Képzeld el a következő helyzetet: író vagy, az íróasztalodnál ülsz, készen arra, hogy nekiláss a főművednek. Az ötletek csak úgy áradnak, gyönyörűen megfogalmazott prózával teli vagy, és a cselekmény annyira sűrűsödött, hogy már szilárd alapot képez! És bámulod az üres oldalt. Összeszorítod az ajkaidat, és hunyorogva nézel a képernyőre, remélve, hogy a szavak varázslatos módon megjelennek, miközben a villogó kurzor gúnyolódik rajtad.
Vagy talán Ön egy szoftverfejlesztő, aki egy kódrészleten szeretne dolgozni. A folyamatábra a fejében teljesen logikus, de nincs egyetlen sor kód sem, ami ezt alátámasztaná. Vagy Ön egy projektmenedzser, aki egy hatalmas projekt elindításának ijesztő feladatával szembesül.
Ismerősnek tűnik? Nos, nem vagy egyedül.
Ha nehezen boldogulsz az időgazdálkodással, a koncentrációval, vagy egyszerűen túl sok a dolgod, akkor van egy megoldásunk számodra. Csak maradj velünk, két percenként, és megosztjuk veled ezt a varázslatos módszert!
Mi az a 2 perces szabály?
A kétperces szabály csak egy újabb termelékenységi divatnak vagy időgazdálkodási stratégiának tűnhet. De itt van a titok: ez valóban működik! Számos ember alkalmazta már személyes és szakmai életének különböző területein (erről később bővebben), és tanúsíthatja hatékonyságát.
Íme a 2 perces szabály: Ha van egy feladatod, amit 2 perc alatt vagy annál rövidebb idő alatt el tudsz végezni, akkor csináld meg azonnal. Ne vedd fel a teendőlistádra, ne hagyd, hogy a fejedben maradjon – csak csináld meg, ahogy a Nike mondja.
Ennyi – nem, komolyan, ennyi az egész.
Ez egy egyszerű, könnyen alkalmazható szabály. Nem kell bonyolult tervezés vagy különleges eszközök ahhoz, hogy betartsd (de használhatsz eszközöket a hatékonyság növelésére – erről később bővebben). Egyszerűen csak ki kell használnod a rövid időintervallumokat, hogy elvégezd a kisebb feladatokat.
Gondolj rá úgy, mint egy hógolyóhatásra. Valami apró dologgal kezded, de ahogy haladsz előre, egyre nagyobb lendületet és tömeget érsz el.
A 2 perces szabály nem az elért eredményekről szól, hanem inkább a munka elvégzésének folyamatáról. A hangsúly a cselekvésen van, és hogy a dolgok onnan folyjanak tovább.
A 2 perces szabály nem az elért eredményekről szól, hanem inkább a munka elvégzésének folyamatáról. A hangsúly a cselekvésen van, és hogy a dolgok onnan folyjanak tovább.
A kétperces szabály: két módszer
Most talán kissé zavarban vagy. Hiszen nem lehet minden feladatot két perc alatt elvégezni. Mi van, ha könyvet írsz? Vagy egy alkalmazást fejlesztesz a semmiből? Vagy egy projektet irányítasz? Biztosan több mint két percre van szükséged ahhoz, hogy ezt elvégezd! Szóval, hogyan alkalmazható ez a szabály a megosztott példákra?
Ez egy érvényes érv.
Látod, kétféleképpen lehet betartani a kétperces szabályt.
1. felhasználási eset: Gyors feladatok elvégzése
Bár a nagyobb projektek kezelése stresszes lehet, mindig a látszólag jelentéktelen és apró feladatok idegesítenek. Ezek nem feltétlenül a legfontosabb feladatok – gondolj csak olyan egyszerű dolgokra, mint egy e-mail elküldése vagy egy találkozó ütemezése.
Az ilyen kis erőfeszítést igénylő, kétperces feladatok a tudatod háttérében motoszkálnak, amikor reggel kávét iszol, vagy éjszaka az ágyban forgolódsz.
Ami még rosszabb, hogy minél tovább halogatod, annál rosszabb lesz. Ez a pici feladat kognitív túlterhelésként félelemmel és túlterheltséggel jár. Képzeld el, hogy aggódsz egy e-mail elküldése miatt! És mégis, mindannyian jártunk már ebben a helyzetben, amikor három napig ott állt a teendőlistánkon.
