A Szuezi-csatorna sikeres megépítése után (túlzott) önbizalommal telve Ferdinand de Lesseps megkísérelte egy tengerszintű csatorna építését a Panamai-földnyelven. Sajnos azonban jelentősen alábecsülte a panamai terep műszaki kihívásait.
Betegségek és szakértelem hiánya miatt 1889-ben kénytelen volt feladni a projektet. Cége 287 millió dollárt költött rá, majd csődbe ment.
De Lesseps áldozatul esett annak, amit Daniel Kahneman és Amos Tversky pszichológusok „tervezési tévedésnek” neveznek.
Mi az a tervezési tévedés? Miért vagyunk rá hajlamosak? Hogyan jelennek meg előítéleteink a munkánkban és az életünkben? És mit tehetünk a tervezési tévedés enyhítésére? Olvasson tovább, hogy megtudja!
A tervezési tévedés részletes megértése
1979-ben Kahneman és Tversky pszichológusok a tervezési tévedést úgy határozták meg, mint „az a tendencia, hogy alábecsüljük a jövőbeli feladat elvégzéséhez szükséges időt, részben azért, mert túlságosan optimista teljesítményforgatókönyvekre támaszkodunk”.
Egyszerűen fogalmazva, a tervezési tévedés egy kognitív torzítás, amely arra vezet, hogy alábecsüljük a feladat elvégzéséhez szükséges időt, és túlbecsüljük a feladat elvégzésére való képességünket.
A tervezési tévedés néhány jellemzője a következő:
- Ez befolyásolja a saját (és a csapatod) feladataidra vonatkozó előrejelzéseket, de másokéra nem.
- Előrejelzéseid elsősorban intuitív, de pontatlan ítéleteken alapulnak.
- A hibák inkább elfogultságból és vágyálmokból fakadnak, mint véletlenszerűségből.
- Ez függetlenül attól, hogy a tervezőnek voltak-e hasonló kudarcai a múltban.
- Ez személyiségjegyektől, kultúrától, nemtől, a feladat nagyságától vagy az időtől függetlenül történik.
De miért történik ez?
A tervezési tévedés okai
Az emberek aszimmetrikusan érzékelik az eseményeket. Velünk született vágyunk, hogy pozitívak és reményteljesek legyünk. Hinni akarunk abban, hogy megvan a hatalmunk és az irányításunk egy feladat elvégzéséhez, még akkor is, ha minden bizonyíték az ellenkezőjét mutatja. Íme, miért.
Szeretjük, ha a pohár félig tele van
Amikor egy projekt tervezésébe fogunk, valószínűleg a pozitívumokra koncentrálunk. Hiszünk abban, hogy tanultunk a múltbeli kudarcokból, és ma már jobbak vagyunk. Olyan tervet akarunk készíteni, amelytől jól nézünk ki és jól érezzük magunkat.
Hányszor hallottad már egy fejlesztőtől, hogy „ez egy ötperces hibajavítás”? A fejlesztő úgy véli, hogy elég képzett ahhoz, hogy öt perc alatt megoldja a hibát, de a valóságban ez messze nem így van.
Ellenállunk a változásoknak
A változás megköveteli, hogy módosítsuk a világról alkotott kezdeti véleményünket. Ha egy projekt közepén új információkhoz jutunk, amelyekből kiderül, hogy rossz úton járunk, akkor azt úgy reagáljuk, hogy elutasítjuk azokat.
A projektmenedzserek gyakran figyelmen kívül hagyják a haladásban bekövetkező nagy eltéréseket, mert beindul a rögzítési torzítás. Gondolkodásukat a kezdeti tervhez kötik, nem pedig az új információkhoz.
Nem szeretjük a negatív információkat
Amikor egy projekt közepén vagyunk, különösen akkor, ha már jelentős mennyiségű munkát elvégeztünk, nem szeretünk rossz híreket hallani. Figyelmen kívül hagyjuk azokat az információkat, amelyek megkérdőjelezik optimista kilátásainkat, mert azok teljesen megzavarhatják a projektet.
