Az, hogy a pénztárgép cseng, még nem jelenti azt, hogy minden projekt sikeres. A projekt pénzügyi teljesítménye nem csak a bevételi adatokról szól. A siker mérése során olyan elemeket is figyelembe kell venni, mint a felhasznált költségvetés, a befejezés ideje és a relatív haszon.
Most pedig a millió dolláros kérdés: Hogyan lehet hatékonyan kiválasztani a nyerteseket és a veszteseket? Természetesen egy kiegyensúlyozott projektelszámolási rendszer bevezetésével.
Képzelje el a következő helyzetet: kérdéses bevételek, elszabadult költségvetés és a tényleges költségekről szóló kézzelfogható adatok hiánya – ez rémálom mind a projektkönyvelők, mind a projektmenedzserek számára. A projektkönyvelés arra összpontosít, hogy ezeket a pénzügyi gondokat pénzügyi sikerekké alakítsa azáltal, hogy rendet teremt a mindennapi bevételi műveletekben! 🥳
Célunk, hogy bemutassuk a projektalapú könyvelést, és megmutassuk, hogyan változtathatja meg ez az Ön vállalkozását. Nincs bonyolult szakzsargon, csak egyszerű betekintés a következő témákba:
- A projektkönyvelés koncepciója és előnyei
- Bevált elvek és bevált gyakorlatok
- A projektkönyvelés bevezetésének folyamata
Mi az a projektkönyvelés?
Lehet, hogy ismeri az általános pénzügyi könyvelést, de a projektkönyvelés egészen más dolog. Egyszerűen fogalmazva, ez a projekt pénzügyeinek nyomon követéséről szól, bármilyen méretű projektről is legyen szó, hogy meg lehessen mérni a munka jövedelmezőségét. Nyomon követheti a vállalatában az egyes projektek költségközpontjait és nyereségét.
Az általános könyveléssel ellentétben, amely áttekintést nyújt a vállalat általános pénzügyi helyzetéről, a projektkönyvelés minden egyes projekt pénzügyi helyzetének részleteibe is belemegy. Mikroszkopikus áttekintése lehetővé teszi, hogy meglássa azokat a bonyolult részleteket, amelyek egyébként elveszhetnek a pénzügyi kimutatások tágabb képében. 🔬
Vállalkozóként mindig olyan módszereket keres, amelyekkel növelheti a projekt jövedelmezőségét, és a projektkönyvelés pontosan ezt teszi lehetővé. Az egyes projektek kiadásainak és bevételeinek nyomon követésével meghatározhatja, mely kezdeményezések a legjövedelmezőbbek, és melyeket kell felülvizsgálni, finomítani vagy akár elvetni.
Ráadásul, ha részletesen átlátja, hogyan költik és keresik a pénzt az egyes projektekben, gyorsabban felismerheti a potenciális cash flow problémákat, hatékonyabban tervezheti az erőforrás-gazdálkodást, és megalapozott döntéseket hozhat a jövőbeli projektekkel kapcsolatban.
Bónusz tipp: Mostantól a ClickUp segítségével kezelheti a projekt pénzügyeit, hogy teljes képet kapjon vállalkozásai jövedelmezőségéről. A projekt költségvetésének nyomon követésétől a fizetési határidők kezeléséig mindent egyetlen platformról intézhet. 🤠
Projektkönyvelés: betartandó alapelvek
A gondosan átvizsgált projektelszámolási elvek megértésével biztosíthatja a portfóliója zökkenőmentesebb munkafolyamatát és jobb pénzügyi kezelését. Íme az öt legfontosabb elv, amelyet be kell tartani:
- Használjon különálló projektelszámolási rendszert: Válassza szét az elszámolási rendszereket projekt alapon, hogy világosabb teljesítménymutatókat kapjon. Például az A projekt és a B projekt különböző bevételelszámolási módszereket alkalmaz: az előbbi a teljesítés százalékos módszerét használja, míg az utóbbi az eredményelszámolási rendszer alapján számítja ki a nyereséget. A különálló elszámolási rendszerrel pontosan nyomon követheti az egyes projektek költségeit és bevételeit.