A 2 perces szabály szerint a 2 percnél rövidebb időt igénylő kis feladatokat azonnal el kell végezni, amint meghatároztad őket.
Akár üzenetre válaszol, e-maileket rendezget, vagy egy tennivalót kipipál a listájáról, ezeket azonnal elvégezze, amint eszébe jutnak. Ezt a szabályt más apró feladatokra is alkalmazhatja, például az asztal rendbetételére, a növények öntözésére és az ágy megágyazására – lényegében bármilyen feladatra, amelynek elvégzése csak néhány percet vesz igénybe.
Alkalmazzuk a 2 perces szabályt bármely véletlenszerű, egymással nem összefüggő feladatra, amely napközben elvonja a figyelmünket, és azonnal rendet rakjunk.
2. felhasználási eset: nagy feladatok megkezdése
Itt van a 2 perces szabály másik oldala – az, amelyik nem olyan kis feladatokra lett kitalálva.
A kétperces szabály azt is megmutatja, hogyan lehet nagy, összetett, ambiciózus és kétértelmű feladatokat megoldani, miközben jelentős projekteket kezel.
Itt kezdődik a „béka megevése”, egy falat után a másik. Először is, bontsd fel a nagy projektet vagy feladatot kisebb részekre. Ezután rangsorold a feladatokat, és kezdj el dolgozni egy dologon – csak egy dolgon. Szánj rá két percet a teljes figyelmeddel és időddel. Ha szükséges, kényszerítsd magad a koncentrációra, és két percenként építsd fel a lendületet.
Ez a megközelítés segít abban, hogy ne halogassa a dolgokat, és elkerülje a kezdeti tehetetlenséget.
Vegyük például egy cikk (mint ez) megírását.
Kezdje azzal, hogy az első két percben készít egy vázlatot. Ezután a következő két percben kezdjen el a bevezetés megírásával. Folytassa az ötletek kiürítését – ne ítélkezzen, ne gondolkodjon túl sokat, és ne törekedjen a tökéletességre. Csak tiszta, hamisítatlan tartalomalkotás két teljes percig, amíg meg nem találja a kezdőpontot, és a többi már magától kibontakozik. Hamarosan az első szakaszon fog dolgozni, majd a következőn, és azután a következőn – egészen a végkifejletig!
Így kétperces kis sprinteket kapsz. Összeillesztve ezek a kis lépések elvezetnek a célhoz!
A 2 perces szabály története
Az 1990-es években a Time System International a személyes termelékenység alapelveiről tartott képzést alkalmazottai számára. Többek között a kétperces szabályt is tanították, mint a munkafolyamat-kezelés egyik eszközét.
És itt jön a legérdekesebb rész: a kurzus egyik fejlesztője nem más, mint David Allen maga! Igen, ugyanaz a személy, aki a 2000-es években népszerűsítette ezt a koncepciót a bestseller könyvével, a Getting Things Done-nal!
Mindenkinek, aki önfejlesztésen dolgozik, nagyon ajánljuk, hogy olvassa el. A könyv praktikus stratégiákat mutat be, amelyekkel szervezett listákat készíthet, amelyek ráveszik az agyát, hogy produktív legyen. Arról szól, hogyan osszuk fel a munkát kezelhető feladatokra, hogyan rendeljünk hozzájuk prioritásokat, és hogyan javuljunk folyamatosan. Emellett egy olyan rendszert is bemutat, amely biztosítja, hogy semmi ne maradjon ki, és egyetlen apró feladat se maradjon befejezetlen.
Persze, ez egy kicsit hosszabb olvasmány, de tisztánlátást biztosít és segít visszanyerni az irányítást a munkád felett, miközben felszabadítja a mentális kapacitásodat.
Tekintettel hatására, nem meglepő, hogy a Getting Things Done (GTD) megközelítés új termelékenységi hullámot indított el. A vállalkozások a GTD sablonokat követték, hogy strukturálják a munkaerő termelékenységét. Ezek a sablonok később platformokká és szoftvermegoldásokká, végül GTD alkalmazásokká fejlődtek.
Ha szeretsz személyes termelékenységről szóló könyveket olvasni, akkor nem lesz nehéz összekapcsolnod a Getting Things Done című könyvet más hasonló művekben szereplő ideológiákkal. Íme néhány példa, ahol mélyreható hatását tapasztalhatod:
- Atomic Habits James Clear: A szerző a kétperces szabályról beszél, és arról, hogyan lehet azt felhasználni a szokások kisebb, kétperces változatokra való leegyszerűsítésére. Például a „harminc perc jógázás” „a jógamatrac elővétele” lesz. Arra is ösztönzi az embereket, hogy kitartóan folytassák az önfejlesztés útját.
- Eat That Frog! (Edd meg azt a békát!) Brian Tracy: A könyv hangsúlyozza a feladatok fontossági sorrendjének fontosságát és azt, hogy először a legfontosabbakat kell elvégezni. A kétperces szabály segítségével apránként meg tudod enni a békát (a fontos feladatokat), és rövid idő alatt is a haladásra tudsz koncentrálni.
- The One Minute Manager (Az egyperces menedzser) , Ken Blanchard és Spencer Johnson: Mivel a könyv a világos célok kitűzésére és az azonnali visszajelzésre összpontosít, a kétperces szabály jól jöhet a kisebb feladatok elvégzésében, a visszajelzések megosztásában és a haladás nyomon követésében.
- A hatékony emberek 7 szokása Stephen Covey: A könyv első szokása a proaktivitásról és azonnali cselekvésről szól a befolyási körödön belüli feladatokkal kapcsolatban. Ez alapvetően a kétperces szabály.
- The Now Habit (A mostani szokás) Neil Fiore: A könyv címe egyértelművé teszi a szándékot: most kell cselekedni, és tovább kell építeni a lendületet. Ez ismét ugyanaz az elv, mint a kétperces szabály.
Kinek ajánlott a 2 perces szabály?
Elvesztette a fejét a végtelen feladatlistától? Szeretne aktívabb lenni és abbahagyni a halogatásokat?
Akkor talán a kétperces szabály tökéletes Önnek.
A 2 perces szabály szépsége valójában egyszerűségében és sokoldalúságában rejlik. Egyszerűsége miatt bárki alkalmazhatja – higgy nekünk, tényleg bárki. Ezenkívül ezt a szabályt személyes és szakmai életed különböző területein is alkalmazhatod. Erre később még visszatérünk.
Jelenleg fontold meg a 2 perces szabály alkalmazását időgazdálkodási technikaként, ha:
- Elfoglalt szakemberek, akik alig tudnak lépést tartani a teendőlistájukkal
- A projektmenedzser túlterheltnek érzi magát a folyamatos feladatáradat és a kontextusváltások miatt.
- A tanulók a feladatok, az órák és az iskolán kívüli tevékenységek között egyensúlyoznak
- A halogatásra hajlamos személy, aki szeretne leszokni róla
- Kreatív szakember, aki ötleteket szeretne gyűjteni vagy kreatív blokkját szeretné leküzdeni
- Otthon maradó szülő, aki a házimunkát, a bevásárlást és a gyermekgondozást egyensúlyozza
A lényeg? Ez egy forradalmi változás mindenkinek, aki produktívabb, hatékonyabb és jobban szeretné irányítani az idejét.
Olvassa el még: Időgazdálkodási tippek a hatékonyság növeléséhez
A 2 perces szabály alapvető elemei
Gondolj a kétperces szabályra úgy, mint egy időgazdálkodási játékra, amelynek alapjai a következők:
- A kétperces küszöb (Trigger): A 2 perces szabálynak jól meghatározott időkorlátja van. Az ötlet az, hogy olyan feladatokat végezzen el, amelyeket reálisan két perc alatt vagy annál rövidebb idő alatt el tud végezni.
- Összpontosíts az azonnali cselekvésre (a legfontosabb lépés): Ez a két perc éppen elég ahhoz, hogy megkapd a szükséges lökést. Ha tudod, hogy két percen belül be kell fejezned valamit, az sürgősségérzetet kelt, megakadályozza, hogy túl sokat gondolkodj, és arra ösztönöz, hogy ne halogasd a dolgokat.
- A célok kisebb feladatokra bontása (váratlan előny): A rövid időtartam miatt aktívan és stratégiailag kell lebontania a komplex feladatokat, hogy megtervezhesse a nagy projektek alapvető tevékenységeit. Figyelnie kell azokra a finom részletekre, amelyek egyébként háttérbe szorulnának, és növelnék a mentális terhelését.
Ez a három részből álló rendszer egy átfogóbb termelékenységi módszert eredményez, amelynek keretében:
- Szüntesse meg a kis feladatok okozta rendetlenséget, hogy a mély munkára koncentrálhasson.
- Takarékoskodj a véges erőforrásokkal, mint például a figyelmed vagy az erőfeszítéseid.
- Kezdje el alkalmazni a „megosztás és uralkodás” szabályt, és építsen lendületet!
- Élvezd az elért eredmények örömét minden kétperces feladat elvégzése után!
- Alakíts ki egy új szokást: cselekedj és állítsd fel a prioritásokat!
A 2 perces szabály előnyei
Amint elkezded beépíteni a kétperces szabályt az életedbe és a rutinodba, a következő előnyöket fogod észrevenni:
- A kezdés mindig a legnehezebb. De megijesztene egy feladat, ha tudná, hogy kevesebb mint két perc alatt elvégezhető? Természetesen nem! A 2 perces szabály azonnali cselekvésre ösztönöz, mivel minden kifogást kizár, ami a feladat elhalasztását indokolná.
- A könnyű, kétperces feladatok elvégzése megszünteti a rendetlenséget, amely megterheli a feladatlistádat vagy lelassítja a munkádat. Ez felszabadítja a mentális teret és a kognitív erőforrásokat, hogy a projekt nehezebb aspektusaira koncentrálhass. Ennek eredményeként gyorsabban és hatékonyabban dolgozol.
- A nagyobb célok vagy feladatok kisebb, könnyebben kezelhető lépésekre bontása megkönnyíti a projekt során a motiváció és a koncentráció fenntartását. Ez a folyamatos elkötelezettség lendületet ad, amely segít továbbhaladni.
- A befejezetlen feladatlista állandó stressz- és szorongásforrás lehet. Ez olyan, mintha egy pohár vizet tartanál a kezedben, vagy két órán át tartanád a kezedben. Minél hamarabb elvégzed a kisebb feladatokat, annál kevesebb mentális teret foglalnak el, és annál kevesebbet kell aggódnod miattuk.
- Képzeld el a dopamin-löketet két óra kimerítő munka után, szemben a két percenkénti dopamin-löketekkel. Az előbbi talán kielégítőbbnek tűnik, de kiégés veszélyével is jár. Másrészt, amikor apróbb célokat érsz el, motiváltabbnak érzed magad, hogy még többet érj el.
- A közeledő határidők nyomása elfojthatja a kreativitást és a problémamegoldó képességeket. A kisebb feladatok elvégzése csökkenti a stresszt, optimálisan kihasználja az időt, és felszabadítja a mentális teret, hogy kreativitása szabadon áramolhasson.
Tippek a 2 perces szabály hatékony alkalmazásához
Készen állsz arra, hogy maximálisan kihasználd a 2 perces szabály előnyeit? Íme néhány tipp és trükk, amelyek segíthetnek ebben:
- Legyen éber a nap folyamán felmerülő kétperces feladatok tekintetében. Az olyan apró sikerek, mint egy rövid e-mail megválaszolása, az asztal rendbetétele, egy dokumentum elrakása vagy egy visszahívás, pozitív hangulatba hoznak. Minél több ilyen feladatot azonosít, annál hatékonyabb lesz.
- Csoportosítson össze több kétperces feladatot, és szánjon egy rövid időt arra, hogy együttesen elvégezze őket. Ezeknek hasonló vagy egymással kapcsolatos feladatoknak kell lenniük, amelyek ugyanabba a kategóriába tartoznak, például az íróasztal rendezése vagy az e-mailek szortírozása. A koncentrált kétperces rohamok segíthetnek abban, hogy kevesebb idő alatt többet végezzen el.
- A kétperces szabály a cselekvésről szól, nem a tökéletességről. Képzelje el, hogy egy író egy cikk megírásakor a tökéletes bevezetést próbálja megfogalmazni. Valószínűleg még mindig döntésképtelenségben szenvedne! Okosabb megközelítés lenne, ha továbbra is ötleteket vetne fel – még ha azok rendezetlennek vagy összefüggéstelennek is tűnnek –, amíg meg nem találja a megfelelő kiindulási pontot.
- Használja a kétperces szabályt a projekt elindításához, és határozza meg a kezdeti néhány megvalósítható lépést. Ez a kis kezdet struktúrát ad a jövőbeli stratégiáinak, miközben olyan teljesítményérzetet ad, amely lendületet ad a továbblépéshez.
- Unod már, hogy a „sürgős, de nem fontos” feladatok helyet foglalnak az időgazdálkodási mátrixodban? Használd a kétperces szabályt, hogy kiszűrd azokat a feladatokat, amelyeket két perc alatt el tudsz végezni, és azonnal láss hozzájuk!
- Használja a kétperces szabályt pufferként a mély munkavégzés közötti szünetekben. Éppen valami közepén tart, és hirtelen eszébe jut egy gyors feladat? Ellenálljon a multitasking késztetésének. Ehelyett tartson egy rövid szünetet, állítson be egy kétperces időzítőt, és fejezze be a feladatot, mielőtt friss elmével folytatná a mély munkavégzést.
- Alkalmazza a 2 perces szabályt szakmai és magánéletében egyaránt. Ha napi rutinjába beépíti, jobban meg fogja tudni határozni és elvégezni a 2 perces feladatokat. Minél gyakrabban alkalmazza, annál természetesebbé válik, miközben termelékenysége az egekbe szökik.
- Természetesen nem kell alkalmazásokhoz vagy eszközökhöz folyamodnia a kétperces szabály betartásához, de ha jártas a technológiában, találhat olyan termelékenységi alkalmazásokat, amelyek segítenek ebben. Az olyan eszközök, mint a ClickUp, segíthetnek a kétperces szabály gyakorlásában és alkalmazásában.
A 2 perces szabály népszerű használata és példák
Nézzük meg, hogyan használhatja a kétperces időgazdálkodási stratégiát a mindennapi életében a termelékenység maximalizálása érdekében.
A beérkező levelek kezelése
Elmerül az e-mailek tengerében? A 2 perces szabály lehet a mentőcsónakja. Keresse meg azokat az e-maileket, amelyeket kevesebb mint két perc alatt feldolgozhat, majd intézkedjen. Ezek lehetnek egyszerű megerősítést vagy gyors választ igénylő e-mailek. Például válaszolhat egy megbeszélésre szóló meghívóra, vagy megoszthat egy könnyen elérhető dokumentumot. Alternatív megoldásként törölheti a nem kívánt e-maileket, vagy megjelölheti az üzeneteket későbbi áttekintés céljából.
Asztal rendezés
A rendetlen íróasztalod felhívja a figyelmedet? Nem kell mélyreható takarításba kezdened. Egyszerűen kövesd a kétperces szabályt, hogy eltüntesd a rendetlenséget. Kezdd a legkézenfekvőbb feladattal. Ez lehet a papírok iktatása, az írószerek rendezése, a felesleges dokumentumok, például nyugták kidobása stb. Meg fogsz lepődni, hogy ezek a kis dolgok milyen nagy hatással vannak a környezetedre és a hangulatodra!
Találkozók előkészítése és részvétel
Nem tudsz koncentrálni egy olyan megbeszélésen, amely e-mailben is elintézhető lenne? Zárd be a többi lapot, kapcsold ki a telefon értesítéseit, és szüntess meg minden más zavaró tényezőt. Kényszerítsd magad arra, hogy csak két percig maradj figyelmes. Tegye fel a témával kapcsolatos kérdéseidet, vagy gyorsan nézd át a napirendet, hogy áttekintsd, miről szól a megbeszélés. Így könnyebb lesz koncentrálnod.
Projekt indítása
Búcsút inthetsz az elemzési bénulásnak. Használd a 2 perces szabályt a projekt időgazdálkodásához a tervezési szakaszban. Meghatározhatod az első néhány megvalósítható lépést és a hozzájuk tartozó ütemtervet. Például felhasználhatod egy magas szintű cselekvési lista és egy becsült időterv elkészítéséhez. Vagy kihasználhatod ezt a pillanatot a tevékenységek sorrendjének meghatározásához. Lehet, hogy ez csak egy kis kezdet, de elegendő lendületet ad a projekt befejezéséhez.
💡Profi tipp: Készítsd el könnyedén a projekt cselekvési listádat vagy a tevékenységek sorrendjét <19>a Clickup Mindmaps segítségével. Ezek segítségével komplex ötleteket vizualizálhatsz és pillanatok alatt lebontod a munkafolyamatokat.
Zökkenőmentes készségfejlesztés
Szeretne új készségeket elsajátítani , de nehezen talál rá időt a tanulásra? Használja a kétperces szabályt! Szánjon rá két percet a napirendjéből, legyen az ebédidő vagy az ingázás ideje, és olvasson a készségről, nézze meg egy oktatóvideót vagy hallgasson meg egy podcastot. Ossza el a nap folyamán, és legyen kitartó, hogy elsajátítsa a készséget.
Wellness harcos
Szeretne fogyni vagy formába jönni? Akkor használja a kétperces szabályt! Szánj két percet a testedzésre; ez lehet gyors kardió vagy HIIT, hogy megemelje a pulzusodat, mielőtt továbbhaladsz a megerőltetőbb edzésekhez. Hasonlóképpen, szánj két percet a napodból a következő napi étkezésed megtervezésére. Vagy használd arra, hogy elkészíts egy gyors és egészséges snacket, ahelyett, hogy rendelnél. Az ilyen szándékos pillanatok közelebb visznek a fitnesz céljaidhoz.
A 2 perces szabály alkalmazásának kihívásai [és azok leküzdése]
Bár a 2 perces szabály kiváló eredményekkel büszkélkedhet, nem olyan univerzális megoldás, amelyet minden problémára rá lehet alkalmazni. Íme néhány kihívás, amellyel találkozhat, és néhány megoldás, amellyel megpróbálhatja azokat leküzdeni:
- Egyes feladatok megtévesztően könnyen félreérthetők. Egy egyszerű feladat, mint például egy e-mailre való válaszadás, könnyen túllépheti a két percet, ha meg kell keresned a mellékleteket, vagy átfogóbb választ kell adnod. Reálisnak kell lenned a feladat elvégzéséhez szükséges időt illetően, hogy elkerüld a frusztrációt és az ütemterv-ütközéseket.
- Digitális világunk tele van figyelemelterelő tényezőkkel – értesítések, e-mailek, közösségi média – amelyek mind gyorsan elterelik a figyelmünket egy kétperces roham alatt. Használj weboldal-blokkolókat és fókusz módot az eszközökön, hogy elnémítsd az értesítéseket és minimalizáld a zavaró tényezőket.
- A 2 perces szabály a cselekvésről szól, nem a tökéletességről. Azonban a feladat tökéletes megtervezésének vagy kidolgozásának késztetése gyorsan felemészti a 2 perces időkeretedet. Ez több kárt okoz, mint hasznot, mivel csak még stresszesebbé válsz. Először gondoskodj a kezdésről; a remekmű megvárhat, amíg formát ölt.
- A 2 perces szabály segítségével több kisebb feladatot is elvégezhetsz. A nehézség azonban abban rejlik, hogy az egyik feladatról a másikra váltva megőrizd a lendületet. Használd elsősorban kiindulási pontként, mivel a nagyobb feladatok elvégzéséhez több időt kell szánnod, hogy jelentős előrelépést érj el.
- A folyamatos, soha véget nem érő kis feladatok gyorsan kimerítővé és nyomasztóvá válhatnak. Eljön egy pont, amikor nehézséget okoz a feladatok fontossági sorrendjének megállapítása, vagy döntéshozatali fáradtságot tapasztal. Csoportosítsd a feladatokat, és készíts gyors, kétperces feladatlistákat, hogy fokozd ennek a termelékenységi trükknek a hatását.
- Egyes feladatok természetüknél fogva összetettek és időigényesek. Órákig ülhetne, és próbálhatná kisebb részekre bontani őket, de rájönne, hogy még így sem férnek bele a kétperces keretbe. Az ilyen frusztrációk és időpazarlás elkerülése érdekében tanulja meg felismerni azokat a feladatokat, amelyek ésszerű időt igényelnek, és módosítsa a megközelítését. Ha nem két perc, akkor mennyi idő? Szánjon erre az időt, és lásson munkához!
Hogyan alkalmazhatod a 2 perces szabályt a ClickUp segítségével
A ClickUp használata a kétperces szabály gyakorlásához egy kísérleti megoldás volt, amely valóban bevált. A platform minden szükséges eszközt biztosít a kétperces szabály alkalmazásához, valamint megoldásokat kínál a technika hiányosságainak leküzdésére.
A ClickUp és a 2 perces szabály a termelékenység növelésének partnerei.
Így használhatja a ClickUp alkalmazást a gyors, kétperces sikerek eléréséhez:
Cselekvésre késztető feladatlisták készítése
A ClickUp feladatkezelő egy igazi szörnyeteg. Számos módja van annak, hogy egy teendőt ClickUp feladattá alakítson – közvetlenül a ClickUp Docs ötleteiből, a csevegőüzenetekben és kommentekben szereplő feladatokból. Ezzel elkerülhető a kontextusváltás, és nem zavarják meg a fejébe felmerülő ötletek.
Használja a platformot, hogy létrehozzon egy központi listát, amely egy projekt vagy munkaterületen belüli kétperces feladatokra vonatkozik. Ezután alakítsa át ezt az egyéni listát interaktív ellenőrzőlistává, amelyen le tudja húzni az elvégzett kétperces feladatokat. Ez igazán kielégítő érzés.
Ráadásul nagyon könnyű hozzáadni elemeket a listához: válaszd az „Új elem” lehetőséget, és írd be azokat a kis feladatokat, amelyeket később szeretnél elvégezni. A ClickUp lehetővé teszi a feladatok és alfeladatok logikai hierarchiájának fenntartását is a beágyazás segítségével, ami megkönnyíti a 2 perces szabály alkalmazását nagyobb projektekben. Míg egyesek a lista nézetet részesítik előnyben, te akár különböző nézetekkel is kísérletezhetsz, például Kanban táblákkal vagy Gantt-diagramokkal, hogy kezelhesd a feladataidat.
Prioritások és kötegelt feldolgozás
Nem minden kétperces feladat egyforma. Néhány sürgősebb vagy hatékonyabb, mint mások. Ennek kezeléséhez használja a ClickUp feladatprioritásait, hogy a feladatokat sürgős, magas, normál és alacsony prioritású kategóriákba sorolja. Ezzel elkerülheti a döntéshozatali fáradtságot, mivel a ClickUp prioritásalapú listát vezet a kétperces feladatokról, és a következőre irányítja a figyelmet.
Hasonlóképpen, a ClickUp lehetővé teszi, hogy összevonja a hasonló kétperces feladatokat. Például összevonhatja az e-mailekre való válaszadást a feladatfrissítések megosztásával vagy a naptárának karbantartásával. Ez lehetővé teszi, hogy párhuzamos kétperces rohamok során több feladatot is elvégezzen.
Ha jól figyelsz, mindkét trükk segít leküzdeni a kétperces szabály korlátait és javítani a termelékenységet!
Olvassa el még: Hogyan állítsd be a feladatok prioritásait a ClickUp-ban
Idő nyomon követése és blokkolása
A ClickUp natív időkövetési funkcióval rendelkezik. A ClickUp projektidő-követő eszközével megvalósíthatja a 2 perces szabályt. Állíts be gyors, kétperces becsléseket a feladatokhoz, hogy biztosan koncentrált maradj, és ne akadj el vagy térj le a pályáról. Ez segít felmérni az időbecslési képességeidet és a 2 perces szabály általános hatékonyságát bizonyos feladatok esetében. Mint majd rájössz, lesznek olyan esetek, amikor bizonyos nagy célok nem illeszkednek a 2 perces sablonba, és ez lesz a próbád.
Ezenkívül használja az emlékeztető és a határidő funkciót, hogy szemmel tartsa a kisebb feladatokat. Jó gyakorlat, ha körülbelül négy napi emlékeztető van – kora reggel, ebéd előtt, ebéd után és este –, hogy ellenőrizze a kétperces feladatlistáját, és rögzítse azokat a gyors eredményeket, amelyek egyébként elkerülnék a figyelmét.
A munkafolyamatok automatizálása
Oké, egy kimondatlan trükk a kétperces feladatokhoz: automatizálj mindent, amit csak lehet. Még ha csak 2 percet is vesz igénybe, miért pazarolná el, ha automatizálható? Ezért nyugodtan használja a ClickUp egyedi automatizálási funkcióját az alacsony szintű és ismétlődő feladatok elvégzéséhez. Legyen szó feladatkiosztásról, gyors visszaigazoló e-mailek küldéséről vagy naptárba való bejegyzésről, a ClickUp Automation elvégzi ezeket a kis feladatokat, hogy Ön a nehezebb, kétperces feladatokra koncentrálhasson.
Ez, valamint az a tény, hogy a ClickUp-ot szinte mindenhez integrálhatja, megkönnyíti a különböző platformokon végzett kétperces feladatok részletes, központosított tárolójának létrehozását. Ugyanakkor megkapja az univerzális keresési funkciót is, amely az egész technológiai rendszerét kereshetővé teszi!
A siker sablonosítása
Miért pazarolná az idejét a kerék újrafeltalálására? A ClickUp gazdag könyvtárat kínál használatra kész sablonokkal, amelyek vészhelyzetben életmentőek lehetnek. Kellemesen meg fog lepődni, hogy mennyire átfogóak és jól átgondoltak az egyes sablonok.
Mivel a 2 perces szabályra koncentrálunk, a ClickUp Getting Things Done sablonja kiválóan alkalmas azok számára, akik szeretnék kipróbálni ezt a technikát. Ez a sablon David Allen tanításait testesíti meg, és megkönnyíti a feladatok elvégzését! A feladatok szervezésétől azok fontossági sorrendbe állításáig, használja ezt a sablont a zökkenőmentesebb munkafolyamatok és a hatékony munkavégzés érdekében.
Míg a fenti sablon haladó szintű felhasználóknak készült, a ClickUp kezdőknek is megfelelő sablonokat kínál a GTD keretrendszerhez.
Nézd meg a ClickUp Getting Things Done List Template(Feladatok elvégzésének listája sablon) alkalmazást. Ez a feladatokat egyszerű listává alakítja, amelyet fokozatosan elvégezhetsz a maximális termelékenység érdekében. A Board view (Tábla nézet) segítségével a feladatokat állapotuk szerint csoportosítva láthatod. Ennyire egyszerű.
Az AI erejének kihasználása
A ClickUp Brain egy titkos fegyver, amely felgyorsítja a 2 perces szabály munkafolyamatát. Fokozza a ClickUp összes olyan funkcióját, amely segít betartani a 2 perces szabályt, így a platform egy igazi termelékenységi erőművé válik.
Zavar egy kétperces feladat, ami akkor bukkant fel, amikor éppen mélyen elmerült a munkában? Egyszerűen kérje meg a Brain-t, hogy jegyezze fel (vagy még jobb, ha hozzáadja a kétperces feladatlistájához), anélkül, hogy kontextust váltana. A ClickUp Brain még a feladat prioritását és az esetleges függőségeket is azonosítani tudja Ön helyett! Válaszolnia kell egy e-mailre? Bízza a Brain-re, hogy megtegye Ön helyett – a lehetőségek végtelenek.
Mint mesterséges intelligencia motor, a Brain iteratív módon tanul a szokásaiból és munkastílusából. Ez, a beépített időkövető eszközzel párosulva, megkönnyíti az időbecslést. Kérdezze meg a Braint, hogy egy adott feladat általában mennyi időt vesz igénybe, és a Brain reális becslést ad Önnek.
Lényegében mindent, amit a ClickUp segítségével csinálsz, jobban meg tudsz csinálni a Brain segítségével.
Két perc megváltoztathatja az életét!
A mai világban két perc nem tűnik soknak. Remélhetőleg ez a cikk megváltoztatta a véleményét.
Akár egy nehéz feladatba kezdesz, akár a teendőlistádat dolgozod végig, a kétperces szabály segíthet maximalizálni a termelékenységet. Már azzal is fél győzelmet aratsz, hogy megjelenik és elkötelezett maradsz. Ha egyszer eljutottál idáig, gyakorlatilag semmi sem állhat a siker útjába. Csak figyelj a fent említett alkalmi buktatókra, és minden rendben lesz.
Használja a ClickUp alkalmazást is – ingyenes. A regisztráció kevesebb mint két percet vesz igénybe, ami remek módja a kétperces szabály gyakorlásának! Regisztráljon és próbálja ki a ClickUp alkalmazást még ma!