A hatékony beszerzési stratégia nem csupán költségmegtakarítást jelent.
A beszerzési vezetők folyamatosan keresnek olyan eszközöket és mutatókat, amelyekkel optimalizálhatják stratégiájukat és mérhetik a beszállítók teljesítményét. Ön is hasonló helyzetben van? Ez az útmutató segítségével nyomon követheti a beszerzési KPI-mutatókat.
A piackutatási jelentés szerint a beszerzés mint szolgáltatás (PaaS) piaca 2020 és 2027 között 6,4%-os CAGR-ral fog növekedni. A beszerzési tevékenységek egyre összetettebbé válásával az adatok fontos hatékonysági tényezővé válnak.
Ezért a vállalatok aktívan nyomon követik a beszerzési mutatókat (más néven beszerzési KPI-ket).
Összegyűjtöttük azokat a legfontosabb KPI-ket, amelyeket a beszerzési vezetők használnak a beszerzési osztály hatékonyságának mérésére. Törje meg a körforgást és javítsa beszerzési teljesítményét ezzel az útmutatóval.
A beszerzési KPI-k megértése
A beszerzési folyamat magában foglalja mindazt, amit a beszerzési osztály végez az áruk és szolgáltatások beszerzése és beszerzésének érdekében.
A beszerzés kulcsfontosságú teljesítménymutatói (KPI-k) olyan mérési mutatók, amelyek segítenek megérteni a beszerzéskezelés hatékonyságát. Ezek a KPI-k elemzik, hogy a vállalat hogyan szabályozza az időt, a költségeket és a minőséget.
Ezeknek a beszerzési KPI-knek a meghatározásakor néhány dolgot figyelembe kell venni, például:
- Az Ön üzleti modellje
- A szervezet mérete,
- A szervezet helye
- Megfelelési követelmények
- A költségvetésed
A beszerzési KPI-k kiválasztása attól függően változhat, hogy hol áll az alábbi öt paraméter tekintetében.
Ne feledje, hogy nincs tökéletes beszerzési mutatókészlet. Ez nem egy univerzális megoldás, hanem személyre szabott megközelítést igényel.
Miért van szükség beszerzési mutatókra?
A beszerzési mutatók fontosságát meghatározó három fő tényező a következő:
- Teljesítménymérés: A teljesítmény javítása érdekében először a méréssel kell kezdeni. A teljesítménymutatók olyan fontos adatok, amelyek segítségével meg lehet állapítani, hogy mi az, amit javítani kell a beszerzési folyamatban.
- Objektív adatmegosztás: A beszerzési mutatók segítenek objektíven meghatározni és megosztani a beszerzéssel kapcsolatos információkat az érdekelt felekkel. Kövesse nyomon ezeket a célokat egy meghatározott időszakon keresztül, és alakítsa ki stratégiáját az üzleti igényeinek megfelelően.
- Találjon választ kérdéseire: Használja a beszerzési KPI-ket, hogy kiderítse, mi hiányzik, hogyan áll a versenytársakhoz képest, és hogy teljesítménye javul-e vagy romlik.
Olvassa el még: 20 marketing KPI, amelyet nyomon kell követnie
A beszerzési hatékonyság mérésének fontossága
A beszerzési hatékonyság mérése számos előnnyel jár az Ön vállalkozása számára:
Megtakarítási lehetőségek azonosítása: Az olyan mutatók nyomon követésével, mint a kezelt kiadások, a beszerzés ROI-ja és a számlánkénti költség, a beszerzési csapatok megtalálhatják a költségmegtakarítás és a szervezet általános jövedelmezőségének javítását szolgáló módszereket.
A beszállítói kockázat kezelése: A beszállítói kockázat minden beszerzési vezető számára komoly aggodalomra ad okot. A beszállítókkal kapcsolatos kockázatok lehetnek pénzügyi, jogi, működési vagy akár hírnévvel kapcsolatosak is. Az olyan mutatók, mint a beszállítói hibaarány, a megrendelések pontossága és a beszállítói rendelkezésre állási arány segíthetnek elkerülni az alacsony színvonalú beszállítókkal való együttműködés hátrányait.
