
- Burnup-diagramok: vizuális ábrázolása annak, hogy mennyit értél már el
- Kördiagramos jelentések: a projektben szereplő Jira-feladatok kördiagramos bontása
- Átlagos életkor jelentések: megjeleníti a Jira-problémák megoldatlanul töltött átlagos idejét.
- Kumulatív áramlási diagram: a projektfeladatok állapotát ábrázolja az idő függvényében.
Így azonosíthatja az esetleges szűk keresztmetszeteket, kereshet javítási lehetőségeket, és biztosíthatja, hogy az Agile csapat minden tagja optimális kapacitással dolgozzon.
Bónusz: Monday.com kontra Jira & Jira kontra Linear
A Jira alkalmas projektmenedzsmentre?
Mielőtt döntesz és a Jira-t választod projektmenedzsment szoftverednek, vedd figyelembe az alábbi korlátozásokat:
Részletesen megvizsgáljuk ezeket a korlátozásokat, és megnézzük, hogyan lehet ezeket a feladatkezelési hátrányokat egy másik projektmenedzsment eszköz, a ClickUp segítségével leküzdeni.
1. Bonyolult használat
A felhasználók gyakran jelzik, hogy az Atlassian Jira beállítása bonyolult, és hogy a felület használata projektmenedzsment során zavaros.
Végül is a Jira egy szoftverfejlesztő csapat hibakereső eszközeként indult, és ez ma is a lényege.
Bár számos módosítás és funkció került hozzáadásra, a Jira még mindig csak egy problémakövető eszköz, amelyet úgy csomagoltak, hogy projektmenedzsment szoftvernek tűnjön.
Olyan, mintha felvennél egy T-Rex jelmezt, és azt hinnéd, hogy elég jó vagy ahhoz, hogy cameo szerepet kapj az új Godzilla filmben!
A Jira eszköz nagyon bonyolult lehet azok számára, akik nem tartoznak a szoftvercsapatodhoz, mivel felhasználói felülete bonyolult, és a funkcióinak elsajátításához meredek tanulási görbe szükséges.
A ClickUp megoldása: egyszerű bevezetés, intuitív felhasználói felület
A ClickUp a világ első számú projektmenedzsment eszköze és a Jira alternatívája, mert funkcióit a végfelhasználók igényeinek figyelembevételével tervezték.
Így oldja meg a ClickUp a Jira bonyolult felhasználói élményét:
- A projektmenedzsment szoftver beállítása és használ ata egyszerű.
- Az intuitív felhasználói felülethez nagyon könnyű hozzászokni.
- A Slash parancsok segítségével a projekttevékenységeket közvetlenül a billentyűzetről végezheti el.
- Egyszerű feladat hierarchiák a csapat tevékenységeinek gyors navigálásához és szervezéséhez
Hasonlítsd össze a Jira és a Trello alkalmazásokat!
2. Nincsenek erőforrás-kezelési funkciók
Persze, Godzilla teljesen egyedül végezte a dolgát.
De nem lehet.
Ezért van egy csapatod, amelynek rengeteg más erőforrást kell kezelnie!
Sajnos a Jira használatával az erőforrások kezelése nehezebb, mint kellene. Hiányoznak belőle számos alapvető csapat- és erőforrás-kezelési funkciók, amelyekkel mindenki ugyanazon az oldalon maradhatna, mint például az OKR-ek és az időkezelési funkciók.
A ClickUp megoldása: rengeteg erőforrás- és munkaterhelés-kezelési funkció
A ClickUp segítségével könnyedén kezelheted az erőforrásokat, így mindenki ugyanazon az oldalon áll, és a dolgok optimálisak maradnak.
Íme néhány funkció, amely segíthet ebben:
- Munkafolyamat-nézet: könnyen láthatóvá teheti csapata kapacitását az erőforrások hatékony kezelése érdekében.
- Box nézet: a feladatokat a felelős személyek szerint rendezi, így gyorsan láthatod, hogy ki min dolgozik.