- Készítsen költségvetési előrejelzést a projekt megkezdése előtt: Az előre meghatározott költségvetés pénzügyi útitervet ad, amelyhez viszonyítva mérheti a tényleges költségeket és elkerülheti a felesleges meglepetéseket.
- Határozza meg a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket): A pénzügyi KPI-k segítségével nyomon követheti a projektek előrehaladását, és korán jelzheti az esetleges problémákat. Az előre beállított számok segítségével minden projektcsapat élesebb előrelátással rendelkezik, és megelőző problémamegoldást alkalmazhat.
- Költségkódokat állítson be a kiadásaihoz: Ez az elv megköveteli, hogy előre ismerje el az összes potenciális kötelezettséget, beleértve a szerződéses büntetéseket is. Így könnyedén kezelheti a projekt különböző területeinek költségeit, biztosítva, hogy minden az elvárásainak megfelelően alakuljon.
- Szokássá tegye a rendszeres pénzügyi jelentések készítését: Folyamatosan kövesse nyomon a projekt állapotát, és azonosítsa az esetleges felmerülő problémákat. Annak érdekében, hogy ez az elv betartásra kerüljön, a legtöbb elfoglalt vezető a jelentéstételi feladatokat a projekt könyvelőjére bízza.
Miért fontos a projektkönyvelés?
Még mindig fontolgatja a projektkönyvelés bevezetésének okait? Íme négy legfontosabb előny, amely a bevezetés után elérhetővé válik.
1. A napi kiadások részletes áttekinthetősége
A projektkönyvelés lehetővé teszi a napi és a halmozott projektköltségek nyomon követését az egyes hierarchiákban, a különböző osztályok és költségközpontok között. A valós idejű pénzügyi radar segítségével, amely minden kiadást nyomon követ, hihetetlenül egyszerű intelligens erőforrás-elosztást és egyéb vezetői döntéseket hozni, és egy lépéssel megelőzni az esetleges akadályokat.
2. Pontos és reális projektköltségvetések
A projektkönyvelés segít azonosítani a lehetséges költségmegtakarításokat, és lehetővé teszi a vezetők számára, hogy a projekt költségvetését menet közben módosítsák, biztosítva ezzel a hatékony erőforrás-gazdálkodást.
A költségvetési adatok és a tényleges adatok összehasonlítása segít pontosabb pénzügyi előrejelzéseket készíteni, valamint megbízható becslésekkel pályázni jövőbeli projektekre. A termékek és szolgáltatások árazásakor pedig a projektkönyvelés az a titkos fegyver, amellyel versenyképes és nyereséges maradhat anélkül, hogy túlköltekezne. 💸
3. Valós idejű pénzügyi jelentések
Minden projektről átfogó pénzügyi jelentéseket készíthet, amelyek a projekt könyvelési munkájának bonyolultságát nem mindig értő érdekelt felek számára is világos képet adnak a projekt teljesítményéről. A jelentések általában összehasonlító jellegűek, lehetővé téve a pénzügyi eltérések nyomon követését és a megtakarítási lehetőségek értelmes felkutatását.
Ez a szintű átláthatóság erősíti szakmai kapcsolatait, különösen az ügyfelekkel, és növeli hírnevét, mint megbízható és hiteles üzleti szervezet. Ez egy stratégiai lépés, amely túlmutat a számokon, és bizonyítja elkötelezettségét a pénzügyi integritás iránt. 🌼
4. Jobb ellenőrzés a költségek és a projekt számlázása felett, valamint csökkentett kockázat
A projektkönyvelés a pénzügyi tranzakciók és a számlázási logisztika ellenőrzésének kulcsa. Segít Önnek naprakész információkkal ellátni, például az anyagrendelésekről vagy a fizetési határidőkről. Minden óramű pontossággal működik, és jelentősen csökken a projekt kudarcának kockázata.
Hogyan lehet sikeresen bevezetni egy projektalapú könyvelési rendszert: 7 lépés
A projektkönyvelésbe fektetett idő és erőforrások, valamint annak gondos bevezetése sokszorosára megtérül. Ráadásul ez az útmutatója ahhoz, hogy kiderítse, mely ügyfelek és projektek a valódi nyertesek, vagy mely folyamatok hatékonytalansága kerül sokba. A legtöbb projektmenedzser számára az egyetlen probléma az, hogy hol kezdjem?
A standard projektelszámolási ciklust hét lépésre bontottuk. Olvassa el, próbálja ki, és tapasztalja meg első kézből, hogyan tudja a megfelelő projektelszámolási folyamat átalakítani a projekt pénzügyeinek kezelését. 🔥
1. lépés: Határozza meg a projektkönyvelési igényeket, és válassza ki a projektkönyvelési szoftvert
Az első és talán a legfontosabb lépés az, hogy meghatározza a projekt könyvelési igényeit, és ezzel szilárd alapot teremtsen. Gondoljon rá úgy, mint egy épület sarokkövére – nélküle a szerkezet nem állná ki az idő próbáját.
Gyűjtse össze a projektcsapatot ehhez a feladathoz, beleértve a kulcsfontosságú személyeket, mint a projektmenedzser, a projektkönyvelő és az osztályvezetők. Közösen a következőket tehetik:
- Határozza meg a projekt hatókörét: Ismerje meg a célprojektek méretét, időtartamát és összetettségét. Ez fogja meghatározni a konkrét projektelszámolási rendszerekben szükséges részletesség és sokszínűség szintjét.
- Határozza meg a mérhető pénzügyi mutatókat: Határozza meg a nyomon követni kívánt legfontosabb teljesítménymutatókat. Ezek lehetnek költségek, bevételek, árrések vagy cash flow-k: Ha például a bevétel az egyik KPI-je, akkor nem csak önmagában érdemes nyomon követni, hanem időszakok között is összehasonlítani. Használja a ClickUp ingyenes évről évre növekedés kalkulátorát, hogy kiszámolja az évről évre történő bevétel növekedést, és megállapítsa, hogy projektjei valóban nyereségesen bővülnek-e.
- Határozza meg a pénzügyi jelentésekkel kapcsolatos igényeket: Döntse el, milyen gyakorisággal és milyen formátumban szeretne pénzügyi frissítéseket kapni, ki készíti a jelentéseket, és mely feleket kell értesíteni.
- Fontolja meg a szoftverkövetelményeket: Mérlegelje, hogy szüksége van-e projektkönyvelő szoftverre, és milyen funkciókkal kell rendelkeznie ahhoz, hogy az Ön igényeit kielégítse.
Ha olyan projektmenedzsment szoftvert keres, amely beépített funkciókkal rendelkezik a projektkönyvelés és az audit feladatok kezeléséhez, akkor érdemes megfontolnia a ClickUp használatát. A mérhető projektcélok kitűzésétől az erőforrások időbeli, személyi és költségvetési korlátok közötti elosztásáig – ez egy olyan átfogó megoldás, amely könyvelési eszközökkel rendelkezik, és tökéletesen megfelel mind az új, mind a tapasztalt projektmenedzsereknek!
Mivel ez a lépés a projekt vázlatának elkészítésére összpontosít, miért ne kezdené a ClickUp Accounting projektjavaslat-sablonjával? Ez a sablon az Ön útmutatója egy adott projekt tartalmának, időzítésének és módjának kidolgozásához. Segít pontosan megfogalmazni, hogy milyen ROI-t vagy haszonkulcsot szeretne elérni, és meghatározza a projekt könyvelési szabályait. ✍️
2. lépés: Hozzon létre egy funkcionális projektelszámolási tervet
Miután meghatározta a projekt könyvelési igényeit, ideje elkészíteni egy megfelelő, azoknak megfelelő tervet. Az ötlet az, hogy a projekt könyvelési rendszereit összehangolja vállalkozása általános pénzügyi könyvelési keretrendszerével. Válaszoljon a adó- és jogi következményekkel, a pénzügyi átfedésekkel és a tartalékalapokkal kapcsolatos kérdésekre.
Kezdje el a projektek pénzügyi tervezését a ClickUp Accounting Suite segítségével. Több mint 1000 sablon található benne, amelyek alkalmasak számviteli és projektcsapatok számára. 😍
Ha például a csapat tagjaival szeretne együttműködni a számviteli terv kidolgozásában, akkor csak ugorjon a ClickUp számviteli műveletek sablonjára. A sablon kész struktúrája felhasználható az egyes projektekben végzett műveletek szervezésére és nyomon követésére, így könnyen központosíthatja számviteli feladatait.
A ClickUp további előnyei:
- Kiterjedt projektköltségvetés-készítési, jelentéskészítési és nyomonkövetési funkciók
- Integráció más üzleti rendszerekkel és alkalmazásokkal a zökkenőmentes adatáramlás és a hozzáférhető pénzügyi információk biztosítása érdekében.
- A ClickUp AI mesterséges intelligencia alapú munkatárs – természetes nyelvfeldolgozást használ, hogy segítsen több projektfeladatban, például: Számviteli tervek összefoglalása Projektismertetők írása, ügyfélkommunikáció stb. Ötletek kidolgozása
- A számviteli tervek összefoglalása
- Projektismertetők írása, ügyfélkommunikáció stb.
- Ötletek gyűjtése
- Integrált dokumentumkezelő platform – ClickUp Docs
- Felhasználóbarát felület, amely lehetővé teszi a szoftver hatékony használatát minden csapattag számára.
- A számviteli tervek összefoglalása
- Projektismertetők írása, ügyfélkommunikáció stb.
- Ötletek gyűjtése
Bár a jó szoftverbe való befektetés elengedhetetlen, annak illeszkednie kell a pénztárcájához. Szerencsére ez a projektmenedzsment szoftver olyan, mint egy rugalmas nadrág – Önnel együtt növekszik! És a legjobb az egészben, hogy ingyenes, pénztárcabarát és testreszabható vállalati csomagokkal érkezik.
3. lépés: Gondos becslésekkel állapítsa meg a projekt költségeit
Higgye vagy ne, a pontos költségvetés és költségbecslés képezi a hatékony projektmenedzsment alapját, biztosítva, hogy projektje pénzügyileg életképes és fenntartható maradjon. Így teheti meg:
- Azonosítsa az összes potenciális általános költséget: vegye figyelembe az összes lehetséges költségközpontot, az erőforrásoktól és a munkaerőtől kezdve a váratlan kiadásokig.
- Költségek becslése: Használja a korábbi adatokat, piaci árakat vagy szakértői véleményeket a költségek számszerűsítéséhez.
- Készítse elő a költségvetést: Összevonja a költségbecsléseket egy átfogó költségvetésbe.
- Felülvizsgálat és módosítás: A projekt előrehaladtával folyamatosan figyelje és módosítsa a költségvetést.
Könnyebb mondani, mint megtenni, de mi a „megtenni” részben is segítünk. A ClickUp költségvetési javaslat sablonja olyan, mint egy pénzügyi GPS. A projekt költségeit apróbb részekre bontja, így Ön és az érdekelt felek megbízható pénzügyi útitervvel rendelkeznek. 🛣️
4. lépés: Határozza meg a bevételeket
Nem minden vállalati projekt hoz azonnal pénzt. Egyes projektek, mint például a munkaidő-nyilvántartási rendszer egyszerűsítése, nem is hoznak közvetlenül pénzt, de megalapozzák a jövőbeni nagyobb haszonkulcsot. Másrészt olyan projektek, mint egy ház építése, egy út megépítése vagy egy új szoftvertermék létrehozása, meghatározott időn belül bevételt generálhatnak, amely fedezi a költségeiket.
A projektekért járó fizetés tekintetében a bevételek elszámolása változó, és a projektelszámolási rendszernek ehhez kell alkalmazkodnia. Egyes projektek esetében a fizetés a munka befejezése után történik, míg mások a költség-költség módszert alkalmazzák, és a munka előrehaladtával részleges kifizetéseket regisztrálnak.
Okos dolog egyértelmű szabályokat felállítani arra vonatkozóan, hogy mikor kapja meg a fizetést, és mikor számolja be azt bevételként – ezt tegye meg a projekt elindítása előtt. 💲
A ClickUp bevétel-növekedési KPI-követési sablon segítségével nyomon követheti az egyes projektek bevételeit és növekedését. Készítsen másolatokat erről a sablonról, és testreszabhatja azokat egyedi bevétel-elismerési stílusokkal és teljesítmény-benchmarkokkal.
5. lépés: Valós idejű költség- és időkövetés beállítása
Miért érdemes valós idejű költség- és időkövetést bevezetni? Egyszerű: hogy minden a költségvetés és az ütemterv szerint haladjon. Így azonnal felismerheti az előre nem látható kiadásokat vagy késedelmeket, és gyorsan intézkedhet a projekt sikerének érdekében.
Használhatja a ClickUp Project Time Tracking alkalmazást a munkaórák, a szétválasztott munkaidő-nyilvántartások és a kiadások nyomon követéséhez, valamint a projekt előrehaladásának pillanatnyi áttekintéséhez. ⏳
Ha még gyorsabban szeretné nyomon követni kiadásait, nézze meg a ClickUp projektköltség-kezelési sablont. Tegyük fel, hogy egy építési vállalkozás projektköltség-elszámolását kezeli. Ez a sablon megkönnyíti a különböző tételek, például anyagok, munkaerő, engedélyek és berendezések projektköltségeinek nyomon követését. Valós időben követheti nyomon költségvetését, és frissítheti azt áremelkedés vagy hasonló változások esetén.
6. lépés: Rendszeres projektjelentések készítése
A projektkönyvelés nagyon hasonlít a vezetői könyveléshez: meg kell értenie, hogy a számok mit jelentenek és hogyan befolyásolják a projekt sikerét. A ClickUp natív jelentési opcióival könnyebb számadatokkal és vizuális jelentésekkel ellátott jelentéseket készíteni a különböző projektparaméterekről, beleértve a csapat erőforrásait és a költségvetés alakulását. Használja ezeket az információkat a projektkönyvelési gyakorlatok fejlesztésére, a hatékonyság javítására és a jövedelmezőség növelésére. 💯
Két további tipp:
- Rendszeresen készítsen és vizsgáljon meg ezeket a jelentéseket a projekt pénzügyi helyzetének figyelemmel kísérése érdekében – tegye ezt hetente vagy havonta, a projekt feladatok mennyiségétől függően.
- Tartsa rugalmasnak a jelentési stílusát – testreszabhatja a jelentéseket releváns mutatókkal, amelyek betekintést nyújtanak a projekt teljesítményébe.
Segítségre van szüksége? A ClickUp projektjelentési sablon segítségével a projektmenedzser ráközelíthet azokra a területekre, amelyekre nagyobb figyelmet kell fordítani, mivel részletes képet ad a magas szintű KPI-król és az általános teljesítményről. Segít nyomon követni a fontos elemeket, mint például a projektfeladatok, a kiadások és a még elvégzendő feladatok.
7. lépés: Azonosítsa a potenciális problémákat, és tegyen korrekciós intézkedéseket
Ne csak üljön a összegyűjtött adatokon, hanem azonnal elemezze azokat. Használja őket a trendek azonosítására, az eredmények előrejelzésére és a befejezés kockázatainak azonosítására. Figyeljen minden olyan potenciális problémára, amely megzavarhatja a projekt pénzügyeit. Ezek a költségtúllépésektől és a késedelmes határidőkön át a váratlan erőforrás-elosztási igényekig terjedhetnek.
Tegyük fel, hogy ezek közül néhány forgatókönyv valóra vált. Hogyan kezelné őket? Nos, a ClickUp a következő funkciókkal javíthatja a problémakezelési képességeit:
- Agile-Scrum Dashboards: Gyors és átfogó képet kaphat a munkafolyamatról, és nyomon követheti csapata előrehaladását a hibák kezelésében.
- ClickUp Sprints: A mérnökirodák az agilis sprinttervezés segítségével könnyedén megszüntethetik a hibákat.
- Feladatok kiosztása: Az átfogó feladatkezelő csomaggal nem lesz zavar, hogy ki mit csinál.
- Útitervek: Tervezze meg a korrekciós munkafolyamat apró részleteit, és ossza meg azokat könnyedén a projektcsapatával.
- Egyéni feladatállapotok: Hozzon létre személyre szabott projektelszámolási folyamatot azáltal, hogy egyéni állapotokat rendel a folyamatban lévő problémamegoldási tevékenységekhez.
- ClickUp Gantt-diagramok: Kezelje magabiztosan a késedelmeket és az erőforrás-gazdálkodási problémákat azáltal, hogy rugalmas ütemtervben prioritást ad a haladéktalan figyelmet igénylő feladatoknak 🆘
Legyen proaktív, mivel a gyors korrekciós intézkedések enyhíthetik a projekt jövedelmezőségére gyakorolt kedvezőtlen hatásokat.
A projektkönyvelés bevált gyakorlata
A projektkönyvelés legjobb gyakorlata a hatékony projektmenedzsment folyamatok, ellenőrzések és eljárások köré épül, amikor problémákat kell megoldani. Van néhány bevált gyakorlat, amelyet követhet az árazás, az ajánlattétel, a szerződéses folyamatok és a szerződéses rendelkezésekkel kapcsolatos döntések meghozatalakor. A cél az ellenőrzések és a dokumentáció fejlesztése.
Íme néhány fontos bevált gyakorlat, amelyet érdemes követni:
Vezessen értéknyilvántartást (SOV)
A mérnökirodák projektkönyveléséhez tartson részletes SOV-t, amelyben felvázolja a befejezett szerződés különböző munkarészeinek költségeit. Ez lehetővé teszi a befejezettségi százalék átlátható kiszámítását.
Tekintse át az ülés jegyzőkönyveit és az előrehaladási jelentéseket
Rendszeresen vizsgálja át az ülésjegyzőkönyveket és az előrehaladási jelentéseket, hogy felismerje az eredeti megállapodástól való eltéréseket, és erről értesítse számviteli csapatát.
Inkább bizonyítékokon alapuló költségjelentéseket válasszon
Folyamatosan ellenőrizze a projektjelentéseket, különösen a költségjelentéseket, hogy ne legyenek alátámasztatlan pénzügyi tranzakciók. Szükség esetén használjon információkérés (RFI) dokumentumokat a tervekben, szerződésekben, dokumentumokban vagy specifikációkban található információhiányok pótlására.
Legyen éber a módosítási megrendelésekkel kapcsolatban
Az eredeti munkaleírásban szereplő módosításokat jelző változtatási megrendelések zavart okozhatnak az egész csapatban, és a projekt költségvetésének zavarához, valamint a munka leállásához vezethetnek. Dolgozzon ki egy változtatási megrendelési tervet, amely lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy minden költségközpontot gondosan módosítsanak.
Mindig ellenőrizze a munkaórák számát és az alvállalkozók számláit.
Rendszeresen, lehetőleg hetente ellenőrizze a munkaórák dokumentációját, hogy azok összhangban legyenek a projekt előrejelzésével. Ellenőrizze, hogy az alvállalkozók számlái jóváhagyott költségeket tartalmaznak-e.
Rendszeresen vizsgálja felül a projekt ütemtervét
Rendszeresen számolja újra a projekt ütemtervét, kezdve a feladatok szintjétől, majd haladva a teljes projekt és a makroszint (vállalat szint) felé, biztosítva, hogy az ütemterv megfeleljen az elvárásoknak.
Használja a ClickUp alkalmazást a projektalapú könyvelés támogatásához
A projektkönyvelés bevezetése elengedhetetlen a szolgáltatóipari vállalkozások sikeres működéséhez. Elősegíti az átláthatóságot, és a projektmenedzsereknek a pénzügyi teljesítmény optimalizálásához és a projekt hosszú távú sikeréhez szükséges információkat biztosítja.
A projektelszámolási szoftver, amely eltér a hagyományos pénzügyi elszámolási rendszerektől, bevált módszer a szolgáltató szervezetek számára az erőforrások kihasználtságának javítására.
Mind a könyvelők, mind a projektmenedzserek számos feladatot kell egyszerre végezzenek, gyakran különféle eszközök segítségével. De ha regisztrál a ClickUp-ra, akkor mindent zökkenőmentesen kezelhet egyetlen, átfogó projektmenedzsment platformon! 😎