A beszerzési tevékenységek racionalizálása: A beszerzés decentralizálódhat a több üzleti egységgel rendelkező nagy szervezetekben. Ilyen esetekben az árversenyképesség, a megrendelési ciklus aránya és a megfelelési arányok nyomon követése segíthet biztosítani, hogy a szervezet egészében a beszerzési tevékenységek meghatározott folyamatokat és bevált gyakorlatokat kövessenek.
A szervezeti célokkal való összhang: A vezetőknek nyomon kell követniük a beszerzési KPI-ket is, hogy biztosítsák, hogy a csapat erőfeszítései összhangban álljanak a szervezet általános stratégiai irányával. Például, ha a szervezet célja a legmagasabb minőségű termékek biztosítása, akkor a beszerzési csapatok KPI-jeinek tükrözniük kell a minőségre helyezett hangsúlyt, még akkor is, ha ez alacsonyabb költségmegtakarítást jelent.
Minden csapatnak mérnie kell a beszerzéssel kapcsolatos alapvető KPI-ket
Bár az ideális beszerzési stratégia szubjektív, összeállítottunk néhány alapvető KPI-t, amelyek minden beszerzési csapat számára hasznosak lehetnek.
1. Beszállítók száma
Ezzel a mutatóval mérhető, hogy hány beszállítója van a vállalatnak, és melyikektől függ a leginkább. A vállalatok néha több értékesítési ponttal rendelkeznek különböző termékekhez, vagy akár több beszállítóval is egy adott termékhez.
Bár a korlátozott számú beszállító kedvező hatással van a kedvezmények és az árajánlatok jobb kezelése szempontjából, ugyanakkor növelheti a függőséget. Másrészt, több beszállítóval csökkenthető a függőség, de nőhetnek a költségek.
A beszállítók számának növelése, különösen a kritikus termékek esetében, hozzájárulhat a kockázatok csökkentéséhez és az új piaci igények kielégítéséhez.
2. Beszállítói minőségi értékelés
Tekintse ezt a KPI-t a beszállítói értékelési skálájának. A beszállítói minőségi értékelés segít azonosítani a kockázatokat vagy problémákat, és idővel javítani a beszállítói minőséget. Figyelembe veszi a szállítási sebességet, a beszállítói reagálóképességet, a költségeket és a szolgáltatás minőségét. A mennyiségi mérőszámok mellett a szervezetek minőségi mérőszámokat is alkalmazhatnak, például beszállítói auditokat és vezetői értékeléseket.
A beszállítói minőségre vonatkozó egyértelmű célok kitűzése és a beszállítói adatok nyomon követése segíthet a beszerzési csapatoknak a beszállítói minőség és a beszerzés hatékonyságának javításában.
3. Megfelelési arány
A megfelelési arány egy fontos beszerzési mutató, amely a beszállítói teljesítményhez igazodik. Segít megismerni, hogy a beszállítók betartják-e a megfelelési követelményeket és igazodnak-e az üzleti igényekhez.
A megfelelési arány KPI-je rendkívül fontos, mivel ennek csökkenése automatikusan a közvetett beszerzések növekedéséhez vezet. A szerződéses és jogi megfelelés szintén kritikus fontosságú a jogbiztonság szempontjából. Ezen mutató kiszámításához azonosítsa a vitatott számlák arányát a teljes számlaállományban, és kövesse nyomon az ajánlott ár és a fizetett ár közötti eltéréseket.
Először is, egy 50%-os megfelelési KPI ésszerű cél egy közepes méretű vállalat számára.
4. Beszállítói rendelkezésre állás
Még a legrészletesebb tervezés mellett is előfordulhatnak olyan vészhelyzetek, amikor sürgősen szükség van bizonyos ellátmányokra. Ez a KPI jelzi, hogy egy adott beszállító mennyire megbízható, így vészhelyzetben is bizalommal fordulhat hozzá. A beszállítói rendelkezésre állás KPI-je úgy kerül kiszámításra, hogy a beszállító sürgős szállításainak számát viszonyítják a sürgős megrendelések teljes számához.
A 90% feletti beszállítói rendelkezésre állás megbízható beszállítót és hatékonyan működő ellátási láncot jelez.
5. Beszállítói hibaarány
A beszállítói hibaarány egy adott beszállító minőségének értékelésére szolgáló mutató. Ez a mutató a beszerzési osztály számára döntő tényezővé válik a termék általános minőségének értékelésében.