Valójában azokat, akik komolyan veszik a negatív információkat, cinikusoknak vagy pesszimistáknak tartjuk. Ennek eredményeként a társas nyomás és a konformitási torzítás arra készteti őket, hogy csatlakozzanak a népszerű véleményhez.
Optimisták vagyunk
A bungee jumpingot űzők úgy vélik, hogy kisebb a sérülésveszélyük, mint más ugróknak, annak ellenére, hogy ezt alátámasztó adatok nincsenek. Egy gyakorlatiasabb példával élve: azt feltételezzük, hogy egy teljes munkaidős állás és egy mellékállás kezelése könnyű! Ezek az optimizmus torzításának példái.
A kutatások szerint az optimizmus torzítása az egyik leggyakoribb és legállandóbb torzítás az embereknél. Két kognitív tendenciából fakad: az emberek túlbecsülik a pozitív események bekövetkezésének valószínűségét, és alábecsülik a kedvezőtlen események bekövetkezésének esélyét.
A túlzottan pozitív kilátások fenntartására irányuló tendencia és társadalmi nyomás túlzott önbizalomhoz, rossz kockázatértékeléshez és vészhelyzeti tervek hiányához vezet.
Az optimizmus torzítása néhány fontos módon táplálja a projektmenedzserek tervezési tévedéseit.
- A tervezés során hajlamos vagy a képzeletbeli sikeres eredményekre koncentrálni, és figyelmen kívül hagyni a lehetséges buktatókat.
- Túlbecsülöd a képességeidet
- Nem tervezünk késedelmeket vagy bonyodalmakat, mert úgy gondoljuk, hogy azok valószínűtlenek.
- Figyelmen kívül hagyja a történelmi adatokat, és a legjobb esetben bekövetkező forgatókönyvekre támaszkodik
- A múltbeli kudarcokat olyan külső tényezőknek tulajdonítod, amelyekre nincs ráhatásod.
Érvelésünk indokai
A motivált érvelés egyfajta érzelmi elfogultság, amelynek során az ember elfogadja azokat a bizonyítékokat, amelyek összhangban vannak a jelenlegi meggyőződéseivel, és elutasít minden olyan információt, amely ellentmond ennek a gondolkodásmódnak.
Például, ha az ügyfeled két hét alatt szeretné, hogy elkészüljön a weboldala, de te tudod, hogy a projekt megvalósítása ennél több időt vesz igénybe, akkor beleegyezel. Meggyőzöd magad, hogy csak öt oldalról van szó, már van sablonod, a tartalom is készen áll, stb.
Így táplálja ez a tervezési tévedést:
- Túlbecsülöd a pozitív eredmények valószínűségét, ami optimista torzításhoz vezet.
- A választást támogató torzítás miatt nagyobb valószínűséggel emlékszel kedvezőbben a múltbeli sikerekre.
- A rögzítés arra készteti Önt, hogy a nagy képet helyett a konkrét részletekre koncentráljon.
- Az információkat úgy dolgozza fel, hogy azok alátámasszák a már meglévő feltételezéseit, meggyőződéseit és attitűdjeit.
Mindannyian kissé elfogultak, magabiztosak, optimisták és motiváltak vagyunk. Akkor mi a baj ezzel, kérdezhetik.
A tervezési tévedés kedvezőtlen hatásai a projekttervezésre
Ha elköveted a tervezési hibát, akkor valószínűleg több dolgot is elrontasz. Eznek súlyos következményei lehetnek.
A határidők félreértelmezése: A tervezési tévedés miatt a csapatok alábecsülik az innovatív projektek megvalósításához szükséges időt. Lehet, hogy túl magabiztosak ahhoz, hogy teret engedjenek a kísérletezésnek, a kudarcoknak és az átdolgozásnak. Ez túlságosan optimista időbecslésekhez vezet, amelyek nem veszik figyelembe a projekt teljes körű hatókörét.
Alacsony költségvetés: Ha meggyőződsz arról, hogy valamit gyorsan meg lehet csinálni, akkor alábecsülöd a szükséges erőforrásokat is. Így előfordulhat, hogy csak egy írót alkalmazol egy e-könyv elkészítésére, amelyhez valójában író, szerkesztő és tervező szolgáltatásaira is szükség lenne.
