A szervezetlen értekezletek rombolják a termelékenységet. Időpazarlásnak számítanak, zavart okoznak, és általában azzal végződnek, hogy mindenki azt kérdezi: „Na... és most mi lesz?”
Ön jobbat érdemel. És a csapata is.
Ezért gyűjtöttük össze a legjobb ingyenes Monday.com értekezlet-napirend sablonokat, a heti állásfoglalásoktól a projektindításokig, amelyek hatékonyabbá teszik az értekezleteket. Ezek a sablonok struktúrát, áttekinthetőséget és felelősségvállalást hoznak minden értekezletbe.
Ha ezek sem felelnek meg az elvárásoknak, akkor néhány ClickUp sablont is mellékeltünk, amelyek rugalmas, azonnal használható alternatívák.
Mik azok a Monday.com értekezlet-napirend sablonok?
A Monday.com értekezlet-napirend sablonjai kész táblák vagy dokumentumok, amelyek egy helyen foglalják össze az értekezlet témáit, felelőseit, időpontjait és a követendő feladatokat. Közvetlenül a Monday.com-ba illeszkednek, így csapata minden értekezletet megtervezhet, lebonyolíthat és nyomon követhet anélkül, hogy a nulláról kellene kezdenie.
Különösen hasznosak olyan ismétlődő értekezletekhez, mint a heti bejelentkezések, a sprint-áttekintések vagy az ügyfélértekezletek, ahol fontos a következetesség. Ráadásul testreszabhatja őket különböző csapatokhoz vagy munkafolyamatokhoz, így mindenki mindig ugyanazon az oldalon áll.
👀 Tudta? A munkahelyi értekezletek mindössze 37%-án használnak aktívan értekezlet-napirendet, és még akkor is, ha igen, a napirendek 21%-a kevesebb mint 500 karaktert tartalmaz, ami korlátozza azok szerkezetét és áttekinthetőségét.
A legjobb monday.com értekezlet-napirend sablonok és alternatívák
| Sablon neve | Sablon letöltése | Ideális | Legjobb funkciók |
| Monday csapatértekezlet-napirend sablon | Sablon letöltése | Heti csapatértekezletek vagy projektellenőrzések szervezői | Témák, felelősök, jegyzetek és nyomon követések; emlékeztetők; fájlok és prezentációk megosztása |
| Hétfői értekezlet jegyzet sablon | Sablon letöltése | Csapatok, akik szeretnék naplózni, nyomon követni és újra áttekinteni az értekezletekről szerzett információkat | Találkozók időpontjai, napirendek, résztvevők, kérdések és válaszok, jegyzetek; színkódolt címkék; címkézés és szűrés |
| Hétfői igazgatósági ülés jegyzőkönyv sablon | Sablon letöltése | Szakemberek, vezetők és egyéni vállalkozók, akik prioritásokat szeretnének meghatározni | Témák, résztvevők, idő, nyomon követés; irányítópultok; automatizálások; Naptár/Kanban/Idővonal nézetek; |
| Monday vállalatközi rendezvénytervezési sablon | Sablon letöltése | Rendezvénytervezők és koordinátorok, akik rendezvények részleteit szeretnék megszervezni | Állapotok, határidők, megbízottak; feladat létrehozása; Gantt/Kanban/táblázatos nézetek |
| Monday rendezvény utáni lehetőségek sablon | Sablon letöltése | Marketingcsapatok, amelyeknek szükségük van a résztvevők visszajelzéseinek rögzítésére | Visszajelzési űrlapok; vezető kategóriák; irányítópultok |
| Monday Sprint Retrospective Template | Sablon letöltése | Agilis fejlesztőcsapatok nyomon követik a követő intézkedéseket | Szavazás a prioritásokról; átvitt teendők; retro eredmények hivatkozása |
| ClickUp napirend-sablon | Ingyenes sablon letöltése | Csapatok, amelyeknek készen használható, megismételhető értekezlet-struktúrára van szükségük | Találkozó részletei, résztvevői ellenőrzőlisták, élő jegyzetek, nyomon követési feladatok, ClickUp e-mail integráció |
| ClickUp All-Hands Meeting Template | Ingyenes sablon letöltése | Nagy szervezetek, amelyek rendszeres, vállalat-szintű értekezleteket terveznek | Gantt-nézet, élő jegyzetek, címkék, feladatok hozzárendelése állapotokkal |
| ClickUp külső értekezlet napirend sablon | Ingyenes sablon letöltése | HR-csapatok, osztályvezetők vagy alapítók, akik külső helyszíneken vagy vállalati kirándulásokon szerveznek rendezvényeket | Beágyazott feladatok, rich text jegyzetek, feladatfüggőségek, naptárszinkronizálás |
| ClickUp Meetings sablon | Ingyenes sablon letöltése | Csapatok, amelyek rugalmas módszert keresnek bármilyen típusú értekezlet kezelésére | Testreszabható napirendek, Google Slides beágyazás, élő visszajelzések |
| ClickUp értekezlet-névsor sablon | Ingyenes sablon letöltése | Csapatok, amelyek világos, szervezett módszert keresnek az ismétlődő vagy nagyszabású értekezleteken való részvétel nyomon követésére. | Szerepkörök, jelenléti nyilvántartás, automatizálás, részvételi jelentések |
| ClickUp értekezlet-ellenőrzőlista sablon | Ingyenes sablon letöltése | Csapatok, amelyek szoros, fókuszált értekezleteket szeretnének tartani valós idejű feladatkövetéssel | Táblázatos nézet, ellenőrzőlisták, automatikus emlékeztetők, intelligens nyomon követés |
| ClickUp értekezlet-nyomkövető sablon | Ingyenes sablon letöltése | Csapatok és vezetők, akik projekt- és osztályszintű értekezleteket terveznek | Egyéni mezők, több nézet, címkék és prioritások |
| ClickUp projektindító értekezlet sablon | Ingyenes sablon letöltése | Projektmenedzserek, csapatvezetők és ügyfélkapcsolati csapatok, akik szeretnék összehangolni az összes érdekelt felet | Feladatok kiosztása, eredmények nyomon követése, beágyazott alfeladatok, döntések naplózása, csapatbemutatások |
| ClickUp értekezlet jegyzőkönyv (MoM) sablon | Ingyenes sablon letöltése | Csapatok, amelyeknek több részleget érintő értekezletekről egyértelmű jegyzőkönyvre van szükségük | Idővonal-naplók, határidővel ellátott teendők, ellenőrzőlista-integráció, mellékletek, korábbi értekezletek hivatkozásai |
| ClickUp értekezlet-jegyzet sablon | Ingyenes sablon letöltése | Csapatvezetők, osztályvezetők és projektmunkatársak, akiknek strukturált értekezletjegyzetekre van szükségük | Valós idejű jegyzetek, határidővel ellátott teendők, szerepkörök kiosztása, korábbi értekezletek jegyzetének összekapcsolása |
| ClickUp értekezlet jegyzőkönyv sablon | Ingyenes sablon letöltése | Projektcsapatok, osztályvezetők és műveleti vezetők, akik dokumentációval terhelt értekezleteket szerveznek | Egyedi elrendezések, értekezletek logisztikája, szavazási eredmények, feladatkiosztás, elemzések, nyomon követés |
| ClickUp csapatkommunikációs és értekezlet-mátrix sablon | Ingyenes sablon letöltése | Projektmenedzserek, csapatvezetők és osztályvezetők, akiknek hibrid vagy távoli csapatokkal kell kommunikálniuk | Naptár, Kanban és Lista nézetek; testreszabható mezők; tulajdonjog és előkészítési feladatok; hatékonyságra való összpontosítás |
📚 További információ: Monday Review: Előnyök és hátrányok
Mi jellemzi a jó Monday.com értekezlet-napirend sablont?
Nem minden sablon egyforma. Egy jó Monday.com értekezlet-napirend sablon segít abban, hogy értekezletei világosak, pontosak és produktívak legyenek. Íme, mire kell figyelni 👇
- Világos értekezlet cél: Keressen olyan sablonokat, amelyek egy üres hellyel kezdődnek, ahol megadhatja az értekezlet célját.
- Időbecslések: Válasszon egy sablont, amely időoszlopot tartalmaz, hogy reálisan tudjon tervezni, pl. 10 perc a frissítésekre, 15 perc az akadályokra.
- Kijelölt tulajdonosok: Válasszon olyan sablont, amely lehetővé teszi, hogy minden elemhez kijelöljön egy személyt.
- Tennivalók és határidők: Győződjön meg arról, hogy az értekezlet napirend-sablonja tartalmaz helyet a következő lépések, a felelősök és a határidők feljegyzésére.
- Jegyzetek/döntések oszlop: Keressen olyan sablont, amelyben minden napirendi pont mellett jegyzetmező található.
- Testreszabható elrendezések: Válasszon olyan sablont, amely lehetővé teszi az oszlopok módosítását, a szakaszok átnevezését vagy integrációk hozzáadását, ha szükséges.
- Újrafelhasználható formátum: Győződjön meg arról, hogy a sablon elmenthető és másolható az ismétlődő értekezletekhez.
👀 Tudta? A felesleges vagy hatástalan értekezletek évente körülbelül 25 000 dollárba kerülnek alkalmazottanként, ami 5000 főnél több alkalmazottat foglalkoztató szervezetek esetében évente megdöbbentő 101 millió dollárt jelent.
Ezért van szükség egy értekezlet napirend sablonra, hogy minden perc számít.
Ingyenes Monday.com értekezlet-napirend sablonok
A csapatok összehangolásától a stratégiai tervezésig a Monday.com számos kész ülések napirendjéhez használható sablont kínál, amelyek segítségével zökkenőmentesebbé teheti az üléseket. Az alábbiakban néhány gondosan kiválasztott sablon található, amelyek egyértelműséget, struktúrát és felelősségvállalást hoznak a csapat megbeszéléseibe. Nézzük meg őket egyenként:
1. Csapatértekezlet-napirend sablon
A Csapatértekezlet-naptár sablon segít Önnek a fókuszált, megismételhető csapatértekezletek lebonyolításában, mint például a heti bejelentkezések, a csapatfrissítések vagy a csapatok közötti megbeszélések. Egyértelműen meghatározza a napirendet, kijelöli a felelősöket, nyomon követi a teendőket és rögzíti a legfontosabb pontokat egy megosztott táblán.
A táblázat egyszerű oszlopokat tartalmaz a témák, időpontok, felelősök, megjegyzések és nyomon követések számára. Fájlokat adhat hozzá, csapattagokat jelölhet meg, útközben frissítheti az állapotot, és legközelebb újra felhasználhatja ugyanazt a beállítást.
Ez a sablon segít Önnek:
- Adjon hozzá napirendi jegyzeteket egy dokumentumhoz, amely közvetlenül a táblájához kapcsolódik.
- Állítson be emlékeztetőket a feladatokhoz, vagy értesítse csapattársait, amikor ők kerülnek sorra.
- Néhány kattintással szűrhet témákat, állapotokat vagy csapattagokat.
- Helyezze el a prezentációkat, dokumentumokat és linkeket olyan helyen, ahol mindenki könnyen megtalálja őket.
✅ Ideális: Heti csapatértekezletekhez vagy projektellenőrzésekhez, amelyek egyértelmű struktúrát, a felelősök elszámoltathatóságát és az értekezlet utáni nyomon követést igényelnek.
2. Találkozói jegyzetek sablon
A Meeting Notes Template (Találkozói jegyzetek sablon) egy áttekinthető felületet biztosít csapatának, ahol minden, a találkozón megbeszélt témát rögzíthetnek. Feljegyezheti a legfontosabb pontokat, nyomon követheti a résztvevőket, feljegyzheti a kérdéseket és rögzítheti a teendőket.
A táblázat több részre van osztva: értekezletek időpontjai, napirendek, résztvevők, kérdések és válaszok, valamint egy külön rész a jegyzetek és észrevételek számára. Átrendezheti a bejegyzéseket, kijelölheti a következő lépéseket a csapattagoknak, és állapotcímkékkel nyomon követheti a folyamatot.
Ez a sablon segít Önnek:
- Színkóddal jelölje a prioritásokat, hogy kiemelje a sürgős vagy folyamatban lévő megbeszélési pontokat.
- Jelölje meg a jegyzeteket egy rugalmas táblán, amelyen átnevezheti, rendezheti vagy szűrheti a bejegyzéseket a saját igényei szerint.
- Címkézze meg csapattársait, hagyjon frissítéseket, és tegye egyértelművé a következő lépéseket mindenki számára.
✅ Ideális: Olyan csapatok számára, akik külső dokumentumok vagy eszközök használata nélkül szeretnék rögzíteni, nyomon követni és újra áttekinteni az értekezletek során született ötleteket és döntéseket.
3. Igazgatósági ülés jegyzőkönyv sablon
A testületi ülés jegyzőkönyv sablon segít strukturált és áttekinthető módon lebonyolítani a hivatalos üléseket, például a testületi felülvizsgálatokat vagy az érdekelt felek bejelentkezéseit.
Lehetővé teszi a napirend előzetes megtervezését, a prezentátorok kijelölését, dokumentumok csatolását és jegyzőkönyvek rögzítését, miközben biztosítja, hogy minden résztvevő rendelkezzen a megfelelő kontextussal és hozzáféréssel a legfontosabb anyagokhoz.
Találsz oszlopokat a témákhoz, a résztvevőkhöz, az időponthoz, a helyszínhez és a nyomon követéshez. Emellett feltölthetsz jelentéseket, nyomon követheted a felelősségi köröket, és tulajdonos vagy dátum szerint szűrhetsz, hogy lássad, hol tartanak a dolgok.
Ez a sablon segít Önnek:
- A műszerfalak segítségével áttekintheti az állapotot és a felelősségi köröket.
- Váltson a Naptár, a Kanban vagy az Idővonal között, hogy a feladatok a saját igényeinek megfelelően jelenjenek meg.
- Állítson be automatizált funkciókat, hogy emlékeztetőket küldjön vagy állapotokat frissítsen extra munkavégzés nélkül.
✅ Ideális: szakemberek, vezetők vagy túlterhelt egyéni vállalkozók számára, akiknek praktikus módszerre van szükségük annak eldöntéséhez, hogy mire érdemes időt szánniuk, és mire nem.
🎉 Érdekesség: A Microsoft kifejlesztett egy gépi tanulási rendszert, amely ma már a Teamsbe is integrálva van, és amely automatikusan észleli, ha egy résztvevő megpróbálja megszakítani a távoli értekezletet, de nem sikerül neki, majd felkéri, hogy emelje fel virtuálisan a kezét, hogy megszólalhasson.
A valós adatok alapján 0,95 AUC (görbe alatti terület) értéket ért el, 50% valódi pozitív aránnyal és kevesebb mint 1% hamis pozitív aránnyal, ami elég megbízhatóvá teszi a termeléshez. Ez a funkció lehetővé teszi a halkabb hangok meghallgatását, elősegítve az értekezletek inkluzívabbá válását és biztosítva a méltányos részvételt, ami különösen fontos a hibrid környezetekben.
4. Vállalatközi rendezvénytervezési sablon
A Vállalatközi rendezvénytervezési sablon szervezett csoportokat, állapotokat, határidőket, felelősöket és többféle nézetet használ, hogy rögzítse a rendezvény munkafolyamatának minden szakaszát.
A megbeszélések során a követendő feladatokat közvetlenül a tábláról cselekvési tételekké alakíthatja, és határidőket és felelősöket rendelhet hozzájuk, így a döntések nem vesznek el a megbeszélés után.
Ez a sablon segít Önnek:
- Adjon hozzá, távolítson el vagy nevezzen át előre definiált csoportokat, hogy azok megfeleljenek az Ön konkrét tervezési szakaszaiknak.
- Alakítson minden megbeszélési pontot feladattá, és bontsa le azok részletes lépéseit a jobb tervezés érdekében.
- Váltson a Gantt nézetre az ütemterv tervezéséhez, a Kanban nézetre a szakaszalapú nyomon követéshez, vagy a Táblázat nézetre a nyitott feladatok gyors áttekintéséhez.
✅ Ideális: Rendezvénytervezők és koordinátorok számára, akik központi munkaterületet keresnek az események logisztikájának, ütemtervének és kommunikációjának koordinálásához.
5. Esemény utáni lehetőségek sablon
Amikor eljön az ideje, hogy hatékonyan kihasználja az esemény utáni lehetőségeket, a Post-event Opportunities Template (Esemény utáni lehetőségek sablon) segítségével a visszajelzéseket megvalósítható lehetőségekké alakíthatja, és azok különböző szakaszait kezelheti.
Tartalmazza a beépített visszajelzésgyűjtést, a vezető nyomon követést, a testreszabható nézeteket és a rendezvény utáni munkafolyamatokra szabott irányítópultokat.
Az esemény után ossza meg az űrlapot a résztvevőkkel, hogy a válaszokat közvetlenül az Esemény visszajelzés táblára gyűjthesse. Onnan a potenciális ügyfeleket méret, prioritás, tulajdonos, állapot és határidő szerint kategorizálhatja, így biztosítva, hogy a legígéretesebb lehetőségeket azonnal kiaknázzák.
Ez a sablon segít Önnek:
- Gyűjtsön visszajelzéseket és tegye lehetővé az esemény utáni nyomon követést egyszerű űrlapok segítségével
- Rendezze a beérkező potenciális ügyfeleket méret, prioritás, állapot és határidő szerint a jobb átláthatóság érdekében.
- Figyelje az elégedettségi értékeléseket, a visszajelzések tendenciáit, az értékesítési előrejelzéseket és a csapat teljesítményét egyetlen nézetben.
✅ Ideális: Marketingcsapatok számára, akiknek szükségük van a résztvevők visszajelzéseinek rögzítésére és azok értékesítési vagy utánkövetési lehetőségekké alakítására.
6. Sprint retrospektív sablon
A szoftverfejlesztő csapatok számára minden értekezlet lehetőséget kínál a folyamatok ellenőrzésére és fejlesztésére. A Sprint Retrospective Template (Sprint visszatekintő sablon) kifejezetten az agilis csapatok számára készült, hogy a megbeszélés témáit és a reflexiókat egy közös táblán összpontosítsák.
A sprint előrehaladtával a csapat tagjai megjegyzéseket adhatnak hozzá tételekként és fájlokat csatolhatnak, hogy további kontextust nyújtsanak. Az összes retrospektív adat egy helyen biztosítja, hogy a megbeszélések, szavazások, mellékletek és teendők szervezetten és könnyen hozzáférhetők legyenek.
Ez a sablon segít Önnek:
- Használja a Szavazás oszlopot, hogy a csapat rangsorolhassa, mely témákra kell összpontosítani.
- Hozzon létre és vigyen tovább cselekvési tételeket, és kövesse nyomon azok végrehajtását.
- A következő sprint megkezdése előtt tekintse át a korábbi eredményeket, és ellenőrizze a fejlesztéseket.
✅ Ideális: Agilis fejlesztőcsapatok számára a sprint teljesítményének figyelemmel kíséréséhez és a követő intézkedések nyomon követéséhez.
A Monday.com értekezlet-napirend sablonok korlátai
Bár a Monday.com rugalmas és vizuálisan gazdag sablonokat kínál a feladatok és az értekezletek kezeléséhez, a felhasználók néhány jelentős hátrányt is kiemelték, különösen az értekezletek napirendjének kezelése tekintetében:
- A legtöbb sablon statikus és kézi frissítést igényel, amely nem szinkronizálódik valós időben a csapattagok között.
- Az előre betöltött oszlopok és automatizálások túlterhelhetik az új felhasználókat, ahelyett, hogy egyszerűsítenék a beállítást.
- Nincs külön hely a jegyzetek beírására vagy a döntések rögzítésére az élő megbeszélések során.
- A formázási lehetőségek hiánya megnehezíti a hosszabb napirendek világos szerkezetű megszervezését.
- A követendő feladatok és emlékeztetők nem kapcsolódnak automatikusan a napirendi pontokhoz, hacsak nem állítja be őket manuálisan.
⭐ Időmegtakarítás: Használja a ClickUp Brain alkalmazást, hogy céljai alapján azonnal strukturált értekezlet-napirendeket hozzon létre. Csak írja le a célt, és hagyja, hogy az AI elintézze a többit.
Írja be a következő parancsot: „Készítsen 30 perces napirendet a heti marketingcsapat-értekezlethez, a megbeszélendő témákkal, az időbeosztással és a teendőkkel együtt.
📚 További információ: ClickUp vs. Monday
Alternatívák a Monday.com értekezlet-napirend sablonjaihoz
Ha a Monday.com értekezlet-napirend sablonjai korlátozottnak vagy túl bonyolultnak tűnnek az Ön üzleti igényeihez képest, akkor van egy rugalmas és felhasználóbarát Monday.com alternatívánk.
A tiszta felhasználói felületéről, valós idejű együttműködéséről és testreszabható nézetéről ismert ClickUp, a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, célra szabott értekezlet-napirend sablonokat kínál, amelyek minden méretű csapat számára alkalmasak.
Világos, hatékony értekezlet-napirendeket szeretne írni? Nézze meg ezt a videót!
Az egyéni megbeszélésektől a vállalat egészét érintő értekezletekig a ClickUp egyre bővülő sablonkönyvtárat kínál, amelyeket a gyorsaság, a struktúra, az együttműködés és a csapat összehangolása érdekében hoztak létre. Az alábbi szakaszban összeállítottuk a legjobb sablonokat, amelyeket azonnal használatba vehet.
1. ClickUp napirend-sablon
A ClickUp napirend-sablon egyszerű módszert kínál a szervezett, eredményorientált értekezletek lebonyolításához. Az első lépés egy egyszerű ClickUp Doc, ahol a csapattal együtt meghatározhatják az értekezlet célját.
Maga a napirend négy intelligens szakaszra tagolódik: Találkozó részletei, Résztvevők, Találkozó jegyzetek és Találkozó utáni részletek.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Adja meg az értekezlet alapvető adatait, mint a dátum, az idő, a hatály és a típus egy helyen.
- Rendeljen szerepeket és ellenőrizze a részvételt ellenőrzőlisták segítségével
- Készítsen élőben jegyzeteket, és rögzítse a követendő feladatokat a felelősökkel és a határidőkkel együtt.
- Ossza meg a napirendeket és küldjön gyors frissítéseket a ClickUp Email segítségével.
- Kövesse nyomon a teendőket a beépített megjegyzések, emlékeztetők és feladatlinkek segítségével.
✅ Ideális: Olyan csapatok számára, amelyeknek készen használható, megismételhető értekezlet-struktúrára van szükségük a hatékony belső összehangolás és a megbízható előrehaladás nyomon követése érdekében.
📮ClickUp Insight: A találkozók hatékonyságáról szóló felmérésünk adatai szerint a találkozók 25%-án átlagosan 8 vagy több résztvevő vesz részt. Azt is megállapítottuk, hogy egy átlagos találkozó körülbelül 51 percig tart. Ezek a nagy létszámú találkozók hetente legalább 6-8 órányi kollektív találkozási időt eredményezhetnek szervezeti szinten.
Mi lenne, ha le tudná rövidíteni? A ClickUp átalakítja a csapatok kommunikációját! Hosszadalmas értekezletek helyett közvetlenül a feladatokon belül együttműködhet megjegyzések, mellékletek, hangjegyzetek, videoklipek és egyebek segítségével – egy helyen.
📚 További információ: A legjobb értekezletkezelő és napirend-szoftver megoldások
2. ClickUp All-Hands Meeting Template
A ClickUp All-Hands Meeting Template olyan csapatok számára készült, amelyeknek egyértelmű, megismételhető módszerre van szükségük a vállalat egészét érintő értekezletek kezeléséhez.
Kiemelkedő funkciója a beépített ClickUp Gantt View, amely lehetővé teszi az értekezletek előkészítésének, az élő megbeszéléseknek és a követő intézkedéseknek a vizuális idővonalon történő megtervezését, így a koordináció zökkenőmentesebbé válik. Emellett elemek húzásával és elhelyezésével, az idővonalak azonnali módosításával, valamint a függőségek segítségével a kapcsolódó feladatok összekapcsolásával is rendelkezik.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Rögzítse az élő beszélgetések jegyzetét, kérdéseit és döntéseit strukturált szakaszokban.
- Használjon címkéket a csapatspecifikus megbeszélések vagy az összes résztvevőt érintő értekezletek ismétlődő napirendi pontjainak megjelöléséhez.
- Rendeljen a megbeszélés utáni feladatokhoz határidőket és valós idejű állapotfrissítéseket.
✅Ideális: Nagy szervezetek számára, amelyeknek következetes és együttműködésen alapuló struktúrára van szükségük a rendszeresen megrendezett, vállalat-szintű értekezletekhez.
💡Profi tipp: Használja ezeket a sablonokat a ClickUp Meetings alkalmazással együtt, hogy hatékonyabb, interaktívabb értekezleteket tartson. A beépített jegyzetelési eszközökkel, a feladatok kiosztásával a hívás közben, a napirendek beállításával és a nyomon követéssel minden értekezletet cselekvésre ösztönző platformmá alakíthat.
Ez a tökéletes módszer az élő megbeszélések egyszerűsítésére és a lendület fenntartására a hívás befejezése után.
3. ClickUp külső helyszínen tartott értekezlet napirend sablon
A ClickUp Offsite Meeting Agenda Template segít a sikeres offsite események tervezésében és végrehajtásában az elejétől a végéig. A ClickUp beágyazott struktúrájával tervezve lehetővé teszi, hogy a munkameneteket egyedi feladatokként szervezze meg, részletes alelemekkel a logisztika, a célok és a felelősségi körök tekintetében.
Minden ülés tartalmazhat formázott szöveges jegyzeteket, ellenőrzőlistákat, mellékleteket, sőt címkéket is a témák vagy helyszínek csoportosításához. Beépített mezőkkel, mint például az ülés tulajdonosa, időpontja és helyszíne, ez a sablon élő útitervként működik , amely alkalmazkodik a csapat munkájához.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Adjon hozzá vitapontokat, brainstorming eredményeket vagy előadói jegyzeteket a feladatokhoz valós idejű együttműködéssel.
- Állítson be feladatfüggőségeket, hogy elkerülje az átfedéseket vagy a kihagyott előkészítési lépéseket.
- Töltsön fel prezentációkat, útmutatókat és térképeket, hogy minden a helyén legyen a megbeszélés kezdete előtt.
✅ Ideális: HR-csapatok, osztályvezetők vagy alapítók számára, akik külső helyszínen szerveznek tervezési eseményeket vagy vállalati kirándulásokat a csapatok összehangolása és motiválása érdekében.
🎯 Bónusz: Szinkronizálja teljes külső programját vizuálisan a hatékony ClickUp naptár segítségével.
Így hozhatja ki belőle a legtöbbet:
- Kerülje el az ütemterv-ütközéseket a csapat rendelkezésre állása alapján készült intelligens időjavaslatokkal.
- Drag-and-drop blokkok az utolsó pillanatban történő változtatásokhoz (mert a külső helyszíneken soha nem minden megy 100%-osan a terv szerint!)
- Kössön össze feladatokat és dokumentumokat a Naptár nézetben, hogy a felszólalók tudják, mit kell előkészíteniük és mikor.
- Adjon hozzá emlékeztetőket, időtartamokat és időzónákat, hogy a távoli együttműködés zökkenőmentes legyen.
- Szinkronizálja a Google Naptárral, az Outlookkal vagy a Microsoft Teams-szel, hogy minden érdekelt fél naprakész legyen.
4. ClickUp Meetings sablon
A ClickUp Meetings Template azoknak a csapatoknak szól, akik teljes ellenőrzést akarnak gyakorolni a találkozóik felépítése és lebonyolítása felett. A napirend teljes rugalmasságával és az erőforrások egy helyen történő csatolásával segít magabiztosan felkészülni a találkozókra.
A megbeszélés előtt elkészítheti a napirendet, átrendezheti a témákat, és megoszthatja azokat a csapatával. A megbeszélés során jegyzeteket készíthet, feladatok kioszthat, és biztosíthatja a beszélgetések zavartalan folytatását. A megbeszélés után a sablon gondoskodik arról, hogy a követendő feladatok, a teendők és a határidők láthatóak és végrehajthatóak maradjanak.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Kövesse nyomon a nem tervezett, tervezett és folyamatban lévő értekezleteket a Lista nézet segítségével.
- Beágyazott Google Slides a közvetlen prezentáláshoz, a lapok közötti váltás nélkül
- Használja a Beszélgetés területet, hogy élő visszajelzéseket és ötleteket gyűjtsön a távoli résztvevőktől.