Számítsa ki a beszállítói hibaarányt úgy, hogy a nem megfelelő termékek teljes számát elosztja az ellenőrzött egységek teljes számával, amelyet gyakran millió egységre vetített hibaarányként fejeznek ki. Ez a mérőszám aktívan értékeli a termék minőségét és felelősségre vonja a beszállítókat. A mélyebb betekintés érdekében bontsa le a beszállítói hibaarányt hibatípusok szerint, így jobban megértheti az egyes beszállítók minőségét.
Természetesen a beszállítói hibaarányok kritikus mutatók olyan iparágakban, mint a repülőgépipar vagy az autóipar, ahol a hibák emberéletek veszteségéhez vezethetnek. Ezzel a kulcsfontosságú mutatóval rangsorolhatja eladói, és biztosíthatja a legmagasabb minőséget termékeinek szállításában.
6. Megrendelési ciklus
A megrendelési ciklus időtartama egy olyan KPI, amelyet egyszerűen nem lehet figyelmen kívül hagyni. Ez határozza meg, hogy melyik beszállító az ideális, ha sürgős a megrendelés.
Ez a mutató a megrendelés leadásától és jóváhagyásától a szállításig, a számlázásig és a fizetésig terjedő beszerzési folyamatot fedi le. A megrendelési ciklus időtartama órák és napok között változik.
Osztályozza beszállítóit a rendelési ciklusuk alapján, és ennek megfelelően adjon le rendeléseket.
A sürgős megrendeléseket a beszállítóknak kell kiosztani, garantálva ezzel a rövidebb beszerzési ciklust, míg a viszonylag hosszabb ciklusú megrendeléseket a kényelmesebb beszállítóknak. Ezen mutató nyomon követése biztosítja a beszerzési folyamat megbízhatóságát és pontosságát.
7. Átfutási idő
A lead time az az idő, amely egy adott szállító számára egy megrendelés teljesítéséhez szükséges. Ezt úgy mérjük, hogy ellenőrizzük a megrendelés leadásának pillanatától a termék kiszállításáig eltelt időt.
A matematika mögötte meglehetősen egyszerű: csak vonja le a megrendelés elfogadásához szükséges időt a teljes szállítási időből, és kész is! Ez a beszállító átfutási ideje dióhéjban.
Szállítói átfutási idő = Szállítási idő – Megrendelés ideje (megrendelés elfogadás)
A minőség romlása nélkül rövidebb átfutási idők elérése hozzájárulhat az ügyfelek elégedettségének fenntartásához.
8. A költségvetés és az időkeret betartásával végrehajtott beszerzések
Ez a mutató a meghatározott költségvetésen belül időben végrehajtott beszerzések számát rögzíti. Az e KPI-ről készült, adatokon alapuló jelentés betekintést nyújt a beszerzési csapatnak arról, hogy a szervezet erőforrásait optimálisan használják-e. Ez egy operatív KPI, amely közvetlenül tükrözi a beszerzési osztály hatékonyságát.
Ha a legtöbb beszerzésed megfelel a kitűzött költségnek és időnek, akkor a beszerzési hatékonyságod rendben van. Ezzel szemben, ha gyakran túlléped a tervezett időt és költségeket, az riasztó jelzés lehet a beszerzési csapatok számára.
Ezen mutató gondos nyomon követése és szükség szerinti optimalizálása segít a beszerzési költségvetés és az időbeli célok teljesítésében.
9. Megrendelés költsége
A beszállítói költségek és minőség elemzése mellett a beszerzési vezetőknek nyomon kell követniük a különböző költségekkel kapcsolatos mutatókat is, például a megrendelés belső költségét. Ez a megrendelés teljes beszerzési költsége, a beszerzéstől és a létrehozástól a számla lezárásáig.
A beszerzési költséget alkotó tényezők vállalkozásonként eltérőek. Míg egyes vállalkozások mind a közvetlen, mind a közvetett költségeket figyelembe veszik, mások csak a közvetlen költségeket veszik számításba.
Ha egy általános képletet szeretne ehhez a KPI-hez, akkor azt a beszerzési, megrendelési és tárolási költségek összegeként lehet kiszámítani.