- Célok: bontsd le céljaidat (célkitűzéseket) kisebb célokra (kulcsfontosságú eredményekre), hogy követni tudd az OKR-megközelítést.
- Natív időkövető: kövesse nyomon, hogy Ön és csapata mennyi időt töltenek a feladatok elvégzésével
- Sprint Widgets: kövesse nyomon projektjeinek előrehaladását Burn Ups, Burndowns és Velocity diagramokkal
3. Nem lehet feladatokat több felelősnek kiosztani
Egy komplex projekt gyakran számos bonyolult feladatot tartalmaz, amelyek megoldásához több emberre van szükség.
Sajnos a Jira csak egy személynek tudja hozzárendelni a feladatot, függetlenül attól, hogy az milyen bonyolult vagy igényes.
Néha egyszerűen több agyra van szükség egy probléma megoldásához, és nem okos döntés, ha a felhasználók nem adhatnak hozzá több felelőst egy feladathoz.
A ClickUp megoldása: több felelős személy hozzáadása
A ClickUp tudja, hogy néha egy ember nem elég egy feladat elvégzéséhez.
Ezért a ClickUp lehetővé teszi, hogy több felelőst rendeljen hozzá egy olyan feladathoz, amelyhez több emberre van szükség. Ha pedig egy egész csapatra van szüksége, akkor a feladatokat egyszerűen egy csapatnak (felhasználói csoportnak) rendelheti hozzá.
Ne feledd, egy ember egyedül nem tud legyőzni Godzillát. Ehhez egy szuper csapatra van szükség!
A naptár, lista vagy táblázat nézetekben több felhasználó és csapat szerint is rendezheti és szűrheti feladatait.
4. Nem lehet feladat sablonokat létrehozni
Valószínűleg előfordulhat, hogy egyszerre több projekten is dolgozik. És ezek közül néhány projektben valószínűleg hasonló feladatok is szerepelnek.
Nem lenne nagyszerű, ha egyszerűen átmásolhatnád az egyik projektből a hasonló feladatokat, és beilleszthetnéd őket egy másik projektbe?
Sajnos ez nem ilyen egyszerű.
A Jira nem rendelkezik beépített funkciókkal, amelyekkel feladat sablonokat lehetne létrehozni, majd azokat más projektekben újra felhasználni.
Ahhoz, hogy a Jira-ban feladat sablonokat használhass, meg kell látogatnod az Atlassian Marketplace-t, és meg kell vásárolnod egy kiegészítőt.
Ennyi plusz munka csak egy sablonért!
Mi is így gondoljuk.
A ClickUp megoldása: Feladat sablonok
Szerencsére a ClickUp intelligens megoldást kínál erre a problémára.
A ClickUp feladat sablonjaival a sablonok újrafelhasználása egyszerű. Használhatod őket eseményekhez, folyamatokhoz vagy bármilyen más célra a jövőben.
A ClickUp rengeteg előre elkészített sablont is kínál, így nem kell aggódnia a sablonok nulláról történő létrehozása miatt. Egyszerűen válasszon egyet közülük, és máris kezdheti a munkát.
Így könnyedén létrehozhatsz hatékony és testreszabható feladat sablonokat. A sablonokat gyorsan szerkesztheted, felülírhatod és betöltheted.
5. Nincs natív célkövetés
Amikor fáradhatatlanul dolgozol egy csomó feladaton, könnyű elveszíteni a rálátást a nagy képre.
Hogyan befolyásolja a feladat, amin dolgozol, a projektet egészében?
Képesek leszünk-e a várt projektelőrehaladást elérni a megadott határidő előtt?
A célok kitűzése egyértelműséget és irányt ad a csapatának, és segít összekapcsolni őket a nagyobb célokkal.
A Jira azonban nem rendelkezik beépített célkitűzés-funkcióval.
Ha pedig nyomon szeretnéd követni a sprinttervezési céljaidat, akkor külön kiegészítő alkalmazást kell vásárolnod az Atlassian Marketplace-ről.
Kicsit emlékeztet az iPhone 12-re.
Hálózati adapter nem tartozék. Felár ellenében kapható 😐
A ClickUp megoldása: beépített célok funkció
A ClickUp tisztában van azzal, hogy mennyire fontos a csapatok számára a célok és feladatok kitűzése és nyomon követése. Ezért építettük be a Célok funkciót. Nincs extra díj.
A ClickUp segítségével feloszthatja céljait kisebb célkitűzésekre. Ahogy teljesíti az egyes célkitűzéseket, egyre közelebb kerül céljai eléréséhez!
A céljaidat is teljes mértékben te irányítod. Ezek lehetnek:
- Számok: Kövesse nyomon a számtartományok növekedését és csökkenését
- Igaz/Hamis: Amikor egy feladat „elvégzett” vagy „nem elvégzett”
- Pénznem: Hogy mindig kézben tartsd a pénzügyeidet
- Feladatok: Kövesse nyomon feladatait vagy feladatlistáját
6. Nincsenek profilok
Ha projektmenedzser vagy, biztosan szeretnéd tudni, min dolgozik a csapatod, van-e valaki túlterhelve, és mely feladatok kerültek már elvégzésre.
Ezek nélkül a ismeretek nélkül nehéz lesz a csapatodat optimális teljesítményre ösztönözni és a kritikus feladatokat időben elvégezni.
Ez azonban a Jira esetében nem lehetséges.
A Jira segítségével Kanban-táblád és Scrum-táblád madártávlatból áttekintést nyújt a projekt feladatairól.
De ennyi is az egész.
Átfogó áttekintést kapsz, de semmi részletes információt a csapattagok munkaterheléséről.
Természetesen van felhasználói munkaterhelési jelentés, de az nem tartalmaz részletes információkat arról, hogy ki végzi el a legtöbb munkát, melyek a legutóbb befejezett feladatok, és vannak-e nem tervezett feladatok a hátralékban.
A ClickUp megoldása: Profilok
A ClickUp Profilok funkciója olyan, mint egy ablak az emberek felelősségi köreire. Segít Önnek és a csapatnak a felelősségteljes munkavégzésben.
A profilok segítségével a következőket teheted:
- Hozzáférés egy személy leírásához, szerepéhez, helyéhez stb.
- Tekintse meg a feladatok sorrendjét vagy az egyéni teendőlistákat
- Vess egy pillantást az emberek munkahelyi tevékenységeire!
- Emlékeztetőket hozhat létre a csapattagok számára a határidőkkel kapcsolatban.
- Azonosítsd azokat a feladatokat, amelyek még nincsenek ütemezve, de már kiosztásra kerültek.
- Tekintse meg a felhasználók legnépszerűbb feladatait, valamint a feladatok aktivitása alapján számított százalékos arányokat.
Emellett a ClickUp Team Insights és Reporting funkcióival elemezheti, hogy van-e valaki, aki lemaradt a munkájával, ki végzi a legtöbb munkát, és mennyi időt vesz igénybe az egyes feladatok elvégzése.
Ezenkívül a Box nézet segítségével pontosan megtudhatja, min dolgoznak az emberek, mi készült el, kinek kell még több feladat, és kinek van túl sok feladata.
És ez még nem minden.
A ClickUp Pulse funkciójával elemezheti a munkaterületén egy adott napon végzett tevékenységeket, az óránként aktív felhasználók száma alapján. Emellett betekintést nyerhet abba is, hogy az emberek éppen milyen feladatokra kommentelnek vagy mit néznek meg, így azonnal bekapcsolódhat és együttműködhet velük.
Mindezek a funkciók együttesen biztosítják a csapat teljesítményének eddig soha nem látott áttekinthetőségét, segítve Önt abban, hogy ezt az ismeretet hatékony projektmenedzsmentre fordítsa.
7. Nincs csevegési funkció
Az agilis projektmenedzsment a csapattagokkal és az érdekelt felekkel való folyamatos együttműködésen alapul.
Természetesen használhatod az e-mailt is.
Egy gyorsan változó környezetben azonban miért választanád a hagyományos levelezést, amikor azonnali üzenetküldés is rendelkezésre áll?
Spontán, kényelmes és könnyen nyomon követhető.
Sajnos a Jira nem kínál élő csevegési funkciót a csapatoddal való együttműködéshez. Az élő csevegéshez külön kiegészítőt kell vásárolnod az Atlassian Marketplace-ről.
A ClickUp megoldása: csevegések
A ClickUp Chat nézet valós idejű, gyors beszélgetéseket tesz lehetővé a csapattagokkal vagy más érdekelt felekkel.
A legjobb az egészben, hogy a munkaterületet elhagyni sem kell a csevegés megkezdéséhez. Egyszerűen csak úgy dönthetsz, hogy a munkád mellett beszélgetéseket is folytatsz!
De ez még nem minden. Mellékleteket is csatolhat, értesítéseket küldhet, kódokat oszthat meg, sőt, beágyazott elemeket is hozzáadhat a csevegéshez.
Ezenkívül minden ClickUp-feladatnak megvan a saját megjegyzésszekciója. Ezt felhasználhatod a feladatokkal kapcsolatos megbeszélések egyszerű lebonyolítására.
Ha pedig valami túl bonyolult ahhoz, hogy szövegben kifejtsd, akkor a Clip segítségével rögzíthetsz egy rövid videót, amelyben bemutatod a lényeget. Ezzel elkerülheted a félreértéseket, és megkönnyítheted a csapat tagjainak az együttműködést.
De ez még nem minden.
Ez
számtalan egyéb funkcióval rendelkezik, amelyekkel előnyt szerezhetsz a Jira-val szemben, például:
- Hozzárendelt megjegyzések : a megjegyzéseket cselekvési tételekké alakítja, hogy azok biztosan el legyenek intézve
- Egyéni állapotok: testreszabhatja az állapotokat, hogy kiemelje a feladat munkafolyamatainak különböző szakaszait.
- Több nézet : válassz a Lista, Doboz, Tábla és Naptár nézetek közül, hogy egyedi perspektívát nyerj munkádra.
- Automatizálás : automatizálja a projektben ismétlődő műveleteket egyéni kiváltók és műveletek kombinációinak beállításával.
- Agile Board : tartsa be a határidőket a Velocity, Burndown, Burnup és Cumulative Flow diagramok segítségével az Agile irányítópultról.
- Gantt-diagram nézetek : feladatok ütemezése, függőségek kezelése és a projekt előrehaladásának nyomon követése egy helyen
- Engedélyek : döntsd el, hogy a csapatod tagjai és a vendégek mit tehetnek (és mit nem tehetnek) a ClickUp-on belül
- Egyéni mezőtípusok: gazdagítsd nézetedet olyan információkkal, mint címkék, jelölőnégyzetek, dátumok, fájlok stb.
- Mobilalkalmazások : töltsd le a ClickUp alkalmazást Androidra vagy iOS-ra, hogy útközben is produktív maradhass!
Ne hagyd, hogy a Jira megcsapolja a termelékenységedet 🐲
A Jira egy sokoldalú projektmenedzsment eszköz, amely segít a feladatok, problémák, hibák és funkciók kezelésében.
Mivel azonban eredetileg a tipikus szoftverfejlesztők számára készült, hogy segítsen nekik a hibák és problémák nyomon követésében, több kritikus projektmenedzsment funkció hiányzik belőle.
Szerencsére a ClickUp több mint kompenzálja ezeket a hátrányokat.
Könnyen használható, több felhasználót is támogat, célokat kezelhet, és feladat sablonokat is kínál, többek között.
Akkor miért ne váltana át a Jira-ról a ClickUp-ra, és biztosítaná, hogy mindig betartsa a határidőket!