✅ Ideális: Olyan csapatok számára, akik rugalmas és integrált rendszert szeretnének bármilyen típusú értekezlet kezeléséhez, a strukturált értékesítési hívásoktól a spontán csapatmegbeszélésekig.
⚡ Sablonarchívum: Szétszórt értékesítési frissítésekkel küzd? Ezek az értékesítési értekezlet-napirend sablonok rendszert hoznak a folyamatok áttekintésébe, és segítenek az értékesítőknek a célok, az üzletek és a következő lépések összehangolásában.
5. ClickUp értekezlet-névsor sablon
A ClickUp Meeting Roster Template segít egyszerűsíteni a jelenléti nyilvántartást és a találkozók felelősségi körét olyan beépített attribútumokkal, mint a moderátor, a jegyzetelő és az időmérő.
A névjegyzék összeállítása előtt használhatja ezt a sablont a fontos résztvevői adatok, például a nevek, szerepek és elérhetőségek összegyűjtéséhez.
A sablon valódi erőssége a strukturált dokumentáció, az átláthatóság és az automatizálás kombinációjában rejlik. A névjegyzék elkészítése után azt felül lehet vizsgálni, frissíteni és azonnal meg lehet osztani az összes résztvevővel a ClickUp naptármeghívóin keresztül.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- A testreszabható mezők segítségével naponta, időpontonként és értekezlet típusonként rögzítheti a részvételt.
- Ossza meg a részvételi adatokat a résztvevőkkel és a távolmaradókkal egyaránt
- Címkézze meg csapattársait, tegyen hozzá megjegyzéseket, és automatizálja a nyomon követést egyszerűen.
- Készítsen informatív jelentéseket a rendszeres részvétel nyomon követéséhez és az elkötelezettségi problémák felismeréséhez.
✅ Ideális: Olyan csapatok számára, amelyek világos, szervezett módszert keresnek a találkozókon való részvétel nyomon követésére, a szerepek kiosztására és a felelősségre vonhatóság biztosítására ismétlődő vagy nagyszabású találkozók esetén.
💡 Profi tipp: Kövesse a virtuális értekezletek etikettjét a munkatársakkal való videohívások zökkenőmentesebb lebonyolítása érdekében:
- Csatlakozzon időben, és ellenőrizze az audio/videó beállításokat a hívás előtt
- Ha nem beszél, kapcsolja ki a mikrofont, hogy elkerülje a háttérzajt.
- Ha lehetséges, maradjon a kamera előtt, hogy jelenlétét és bizalmat építsen ki.
- Kerülje a többfeladatos munkavégzést, és legyen teljes mértékben jelen!
- Használja a csevegőmezőt gyors bejegyzésekhez vagy nyomon követéshez.
6. ClickUp értekezlet-ellenőrzőlista sablon
A ClickUp értekezlet-ellenőrzőlista sablon a legalkalmasabb eszköz a produktív értekezletek tervezéséhez és lebonyolításához, különösen akkor, ha sok témát kell áttekinteni. Segít világos célokat meghatározni, részletes napirendet összeállítani, szerepeket kiosztani és előre kezelni az értekezlet anyagait.
Az olyan funkcióknak köszönhetően, mint a ClickUp Table View és az egyéni ellenőrzőlisták, feladatok hozzárendelhetők, a felkészülés állapota nyomon követhető, és a teendőkkel kapcsolatos lépések nyomon követhetők.
Tökéletes megoldás mindenre, az értékesítési egyeztetésektől a stratégiai tervezési értekezletekig, ahol a következetesség, az egyértelműség és a következetesség a legfontosabb.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Készítsen részletes napirendeket beágyazott alfeladatokkal, prioritási címkékkel és több felelőssel.
- Állítson be automatikus emlékeztetőket az értekezletek előtt, és használja a ClickUp Brain alkalmazást az intelligens nyomon követéshez.
- A munkaterületen belül a /Check List segítségével azonnal hozzáadhat napirendi pontokat, megbeszélési témákat vagy alapszabályokat.
✅ Ideális: Olyan csapatok számára, amelyek szigorú, fókuszált értekezleteket szeretnének tartani, egyértelmű szerepkörökkel, cselekvési pontokkal és valós idejű feladatkövetéssel.
📚 További információ: Hogyan készítsünk hatékony értekezlet-ellenőrzőlistát?
7. ClickUp értekezlet-nyomkövető sablon
A ClickUp Meeting Tracker Template egy rugalmas, all-in-one megoldás bármilyen típusú értekezlet szervezéséhez, nyomon követéséhez és utólagos feldolgozásához, legyen szó stratégiai áttekintésekről, napi bejelentkezésekről vagy akár születésnapi ünnepségekről.
A legfontosabb értekezlet-adatok, a résztvevők, a teendők és a nyomon követendő feladatok egyetlen helyen történő összefogásával strukturálja a munkafolyamatot. A beépített nézetek és testreszabható mezők segítségével okosabban tervezhet, egyértelműen nyomon követheti az előrehaladást, és minden érdekelt felet egy irányba tud tartani.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Rögzítse a konkrét részleteket olyan mezők segítségével, mint az értekezlet típusa, helyszíne, időmérő és jegyzetelő.
- A naptár, az értekezletek és a táblák nézetében láthatja az értekezleteket, így könnyebben szervezheti azokat és elkerülheti az ütközéseket.
- Használjon színekkel jelölt címkéket vagy prioritásokat, hogy egy pillantással felismerje a nagy hatással bíró értekezleteket.
- Tartsa össze a találkozó előtti és utáni jegyzeteket, hogy könnyen hivatkozhasson rájuk és jelentést készíthessen róluk.
✅ Ideális: Csapatok és vezetők számára, akiknek központi, testreszabható rendszerre van szükségük a projektek és részlegek közötti ismétlődő vagy ad hoc értekezletek tervezéséhez, nyomon követéséhez és utólagos feldolgozásához.