Ezen KPI figyelembevétele segít javítani a beszerzés-fizetés életciklus hatékonyságát, és biztosítja a költségek és hibák minimalizálását.
10. Kiadások kezelése
A kezelt kiadások a menedzsment által szabályozott beszerzési kiadások százalékos arányát jelentik. A vállalat kezelt kiadásainak növekedése javítja a költségek optimalizálásának és a kiadások előrejelzésének képességét. Ez a mutató különösen nagy hatással van a kiaknázatlan költségmegtakarítások kiaknázására.
Folyamatosan értékelje a kiadásokat, és figyelje a beszállítói szerződéseket, hogy azonosítsa a fejlesztési lehetőségeket. A konszolidált beszerzés és a mennyiségi kedvezmények végül hozzájárulnak a szervezet eredményéhez.
11. Beszerzési ROI
Ez a kritikus beszerzési mutató a befektetések jövedelmezőségét követi nyomon, ami minden vállalkozás végső célja. Betekintést nyújt a beszerzési stratégia jövedelmezőségébe és költséghatékonyságába. A beszerzési ROI-t úgy számíthatja ki, hogy az éves költségmegtakarítást elosztja az éves beszerzési költségekkel.
Ne feledje, hogy bár a beszerzés ROI-ja fontos tényező, önmagában nem ad teljes képet a helyzetről. A legjobb eredmények elérése érdekében ezt a mutatót más mutatókkal, például a beszerzési költségek elkerülésével kombinálja, hogy teljes képet kapjon.
Állítsa be beszerzési ROI-célját a belső beruházások tízszeresére, hogy jó beszerzési stratégiát indíthasson.
12. Sürgősségi beszerzési arány
Szeretné nyomon követni, hogy vállalata milyen gyakran igényel sürgős beszerzéseket? Ehhez ez a mutató szükséges.
Néhány sürgős megrendelés minden vállalkozásnál elkerülhetetlen. Azonban a sürgős megrendelések ismételt leadása rossz fényt vet a működésére. A sürgős beszerzések az általános beszerzési költségek emelkedésével hatnak az üzleti tevékenységére.
Az alacsony sürgősségi beszerzési arány segít a vállalkozásoknak megtakarítani a költségeket, racionalizálni a beszerzési terveket, biztosítani a szolgáltatások zavartalan működését és minimalizálni az ellátási kockázatokat. Ez a mutató tükrözi a beszerzési teljesítményt, és alapul szolgál a jövőbeli műveletek irányításához.
A hatékony menedzsment kiküszöböli a beszerzési folyamatok hatékonyságának hiányosságait és megakadályozza a termékhiányt. Számítsa ki a sürgősségi beszerzések arányát úgy, hogy a sürgősségi beszerzések számát elosztja a meghatározott időszakban történt összes beszerzés számával.
13. Szállítói elutasítási arányok és költségek
A beszállítói elutasítási arány és a költségmutató a belső minőségirányítást méri. Ez tükrözi a rossz minőség vagy egyéb problémák miatt elutasított beszállítói termékek gyakoriságát és költséghatását. E két tényező bármelyikének növekedése intézkedést igényel a vevő részéről.
Az eltérések azonosítása és a helyreállítási megoldások megvalósítása segít elkerülni a szűk keresztmetszeteket és fenntartani a vevő-eladó közötti egészséges kapcsolatot.
Nézze meg ezeket a beszállítókezelő eszközöket!
14. Beszerzési költségek csökkentése
A kézzelfogható költségmegtakarítás továbbra is a beszerzési csapatok elsődleges célja. A beszerzési költségek csökkentése hatékony mérőszám a beszerzési funkció hatékonyságának vizsgálatához. Ez az ármegállapodások révén minden megrendelésnél elért költségmegtakarítás százalékos arányát méri.
Az ármegállapodások és kedvezmények révén az év során elért teljes költségmegtakarítás rávilágít a költségkezelés hatékonyságára.
A költségcsökkentés hatékony mérési módja az azonos termék vagy szolgáltatás régi és új árainak összehasonlítása. Ez a számítás segít optimalizálni a beszállítói életciklus-kezelést és kiképezni a személyzetet a költségmegtakarítási intézkedésekre. Végül pedig segít a költségkezelési stratégiák kidolgozásában.
A beszerzési KPI-k rendszeres nyomon követése elengedhetetlen a beszerzési folyamatok javításához. Bár említettük a leggyakrabban választott beszerzési KPI-ket, az Ön vállalkozásának mérete, kategóriája és működése határozza meg, hogy melyik mutatók a legrelevánsabbak az Ön számára.
A beszerzési folyamatok nyomon követése segít a költségek megtakarításában, az üzleti működés optimalizálásában, a szűk keresztmetszetek azonosításában és azok leküzdésére szolgáló stratégiák kidolgozásában. Válasszon ki ezek közül a mutatók közül néhányat, és kombinálja őket más mutatókkal, hogy megerősítse vállalkozását és javítsa az általános teljesítményt.
Hogyan kövessük nyomon a beszerzési KPI-ket?
A nyomon követendő megfelelő beszerzési KPI-k azonosítása mellett a szervezeteknek egy speciális beszerzési menedzsment szoftvert is ki kell választaniuk a beszerzés hatékony kezelése érdekében.
A ClickUp csapata a ClickUp beszerzési KPI-követési sablonjának tervezésekor figyelembe vette az összes beszerzési KPI-t. A sablon minden szükséges funkcióval rendelkezik a KPI-mutatók könnyű nyomon követéséhez. Robusztus funkciói, mint például a Célok, Táblák, Dokumentumok, testreszabható mezők és irányítópultok lehetővé teszik a KPI-k hatékony nyomon követését egy helyen.
Kövesse nyomon és érje el beszerzési céljait a ClickUp segítségével
A ClickUp Goals segítségével könnyedén szervezheti, nyomon követheti és megoszthatja a beszerzési KPI-ket. Minden KPI esetében határozza meg a célon belüli célértéket, és adja meg az elérési határidőt. Most pedig testreszabhatja a mutatókat a célok nyomon követéséhez:
- Szám: Állítson be egy számtartományt, és figyelje az érték növekedését vagy csökkenését.
- Igaz/Hamis: Hozzon létre egy jelölőnégyzetet, amellyel megjelölheti, ha egy adott cél teljesült.
- Pénznem: Állítson be pénzügyi célt, és kövesse nyomon az érték emelkedését és csökkenését.
- Feladat: Egyedi feladat vagy teljes feladatlista elvégzésének felügyelete
A ClickUp segítségével a feladat elvégzését és előrehaladását vizuálisan is ábrázolhatja haladási sávok, grafikonok és táblázatok segítségével.
Ezenkívül a ClickUp Dashboards segítségével különböző célokat kombinálhat egyetlen áttekintésben. A ClickUp dashboard funkciói lehetővé teszik a következőket:
- Áttekintés: Az Összefoglaló nézet segítségével áttekintést kaphat a beszerzési KPI-kről és azok előrehaladásáról.
- Az üzleti célok összehangolásának javítása: Fedezze fel a részlegek OKR-nézetét, hogy beszerzési KPI-jeit összehangolja az általános célokkal.
- A haladás nyomon követése: A Haladás nézet segítségével azonosíthatja a csapat haladását és leszűkítheti a fejlesztésre szoruló területeket.
- Képzelje el az idővonalat: Tekintse át az Idővonal nézetet, hogy láthatóvá váljon a beszerzési KPI-k lehetséges idővonala és mérföldkövei.
Ezek a nézetek áttekinthető eredményelemzést nyújtanak, amely segít azonosítani és áthidalni a hiányosságokat. A ClickUp beszerzési sablon a KPI-ket öt kategóriába sorolja: Befejezett, Nem a terv szerint, A terv szerint, Nem kezdődött el és Kockázatos, hogy nyomon lehessen követni az előrehaladást.
Ezen túlmenően a ClickUp jelentéskészítő funkciója értékes betekintést nyújt az adatokon alapuló döntéshozatalhoz.
Kezelje és elemezze beszerzési mutatóit a ClickUp segítségével, hogy maximális hatékonyságot érjen el. Az adatok feldolgozása, elemzése és az eredmények felhasználása a beszerzéskezelés javítása érdekében a ClickUp segítségével gyerekjáték lesz.
Válassza a ClickUp-ot, és a beszerzési KPI-mutatók mérése gyerekjáték lesz!