A külső kockázatok figyelmen kívül hagyása: A tervezési tévedés vakító hatással bír, arra készteti a csapatokat, hogy szűken összpontosítsanak bizonyos feladatokra, és figyelmen kívül hagyják a külső kockázatokat, mint például a szabályozási környezet, a verseny, a piaci dinamika stb.
Önmagukra nehezedő nyomás: A csapatok kénytelenek túlságosan optimista ütemtervet készíteni a projektek jóváhagyása és finanszírozása érdekében, még akkor is, ha tudják, hogy a becslések irreálisak. Ez nyomást kelt, és a munkavállalókat kudarcra és kiégésre ítéli.
Fojtott innováció: Az innovatív projektek összetettek és bizonytalanok, ezért nehéz pontosan megbecsülni a szükséges időt és erőforrásokat. Ilyen esetekben a projekttervezés hajlamos az elfogultságra. Ha alábecsüljük az teljesen új dolog létrehozásához szükséges időt, az aláássa a magunknak kitűzött célt.
Ha most gúnyosan mosolyogsz, mert azt gondolod, hogy csak a fiatalok vagy a túlbuzgó emberek hajlamosak a tervezési tévedésre, akkor gondold át újra.
A tervezési tévedés valós példái
A tervezési hibák nem tesznek különbséget a kis szoftverfejlesztések és a nagy infrastrukturális projektek között. Íme néhány példa arra, hogy a történelem során milyen hatással voltak a nem reális tervek, az elfogultság, a nyomás és a részvényesek elvárásai a nagy vállalkozásokra.
A Sydney-i Operaház
A világ egyik legismertebb építménye, a Sydney-i Operaház építése legalább egy évtizeddel elhalasztódott a tervezési hibák miatt. Az eredeti becslés, amely 1957-ben jelent meg, 7 millió dollár volt, a befejezés becsült ideje pedig hat év. Az eredeti terv kicsinyített változata végül 16 évvel később nyílt meg, 102 millió dollárba kerülve!
A Sydney-i Operaház a következő okok miatt küzdött:
- Sietős kezdet: A politikai helyzetet és a kedvező közvéleményt figyelembe véve az ausztrál kormány a megvalósíthatóságnál korábban szerette volna megkezdeni az építkezést.
- Befejezetlen tervek: Az építész még nem véglegesítette a terveket, ami ideiglenes megoldásokhoz és előre nem látható szerkezeti problémákhoz vezetett.
- Alábecsült komplexitás: A héj alakú tetővel kapcsolatos kihívások miatt azt teljesen át kellett tervezni és újjá kellett építeni.
A Canadian Pacific Railway
1871-ben a Brit Columbia kolónia beleegyezett, hogy Kanada részévé váljon. Cserébe Kanada megígérte, hogy transzkontinentális vasútvonalat épít a területek összekötésére.
A projekt, amelyet 1881-re kellett volna befejezni 25 millió dolláros hitelből, négy évvel tovább tartott a tervezettnél, és további 22,5 millió dolláros kölcsönre volt szükség. Íme, miért.
- Külső szemszög hiánya: A tervezők nem értették megfelelően a vasútvonalat átszelő zord terepet.
- Munkaerőhiány: A minimális fizetés és a veszélyes körülmények miatt súlyos munkaerőhiány alakult ki, amelyet a vállalkozók külföldi munkavállalókkal kellett pótolniuk.
- Szabályozási kérdések: A politikai nyomás, a földterületekkel kapcsolatos megállapodások és a nép hatalma mind hozzájárultak az építkezés késedelméhez.
Healthcare.gov weboldal
2013. október 20-án Barack Obama elnök így nyilatkozott: „Nem fogom szépíteni a dolgot: a weboldal túl lassú, az emberek elakadnak a regisztrációs folyamat során, és azt hiszem, igazságos azt mondani, hogy senki sem frusztráltabb emiatt, mint én.” A nagy várakozással kísért healthcare.gov weboldalról beszélt.