8. ClickUp projektindító értekezlet sablon
A ClickUp projektindító értekezlet sablonja tartalmaz egy kész ellenőrzőlistát, amely minden fontos pontot lefed, a szerepkörök kiosztásától (például jegyzetelő és időmérő) a projekt céljain, felelősségi körökön, ütemterveken és legfontosabb eredményeken át.
Ez a struktúra biztosítja, hogy a kezdő értekezlet fókuszált, hatékony és alapos legyen, függetlenül attól, hogy belső kezdeményezést indítanak, vagy új ügyfelet vesznek fel.
Emellett olyan funkcióknak köszönhetően, mint a beágyazott alfeladatok, több felelős és kommentreakciók, könnyedén kezelheti az előkészületeket, a részvételt és a nyomon követést.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Használja a ClickUp Tasks alkalmazást az egyes napirendi pontok és résztvevők feltérképezéséhez.
- Mutassa be az ütemterveket, a KPI-ket, a teljesítendő feladatokat, és véglegesítse a határidőket!
- Készítsen feljegyzést a legfontosabb döntésekről és a következő lépésekről, és rendeljen hozzájuk felelősöket.
- Mutassa be a csapat tagjait, és ösztönözze őket rövid önbemutatásra, hogy megadja az alaphangot.
✅ Ideális: Projektmenedzserek, csapatvezetők és ügyfelekkel közvetlenül kapcsolatba kerülő csapatok számára, akik strukturált, hatékony és teljes mértékben nyomon követhető módszert keresnek új projektek elindításához és az összes érdekelt fél összehangolásához az első naptól kezdve.
👀 Tudta? Az emberek körülbelül 92%-a több feladatot végez egyszerre a megbeszélések alatt, 30%-uk pedig e-maileket is küld a megbeszélés alatt. Sajnos ez a túlterhelés gyakran mentális fáradtsághoz vezet. Ennek kezelésére használja Nir Eyal S.T.O.P. keretrendszerét:
- Jelezze a laptopok/telefonok bezárásával
- Beszéljen nyíltan a jelenlét fontosságáról
- Leiratkozás a nem feltétlenül szükséges meghívásokról
- Szünet, mielőtt engedne a figyelemelterelő tényezőknek
📚 További információk: Hatékony projektmegbeszélések lebonyolítása: főbb típusok, stratégiák és tippek
9. ClickUp Meetings Of The Minute MOM sablon
A ClickUp Meetings Of The Minute MOM sablon segít rögzíteni az értekezletek minden fontos részletét. Lehetővé teszi a legfontosabb események idővonalának rögzítését, a résztvevők nyomon követését és az összes fontos pont összefoglalását a kontextus elvesztése nélkül.
Strukturált teret kínál az értekezlet részleteinek, a teendőknek, a meghozott döntéseknek, a határidőknek és a felelős személyeknek a rögzítésére, biztosítva, hogy minden perc produktív és nyomon követhető legyen.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Osztályozza a találkozók típusait, és kapcsolja őket a releváns projektekhez.
- Szervezze meg a megbeszélés témáit és a teendőket a ClickUp ellenőrzőlisták segítségével
- Adjon hozzá sürgősséget és felelősségvállalást az időbélyeggel ellátott teendőkkel
- Csatoljon dokumentumokat, képernyőképeket vagy prezentációkat közvetlenül az értekezlet jegyzetéhez
- Hivatkozzon a korábbi értekezletekre, hogy nyomon kövesse a korábbi intézkedési pontokat vagy döntéseket.
✅ Ideális: Olyan csapatok számára, amelyeknek minden értekezletről világos, hozzáférhető jegyzőkönyvre van szükségük, és biztosak akarnak lenni abban, hogy semmi sem marad ki, különösen akkor, ha a dolgok gyorsan haladnak, vagy több részleg is részt vesz benne.
⚡ Sablonarchívum: A szétszórt jegyzeteket világos következtetésekre cserélje. Ezek a találkozó-összefoglaló sablonok segítenek a legfontosabb döntések kivonásában, a felelősségek nyomon követésében és a megvalósítható összefoglalók megosztásában, így a csapat tagjai a találkozó után is összehangoltan és előrehaladva tudnak dolgozni.
10. ClickUp értekezletjegyzet-sablon
A ClickUp Meeting Notes Template egy hatékony eszköz, amely egyszerűsíti a jegyzetelést és elősegíti a csapatmunkát azáltal, hogy minden típusú értekezlethez konzisztens, cselekvésorientált struktúrát biztosít. Lehetővé teszi a részvétel, a napirendi pontok, a cselekvési pontok és a fontos döntések nyomon követését.
Valós időben jegyzetelhet, vagy kijelölhet egy jegyzetelőt, ellenőrzőlistákat használhat a teendők rögzítéséhez, és több felelőst és határidőt is hozzáadhat. A sablon lehetővé teszi a korábbi értekezletek jegyzetének összekapcsolását is, így segíti az események idővonalának felépítését és a haladás nyomon követését az egyik értekezletről a következőre.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Rögzítse a résztvevőket és ossza ki a szerepeket, hogy a részvétel egyértelmű legyen.
- Rögzítse a napirendeket és a döntéseket strukturált ellenőrzőlisták és dokumentumok segítségével.
- Együttműködés megjegyzések, reakciók és valós idejű szerkesztés segítségével, hogy csapata minden ülés előtt, alatt és után összhangban maradjon
✅ Ideális: Csapatvezetők, osztályvezetők és projektmunkatársak számára, akiknek strukturált, megismételhető módszerre van szükségük a találkozók jegyzetelésére és azokhoz való visszatérésre.
🌟 Termelékenységi tipp: A egymást követő értekezletek során nehéz lehet a figyelés és a jegyzetelés között választani, és később felmerülhet a kérdés: „Megjegyeztük azt a döntést?” vagy „Mi is volt a teendő?”
Itt jön be a ClickUp AI Notetaker. Lehetővé teszi az AI használatát a találkozók jegyzeteléséhez, így csapata a beszélgetésre koncentrálhat.
A következőket végzi el automatikusan:
- A teljes beszélgetést rögzíti
- Világos TL;DR összefoglalót nyújt
- Kiemeli a legfontosabb döntéseket és a következő lépéseket
- Automatikusan létrehozza és kiosztja a feladatokat a ClickUp-ban
- Minden kereshető dokumentumban tárolódik
11. ClickUp értekezlet jegyzőkönyv sablon
A ClickUp értekezlet-jegyzőkönyv sablon segítségével pontosan és felelősségteljesen rögzítheti, szervezheti és nyomon követheti az értekezletek eredményeit.
Lehetővé teszi, hogy feladatokat rendeljen hozzá közvetlenül a jegyzetekből, résztvevőket jelöljön meg, és nyomon kövesse a követő intézkedéseket, mindezt a ClickUp munkaterületén belül. A résztvevők a találkozó előtt személyes haladási frissítéseket is hozzáadhatnak.
A sablonok elrendezését az Ön értekezlet-stílusához igazíthatja. Például egyoldalas összefoglalók stand-up értekezletekhez vagy részletes aloldalak hosszabb ülésekről. A sablonok rendkívül vizuálisak, így az értekezlet jegyzőkönyveit ellenőrzőlistákkal, táblázatokkal, multimédiás tartalmakkal és adatokkal egészítheti ki a gyorsabb megértés érdekében.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Rögzítse az értekezlet logisztikai adatait, például a dátumot, az időpontot, a helyszínt, a résztvevőket és a szerepeket.
- Rögzítse a jóváhagyott napirendet, hogy strukturált, zavaró tényezőktől mentes jegyzetelést biztosítson.
- Összegezze a legfontosabb pontokat, a meghozott döntéseket és a szavazás eredményeit, hogy egyértelmű feljegyzéseket készítsen.
- A ClickUp feladatkezelő szoftverével és címkézési funkcióival rendeljen hozzá teendőket.
- Kövesse nyomon az előrehaladást a beépített elemzési funkcióval, és figyelje a nyomon követéseket.
✅ Ideális: Projektcsapatok, osztályvezetők és műveleti vezetők számára, akik átlátható, megvalósítható és megismételhető módszert keresnek a találkozók lebonyolításához, különösen akkor, ha a dokumentáció kritikus fontosságú.
💡 Profi tipp: Nem szereti az értekezletek jegyzőkönyveinek írását? Csak nyomja meg a felvétel gombot a ClickUp Clips alkalmazásban, majd hagyja, hogy a ClickUp Brain elvégezze a nehéz munkát. Az alkalmazás leírja az értekezletet, kivonja a legfontosabb pontokat, döntéseket és teendőket, így csapata további erőfeszítések nélkül is összehangoltan tud működni.
12. ClickUp csapatkommunikációs és értekezlet-mátrix sablon
A ClickUp csapatkommunikációs és értekezlet-mátrix sablon egy keretrendszer, amely rendet teremt a munkahelyi értekezletekben azáltal, hogy összefogja a legfontosabb információkat, mint például az értekezlet típusa, gyakorisága, résztvevői, céljai stb., hogy minimalizálja a félreértéseket és egyszerűsítse a tervezést.
Három hatékony nézet áll rendelkezésre: egy naptár a menetrendek megjelenítéséhez, egy Kanban tábla a találkozók állapotának nyomon követéséhez a résztvevők szerint, valamint egy lista a találkozók részleteinek szerkesztéséhez és kezeléséhez.
Ezzel a sablonnal a következőket is megteheti:
- Testreszabhatja a mezőket legördülő menükkel, személycímkékkel, szövegmezőkkel és állapotcímkékkel.
- Az összes értekezletet egy pillanat alatt áttekintheti, közönség, gyakoriság és cél szerint csoportosítva.
- Rendeljen tulajdonjogot, határozza meg az előkészítési lépéseket, és különböztesse meg a kötelező és az opcionális értekezleteket.
- Növelje a hatékonyságot azáltal, hogy az ütemterveket, jegyzeteket és nyomon követéseket egy helyen kezeli.
✅ Ideális: Projektmenedzserek, csapatvezetők és osztályvezetők számára, akiknek központi rendszerre van szükségük a hibrid vagy távoli csapatok közötti értekezletek és kommunikáció ütemezéséhez, nyomon követéséhez és optimalizálásához.
🧭 Gyors betekintés: Az értekezlet-mátrix összeállításakor fontos meghatározni, hogy az egyes értekezletek milyen gyakorisággal kerüljenek megrendezésre: napi stand-upok, heti check-inek vagy havi retrospektívák. A megfelelő értekezlet-ritmus beállítása segít elkerülni a kiégést, és összehangoltan tartja a csapatot anélkül, hogy túlterhelné a menetrendjüket.
Egyszerűbb értekezletek a ClickUp segítségével
A Monday.com számos sablont kínál az értekezletek és az együttműködés kezeléséhez. Ezek segítenek a napirendek strukturálásában, a feladatok kiosztásában és a nyomon követésben. Ha azonban olyan eszközt keres, amely túlmutat a tervezésen, és valóban összekapcsolja az értekezleteket a munkafolyamatával, akkor a ClickUp az Ön számára ideális eszköz.
A ClickUp segítségével nem csak megbeszéléseket szervez, hanem azokat közvetlenül összekapcsolja dokumentumaival, feladataival, irányítópultjaival és a haladás nyomon követésével. Minden teendő és frissítés valós időben látható, a felelősségek egyértelműen kiosztásra kerülnek, a kommunikáció világos, és kevesebb eszköz közötti váltás szükséges.
Ha tehát készen áll arra, hogy megszabaduljon a találkozók adminisztratív terheitől, próbálja ki még ma a ClickUp-ot.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra!