Akár munkásméhecske, akár csapatvezető, biztosan szeretné maximálisan kihasználni a munkaidőjét. De még a legjobb csapat, eszközök és felszerelés mellett is úgy érezheti, hogy nincs elég óra a napban a feladatlistájának elvégzéséhez.
Itt jönnek jól a feladatkezelési készségek. Az időgazdálkodással ellentétben a feladatkezelés kevésbé a feladatra fordított idő mennyiségére, hanem inkább a feladat hatékonyabbá tételének módjára összpontosít, ami végső soron időt is megtakarít! ⏰
A megfelelő feladatkezeléssel megtanulja, hogyan kell:
- Feladatok ütemezése
- A feladatok fontossági sorrendbe állítása
- Feladatok szervezése
Nem könnyű mindent kipipálni a teendőlistádról, de tudjuk, hogy készen állsz a kihívásra. Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, mik a feladatkezelési készségek és miért fontosak. Még néhány példát is bemutatunk az alapvető feladatkezelési készségekre, és megosztunk néhány feladatkezelési tippet, hogy hatékonyabbá tegyük a munkafolyamataidat. 🙌
Mik a feladatkezelési készségek?
A feladatkezelés egy olyan készség, amelyet idővel fejlesztesz ki, hogy jobban tudd kezelni az idődet és a feladataidat. Ez az a képesség, hogy könnyedén tudj kezelni, szervezni, prioritásokat felállítani és elvégezni a legfontosabb feladatokat. A feladatkezelés profijai nem próbálnak mindent egyszerre megcsinálni, hanem a rendelkezésre álló idő alatt elvégzik a legfontosabb feladatokat. 🕑
A feladatok hatékony kezeléséhez adat alapú betekintés és kreatív, szokatlan gondolkodásmód szükséges. A feladatkezelés sokféle készséget igényel, és gyakran szükség van egy megfelelő, az Ön igényeinek megfelelő projektkezelő szoftverre. De hogy jobb képet kapjon, kezdje ezekkel a néhány feladatkezelési készség példával:
- Feladatok fontossági sorrendbe állítása: A megbízható feladatkezelési készségekkel rendelkező emberek képesek megkülönböztetni a sürgős feladatokat a kevésbé sürgető, de kívánatos feladatokat.
- Célok kitűzése: Hatékony feladatkezelési folyamattal megtanulhatja, hogyan kell nagy, hosszú távú célokat kitűzni, és azokat megvalósítható, kisebb feladatokra bontani. Ezzel sokkal könnyebbé válik a csapat feladatait kezelni.
- Időgazdálkodás: Az időgazdálkodási készségek a feladatkezelés részét képezik. A munkafolyamatok hatékonyabbá tételével időt takaríthat meg és javíthatja csapata munkájának minőségét. Mi lehetne ennél jobb?
- Bevált módszerek követése: Ne próbálja feltalálni a kereket. A Kanban táblák és az Eisenhower-mátrixokhoz hasonló feladatkezelési módszerek támogatják a hatékony feladatkezelést.
13 példa a feladatkezelési készségekre
A feladatkezelési készségek a mai rohanó munkahelyeken a siker titkos összetevői.
Készen állsz a feladatkezelés bevezetésére? Íme néhány példa a feladatkezelési készségekre, amelyeken csapatoddal együtt dolgozhattok.
1. Feladatok fontossági sorrendbe állítása
A feladatok fontossági sorrendbe állítása az egyik legfontosabb feladatkezelési készség. Ha tudja, hogyan kell felismerni a prioritást élvező feladatokat, akkor a legsürgetőbb ügyekre fordíthatja azonnali figyelmét, és a kevésbé fontos munkákat háttérbe szoríthatja.
Példa a feladatok prioritásainak meghatározására a munkahelyen: Az ügyfélszolgálati vezető az Eisenhower-mátrixot használja a feladatok kategorizálására – a sürgős és fontos feladatok (például egy kritikus rendszerleállás megoldása) elsőbbséget élveznek a kevésbé sürgős feladatokkal szemben (például a nem időfüggő kérdések megválaszolása).
De a feladatok fontossági sorrendbe állítása nem mindenkinek jön természetesen. Ha minden egyformán fontosnak tűnik, és nem tudja, hogyan tovább, használjon egy feladat-fontossági sorrendbe állítási technikát a tisztánlátás érdekében. Például a ClickUp Eisenhower Matrix Template segít a feladatok négy részre osztásában: Végrehajtás, Ütemezés, Delegálás és Törlés.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp feladatprioritásait, hogy mindenki tisztában legyen azzal, mely feladatok a legfontosabbak.
2. Ütemezés
A hatékony ütemezés segít az alkalmazottaknak a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában, az idő hatékony beosztásában és a határidők betartásában anélkül, hogy túlterhelteknek éreznék magukat.
Az idő hatékony kezelése megakadályozza a szűk keresztmetszetek és a túlterhelés kialakulását, és biztosítja a munka zökkenőmentes előrehaladását. Ez az egyik alapvető feladatkezelési készség, amelyet a csapatoknak el kell sajátítaniuk.
Példa a hatékony munkaütemezésre: A projektmenedzser időblokkolási technikákat alkalmaz, hogy a kiemelt fontosságú feladatokra koncentrált munkavégzési időszakokat ütemezzen, és naptári emlékeztetőket állít be a fontos találkozókra. Ez segít biztosítani, hogy csapata a végső pillanatban nem rohanjon, hanem a terv szerint haladjon.
💡Profi tipp: Tartsa be az ütemtervet a ClickUp naptárral, amely egyetlen helyen integrálja az összes feladatát és eseményét.
3. Szervezés
A szervezettség csökkenti a stresszt, javítja a hatékonyságot és megkönnyíti az információk visszakeresését, amikor szükség van rájuk. Emellett javítja a munkafolyamatok következetességét, csökkentve a hibák számát és a határidők elmulasztását.
Példa a szervezési készségek munkahelyi alkalmazására: A tudásmunkás olyan eszközökkel, mint a ClickUp, jól strukturált digitális munkaterületet tart fenn, biztosítva, hogy a projektfájlok, a megbeszélések jegyzetai és a feladatlisták könnyen hozzáférhetők legyenek a csapat számára.
4. Feladatok delegálása
A feladatdelegálás minden vezető számára elengedhetetlen feladatkezelési készség. A feladatok hatékony delegálása segít megelőzni a kiégést, biztosítja, hogy a munkát a megfelelő emberek végezzék el, és elősegíti a csapat fejlődését.
A jól delegáló vezetők időt szabadítanak fel a magasabb szintű feladatokra. Ráadásul ez a legjobb módszer a csapat feladatait kezelni és a csapat felelősségérzetét is erősíteni.
Példa a delegálásra a munkahelyen: A marketingmenedzser a hirdetés szövegének megírását egy olyan csapattagnak adja, aki kiváló szövegírói képességekkel rendelkezik, így saját idejét kampánystratégiára és teljesítményelemzésre fordíthatja.
💡Profi tipp: A ClickUp segítségével könnyedén delegálhatja a feladatokat a hozzárendelt megjegyzések és a több feladat tulajdonosának köszönhetően.
5. Figyelem a részletekre
A kis hibák nagyobb problémákhoz vezethetnek, például a projekt késedelméhez vagy költséges átdolgozáshoz. A részletekre figyelő alkalmazottak biztosítják a magas színvonalú munkát és fenntartják a professzionális hírnevet.
Példa a munkában tanúsított figyelemre: Egy pénzügyi elemző kétszer ellenőrzi a jelentéseket, mielőtt benyújtaná őket, és észrevesz egy hibát a költségvetési előrejelzésben, amely helytelen pénzügyi döntésekhez vezethetett volna.
6. Munkaterhelés-kezelés
A megfelelő munkaterhelés-kezelés segít egyensúlyt teremteni a különböző csapattagok között. Megelőzi a kiégést, segít fenntartani a munka és a magánélet egyensúlyát, és biztosítja, hogy a feladatok hatékonyan, felesleges késedelem nélkül legyenek elvégezve.
Példa a munkahelyi munkaterhelés-kezelésre: Egy szoftvercsapat vezetője egy nagy fejlesztési projektet kisebb feladatokra bont, és azokat a sprint során elosztja, hogy elkerülje a utolsó pillanatban jelentkező nyomást, miközben biztosítja a folyamatos haladást. Emellett gondoskodik arról is, hogy a feladatok a különböző csapattagok között legyenek elosztva, így senki sem lesz túlterhelve vagy alulhasznosítva.
💡Profi tipp: A ClickUp munkaterhelés-nézete egyszerűbbé és gyorsabbá teszi a munkaterhelés kezelését.
7. Kritikus gondolkodás
A kritikus gondolkodás lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy logikusan értékeljék a helyzeteket, azonosítsák a problémákat és hatékony megoldásokat dolgozzanak ki, ahelyett, hogy impulzív módon reagálnának. Ez jobb döntéshozatalhoz és problémamegoldáshoz vezet.
Példa a kritikus gondolkodásra a munkahelyen: Egy projektmenedzser, aki váratlan feladatbővüléssel szembesül, felméri a prioritásokat és a korlátokat, majd tárgyalásokat folytat az érdekelt felekkel a határidők módosításáról, ahelyett, hogy irreális követelményekkel terhelné túl a csapatot.
8. Kommunikáció
A világos kommunikáció biztosítja az összhangot, csökkenti a félreértéseket és javítja az együttműködést. Elengedhetetlen az érdekelt felek elvárásainak közvetítéséhez, a visszajelzések megadásához és a projektek nyomon követéséhez.
📮Észrevétel: A szakemberek körülbelül 41%-a az azonnali üzenetküldést részesíti előnyben a csapaton belüli kommunikációhoz. Bár ez gyors és hatékony információcserét tesz lehetővé, az üzenetek gyakran több csatornára, szálra vagy közvetlen üzenetre oszlanak szét, ami megnehezíti a későbbiekben az információk visszakeresését. Az olyan integrált megoldásokkal, mint a ClickUp Chat, a csevegési szálak konkrét projektekhez és feladatokhoz vannak rendelve, így a beszélgetések kontextusban maradnak és könnyen elérhetők.
Példa a munkahelyi kommunikációra: A csapatvezető rövid, tömör e-maileket ír a projekt aktuális állásáról, és hetente tart megbeszéléseket, hogy minden érintett tájékozott legyen a haladásról és az esetleges akadályokról.
💡Profi tipp: Nem tudja, hogyan fogalmazzon meg valamit a legjobban? Csak írja be a ClickUp Brainbe, és a program a kívánt hangnemben és kreativitási szinten megírja a szöveget. Akár formátumokat és sablonokat is létrehozhat az ismétlődő kommunikációs igényeinek megfelelően.
9. Együttműködés
A modern munkahelyek a csapatmunkára támaszkodnak, ezért manapság az együttműködés elengedhetetlen feladatkezelési készség. Azok a munkavállalók, akik hatékonyan együttműködnek, hozzájárulnak a munkafolyamatok zökkenőmentesebbé válásához, a tudásmegosztáshoz és az innovációhoz. A szervezetek speciális termelékenységi és munkakezelési eszközöket, például a ClickUp-ot alkalmazhatnak a csapatmunka javítása érdekében.
Példa a munkahelyi együttműködésre: Egy UX-tervező szorosan együttműködik a fejlesztőkkel és a marketingesekkel a weboldal elindítási stratégiájának finomításában, beépítve az egyes részlegek visszajelzéseit, hogy biztosítsa a felhasználóbarát élményt.
💡Profi tipp: Segítsen a csapatoknak a ClickUp csapatmunkára tervezett funkcióival, például a dokumentációhoz használt ClickUp Docs és a brainstorminghoz használt ClickUp Whiteboards alkalmazásokkal.
10. Feladatkezelő szoftver használata
A csapat feladatait papíron vagy post-it cetliken nyomon követni kaotikus helyzethez vezet. A modern feladatkezeléshez a munkafolyamatok, projektek és feladatok digitalizálása szükséges a jobb átláthatóság és a felelősségre vonhatóság érdekében. 👩💻
A ClickUp Tasks egy platformon egyesíti csapata összes feladatát, dokumentumát, tábláját, csevegését és naptárát. Csak nyissa meg a feladatütemezőt, és:
- Feladatok létrehozása
- Rendeljen alfeladatokat a bonyolultabb teendőkhöz
- Állítson be ismétlődő feladatokat egyéni ütemezés szerint
- Feladatok függőségének hozzáadása
A legjobb az egészben, hogy a ClickUp valós idejű irányítópulton jeleníti meg mindenki feladatainak előrehaladását. Nincs szükség minden egyes feladat, alkalmazott vagy projekt megtekintésére: hozzon létre egy egyéni irányítópultot, és máris indulhat a verseny.
11. Egyfeladatos munkavégzés
Az emberek a multitaskingot tartják a termelékenység legfőbb titkának, de ez nem igaz. A multitasking a figyelmet több feladatra osztja egyszerre, így minden feladatra csak egy kis rész jut. A munkája 100%-os figyelmet érdemel, ezért inkább próbáljon meg egyfeladatos munkavégzésre.
Az egyfeladatos munkavégzéssel egyszerre csak egy feladatra koncentrál. Ez hatékonytalannak tűnhet, de meglepődne, mennyivel gyorsabban (és jobban) dolgozik, ha minden figyelmét egy dologra összpontosítja.
Hogy ez még könnyebb legyen, rangsorolja feladatait a feladatkezelő szoftverben prioritás szerint. Sokkal könnyebb kipipálni a teendőket a listáról, ha rendelkezésre áll egy világos, megvalósítható fő lista.
Példa az egyfeladatos munkavégzésre: Egy tartalom-marketinges kikapcsolja az értesítéseket, és 90 percet szentel egy blogbejegyzés megírásának, amelyet a szokásos idő felében készít el, mint amikor egyszerre próbált e-maileket és Slack-üzeneteket kezelni.
12. Változáskezelés
Sok projektmenedzser vezeti csapatát a változáskezelésen keresztül, és egy megbízható feladatkezelő eszközkészlet mindenképpen megkönnyíti ezt a feladatot.
Például, ha csapata Microsoft termékeket és Windows 10 rendszert használ, de Apple hardverre és MacOS-ra szeretne átállni, akkor Önnek kell végigvezetnie csapatát ezen a nagy változáson.
💡Profi tipp: Tervezzen meg mindent a ClickUp Whiteboard segítségével. Ez egy rugalmas, AI-alapú digitális teret biztosít új folyamatok kidolgozásához és a részletek kidolgozásához. A legjobb az egészben, hogy a Whiteboardok egyetlen kattintással projektekre és feladatokra alakíthatók, így a megvalósítás gyerekjáték.
Példa a változáskezelésre a munkahelyen: A szoftvermigrációt irányító projektmenedzser képzésekkel, a felmerülő aggályok kezelésével és az új eszközök fokozatos bevezetésével segíti a csapatot az alkalmazkodásban, ahelyett, hogy hirtelen változásokat hajtana végre.
13. Célkitűzés
Sokkal könnyebb megbirkózni a nagy értékű feladatokkal, ha vannak céljai. A probléma az, hogy sok vezető kitűz célokat, majd azonnal el is felejti őket.
El kell érnie a céljait, ezért jegyezze be őket egy célkövető alkalmazásba, hogy felelősségre vonható legyen. Ezek az alkalmazások nyomon követik a rövid és hosszú távú célokat, segítve Önt a haladás mérésében minden projekt mérföldkőjénél.
💡Profi tipp: A ClickUp Goals még egy lépéssel tovább megy, összekapcsolja céljait feladataival, megmutatva a napi feladatok és a hosszú távú tervek közötti közvetlen összefüggést.
Példa a célkitűzésre a munkahelyen: Egy értékesítési képviselő SMART célt tűz ki maga elé, hogy hat hónap alatt 15%-kal növelje az ügyfélmegtartást a követési stratégiák és a személyre szabott elkötelezettség javításával.
Miért fontosak a feladatkezelési készségek?
Lehet, hogy tetszik Önnek a jelenlegi munkamenete. Vagy talán a feladatkezelés finomhangolásának ötlete csak egy újabb tennivalónak tűnik a folyamatosan növekvő listáján.
Megértjük – mindenki elfoglalt! De érdemes megtanulni, hogyan lehet a feladatokat gyorsan és hatékonyan elvégezni. Szánjon időt a feladatkezelés fejlesztésére, és számos előnyt fog tapasztalni.
Megelőzze vagy legyőzze a kiégést
Tudjuk, hogy a kiégés komplex jelenség, de a hatékonyság növelése a munkában remek módszer arra, hogy megszűnjön az elkeseredettség és a motiváció hiánya. Ha csapatot vezet, a feladatok megfelelő kezelése csökkenti a kiégést, mivel megszünteti a csapatot kimerítő aprólékos lépéseket és nehézkes folyamatokat.
A sokoldalú feladatkezelő eszköz és a készségek megfelelő kombinációjával mindenki abbahagyja a hiábavaló erőfeszítéseket, és megtalálja az energiát, hogy motivált maradjon. 🏃
Jobb döntéshozatal
Úgy érzi, hogy minden feladatot most azonnal el kell végeznie? Valószínűleg nem: csak segítségre van szüksége, hogy először a legfontosabb feladatokat azonosítsa.
A megfelelő készségekkel automatikusan minőségi döntéseket hozhat, hogy jobban elvégezze a feladatokat. Bonyolultabb feladatok esetén prioritási módszert (erről bővebben később) alkalmazhat, hogy a teendőket a megfelelő sorrendben végezze el.
A feladatkezelés azért fontos, mert segít idővonalakat meghatározni, a feladatokat a megfelelő csapattagoknak kiosztani és reális projektcélokat kitűzni.
Vezessen zökkenőmentesebb projekteket
A projektterv végrehajtása nem gyenge idegzetűeknek való. Függetlenül attól, hogy mennyire jól kezeli a csapatprojekteket, minden érintett számára időt és fáradságot megtakarító hatékonysági megoldások megtalálása csak segíthet. A feladatkezelés támogatja a megfelelő projektmenedzsmentet azáltal, hogy nagy ötleteit megvalósítható mikrofolyamatokra bontja. Ez a kulcsa a gyorsabb, pontosabb és nagyobb léptékű feladatvégzésnek.
Mérhető eredményeket érhet el
Menedzserként számszerűsíthető eredményekre van szüksége. Ha befektet a csapata feladatkezelési készségeibe, az növeli az osztály teljesítményét és megkönnyíti az egyes munkatársak hozzájárulásának számszerűsítését.
A feladatkezelés adat nélkül nem lehetséges. Szerencsére a mérföldkő-követő szoftverek segítségével könnyű a pályán maradni és betartani a határidőket. Még ha egy feladat nem is sikerül, az adatok pontosan megmutatják, hol történt hiba, így eldöntheti, mit kell másképp csinálnia legközelebb.
Tegyen többet a munkanapja során!
Egy nap csak 24 órából áll, és remélhetőleg csak 8-10 órát tölt munkával. Ön is csak ember, ezért természetes, hogy nem tudja minden feladatát elvégezni egy korlátozott időkereten belül.
A hatékony feladatkezelés nem arról szól, hogy megtaláljuk a varázslatos módszert, amellyel mindent egyszerre elvégezhetünk. Magában foglalja a feladatok határidő szerinti fontossági sorrendbe állítását, a csapatnak való delegálást és a mély munkavégzésre szánt időkeret kiválasztását.
Nincs szükség a túlterhelésre – a feladatkezelési készségek segítségével többet tudsz elvégezni a munkahelyeden, és jobb egyensúlyt tudsz teremteni a munka és a magánélet között.
Hogyan javíthatja feladatkezelési készségeit
Szüksége van néhány tippre a csapat feladatok kezeléséhez? Próbálja ki ezeket a módszereket a feladatkezelési készségek fejlesztésére, és nézze meg, hogyan szökik az egekbe csapata termelékenysége.
1. Jelentkezzen be képzésre
Egész nap beszélhetünk a feladatkezelésről, de végül is Önnek kell befektetnie a saját tudásába. A képzés megmutatja, hogyan kezelheti hatékonyabban a munkahelyi feladatokat. Ha például Microsoft termékeket használ, jelentkezhet egy webináriumra, amely a PowerShell hibaelhárításáról szól.
Minél többet tud a feladatairól, projektjeiről, eszközeiről és iparágáról, annál jobban felkészülhet a teendőlistájának végrehajtására. Ne legyen szégyenlős: jelentkezzen időgazdálkodással, termelékenységgel és szervezéssel kapcsolatos workshopokra, konferenciákra és szemináriumokra.
2. Használjon termelékenységi keretrendszereket
A strukturált módszerek alkalmazása segíthet a feladatok hatékonyabb kezelésében. Néhány népszerű keretrendszer és feladatkezelési bevált gyakorlat:
- A béka megevése technika: Ez a megközelítés arra kéri Önt, hogy azonosítsa a nap legnehezebb feladatát, és azt oldja meg először.
- Eisenhower-mátrix: Kezelje a munkafeladatokat azok sürgőssége és fontossága alapján történő rangsorolásával.
- Pomodoro-technika: 25 perces koncentrált munkaszakaszokat alkalmaz, amelyeket rövid szünetek követnek.
- Getting Things Done (GTD): ösztönzi a feladatok szisztematikus rögzítését, szervezését és végrehajtását.
- Kétperces szabály: Ez az egyszerű szabály kimondja, hogy ha egy feladat elvégzése két percet vesz igénybe, akkor azonnal végezze el. Segít a feladatok elvégzésében és a halogatás leküzdésében.
3. Fejlessze időgazdálkodási készségeit
Az időgazdálkodás egy alapvető készség, amely javíthatja a termelékenységét és segíthet abban, hogy ugyanannyi idő alatt több munkát végezzen el. 📅
Kipróbálhat különböző időgazdálkodási technikákat, például az időblokkolást, a feladatok csoportosítását vagy a korábban említett Pomodoro technikát.
Ha attól tart, hogy a csapata megzavarja Önt, jelölje be ezt az időt a naptárában, hogy ne legyen elérhető megbeszélésekre. A feladatok ütemezett időben történő elvégzése lehetővé teszi, hogy a munkanap többi hat órájában a tényleges munkára koncentráljon.
Próbálja ki a feladatok ütemezését és használjon időkövető szoftvert, hogy lássa, hogyan tölti az idejét. Ha például úgy érzi, hogy elárasztják az e-mailek, próbálja meg csak naponta kétszer ellenőrizni az e-mailjeit, reggel 8 és 9 között, valamint délután 4 és 5 között.
A ClickUp integrációk segítségével könnyedén integrálhatja Outlook, Apple vagy Google naptárát ugyanazon a platformon, ahol feladatait kezeli.
4. Használja ki a feladatkezelési technológiákat
A megfelelő eszközökkel a csapat feladatait sokkal könnyebb kezelni. A digitális teendőlista biztosítja, hogy a csapat tagjai ugyanazon az oldalon álljanak, és olyan mértékű felelősségvállalást kínál, amelyet a Post-It cetlikkel vagy papír alapú tervezőkkel nem lehet elérni.
Keressen olyan feladatkezelési megoldásokat, mint a ClickUp, amely mobilalkalmazással is rendelkezik, így útközben is nyomon követheti feladatait. Az API-integrációk szintén hasznosak, mivel segítségükkel összes munkáját és eszközeit egy platformra összpontosíthatja.
Nem kell mindent manuálisan elvégeznie. Keresse meg a feladat-automatizálási funkciókat, amelyek a legtöbb megbízható termelékenységi alkalmazásban megtalálhatók.
💡Profi tipp: A ClickUp Automations több mint 100 kész szabályt kínál, amelyekkel időt takaríthat meg a feladatok kiosztásában, az állapotok megváltoztatásában és egyebekben. Saját egyéni automatizálást is létrehozhat!
5. Használjon sablonokat
A feladatkezelési sablonok segítségével rekordidő alatt elvégezheti a feladatokat. Akár színekkel jelölt napi jelentésre, akár kész formátumra van szüksége egy ajánlattételi felhíváshoz, a sablonok hatalmas időmegtakarítást jelentenek.
A sablonok tökéletesek a feladatok szervezéséhez és fontossági sorrendbe állításához is. A ClickUp feladatkezelési sablon vizualizálja az összes feladatot, állapotot, csapattagot és fontossági szintet, hogy nyomon követhesse a projekt előrehaladását.
6. Gyakorold a feladatok delegálását
A Pareto-elv szerint az eredmények 80%-a a befektetett energia 20%-ából származik. Más szavakkal, az eredmények nagy része valószínűleg egy projektből vagy feladatból származik.
Nehéz az energiáját azokra a feladatokra összpontosítani, amelyek a legnagyobb hatást gyakorolják, ha túl sokfelé osztja az erejét. Alkalmazza a 80/20-as szabályt, és a kevésbé fontos feladatokat bízza a csapatára. Például megbízhat egy alkalmazottat a jegyzetek készítésével vagy egy teendőlista-alkalmazás keresésével a csapat számára.
7. Reális határidőket tűzz ki
Hallott már a tervezési tévedésről? Ez egy kognitív torzítás, amely miatt alábecsüljük a feladat elvégzéséhez szükséges időt, és túlbecsüljük a feladat elvégzésére való képességünket. Óvakodjon ettől a feladat idővonalának meghatározásakor. Határozzon meg minden feladat számára egy praktikus és megvalósítható idővonalat, és hagyjon némi tartalékot függőségek esetére.
8. Kövesse nyomon feladatait
Ha nem tudja nyomon követni, nem tudja javítani. Az összes feladat és az azok elvégzésére fordított idő nyomon követése segít azonosítani a folyamatok hatékonyságát. Ehhez nincs szükség bonyolult technológiára, kezdetben még egyszerű táblázatok vagy munkaidő-nyilvántartások is hasznosak lehetnek.
A ClickUp beép ített időkövető funkcióval rendelkezik, így nyomon követheti a feladatokra fordított időt, és elemezheti saját és csapata termelékenységi adatait.
Olvassa el még: Termelékenységi könyvek, amelyek megváltoztathatják a munkáját
Végezz el több munkát a Clickup segítségével
A feladatok nem kell, hogy félelmetesek legyenek. Ha csapata túlterhelt vagy bonyolult folyamatokkal küzd, fektessen be feladatkezelő eszközökbe, hogy hatékonyabb osztályt működtethessen, amely kevesebb idő alatt többet végez el. ✨
A feladatkezelési készségek kulcsfontosságúak, de a feladatok kezeléséhez projektmenedzsment szoftverre is szükség van. A ClickUp egy olyan, munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, amely az összes feladatot, dokumentumot, célt, csevegést, naptárat és egyebeket egy egységes platformon egyesíti.
Végezzen el több feladatot egyszerre, és növelje termelékenységét hatékony feladatkezeléssel és testreszabható feladatkezelő szoftverrel. Hozzon létre most ingyenes ClickUp munkaterületet.