Ennek a hatalmas kudarcnak az egyik fő oka a tervezési tévedés volt.
- A költségek alábecsülése: A vizsgálatok kimutatták, hogy a weboldal fejlesztésének tervezett költsége 292 millió dollár volt, de valójában 2,1 milliárd dollárba került.
- Tapasztalatlanság: A Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) tapasztalatlan volt a szoftverprojektek megvalósításában, különösen ilyen összetett projektekben.
- Időkorlátok: A vállalkozók csak néhány hónappal a projekt elindítása előtt kapták meg a végleges specifikációkat, ami jelentősen csökkentette a rendelkezésre álló időt.
A pozitívum ebben a kudarcban az, hogy nem te vagy az egyetlen, aki egy 12 hónapos szoftverfejlesztési projektet tervezett, ami végül 18 hónapig, sőt még tovább tartott.
Vagy talán megbocsáthat magának azért, hogy 15 percet szánt a ház rendbetételére, csak hogy három órával később rájöjjön, hogy még mindig takarít?
A tervezési tévedésnek következményei vannak személyes és szakmai életünkben. Felesleges nyomást kelt, előítéletekben tart minket, és túlterheltség vagy alulteljesítés ördögi körét eredményezi. Ennek elkerüléséhez adatokra, tervezési keretekre és nyitott gondolkodásra van szükség.
Hogyan lehet elkerülni a tervezési tévedést
Az a meggyőződés, hogy valamit rövidebb idő alatt lehet elvégezni, mint amennyit valójában igényel, az egyik leggyakoribb téves ítélet, mind a magánéletben, mind a vállalati életben.
A megoldás: gyakorlás, gyakorlás, gyakorlás. Gyakorlás kell ahhoz, hogy felismerjük, amikor a tervezési tévedés csapdájába esünk, és még több gyakorlás ahhoz, hogy megszokjuk a struktúrák építését, amelyek megakadályozzák, hogy áldozatul essünk.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató, hogyan lehet a megfelelő szándékkal, folyamatokkal és egy olyan stratégiai tervező szoftverrel, mint a ClickUp, megközelíteni a feladatot.
Bízzon a történelmi adatokban
Nézze meg a feladat előző alkalommal történő elvégzésének időtartamát a kezdetétől a befejezésig. Használja a referenciaosztály-előrejelzés technikáit – lényegében a jövő előrejelzésének folyamatát hasonló feladatok, múltbeli helyzetek és eredmények alapján.
A hasonló projektek múltbeli eredményeinek elemzésével pontos előrejelzéseket lehet készíteni a késedelmek, kihívások és a projektköltségek kockázatainak mintázata alapján.
- Azonosítson egy releváns referenciaadat-osztályt a múltbeli hasonló projektekből.
- Konszolidálja ezeket az adatokat a projektek időtartama alapján, mind a szervezeten belül, mind azon kívül.
- Használja ezeket az adatokat, hogy reálisabb elvárásokat állítson fel a jelenlegi projekttel kapcsolatban, ahelyett, hogy intuícióján alapuló becslésekre támaszkodna.
- Készítsen vészhelyzeti terveket az időkorlátok, szűk keresztmetszetek és egyéb potenciális akadályok kezelésére.
A történelmi adatok rögzítése és karbantartása a legtöbb vállalkozás számára a legnehezebb feladat. A ClickUp projekttervező eszközei úgy lettek kialakítva, hogy összegyűjtsék és rendszerezzék a munkád előrehaladásával kapcsolatos információkat.
A ClickUp Time Tracking segítségével nyomon követheti, hogy egy feladat mennyi időt vesz igénybe. A ClickUp Workload nézet lehetővé teszi a csapatok számára, hogy rögzítsék rendelkezésre állásukat, a projektmenedzserek pedig ennek megfelelően oszthassák el az erőforrásokat. A ClickUp Goals segítségével célokat állíthat be és valós időben követheti nyomon az előrehaladást.
Ha terméket fejleszt, a ClickUp for Product Planning minden szükséges eszközt biztosít a tervezési hibák elkerüléséhez, beleértve a becsléseket, az időkövetést és a testreszabható irányítópultokat. Semmit sem hagy a véletlenre vagy a saját túlzott optimizmusára!
Végrehajtási szándékok meghatározása
A végrehajtási szándékok „ha-akkor-akkor” stratégiák, amelyeket a saját viselkedés szabályozására vagy szokások kialakítására használnak. Egyszerű, reális és megvalósítható módszerek a projektmenedzsment céljainak eléréséhez.
Határozz meg konkrét végrehajtási szándékokat arra vonatkozóan, hogy hogyan és mikor fogod elvégezni a munkát. Használj „ha-akkor” mondatokat, például:
- Feladatorientált: Ha be kell tartanom a határidőt, akkor x-2 napon belül befejezem a kódolást.
- Akadályorientált: Ha megbetegszem, módosítom a kapacitáskezelési stratégiámat, és John Doe idejét igénybe veszem, hogy helyettesítsen.
- Eredményorientált: Ha a munka késik, újból felbecsülöm a határidőket, és előre tájékoztatom az ügyfelet.
- Folyamatorientált: Ha függőség áll fenn, különös figyelmet fordítok a munkafolyamat zökkenőmentes lebonyolítására.
A ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment eszközök egyszerű és vizuális módszert kínálnak a függőségek kezelésére. A ClickUp Tasks lehetővé teszi az elemek összekapcsolását és függőségek hozzáadását, így soha nem marad ki semmi. A Gantt-diagram nézet segítségével vizualizálhatja a késedelmek hatását, és ennek megfelelően végrehajthatja a korrekciós eljárásokat.
Szükség esetén végezzen alapos SOAR-elemzést, hogy azonosítsa erősségeit, lehetőségeit, törekvéseit és eredményeit.
A projekt ilyen megközelítése az optimizmus torzítását úgy küszöböli ki, hogy szándékosan figyelembe veszi a kedvezőtlen helyzeteket.
Próbálja ki a szegmentációs hatást
Az oktatásban a szegmentációs hatás célja a tanulási eredmények javítása azáltal, hogy a tananyagot kis szegmensekre bontják, ahelyett, hogy folyamatos elemekként kezelnék.
A projektmenedzsmentben ez egyszerűen azt jelenti, hogy egy nagy projektet kisebb részekre bontunk, ami kezelhetőbbé teszi. Eközben vegye figyelembe a következőket.
- Nem munkával kapcsolatos munka: Számoljon el minden egyes feladat elvégzésével töltött időt, beleértve a kutatást, a kísérletezést, a beszélgetéseket stb.
- Következetesség: Ossza fel a projektet a szokásos tervéhez hasonló módon. Ez segít a hasonló történelmi adatok megtekintésében a jóslatok elkészítéséhez.
- Vészhelyzeti terv: Ha az egész helyett az egyes részek befejezését tervezi, az is segít felmérni a lehetséges akadályokat és fokozatosan haladni a munkával.
Használja a hárompontos becslési módszert
Használja a hárompontos becslési módszert a tervezési tévedés elkerülésére és egy reálisabb projektütemterv kidolgozására. Ez három különböző forgatókönyvet tartalmaz a feladat időtartamának becsléséhez.
- Optimista becslés: A legjobb esetben, ha minden zökkenőmentesen alakul
- Legvalószínűbb becslés: Tapasztalatok és adatok alapján várható ésszerű eredmények
- Pesszimista becslés: A legrosszabb esetben jelentős késedelmek és problémák merülnek fel.
E három érték súlyozott átlaga adja a feladat legvalószínűbb becslését. Próbálja meg elkészíteni saját hárompontos becslését az egyes feladatokhoz szükséges időre a ClickUp Time Estimates segítségével.
Ne találja fel újra a kereket
A projektmenedzserek gyakran az intuíciójukra támaszkodnak, amikor megbecsülik, hogy mennyi időbe fog telni egy feladat elvégzése. Ez oda vezet, hogy felesleges számításokat végeznek újra és újra. Kerülje el ezt az Ön igényeire szabott sablonokkal.
A ClickUp ingyenes és testreszabható sablonjai
Projekt előzetes terv: A ClickUp tervezési dokumentum sablonja segít a projektcsapatot felkészíteni a sikerre azáltal, hogy rögzíti a célokat, a célkitűzéseket és a teendőket. Emellett segít a feladatok kezelhető részekre bontásában a gyorsabb megvalósítás érdekében.
Projekttervezés: A ClickUp Projekttervezés sablonja egy kezdőknek is könnyen használható keretrendszer a jövőbeli feladatok azonnali megtervezéséhez. Segítségével egy helyen kidolgozhatja a tervet, megszervezheti a feladatokat, rangsorolhatja a legfontosabb tevékenységeket és összehangolhatja a csapat tagjait.
Döntéshozatal: A ClickUp döntéshozatali keretrendszer dokumentumsablonja segít gyorsan és pontosan mérlegelni bármely döntés előnyeit és hátrányait az alábbiak révén:
- Minden lehetséges választás elemzése
- A legfontosabb ötletek azonosítása a továbblépéshez
- A csapatok összehangolása a kollektív siker szempontjából legfontosabb dolgok körül
Nem találja, amit keres? Nézze meg ezt a tíz ingyenes stratégiai tervezési sablont, amelyek segítségével keretrendszert hozhat létre bármilyen döntés meghozatalához.
Légy pesszimista
A népszerű bölcsesség szerint a pesszimisták nagyobb eséllyel élik túl a zombi apokalipszist, mert éberek maradnak, a legrosszabb esetre készülnek, nehéz döntéseket hoznak és elvetik az előítéleteket.
Bár a projektmenedzsment nem mindig olyan, mint egy zombi apokalipszis, egy kis pesszimizmus nem árt.
A pesszimista szemlélet reálisabb értékeléshez vezet, amelyben figyelembe veszik a puffereket és a váratlan eseményekre való felkészülést. Arra ösztönöz, hogy megvizsgálja a múltbeli adatokat, és azonosítsa mindazt, ami rosszul sülhet el, így racionálisabb képet kaphat erősségeiről és gyengeségeiről.
Mi jobb egy pesszimistánál? Egy pesszimista, aki rendelkezik a megfelelő eszközökkel a projekttervek vizualizálásához és értékeléséhez.
Minden, csak a torzítás ne: kerülje el a tervezési tévedéseket a ClickUp segítségével
Daniel Kahneman a „Gondolkodás, gyors és lassú ” című könyvében így fogalmazott: „Legtöbben a világot kedvezőbbnek látjuk, mint amilyen valójában, saját tulajdonságainkat kedvezőbbnek, mint amilyenek valójában, és a kitűzött céljainkat elérhetőbbnek, mint amilyenek valószínűleg valójában.”
Amit Ferdinand de Lesseps nem tudott megvalósítani, azt az Amerikai Egyesült Államok az Amerikai Egyesült Államok a Panamacsatornával elérte. Teljes mértékben a tankönyvek szerint jártak el, szorgalmasan használták a történelmi adatokat a reális becslések elkészítéséhez, minden lehetséges kimenetelt megterveztek, alapos felmérést végeztek, és minden érdekelt felet bevonva a projektbe. Tíz év alatt fejezték be a projektet.
A számtalan figyelmeztető példa ellenére a tervezési tévedés egy elterjedt kognitív torzítás, amely félrevezeti az embereket és a csapatokat, és arra készteti őket, hogy alábecsüljék a jövőbeli feladatok és projektek időigényét, költségeit és kockázatait.
Bár minden akaraterejét latba vetheti, hogy elkerülje ezt, a megfelelő rendszerek bevezetése még hatékonyabb segítséget nyújthat.
A ClickUp-hoz hasonló problémamegoldó és kockázatkezelő szoftverek az egyik leghatékonyabb eszközök a adatokon alapuló, reális döntések meghozatalához. A projektmenedzsment funkciók, az adatokra való összpontosítás, az intuitív sablonok és a célra tervezett mesterséges intelligencia segítségével a ClickUp strukturálja gondolatait és egyértelművé teszi döntéshozatalát. Próbálja ki a ClickUp-ot! Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyen!